高速公路資料員崗前培訓課件

1、主講人：鄭長安湖南省交通科學研究院二 九年八月湖南省高速公路湖南省高速公路竣工文件編制管理竣工文件編制管理培訓內容培訓內容前言前言概述概述組織與管理組織與管理準備工作準備工作文件的編制管理文件的編制管理監(jiān)督與檢查監(jiān)督與檢查工程檔案的整理工程檔案的整理工程檔案的移交工程檔案的移交案例案例前言前言 細則是在范本及有關規(guī)定的基礎上編寫的； 細則適用于該高速公路建設全過程中形成的文件材料的編制、收集、整理、歸檔及其管理工作； 細則與范本應配套使用，若有矛盾，以細則為準，并及時告知管理組。概述概述 公路工程竣工檔案的定義公路工程竣工檔案的定義 指新建和改建公路工程從建設項目的提出、立項、審批、勘察設計、

2、施工到交工和竣工驗收的全過程中形成的具有保存和利用價值的各種文字、圖表、聲像等各種載體形式的歷史記錄。概述概述 公路工程竣工檔案的特點公路工程竣工檔案的特點 原始性、真實性原始性、真實性 專業(yè)性專業(yè)性 成套性成套性 綜合性、內容繁多綜合性、內容繁多 全過程、周期長全過程、周期長 涉及面廣（單位、人）涉及面廣（單位、人）概述概述 竣工檔案整理的意義和目的 竣工檔案是公路建設項目不可缺少的重要組成部分 建設活動成果反映的一種形式 法規(guī)性文件規(guī)定 質量追蹤、追查質量責任的依據 管理、營運、養(yǎng)護、維修、改造的依據 是工程項目竣工驗收的必備條件之一 利用概述概述 存在的問題存在的問題 重視程度不夠 管理

3、不嚴 技術力量薄弱 編制歸檔混亂無序 規(guī)范規(guī)定不夠明確，部分無統(tǒng)一的標準 文件管理的自動化和程序化程度不高 管理不嚴 概述概述 實施對策實施對策 制定標準管理人員的統(tǒng)一培訓 嚴格執(zhí)行制度 參與單位與建設單位的協(xié)調合作 管理不嚴 概述概述過程：建檔、歸檔、用檔過程：建檔、歸檔、用檔目的：利用目的：利用公路工程竣工檔案整理的內容公路工程竣工檔案整理的內容 竣工文件的編制整理：形成竣工文件的編制整理：形成積累積累收集收集鑒定鑒定分分類類組卷組卷排列排列編目編目裝訂裝訂臨時歸檔，由參建單臨時歸檔，由參建單位完成；位完成； 竣工檔案的整理：將整理成冊的工程管理文件進行系統(tǒng)化，包括竣工檔案的整理：將整理成

4、冊的工程管理文件進行系統(tǒng)化，包括案卷分類案卷分類排列排列編目編目裝盒裝盒排架排架移交驗收；移交驗收； 要想保證竣工檔案的質量，實現竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)的基要想保證竣工檔案的質量，實現竣工檔案完整、準確、系統(tǒng)的基本要求，首先要做好文件材料的形成、積累和管理工作。本要求，首先要做好文件材料的形成、積累和管理工作。組織與管理組織與管理-組織機構組織機構業(yè)主公司由業(yè)主公司由合約部合約部/工程部工程部負責文件材料的編制、整理和歸檔的領導負責文件材料的編制、整理和歸檔的領導工作，并設立專職檔案人員負責業(yè)主方的文件材料的編制、整理和歸工作，并設立專職檔案人員負責業(yè)主方的文件材料的編制、整理和歸檔的管理工

