業(yè)主方審計酒店管理方方案A

1、業(yè)主方審計酒店管理方方案（一）目 錄第一章 財務報銷類5第一節(jié) 費用報銷5第二節(jié) 零用現(xiàn)金報銷7第二章 財務信貸類8第一節(jié) 信貸政策8第二節(jié) 工會經(jīng)費13第三章 財務采購類13第一節(jié) 采購13第二節(jié) 收貨和付款16第三節(jié) 緊急借款18第四章 財務資產(chǎn)類19第一節(jié) 銀行賬戶19第二節(jié) 固定資產(chǎn)20第三節(jié) 合同簽署21第五章 酒店經(jīng)營類22第一節(jié) 房價和出租率22 折扣及免費房22 預付押金23第二節(jié) 前臺付款程序23第三節(jié) 保險箱投款24第四節(jié) 現(xiàn)金長款/短款25第五節(jié) 備用金補足26第六節(jié) 發(fā)票控制27第七節(jié) 宴請和員工簽單控制27第八節(jié) 鑰匙控制29第九節(jié) 客房小酒吧控制30第十節(jié) 保險索賠

2、31第十一節(jié) 員工損壞酒店固定資產(chǎn)及設備賠償程序32第十二節(jié) 餐飲瓷器、玻璃器皿、銀器及不銹鋼器皿的破損33第一章 財務報銷類第一節(jié) 費用報銷一、費用報銷個人費用報銷申請必須填寫費用報銷單，項目包括但不限于：1）差旅費用差旅費用標準：各部門安排員工出差前，必須提交出差費用預算，出差預算經(jīng)部門經(jīng)理/總經(jīng)理簽署后，業(yè)主公司批準，以外各的出差預算報財務經(jīng)理和總經(jīng)理批準。出差人員根據(jù)批準后的預算申請出差借款。費用標準：1、管理人員 旅途少于12小時乘火車；乘火車超12小時，可轉(zhuǎn)乘飛機，經(jīng)濟艙機票 住宿（3星級或以下） 當?shù)亟煌ǎǔ鲎廛?、巴士、地鐵） 每日用餐和洗衣費不超（以酒店的實際情況和相關規(guī)定為準

3、）元 根據(jù)實際發(fā)票報銷 2、主管及主管級以下 旅途少于12小時乘火車；乘火車超12小時，可轉(zhuǎn)乘飛機，經(jīng)濟艙機票 住宿（3星級或以下） 當?shù)亟煌ǎㄖ豢沙税褪亢偷罔F。如需做的士或租車，必須事先獲得批準）。 每日用餐和洗衣費不超（以酒店的實際情況和相關規(guī)定為準）元 根據(jù)實際發(fā)票報銷。與上級經(jīng)理一起出差的員工將與經(jīng)理享受同等福利待遇。任何有悖以上規(guī)定的要求，必須經(jīng)總經(jīng)理批準。2）本地交通費（以酒店的實際情況和相關規(guī)定為準）3）店外宴請費（以酒店的實際情況和相關規(guī)定為準）4）員工搬遷費（以酒店的實際情況和相關規(guī)定為準）5）醫(yī)療費用個人費用報銷申請交部門經(jīng)理/總經(jīng)理審核后批準。戶籍非酒店所在地員工醫(yī)療費用

4、報銷標準按照統(tǒng)一標準。如到酒店所在地以外出差，出差前要編制費用預算，包括交通、住宿等費用，經(jīng)部門經(jīng)理/總經(jīng)理審核后，報財務經(jīng)理審核，交總經(jīng)理批準。報銷時，已經(jīng)批準的費用預算必須附在費用報銷單后。費用報銷單必須由申請人和相關部門經(jīng)理/總經(jīng)理簽字，由財務經(jīng)理審核，交總經(jīng)理批準。報銷時，所有原始單據(jù)和正式發(fā)票必須附在費用報銷單后。單項費用報銷超過 （以酒店的實際情況為準） 元以上的報銷和總經(jīng)理個人的費用報銷，需要上報總部相關部門審核，交財務總監(jiān)和總經(jīng)理批準。報銷項目按照以上規(guī)定執(zhí)行，批準程序為：報銷項目經(jīng)總經(jīng)理批準后，報副財務總監(jiān)和財務總監(jiān)批準。經(jīng)批準的個人費用報銷單由公司財務部填寫付款憑證，交財務

5、總監(jiān)和總經(jīng)理批準后以現(xiàn)金支票付款。以下的費用支出按照零用現(xiàn)金報銷程序執(zhí)行。首先業(yè)主公司在審計這部分內(nèi)容過程中主要審計酒店經(jīng)營方是否有相關的報銷制度和規(guī)章，其次執(zhí)行過程中是否嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，比如是否有明確的報銷目的，是否申請人和批準人都已經(jīng)簽字事先確認，有無虛假發(fā)票等。第二節(jié) 零用現(xiàn)金報銷無論何時，現(xiàn)金付款、現(xiàn)金采購應保持在最低限度。零用現(xiàn)金報銷的限額為每次交易不超過人民（以酒店的自身實際情況為準）元。程序：1. 零用現(xiàn)金報銷單（僅一聯(lián)）由報銷人填寫，填寫內(nèi)容應詳盡，所有采購物品必須交或指定收貨人員驗收。驗收后加蓋收貨記錄章。所有相關單據(jù)和/或其它文件必須附在零用現(xiàn)金報銷單后，交總經(jīng)理簽字

