管理溝通第八章復(fù)習(xí)資料

1、第 1 節(jié)會(huì)議的目的與類型會(huì)議溝通是群體或組織中相互交流意見的一種形式，是一種常見的群體活動(dòng)。根據(jù)不同的目的和要求， 會(huì)議既可以被看作一個(gè)集思廣益的過(guò)程，也可以被當(dāng)作一種信息傳遞的方式。 通過(guò)會(huì)議， 可以將許多人聚集在一起，就某些問(wèn)題與員工互相交流思想并提出相應(yīng)的對(duì)策。 會(huì)議也是上行溝通的途徑之一，管理者可以借開會(huì)的機(jī)會(huì)聽取下屬的意見和建議。一、會(huì)議的目的現(xiàn)代企業(yè)強(qiáng)調(diào)給員工提供更多的參與機(jī)會(huì)，鼓勵(lì)管理者與員工一起作決策以創(chuàng)造更加和諧的工作氛圍。 成功的會(huì)議是達(dá)到管理溝通目的的最有效的途徑之一。會(huì)議的目的大致可以包括：1 交流信息。通過(guò)會(huì)議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給員工。同時(shí)，管理者也可

2、以從與會(huì)者那里及時(shí)得到反饋及獲得其他方面的有關(guān)信息。2 給予指導(dǎo)。企業(yè)通過(guò)把員工組織起來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某些方面的技能，使他們更好地適應(yīng)工作環(huán)境。3 解決問(wèn)題。會(huì)議可以幫助澄清誤會(huì)，處理各種沖突，并利用某些人的知識(shí)和技巧來(lái)解決問(wèn)題。4 作出決策。 會(huì)議可以幫助營(yíng)造民主的氣氛， 給管理者提供共同參與和共同討論的機(jī)會(huì)，最終作出正確決策。 一個(gè)有效的會(huì)議， 應(yīng)該能使與會(huì)者心情舒暢并積極參與， 讓大家通過(guò)有效的方式得以溝通，從而獲取有用的信息或達(dá)成一致的合作協(xié)議。二、會(huì)議的類型無(wú)論在企業(yè)還是在其他各種組織中，經(jīng)常會(huì)舉行各種各樣的會(huì)議。據(jù)稱， 在美國(guó)每天舉行的各種會(huì)議多達(dá)1000 次。按照會(huì)議目的分

3、類，其類型主要有以下幾種：1 談判。目的是為了解決雙方在利益上的沖突，常采取雙向互動(dòng)式的討論方法，力求達(dá)成一致的意見。2 通知。目的是為了傳播信息，其傳播方式通常為單向式。在這里，一般不鼓勵(lì)討論，否則會(huì)影響信息的傳播。3 解決問(wèn)題。這類會(huì)議的目的在于利用團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造力來(lái)解決問(wèn)題。通常，要將待解決的問(wèn)題擺在桌面上， 與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。 在這類會(huì)議上， 人們都會(huì)為探求解決方案而努力，不會(huì)停留在對(duì)過(guò)去狀態(tài)的討論之中。4 決策。其目的是為了在不同方案中權(quán)衡利弊，作出抉擇。與會(huì)者不僅要參與討論和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議，即便自己持不同觀點(diǎn)。5 交流。這類會(huì)議的目的在于集思廣益，常采取“頭腦風(fēng)暴式

4、”討論法，即安排5 7人，每一位與會(huì)者都可以講自己對(duì)問(wèn)題的看法，并從他人的發(fā)言中得到啟發(fā)，激發(fā)靈感，產(chǎn)生創(chuàng)意。這類會(huì)議鼓勵(lì)討論和提問(wèn)。第 2 節(jié)會(huì)議的組織會(huì)議開得成功與否取決于會(huì)議的組織， 因此， 為了使會(huì)議有成效， 必須做好以下三個(gè)階段的工作：會(huì)前準(zhǔn)備、會(huì)議進(jìn)程的控制以及會(huì)后工作。一、會(huì)前準(zhǔn)備1 明確會(huì)議的必要性。會(huì)議的組織工作常常是從分析會(huì)議的主題和必要性著手，就設(shè)定的議題而言， 若不經(jīng)多方討論協(xié)商不足以解決問(wèn)題， 就有必要召開會(huì)議， 如果通過(guò)其他方式能使問(wèn)題更有效地得到解決，就盡量不要開會(huì)。2 確定會(huì)議的目標(biāo)。一般說(shuō)來(lái)，企業(yè)中常見的會(huì)議主題有兩類：討論工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，或者分析將來(lái)工作中

