貨代操作手冊

1、貨代操作手冊主管工作：1、核對SALES填寫的業(yè)務(wù)收支一覽表，確認(rèn)運(yùn)價船期、拖車、報關(guān)、付款方式等事宜是否清楚。2、根據(jù)業(yè)務(wù)收支一覽表編業(yè)務(wù)流水號，然后分給操作操作。每周核對編號順序是否正確。注：編號規(guī)則：i. 分為三個號碼順序：Company工作號、業(yè)務(wù)員編號、操作編號ii. CANCEL CASE 之注明：A因客戶原因取消：操作將 CASE蓋上CANCEL章交于主管后，在編號記錄本上用紅色筆戈U掉，標(biāo)注 CANCEL。B因截關(guān)日推遲由前一個月轉(zhuǎn)于下一個月：將前一個工作號作CANCEL ,用紅筆劃掉，標(biāo)注轉(zhuǎn)到下一個月哪一工作號。3、每周批閱操作的 DAILY REPORT ，協(xié)助各操作處理一

2、些突發(fā)事件。4、每月定期統(tǒng)計業(yè)務(wù)量及其他報表，交經(jīng)理簽字后交于財務(wù)。5、每周會議總結(jié)6、協(xié)調(diào)內(nèi)部或與其他部門的工作，使工作流程順暢。7、本部門的管理工作二、操作各小組工作職責(zé)：（一、）直客組i. 所有公司的直客的 CASE都在此組操作。ii. 負(fù)責(zé)所有新直客的詢價回復(fù)，及跟蹤，并做好詢價客戶的記錄。iii. 本組中應(yīng)跟蹤客戶的報價。iv.新客人的開發(fā)。v.每月更新所有客戶的操作特點(diǎn)分析表，對新老客戶進(jìn)行分析。1. 根據(jù)日常的合作及市場變化，定期與CSR碰頭更新常用同行通訊錄。并定期做一確認(rèn)電話和地址是否有變化。2. 做一附加費(fèi)表格，定期 UP-DATE。（二、）同行組1、所有公司的同行的 CA

3、SE都在此組操作2、負(fù)責(zé)所有新同行的詢價回復(fù)，及跟蹤，開發(fā)，并做好詢價客戶的記錄。1） CSR會做一價格表格，定期進(jìn)行 UP-DATE。報價時按照客戶權(quán)限，依據(jù)此表格進(jìn)行 報價。2）每周定期與CSR開碰頭會議，了解市場。3、本組中應(yīng)跟蹤客戶的報價及操作4、 每周新市場價格的發(fā)布，EMAIL給相應(yīng)的客戶。5、每月更新所有客戶的操作特點(diǎn)分析表，對新老客戶進(jìn)行分析。（三、）代理組1、新代理的開發(fā)。2、國內(nèi)外代理指定貨的跟蹤及操作。3、SALE LEAD4、國內(nèi)外代理的詢價回復(fù)。5、直客的服務(wù)跟蹤1）每月根據(jù)財務(wù)報表，定期做回訪，做好記錄。2）新客人的培訓(xùn)安排3）客戶投訴的處理和整理：如陳總有接到投訴

4、后可將此事情經(jīng)過及處理結(jié)果交于此組備案，然后定期進(jìn)行總結(jié)分析?？蛻魴?quán)限-由財務(wù)每季度UP-DATE 。三、操作部門工作分工（見附表）四、流程圖五、操作流程說明如下：1、SHIPPING ORDER根據(jù)業(yè)務(wù)員填寫的業(yè)務(wù)收支一覽表及客戶填寫的訂倉單，將資料輸進(jìn)電腦軟件系統(tǒng)，制作公司的訂倉單傳給訂倉公司。注：1） 一定先核對一覽表與客戶訂倉單資料是否一致。2）BOOKING FORM :是本司 booking格式，另一種是訂倉公司固有的格式。（先確認(rèn)用哪一種 BOOKING）3） 無論截關(guān)是否緊急，請先盡早向訂倉公司訂倉，以免暴倉2、S/O向船公司要S/O （一定要核對截關(guān)日、船期、起運(yùn)港、目的港等

