檔案資料管理制度管理辦法

1、檔案資料管理制度檔案資料管理制度上海聚美歐洲城實(shí)業(yè)股份有限公司企劃部二一六年九月22第一章 檔案管理的范圍2第二章 檔案的管理崗位2第三章 紙質(zhì)文件歸檔要求2第四章 電子檔文件歸檔要求3第五章 檔案的查閱和借閱3為加強(qiáng)企劃部檔案管理工作，進(jìn)一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使檔案管理達(dá)到規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化，更好地為各項(xiàng)工作服務(wù)，結(jié)合實(shí)際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：第一章 檔案管理的范圍企劃工作中形成的包括但不限于：1 合同臺(tái)帳、費(fèi)用臺(tái)帳、會(huì)議紀(jì)要、往來函件、效果圖紙、合同協(xié)議、驗(yàn)收確認(rèn)等有保存價(jià)值的原始材料；2 在內(nèi)部管理工作上形成的經(jīng)營(yíng)決策、計(jì)劃工作

2、、統(tǒng)計(jì)工作、物資管理等方面有保存價(jià)值的原始材料；3 在工作過程中產(chǎn)生的活動(dòng)方案、宣傳文案、推廣稿件、設(shè)計(jì)源文件、制作源文件等電子檔歷史記錄。第二章 檔案的管理崗位1 企劃部根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案存檔前的收集、整理和保管工作。2 檔案管理人員應(yīng)按照明確的歸檔時(shí)間和歸檔范圍，定期向公司檔案管理部門備份移交相關(guān)重要檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案管理人員，使用者留存復(fù)印件。3 接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，并辦理交接手續(xù)，維護(hù)檔案的完整與安全，使檔案更好地為各項(xiàng)后續(xù)相關(guān)工作服務(wù)。第三章 紙質(zhì)文件歸檔要求1 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2 歸檔的文件材料必須是

3、原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應(yīng)留復(fù)印件，并將復(fù)印件與原件一起存檔，并加以說明。3 存檔的文件、材料應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)分類、立卷和編目編號(hào)。4 檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應(yīng)按問題或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)建立，按企劃部統(tǒng)一編號(hào)，【NO.品推+（印刷/制作/發(fā)文）+yyyymmdd】5 目錄各項(xiàng)必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。6 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和重份文件，進(jìn)行銷毀

4、。7 歸檔時(shí)間：經(jīng)辦人或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應(yīng)立卷歸檔的文件整理立卷，移交檔案管理人員歸檔。第四章 電子檔文件歸檔要求1 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確。2 存檔的文件應(yīng)按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按發(fā)生時(shí)間、事項(xiàng)進(jìn)行歸類。3 檔案名稱的命名要注意內(nèi)容準(zhǔn)確，文字簡(jiǎn)練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須按事項(xiàng)或文件形成的時(shí)間系統(tǒng)命名【事項(xiàng)+時(shí)間yyyymmdd】4 文件歸檔份數(shù)：1份。重要的和經(jīng)常使用的文件備份2份或3份。對(duì)無保存價(jià)值和草稿類文件，進(jìn)行刪除。5 歸檔時(shí)間：經(jīng)辦人或責(zé)任人應(yīng)于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將相關(guān)電子檔文件進(jìn)行歸類并歸檔，由相關(guān)經(jīng)辦人進(jìn)行妥善保存。第五章 檔案的查閱和借閱1 查閱檔案應(yīng)填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應(yīng)現(xiàn)場(chǎng)查閱檔案資料，閱后及時(shí)歸還。2 查閱檔案資料時(shí)一般不得對(duì)其進(jìn)行復(fù)制。確有特殊情況必須復(fù)制的，應(yīng)填寫檔案資料復(fù)制申請(qǐng)單，經(jīng)企劃部領(lǐng)導(dǎo)簽署意見后方可復(fù)制。3 原則上公司內(nèi)部工作人員（非企劃部）因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請(qǐng)并由對(duì)應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字認(rèn)可，并到公司檔案管理人員處進(jìn)行登記。4 非企劃部人員借出和歸還檔案時(shí)，應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當(dāng)面核對(duì)清楚；檔案如有丟失、損壞或泄密，將立即追究當(dāng)事