供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法

1、供應(yīng)商審核的要點(diǎn)及其方法有經(jīng)驗(yàn)的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進(jìn)入了審核狀態(tài).比如：去機(jī)場(chǎng)或火車(chē)站接你的司機(jī)，就是你的信息來(lái)源，聊天是最好的審核方式。企業(yè)的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動(dòng)等，司機(jī)天天接來(lái)送往，本身就是個(gè)情報(bào)站，從他們嘴里可以了解企業(yè)的經(jīng)營(yíng)狀態(tài).如果去接你的人還有供應(yīng)商對(duì)口部門(mén)的人（如質(zhì)量部），在車(chē)上聊公司的經(jīng)營(yíng)狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離.我曾經(jīng)說(shuō)過(guò)：“車(chē)上和飯桌上，是審核開(kāi)始的第一現(xiàn)場(chǎng)，客戶的經(jīng)營(yíng)狀況與管理行為關(guān)系密切。業(yè)績(jī)好的時(shí)候會(huì)掩蓋一些問(wèn)題，而業(yè)績(jī)差的時(shí)候暴露出來(lái)的問(wèn)題會(huì)很多?！?審核前準(zhǔn)備在審核前最好向?qū)Ψ教峁徍擞?jì)劃（但與前面提到的

2、審核計(jì)劃不是一回事，這是指對(duì)某個(gè)供應(yīng)商的審核安排）,讓供應(yīng)商安排好相應(yīng)的人，做好審核現(xiàn)場(chǎng)的接待工作.在審核計(jì)劃中主要包含的信息有：時(shí)間、部門(mén)、關(guān)注的活動(dòng)、相關(guān)人員等。2首次會(huì)議一般來(lái)講在審核計(jì)劃中，都會(huì)有“首次會(huì)議”的要求。我認(rèn)為首次會(huì)議意義重大，因?yàn)閰⒓诱甙ü?yīng)商的管理層、各個(gè)部門(mén)的負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場(chǎng)協(xié)助引導(dǎo)人員等.它是審核組（員）與供應(yīng)商關(guān)于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動(dòng)。我建議在審核計(jì)劃中一定要標(biāo)明被審核方的總經(jīng)理要出席，如果有事請(qǐng)要提前告知審核組。我發(fā)現(xiàn)由于許多審核員沒(méi)有做過(guò)管理工作，或只做過(guò)基層管理者，他們沒(méi)有與總經(jīng)理打交道的經(jīng)驗(yàn)，遇到后心里發(fā)怵。當(dāng)對(duì)方提到總經(jīng)理有事參加不了首次

3、會(huì)議時(shí)，自己往往如釋重負(fù).殊不知質(zhì)量管理屬于經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，是老板的事，而不是部門(mén)經(jīng)理的事情.中國(guó)引進(jìn)ISO9001差不多有20年，但為什么大多數(shù)企業(yè)沒(méi)有理解這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的精髓？我認(rèn)為主要是審核員的切入點(diǎn)讓老板們有一個(gè)錯(cuò)覺(jué)：ISO9001就是為了拿到一張證書(shū)，而非提高管理效率的工具。記得有一年我在東莞的一家食品企業(yè)審核，這家企業(yè)已經(jīng)在同行業(yè)中銷(xiāo)量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時(shí)間基本上是10點(diǎn)以后。我在寫(xiě)審核計(jì)劃時(shí)，要求總經(jīng)理參加首次會(huì)議.老板的秘書(shū)告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會(huì)議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實(shí)有其他重要的事情參加不了，請(qǐng)他寫(xiě)請(qǐng)假條。”這次審核非常成功.因?yàn)樵?/p>

4、首次會(huì)議上，老板聽(tīng)我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對(duì)審核過(guò)的企業(yè)的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會(huì)？”在質(zhì)量體系推動(dòng)方面，老板的權(quán)重最大，我用數(shù)字比喻為占50%以上.因此，審核員一定要利用各種機(jī)會(huì)讓老板知道質(zhì)量、食品安全管理體系的推動(dòng)是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。會(huì)議內(nèi)容首次會(huì)議的時(shí)間控制在30分鐘左右，主角應(yīng)該是審核組（員）而非供應(yīng)商。一般來(lái)講先由審核組（員）來(lái)介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應(yīng)商介紹各個(gè)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司基本情況.3現(xiàn)場(chǎng)參觀首次會(huì)議結(jié)束，要有一個(gè)現(xiàn)場(chǎng)參觀，這個(gè)安排對(duì)整個(gè)審核的成功也是非常重要的.1現(xiàn)場(chǎng)