5、可能會(huì)遇到的問(wèn)題。一旦明確了會(huì)議的主題和必要性， 就應(yīng)當(dāng)設(shè)置一個(gè)具體的目標(biāo)，如達(dá)成協(xié)議或通過(guò)策劃方案等。3 擬定會(huì)議議程。明確會(huì)議主題和目標(biāo)后，就可以決定會(huì)議議程，即按會(huì)上將要討論的問(wèn)題的重要性和類別依次排序， 并限定各項(xiàng)內(nèi)容商議的時(shí)間。 通常，會(huì)議議程應(yīng)包括會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)、議題及參加對(duì)象等。 一次會(huì)議討論的問(wèn)題不宜太多， 討論時(shí)間也不宜太長(zhǎng)，因?yàn)樵谟邢薜臅r(shí)間里討論太多的問(wèn)題常常解決不了問(wèn)題。4 準(zhǔn)備會(huì)議文件。為了順利地召開會(huì)議，會(huì)前應(yīng)收集和整理與議題相關(guān)的信息，如果有必要，應(yīng)裝訂成冊(cè)。如果內(nèi)容太多，可以要點(diǎn)摘錄的形式準(zhǔn)備會(huì)議文件。5 分發(fā)預(yù)閱資料。會(huì)前先將會(huì)議議程和整理好的文件分發(fā)給與

6、會(huì)者，使大家對(duì)將要討論的問(wèn)題事先有所準(zhǔn)備。6 確定會(huì)議主持人。 會(huì)議的成敗很大程度上取決于會(huì)議主持人。作為優(yōu)秀的會(huì)議主持人，不僅要主持會(huì)議，而且要以一個(gè)政治家、鼓動(dòng)者、 調(diào)解人或仲裁人的角色參與會(huì)議。作為主持人，他應(yīng)具有敏捷的思辨能力，沉著自信、表達(dá)能力強(qiáng)、富有幽默感，并且有較強(qiáng)的領(lǐng)導(dǎo)能力。一般情況下，主持人常由群體中職位高的管理者擔(dān)任，高級(jí)管理者作為會(huì)議主持人，在會(huì)上常常能顯示出老板的氣度，但有時(shí)不利于活躍會(huì)議氣氛。因此，可以嘗試選擇群體中具有相當(dāng)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的人來(lái)?yè)?dān)任主持人，或者采用現(xiàn)在比較流行的做法讓公司秘書擔(dān)任會(huì)議主持人，或者由與會(huì)者輪流來(lái)?yè)?dān)任主持人。7 確定與會(huì)人員。根據(jù)會(huì)議主題，通常

7、選擇那些對(duì)會(huì)議內(nèi)容比較了解并與其工作相關(guān)的人員參加會(huì)議， 不要因?yàn)楹ε聜δ承┤说母星槎懿磺樵傅厝パ?qǐng)那些不相干的人參加會(huì)議。另外還要依具體情況限定與會(huì)者的人數(shù)， 因?yàn)閰⒓訒?huì)議的人數(shù)越多， 就意味著不能發(fā)揮作用的人越多。8 預(yù)定會(huì)議場(chǎng)所。影響場(chǎng)所選擇的因素很多，應(yīng)該視會(huì)議的性質(zhì)而定。如果是儀式性的會(huì)議， 可以在自己?jiǎn)挝坏臅?huì)議室，或在賓館的大會(huì)議廳舉行；如果是決策性的會(huì)議，可以安排在一個(gè)能夠促進(jìn)真正溝通意見的環(huán)境中舉行。另外，會(huì)議地點(diǎn)應(yīng)事先確定好，要事先列好相應(yīng)的清單并在會(huì)前進(jìn)行核實(shí)。清單內(nèi)容包括：(1) 會(huì)議室是否預(yù)定好?是否有足夠的椅子?(2) 視聽器材 (如幻燈機(jī)、多媒體播放機(jī)、麥克風(fēng)等

