淺談合同管理存在的問題及解決措施

1、淺談合同管理存在的問題及解決措施法律事務(wù)及合規(guī)管理部何玉鳴什么是合同管理？有的人將合同的訂立視為合同管理、有的人將合同管理視為合同文件管理、有的人將加蓋印章行為視為合同管理、也有的人將審查合同視為合同管理，這些觀點(diǎn)都是片面的，不利于合同管理制度的建立和完善。合同管理是指以實(shí)現(xiàn)合同價(jià)值為目的，以合同為管理對(duì)象，依照法律、法規(guī)等規(guī)定，在合同從準(zhǔn)備、談判、訂立、生效、履行、變更、解除、爭(zhēng)議解決、終止直至立卷歸檔整個(gè)過程的管理行為。其可分為三個(gè)部分：事前管理（合同書形成過程）、事中管理（合同履行過程）和事后管理（如合同不適當(dāng)履行時(shí)，違約責(zé)任的處理等）。我公司的合同文書主要有兩大類，一類是商業(yè)合同（信托

2、和固有業(yè)務(wù)涉及的法律文件），一類是勞動(dòng)合同（不在討論范圍）。合同種類繁多、數(shù)量巨大及管理制度的不健全，使得合同日常管理難免存在疏漏和不暢，了解和分析現(xiàn)行的合同審查流程和管理職責(zé)有助于合同管理制度的規(guī)范化，有助于合規(guī)建設(shè)的推進(jìn)和合規(guī)文化的建立。通過對(duì)合同審查工作的總結(jié)和分析，發(fā)現(xiàn)并提出存在的下列四個(gè)主要問題及解決措施。一、存在的主要問題（一）合同管理的模式問題通常情況下，多數(shù)公司的合同管理模式一般采用公司法律事務(wù)管理部門統(tǒng)一歸口管理和各業(yè)務(wù)部門（合同承辦部門）分級(jí)管理的模式。法律事務(wù)管理部門作為合同的統(tǒng)一管理部門，對(duì)合同的簽訂和履行負(fù)有規(guī)范、監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)的職責(zé)：如審查合同文本的合法合規(guī)性；獲

3、得業(yè)務(wù)部門所有合同臺(tái)帳和履約情況統(tǒng)計(jì)報(bào)告以便用于監(jiān)督和檢查；有權(quán)在第一時(shí)間獲得公司內(nèi)部和外部自查和他查反饋的意見并提出整改建議；具有和業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門及外聘專家就合同審查事項(xiàng)進(jìn)行溝通的權(quán)利等等。但目前公司合同管理并沒有實(shí)行正真的合同歸口管理，法律事務(wù)管理部門無(wú)法掌握合同履約情況，法律事務(wù)管理部門、業(yè)務(wù)部門、相關(guān)職能部門及外聘專家之間缺乏有效的溝通機(jī)制，合同管理模式為粗放式管理模式。例如，公司合同文本的編號(hào)隨意性較大，存在各部門自行編號(hào)、各承辦人員自行編號(hào)、同類型和不同類型的關(guān)聯(lián)合同編號(hào)沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)等情況，其不利于合同文本的歸檔和查詢，合同編號(hào)的規(guī)范程度是一個(gè)公司的合同管理狀況細(xì)節(jié)的反映。

4、另外，還存在業(yè)務(wù)部門對(duì)合同的訂立、履行和執(zhí)行的全過程所應(yīng)擔(dān)負(fù)責(zé)任的認(rèn)識(shí)誤區(qū)，甚至個(gè)別觀點(diǎn)認(rèn)為法律事務(wù)管理部門應(yīng)負(fù)合同的全部責(zé)任，這些情況都不利于合同的日常規(guī)范管理及責(zé)任人制度的建立。（二）合同管理的制度問題建立合理的合同管理制度是合同管理規(guī)范化、制度化、效率化的前提和基礎(chǔ)，合同管理制度應(yīng)包含合同承辦人制度、審核會(huì)簽制度、審查制度、監(jiān)督和檢查制度、重大合同備案制度等，其主要內(nèi)容為：合同的歸口管理；合同資信調(diào)查、審查、審批、會(huì)簽、登記、簽訂和備案；授權(quán)書的簽發(fā)和管理；合同示范文本管理；合同專用章管理；合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計(jì)與考核檢查；合同管理人員培訓(xùn)；合同管理獎(jiǎng)懲與掛鉤考核等。通過建立合

