電子檔案培訓(xùn)課件

1、沈陽(yáng)市城市建設(shè)檔案館電子檔案報(bào)送培訓(xùn)一、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求 （一）歸檔范圍及歸檔內(nèi)容 自2011年8月1日起辦理建設(shè)工程規(guī)劃許可證通知書的工程，建設(shè)單位在組織工程竣工驗(yàn)收時(shí)，在向市城建檔案館報(bào)送紙質(zhì)檔案的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)報(bào)送一套與紙質(zhì)檔案完全一致的建設(shè)工程電子檔案。建設(shè)工程電子檔案的編制目錄應(yīng)按照沈陽(yáng)市城市建設(shè)檔案館的建筑工程竣工檔案歸檔材料內(nèi)容進(jìn)行。一、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求 (二）電子檔案歸檔要求 1、電子檔案內(nèi)容要和紙質(zhì)檔案的內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)； 2、建設(shè)單位應(yīng)對(duì)建設(shè)工程電子檔案的真實(shí)性、完整性、有效性進(jìn)行監(jiān)督和鑒定，并保證電子檔案和紙質(zhì)檔案的一致性； 3、建設(shè)工程電子檔案的編制

2、須按照“沈陽(yáng)市建設(shè)工程電子文件編制歸檔軟件的目錄進(jìn)行信息著錄和數(shù)字化掃描； 4、電子檔案的檢查。移交前，報(bào)送人員要逐一檢查電子文件，以保證電子檔案的真實(shí)、完整以及與紙質(zhì)檔案的一一對(duì)應(yīng)關(guān)系；一、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求 5、電子檔案的移交：電子檔案采取離線式歸檔，歸檔載體為DVD-R光盤。光盤應(yīng)當(dāng)無污漬、無劃痕、無病毒，能夠正常讀出。建設(shè)單位資料單獨(dú)刻盤，同一工程同一施工單位的資料可以刻一張盤； 6、掃描的基本要求：掃描模式要求彩色模式，掃描分辨率應(yīng)為300dpi；以紙質(zhì)檔案整理的順序進(jìn)行逐項(xiàng)掃描，轉(zhuǎn)化為格式為JPG或PDF的電子圖像，1頁(yè)文件（或圖紙）為一個(gè)電子圖像； 7、掃描的質(zhì)量要求

3、：必須原件掃描，掃描后的圖像要清晰、完整，符合正常瀏覽方向，內(nèi)容不得倒置；一、建設(shè)工程電子檔案歸檔范圍及要求 8、電子檔案的命名規(guī)則：文件名頁(yè)碼。頁(yè)碼采用三位半角阿拉伯?dāng)?shù)字格式，不足三位時(shí)用前置“0”補(bǔ)足三位，以數(shù)字“001”開始至最后文件止號(hào)結(jié)束。例如“18、建設(shè)工程合同（勘察、設(shè)計(jì)、動(dòng)遷、監(jiān)理、施工、安裝）、協(xié)議、公證書”，用戶可以建立“勘察”、“設(shè)計(jì)”等各種文件夾，把各自的協(xié)議等掃描進(jìn)去，鑒于一份文件可能很多頁(yè)，所以掃描文件的命名需要特別注意，需要在每份文件名稱后加上編號(hào)，強(qiáng)烈建議編號(hào)應(yīng)采取“001，002，003，.”等順序形式，這樣便于導(dǎo)入的時(shí)候能按照這個(gè)順序顯示到軟件的目錄中。 9

4、、電子檔案掃描的排列順序：同一目錄下多個(gè)文件按照一一對(duì)應(yīng)的關(guān)系依次插入，例如試驗(yàn)報(bào)告001，合格證001；試驗(yàn)報(bào)告002，合格證002.二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 1、安裝：雙擊安裝程序 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 2、安裝界面：二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示二、電子檔案報(bào)送

5、系統(tǒng)演示二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 3、運(yùn)行：雙擊桌面上的“V2.0沈陽(yáng)市建設(shè)工程電子文件編制歸檔軟件”圖標(biāo)，運(yùn)行沈陽(yáng)市建設(shè)工程電子文件編制歸檔軟件。二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 3、運(yùn)行：軟件主界面二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示 1、組件注冊(cè)問題 個(gè)別電腦軟件啟動(dòng)時(shí)組件注冊(cè)不成功，或者由于系統(tǒng)上安裝其他軟件或者卸載軟件等原因也造成組件信息丟失，打開軟件時(shí)，會(huì)出現(xiàn)以下錯(cuò)誤： 請(qǐng)進(jìn)入軟件目錄中雙擊“組件注冊(cè)”注冊(cè)即可（注：方法是，在安裝完的快捷方式 上面點(diǎn)右鍵選擇屬性，然后點(diǎn)擊查找目標(biāo)，二、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)演示如果是WIN7叫做打開文件