8、)是否準(zhǔn)備就緒 ?(3) 分發(fā)的材料是否準(zhǔn)備充足?(4) 休息時(shí)的供應(yīng)(如茶水、水果和點(diǎn)心等)是否準(zhǔn)備好 ?(5) 是否備好記錄本、紙張、鉛筆和名片等?會(huì)場(chǎng)布置應(yīng)根據(jù)會(huì)議的目的、會(huì)議的性質(zhì)及與會(huì)者人數(shù)而定，常見的有六種類型(見圖61)。禮堂型。 U 型長(zhǎng)桌型、圓桌型、V 型、課堂型9 補(bǔ)充最新信息。在正式開會(huì)之際，查看一下是否有新的信息。如果有，可以在會(huì)上向大家簡(jiǎn)要地通報(bào)一下。二、會(huì)議進(jìn)程的控制會(huì)議能否順利進(jìn)行，很大程度上有賴于主持人對(duì)會(huì)議的節(jié)奏和方向的把握。制會(huì)議進(jìn)程，大致可以按以下步驟進(jìn)行：具體來(lái)說(shuō)， 控(1) 宣布會(huì)議的主題和目的。(2) 根據(jù)會(huì)議議程順序提出每個(gè)議題，然后征求有關(guān)與會(huì)者

9、的意見。(3) 給每個(gè)人表述自己意見的機(jī)會(huì)。(4) 控制討論進(jìn)程。如果發(fā)現(xiàn)討論與議題無(wú)關(guān)或深入到不必要的細(xì)節(jié)，應(yīng)該及時(shí)引導(dǎo)到議題本身。(5) 如果會(huì)上出現(xiàn)各種不同的見解，主持人應(yīng)該根據(jù)自己的理解將各種觀點(diǎn)加以概括。(6) 遵守預(yù)定的時(shí)間，不要拖延。(7) 在每個(gè)問(wèn)題討論結(jié)束后加以概括，以便達(dá)成共識(shí)或做出決策。(8) 在會(huì)議結(jié)束時(shí)，對(duì)已取得的結(jié)果進(jìn)行概括。部分問(wèn)題如確有必要作進(jìn)一步討論，可以再安排下一次會(huì)議。(9) 確定下次會(huì)議的議題和時(shí)間。三、會(huì)后工作會(huì)議結(jié)束后，會(huì)議組織者還需做以下工作：(1) 為了貫徹會(huì)議精神，執(zhí)行會(huì)議決議，可將會(huì)議記錄或會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)下發(fā)至與會(huì)者及其他有關(guān)人員。 會(huì)議記錄應(yīng)該準(zhǔn)

10、確無(wú)誤， 會(huì)議中所形成的決議要突出承擔(dān)任務(wù)的責(zé)任人姓名、及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并明確下次會(huì)議的日期和時(shí)間。時(shí)間(2) 根據(jù)會(huì)議精神，對(duì)執(zhí)行工作進(jìn)行監(jiān)督和檢查。第 3 節(jié)會(huì)議議程會(huì)議議程是所有會(huì)議的重要組成部分，它能夠使會(huì)議目標(biāo)一目了然。 在此主要討論會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則和會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟兩個(gè)方面。一、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)原則會(huì)議議程的設(shè)計(jì)應(yīng)遵循以下原則：1 明確議題。會(huì)議議程應(yīng)該明確需要討論的議題以及這些議題的順序。與會(huì)者可以提前遞交潛在的議題，以便在會(huì)上討論。2 確定主次。會(huì)議議程設(shè)計(jì)的另一個(gè)要點(diǎn)是正確評(píng)價(jià)在有限的時(shí)間內(nèi)可以達(dá)到某個(gè)目標(biāo)的能力。作為一般原則， 例行公事的內(nèi)容放在議程一開始，然后再安排事務(wù)中的

