OA行政辦公系統(tǒng)用戶操作手冊分解

1、OA辦公系統(tǒng)用戶操作手冊一、 前言為充分發(fā)揮信息化平臺作用，提高工作效率，學(xué)校啟用了新行政辦公系統(tǒng) （OA,將公文處理、表單審批、學(xué)校通知公告等業(yè)務(wù)模塊部署到電子系統(tǒng)上，方便各部門對工作進(jìn)行信息化、規(guī)范化管理.本手冊是學(xué)校行政辦公系統(tǒng)軟件（OA 系統(tǒng)）的用戶使用手冊，主要是為指導(dǎo)用戶使用本產(chǎn)品而編寫的。希望本手冊能夠幫助您在短時間內(nèi)對 OA系統(tǒng)有一個概括的了解，讓您親身體驗到它所帶來 的方便與快捷。二、登錄系統(tǒng)OA行政辦公系統(tǒng)為網(wǎng)絡(luò)版，登錄形式簡單方便，只需在瀏覽器中輸入服務(wù)器 地址，即可訪問系統(tǒng)。目前學(xué)校OA行政辦公系統(tǒng)服務(wù)器支持內(nèi)網(wǎng)、 外網(wǎng)訪問，無 論在學(xué)校還是在校外，只要可以上網(wǎng)，即可通

2、過瀏覽器登錄辦公系統(tǒng)進(jìn)行工作處 理。同時OA行政辦公系統(tǒng)配備有手機(jī)客戶端，通過下載安裝手機(jī)客戶端，亦可登 錄學(xué)校行政辦公系統(tǒng)處理工作。登錄系統(tǒng)入口如下：學(xué)校官網(wǎng)行政辦公系統(tǒng)入口；服務(wù)器內(nèi)網(wǎng)地址：http : / 192 。 168。168。104:5007;服務(wù)器外網(wǎng)地址：http:/58.47。177.160:5006 ;手機(jī)客戶端服務(wù)器地址：58。47。177.160: 5005。登錄頁面如下：各用戶的登錄帳號詳見通知，初始密碼為 123456,首次登錄系統(tǒng)，請修改 個人密碼，防止他人盜用。三、系統(tǒng)首頁1 .個人空間個人空間用于展現(xiàn)與個人工作緊密相關(guān)的信息，如待辦工作、表單審批、跟 蹤事項

3、、我的模板、日程事件、我的計劃、常用文檔等。用戶個人可自行配置， 預(yù)置的個人空間如圖所示：個人空間的管理：若單位管理員設(shè)定用戶可以自定義個人空間， 則用戶自身 可對個人空間的管理，進(jìn)入【個人事務(wù)】 一-【空間欄目】，同樣可以設(shè)置布局I 并進(jìn)行欄目設(shè)置。如圖，用戶設(shè)置個人空間：四、功能模塊介紹1.公文管理本節(jié)詳細(xì)介紹公文應(yīng)用部分的具體操作：【發(fā)文管理】、【收文管理】、【公文查詢】功能操作? 公文處理：第一步：點(diǎn)開待辦列表，選擇要處理的公文，進(jìn)入處理界面C 仆 m m KIP7/SMUU.M08 SU IFzrn通帝。rn ;,iMiridi節(jié).E5 :同曼罪帶加 3加L 破融 史 覆目溜 蝸1隹

4、 艇一二:不“由三St藺。卿牛&霏笆 B第I廿111型蠟具也A,點(diǎn)擊百;二五式內(nèi)容蚪群.白軸擊取，工作處理示?喏不上即史建直接點(diǎn)缺用腔，貂囪晤$將拜愫nw 網(wǎng)印工l打印天士文收欠債記單*：中號 rC'LfiSu1.玉湖東交友罟fk* rszEiw與Kt A7要發(fā)E期現(xiàn)巧更止A啦日電Mis-m-u眼文事考而由Ix1<am雙孫此朝ft? 發(fā)文管理：用于完成發(fā)文件箋的擬文、審核、審批（或會簽）、簽發(fā)、復(fù)核、 封發(fā)和歸檔的處理過程，形成公文單與正式公文 .所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名稱 和權(quán)限，用戶均可自行定義，由此保證了系統(tǒng)的靈活性。同時提供公文的催 辦、督辦等操作，保證公文流轉(zhuǎn)的嚴(yán)肅