5、參觀的兩個(gè)目的目的1:管理細(xì)節(jié)我一般安排的時(shí)間是1個(gè)小時(shí)甚至更長(zhǎng)的時(shí)間，它的目的是對(duì)被審核現(xiàn)場(chǎng)有一個(gè)大致的了解。我在首次會(huì)議上常常開(kāi)玩笑地對(duì)老板說(shuō)：“現(xiàn)場(chǎng)參觀完，審核就可以結(jié)束了?！币?yàn)槲疫x擇的地方都是老板很少光顧的，如門(mén)衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、污水站、垃圾房、維修間等，當(dāng)看到這些現(xiàn)場(chǎng)的人員，工作狀態(tài)非常松懈的話，那生產(chǎn)車(chē)間管理的再好，我也給整體得分打個(gè)大折.管理的細(xì)節(jié)不是在生產(chǎn)產(chǎn)品的車(chē)間，而是在門(mén)衛(wèi)、倉(cāng)庫(kù)、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。它們似乎與產(chǎn)品離著很遠(yuǎn)，但管理活動(dòng)的要求應(yīng)該是一樣的,想想看行政經(jīng)理的工資會(huì)比生產(chǎn)經(jīng)理或質(zhì)量經(jīng)理的工資低嗎?如果不低，那對(duì)管理能力的要求就應(yīng)該是一樣的。如果行政經(jīng)理、工

6、程經(jīng)理與生產(chǎn)經(jīng)理的能力一樣，而車(chē)間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產(chǎn)車(chē)間內(nèi)的管理狀況，可能就是他們特意為你準(zhǔn)備的。莊子在回答東郭子關(guān)于道的問(wèn)題時(shí)，用“每下愈況”來(lái)解釋道無(wú)所不在。如何判斷豬的肥瘦，有經(jīng)驗(yàn)的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。有經(jīng)驗(yàn)的審核員也是通過(guò)管理的細(xì)節(jié)，來(lái)判斷供應(yīng)商的管理水平和能力的。目的2:設(shè)計(jì)的優(yōu)劣另外由于食品安全與工程設(shè)計(jì)有極大的關(guān)系，它能夠體現(xiàn)一家企業(yè)對(duì)食品安全設(shè)計(jì)的理解，所以現(xiàn)場(chǎng)參觀的另外一個(gè)目的就是看看圍墻、門(mén)窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GM凄求。在倉(cāng)庫(kù)參觀的時(shí)候，可以看看到貨和發(fā)貨的情況，在庫(kù)房?jī)?nèi)可以找一個(gè)1周左右的產(chǎn)品做追溯演練.在現(xiàn)場(chǎng)

7、走一圈也可以順便檢查了蟲(chóng)害管理設(shè)施。當(dāng)由多人組成的審核小組時(shí)，現(xiàn)場(chǎng)參觀是唯一一次審核組對(duì)某一管理活動(dòng)，發(fā)表各自意見(jiàn)的機(jī)會(huì)。這對(duì)統(tǒng)一審核思路、理清審核重點(diǎn)、做追溯信息的準(zhǔn)備都有很大幫助。2現(xiàn)場(chǎng)參觀前的準(zhǔn)備現(xiàn)場(chǎng)參觀前要讓供應(yīng)商提供四張圖：1、工廠布局圖2、蟲(chóng)害布局圖3、監(jiān)控設(shè)施布局圖4、倉(cāng)庫(kù)貨物布局圖對(duì)這四張圖的要求，可以寫(xiě)在審核計(jì)劃中。現(xiàn)場(chǎng)參觀后，小組可以進(jìn)行10-15分鐘的討論，確定審核重點(diǎn)和現(xiàn)場(chǎng)取樣方式.4供應(yīng)商檢查表的設(shè)計(jì)為了提醒審核員在參觀時(shí)注意的事項(xiàng)，在供應(yīng)商檢查表中對(duì)現(xiàn)場(chǎng)參觀的內(nèi)容可以進(jìn)行如下描述：1 .大門(mén)（人、物）出入登記管理：姓名、聯(lián)絡(luò)方式、車(chē)號(hào)；2 .監(jiān)視探頭布局：關(guān)鍵區(qū)域（