6、。2. 如果零用現(xiàn)金申請超出 （以酒店的自身實際情況為準） 元，則要求使用付款憑證，并需經(jīng)財務經(jīng)理和總經(jīng)理的批準。3. 零用現(xiàn)金備用金由出納保管，只有見到已批準的零用現(xiàn)金報銷單后，方可支付現(xiàn)金。零用金報銷時間為由各自行確定。4. 駐店出納應確保按實際報銷金額在限額以內(nèi)，并獲得所有相關人員的正式批準。5. 報銷人應當場點清報銷金額，并在零用金報銷單上簽收。6. 駐店出納應每周或當報銷現(xiàn)金支出金額達 （以酒店的自身實際情況為準） 元時填寫一張付款憑證補充備用金，確保擁有充足的備用金。付款憑證須經(jīng)公司財務部審核后，報公司財務副總監(jiān)、財務總監(jiān)和總經(jīng)理批準。財務審核中如發(fā)現(xiàn)不符合規(guī)定的報銷，由駐店出納向

7、報銷人追回相關報銷款項。7. 備用金不得超過 （以酒店的自身實際情況為準） 元。首先業(yè)主公司在審計這部分內(nèi)容過程中主要審計酒店經(jīng)營方是否有相關的報銷制度和規(guī)章，其次執(zhí)行過程中是否嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，比如是否有明確的報銷目的，是否申請人和批準人都已經(jīng)簽字事先確認，有無虛假發(fā)票等。第二章 財務信貸類第一節(jié) 信貸政策一個行之有效的信貸政策和良好的利潤率是成功企業(yè)的必備條件。值得強調(diào)的是，信貸工作不僅僅是酒店財務部的工作，要使信貸政策行之有效，酒店管理層的參與是非常重要的。信貸政策的宗旨是在對酒店有利時才提供信貸服務。即在保證酒店可收回款項時才提供信貸服務。因為只有收到付款的銷售才真正具有意義。一、

8、信用卡付款可在酒店使用的信用卡為：VISA/MASTER、JCB、AMERICAN EXPRESS、DINRES CLUB、龍卡、牡丹卡和長城卡。在客人登記入住時，應要求壓信用卡，將資料記入客人費用賬戶，并用自動系統(tǒng)或手工對信用卡進行信用審核?？腿巳胱r，不必在信用卡憑單上簽字，但必須在登記卡上簽字。值得強調(diào)的是，所有經(jīng)手信用卡的員工必須非常熟悉信用卡的有關規(guī)定和程序，避免事后銀行拒付退單。信用卡付款在向信用卡中心取信用額度時，額度金額為入住房費（按入住房天數(shù)計算）外加每晚300500元雜費保證金，隨之在酒店電腦管理系統(tǒng)中加入相對的信用限額。二、掛賬公司/旅行社一般會在客人到達前與酒店建立信貸

9、關系。申請信貸的公司至少提前兩周填寫信貸申請表，并同營業(yè)執(zhí)照復印件一起交給公司/財務部進行信貸調(diào)查。市場銷售部門應根據(jù)申請公司的信譽和業(yè)務量等建議信貸限額。信貸申請表必須經(jīng)公司財務總監(jiān)/總經(jīng)理批準。如果信貸未被批準，應要求有關公司預付押金。為避免給客人帶來不便，市場銷售部門有責任保證在客人到達前妥善安排好信貸工作。20000元以上的信貸必須經(jīng)公司市場銷售總監(jiān)和財務總監(jiān)批準。在信貸關系建立之前，不可接收公司或旅行社掛賬訂單?？腿嗽谌胱』螂x店時提出的掛賬要求應婉轉(zhuǎn)拒絕。在客人離店時，應要求客人支付所有雜費。除非批準掛賬包含全部費用，否則，所有客人登記入住時，均要求押信用卡或預付押金，以支付可能發(fā)生

10、的雜費。公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理每周把最新的信貸一覽表發(fā)給所有相關部門及下屬各酒店管理有限公司成員酒店。掛賬也適用于所有餐廳和其他設施的消費。有關部門經(jīng)理同樣需遵守上述規(guī)定。三、現(xiàn)金支付如果客人未持有酒店可接收的信用卡，也沒有預先獲得掛賬權，則需交一定的預付款做為入住期間的押金，押金額為入住房費（按入住房天數(shù)計算）外加每晚300500元雜費保證金。 支票支付對于客人在消費時以支票方式付款，無論前廳或其他營業(yè)場所均不可以接受，除非事先與財務部做了安排，方可接收。公司或旅行社在客人入住前三天以支票作為預付押金方式支付時，可以接受支票，但必須記錄持票人的身份證號碼和聯(lián)系電話。不可以接受未填寫時間和

11、金額的空白支票。公司/總出納或駐店出納應在收到支票的次日將支票送交銀行入賬，前臺不得將支票作為押金不送交銀行入賬。客人在入住時，前臺應向公司/財務部查詢支票款項是否已經(jīng)入賬，如未入賬，應要求客人以其他方式付款。四、簽單權所有住店客人在出示房卡（非鑰匙卡）后可在酒店餐廳享有簽單權。餐廳員工必須確認客人簽名、房號和房卡上的離店日期。另外，如果賬單金額超過（以各個酒店的實際情況為準 ）元，餐廳員工必須在客人簽賬單掛賬前再次與前臺核實客人消費的信用限額：如果客人被給與了一定的信用限額，員工在掛賬的時候一定要核對客人的名字，請客人出示房卡等相關資料。五、住店客人信貸限度住店客人信貸限度如下Lodging