5、性。發(fā)文管理首頁如下圖：功能鍵：【擬文】具有發(fā)文擬文權(quán)的用戶才顯示【擬文】按鈕，進(jìn)行公文文稿的起草?！疽寻l(fā)】列表顯示已經(jīng)發(fā)送出去的公文?！敬k】列表顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、 文件的批閱、修改、批示等操作?！驹谵k】列表顯示【暫存待辦】過的公文?！疽艳k】列表顯示當(dāng)前節(jié)點(diǎn)已經(jīng)辦理完畢的公文。擬文操作步驟:第一步：點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，選好模版之后點(diǎn)擊確定，直接調(diào)用公文發(fā)文流程模板。如下圖:第二步：填寫發(fā)文單。根據(jù)設(shè)置的文單信息進(jìn)行填寫，如文件標(biāo)題等信息 送往單位可以自行選擇。第三步：書寫公文內(nèi)容。點(diǎn)擊【正文】，系統(tǒng)支持word、excel、wps等格式, 也可以點(diǎn)擊左上角

6、【文件 F，直接選擇打開本地文件，或者可以直接在編 輯頁面編輯內(nèi)容，編輯完成，點(diǎn)擊菜單欄“綠色箭頭”，保存退出.如下圖編輯正文：第四步：按實(shí)際需要增加附言和附件。點(diǎn)擊【發(fā)送】，即可發(fā)送到下一個節(jié) 點(diǎn)的人員。? 收文管理：用于完成外來電子公文的自動登記、紙制公文的手工登記，以及 擬辦、批示、承辦、辦理、閱讀、歸檔的處理過程。所有這些處理節(jié)點(diǎn)的名 稱和操作權(quán)限，用戶均可自定義。收文管理首頁如下圖：【收文管理】頁面下各功能鍵說明如下：【待登記】對公文進(jìn)行登記，可以通過【登記紙質(zhì)公文】來進(jìn)行公文登記?！敬l(fā)】暫時不想發(fā)送的公文被保存在這個列表中.【已發(fā)】已經(jīng)發(fā)送出去的公文保存在這個列表中。【待辦】列表

7、顯示未處理的公文，可以進(jìn)行公文辦理、手寫批注、文字批注、文件的批閱、修改、批示等操作?！驹谵k】列表顯示【暫存待辦】后的公文?！疽艳k】已經(jīng)辦理了公文操作的文件保留在這個列表中。操作步驟：點(diǎn)擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，進(jìn)入收文管理界面， 第一步：登記.點(diǎn)擊一級菜單【公文管理】，選擇【收文管理】，通過待登記 公文列表，選擇公文，點(diǎn)擊【登記】，按以下步驟進(jìn)行公文登記。第二步：收文處理：文件登記發(fā)送后，下一個進(jìn)行公文辦理的人員會收到公文的提示信息，在系統(tǒng)的首頁的【待辦事項】中顯示該公文 .辦理人員可以 直接點(diǎn)擊打開進(jìn)行辦理，同時在公文管理中【收文管理】的待辦事項中也列出了所有要辦理的公文.

8、辦理者可以對文件內(nèi)容以手寫批注， 手寫批注等 方式進(jìn)行文件的批閱，批示等操作.2 .會議管理會議是針對某些議題進(jìn)行討論、研究和解決的過程，起到溝通信息、協(xié)調(diào)關(guān) 系、集思廣益、制定計劃、科學(xué)決策的目的。會議管理將會議通知 ，召開過程以 及會議紀(jì)要集合在一起，規(guī)范了工作，協(xié)同提升了工作效率。會議管理涵蓋了視 頻會議，會議紀(jì)要，登記會議室，會議室使用統(tǒng)計等功能 ，達(dá)到靈動管理，高效 工作之目的。功能菜單：包括【會議安排】、【待開會議】、【已開會議】、【會議資源】四個 子菜單會議室申請操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會議管理】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需 要，選擇相應(yīng)的子菜單。第一步：申請會議室，點(diǎn)擊【會議資源】一