6、位置，然后在安裝文件夾下找到組件注冊(cè) 雙擊，注冊(cè)完即可。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 1、老工程數(shù)據(jù)導(dǎo)入 （1）自動(dòng)導(dǎo)入 打開工程如果目錄結(jié)構(gòu)為下圖形式那么就說明工程結(jié)構(gòu)是老的三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 您需要做以下操作將老工程升級(jí)： 將工程從軟件安裝目錄下的data中的“建筑工程”文件夾中找到這個(gè)工程復(fù)制一份到別的路徑下，例如D盤根目錄下。 將原來data中的“建筑工程”文件夾中工程文件夾刪除。a) 打開軟件新建工程，建立該工程，新的工程得目錄結(jié)構(gòu)如下圖三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng)在目錄中，點(diǎn)右鍵選擇“導(dǎo)入老工程”按鈕，如圖 選擇工程三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 等待導(dǎo)入，導(dǎo)入后需要檢查數(shù)

7、據(jù)是否完整，如果導(dǎo)入完成用戶發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)不全，可以用手動(dòng)的方法補(bǔ)充導(dǎo)入。 導(dǎo)入完成后，檢查如果有串表現(xiàn)象點(diǎn)擊“變更升級(jí)”里面的串表修復(fù)，便可解決此問題。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) （2）手動(dòng)導(dǎo)入 首先，先選中要導(dǎo)入的位置，然后點(diǎn)右鍵里面的“導(dǎo)入表格（自選）” 點(diǎn)后如下：三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng)三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 選擇要導(dǎo)入的表格（找到工程位置，下面顯示該工程的表格） 雙擊選中的表格或者選中下面的表格后點(diǎn)“確認(rèn)”按鈕即可加入到目錄中表格的位置。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 2、新工程數(shù)據(jù)導(dǎo)入 如果原來的目錄結(jié)構(gòu)為下圖形式那么就說明工程結(jié)構(gòu)是新的三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 您可以用兩

8、種方法進(jìn)行導(dǎo)入： 將工程從未升級(jí)軟件安裝目錄下的data中的“建筑工程”文件夾中找到這個(gè)工程復(fù)制一份，然后粘貼到升級(jí)后軟件安裝目錄下的data中的“建筑工程”文件夾中。 將工程從未升級(jí)軟件安裝目錄下的data中的“建筑工程”文件夾中找到這個(gè)工程復(fù)制一份，到別的路徑下，例如D盤根目錄下。打開升級(jí)后的軟件新建工程，建立該工程，新的工程得目錄結(jié)構(gòu)如下圖在目錄中，點(diǎn)右在目錄中，點(diǎn)右鍵選擇鍵選擇“導(dǎo)入工導(dǎo)入工程程”按鈕按鈕即可即可三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 3、導(dǎo)入工程 這個(gè)功能適合分包工程或者施工和監(jiān)理工程等合并成一個(gè)工程的完整資料，然后完整組卷。合并時(shí)，找到被合并工程，打開即可開始合并。在左側(cè)目錄

9、點(diǎn)擊“導(dǎo)入工程”找到需要合并工程的路徑，找到后點(diǎn)確定按鈕三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 點(diǎn)擊確定后，軟件會(huì)出現(xiàn)導(dǎo)入進(jìn)度條 完成后出現(xiàn)替換完畢提示框 點(diǎn)“是”后左側(cè)目錄就會(huì)顯示被導(dǎo)入的工程了三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 以上操作便導(dǎo)入了一個(gè)工程，如果想導(dǎo)入多個(gè)工程操作也是如上。 如果發(fā)現(xiàn)其中一些表格的工程信息不同可以用替換表格功能也把這些工程信息統(tǒng)一。 先打開系統(tǒng)工程信息維護(hù)， 把需要修改不相同的工程信息進(jìn)行修改， 然后關(guān)閉本窗口。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 點(diǎn)擊 再點(diǎn)擊其他工程信息不同的表格， 便會(huì)看出跟其他表格的工程信息相同了。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 4、工程移動(dòng) 工程移動(dòng)時(shí)，可以直接