12、 guests credit limits are as follows ：a 信用卡住店客人信貸限額與各信用卡的支出權限相同。b 現(xiàn)金支付不享有信貸權。c 掛賬由財務總監(jiān)/總經(jīng)理批準。為監(jiān)控住店客人的信貸情況，將使用一個高額欠賬報表high balance report。每日財務部會按時提供一張在店的客人對于房賬超出或即將超出批準限度時，將在高額欠賬報表中標出該房的賬目情況，并采取下述措施：a 對于用信用卡付款的客人，前臺主管應申請獲得更高限額信貸的授權，并在高額欠賬報表和入住登記卡上注明新的信貸額和授權號碼，如果客人在住店期間我們已經(jīng)獲得了兩筆以上的授權，那么在客人離店的時候我們的員工需要

13、使用已經(jīng)獲得的授權號碼，這里要注意使用最大的一筆受權號碼來做一筆“離線交易”來結算客人在店期間的全部費用。這和我們?nèi)ド虉鲑I東西付款時使用信用卡一次性劃卡消費有所不同。b 對于支付現(xiàn)金的客人，房務經(jīng)理應與客人聯(lián)系，要求客人立即支付欠款或為其安排信貸申請。催款信的格式：這里列出幾個催款信的格式供大家參考，請注意幾封催款信的區(qū)別在于信與信之間的催款態(tài)度和口吻之間的細微變化。 這幾封催款信之間的區(qū)別就在于之間的語氣有很大的不同，語言描述和用詞在不同的階段由淺入深，充分可以表達出寫信之人心理的細微變化，既是可以在財務催款過程中可以引用的范例，也是英文學習的不錯范文。也有的酒店把這項工作放在房務部，每天早

14、上9:00，前臺主管將打印出高額欠賬報表進行調(diào)查，然后將報表交房務經(jīng)理進一步跟進。報表必須在每日11:30前上交總經(jīng)理作最后審查，前臺主管、房務經(jīng)理應在報表上簽字。逢周六、周日和公眾假日，由房務經(jīng)理審核高額欠賬報表。六、應收賬款工作程序每月10號前公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理打印出所有掛賬公司的月結單，發(fā)票及明細單并用掛號信寄給各公司，這里面指得應收賬款是指已經(jīng)“權責發(fā)生，”但是尚未實現(xiàn)“收付實現(xiàn)”的收入。給大家舉個例子：你賣了一臺二手的筆記本電腦給你的朋友，你的朋友答應付你2000元錢，但是朋友告訴你現(xiàn)在手頭沒錢，要一個月以后發(fā)工資的時候再付錢給你，出于兩個人之間的私交和誠信，你認可了，那么這

15、2000元錢就是“權責發(fā)生，”但是沒有“收付實現(xiàn)”，因為朋友要下個月才把錢付給你，同時這里面還牽涉到一個概念：“賬齡”，就是這筆應收賬要過一個月的時間你才可以收到，這筆應收賬的“賬齡”就是一個月的時間。寄出賬單兩周后公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理應打電話與各公司聯(lián)系，詢問是否已收到賬單，賬單有無問題，并在收款跟進報告中記錄談話內(nèi)容。在第一次通話一周后公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理應再次打電話與各公司聯(lián)系，詢問賬款是否已匯出。如果在賬單寄出一個月后仍未收到賬款，公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理應發(fā)第一次提醒催款通知給欠款公司。在第一次提醒通知發(fā)出10天后，如果仍未收到匯款，公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理應發(fā)第二次

16、催款通知并打電話提醒欠款公司盡快付款。在第二次提醒通知發(fā)出10天后如果還沒有收到匯款，公司收入審核經(jīng)理/財務經(jīng)理應即時通知公司財務總監(jiān)及市場銷售總監(jiān)/總經(jīng)理以便采取相應措施。各超過60天，金額超過 （以各個 酒店的實際情況為準） 元的應收未收回賬款必須報送公司財務部。對于賬齡問題，不同的酒店會有不同的財務規(guī)定，通常情況下的賬齡按照“30天，60天，90天的不同階段來計算。首先業(yè)主公司在審計這部分內(nèi)容過程中主要審計酒店經(jīng)營方是否有相關的應收賬制度和規(guī)章，其次執(zhí)行過程中是否嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，比如是否有明確的財務人員跟蹤，是否所有的應收賬款都已經(jīng)在規(guī)定限制的賬齡之內(nèi)成為：“收付實現(xiàn)。”第二節(jié)工會

17、經(jīng)費根據(jù)工會法的規(guī)定，將按員工工資總額的以 2 %提取作為工會經(jīng)費，該費用用于員工福利及工會法規(guī)定的使用項目和用途。2的基數(shù)按照員工工資總額，不含任何國家規(guī)定和企業(yè)自身的相關任何福利，也不含勞務外包合同類工資在內(nèi)的任何工資計算，會費的使用由工會主席控制。會費申請使用將據(jù)財務制度中規(guī)定的采購和費用報銷程序執(zhí)行，并經(jīng)總經(jīng)理和業(yè)主公司批準。財務部將每月單獨編制一份工會經(jīng)費財務報表，記錄會費使用情況。業(yè)主公司在這部分內(nèi)容審計過程中主要檢查應有的工會費用按照國家規(guī)定足額提取，沒有人為的調(diào)解利潤的情況。第三章 財務采購類第一節(jié) 采購一、采購種類 1、資本性支出 每年，將編制一份資本性支出預算，財務總監(jiān)審核