11、新問(wèn)題。當(dāng)議程中包括一些比較簡(jiǎn)短或緊迫的內(nèi)容時(shí)， 先安排它們， 余下的會(huì)議時(shí)間專注于比較費(fèi)時(shí)的事項(xiàng)。3 注重實(shí)效。 需要指出的是， 不要將議程安排得滿滿的，以免造成超時(shí)， 進(jìn)而降低效率(如倉(cāng)促?zèng)Q策 )，因?yàn)榈皆摻Y(jié)束的時(shí)間，與會(huì)者可能會(huì)準(zhǔn)備離開。4 適時(shí)調(diào)整。在實(shí)際的會(huì)議過(guò)程中，會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者還應(yīng)該根據(jù)具體情況對(duì)議程做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整。5 提供背景資料。會(huì)議議程還應(yīng)該包括在會(huì)前向與會(huì)者提供所需的背景資料，以便他們做好充分準(zhǔn)備，了解各自在會(huì)議上的角色。二、會(huì)議議程的設(shè)計(jì)步驟(1) 突出問(wèn)題，即根據(jù)實(shí)際情況列出重要的問(wèn)題。(2) 提出新議題，即通過(guò)預(yù)期目前發(fā)展和與會(huì)議成員的聯(lián)系，提出管理活動(dòng)或工作中的新議題

12、。(3) 選擇重要議題，即針對(duì)諸多需要考慮的議題，確定最主要和最緊迫的事項(xiàng)。(4) 分清主次順序，即將例行項(xiàng)目放在開始，按邏輯關(guān)系或難度大小排列關(guān)鍵議題。(5) 確定時(shí)間，即根據(jù)可用時(shí)間和與會(huì)者情況安排項(xiàng)目。(6) 表明順序，即議程中的每個(gè)議題應(yīng)用數(shù)字排序。(7) 結(jié)束議程，即要求提出下次會(huì)議的細(xì)節(jié)，并在議程結(jié)尾處明確下次會(huì)議的日程。第 4 節(jié)會(huì)議記錄一、會(huì)議記錄內(nèi)容在考慮會(huì)議程序時(shí)， 會(huì)議記錄常常被忽視。 實(shí)際上， 一份完整的會(huì)議記錄資料對(duì)于會(huì)后執(zhí)行會(huì)議決議、檢查會(huì)議效果，甚至下次會(huì)議的召開都起著至關(guān)重要的作用。正式會(huì)議記錄應(yīng)該包括下列基本要素：(1)會(huì)議名稱； (2)日期； (3)起止時(shí)間

13、； (4)地點(diǎn)； (5)主辦者； (6)出席人員； (7)缺席人員； (8)會(huì)議主席致開幕詞并宣布會(huì)議議程； (9)會(huì)議過(guò)程；(10)會(huì)議決議； (11)下次會(huì)議的時(shí)間及地點(diǎn)。二、會(huì)議記錄的注意點(diǎn)通常， 會(huì)議記錄的任務(wù)由會(huì)議秘書承擔(dān)。會(huì)議記錄并非易事，要做好這項(xiàng)工作必須注意以下幾點(diǎn)：(1) 充分了解會(huì)議主題、目的及議程。(2) 可以采用手工方式記錄，也可以同時(shí)采用錄音、照相或攝影方式記錄。(3) 記錄時(shí)要緊跟會(huì)議進(jìn)程。(4) 及時(shí)確認(rèn)要點(diǎn)，澄清含糊不清的觀點(diǎn)。(5) 避免夾雜自己的主觀意見。(6) 會(huì)后應(yīng)校對(duì)記錄并及時(shí)打印。第 5 節(jié)會(huì)議中的角色開會(huì)原本是為了節(jié)省時(shí)間而進(jìn)行的一項(xiàng)活動(dòng)， 但結(jié)果