5、作。檔的管理工作。管理組由專業(yè)人員組成，根據工作實際，在保證正常開展的前提下，管理組由專業(yè)人員組成，根據工作實際，在保證正常開展的前提下，設立成員若干名。設立成員若干名。監(jiān)理單位設立主管領導（駐地或副駐地監(jiān)理工程師擔任）、文件材料監(jiān)理單位設立主管領導（駐地或副駐地監(jiān)理工程師擔任）、文件材料負責人和專職資料員。負責人和專職資料員。施工單位設立主管領導（項目總工、經理或副經理擔任）、文件材料施工單位設立主管領導（項目總工、經理或副經理擔任）、文件材料負責人和專職資料員。負責人和專職資料員。施工、監(jiān)理單位專職資料員一經確定，不得隨意更換，如特殊原因需施工、監(jiān)理單位專職資料員一經確定，不得隨意更換，如

6、特殊原因需要更換需上報中心試驗室和管理組批準。要更換需上報中心試驗室和管理組批準。 組織與管理組織與管理-機構圖機構圖 業(yè)主及總監(jiān)辦檔案管理分管部門業(yè)主及總監(jiān)辦檔案人員試驗測量人員各承包人文件材料主管領導各承包人資料員各駐地監(jiān)理處文件材料主管領導圖圖1 1 高速公路文件材料編制組織機構圖高速公路文件材料編制組織機構圖駐地監(jiān)理處資料員第三方檔案管理咨詢服務機構 （管理組）業(yè)主及總監(jiān)辦檔案管理主管領導計劃進度人員安全環(huán)保人員質量管理人員合同管理人員辦公室人員施工質檢人員試驗測量人員安全環(huán)保人員計劃進度人員合同管理人員組織與管理組織與管理 交通行業(yè)主管部門實行統(tǒng)一領導和業(yè)務管理交通行業(yè)主管部門實行統(tǒng)

7、一領導和業(yè)務管理 檔案行政管理機關實行監(jiān)督和業(yè)務指導檔案行政管理機關實行監(jiān)督和業(yè)務指導 項目建設公司對竣工文件材料的形成、積累和整理歸檔項目建設公司對竣工文件材料的形成、積累和整理歸檔實行具體領導和監(jiān)督，并負責接收整理歸檔和檔案室的實行具體領導和監(jiān)督，并負責接收整理歸檔和檔案室的建設建設 監(jiān)理單位對施工單位竣工文件的形成、積累和整理的檢監(jiān)理單位對施工單位竣工文件的形成、積累和整理的檢查、監(jiān)督和審查查、監(jiān)督和審查 設計、施工、監(jiān)理等單位負責各自竣工文件材料的形成、設計、施工、監(jiān)理等單位負責各自竣工文件材料的形成、積累和整理、移交積累和整理、移交組織與管理組織與管理 公路建設單位（業(yè)主）及總監(jiān)辦、

8、施工單位、施工監(jiān)理單公路建設單位（業(yè)主）及總監(jiān)辦、施工單位、施工監(jiān)理單位（以下簡稱監(jiān)理單位）、科研及新技術應用單位應將本位（以下簡稱監(jiān)理單位）、科研及新技術應用單位應將本單位文件材料立卷歸檔工作，納入公路工程建設項目標管單位文件材料立卷歸檔工作，納入公路工程建設項目標管理工作中，并建立相應的管理機構和管理網絡。理工作中，并建立相應的管理機構和管理網絡。 明確分管領導，配備專職人員，并保持專職人員的相對穩(wěn)明確分管領導，配備專職人員，并保持專職人員的相對穩(wěn)定；定； 設置臨時檔案室（柜），采取各種積極措施，確保文件材設置臨時檔案室（柜），采取各種積極措施，確保文件材料的歸檔及時、真實、完整、準確和系

9、統(tǒng)，質量符合要求。料的歸檔及時、真實、完整、準確和系統(tǒng)，質量符合要求。 管理不嚴 組織與管理組織與管理 管理組職責管理組職責 （1）全過程中培訓、指導，檢查、督促檔案管理工作。）全過程中培訓、指導，檢查、督促檔案管理工作。 （2）協(xié)助業(yè)主制定本項目工程檔案編制管理辦法。）協(xié)助業(yè)主制定本項目工程檔案編制管理辦法。 （3）編寫本項目文件材料編制管理的實施細則。）編寫本項目文件材料編制管理的實施細則。 （4）對文件材料進行完整性和規(guī)范性審查，并把審查結果提）對文件材料進行完整性和規(guī)范性審查，并把審查結果提交給合約部交給合約部/工程部，及時反饋資料審查情況，并提出處理措工程部，及時反饋資料審查情況，并