18、后，交總經(jīng)理批準，再交業(yè)主公司最終批準。批準后的資本性支出并不意味著即刻有權按預算購買資產(chǎn)，仍需通過采購申請審批程序。大額預算外的資本性支出采購，必須經(jīng)過董事會批準。資本性支出的采購原則上由業(yè)主公司采購部統(tǒng)一采購，酒店經(jīng)營方非經(jīng)授權不得采購?！百Y本性支出”與“日常采購”不同，不是酒店經(jīng)營方直接可以批準的，而是必須要經(jīng)過酒店業(yè)主方（也就是酒店投資人的批準）2、日常采購 所有物品的采購，由申請部門填寫采購申請單，由相關部門批準后，交公司采購部詢價批準。二、采購申請 由使用部門根據(jù)需要填寫一式三份的采購申請單。在填寫采購申請單時，應注明日期、規(guī)格、數(shù)量、價格以及采購理由。采購申請單將交采購部，在審批

19、程序完后，返給申請部門一聯(lián)單據(jù)，以便部門跟催。采購部必須從不同的供應商處獲得三個報價，并將報價填入采購申請單，以便選擇最有競爭力的供應商。要求盡可能獲得書面報價單。供應商的選擇基于價格、服務和質(zhì)量。定價需參考商品目錄、價格單，專業(yè)說明書及投標要求等。對于經(jīng)常性采購物品，必須定期索要具有競爭力的報價。大額采購按照公司招投標程序執(zhí)行。采購單經(jīng)財務經(jīng)理/財務總監(jiān)簽字后，上交總經(jīng)理/總經(jīng)理批準。審批結束后，采購部將把采購申請單交給財務部一聯(lián)。另外，涉及更換供應商、更正數(shù)量、貨品型號、單價和增加總支出等情況，必須填寫采購變改單，并經(jīng)部門經(jīng)理/總經(jīng)理、財務經(jīng)理/副財務總監(jiān)批準。如果變更總價超過（以酒店的實

20、際情況為主）元，還須經(jīng)總經(jīng)理/業(yè)主公司批準。應盡量避免出現(xiàn)以上情況。采購條款，如包裝、送貨地點、到貨日期，優(yōu)惠條款、運送說明和其他保護公司利益的必要相關信息都要注明。三、采購申請單的跟進采購部也負責跟催采購進度，確保貨物根據(jù)公司的要求及事先約定的方式數(shù)量送至公司。如果貨物遲到，采購部必須調(diào)動一切可控辦法及時獲知實際情況，并采取一切方法加速進程。四、零用現(xiàn)金各/公司金額小于500元的采購可以用零用現(xiàn)金報銷，但需要相關人員確認驗收。五、非物品采購申請單非物品采購申請單是一種主要用于服務和維修保養(yǎng)合同等不可見、不可摸項目采購申請單。下列為需填寫非物品采購申請單的服務和合同項目，只有當申請單簽批后方可

21、付款，包括但不限于殺蟲合同、清潔服務合同、植物租用合同、綠化合同、執(zhí)照費、體檢、廣告費、郵費、攝影服務費、圖片設計制作費、征訂費、車輛修理費、保險、維修保養(yǎng)服務或合同、裝修和徹底清潔工程以及庫房租金項目。程序： 1) 申請服務和合同時，必須填寫非物品采購申請單。申請表內(nèi)應簡要寫明服務內(nèi)容，有關條款（如：服務期）一般不超一年。 2) 填寫完整的非物品采購單后附所有必須的文件（如合同），經(jīng)部門經(jīng)理/總經(jīng)理簽字后，交財務部經(jīng)理和總經(jīng)理批準。 3) 審批后的非物品采購單，由辦公室返還申請部門，作為付款申請的依據(jù)。六、采購合同除需內(nèi)部使用的各種申請單外，如果供應時間超過六個月或總的采購金額超過人民幣10

22、,000元的物品采購，公司必須與供應商簽訂采購合同。合同內(nèi)容需包括采購物品規(guī)格、價格、數(shù)量、送貨時間、運費、稅金及其他采購明細。供應時間超過六個月或直接采購的采購金額超出人民幣20,000元的物品/非物品采購合同需要報業(yè)主公司（依據(jù)雙方協(xié)商的規(guī)定）執(zhí)行。首先業(yè)主公司在審計這部分采購合同內(nèi)容過程中主要審計酒店經(jīng)營方是否有相關的制度和規(guī)章，執(zhí)行過程中是否嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行，其次是要審核該項采購在一個整會計年度開始之前業(yè)主批復的經(jīng)營預算中是否存在，存在的話是否超標，是否有私自合并和套用預算科目的現(xiàn)象；同時業(yè)主應該建立相應的資本性支出審核和批復機制。 第二節(jié) 收貨和付款一、收貨和付款1. 收貨記錄此

23、表一式3聯(lián)，用于記錄所有收到的采購商品、一般物料、文具用品等。由駐店出納或指定人員負責收貨，本部采購物品由采購部負責收貨。收貨記錄應標明供應商名稱、收貨物品名稱、數(shù)量及單價。在填寫收貨記錄前，收貨員必須按采購申請單的要求清點、檢查到貨物品的情況。任何疑異或涉及技術要求，收貨員必須征求申請部門的意見。如確有差異，由收貨員將差異清楚標注在收貨記錄上，并簽字蓋章。收貨時使用部門必須同時參加收貨。如要拒收部分到貨物品，應在收貨記錄上注明原因，因為收貨記錄將是日后索賠的依據(jù)。根據(jù)采購申請單收貨的必須在收貨記錄上注明采購申請單號碼。收貨記錄（共四聯(lián)）發(fā)放如下：存根 財務部 第二聯(lián) 供應商第三聯(lián) 采購部第四