5、資料），正常情況下應(yīng)在半天之內(nèi)拿到S/O ）。再將相關(guān)資料輸入電腦系統(tǒng) 拿到S/O之后要確認(rèn)船期，將 ETD/ETA填 寫業(yè)務(wù)收支一覽表。注：1） S/O上一些同行電話的涂改（先確認(rèn)再涂改，有些S/O資料不能涂改，否則提不到柜）2） 注意拖車時間來催 S/O.如在第二天做柜務(wù)必在當(dāng)天下午4:30之前拿到，如在周六/日做柜， 務(wù)必注意換單3、確定報關(guān)、拖車方式1）報關(guān)方式：a）般貿(mào)易：分為客戶自提供報關(guān)資料之一般貿(mào)易和由公司提供報關(guān)資料之買單。b）轉(zhuǎn)關(guān)c）清單（文錦渡/皇崗出口）2）拖車方式（由報關(guān)方式而決定）：a）帶司機(jī)本：轉(zhuǎn)關(guān)就要司機(jī)本（派車前請與客人或拖車行先確認(rèn)是否需要三對照一-人、車、

6、本要對應(yīng)一致及IC卡和是否有晚關(guān)可封，如無晚關(guān)封裝貨時間一定要與客人確認(rèn)為早上裝貨為好，否則當(dāng)天不能報關(guān)會產(chǎn)生押夜費(fèi)。）另：中港拖車一定要有司機(jī)本。b）不帶司機(jī)本：報關(guān)方式是一般貿(mào)易。3）操作：a）如客戶需要（只作海運(yùn)），將船公司之S/O傳給客戶，打電話確認(rèn)客戶是否有收到。b）如客戶需公司拖車及報關(guān)， 請與客戶確認(rèn)做柜時間、地點(diǎn)、工廠聯(lián)系人電話及報關(guān)方式 （是一般貿(mào)易，買單還是轉(zhuǎn)關(guān)），是否需要買單。如需買單，因為商檢、動植檢需提前做，所以 應(yīng)請客戶盡早提供出貨清單（注意：實(shí)際出貨數(shù)量一定不能比所做商檢數(shù)量多）。c）買單需做植/商檢所需資料：提供數(shù)據(jù)：品名/箱數(shù)/個數(shù)/NW/GW/單價/總價/起

7、運(yùn)港/柜型/將以上資料交給報關(guān)部4、安排拖車根據(jù)客戶提供的資料（裝柜時間、地址、柜型等）填寫A “拖車委托單”給拖車部，同時將B “S/0 ”傳給拖車部，注：1） 如周六下午/周日或晚上提柜一定要請拖車行先與碼頭確認(rèn)是否有資料，是否有吉柜可提。2） 同時注意與客戶確定做柜時間和地點(diǎn)，并需考慮到提柜所需時間以及來回裝柜所需時間，并提醒拖車行打單和提拒時間。3）派車時還要與客人確認(rèn)一下貨重，是否有超重，如重貨要提醒拖車行派大馬力車。4 ）如是小柜派車時還要與客人確認(rèn)一下小柜放于何處，方便工廠裝貨。注：A如報關(guān)方式是轉(zhuǎn)關(guān)時，派車一定要派帶司機(jī)本的車。B如因客戶原因?qū)е聣很嚕?操作與拖車部書面確認(rèn)壓車

8、費(fèi)后需及時通知業(yè)務(wù)員與客戶書面確認(rèn)壓車費(fèi)。5、報關(guān)如果客戶委托公司報關(guān)，需填寫A “報關(guān)委托單”給報關(guān)行 （如果是轉(zhuǎn)船，請注意提供頭程船名給報關(guān)行），快遞B “核銷單等資料”給報關(guān)行，同時記錄客戶的核銷單號以便及時追 回。注意：最晚裝柜當(dāng)天將報關(guān)資料備齊到報關(guān)行。注：報關(guān)核銷單問題1）如是一般貿(mào)易：a）根據(jù)截關(guān)日與客人確認(rèn)何時將核銷單寄于公司 .接到核銷單后先檢查單證是否齊全 ，正確， 后再寄給報關(guān)行但要在系統(tǒng)上作好登記，大約20天后由操作 負(fù)責(zé)將核銷單追回.寄還給客人 再在系統(tǒng)上注明退還.b）退稅生產(chǎn)廠家：請與客人確認(rèn)是否需退稅，如退稅請與客人書面確認(rèn)境內(nèi)貨源地。c）一定請客人書面提供商品編