10、提出處理措施。施。 （5）統(tǒng)一表格形式，并指導表格的填寫和運用。）統(tǒng)一表格形式，并指導表格的填寫和運用。 （6）對遞交的文件材料進行整理、匯總和最終的歸檔，協(xié)助）對遞交的文件材料進行整理、匯總和最終的歸檔，協(xié)助業(yè)主進行竣工檔案的移交。業(yè)主進行竣工檔案的移交。 （7）協(xié)助業(yè)主完成工程檔案專項驗收。）協(xié)助業(yè)主完成工程檔案專項驗收。管理不嚴 組織與管理組織與管理 監(jiān)理單位的職責監(jiān)理單位的職責 （1）明確分管領導，配備專職人員，建立臨時檔案室，）明確分管領導，配備專職人員，建立臨時檔案室，積極協(xié)調施工單位與管理組的關系。積極協(xié)調施工單位與管理組的關系。 （2）及時完成與監(jiān)理工作有關的文件材料（監(jiān)理文件

11、）及時完成與監(jiān)理工作有關的文件材料（監(jiān)理文件）的收集、整理、歸檔、保護和送交工作。的收集、整理、歸檔、保護和送交工作。 （3）及時全面審查承包人上報的文件材料，認真行使個）及時全面審查承包人上報的文件材料，認真行使個人簽字權，對已簽認文件的原始性、準確性、真實性和完人簽字權，對已簽認文件的原始性、準確性、真實性和完整性負責，及時閉合和完善監(jiān)理和業(yè)主、承包人之間交叉整性負責，及時閉合和完善監(jiān)理和業(yè)主、承包人之間交叉的文件材料。的文件材料。 （4）監(jiān)理單位除完成自身的文件材料編制管理工作外，）監(jiān)理單位除完成自身的文件材料編制管理工作外，還應負責對承包人的文件材料編制管理工作進行檢查和督還應負責對承

12、包人的文件材料編制管理工作進行檢查和督促。促。管理不嚴 組織與管理組織與管理u 承包人的職責承包人的職責（1）明確分管領導）明確分管領導,配備專職管理人員配備專職管理人員,建立臨時檔案室。建立臨時檔案室。（2）及時完成與工程施工有關的文件材料（施工文件）的收）及時完成與工程施工有關的文件材料（施工文件）的收集、整理、歸檔、保護和送交工作。集、整理、歸檔、保護和送交工作。（3）對上報的文件材料的真實性、準確性和完整性負全責，）對上報的文件材料的真實性、準確性和完整性負全責，即使得到監(jiān)理、管理組和業(yè)主的簽認，承包人仍不能免除在即使得到監(jiān)理、管理組和業(yè)主的簽認，承包人仍不能免除在該方面的責任。該方面

13、的責任。（4）在每期計量前必須將監(jiān)理已簽認的質量保證資料送交管）在每期計量前必須將監(jiān)理已簽認的質量保證資料送交管理組，只有得到管理組的簽認，方可進行當期的工程計量與理組，只有得到管理組的簽認，方可進行當期的工程計量與支付。支付。管理不嚴 管理流程管理流程 編制管理的步驟編制管理的步驟 形成形成 收集收集 初步鑒定初步鑒定 立卷立卷 歸檔歸檔 檔案的整理檔案的整理 檔案的移交檔案的移交管理不嚴 管理不嚴 文件的形成文件的收集文件的初步鑒定檔案的移交文件的歸檔檔案的整理文件的立卷封面、卷內文件目錄、卷內排列、頁碼、備考表的編制和案卷的裝訂編制案卷目錄、裝盒、貼簽、檔號、排列、上架等范圍、時間、份數

