第一章工作基本準(zhǔn)則

1、2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則1第一章 工作的基本準(zhǔn)則2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則2上司呼叫自己時(shí)，應(yīng)以對(duì)方能清晰聽見的聲音回答：是，然后攜帶備忘用紙和文具，迅速走向上司。站在上司辦公桌前，輕輕點(diǎn)頭后，再移向距離上司一步的左側(cè)，挺直背脊站立。接受指示時(shí)應(yīng)一面記錄，直到最后。指示內(nèi)容應(yīng)澈底理解。上司指示完畢后才能發(fā)問。需將指示內(nèi)容復(fù)誦一次。當(dāng)指示內(nèi)容無法和現(xiàn)在的工作配合或如期完成時(shí)，不可擅自判斷，應(yīng)請(qǐng)示上司，以免出錯(cuò)。若非直屬上司的指示，需向直屬上司報(bào)告，獲其同意。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則3 要親自向下達(dá)指示的上司報(bào)告；不可由他人代勞，那是錯(cuò)誤的態(tài)度。 報(bào)告必須爭(zhēng)取時(shí)效。 應(yīng)依結(jié)論理由經(jīng)

2、過的順序報(bào)告。 事實(shí)與意見必須清楚區(qū)別。 內(nèi)容較復(fù)雜時(shí)，需添加適切的資料，使上司易于理解。 配合報(bào)告內(nèi)容的緊急度、難易度、重要度等，選擇作口頭報(bào)告或書面報(bào)告?！緢?bào)告的種類】 中間報(bào)告工作進(jìn)度、發(fā)現(xiàn)問題等的報(bào)告。 結(jié)果報(bào)告工作完成的報(bào)告。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則4【應(yīng)記錄的事項(xiàng)】出席會(huì)議時(shí)，會(huì)議中討論的過程及決定、指示的事項(xiàng)，都必須記錄下來。在自己部門里，若有商議或研討，其內(nèi)容亦需作成記錄。上司呼叫時(shí)，應(yīng)攜帶記事本前往，寫下指示或連絡(luò)的內(nèi)容。因公外出或前往拜訪客戶時(shí)，也應(yīng)將過程的重點(diǎn)摘錄下來。有客人來訪時(shí)，需將對(duì)談的內(nèi)容簡(jiǎn)單記下?？磮?bào)紙時(shí)，記事本應(yīng)擺在手邊。遇到公司的報(bào)導(dǎo)或業(yè)界的動(dòng)態(tài)消息，

3、應(yīng)隨手記錄或作成剪報(bào)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則5時(shí)間（When）調(diào)查日期、決定日期、舉行日期、開始日期、期限等，都應(yīng)正確記錄。地點(diǎn)(Where)場(chǎng)所、會(huì)場(chǎng)等，必須記錄清楚。對(duì)象(Who)無論傳達(dá)者或接受者，只要是主詞都需記載。原因(Why)原因、理由等。目的(What)文件的目的。手段(How)方法、做法。數(shù)量(How Much)預(yù)算、經(jīng)費(fèi)等。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則6【提前上班】 一天的工作是從早晨上班開始，應(yīng)該于規(guī)定時(shí)間五分鐘前抵達(dá)公司，迅速做好工作前的準(zhǔn)備。提前抵達(dá)公司，不但時(shí)間上比較充裕，心情也較輕松，工作起來自然就順利多了。坐下后，應(yīng)先看看當(dāng)天的日程表。對(duì)于會(huì)議、訪客、連

4、絡(luò)等事項(xiàng)所約定的時(shí)間，尤需遵守。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則7桌上必須整理干凈再下班。重要文件應(yīng)收放于規(guī)定的保管場(chǎng)所。先確認(rèn)好翌日的預(yù)定業(yè)務(wù)。翌日需外出或出差時(shí)，應(yīng)先向上司報(bào)告，然后在日程登記板上寫下外出地點(diǎn)。最后一個(gè)離開公司時(shí)，需檢查電燈、火源、水龍頭、各種機(jī)械的電源、鎖等，已否切斷電源或上鎖。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則8【休假 請(qǐng)假】 事前需征得上司的同意（需考慮工作的繁忙狀況）。 事出突然，無法上班時(shí)，應(yīng)于開始上班的時(shí)間，打電話向上司報(bào)告，上司不在則與同事連絡(luò)。 有時(shí)（清晨或緊急時(shí)）亦可打電話至上司住處報(bào)告。 長(zhǎng)期休假時(shí)，應(yīng)向上司說明自己的連絡(luò)地點(diǎn)、電話?！局苯釉谕馇⒐?應(yīng)先向上