24、聯(lián) 申請部門2.收貨員的職責采購的所有物品都必須由收貨員驗收。任何收貨時，收貨員必須與使用部門同時參與收貨。收貨員負責：A. 確定到貨物品的數(shù)量、質(zhì)量。B. 仔細檢查到貨物品的損壞情況或質(zhì)量缺欠情況。C. 填寫收貨記錄。D. 通知申請部門參加收貨。零用現(xiàn)金采購在驗收時，收貨人在發(fā)票背后加蓋收貨紀錄章并簽名，注明收貨時間。3.單據(jù)核對與付款收貨人員每日將收貨記錄匯總，按照供應商名稱和貨品種類填寫一式兩份的收貨記錄匯總表，分別將收貨記錄第一聯(lián)和第三聯(lián)附在收貨記錄匯總表后。每周一上午將上周各天的收貨記錄匯總表報送到采購部。酒店管理有限公司成員酒店的匯總表報送公司采購部，酒店管理有限公司報送給采購部。

25、 采購部對報送的收貨記錄匯總表進行審核后，將一份交/財務部作為作賬依據(jù)，財務部因此掛應付各供應商往來賬目。對于由公司統(tǒng)一采購的項目的收貨記錄匯總表及相關收貨記錄經(jīng)財務部審核記賬后，報送公司采購部。公司/定期與供應商結算貨款，由供應商將收貨記錄第二聯(lián)交到采購部，與采購部第三聯(lián)收貨記錄進行核對，核對一致后，供應商根據(jù)核對金額開出正式稅務發(fā)票，由采購部提出付款申請，附發(fā)票、收貨記錄第二聯(lián)和第三聯(lián)。公司/財務部核對應付賬款掛賬金額，辦理付款。月結供應商的付款時間應為發(fā)生收貨記錄當月月底開始后的 (以酒店具體情況為準) 天內(nèi)。各部門/在支付超過 元以上的付款時，應填寫付款申請憑證（Payment Vou

26、cher），應注明收款單位名稱、賬號、付款方式等。付款申請憑證交財務部審核后，由財務部負責填寫相關會計科目。付款申請經(jīng)財務副總監(jiān)、財務總監(jiān)和總經(jīng)理批準，付款申請需經(jīng)財務經(jīng)理和總經(jīng)理和業(yè)主公司批準。由總出納負責填寫相關銀行付款憑證，并在付款申請憑證上注明銀行付款憑證號碼，方便銀行對賬。第三節(jié) 緊急借款在下班后或放假期間，如果酒店各部門因緊急需借錢時，應告知公司財務總監(jiān)或總經(jīng)理口頭批準，需得到總經(jīng)理批準，并聯(lián)系先以借條的形式從前臺的備用金里支付借款。第二日或假期結束次日，涉及相關部門應負責向財務部申請此筆費用償還前臺的備用金。次日，涉及相關部門經(jīng)理應負責向按照報銷程序向財務部申請此筆費用，以償還總

27、出納的的備用金。相關借款人在借款后 （以酒店的自身規(guī)定為準） 天內(nèi)仍未申請此款，該借款將從借款人個人工資中扣除。第四章財務資產(chǎn)類第一節(jié) 銀行賬戶一、銀行賬戶銀行賬戶的開立、使用和取消的有效管理，是公司資金安全的保障。一級開立收入銀行賬戶與支出銀行賬戶，收入銀行賬戶用于收取所有的收入，支出銀行賬戶用于支付及酒店的營運支出，這里面有一個概念“收支兩條線”。收入銀行賬戶的印鑒應包括- 財務專用章 - 總經(jīng)理印鑒 - 財務總監(jiān)印鑒 支出銀行賬戶的印鑒應包括：通常情況下，如果有可能的話業(yè)主可以考慮將支出賬戶控制在投資人手中。- 財務專用章 - 指定人員印鑒 二、資金管理執(zhí)行收支劃分管理，收入銀行賬戶的資

28、金由業(yè)主公司定期劃回，公司對的費用支出額度進行核定，每周由總部按照支出銀行賬戶的余額與核定額度的差額將款項撥入支出銀行賬戶。公司/總出納負責公司銀行賬戶的日常使用和管理，按照國家和酒店管理有限公司的有關規(guī)定購買和使用銀行支票，每月根據(jù)銀行提供的銀行對賬單，編制銀行賬戶余額調(diào)節(jié)表，每月的銀行賬戶余額調(diào)節(jié)表必須經(jīng)公司/財務經(jīng)理審核。每周五下午5:00以前，總出納需通過電子郵件向公司財務部報送本周公司貨幣資金變動情況表。每周一上午10:00以前，總出納需通過電子郵件向公司財務總監(jiān)和酒店管理有限公司財務部報送上周末公司貨幣資金變動情況表。第二節(jié) 固定資產(chǎn)每年，將編制一份資本性支出預算，財務總監(jiān)審核后，

29、交總經(jīng)理批準，再交業(yè)主公司最終批準。批準后的資本性支出并不意味著即刻有權按預算購買資產(chǎn)，仍需通過采購申請審批程序。大額預算外的資本性支出采購，必須經(jīng)過董事會批準。資本性支出的采購原則上由業(yè)主公司采購部統(tǒng)一采購，酒店經(jīng)營方非經(jīng)授權不得采購。CARPEX-CAPITAL EXPENSE“資本性支出”與“日常采購”不同不是酒店經(jīng)營方直接可以批準的，而是必須要經(jīng)過酒店業(yè)主方（也就是酒店投資人的批準）一、采購固定資產(chǎn)的采購屬于資本性支出，應根據(jù)年度資本性支出預算來執(zhí)行，同時還必須遵守常規(guī)的采購程序。二、驗收固定資產(chǎn)到貨后，交給使用部門驗收，部門經(jīng)理/總經(jīng)理必須在固定資產(chǎn)驗收單上簽字，公司/財務部在收到固