10、拷貝工程文件夾或者整個(gè)DATA到對(duì)應(yīng)電腦中的軟件的位置，但是切記，拷貝時(shí)不要打開軟件，否則就會(huì)造成文件拷貝過來了，數(shù)據(jù)庫(kù)無法更新，造成丟表現(xiàn)象。 5、批量刪除 批量刪除前，軟件增加了顯示要?jiǎng)h除的文件的個(gè)數(shù)，一定要審核下數(shù)量是否一致，為了避免誤刪除，首先在右鍵菜單中的“批量操作”中的“取消”，目的是取消以前的批量操作的標(biāo)記，再做批量標(biāo)記，便于這次批量刪除只刪除這次選擇的文件。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng)6、圖片簽章圖片文件不需要簽章。7、插入pdf文件插入方式和圖片一樣。8、表格轉(zhuǎn)換為簽章文件點(diǎn) 簽章即可轉(zhuǎn)換為文件。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 9、批量轉(zhuǎn)換簽章文件及批量蓋章 （1）選擇批量范圍

11、 利用右鍵菜單中如上功能，先選擇第一張表，然后再選擇最后一張表，建議不要一次性的選擇很多表格，避免系統(tǒng)問題出現(xiàn)錯(cuò)誤時(shí)，造成其他問題。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) （2）轉(zhuǎn)換 點(diǎn)上圖中的“轉(zhuǎn)換為簽章文件”即可，注意轉(zhuǎn)換過程中不要做其他操作，尤其不能做打印文件等操作。 （3）蓋章 點(diǎn)上圖中的“蓋章”即可完成蓋章，注意蓋章過程中不要做其他操作。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng)10、竣工圖的處理方式竣工圖的接收方式有兩種：（1）掃描，可以掃描成JPG或PDF格式，再以插入圖片的方式導(dǎo)入軟件中；（2）pdf簽章，指的是CAD圖轉(zhuǎn)換為PDF格式，然后到檔案館申請(qǐng)購(gòu)買電子竣工圖章和出圖章，打開pdf文件后，在窗

12、口右面如下位置，有簽章的按鈕，如下：點(diǎn)紅色框內(nèi)的“簽章”按鈕，輸入密碼后即可完成簽章，需要注意的是，pdf簽章完成后，位置不能移動(dòng)，請(qǐng)用戶簽章的時(shí)候，一定要選擇好位置。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) Auto CAD直接另存為PDF文件的方法: 打開我們要轉(zhuǎn)換的圖紙，如圖。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 點(diǎn)擊 文件-打印三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 選擇打印機(jī)。這里我們選擇DWG TO PDF.PC3 PDF打印機(jī)。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 根據(jù)繪圖區(qū)域的大小，選擇圖紙尺寸。這里我選擇A3的橫圖框，你們可以根據(jù)自己的需求選取。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 選擇打印范圍，為窗口。然后點(diǎn)擊需要打印

13、的圖框的對(duì)角點(diǎn)三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 對(duì)角點(diǎn)如圖所示：三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 勾上“居中打印”和“布滿圖紙”，并選擇需要的打印樣式。你們也可以選擇其他的打印樣式。如圖所示：三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 點(diǎn)擊預(yù)覽，檢查一下打印的區(qū)域。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 單擊右鍵-打印。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) 選擇保存的路徑和文件名。則PDF轉(zhuǎn)換成功。打開PDF文件，如下圖所示：三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng) CAD文件轉(zhuǎn)換成pdf文件 CAD文件轉(zhuǎn)換成pdf建議使用“Acme CAD Converter”軟件，可以在百度中搜索“Acme CAD Converter”下載該軟件。三、電子檔案報(bào)送系統(tǒng)注意事項(xiàng)11、預(yù)組卷和組卷用戶先點(diǎn)“完整檢查”，檢查表格電子檔案上報(bào)的是否齊全，不齊全時(shí)，生成目錄提示哪些表格不齊全；預(yù)組卷：不檢查工程是否簽章了；組卷：歸檔的資料必須具備電子簽章，無電子簽章的文件不允許組卷交檔，并且簽章個(gè)數(shù)要正確。 三、