9、【申請會議室】頁簽，打開會議室申請頁面；第二步：點(diǎn)擊“會議室”輸入框，彈出會議室選擇窗口 ，鼠標(biāo)拖動選擇空 閑區(qū)域，如圖：第三步：會議室選擇窗口點(diǎn)擊【確定】按鈕，選擇的會議室和對應(yīng)的時 間會自動錄入會議室申請信息，如圖：第四步：點(diǎn)擊確定完成會議室申請操作。待會議室審核員審核通過后，即可使用。新建會議操作步驟：點(diǎn)擊菜單【會議管理】一【會議安排】，點(diǎn)擊新建會議，進(jìn)入 新建會議頁面，填寫相關(guān)會議信息，點(diǎn)發(fā)送即可。如下圖：3 .文化建設(shè)文化建設(shè)模塊是單位內(nèi)文化建設(shè)的發(fā)布平臺，也是學(xué)校內(nèi)部員工交流溝通的 平臺。如學(xué)校發(fā)布公告、通知，值班安排，校歷、作息時間表等。操作說明：點(diǎn)擊頁簽【單位空間】進(jìn)入通知公告

10、頁面，或者點(diǎn)擊菜單【文化 建設(shè)】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng)的子菜單。公告類型、公告管理 員和公告審核員由管理員設(shè)定，管理員可對該類型的公告進(jìn)行歸檔、刪除、置頂、 設(shè)置精華貼等操作，并可將該類型的發(fā)布權(quán)授予其他普通用戶.普通用戶可以查看單位空間各模塊內(nèi)容，被授權(quán)的用戶具有發(fā)布信息的權(quán)限 .發(fā)布通知公告操作步驟：第一步：點(diǎn)擊橫向菜單【文化建設(shè)】，選擇【公告】下的【單位公告】或 【部門公告】。第二步：選擇一個公告板塊，點(diǎn)該板塊下面的【發(fā)布公告】按鈕。第三步：點(diǎn)擊【新建】按鈕，編輯通知標(biāo)題、發(fā)布范圍、公告格式等內(nèi) 容.第四步：點(diǎn)擊發(fā)布，發(fā)布通知.4 .文檔中心文檔中心應(yīng)用于單位、個人管理文

11、檔、公文及其他模塊的歸檔信息和歷史公 文的查詢，支持自定義文檔庫，提供文檔推送到單位、個人的學(xué)習(xí)區(qū)及文檔中心 等功能。文檔中心包括【我的文檔】、【單位文檔】。我的文檔：存儲個人的文檔，提供文檔的新建、修改、移動、查詢等操作 ； 支持文檔發(fā)送到個人空間，支持轉(zhuǎn)發(fā)協(xié)同和郵件。新建文檔夾的操作步驟：第一步：單擊【新建-文檔夾】，彈出新建文檔夾的窗口，輸入文檔夾名稱.第二步：單擊【確定】，在我的文檔中顯示新建的文檔夾。新建文檔的操作步驟：第一步：單擊【新建】，出現(xiàn)下拉菜單，選擇要新增的文檔類型。第二步：進(jìn)入文檔編輯界面，填寫名稱、高級屬性、編輯正文，上傳本地文件及關(guān)聯(lián)文檔，保存退出。第三步：編輯要修改

12、的文檔，進(jìn)行修改，保存。上傳文件的操作步驟：第一步：點(diǎn)擊【上傳文件】，彈出上傳本地文件對話框.第二步：點(diǎn)擊【瀏覽】，選擇本地要上傳的文件，確定.單位文檔：單位文檔主要用于學(xué)校各部門存儲各自的文檔，由學(xué)校的單位文檔庫管理員管理及向下授權(quán)；單位文檔也可以在文檔庫管理中共享給其他單位。 新建文檔、上傳文件等操作與我的文檔中相應(yīng)操作類似。查看歷史公文步驟：點(diǎn)擊菜單【文檔中心】 一【單位文檔】，進(jìn)入文檔中 心，選擇單位文檔，查看相應(yīng)的歷史公文.如下圖：5 .協(xié)同工作協(xié)同工作是個人、團(tuán)隊、組織之間傳遞信息和執(zhí)行組織管理規(guī)則的事務(wù)處理 工具，用它來完成事務(wù)的發(fā)起、處理和管理，并記錄事務(wù)的發(fā)展過程和結(jié)果，由人