14、、要求建設單位和各養(yǎng)護參與單位的文件公路工程檔案形成流程圖公路工程檔案形成流程圖 管理不嚴 管理流程圖管理流程圖 統(tǒng)一標準，制定制度確定文件管理人員人員培訓立卷建設單位檔案管理員初步鑒定檔案整理監(jiān)理審核、初步鑒定建設單位文件收集檢測科研機構文件收集承包商文件收集設計單位文件收集監(jiān)理單位文件收集文件報送至建設單位第三方檔案管理咨詢服務機構管理不嚴 準備工作準備工作管理機構和人員要求管理機構和人員要求 人員培訓人員培訓 單位、分部、分項工程的劃分單位、分部、分項工程的劃分 表格編號規(guī)定表格編號規(guī)定 擬定試驗計劃擬定試驗計劃 建立溝通平臺建立溝通平臺 ：建立管理組：建立管理組QQ群、網站、郵箱、辦公

15、室電群、網站、郵箱、辦公室電話、傳真。話、傳真。 第一次送交資料內容第一次送交資料內容 管理不嚴 文件的編制管理文件的編制管理質量要求質量要求文件的形成文件的形成文件的積累文件的積累文件的收集文件的收集文件的初步鑒定文件的初步鑒定文件的審查文件的審查文件的立卷文件的立卷文件的裝訂文件的裝訂管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 質量要求質量要求基本要求基本要求 內在質量：真實、準確、規(guī)范、完整內在質量：真實、準確、規(guī)范、完整外觀質量外觀質量使用質量：查找利用方便使用質量：查找利用方便管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 質量要求質量要求具體質量要求具體質量要求 書寫材料和工具：耐久性書寫材料和工具：

16、耐久性 文件的規(guī)格文件的規(guī)格 ：一律采用：一律采用A3、A4兩種尺寸兩種尺寸 文件的裝訂文件的裝訂 版本的要求版本的要求 ：保證其中一套均為原件：保證其中一套均為原件 筆跡要求筆跡要求 填表要求填表要求 管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的形成文件的形成前期準備階段產生的文件材料前期準備階段產生的文件材料建設周期內產生的管理性文件材料建設周期內產生的管理性文件材料施工階段產生的文件材料：施工、監(jiān)理、科研施工階段產生的文件材料：施工、監(jiān)理、科研交工驗收產生的文件材料交工驗收產生的文件材料竣工圖的編制竣工圖的編制管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 編制原則編制原則 內容完整、數據準確、條理清

17、晰、填寫規(guī)范、查閱方便 、邏輯合理（不是越多越好） 編制內容及思路編制內容及思路 準備工作：單位、分部、分項工程劃分 熟悉工序：開工報告及準備資料放樣開鉆驗孔鋼筋加工及安裝混凝土澆筑驗樁評定交工文件編制管理文件編制管理 選擇表格：與工序有關的表格，施工記錄及質檢表格（SJ、ZJ、JY、ZR）和試驗檢測表格（CS、CY）規(guī)范填寫：各種表格的正確填寫合理組卷：原則是內容完整、數據準確、條理清晰、填寫規(guī)范、查閱方便、合理邏輯（不是越多越好）。（宏觀和微觀）文件編制管理文件編制管理 文件的積累文件的積累 按照公路工程項目建設活動的工作程序，通過一定的方式和按照公路工程項目建設活動的工作程序，通過一定的

18、方式和方法，將公路工程建設活動中產生和形成的各種文件材料適方法，將公路工程建設活動中產生和形成的各種文件材料適當集中，妥善保管。當集中，妥善保管。 積累范圍積累范圍-利用價值利用價值 積累方式：臨時檔案室、檔案人員和專業(yè)技術人員的平積累方式：臨時檔案室、檔案人員和專業(yè)技術人員的平時積累時積累管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的積累文件的積累措施措施 以公路施工程序和有關標準、規(guī)范為依據，實行建設項目全以公路施工程序和有關標準、規(guī)范為依據，實行建設項目全過程的檢查監(jiān)督；過程的檢查監(jiān)督； 抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好公路工程文件形成、積累的管理工作；抓住薄弱環(huán)節(jié)，做好公路工程文件形成、積累的管理工作；