8、露天存放成品/原料、大門(mén)、成品庫(kù)門(mén)、原料庫(kù)門(mén)）；3 .廠區(qū)道路、草坪；4 .污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車(chē)間；5。蟲(chóng)害控制：鼠站完好、誘餌缺失；6 .原料庫(kù)：蟲(chóng)害管理、標(biāo)識(shí)、燈、門(mén)、窗、溫濕度、電線（無(wú)私拉）、遮光、禁用區(qū)；7 .冷庫(kù)：溫度記錄方式（手工、自動(dòng)）；8。成品庫(kù)：盡可能選擇一周左右生產(chǎn)的已放行產(chǎn)品，記錄產(chǎn)品名稱(chēng)、規(guī)格、班次、批號(hào)、產(chǎn)品代號(hào)，物料管理用電子化（ERR還是手工；9生產(chǎn)線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛(wèi)生間、洗手設(shè)施.5審核小組的分工如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組.A組A組的審核地點(diǎn)在辦公室，主要負(fù)責(zé)產(chǎn)品追溯，以檢查記錄和文件為主，如：

9、1。入庫(kù)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)；2。生產(chǎn)報(bào)告：產(chǎn)量、批號(hào)；3.本批號(hào)成品檢驗(yàn)報(bào)告：理化、微生物，化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、產(chǎn)品標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法/規(guī)范、取樣計(jì)劃、留樣記錄；4.過(guò)程檢驗(yàn)記錄：CCR重量記錄、指標(biāo)（質(zhì)量）、異常報(bào)告、衛(wèi)生記錄、設(shè)備清洗記錄、環(huán)境監(jiān)控記錄、生產(chǎn)用水（冰）檢驗(yàn)記錄；5.員工記錄：抽取當(dāng)班1015煙員的健康證，并檢查當(dāng)班執(zhí)行清潔、CCF作人員的培訓(xùn)記錄;6.本批號(hào)成品所使用原料檢驗(yàn)報(bào)告：原料種類(lèi)、放行報(bào)告、各個(gè)原料檢驗(yàn)記錄、化驗(yàn)人員名字、化驗(yàn)人員資質(zhì)、原料標(biāo)準(zhǔn)、檢測(cè)方法/規(guī)范、取樣記錄；7設(shè)備維修、保養(yǎng)記錄。注：A組只關(guān)注于追溯產(chǎn)品相關(guān)的所有信息，即已經(jīng)發(fā)生過(guò)的管理活動(dòng)。A組的

10、審核路徑為:1）在成品庫(kù)中選擇已放行的產(chǎn)品，對(duì)外包裝箱進(jìn)行照相，記錄批號(hào)和數(shù)量.2）將成品帶回辦公室讓供應(yīng)商提供與此批號(hào)產(chǎn)品相關(guān)的所有信息。（見(jiàn)上）。B組B組負(fù)責(zé)文件審核，文件主要包括程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和報(bào)告，如:1.HACCPT戈IJ:小組、產(chǎn)品描述、預(yù)期用途、流程圖、流程圖確認(rèn)、危害分析、CCP/OPR控制措施；2.PRP目錄;3.投訴管理;4.內(nèi)審；5。管理評(píng)審；6。培訓(xùn)管理；7。設(shè)備維修、保養(yǎng)（包括安保設(shè)施）；8.不合格品控制；9。糾正預(yù)防措施；10。設(shè)備儀器校驗(yàn)（包括生產(chǎn)線、實(shí)驗(yàn)室）;11.源頭（供應(yīng)商）管理;12,蟲(chóng)害管理（合同、檢查記錄、分析報(bào)告）；13.社會(huì)責(zé)任；14.產(chǎn)品防

11、護(hù);15。應(yīng)急管理（停電、火災(zāi)對(duì)產(chǎn)品的影響）；16。召回演練.C組C組主要負(fù)責(zé)生產(chǎn)現(xiàn)場(chǎng)操作行為，包括生產(chǎn)車(chē)間、庫(kù)房和實(shí)驗(yàn)室，如:1.現(xiàn)場(chǎng)衛(wèi)生；2。周（月）GMP/5s僉查記錄；3?，F(xiàn)場(chǎng)操作文件（SOP管理；4。記錄管理（CCPOPRP清潔、重量、質(zhì)量、蟲(chóng)害、維修、異物）；5.標(biāo)識(shí)管理：化學(xué)品、半成品、原料、成品；6。人員培訓(xùn)（關(guān)鍵崗位+一般崗位）；7。設(shè)施、設(shè)備衛(wèi)生設(shè)計(jì);8。交叉污染防護(hù)、潤(rùn)滑油等級(jí)；9.原料/成品倉(cāng)庫(kù)衛(wèi)生；10.物品標(biāo)識(shí)；11。FIFO（先入先出）；12?；瘜W(xué)品庫(kù)；13。實(shí)驗(yàn)室：安全裝置（噴淋、洗眼器）、通風(fēng)櫥、化學(xué)品臺(tái)賬、強(qiáng)酸（堿）存放、試劑標(biāo)識(shí)（名稱(chēng)、日期）、檢測(cè)儀器內(nèi)部