30、定資產(chǎn)驗收單后，通知出納固定資產(chǎn)代碼，由各部門在設備上貼代碼標簽。固定資產(chǎn)驗收單上應注明固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、價格、固定資產(chǎn)代碼、預計使用年限、預計殘值等。固定資產(chǎn)驗收單一式三份，使用部門、財務和付款各一份。三、管理部門經(jīng)理/總經(jīng)理應對自己部門的固定資產(chǎn)負責, 包括它們的保管和安全。未經(jīng)批準, 不允許借用、轉(zhuǎn)讓、銷售或處理任何固定資產(chǎn)，有關申請表和文件可從財務部領取。部門經(jīng)理/總經(jīng)理應告訴所有員工，不得擅自撒除任何固定資產(chǎn)上的代碼標簽。如果標簽丟失或字跡模糊難以辯認，應立即制作新標簽。部門經(jīng)理/總經(jīng)理還應負責本部門/固定資產(chǎn)的盤點工作，盤點周期由公司財務總監(jiān)決定，通常來說，如無特殊變化，盤點周期

31、為一年兩次。任何損壞或遺失都要求解釋。四、報廢使用部門固定資產(chǎn)已經(jīng)無法使用需要報廢時，需要提出報廢申請，填寫固定資產(chǎn)報廢單，報廢單上應注明固定資產(chǎn)名稱、規(guī)格、價格、固定資產(chǎn)代碼、已經(jīng)使用年限、累計折舊、殘值等，相關數(shù)據(jù)從財務部門取得。報廢固定資產(chǎn)經(jīng)工程部和公司財務部核實后，報公司財務總監(jiān)和總經(jīng)理批準。報廢固定資產(chǎn)的殘值處理由公司財務部統(tǒng)一處理，回收資金按照會計制度規(guī)定執(zhí)行。每年報廢固定資產(chǎn)統(tǒng)一匯總報酒店管理有限公司批準，單項固定資產(chǎn)賬面凈值在1萬元以內(nèi)的固定資產(chǎn)報廢，經(jīng)使用部門總監(jiān)/總經(jīng)理、財務部、財務總監(jiān)審核后，由總經(jīng)理批準報廢。超過以上額度的還需要得到業(yè)主公司的批準。第三節(jié)合同簽署除董事長

32、和總經(jīng)理外，其他人員未經(jīng)授權，不能簽署任何合同。對非采購部門負責的采購合同或服務性合同， 合同的簽署由主管部門負責跟進并作好記錄。相關部門經(jīng)理/總經(jīng)理應在提交的合同上簽字，然后送交公司律師，相關部門總監(jiān)和財務總監(jiān)審核和進一步協(xié)商，經(jīng)修改后的合同遞交總經(jīng)理簽字批準，然后將合同交給行政辦公室蓋章。蓋章之前行政辦公室必須確保合同已由全部當事人簽署。如果有關于合同的任何疑問，行政辦公室必須和總經(jīng)理確認后再進行蓋章。行政辦公室必須在記錄本上登記公章的使用情況并確保鎖好公章。公司及對方簽署完合同并蓋章后，相關部門必須將一份合同送交財務部?？偨?jīng)理授權財務經(jīng)理和總經(jīng)理簽署六個月以內(nèi)，合同金額（以酒店的實際情況

33、為準）元以內(nèi)的合同，合同必須在業(yè)主公司雙簽之后直接蓋公司印章。第五章 酒店經(jīng)營類第一節(jié) 房價和出租率客房收入的控制是為保證所有住宿客房均已計費，并按公司管理層規(guī)定的房價準確計費。每天早晨，由酒店指定人員（一般是酒店夜審人員和酒店前臺經(jīng)理或是前廳部經(jīng)理）審核房價報表，保證所有房間收費準確。任何差異應在報表中標出，交總經(jīng)理做出解釋。每日早晨應進行查房。管家部應于每日上午（以酒店實際情況為準） 分前將查房報告交給總經(jīng)理，房務經(jīng)理應檢查房態(tài)差異，并將差異在房態(tài)報告上注明，并報送給總經(jīng)理。公司將不定時抽查的執(zhí)行情況。折扣及免費房一、客房市場銷售總監(jiān)和總經(jīng)理可給予客人的最大折扣權限分別為門市價的（酒店自定

34、） %，超此限額須經(jīng)總經(jīng)理批準。一般房間的升級，如由于某等級的客房已滿或酒店促銷活動推出客房升級政策，由市場銷售總監(jiān)、總經(jīng)理批準。 除合同規(guī)定的免費房外，所有其他免費房必須經(jīng)財務總監(jiān)/總經(jīng)理批準。二、餐飲餐廳主管在其管轄的餐廳內(nèi)可給常客提供（酒店自定）%的折扣，餐飲經(jīng)理/總經(jīng)理給餐廳的常客提供20%的折扣。餐廳主管可給客人贈送免費果盤，標準由餐飲經(jīng)理定。但客人賬單上的所有折扣及免費項目必須有給出折扣的主管或經(jīng)理簽字。預付押金如有可能，預訂客房應要求預付押金?？头款A訂押金必須先交給收入經(jīng)理/財務經(jīng)理集中處理，并制作預付押金登記表，登記每天收到的全部押金。登記表復印件及相關預訂資料應在下午4點前送