14、卻往往浪費(fèi)了時(shí)間。 這究竟是什么原因呢 ?研究表明，會(huì)議的有效與否很大程度上取決于會(huì)議中的角色。一個(gè)正式會(huì)議中的角色一般包括會(huì)議主持人、 會(huì)議秘書或記錄員和其他與會(huì)者。 要使會(huì)議取得成功，會(huì)議中各角色的同心協(xié)力是很重要的。一、主持人可以說(shuō)， 對(duì)小組會(huì)議影響最大的就是會(huì)議的主持人。 會(huì)議主持人的作用包括三個(gè)方面：一是引導(dǎo)；二是激勵(lì)；三是控制。其主要職責(zé)包括：1 會(huì)前。明確會(huì)議的目的、 起草議程、 決定參加會(huì)議的人員、 會(huì)議舉行的時(shí)問(wèn)和地點(diǎn)以及準(zhǔn)備分發(fā)的材料。2 會(huì)議期間。營(yíng)造合適氛圍、宣布會(huì)議開始、控制會(huì)議進(jìn)程、鼓勵(lì)與會(huì)者發(fā)言、作出決策、確認(rèn)行動(dòng)和職責(zé)以及宣布會(huì)議結(jié)束。3 會(huì)后。重新檢查會(huì)議記錄

15、、 評(píng)估會(huì)議成果以及使所有成員都明確會(huì)議結(jié)果。 不論開會(huì)的原因是什么，營(yíng)造一種適宜的、開放的、 寬松的氛圍對(duì)于主持人來(lái)說(shuō)都是非常重要的，因?yàn)檫@樣的氛圍能夠確保每個(gè)人都擁有一種輕松的心情，使所有與會(huì)者能夠積極參與并各抒己見。二、其他與會(huì)者參加會(huì)議的成員都有責(zé)任使會(huì)議取得成功。對(duì)于所有的成員來(lái)說(shuō)， 明確會(huì)議目的、 議程以及自己與其他人在這次會(huì)議中的角色， 是很重要的。與會(huì)者應(yīng)該努力做到以下幾點(diǎn)：1 會(huì)前。了解會(huì)議議程并閱讀有關(guān)資料，明確會(huì)議的主題和目的，確認(rèn)在會(huì)議討論內(nèi)容中有哪些項(xiàng)目與自己有關(guān)， 并對(duì)這些相關(guān)內(nèi)容有所考慮， 確定應(yīng)該持什么觀點(diǎn)， 用什么材料作論據(jù)來(lái)支持這些觀點(diǎn)。另外，要明確會(huì)議時(shí)間

16、和地點(diǎn)。2 會(huì)議期間。注意傾聽他人的觀點(diǎn)，積極參與會(huì)談，并且對(duì)所討論的問(wèn)題充滿興趣。對(duì)涉及自己工作的決策、行動(dòng)計(jì)劃，應(yīng)該做好詳細(xì)記錄。3 會(huì)后。全力貫徹會(huì)議精神，完成會(huì)議期間分配的任務(wù)。每個(gè)與會(huì)者都應(yīng)積極發(fā)言，提出自己的想法， 找出最好的解決問(wèn)題的方案。 如果一個(gè)會(huì)議的內(nèi)容中包含好幾個(gè)不同領(lǐng)域的問(wèn)題， 很有可能你會(huì)因?yàn)樵鴧⑴c過(guò)對(duì)其中某一問(wèn)題的討論而對(duì)這次會(huì)議失去興趣。不過(guò)， 應(yīng)該盡量對(duì)整個(gè)會(huì)議保持足夠的興趣，因?yàn)槲覀兘?jīng)常會(huì)發(fā)現(xiàn)，各種能力綜合起來(lái)可以產(chǎn)生一個(gè)更好的創(chuàng)意。 如果會(huì)議主持人無(wú)法控制會(huì)議的局面，那么其中一名與會(huì)者應(yīng)能機(jī)智地使會(huì)議處于正常運(yùn)行中。當(dāng)然，最壞的可能是主持人徹底地失去了對(duì)整個(gè)