12、校驗(yàn)計(jì)劃、檢測(cè)方法管理、檢測(cè)結(jié)果管理（簽字+日期）、檢測(cè)記錄管理、檢測(cè)人員資質(zhì)、微生物實(shí)驗(yàn)室（培養(yǎng)基+消毒+空白試驗(yàn)+培養(yǎng)箱溫度校驗(yàn)）.6審核過(guò)程中的配合在審核過(guò)程中，需要三組進(jìn)行信息傳遞，如：1A組需要將部分信息傳遞給B組（體系文件）可追溯信息的完整性與召回報(bào)告（證據(jù)對(duì)比）成品、原料檢驗(yàn)方法管理檢驗(yàn)人員資質(zhì)管理產(chǎn)品、原料技術(shù)規(guī)范管理一記錄管理（CCP清潔、產(chǎn)品檢驗(yàn)、原料檢驗(yàn)）環(huán)境監(jiān)控計(jì)劃-糾正預(yù)防措施設(shè)備維修、保養(yǎng)計(jì)劃2c組需要將部分信息傳遞給B組（現(xiàn)場(chǎng)評(píng)估）-本批號(hào)成品所有原料是否有拒用？原料倉(cāng)庫(kù)的FIFO（先進(jìn)先出）臺(tái)賬與批號(hào)是否符合情況？標(biāo)識(shí)管理（批號(hào)、數(shù)量、入庫(kù)日期狀態(tài)管理（待檢、放

13、行、拒用、銷(xiāo)毀）6審核原則這樣的審核安排基于以下幾個(gè)原則1。所有管理活動(dòng)已經(jīng)發(fā)生；2.所有管理活動(dòng)需要符合規(guī)范要求；3所有管理活動(dòng)的信息不得缺失；4.通過(guò)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)的產(chǎn)品，連接起人、機(jī)、料、法、環(huán)的所有管理信息。7審核流程和重點(diǎn)質(zhì)量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動(dòng)，可以通過(guò)一個(gè)已經(jīng)生產(chǎn)出來(lái)的產(chǎn)品進(jìn)行追溯（如下圖）.在倉(cāng)庫(kù)中剛剛生產(chǎn)1周左右的產(chǎn)品，可能還沒(méi)有到消費(fèi)者手中，或者即使到了消費(fèi)者手中，還沒(méi)有發(fā)生（或沒(méi)有得到）投訴報(bào)告。因此對(duì)投訴管理的驗(yàn)證，需要用更早批次的產(chǎn)品進(jìn)行。1A組審核員的審核流程與重點(diǎn)A組審核員在現(xiàn)場(chǎng)參觀時(shí)，已經(jīng)用相機(jī)拍攝了追溯產(chǎn)品的“品名、規(guī)格、生產(chǎn)批號(hào)”等信息（在

14、包裝箱外側(cè)就有這些信息）.回到辦公室，向供應(yīng)商提出要求，提供與這個(gè)產(chǎn)品相關(guān)的信息（見(jiàn)供應(yīng)商管理（7）供應(yīng)商現(xiàn)場(chǎng)審核（中）。建議A組審核員將與這個(gè)批次產(chǎn)品相關(guān)的所有信息按照生產(chǎn)流程順序，讓客戶放置在桌子上。2,B組審核員的審核流程與重點(diǎn)A組審核員在對(duì)信息的完整性進(jìn)行確認(rèn)時(shí),B組審核員要求客戶提供與產(chǎn)品記錄或報(bào)告相關(guān)的管理依據(jù)。邏輯是：找產(chǎn)品一找記錄一找依據(jù)一找疏漏一找問(wèn)題-找風(fēng)險(xiǎn)相對(duì)來(lái)講對(duì)B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對(duì)幾個(gè)非常重要的報(bào)告進(jìn)行確認(rèn)和驗(yàn)證：1管理評(píng)審報(bào)告如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個(gè)條款最重要的話，那我就選“管理評(píng)審"。先看一看參加管理評(píng)審的都