5、司報(bào)告。 前一天并需在日程登記板上，載明洽公地點(diǎn)及預(yù)定返回公司的時(shí)間。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則9應(yīng)先向上司報(bào)告。要在日程登記板上載明洽公地點(diǎn)及直接返家理由。業(yè)務(wù)辦好后，應(yīng)和公司連絡(luò)?！就獬鰰r(shí)】縱使外出辦理的事，上司早已知曉，但仍應(yīng)向上司報(bào)告：為商量，必須到，并在日程登記板上載明洽公地點(diǎn)和預(yù)定返回公司的時(shí)間。同時(shí)也要告訴同事。外出后，最遲半天要與公司連絡(luò)一次。變更預(yù)定行程時(shí)，必須與公司連絡(luò)，并托同事代為修改日程登記板上的登記事項(xiàng)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則10【絕對(duì)禁止因私事外出】【友人突然來訪時(shí)】【不能打私人電話】私人電話必須在休息時(shí)間到公共電話去打。不管有多緊急，若是私人電話，都需

6、經(jīng)上司同意，才能離開位子，到公共電話去打。即使對(duì)象是公司內(nèi)的同事，只要是私事，也應(yīng)在休息時(shí)間利用公共電話連絡(luò)?！静槐匾乃饺宋锲凡豢蓭е赁k公室】【禁止閑談或耳語】2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則11【辦公桌】工作忙碌時(shí)，桌上容易顯得凌亂，所以，工作中最好隨時(shí)保持桌面的整齊。抽屜內(nèi)也要整理。認(rèn)為看不見的地方就不必整理，是個(gè)大錯(cuò)特錯(cuò)的想法。離開座位或下班時(shí)尤需注意。即使是離席片刻，桌面也要略作整理。太散亂容易被認(rèn)為邋遢。下班時(shí)，桌上不可殘留任何物品。離開座位時(shí)，椅子要放進(jìn)桌面下?！疚木摺课木邞?yīng)整理好，以便利任何人使用。文具使用完畢，應(yīng)放回原位。不可認(rèn)為文具既便宜又多，就隨意浪費(fèi)。2022-5-7成功

7、的工作準(zhǔn)則12 公司內(nèi)物品應(yīng)放置在能方便使用的地方。 使用后應(yīng)放回原位、恢復(fù)原來狀態(tài)。 無論物品多廉價(jià)，均屬公司成本的一部分，因此，不可作無謂的浪費(fèi)。8 工作的基礎(chǔ)從設(shè)定目標(biāo)至結(jié)果的評(píng)價(jià)（評(píng)核） 目標(biāo) 應(yīng)先了解工作的目的，明了工作進(jìn)度、完成日期等，以利逐步達(dá)成目標(biāo)。 計(jì)劃 找出有效達(dá)成目標(biāo)（內(nèi)容、目的、完成日期）的方法。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則13執(zhí)行 依據(jù)計(jì)劃，正確、迅速的加以執(zhí)行。 應(yīng)如期完成。 如果無法按預(yù)定進(jìn)行，不得不變更計(jì)劃時(shí)，必須向上司報(bào)告， 接受上司的指示或建議，避免擅自決定。 中途遇有重要問題，應(yīng)與上司商量。評(píng)價(jià)（評(píng)核） 確認(rèn)有無按計(jì)劃進(jìn)行？有無達(dá)成目標(biāo)？ 無法順利完成時(shí)

8、，應(yīng)檢討其原因。 順利完成后，也要確認(rèn)成功的理由。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則14工作并不是從任一件開始都無所謂，應(yīng)有輕重緩急之分。決定先后順序的要素如下： 期限（完成日期）。 重要度（工作的重要程度）。 性質(zhì)（能獨(dú)立完成或需與他人配合）。應(yīng)該擬定縝密而實(shí)際可行的計(jì)劃，按部就班推展工作。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則15一般說來，工作的進(jìn)行步驟如下：接受工作的指示 命令搜集相關(guān)資料 情報(bào)思考工作的順序、方法決定順序、方法擬好日程表執(zhí)行檢討 評(píng)價(jià)報(bào)告2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則16【對(duì)自己的工作產(chǎn)生質(zhì)疑】【問題的種類】 障礙的問題：即令人感覺因擾的問題。 不符基準(zhǔn)的問題 指銷售量無法達(dá)到基準(zhǔn)

