檔案資料管理制度管理辦法

1、檔案資料管理制度檔案資料管理制度上海聚美歐洲城實業(yè)股份有限公司企劃部二一六年九月22第一章 檔案管理的范圍2第二章 檔案的管理崗位2第三章 紙質(zhì)文件歸檔要求2第四章 電子檔文件歸檔要求3第五章 檔案的查閱和借閱3為加強企劃部檔案管理工作，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統(tǒng)性與完整性，完善檔案借閱手續(xù)，使檔案管理達到規(guī)范化、合理化、標準化，更好地為各項工作服務，結(jié)合實際情況，特制定本制度，具體內(nèi)容如下：第一章 檔案管理的范圍企劃工作中形成的包括但不限于：1 合同臺帳、費用臺帳、會議紀要、往來函件、效果圖紙、合同協(xié)議、驗收確認等有保存價值的原始材料；2 在內(nèi)部管理工作上形成的經(jīng)營決策、計劃工作

2、、統(tǒng)計工作、物資管理等方面有保存價值的原始材料；3 在工作過程中產(chǎn)生的活動方案、宣傳文案、推廣稿件、設(shè)計源文件、制作源文件等電子檔歷史記錄。第二章 檔案的管理崗位1 企劃部根據(jù)工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案存檔前的收集、整理和保管工作。2 檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔范圍，定期向公司檔案管理部門備份移交相關(guān)重要檔案，確因工作需要繼續(xù)使用的文件資料，原件移交檔案管理人員，使用者留存復印件。3 接收檔案必須認真驗收，并辦理交接手續(xù)，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地為各項后續(xù)相關(guān)工作服務。第三章 紙質(zhì)文件歸檔要求1 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。2 歸檔的文件材料必須是

3、原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留復印件，并將復印件與原件一起存檔，并加以說明。3 存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按立卷要求特征及文件內(nèi)容進行科學分類、立卷和編目編號。4 檔案名稱的填寫要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須揭示卷內(nèi)文件的內(nèi)容和成份，并區(qū)分保管期限。卷內(nèi)文件應按問題或文件形成的時間系統(tǒng)建立，按企劃部統(tǒng)一編號，【NO.品推+（印刷/制作/發(fā)文）+yyyymmdd】5 目錄各項必須填寫清楚（一律使用用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。6 文件歸檔份數(shù)：一般歸檔1份，重要的和經(jīng)常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重份文件，進行銷毀

4、。7 歸檔時間：經(jīng)辦人或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將應立卷歸檔的文件整理立卷，移交檔案管理人員歸檔。第四章 電子檔文件歸檔要求1 歸檔的文件材料要完整、系統(tǒng)、準確。2 存檔的文件應按照自然形成、保持歷史聯(lián)系的原則，并按發(fā)生時間、事項進行歸類。3 檔案名稱的命名要注意內(nèi)容準確，文字簡練通順，結(jié)構(gòu)完整，必須按事項或文件形成的時間系統(tǒng)命名【事項+時間yyyymmdd】4 文件歸檔份數(shù)：1份。重要的和經(jīng)常使用的文件備份2份或3份。對無保存價值和草稿類文件，進行刪除。5 歸檔時間：經(jīng)辦人或責任人應于相關(guān)工作結(jié)束后立即（最遲一周內(nèi)）將相關(guān)電子檔文件進行歸類并歸檔，由相關(guān)經(jīng)辦人進行妥善保存。第五章 檔案的查閱和借閱1 查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱目的等。有關(guān)人員應現(xiàn)場查閱檔案資料，閱后及時歸還。2 查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須復制的，應填寫檔案資料復制申請單，經(jīng)企劃部領(lǐng)導簽署意見后方可復制。3 原則上公司內(nèi)部工作人員（非企劃部）因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請并由對應部門領(lǐng)導簽字認可，并到公司檔案管理人員處進行登記。4 非企劃部人員借出和歸還檔案時，應辦理清點手續(xù)，由檔案管理員和借閱者當面核對清楚；檔案如有丟失、損壞或泄密，將立即追究當事