13、通過流程規(guī)則來完成事項的辦理， 并支持規(guī)則的成型和管理，協(xié)同工作一般用 來進(jìn)行非公文類業(yè)務(wù)的處理，如：表單審批、需其他部門配合處理的工作、部門 工作計劃、工作總結(jié)匯報等。功能菜單：包括【新建事項】、【待發(fā)事項】、【已發(fā)事項】、【待辦事項】、【已 辦事項】、【督辦事項】子菜單操作步驟：點(diǎn)擊菜單【協(xié)同工作】，出現(xiàn)功能列表，根據(jù)操作需要，選擇相應(yīng) 的子菜單?！拘陆ㄊ马棥浚阂哉{(diào)用模板方式或自建流程方式來發(fā)起一項跨組織的協(xié)同工 作.選擇【協(xié)同工作】【新建事項】，進(jìn)入新建事項界面；或者通過左側(cè)快捷鍵【新建】【新建協(xié)同】進(jìn)入新建事項頁面，如圖所示:?新建事項中的具體操作：（以自建流程方式新建協(xié)同的具體操作）

14、第一步：依數(shù)據(jù)項的說明，在新建事項界面，填寫協(xié)同標(biāo)題、正文信息等。第二步：建立流程，點(diǎn)擊流程輸入框中的 點(diǎn)擊新建流程，在彈出的選人界 面,選擇接收人員。在下拉框中顯示系統(tǒng)設(shè)置的所有組織結(jié)構(gòu)，有部門、組、崗位、外部人員、 關(guān)聯(lián)人員五個選項卡顯示對應(yīng)的信息；左邊區(qū)域羅列該組織的所有人員；右邊區(qū) 域是選定需要在協(xié)同流程中執(zhí)行的人.鼠標(biāo)點(diǎn)擊左邊區(qū)域，選擇部門，根據(jù)選定 的組織人員,選擇人員，按【-】，選定到執(zhí)行人區(qū)域。如果直接選擇右邊的【-】， 表示整個部門被選定；按【T】；進(jìn)行已選項順序的調(diào)整。根據(jù)工作的具體 情況選擇【并發(fā)】、【申發(fā)】。1、并發(fā)：發(fā)起人發(fā)起流程后，各節(jié)點(diǎn)同時收到信息。2、用發(fā)：發(fā)起

15、人發(fā)起流程，流程中每個節(jié)點(diǎn)依次處理（上一節(jié)點(diǎn)處理完畢后， 下一節(jié)點(diǎn)才能收到）.流程中如有需要調(diào)整的地方，可選中某個流程節(jié)點(diǎn)進(jìn)行修改，如【增加節(jié) 點(diǎn)】：可以在當(dāng)前節(jié)點(diǎn)后面增加一個或多個節(jié)點(diǎn)，也可以在會聚節(jié)點(diǎn)后面再增加 新節(jié)點(diǎn)，可增加空節(jié)點(diǎn)?！緞h除節(jié)點(diǎn)】：可以刪除選中的節(jié)點(diǎn).【替換節(jié)點(diǎn)】：可以 重新選擇該節(jié)點(diǎn)人員或部門?！竟?jié)點(diǎn)屬性】：可以對選中的節(jié)點(diǎn)權(quán)限進(jìn)行修改。 修 改完成后，按【確定】按鈕，確認(rèn)流程后，自動退出該頁面，回到【新建協(xié)同】 操作頁面，同時流程節(jié)點(diǎn)的信息顯示在數(shù)據(jù)項【流程】中。設(shè)置節(jié)點(diǎn)權(quán)限權(quán)限說明應(yīng)用到所有節(jié)點(diǎn)確定第三步：根據(jù)工作情況，可以將該事項選擇預(yù)歸檔，選定預(yù)歸檔的目錄，協(xié)同發(fā)

