第二章 書面溝通

1、第二章書面溝通第二章第二章 書面溝通書面溝通213 2書面溝通概述書面溝通概述商務(wù)信函與商務(wù)報告商務(wù)信函與商務(wù)報告 其他商務(wù)文書的寫作其他商務(wù)文書的寫作 第一節(jié)第一節(jié) 書面溝通概述書面溝通概述一、書面溝通的含義和特點一、書面溝通的含義和特點書面溝通的含義書面溝通的含義書面溝通的特點書面溝通的特點二、書面溝通的基本原則和基本類型二、書面溝通的基本原則和基本類型書面溝通的基本原則書面溝通的基本原則書面溝通的基本類型書面溝通的基本類型一、書面溝通的含義和特點一、書面溝通的含義和特點（一）書面溝通的含義（一）書面溝通的含義 書面溝通，就是指采用信函、報告、備忘錄、電子郵件、通知、書面溝通，就是指采用信

2、函、報告、備忘錄、電子郵件、通知、規(guī)章等書面形式進行的信息傳遞和交流規(guī)章等書面形式進行的信息傳遞和交流。（二）書面溝通的特點（二）書面溝通的特點 優(yōu)點：準確性、權(quán)威性、穩(wěn)定性、唯一性、規(guī)范性、去沖突性優(yōu)點：準確性、權(quán)威性、穩(wěn)定性、唯一性、規(guī)范性、去沖突性 缺點：耗費時間、反饋不及時、無法與副語言結(jié)合、對溝通者要缺點：耗費時間、反饋不及時、無法與副語言結(jié)合、對溝通者要求比較高求比較高 二、書面溝通的基本原則和基本類型二、書面溝通的基本原則和基本類型（一）書面溝通的基本原則（一）書面溝通的基本原則 主題突出主題突出 思路清晰思路清晰 表達簡潔表達簡潔 信息正確信息正確 換位思考換位思考（二）書面溝

3、通的基本類型（二）書面溝通的基本類型 按照按照書面溝通信息的載體不同書面溝通信息的載體不同,可分為紙張溝通、可分為紙張溝通、 傳真?zhèn)髡鏈贤ā㈦娮余]件溝通和電子會議系統(tǒng)溝通等。溝通、電子郵件溝通和電子會議系統(tǒng)溝通等。 按照按照書面溝通的使用場所書面溝通的使用場所區(qū)分，可分為組織內(nèi)部的書區(qū)分，可分為組織內(nèi)部的書面溝通與組織外部的書面溝通。面溝通與組織外部的書面溝通。第二節(jié)第二節(jié) 商務(wù)信函與商務(wù)報告商務(wù)信函與商務(wù)報告一、商務(wù)信函一、商務(wù)信函（一）商務(wù)信函的特點與要求（一）商務(wù)信函的特點與要求 商務(wù)信函的特點商務(wù)信函的特點 商務(wù)信函的要求商務(wù)信函的要求（二）商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)（二）商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)（

4、三）商務(wù)信函的主要類型（三）商務(wù)信函的主要類型二、商務(wù)報告二、商務(wù)報告（一）商務(wù)報告的常見類型與基本形式（一）商務(wù)報告的常見類型與基本形式 商務(wù)報告的常見類型商務(wù)報告的常見類型 商務(wù)報告的基本形式商務(wù)報告的基本形式（二）商務(wù)報告的語言特點（二）商務(wù)報告的語言特點（三）商務(wù)報告的基本結(jié)構(gòu)（三）商務(wù)報告的基本結(jié)構(gòu)（四）商務(wù)報告的撰寫（四）商務(wù)報告的撰寫一、商務(wù)信函一、商務(wù)信函（一）商務(wù)信函的特點和要求（一）商務(wù)信函的特點和要求 商務(wù)信函的特點商務(wù)信函的特點 內(nèi)容比較單一內(nèi)容比較單一 結(jié)構(gòu)相對簡單結(jié)構(gòu)相對簡單 語言表述簡練語言表述簡練 商務(wù)信函的要求商務(wù)信函的要求結(jié)構(gòu)完整而簡潔結(jié)構(gòu)完整而簡潔 內(nèi)容正

5、確而無誤內(nèi)容正確而無誤 語氣友好而誠懇語氣友好而誠懇 禮節(jié)規(guī)范而自然禮節(jié)規(guī)范而自然 格式講究而規(guī)范格式講究而規(guī)范 （二）商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu)（二）商務(wù)信函的基本結(jié)構(gòu) 一封比較規(guī)范、完整的商務(wù)信函一般包括一封比較規(guī)范、完整的商務(wù)信函一般包括: :信頭、存檔信頭、存檔號碼、收信人地址、主題行或標題、稱謂、正文、結(jié)束號碼、收信人地址、主題行或標題、稱謂、正文、結(jié)束語、落款、時間語、落款、時間九個部分。九個部分。（三）商務(wù)信函的主要類型（三）商務(wù)信函的主要類型 根據(jù)不同的分類標準，商務(wù)信函可以有多種形式。根據(jù)不同的分類標準，商務(wù)信函可以有多種形式。從從商務(wù)信函的形式及其傳遞的內(nèi)容商務(wù)信函的形式及其傳遞的