9、、顧客抱怨的發(fā)生率高于一般基準(zhǔn)、錯(cuò)誤件數(shù)增加等問題 課題的問題：為達(dá)成目標(biāo)所需解決的改善問題等。 創(chuàng)造的問題 指擴(kuò)展新產(chǎn)品部門或開發(fā)新系統(tǒng)等的問題。眼光若能放遠(yuǎn)，肯以積極的態(tài)度向更上一層挑戰(zhàn)時(shí)，自然會(huì)產(chǎn)生這種形態(tài)健全的問題意識(shí)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則17【有顧客才有工作】 沒有設(shè)定顧客的存在而進(jìn)行的工作，或只考慮自己的希望，欲求所做的工作，必然不會(huì)成功。有許多事實(shí)可以證明，唯有肯為顧客設(shè)想的店鋪才會(huì)生意興隆，不考慮客戶需要的企業(yè)則會(huì)逐漸衰微。【任何部門的員工都必須要有顧客意識(shí)】 需經(jīng)常接觸顧客的營(yíng)業(yè)部門員工，當(dāng)然會(huì)熱心學(xué)習(xí)接待顧客與服務(wù)顧客的方法，但這并不表示，制造部門或其他事務(wù)部門，

10、 罕與顧客接觸的員工，便不需有顧客意識(shí)。其實(shí)，所有部門的員工都要有顧客意識(shí)去工作才對(duì)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則18【利益是由每位員工創(chuàng)造的】 公司不搖錢樹，每位員工都得努力工作，獲取利益?！静蛔鰻繌?qiáng)、浪費(fèi)的工作】 所謂牽強(qiáng)，是指手段太小與實(shí)質(zhì)不配合。 另一種所謂的浪費(fèi)，正好與牽強(qiáng)的情形相反，意味與 工作的目的相較，手段顯得太大?！緳z討自己的行動(dòng)】 進(jìn)行工作之前，先要考慮整體的目的，再選擇最適于目的的方法或手段，這是有效工作的要訣。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則19【何謂品質(zhì)】 品質(zhì)原有高級(jí)品之意，或表示事物價(jià)值的相對(duì)性，如品質(zhì)好壞等?！救绾翁岣咂焚|(zhì)】 工作的進(jìn)行方法必須正確。 先完成指示

11、部份的工作，是為先決條件。 先做上司指示、命令的事，固然沒錯(cuò)，但動(dòng)手進(jìn)行之前，先 明確了解工作的目的，找出能使工作更迅速、順利完成的方法，更為重要。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則20商業(yè)文書在資訊傳達(dá)方面，應(yīng)必須注意以下幾項(xiàng)基本原則： 正確 易懂 迅速 價(jià)廉【正確】 傳達(dá)的內(nèi)容必須正確。 主詞與受詞必須明確表示。 避免含糊的文意表現(xiàn)，或模棱兩可的解釋。 需檢查有無漏掉必要項(xiàng)目。 反復(fù)檢查有無錯(cuò)字或脫落字。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則21 宜使用平易的文字。 應(yīng)以配合對(duì)方立場(chǎng)和知識(shí)的方式說明。 先敘述結(jié)論，再寫理由、說明和參考事項(xiàng)。詳細(xì)內(nèi)容則以附注方式說明。 依重要度的順序書寫。 要點(diǎn)需分段書

12、寫。 先寫標(biāo)題，內(nèi)容方能一目了然。 文書宜簡(jiǎn)短。 宜采條列式書寫。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則22 【公司內(nèi)部的文書】 公司發(fā)給內(nèi)部的文書有：簽呈、報(bào)告書、會(huì)議記錄等。 【報(bào)告書的寫法】 不可失去時(shí)效。要注意提出報(bào)告書的日期。 報(bào)告內(nèi)容宜簡(jiǎn)潔。 報(bào)告書有規(guī)定格式時(shí)，依格式書寫。 文筆應(yīng)平易簡(jiǎn)潔。 應(yīng)先敘述重要事項(xiàng)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則23 欲陳述個(gè)人意見時(shí)，應(yīng)與客觀事實(shí)分別清楚，以另一項(xiàng)目書寫。 應(yīng)載明資訊來源。 有助了解報(bào)告書內(nèi)容的資料，需作成附件。 注意主旨是否明確。 寫好后應(yīng)多看幾遍。17 報(bào)告內(nèi)容宜簡(jiǎn)潔，結(jié)論要清楚 宜簡(jiǎn)潔。 結(jié)論必須清楚。 格式以容易閱讀為上。 注意數(shù)字有