9、碼，以免報錯。2）如是買單：先預(yù)估申報金額，確定是大核銷（一萬美金以上）還是小核銷（一萬美金以下）后，寫申請單給財務(wù)，接到財務(wù)分給的核銷單后同樣在操作電腦系統(tǒng)上作好登記，此單由財務(wù)部負(fù)責(zé)追回3）如是轉(zhuǎn)關(guān)，只需傳報關(guān)委托單給報關(guān)行，待重柜還場后問報關(guān)行是否有收到重柜紙，司機(jī) 本及相關(guān)轉(zhuǎn)關(guān)資料。（轉(zhuǎn)關(guān)大約半天就會出結(jié)果）4）如是散貨公司只做海運(yùn)也要登記核銷單，因為散貨倉庫退單只退給訂倉公司。6、拖車到廠的跟蹤根據(jù)拖車行提供的資料（車號、柜號、司機(jī)電話等）填寫拖車委托單回執(zhí)給客戶（最好在裝 柜前一天）。必須在拖車預(yù)計到廠時打電話給工廠確認(rèn)，如果是安排第二天一早拖柜，則在 上班時第一時間打電話到工廠。

10、之后操作也跟蹤裝貨及還柜情況。7、報關(guān)的跟蹤1）重柜還廠后要求拖車行將重柜紙交報關(guān)行（如果報關(guān)有需要的話，一般鹽田要正本，蛇口 C操作Y件就可以，但要根據(jù)不同的船公司有不同的要求），2） 果是買單貨，請客戶提供出口貨物明細(xì) （包括：包裝件數(shù)/個數(shù)/NW/GW/規(guī)格/材質(zhì)/品牌）， 根據(jù)客戶提供的資料制作相關(guān)的文件（出貨明細(xì)表和報關(guān)委托單）傳真給報關(guān)行報關(guān)。3 ）海關(guān)放行后必須打電話通知客戶貨柜已放行。并請報關(guān)行傳報關(guān)底單于公司。4）海關(guān)有查驗，第一時間通知客人，告知報關(guān)行將查驗單及查柜費(fèi)發(fā)票先傳真于公司，并請業(yè)務(wù)員和客戶確認(rèn)費(fèi)用，并確認(rèn)客戶是否需要正本海關(guān)發(fā)票，如需請報關(guān)行寄于公司再給客人。注

11、：操作和文件一定要配合好，要互相監(jiān)督。交接時間：所有 CASE正式交接是在截關(guān)當(dāng)日完成，之前由操作管理CASE FILE，之后由文件管理FILE。操作說明：1、散貨在操作接到訂倉公司的船期后才可交接給文件。1）關(guān)于美線的要提前補(bǔ)料的 CASE可在截文件之前交給文件先補(bǔ)料，但如需安排拖車和報關(guān)的要同時進(jìn)行，兩個人要互相配合，將CASE保管和處理好。2）有一些近洋航線補(bǔ)料很急的或客人要提前對單的操作可先請文件先對單。&對單報關(guān)放行后向客戶要 B/L補(bǔ)料，再補(bǔ)料給訂倉公司。同時確認(rèn)客戶出船東單或貨代單，出正本提單還是電放。1 ）船東單：客人傳補(bǔ)料后要先與客人核對，內(nèi)容無誤后再傳給船公司，最后再將船公

12、司的提單傳給客人再次核對，0K后出正本.說明：a）出船東單注意SHIPPER 一欄一定不要顯示電話和傳真等聯(lián)系方式。如客人有特殊要求,特殊處理b）如果訂倉公司要求運(yùn)費(fèi)到帳才能放單，請?zhí)崆吧暾?，各個訂倉公司的付款要求請參考操作通迅錄。船東單一定要付款買單，請及時開DEBIT NOTE給客人安排付款.c）如向同行訂倉出 MB/L，待收到客人水單后請通知同行先去安排拿單到他公司，待公司一付款就可拿到提單。2）公司貨代單：a）公司目的港有代理：客人傳補(bǔ)料 ，用公司提單格式（注意選用對應(yīng)格式）與客人對單，OK后再傳補(bǔ)料給訂倉公司，注意SHIPPER（永信）和CONSIGNEE （公司代理）的變化。如是付