5、同管理制度做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理和考核都處于有效的控制狀態(tài)。目前公司在合同管理制度上存在一些問題。例如，沒有建立合同歸口管理制度；部分項(xiàng)目資信調(diào)查存在內(nèi)容不詳實(shí)（如資料的準(zhǔn)確性、真實(shí)性和合法性）、調(diào)查程序簡(jiǎn)單復(fù)制及調(diào)查結(jié)論的同質(zhì)化；對(duì)合同變更、履行缺乏有效監(jiān)督；合同歸口管理部門缺少合同履行資料，以至無(wú)法監(jiān)管；合同示范文本未能有效使用；缺少有效的合同責(zé)任人制度、考核機(jī)制及獎(jiǎng)懲措施等等。（三）合同審查的法律建議未能被充分注意合同審查包括業(yè)務(wù)審查和法律審查，法律審查是合同管理的核心環(huán)節(jié)，具審查目的在于解決三個(gè)問題：一是合同的合法、合規(guī)性，審查內(nèi)容包括：

6、當(dāng)事人有無(wú)簽訂、履行該合同的民事權(quán)利能力和行為能力；當(dāng)事人的意思表達(dá)是否真實(shí)、一致；合同是否存在法律規(guī)定的無(wú)效情形；簽字的合同經(jīng)辦人是否獲得有效授權(quán)；關(guān)聯(lián)合同的實(shí)際簽訂程序是否符合法律法規(guī)或公司內(nèi)部規(guī)定。二是合同的嚴(yán)密性，審查內(nèi)容包括：約定條款是否存在違背法律、法規(guī)和政策文件的情形；合同當(dāng)事人的權(quán)利、義務(wù)之間是否存在沖突；合同應(yīng)具備的業(yè)務(wù)上條款是否齊全；文字表述是否確切無(wú)誤且無(wú)歧義。三是合同的可行性和利益性，審查內(nèi)容包括：合同當(dāng)事人特別是對(duì)方是否具備履行合同的能力和條件；預(yù)計(jì)取得的利益和可能承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)；是否對(duì)合同非正常履行時(shí)可能遭受的經(jīng)濟(jì)損失進(jìn)行預(yù)測(cè)。目前公司在對(duì)待法律審查建議是否被有效采納上

7、存在一些認(rèn)識(shí)上的偏差。例如，對(duì)合同的當(dāng)事人、內(nèi)容和形式上提出的法律建議，尤其是技術(shù)性合同條款，個(gè)別人員存在理解上的偏差，從而影響合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施的建立。有的業(yè)務(wù)人員盲目遵從商業(yè)習(xí)慣，抵制法律事務(wù)管理部門對(duì)業(yè)務(wù)工作的正常監(jiān)督，對(duì)潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)不管不顧，產(chǎn)生法律糾紛后卻又責(zé)怪法律事務(wù)管理部門失職。（四）重視靜態(tài)管理、忽視動(dòng)態(tài)管理，合同履行監(jiān)控不足在合同的履行、變更或解除、終止過程中，有效的合同履行跟蹤、監(jiān)督、管理和控制機(jī)制的缺乏是合同糾紛多發(fā)的主要原因，這也是合同管理的重點(diǎn)階段。合同履行是指對(duì)合同約定的權(quán)利和義務(wù)的執(zhí)行，這需要合同承辦人的細(xì)致周密工作；履行監(jiān)控是指為保護(hù)合同的正當(dāng)履行而建立的合同執(zhí)