13、無錯(cuò)誤。【寫報(bào)告的15項(xiàng)檢查要點(diǎn)】 文句是否簡(jiǎn)潔？ 文字表現(xiàn)是否淺顯易懂？ 是否有容易被誤解的表達(dá)？ 2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則24 標(biāo)題的內(nèi)容是否一致？ 傳述的內(nèi)容是否整理妥當(dāng)？ 文體有無混亂或矛盾？ 是否采條列式說明較容易理解？ 專門術(shù)語或外語是否使用過多？ 數(shù)字和專有名詞是否有誤？ 標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或分段是否恰當(dāng)？ 有無錯(cuò)別字、漏字或簡(jiǎn)體字？ 有無使用俗語、流行語、差別語或失體的詞語？ 資訊來源有無明確記載？ 圖表是否寫在適當(dāng)位置？ 所附資料有無脫落？2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則25 文章語氣要懇切，不可有失禮之處。 避免使用難字或古語，以平易、簡(jiǎn)潔的現(xiàn)代式表現(xiàn)為佳。 有錯(cuò)別字或漏字是最不

14、禮貌的事，所以，信函寫好后應(yīng)再檢查幾次。 不僅文章要注意，以下幾點(diǎn)也很重要。 印刷品質(zhì) 用紙種類 決定用文書處理要或打字機(jī)書寫 或使用毛筆（有時(shí)因?qū)Ψ缴矸莼騼?nèi)容所需，要使用毛筆）除此之外， 內(nèi)容或體裁還須注意格調(diào)。 不可延誤時(shí)機(jī)。 2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則26 【文件的整理要點(diǎn)】 文件不要積壓，應(yīng)當(dāng)天處理。 待處理的文件要讓有關(guān)的人知道。 要仔細(xì)處理。 應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定的檔案制度，將文件歸檔。 要讓每個(gè)人都便于利用。 要以每個(gè)人都容易看見、容易使用的方式歸檔。 不要的即廢棄。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則27【離席或下班時(shí)】 即使是很快就返回座位，桌上的文件也應(yīng)整理好或翻面遮住。 下班時(shí)，

15、文件應(yīng)完全整理妥當(dāng)。 公司內(nèi)電話本應(yīng)收藏在能上鎖的柜子里或抽屜內(nèi)。 【攜帶文件時(shí)】 在公司內(nèi)走動(dòng)時(shí)，避免文件露出讓第三者看見。 在電梯內(nèi)或通道上，不要取出文件觀看。 為避免遺失或遺忘，每次取、收文件時(shí)，都要點(diǎn)算件數(shù)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則28 文件以在公司內(nèi)處理為原則。 不得不帶出公司外時(shí)，需經(jīng)上司同意，并辦理規(guī)定手續(xù)。 需確認(rèn)欲帶出文件的數(shù)量。 應(yīng)放入公文封或公事包內(nèi)嚴(yán)密保管。 【帶出文件的注意事項(xiàng)】 應(yīng)直達(dá)目的地，不可途中拐至他處。 搭乘火車或公車時(shí)，文件不可放在置物架上，避免失竊或遺忘。 坐下時(shí)，裝有文件的公事包要放在腿上；站立時(shí)，應(yīng)站在通道中間。 不必要的文件，應(yīng)負(fù)責(zé)以妥切的方

16、法丟棄。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則29 【機(jī)密文件的保管】 機(jī)密文件必須放在可以上鎖的地方保管。 下班時(shí)需檢查有無確實(shí)上鎖。 必要時(shí)，應(yīng)決定保管人。 【機(jī)密文件的使用】 離席時(shí)，必須放回原來的保管場(chǎng)所。 取出后，自己要負(fù)責(zé)歸位，不可委托他人。 【機(jī)密文件的借閱、帶出公司】 要借閱或帶出機(jī)密文件時(shí)，需獲得上司的許可。 為時(shí)確責(zé)任之所在，應(yīng)按規(guī)定辦理手續(xù)。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則30 經(jīng)上司同意后，得在公司內(nèi)復(fù)印。 復(fù)印作廢時(shí)，需裁碎丟棄。因復(fù)印亦容易泄出秘密，所以必須特別留意。 【機(jī)密文件的閱覽、送達(dá)】 不可外露，必須放入公文封內(nèi)。 必須親交本人點(diǎn)收。 對(duì)方不在時(shí)，原則上，于交給對(duì)方之