13、款買單待客人付款后將提單正本交于客人或電放給客人。*/與代理聯(lián)系要求在截關(guān)日就發(fā) SHIPPING ADVICE 給目的港代理，在文件做好后再傳真或以附件的形式E-MAIL給代理。（文件包括公司提單正本C操作Y件/電放提單，船東單和 BALANCESHEET一定要簽字。）待拿到船東的電放信/電放號再傳真給代理通知放貨。如需代理扣 貨請與書面資料通知代理。A、 要求發(fā)給代理的所有文件如果是傳真給對方后，都必須以E-MAIL方式告知已傳真.B、SHIPPING ADVICE 同時CC給KEVIN,財務(wù)主管和操作主管。C、 有關(guān)于代理付款于公司的收款單位只針對總部。即FMS系統(tǒng)中計費(fèi)收款公司都是各個

14、地區(qū)代理的總部，而不是分公司。b）公司目的港無代理借用訂倉公司的代理：客人傳補(bǔ)料，用公司提單格式與客人對單，0K后將補(bǔ)料傳給訂倉公司，告知此票貨借用貴司代理， 憑公司提單放貨（必須先確認(rèn)訂倉公司是否接受），與訂倉公司確認(rèn)好代理及船名，柜號等資料后出正本，然后交公司正本提單C操作Y件傳給訂倉公司，請訂倉公司通知代理憑公司提單放貨；并注明費(fèi)用。c）貨代單的發(fā)放：一定是在與船公司對單，確認(rèn)船名、航次、柜號、封號、目的港等資料無誤后才能發(fā)單，如有客人特殊要求提前拿單，請向相應(yīng)人員申請， 批準(zhǔn)后讓客人寫“保函”后才可放單。-另：若是深圳直航船，通常確認(rèn)大船開航后才可簽發(fā)提單給客人。若是香港轉(zhuǎn)航船，提單上

15、顯示香港大船名，通常確認(rèn)香港大船開航后才可簽發(fā)提單給客人。若是提單上顯示駁船名，駁船開航后就可簽發(fā)提單給客人。d）提單的倒簽：一般船公司是不接受提單倒簽，貨代單可接受。但要寫保函（蓋公章）。公司要求：對于歐美等航線超過 15天的遠(yuǎn)洋航線可倒簽3天，由操作主管負(fù)責(zé)簽字審核。對于東 南亞等航程未超過15天的近洋航線可倒簽1天，由操作主管負(fù)責(zé)簽字審核， 超過以上期限者， 請業(yè)務(wù)員寫申請向經(jīng)理批報，得到許可后方可接單。e）所有貨代單上客人一些特殊要求的一定要請示，批準(zhǔn)后再接單。f）公司提單號的編制：前六個為英文字母，是起運(yùn)港和目的港的三字簡碼，后面八個數(shù)字為 公司工作號。g）正本提單（無論是 MB/L

16、還是H B/L正本一定要留 C操作Y件）寄出正本提單后必須打電話確認(rèn)客戶是否在預(yù)定日期收到。9、付款付款方式根據(jù)業(yè)務(wù)員與客人 /訂倉公司談好的方式去做。第一次合作的訂倉公司的收款方式（轉(zhuǎn)帳/可否收現(xiàn)金）、帳號及匯率由操作提供給財務(wù)，之后由財務(wù)統(tǒng)一內(nèi)部整理。注意：關(guān)于走M(jìn)AERSK的船，無論是向同行訂倉還是直接向船東直接訂倉，付款必須在頭程船開出后十天內(nèi)（包括周六及周日）付清，否則有滯納金產(chǎn)生，具體費(fèi)用如下：1 ）頭程船開出后第0-9天支付：第套提單加收USD0.002 ）頭程船開出后第10-16天支付：第套提單加收USD50.003） 頭程船開出后第17-23天支付：第套提單加收USD100.