16、送后，該協(xié)同會自動歸檔到預(yù)歸檔目錄里。第四步：根據(jù)工作需要，設(shè)定其他數(shù)據(jù)信息，設(shè)置流程期限、提前提醒、關(guān)聯(lián) 項目、高級數(shù)據(jù)項設(shè)置等.第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項進(jìn)行處理發(fā)送，頁面自動跳轉(zhuǎn) 到已發(fā)事項下，發(fā)送后的協(xié)同顯示在已發(fā)事項列表頁面中。?以調(diào)用模板方式新建協(xié)同的具體操作：用戶新建協(xié)同時，可以直接調(diào)用已經(jīng)建立好的系統(tǒng)預(yù)置的模板和個人建立的 模板。其中，系統(tǒng)模板是公用的模板，由單位管理員或者表單管理員創(chuàng)建，用于 解釋組織的管理規(guī)則，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理；個人模板是個人對常用的流程和格式的 存儲使用，可減少工作量和增加易用性。第一步：在【新建事項】頁面，點(diǎn)擊【調(diào)用模板】，彈出調(diào)用模板網(wǎng)頁對

17、話框。第二步：在左邊列表中選擇模板,如選擇表單模板中類別下的行政審批【公務(wù)接待清單】，點(diǎn)擊【確定】按 鈕.第三步：選擇的模板將顯示在新建事項中，包括標(biāo)題信息、流程信息。第四步：用戶可以根據(jù)需要依次修改重要程度、流程期限、提前提醒等數(shù)據(jù)項。第五步：點(diǎn)擊【發(fā)送】，所建立好的協(xié)同事項進(jìn)行處理發(fā)送.發(fā)送之后該協(xié)同 顯示在已發(fā)事項列表中。已發(fā)事項：系統(tǒng)列出當(dāng)前用戶所有已經(jīng)發(fā)出的協(xié)同事項， 可以實(shí)時查看協(xié)同處理 情況及處理人員意見，可以給未處理人員發(fā)送催辦消息；還可以對已發(fā)協(xié)同進(jìn)行 轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、撤銷流程、重復(fù)發(fā)起、刪除等操作。待發(fā)事項：存放新建協(xié)同事項過程中【保存待發(fā)】、或被處理人【回退】、【撤銷】、 【

18、指定回退】的協(xié)同事項。用戶可以對已創(chuàng)建但尚未發(fā)出的協(xié)同事項進(jìn)行查看、編輯、發(fā)送、刪除等操作；也可將該事項以協(xié)同或郵件的形式轉(zhuǎn)發(fā)給相關(guān)的人員。 待辦事項：主要是查看、處理待辦協(xié)同事項，以及通過關(guān)鍵字對待辦事項進(jìn)行查 詢。用戶可以對接收到的協(xié)同進(jìn)行流程查看，可以進(jìn)行轉(zhuǎn)發(fā)、加簽、知會等處理 操作，并可以對其他處理人的意見進(jìn)行回復(fù)。已辦事項：支持用戶對已經(jīng)處理的協(xié)同事項處理情況進(jìn)行查看，也可對該事項進(jìn) 行轉(zhuǎn)發(fā)、歸檔、取回、跟蹤、刪除等操作。督辦事項：督辦是保證政府、機(jī)關(guān)、事業(yè)單位政令暢通，各項決策貫徹落實(shí)，完 善工作秩序，改進(jìn)工作作風(fēng)的一項重要工作。通過督辦，可以使各項工作責(zé)任到人,做到事事有人承辦、有人負(fù)責(zé)，避免推諉扯皮，提高工作效率.協(xié)同督辦由協(xié) 同發(fā)起人設(shè)置督辦人員，可以在新建協(xié)同事項頁面、已發(fā)事項頁面設(shè)置督辦信息。 督辦人員可以跟蹤催辦協(xié)同處理人員，可以更換處理人員或處理流程，并查看處 理情況。6 .計劃日程計劃日程：計劃日程用于制定工作計劃、工作任務(wù)、安排工作事件。計劃管 理的目的在于和領(lǐng)導(dǎo)與同事之間，明確目標(biāo)達(dá)成共