17、會(huì)場(chǎng)的控制，這時(shí)，應(yīng)該有一名與會(huì)者站出來(lái)主持會(huì)議，使會(huì)場(chǎng)秩序得以恢復(fù)。三、會(huì)議秘書會(huì)會(huì)議秘書的作用很重要，因?yàn)樗苯酉蛑鞒秩素?fù)責(zé)。其職責(zé)包括：1 會(huì)前。應(yīng)詳細(xì)檢查會(huì)議的日期、時(shí)間、通知與會(huì)成員以及分發(fā)必要的背景資料。2 會(huì)議期間。記錄會(huì)議時(shí)間、參加人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容以及報(bào)告人和會(huì)議結(jié)束的日期。3 會(huì)后。撰寫會(huì)議備忘錄，核對(duì)必要的事實(shí)和數(shù)據(jù)，與主持人協(xié)商以及分發(fā)會(huì)議備忘錄。表 6 1 列出了上述各類會(huì)議與會(huì)成員的職責(zé)清單。表 6 一 l 會(huì)議與會(huì)者的職責(zé)會(huì)前會(huì)議期間會(huì)后主持人1提出并了解計(jì)劃討論的項(xiàng)目1準(zhǔn)時(shí)開始1審核秘書或記錄員準(zhǔn)備的備 2批準(zhǔn)議程草案2闡明主題忘錄3將會(huì)議目標(biāo)、 時(shí)間和地點(diǎn)告3控制

18、會(huì)議進(jìn)程 2會(huì)后監(jiān)控知與會(huì)者，可能的話還要告4有效決策知會(huì)議議程 4確保會(huì)場(chǎng)的合理布置秘書或記錄員1從以前的記錄中或新的信息1提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)1整理記錄并準(zhǔn)備備忘錄源收集資料2做好一切準(zhǔn)備2向主持人遞交備忘錄2起草會(huì)議議程，將議題按主3提供所有必要文件 3向與會(huì)者分發(fā)備忘錄次順序安排并獲得主持人或4記錄會(huì)議進(jìn)程有關(guān)方的批準(zhǔn) 5明確討論目的 3發(fā)送會(huì)議通知和議程 6記錄清晰的決策 7協(xié)助主持人其他與會(huì)者1告知秘書主持人需要列入議 1準(zhǔn)時(shí)出席 1閱讀、審核備忘錄程的事項(xiàng)2按照會(huì)議要求發(fā)言2執(zhí)行行動(dòng)計(jì)劃 2閱讀所有會(huì)議文件 3記錄會(huì)議決議及需要采取的 3必要時(shí)匯報(bào)執(zhí)行情況 3如果合適， 準(zhǔn)備自己的支持行

19、動(dòng)性材料 4向秘書說(shuō)明需要糾正的議題說(shuō)明： 如果沒(méi)有指定的秘書， 主持人要確保有人承擔(dān)秘書所應(yīng)做的工作。第 6 節(jié)與會(huì)者的座次排列方式會(huì)議前，應(yīng)該明確出席會(huì)議成員的座次，必要時(shí)，應(yīng)事先做好與會(huì)者席卡，按照職位高低以及其他不同身份排好座次。圖 6 3 是幾種常見的會(huì)場(chǎng)座次排序形式。長(zhǎng)桌型 (a)長(zhǎng)桌型(b) 凹型方桌型圓桌型第 7 節(jié)有效會(huì)議的組織一、會(huì)議效果的影響因素雖然在許多組織中會(huì)議是必需的，而且運(yùn)用廣泛， 但這并不意味著所有會(huì)議都能達(dá)到預(yù)期的目的，會(huì)議受挫是常有的事。我們常常會(huì)聽到對(duì)會(huì)議的這樣或那樣的抱怨， 這往往是因?yàn)橹鞒秩藳](méi)有很好地控制會(huì)議的進(jìn)程，或者與會(huì)者沒(méi)有明確會(huì)議的目的。影響會(huì)