17、004） 頭程船開出后第24-30天支付：第套提單加收USD200.005 ）頭程船開出后第31天或以上支付：第套提單第天加收USD50.00說明：以上天數(shù)包括工作日和節(jié)假日在內(nèi)，從1999年9月8日起，馬士基就已實(shí)行此規(guī)定。以后我們有配MAERSK的柜子請操作一定要在付款申請單上注明詳細(xì)情況，告知財務(wù)在規(guī)定時間內(nèi)付清。也請財務(wù)給予監(jiān)督和提醒，以免產(chǎn)生不必要的損失。*/付款方式1）PP : FREIGHT PREPAIDA）付款買單：客人付款再放單 （出船東單一定要付款買單）。根據(jù)到港日提前通知客人付款，客人付款后公司再付給訂倉公司，通知代理放貨。B）其它：月結(jié)/憑水單放貨/出貨后X天付款（拖

18、車或買單）說明：其中AB兩種付款方式由操作負(fù)責(zé)催款，C付款方式由財務(wù)催款，如操作追不到款請業(yè)務(wù)協(xié)助。同時也要求操作把追款的情況反饋給業(yè)務(wù)，以免延誤客人提貨。2） CC : FREIGHT COLLECT*/相關(guān)一些費(fèi)用單1） DENIT NOTE 的打?。阂笠皇蕉荩ㄈ缈腿擞幸蠹恼疽蛉荩?包括月結(jié)客人每一票貨也要打兩聯(lián)/三聯(lián)DEBIT NOTE.a）二份：一份交于財務(wù)；一份傳真給客人后保留在 FILES里.b） 開給客戶的DENIT NOTE現(xiàn)必須有業(yè)務(wù)和審核人簽字后蓋章方可傳真給或寄給客戶如客戶開稅票，先從系統(tǒng)中打出稅票格式，請業(yè)務(wù)簽字，客人確認(rèn)OK后將OK件交由財務(wù)開出正本稅票。

19、注意：如客人無特殊要求，“內(nèi)容”一欄開“運(yùn)費(fèi)”或“海運(yùn)費(fèi)”。2）付款申請單的填寫（所有的海運(yùn)、國際快遞、現(xiàn)金結(jié)帳的拖車和報關(guān)行等要寫付款申請給財務(wù)）。a）截關(guān)日之前要將付款申請 EMAIL給財務(wù)，如有訂倉公司的 DEBIT NOTE 請附上，如無 可后補(bǔ)。b ）截關(guān)日之前費(fèi)用已定的，訂倉公司的DEBIT NOTE要于開船日后兩天內(nèi)（包括開船當(dāng)天）必須補(bǔ)交于財務(wù) ，注明相應(yīng)工作號。c）如截關(guān)日之前費(fèi)用未定，也必須先填寫付款申請單，然后在付款申請單上說明情況，注 明預(yù)付金額后交于財務(wù)。d） 無論截關(guān)日之前費(fèi)用已定還是未定，如拿到訂倉公司的DEBIT NOTE 之后發(fā)現(xiàn)與付款申請單上預(yù)付金額不符，在

20、 FMS系統(tǒng)中更改計費(fèi)后，將訂倉公司正確的 DEBIT NOTE交于 財務(wù)。總之無論何種情況，在截關(guān)日（關(guān)于海運(yùn)CASE ）操作要上交付款申請單給財務(wù)。*/注意：A、接到訂倉公司的 DEBIT NOTE之后要先核對金額，之后也要核對并修改其幣種及金額與FMS系統(tǒng)中計費(fèi)保持一致。B、如出M B/L正本操作最好先與客人確認(rèn)是付現(xiàn)金還是轉(zhuǎn)帳于公司，預(yù)計何時拿單，然后將此信息告知財務(wù)（最好在付款申請單上注明）。所有同行財務(wù)不接受付現(xiàn)金續(xù)單，財務(wù)部見水單后才付款。正常情況下，財務(wù)見客人的付款水單才安排付款。月結(jié)客人除外。信譽(yù)好的直接客人，財務(wù)部可先付款續(xù)M.B/L,見款放單，但需業(yè)務(wù)向財務(wù)提出申請。*/