19、 實行實行“三納入三納入”（建設計劃、工作程序、崗位職責），形成（建設計劃、工作程序、崗位職責），形成制度化；制度化； 運用經濟原則，加強監(jiān)督管理；運用經濟原則，加強監(jiān)督管理； 認真貫徹認真貫徹檔案法檔案法和檔案工作的法規(guī)性文件，以法律手段和檔案工作的法規(guī)性文件，以法律手段進行督促和檢查，做好形成和積累工作。進行督促和檢查，做好形成和積累工作。管理不嚴 文件編制管理文件編制管理文件的收集文件的收集 收集是指把分散形成的具有保存價值的工程管理文件材料，通過接收、收集是指把分散形成的具有保存價值的工程管理文件材料，通過接收、征集，采取有效的措施集中起來，統(tǒng)一保存的工作。征集，采取有效的措施集中起來

20、，統(tǒng)一保存的工作。 收集方式：典型形式、補充形式收集方式：典型形式、補充形式 收集措施：以法律法規(guī)為指導、遵循文件自然形成規(guī)律、把好質量關、查收集措施：以法律法規(guī)為指導、遵循文件自然形成規(guī)律、把好質量關、查漏補遺漏補遺 所有文件材料的成文部門或個人按要求定期送交給各單位的資料所有文件材料的成文部門或個人按要求定期送交給各單位的資料管理員；管理員； 各單位的資料管理員按要求定期向各成文部門或個人收集文件材各單位的資料管理員按要求定期向各成文部門或個人收集文件材料；料； 各單位的資料管理員按要求定期向管理組送交本單位某一周期內各單位的資料管理員按要求定期向管理組送交本單位某一周期內形成的文件材料；

21、形成的文件材料；管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的收集文件的收集 承包人是以計量期數為送交周期，其流程為：承包人專業(yè)技承包人是以計量期數為送交周期，其流程為：承包人專業(yè)技術人員資料收集術人員資料收集現場監(jiān)理審核簽字現場監(jiān)理審核簽字承包人資料整理匯總承包人資料整理匯總每期計量前送交監(jiān)理處審核匯總（審核合格）每期計量前送交監(jiān)理處審核匯總（審核合格）管理組核管理組核簽（審核合格）簽（審核合格）業(yè)主或總監(jiān)辦簽準計量支付。送交時間業(yè)業(yè)主或總監(jiān)辦簽準計量支付。送交時間業(yè)主自定（如監(jiān)理處的審核截止日期變化，審核時間相應變主自定（如監(jiān)理處的審核截止日期變化，審核時間相應變化），送交的為本期計量的相關質

22、量保證資料，確保資料的化），送交的為本期計量的相關質量保證資料，確保資料的及時和完整性。及時和完整性。 監(jiān)理處以單位工程為送交周期，其流程為：監(jiān)理資料收集監(jiān)理處以單位工程為送交周期，其流程為：監(jiān)理資料收集（包括試驗室、專業(yè)工程師、監(jiān)理組、監(jiān)理處的所有工程監(jiān)（包括試驗室、專業(yè)工程師、監(jiān)理組、監(jiān)理處的所有工程監(jiān)理文件）理文件）監(jiān)理處資料匯總監(jiān)理處資料匯總管理組審核歸檔。管理組審核歸檔。管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的收集文件的收集 公司和總監(jiān)辦每半年或一年送交資料，其流程為：各部門文公司和總監(jiān)辦每半年或一年送交資料，其流程為：各部門文件收集（中心試驗室、各職能部門、工作站的相關工程文件）