8、行調(diào)整和控制制度。履行監(jiān)控機(jī)制的建立的前提是合同管理機(jī)構(gòu)、人員和職責(zé)制度的落實(shí)，合同臺(tái)賬、檔案制度的建立健全，如此才能使得合同管理制度化、簽約和履行行為規(guī)范化。對(duì)合同履行的監(jiān)控，目前公司存在不足之處，如給與合同談判等前期階段的關(guān)注度、經(jīng)費(fèi)和人員等方面的投入比例，而對(duì)合同簽訂之后的合同履行階段，則往往存在重視不足、管理不到位等情況。二、解決措施和合理化建議（一）建立合理、有效的合同管理模式建立健全合同管理制度，要注意三個(gè)方面。首先，落實(shí)合同管理的機(jī)構(gòu)、人員配備和人員培訓(xùn)，建立合同歸口審查和分級(jí)管理制度，使合同管理逐步規(guī)范化、制度化。其次，明確合同業(yè)務(wù)部門和承辦人、合同審查部門和承辦人、合同批準(zhǔn)機(jī)

9、構(gòu)和人員及合同歸檔部門和承辦人的職責(zé)。最后，規(guī)章制度一經(jīng)制定，除了嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行外，還應(yīng)有相應(yīng)的措施以保證該項(xiàng)制度的得以更新，以適應(yīng)法律法規(guī)、政策方面及商業(yè)習(xí)慣的變化。合理的合同管理模式不應(yīng)是靜態(tài)的、不應(yīng)是針對(duì)某個(gè)時(shí)點(diǎn)、也不僅僅是某個(gè)部門的事務(wù)，而應(yīng)該是動(dòng)態(tài)、連續(xù)、相關(guān)責(zé)任部門共同的管理過程，其中包括：對(duì)合同相對(duì)人資信狀況的調(diào)查、合同條款的談判、合同樣本的起草和制定、技術(shù)性條款的設(shè)立、特別條款的約定、爭(zhēng)議事項(xiàng)解決機(jī)制的設(shè)立、合同的簽訂、合同的履行及爭(zhēng)議發(fā)生時(shí)相關(guān)部門的聯(lián)動(dòng)等一系列環(huán)節(jié)。合同的法律審查就是圍繞這一系列具體環(huán)節(jié)而展開的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和實(shí)時(shí)控制活動(dòng)，是整個(gè)合同管理的核心，但其也離不開相關(guān)部門

10、依各自職責(zé)和從各自角度的密切合作。在具體操作上，對(duì)合同管理實(shí)行歸口、分級(jí)、劃塊管理模式；合同歸口管理部門為合同一級(jí)管理部門；負(fù)責(zé)為業(yè)務(wù)部門提供法律服務(wù)，建立健全合同管理制度，監(jiān)督檢查和考核合同管理情況，參與重大合同的論證、談判、起草、審查、簽訂及合同糾紛的處理，統(tǒng)一管理法定代表人授權(quán)委托書和公證事宜，負(fù)責(zé)合同備案文本的管理，考核合同管理人員，組織合同管理知識(shí)培訓(xùn)等；各業(yè)務(wù)部門為合同二級(jí)管理部門，負(fù)責(zé)本部門的合同立項(xiàng)、可行性調(diào)查、文本草擬、簽訂、履行、爭(zhēng)議解決和履行過程中的檔案管理等，并向合同歸口管理部門定期匯總、上報(bào)合同履行情況；相關(guān)部門負(fù)責(zé)合同專用章的使用及合同履行完成后的文本歸檔工作。（二

11、）切實(shí)把好項(xiàng)目調(diào)查、合同審查和履行監(jiān)督環(huán)節(jié)在談判和簽訂合同時(shí)，嚴(yán)格審查合同當(dāng)事人的主體資格、資信情況和履約能力，必要時(shí)可向公司要求法律事務(wù)管理部門配合協(xié)助調(diào)查。業(yè)務(wù)承辦人員應(yīng)對(duì)涉及的業(yè)務(wù)事實(shí)詳細(xì)告知合同審查人員，在對(duì)合同背景了解的基礎(chǔ)上認(rèn)真對(duì)合同條款加以推敲，確保合同應(yīng)具備的條款齊全、準(zhǔn)確；確保文字表述確切無(wú)誤，避免條款之間的矛盾性；使用格式合同時(shí)應(yīng)注意避免存在免除其責(zé)任、加重對(duì)方責(zé)任、排除對(duì)方主要權(quán)利等情形出現(xiàn)；對(duì)加強(qiáng)對(duì)合同變更、新增程序文件的管理；及時(shí)適當(dāng)履行發(fā)送正確的函件等通知義務(wù)；重視證據(jù)（資料）的保留及保證其有效性；及時(shí)行使合同權(quán)利以確保訴訟時(shí)效。同時(shí)，可建立重大項(xiàng)目和合同專項(xiàng)審查管

