第五章會(huì)議策劃方案的實(shí)施要點(diǎn)

1、第五章 會(huì)議策劃方案的實(shí)施要點(diǎn)第五章 會(huì)議策劃方案的實(shí)施要點(diǎn) 一、會(huì)議工作的內(nèi)容及流程 二、會(huì)議工作范圍 三、會(huì)議工作分工一、會(huì)議工作的內(nèi)容及流程 一般的會(huì)議工作內(nèi)容和流程分成三個(gè)階段： 會(huì)前準(zhǔn)備階段 會(huì)議實(shí)施階段 評(píng)估總結(jié)階段 會(huì)前準(zhǔn)備階段會(huì)前準(zhǔn)備階段 會(huì)前準(zhǔn)備即對(duì)會(huì)議的事前計(jì)劃，它是為了達(dá)到會(huì)議目標(biāo)而對(duì)各種工作任務(wù)所作出的系統(tǒng)安排。 一般包括以下內(nèi)容： 會(huì)議策劃 會(huì)議選址 制定營(yíng)銷(xiāo)方案 制定預(yù)算 會(huì)議策劃會(huì)議策劃1、策劃委員會(huì)策劃委員會(huì)工作包括： 制定目標(biāo) 確定人選 具體運(yùn)作2、會(huì)議策劃方案 策劃方案的內(nèi)容主要包括： 誰(shuí)（Who） 誰(shuí)被邀請(qǐng)？實(shí)際有多少人會(huì)出席？ 什么（What） 會(huì)議形式

2、是什么？會(huì)議的形式可以影響預(yù)算。 何時(shí)（When） 有效的組織會(huì)議需要充分的時(shí)間，必須考慮到財(cái)政年度、節(jié)假日和其他時(shí)間沖突等因素。 何地（Where） 會(huì)議將在哪里舉行？ 為何（Why） 會(huì)議需要有一個(gè)明確的目標(biāo)，如討論、發(fā)展、互通信息等。 如何（How） 指具體的會(huì)議形式，如是否需要單間討論室、展覽空間、餐飲服務(wù)或IT設(shè)備等。 會(huì)議選址會(huì)議選址1、會(huì)議選址的類型 酒店 會(huì)議中心 大學(xué) 輪船 療養(yǎng)地 主題公園 公共建筑 公司內(nèi)部的會(huì)議地點(diǎn)2、會(huì)議地點(diǎn)的選擇一般可以從以下幾個(gè)方面加以考慮： 距離和交通情況 舉辦會(huì)議的歷史 住宿 費(fèi)用 安全會(huì)議地點(diǎn)的服務(wù)設(shè)施 會(huì)議地點(diǎn)附近的景點(diǎn) 制定營(yíng)銷(xiāo)方案制定營(yíng)

3、銷(xiāo)方案制定營(yíng)銷(xiāo)方案需要考慮的因素如下： 受眾 是否對(duì)主體受眾有明確定義；希望從受眾那里得到什么；目標(biāo)受眾的預(yù)期是怎樣的。 宣傳材料 宣傳材料應(yīng)采用什么風(fēng)格；宣傳材料是否明確指出了會(huì)議的題目；宣傳材料應(yīng)強(qiáng)調(diào)會(huì)議的哪些好處；宣傳材料應(yīng)包括哪些有關(guān)會(huì)議策劃的信息；宣傳材料是否要包括一個(gè)注冊(cè)表格；宣傳材料是否要包括旅行和到達(dá)會(huì)議城市后的相關(guān)信息；宣傳材料應(yīng)針對(duì)費(fèi)用問(wèn)題提供什么信息；制作宣傳材料是否要有專業(yè)人士參與；宣傳材料中是否包括照片；關(guān)于發(fā)言人的信息是否能激起人們的興趣；得到宣傳材料的人是否知道如何反饋；宣傳材料能否吸引人們進(jìn)行反饋；得到宣傳材料的人是否能從聯(lián)系人那里得到更多信息；宣傳材料是否應(yīng)包

4、括一些推薦信息。 郵寄 計(jì)劃郵寄多少材料；郵寄名單是怎樣的；什么時(shí)候進(jìn)行郵寄；當(dāng)?shù)氐泥]局規(guī)定是什么；參展商需要郵寄哪些材料；是否考慮了郵寄成本和反饋率；應(yīng)該單獨(dú)郵寄每一份材料，還是將幾份材料一起打包郵寄，等等。 廣告 是否要使用專業(yè)的廣告代理；應(yīng)該在哪些刊物上做廣告；除了印刷品廣告之外，還有哪些廣告形式。 制定預(yù)算制定預(yù)算 第一步是確認(rèn)此次會(huì)議是盈利，還是保證收支平衡。 然后是理清費(fèi)用。費(fèi)用包括兩類，即固定費(fèi)用和可變費(fèi)用。 具體內(nèi)容將會(huì)在第十一章中講述。 會(huì)議實(shí)施階段會(huì)議實(shí)施階段實(shí)施會(huì)議一般包括以下步驟： 編制會(huì)場(chǎng)手冊(cè) 設(shè)立信息中心 建立指導(dǎo)委員會(huì) 促進(jìn)會(huì)議日常交流 評(píng)估總結(jié)階段評(píng)估總結(jié)階段

5、這一階段的工作包括：會(huì)議總結(jié)與評(píng)估、客戶回訪和召開(kāi)總結(jié)表彰會(huì)。 會(huì)議總結(jié)與評(píng)估 從籌備到會(huì)議結(jié)束的各項(xiàng)工作總結(jié)； 效益分析和成本核算； 本項(xiàng)目市場(chǎng)調(diào)查，如本次會(huì)議在市場(chǎng)同類項(xiàng)目中所占的市場(chǎng)份額、優(yōu)劣是比較、競(jìng)爭(zhēng)情況等。 客戶回訪 召開(kāi)總結(jié)表彰會(huì)二、會(huì)議工作范圍工作范圍 從狹義的角度來(lái)看，會(huì)議工作范圍大致包括以下項(xiàng)目： 1、提供信息和建議，為會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者確定會(huì)議目標(biāo)和議題起參謀作用。2、根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者確定的議題、時(shí)間和形式，制定會(huì)議的議程、日程以及程序的草案，呈請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審批。 3、根據(jù)會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)的要求擬寫(xiě)會(huì)議的報(bào)告、講話、最后文件的草案，審查與會(huì)單位和與會(huì)人員提交的會(huì)議發(fā)言材料。二、會(huì)議工作范圍4、根據(jù)會(huì)議的要求安排會(huì)議場(chǎng)地并布置會(huì)場(chǎng)。5、做好會(huì)議活動(dòng)的接待工作。6、做好會(huì)議的各項(xiàng)紀(jì)錄。7、做好會(huì)議對(duì)內(nèi)和對(duì)外的宣傳聯(lián)絡(luò)工作。8、做好會(huì)議精神的傳達(dá)和反饋工作。9、處理好代