17、前由自己保管。不得不請(qǐng)對(duì)方同一部門的同事轉(zhuǎn)交時(shí)，應(yīng)鄭重交代是重要文件，需小心保管。 避免用電報(bào)或傳真機(jī)傳送。 要寄出公司外部時(shí)，應(yīng)以雙掛號(hào)郵寄。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則31 收文者的敬稱 公司、部、課鈞鑒 職稱總務(wù)課長(zhǎng) 個(gè)人先生 主旨主旨宜簡(jiǎn)潔、具體。采一目了然的標(biāo)題寫法最為理想。 前文以敬啟者開始，接著問侯，再就平常交易往來方 面致謝幾句。 本文以有關(guān)引入本文。 結(jié)語先寫結(jié)尾的應(yīng)酬語，然后以結(jié)語結(jié)束。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則32 【OA機(jī)器的使用方法】 首先應(yīng)閱讀操作說明書，充分了解正確的使用方法。 應(yīng)謹(jǐn)慎使用。粗心大意或使用不當(dāng)，是機(jī)械故障或縮短壽命的主因。 使用后，機(jī)器必須回

18、復(fù)使用前的狀態(tài)。 需經(jīng)常注意機(jī)器四周的環(huán)境。濕氣、熱、塵埃、振動(dòng)是機(jī)器的克星。注意冷暖氣吹送的方向。 機(jī)器是配角。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則33 OA機(jī)器的操作方式也必須注意，最好依下列順序檢查一遍。 插入電源有一定的順序。而且，機(jī)器的電源不能隨意切斷。 按鍵用力要輕。因按鍵聲過大也會(huì)形成噪音，干擾到他人。 手肘不可壓在鍵盤上，或把體重重心倚在鍵盤上，這樣極易造成機(jī)器故障。 由于機(jī)器是公用物品，因此必須保持清潔，絕不可以污臟的手來觸摸。 他人正在操作機(jī)器時(shí)，不可用手碰觸。 機(jī)器使用中途必須離開時(shí)，應(yīng)標(biāo)示使用中。 最后的使用者要確實(shí)切斷電源。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則34 【操作軟體磁碟

19、的注意事項(xiàng)】 磁碟片除了貼有標(biāo)簽的部份，其余皆不可碰觸。 不可用污臟的手碰磁碟片。 不可放在靠近有磁性的地方。 磁碟片容易破損，取放時(shí)要特別慎重。 避免和他人共用。 磁碟片的歸檔方法和一般文件相同，應(yīng)依業(yè)務(wù)單位分別歸檔。 磁碟片和重要文件一樣，有秘密外泄的危險(xiǎn)，應(yīng)妥善保管，不可 隨意取出。 保管磁碟片時(shí)，必須整理妥當(dāng)，放置在規(guī)定場(chǎng)所，便于他人取用。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則35【傳真的優(yōu)點(diǎn)】 操作簡(jiǎn)單，可迅速送達(dá)文書（或圖樣）。 不是口頭敘述，因此可正確傳達(dá)。 復(fù)雜的內(nèi)容亦可傳達(dá)。 可同時(shí)向很多對(duì)象傳達(dá)訊息，所以能提高業(yè)務(wù)效率?！净镜淖⒁馐马?xiàng)】 傳真文件宜簡(jiǎn)潔扼要，太長(zhǎng)或張數(shù)過多，通信費(fèi)用相當(dāng)昂貴，不僅本身不利，對(duì)方也會(huì)因成本太高而困擾。 應(yīng)以容易判讀的文字書寫。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則36 應(yīng)考慮對(duì)方也需負(fù)擔(dān)傳真紙張的費(fèi)用，適于以傳真方式傳送的內(nèi)容才利用傳真?zhèn)魉汀?機(jī)密性高的文件不宜傳送，以免機(jī)密外泄。 不得不傳送機(jī)密性高的文件時(shí)，應(yīng)先打電話給對(duì)方，請(qǐng)對(duì)方待傳送完畢立即取走。 傳送后，需打電話給對(duì)方，確認(rèn)是否送達(dá)，以及傳送的情形。 傳送完畢，注意文件是否遺忘在傳真機(jī)旁。 一有傳真到達(dá)，應(yīng)立刻交給當(dāng)事人。 不要忘了補(bǔ)充傳真用紙。最后下班的人，應(yīng)檢查紙張是否夠用。2022-5-7成功的工作準(zhǔn)則37 【影印時(shí)的注意事