12、理制度。（三）提高合同管理人員素質(zhì)加強(qiáng)合同管理部門和合同管理人員，特別對(duì)管理層和機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)應(yīng)是公司合同管理的首要任務(wù)，如此可以提高全員的合同管理意識(shí)，產(chǎn)生業(yè)務(wù)未動(dòng)、法律先行”的全局觀念。提高合同管理人員素質(zhì)首先是做好下列兩個(gè)方面：一要選好合同審查和管理的專職人員；二要建立崗位責(zé)任制，明確責(zé)、權(quán)、禾除此之外還應(yīng)加強(qiáng)業(yè)務(wù)和法律培訓(xùn)，法律培訓(xùn)應(yīng)側(cè)重民法通則、合同法、信托法、擔(dān)保法、物權(quán)法、公司法及刑法等基本常識(shí)方面。通過學(xué)習(xí)培訓(xùn)，使得公司全員都能掌握基本法律知識(shí)和簽約技巧。例如，能區(qū)分和認(rèn)識(shí)到要約和要約邀請(qǐng)的不同構(gòu)成要件和法律后果；能區(qū)別沒有代理權(quán)、超越代理權(quán)和表見代理的差異；能認(rèn)識(shí)無(wú)效合同、可撤銷

13、合同和有效合同的差別；在合同簽署過程中，合同承辦人會(huì)有意識(shí)地看擬蓋章的合同全部條款是否與已審查的合同條款相一致，合同對(duì)方加蓋的公章是否為有效的公章（而不是加蓋部門章，分公司是否獲得總公司授權(quán)，簽字的經(jīng)辦人是否有有效的授權(quán)書），加蓋的公章是否清晰可辨及擬蓋章處的合同主體名稱是否與合同約定權(quán)利義務(wù)一致（如有的合同保證人名稱被變更見證人），在合同文本上修改過的地方對(duì)方當(dāng)事人是否蓋公章予以確認(rèn)；止匕外，還能加強(qiáng)和提高防詐騙（刑事）、反欺詐（民事）的識(shí)別能力等等。（四）建立靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的合同管理制度采取靜態(tài)和動(dòng)態(tài)相結(jié)合的管理方式，以減少合同管理中期和后期爭(zhēng)議的發(fā)生及避免措施建立的滯后性，對(duì)合同的履行情況進(jìn)行全程跟蹤。在合同糾紛處理完畢后，公司應(yīng)對(duì)整個(gè)事件過程作出評(píng)估和總結(jié)，在根據(jù)成因分清責(zé)任基礎(chǔ)上實(shí)行責(zé)任追究制。例如，對(duì)合同的履行和資金劃付予以監(jiān)督和管理，通過監(jiān)督可以知道各類合同的履行情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便及時(shí)向相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)反饋，防止或降低違約行為的發(fā)生。合同資金的劃付、匯入及合同清算作為合同履行的主要環(huán)節(jié)和內(nèi)容，可由業(yè)務(wù)部門、財(cái)務(wù)部門、法律事務(wù)管理部門密切配合把好此環(huán)節(jié)?？v觀當(dāng)前市場(chǎng)，對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的控制，多數(shù)公司存在重訴訟、輕預(yù)防的心理。事實(shí)上，對(duì)合同法律風(fēng)險(xiǎn)的控制，一個(gè)公司的核心能力并非是其訴訟能力（具有不可控制性），而應(yīng)該是合同的管理能力（具有可預(yù)期性）。健全