6、內(nèi)容看，商務(wù)信函包看，商務(wù)信函包括通知、公告、通訊、介紹信、感謝信、邀請信、括通知、公告、通訊、介紹信、感謝信、邀請信、慰問信、求職信、備忘便條等。慰問信、求職信、備忘便條等。從從商務(wù)信函的溝通目的及其采用的語氣商務(wù)信函的溝通目的及其采用的語氣來看，商務(wù)來看，商務(wù)信函可分為肯定性信函、負面性信函、說明性信函信函可分為肯定性信函、負面性信函、說明性信函和勸說性信函。和勸說性信函。二、商務(wù)報告二、商務(wù)報告( (一一) )商務(wù)報告的常見類型與基本形式商務(wù)報告的常見類型與基本形式 商務(wù)報告的常見類型商務(wù)報告的常見類型按照按照報告的長短報告的長短，分為長篇報告、中篇報告和短篇，分為長篇報告、中篇報告和短

7、篇報告等。報告等。 按照按照內(nèi)容內(nèi)容，分為經(jīng)營報告、信貸報告、調(diào)查報告、，分為經(jīng)營報告、信貸報告、調(diào)查報告、事故報告、建議報告、可行性報告等。事故報告、建議報告、可行性報告等。按按寫作用途寫作用途，分為臨時報告、行動報告、狀態(tài)或進，分為臨時報告、行動報告、狀態(tài)或進展報告和總結(jié)報告。展報告和總結(jié)報告。按按正式程度正式程度，分為正式報告和非正式報告。，分為正式報告和非正式報告。按照按照報告的格式特征報告的格式特征，分為信函式報告和綱要式報，分為信函式報告和綱要式報告等。告等。按照按照報告的使用范圍報告的使用范圍，分為公開報告和內(nèi)部報告等。，分為公開報告和內(nèi)部報告等。按照按照報告內(nèi)容的緊迫性報告內(nèi)容

8、的緊迫性，分為日常報告、特殊報告，分為日常報告、特殊報告和緊急報告。和緊急報告。 按照按照提交報告的周期提交報告的周期，分為每日報告、，分為每日報告、每周報告、月度報告、季度報告、年每周報告、月度報告、季度報告、年度報告等。度報告等。 按照按照報告涉及的業(yè)務(wù)范圍報告涉及的業(yè)務(wù)范圍，分為工程，分為工程報告、財務(wù)報告、評估報告等。報告、財務(wù)報告、評估報告等。 按照按照報告的寫作文體報告的寫作文體，分為敘述性報，分為敘述性報告、說明性報告、圖解性報告和統(tǒng)計告、說明性報告、圖解性報告和統(tǒng)計性報告等。性報告等。商務(wù)報告的基本形式商務(wù)報告的基本形式 固定格式商務(wù)報告固定格式商務(wù)報告 備忘錄形式商務(wù)報告?zhèn)渫?/p>

9、錄形式商務(wù)報告 書信形式商務(wù)報告書信形式商務(wù)報告 文件形式商務(wù)報告文件形式商務(wù)報告（二）商務(wù)報告的語言特點（二）商務(wù)報告的語言特點 客觀公正、明確真實、邏輯緊湊、簡明扼要、嚴謹規(guī)客觀公正、明確真實、邏輯緊湊、簡明扼要、嚴謹規(guī)范范（三）商務(wù)報道的基本結(jié)構(gòu)（三）商務(wù)報道的基本結(jié)構(gòu) 報告包括三個部分報告包括三個部分, ,即報告簡介（前言）、報告正文和即報告簡介（前言）、報告正文和報告結(jié)尾（總結(jié)）。報告結(jié)尾（總結(jié)）。（四）（四）商務(wù)報告的撰寫商務(wù)報告的撰寫 基本程序基本程序: :確定目標、擬定提綱、搜集資料、寫作報告確定目標、擬定提綱、搜集資料、寫作報告初稿、編輯修改報告、確定終稿等步驟。初稿、編輯修改報告、確定終稿等步驟。 注意事項注意事項第三節(jié)第三節(jié) 其他商務(wù)文書的寫作其他商務(wù)文書的寫作備忘錄備忘錄電子郵件電子郵件 【思考練習】【思考練習】 什么是書面溝通？書面溝通具有哪些優(yōu)缺點？什么是書面溝通？書面溝通具有哪些