35、至前臺，前臺員工必須當天將所有內(nèi)容輸入前臺電腦系統(tǒng)中。操作時必須非常小心，保證將有關金額準確無誤地輸入到正確的預訂單中。如預付押金直接支付給酒店，由各直接處理，如該預付押金涉及其他，則由所在地的財務部統(tǒng)一安排處理。第二節(jié) 前臺付款程序前廳“付款”業(yè)務僅限給客人退款或暫代客人付款并記入客人賬戶。但是無論任何情況，付款程序都不得預付現(xiàn)金給客人、員工或零用現(xiàn)金支出。 程序:1、 應將下述內(nèi)容登記在付款單上- 客人姓名- 客房號- 日期- 費用內(nèi)容- 支付金額- 制單人姓名及簽名- 收款人簽 名- 批準人簽名2、“現(xiàn)金付款”憑單必須有收款人簽字，并經(jīng)客務經(jīng)理認可并批準，無一例外。3、替客人付款應有相關

36、憑證/收據(jù)。 4、除退押金外，暫代客人支付的最高金額不應超過（酒店自定）元人民幣/人。超此金額的需總經(jīng)理批準。如果退押金，應經(jīng)前臺主管批準，并后附客人費用單說明返還給客人的未消費余額。如果客人用信用卡提現(xiàn)，應在代客人付款金額上加收4%的信用卡手續(xù)費。5、無論任何情況，現(xiàn)金付款都不得用于預付客人現(xiàn)金。 6、客人已經(jīng)離店超過一個月，但押金未退還的情況下，客人押金賬目轉(zhuǎn)到公司/財務部進行管理。第三節(jié)保險箱投款保險箱投款程序?qū)λ袪I業(yè)場所當天經(jīng)手的現(xiàn)金進行妥善保管是非常重要的。所以下班前，所有營業(yè)場所的現(xiàn)金收入均應投入投款保險箱內(nèi)，無人可以例外。為防止風險，操作時應遵守如下程序。 程序：1、下班前，各

37、營業(yè)場所的收銀員應用一個事已印制好的投款信封裝好當天的現(xiàn)金收入，并用雙面膠封好封口。2、準備就緒后，收銀員應直接到投款保險箱區(qū)域找一名前臺員工證明投款已投入保險箱。3、投款信封已投入投款保險箱后，雙方應仔細檢查以確保信封已投入安全位置，未卡在投放位置。4、收銀員和證明人應同時在收銀員投款匯總表上簽字，投遞過程才算完全結束。5、每天早上，駐店出納應在前臺指定人員在場的情況下，打開保險箱。保安部負責陪同員工返回出納室。6、駐店出納在前臺指定人員的監(jiān)督下，打開所有的投款信封，清點現(xiàn)金，填寫總出納報告。7、清點完畢后，在保安人員陪同下，將現(xiàn)金及支票存入公司指定銀行賬戶。第四節(jié) 現(xiàn)金長款/短款所有經(jīng)手現(xiàn)

38、金的員工應保證手中的現(xiàn)金備用金保持在規(guī)定的數(shù)目，將當天收到的現(xiàn)金按保險箱投款程序投入保險箱內(nèi)。任何多出或短缺的現(xiàn)金必須反映在當天的投款單中。 現(xiàn)金短缺每次超過（酒店自定）元，除對責任人處罰外，還由責任人補償短缺金額。關于現(xiàn)金多出，如果是因為員工忘記當天即時投款造成，將是嚴重的違紀行為。第五節(jié) 備用金補足一、收銀員備用金的支出及補充本程序意在指導備用金不足時，如何進行補充。備用金不足是指支出的現(xiàn)金總額超過收入的現(xiàn)金總額。1、由收銀員準備備用金補充收條一式兩份，標明日期、金額并簽字。收條一聯(lián)放于現(xiàn)金抽屜內(nèi)，用于抵充備用金差額。另一聯(lián)用于投款。2、收銀員仍需增寫一個投款信封投款，即使無現(xiàn)金可存。將備

39、用金補充收條的一聯(lián)放入投款信封，并將補充金額填入信封封面的括號內(nèi)。3、次日，駐店出納應用前一天收入的現(xiàn)金支付收銀員差額的備用金。并在備用金登記簿中登記每天補充的備用金額。 二、經(jīng)手現(xiàn)金的員工經(jīng)手現(xiàn)金的員工不允許將個人的錢帶至工作場所。如違反規(guī)定，不接受任何解釋，沒收現(xiàn)金并給予從警告至終止勞動合同的相關處分。因此，部門經(jīng)理必須提醒員工，要求他們定期清空制服口袋，保證嚴格遵守本規(guī)定。三、利益與贊助未經(jīng)高層管理層的同意，任何員工不得擅自邀請并接受公司或個人有關錢財、禮物等有價值的任何物品的贊助，對給贊助商的邀請信應經(jīng)總經(jīng)理批準，并提交復印件給財務部。所有贊助的食品及飲料必須由收貨部門簽收，其他贊助物

40、品必須送交財務部登記并由財務部發(fā)放，相關部門總監(jiān)應將此程序告知供應商。 如員工違反以上程序?qū)е聲婢婊蚬陀煤贤慕K止。第六節(jié) 發(fā)票控制一、申請公司/的發(fā)票購買、控制由公司/財務部執(zhí)行。酒店駐店出納負責向公司/財務部領取正式發(fā)票，并建立發(fā)票使用登記簿，登記酒店的發(fā)票領用情況。 酒店駐店出納負責各的發(fā)票管理，收銀員從駐店出納處申請領用正式發(fā)票時，應交回使用完的發(fā)票存根冊換取新冊。二、領用只有當收到付款時才提供正式發(fā)票，客人賬單號或費用單號等應寫在發(fā)票上以供參考。如使用的發(fā)票為多聯(lián)時，第一聯(lián)提供給客人，第二聯(lián)附于有關憑單后，最后一聯(lián)存根，用于換取新的發(fā)票。如發(fā)票只有一聯(lián)時，只能提供給客人。收銀員