15、是哪些人？最高管理者、各個(gè)部門(mén)的一把手。再看一看都討論哪些問(wèn)題？方針、目標(biāo)、未來(lái)方向。最后想一想管理評(píng)審輸出是什么？分責(zé)任、分任務(wù)、分錢(qián)。凡是與分錢(qián)相關(guān)的事，就是企業(yè)最大的事。有人可能說(shuō)不對(duì)，分責(zé)任、分任務(wù)、定目標(biāo)應(yīng)該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無(wú)米之炊，沒(méi)錢(qián)干個(gè)屁事。所以當(dāng)我看管理評(píng)審報(bào)告時(shí)，我先看看總經(jīng)理是否出席，然后看各位部門(mén)總監(jiān)都說(shuō)了些什么問(wèn)題，最后就是行動(dòng)計(jì)劃是否有預(yù)算。有些企業(yè)看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）:凡是將管理評(píng)審作為認(rèn)證活動(dòng)而非經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的企業(yè)，它所運(yùn)行的管理體系本身就會(huì)給經(jīng)營(yíng)帶來(lái)巨大風(fēng)險(xiǎn).就如同一個(gè)國(guó)家的人大會(huì)議，成為一出鬧劇時(shí)，這個(gè)國(guó)家一定處于極

16、大的風(fēng)險(xiǎn)之中.因此，幾頁(yè)紙的管理評(píng)審報(bào)告，已經(jīng)代表了這家企業(yè)的質(zhì)量、食品安全管理體系的策劃、運(yùn)行、檢查、改進(jìn)的水平了。看管理評(píng)審報(bào)告不要只看當(dāng)年的，一定要看過(guò)去三年的報(bào)告。做縱向比較，看這家供應(yīng)商管理體系的發(fā)展歷程和轉(zhuǎn)折。2內(nèi)審報(bào)告內(nèi)審報(bào)告是管理評(píng)審報(bào)告的部分輸入。但目前許多企業(yè)內(nèi)審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無(wú)劍”的水平。為管理層提供的報(bào)告，只是糾纏于某一個(gè)操作行為，而非對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，這顯然是管理層不感興趣的問(wèn)題。如何改變這樣的局面？可以在組織設(shè)計(jì)中進(jìn)行策劃，讓各個(gè)部門(mén)的總監(jiān)成為內(nèi)審員。每次審核的時(shí)候，由總監(jiān)擔(dān)任各個(gè)審核組的組長(zhǎng)。在審核中試圖拋開(kāi)檢查表，到一個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)可以從

17、這幾個(gè)問(wèn)題問(wèn)起。?為什么需要這個(gè)部門(mén)？?為什么需要這個(gè)崗位？?這個(gè)部門(mén)的主要業(yè)務(wù)流程是什么？?這個(gè)部門(mén)或崗位的主要責(zé)任是什么？?影響到你部門(mén)工作效率的原因是什么？?你與其他部門(mén)發(fā)生的主要沖突是什么？?你如何解決沖突并開(kāi)始有實(shí)施計(jì)劃？當(dāng)你將這些問(wèn)題告訴總經(jīng)理時(shí)，我猜想他會(huì)樂(lè)瘋了。因?yàn)檫@是他的痛點(diǎn)，是他天天睡不著覺(jué)的問(wèn)題，如果你幫他想到了發(fā)現(xiàn)問(wèn)題和解決問(wèn)題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？3其他重要的管理程序？HACC鐘劃？PRP目錄？蟲(chóng)害管理程序？放行管理程序?不合格管理程序？糾正預(yù)防管理程序?投訴管理程序?追溯管理程序?召回管理程序?危機(jī)管理程序？實(shí)驗(yàn)室管理程序？員工培訓(xùn)管理程序B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時(shí),需要提醒C組的審核員，協(xié)助在現(xiàn)場(chǎng)提供證據(jù).3c組審核員的審核流程與重點(diǎn)在現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的C組審核員，主要是觀察現(xiàn)場(chǎng)的操作行為。因?yàn)闊o(wú)論你文件寫(xiě)的好壞，最重要的是現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)如何.現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行審核的人，只要記住五個(gè)字，就基本上不會(huì)抓瞎。