23、件收集（中心試驗室、各職能部門、工作站的相關工程文件）業(yè)主資料室審核文件匯總業(yè)主資料室審核文件匯總管理組復核歸檔。管理組復核歸檔。 各單位的文件材料將原件送交至管理組臨時歸檔，并復印一各單位的文件材料將原件送交至管理組臨時歸檔，并復印一份為本單位保存臨時歸檔，待工程結束后統(tǒng)一再送交至管理份為本單位保存臨時歸檔，待工程結束后統(tǒng)一再送交至管理組。組。 每次文件材料的送交和收集都應該有詳細的清單目錄（打印每次文件材料的送交和收集都應該有詳細的清單目錄（打印件和電子版各一份）和收發(fā)文登記。件和電子版各一份）和收發(fā)文登記。 本項目通車三個月內，承包人和監(jiān)理單位應全部完成質量文本項目通車三個月內，承包人和

24、監(jiān)理單位應全部完成質量文件和管理文件的送交和收集工作。件和管理文件的送交和收集工作。管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的初步鑒定文件的初步鑒定文件的質量鑒定文件的質量鑒定原始性鑒定：文件本身是原件，真實原始性鑒定：文件本身是原件，真實 完整性鑒定完整性鑒定 ：整個施工周期的文件完整性，單項文件完：整個施工周期的文件完整性，單項文件完整性整性 ，單份文件的鑒定，單份文件的鑒定 準確性鑒定：文件內容與實際情況一致，文件相互之間準確性鑒定：文件內容與實際情況一致，文件相互之間在內容上協(xié)調一致在內容上協(xié)調一致 規(guī)范性鑒定規(guī)范性鑒定 ：周期內的文件歸檔規(guī)范性：周期內的文件歸檔規(guī)范性 ，案卷立卷的規(guī)

25、，案卷立卷的規(guī)范性范性 ，單份文件的規(guī)范性，單份文件的規(guī)范性 管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的初步鑒定文件的初步鑒定保存期限的鑒定保存期限的鑒定為永久（為永久（50年以上）年以上）長期（長期（1649年）年）短期（短期（15年以下）年以下）臨時（臨時（5年以下）年以下） 管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的立卷文件的立卷 立卷是將若干文件按形成規(guī)律和有機聯系組成案卷的過程。立卷是將若干文件按形成規(guī)律和有機聯系組成案卷的過程。 遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用值，便于保管和利用 立卷的要

26、求立卷的要求 準確反映施工周期內的公路工程管理的真實情況準確反映施工周期內的公路工程管理的真實情況 內容必須真實、準確、完整內容必須真實、準確、完整 齊全的審批簽章手續(xù)齊全的審批簽章手續(xù) 材料必須符合耐久性要求，利于長期保存材料必須符合耐久性要求，利于長期保存 一律使用有裝訂線的稿紙或專用打印紙一律使用有裝訂線的稿紙或專用打印紙 已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制已破損的文件應予修整，字跡模糊或易退變的文件應予復制管理不嚴 文件編制管理文件編制管理 文件的立卷文件的立卷 立卷措施立卷措施各單位管理員應將收集的資料按范本要求進行立卷，通常以一各單位管理員應將收集的資料按范本要求進行立卷，通常以一個或若干個分項工程為某一立卷單位，案卷厚度不宜超過個或若干個分項工程為某一立卷單位，案卷厚度不宜超過25mm（250張紙左右），；張紙左右），；管理組分別對各單位可能成為某一案卷單位的文件材料各設置管理組分別對各單位可能成為某一案卷單位的文件材料各設置一個標準檔案盒，分別對每次的送交資料根據要求投放到相應一個標準檔案盒，分別對每次的送交資料根據要求投放到相應的檔案盒中；的檔案盒中；立卷的首頁應有清單，對本卷中已經收錄的文件做記錄，以確立卷的首頁應有清單，對本卷中已經收錄的文件做記錄，以確保立卷的完整性和成套性；保立卷的完整性和成套性；