41、還應在客人賬單/費用單上標明發(fā)票已給。另外，發(fā)票本開頭和結尾的編號也應登記在收銀員日報表上。 稅法規(guī)定，正式發(fā)票上應寫清公司名稱、金額及用途。三、審計公司收入經(jīng)理/財務經(jīng)理負責追查各營業(yè)場所用發(fā)票領用和存根交回情況，保證無發(fā)票丟失，并且已開出發(fā)票涉及的金額均已收到。第七節(jié) 宴請和員工簽單控制內(nèi)控檢查，主要檢查有無經(jīng)營性“跑冒滴漏”情況出現(xiàn)：一、宴請控制指南酒店宴請客人時，應嚴格遵循以下規(guī)定：1、需填寫宴請申請單。2、宴請結束簽單時, 應于賬單上寫明下述內(nèi)容: 被宴請人公司名稱員工姓名、部門并簽名3、若未于賬單上注明上述內(nèi)容，賬單將直接記入員工個人應收賬。4、財務部每周一將上周所有宴請賬單交公司

42、財務總監(jiān)/總經(jīng)理審閱。二、員工簽單控制指南經(jīng)批準在指定餐廳享有簽單權的員工在用餐時必須嚴格遵守以下規(guī)定，簽單限額由管理層決定，并不時進行修改。就餐前, 必須通知餐廳員工費用是員工簽單。簽單時，應在賬單上注明簽單人姓名、部門和簽字。如果費用超出了簽單限額，應將超出部分單獨做一張賬單，交員工簽字后，掛員工個人賬。第八節(jié) 鑰匙控制本制度是關于酒店鑰匙控制的正確程序。該制度應嚴格遵守不得違反。 一、程序:1、酒店全套鑰匙應由總經(jīng)理、房務經(jīng)理各保存一套。為保證兩個部門保存的鑰匙及時得到更新，在得到總經(jīng)理書面批準前，任何人不得擅自更換任何門鎖的鑰匙。工程部應協(xié)助執(zhí)行本制度，即在更換門鎖前，填寫門鎖更換申請

43、書交總經(jīng)理批準。更換門鎖后，工程師應各交一套鑰匙給總經(jīng)理及房務經(jīng)理。2、由酒店房務部保存的鑰匙應分成兩部分，循環(huán)使用的鑰匙包括倉庫鑰匙必須封在信封內(nèi)，于信封封口簽字后由房務部保存。非循環(huán)用鑰匙應鎖在鑰匙柜內(nèi)，并且僅允許主管或主管以上人員遇緊急情況時申領使用。3、鑰匙使用登記簿應由房務部經(jīng)理填寫、保管，具體內(nèi)容如下：發(fā)放鑰匙 ：日期時間申請部門申請人姓名 (用印刷體寫)簽名 (領用人) 證人簽名4、只有當申領人將上述內(nèi)容全部填寫完畢，房務部人員方可將鑰匙交給申領人。5、酒店各營業(yè)場所的鑰匙應于每天營業(yè)場所關閉后，交還房務部。6、房務部主管應每日審核鑰匙使用登記簿并編制鑰匙自查日報表，保證所有外借

44、的鑰匙都已返還。未歸還的鑰匙應立即追查相關部門，如有必要，應以書面形式于第二天向房務部經(jīng)理匯報。7、財務總監(jiān)及其指定人員應不定期抽查本制度的執(zhí)行情況。第九節(jié) 客房小酒吧控制一、最低庫存 管家部倉庫應配備最低庫存存貨，用特制帶鎖的柜子裝，并由倉庫保管員/文員管理控制。庫存存貨應每周補充一次。 二、程序1、客房服務員每天早晨在清理客房時，應檢查客房迷你吧消耗量。 2、由客房服務員填寫迷你吧清點表，并馬上電話通知前臺將相關費用記入客人賬單。 3、將迷你吧單號及前臺工作人員姓名登記在迷你吧清點單上，表明客人迷你吧費用已打電話通知前臺入賬。同時，客房服務員也應將自已姓名報給前臺參考。4、客房服務員應在交

45、班時將迷你吧清點表交給主管安排補貨。5、每月25日前，由指定人員編制迷你吧銷售分析匯總表，顯示迷你吧銷售、消耗、補充情況，報財務部審核。領用與銷售差異過大總經(jīng)理應調(diào)查原因。6、每月同時應編制迷你吧破損報廢報告并報財務總監(jiān)審核。三、通常，管家部應使用酒店電腦管理系統(tǒng)打印一份預計退房清單，客房服務員應首先清查預計退房的迷你吧以避免不必要的損失。四、客人退房時，前臺工作人員應立即通知客房服務員檢查迷你吧，同時，前臺可直接詢問客人是否用過迷你吧物品，絕大多數(shù)情況下，客人的回答都是可信的，可按客人所說的消費量編制迷你吧清單結轉(zhuǎn)客人賬單。第十節(jié) 保險索賠為了有效控制酒店的經(jīng)營風險，減少酒店運作費用，酒店將向保險公司投保以下險種：1、 財產(chǎn)一切險2、 機器損壞險3、 利潤損失險4、 現(xiàn)金險5、 員工人身意外傷害險6、 按照社會保險條例投保的工傷險7、 其他根據(jù)管理需要投保的險種 出現(xiàn)以下保險事件時，將實施