20、議效果的因素是多方面的，歸納起來(lái)有以下幾點(diǎn)：1 會(huì)議目的不明確。由于事先準(zhǔn)備工作沒(méi)有做好，與會(huì)者不清楚會(huì)議的議題，致使討論漫無(wú)邊際。2 會(huì)議持續(xù)太久。原本只需花半小時(shí)就可交代的事，非要開上1 小時(shí)的會(huì)，而本該開一小時(shí)的會(huì)，卻要花上兩個(gè)小時(shí)，致使與會(huì)者過(guò)于疲倦。3 簡(jiǎn)單問(wèn)題復(fù)雜化。一個(gè)很簡(jiǎn)單的問(wèn)題，原本三言兩語(yǔ)就可解決，卻要與會(huì)者反反復(fù)復(fù)地討論，結(jié)果不僅花費(fèi)了大量的時(shí)間， 而且往往使問(wèn)題變得復(fù)雜化， 引出許多不必要的矛盾。4 發(fā)言者過(guò)于健談。一些發(fā)言者一有機(jī)會(huì)就滔滔不絕，使多數(shù)與會(huì)者生厭。二、組織有效會(huì)議的策略有時(shí)開會(huì)是一種既耗時(shí)費(fèi)力又令人疲倦的活動(dòng)，因此，若要提高會(huì)議的效率，掌握一套行之有效的

21、組織策略顯得尤為重要。通常，這些策略包括：1 不搞形式主義。只有在需要多方協(xié)商或有較多信息需要在一定范圍內(nèi)迅速傳達(dá)的情況下才召開會(huì)議。 許多企業(yè)， 一般每一周或兩周召開次例行會(huì)議。有規(guī)律的員工會(huì)議可以使部門員工感到一種較強(qiáng)的內(nèi)聚力，并有助于員工愿為實(shí)現(xiàn)部門的目標(biāo)而努力工作，但是并不需要在每周或每月的例會(huì)上都進(jìn)行“回顧”。2 明確會(huì)議的目的和目標(biāo)。用書面的形式將會(huì)議的目的與目標(biāo)記錄下來(lái)。多數(shù)情況下，會(huì)議的目的包括“討論”或“以備評(píng)估”等，目標(biāo)的范圍比較具體，如“購(gòu)買A 品牌產(chǎn)品還是B 品牌產(chǎn)品”或“是否需支出10 萬(wàn)元以裝修辦公室” 。3 提前分發(fā)會(huì)議備忘錄。在會(huì)議召開之前，應(yīng)以備忘錄的形式提前通知與會(huì)者，以便使他們有充足的準(zhǔn)備時(shí)間。 備忘錄的內(nèi)容包括： 日期、時(shí)間、地點(diǎn)、 與會(huì)者名單、 主要議題等，這些議題都應(yīng)在送呈的議事日程中體現(xiàn)出來(lái)。4 選擇合適的與會(huì)者。主要邀請(qǐng)那些能夠起到積極作用的人參加會(huì)議，對(duì)于那些優(yōu)柔寡斷、缺乏主見的人則盡量不要邀請(qǐng)。5 控制好會(huì)議進(jìn)程。按照議事議程上的安排按時(shí)召開和結(jié)束會(huì)議。6分發(fā)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。 在會(huì)議結(jié)束的24 小時(shí)之內(nèi)將會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)分發(fā)下去。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)應(yīng)該列出所做出的決策以及要求采取的主要措施的具體日期和具體負(fù)責(zé)人。出師表兩漢：諸葛亮先帝創(chuàng)業(yè)未半而中道崩殂， 今天下三分， 益州疲弊