21、說明：A所有包括海運(yùn)的 CASE都要寫付款申請單，包括海運(yùn)費(fèi)與訂倉公司月結(jié)和到付的。 這樣要求所有海運(yùn) CASE的放貨操作必須接到財務(wù)的放貨通知（在FMS系統(tǒng)中做放貨）才可放貨。如客戶是付現(xiàn)金給財務(wù)， 收到運(yùn)費(fèi)后請財務(wù)部通知一下操作，同時也要求操作追款時先確認(rèn)財務(wù)是否有收到款項后再催客人，避免出現(xiàn)已收運(yùn)費(fèi)又催客人付款的現(xiàn)象。3） 客人付款水單：收到客人付款水單后先核對金額是否正確（保持應(yīng)付D/N金額，水單金 額，F(xiàn)MS系統(tǒng)上金額一致），然后在水單寫上對應(yīng)的JOB NO和操作人簽字，交于財務(wù)。確 認(rèn)是否到帳。一份留在 FILE里留底。*/注意：多種幣值請在水單上注明收款金額和匯率。4）付款給訂倉

22、公司的水單：接到財務(wù)給的水單后，第一時間傳真給訂倉公司，請對方放貨 或放單。與訂艙公司月結(jié)的公司有三家：）散貨：富裕若收到財務(wù)可放貨的通知，操作即可追上述公司做電放或放單。）費(fèi)用結(jié)算單的打?。捍蛴≠M(fèi)用明細(xì)單，請操作員、業(yè)務(wù)員、WINNIE、財務(wù)確認(rèn)費(fèi)用，四方簽字后復(fù)印一份將正本交于財務(wù)WINNIE處。每月八號簽字完畢統(tǒng)一上交財務(wù)。說明：每月要求在五號之前將上月所有費(fèi)用單打出，如有特殊情況向主管說明。每月十號之后不得修改上月工作號之 CASE的所有計費(fèi)。因為已鎖定計費(fèi)，各種報表已做出。*/匯率問題1）對外報匯率：USD仁RMB8.4USD仁HKD7.82HKD仁RMB1.075 2）特殊收款匯率

23、規(guī)定:a）對于客人，公司要求不能低于USD仁RMB8.30=HKD7.82 HKD仁RMB1.06若低于此匯率，按實(shí)收金額計費(fèi)，若跨月才知匯率虧損，虧損額計入該業(yè)務(wù)員下月CASE中。*/所以要求操作拿到客人水單后先核對，如直客付款低于此匯率，按實(shí)收金額計費(fèi)如已出費(fèi)用單，也要重打印，重簽字,如已鎖定計費(fèi)，虧損額計入該業(yè)務(wù)員下月CASE中。10、 放貨：操作一定要接到財務(wù)的書面通知，才可放貨/單11、資料整理所有操作程序完畢，將資料整理 ，裝訂后交財務(wù)處，以便財務(wù)計費(fèi)。說明：1） 在業(yè)務(wù)收支一覽表中必須有業(yè)務(wù)員，運(yùn)價確認(rèn)人，操作，及審核人簽字（注：所有產(chǎn)生的費(fèi) 用明細(xì)必須在表中詳細(xì)注明）2）整理順

24、序：（大體上按照操作的順序去整理）a ）業(yè)務(wù)收支一覽表b）客人的 BOOKING FORMc）公司向訂倉公司的 BOOKING FORMd）訂倉公司傳給公司的 S/Oe）派車委托單f）拖車行回傳于公司的派車委托單g）公司傳給客人的拖車回執(zhí)h ）客人給公司的出貨明細(xì)i）公司傳給報關(guān)行的出貨明細(xì)表及報關(guān)委托單 j）報關(guān)行傳于公司的報關(guān)底單k）客人傳給公司的提單補(bǔ)料l）客人提單0K確認(rèn)件m）公司傳給訂倉公司的提單補(bǔ)材料n） 公司確認(rèn)給訂倉公司的提單0K件o ）電放保函/電放信p ）公司開給客人的 DEBIT NOTE/INVOICE 和訂倉公司傳給公司的 DEBIT NOTE/INVOICE/ 公司

25、傳給代理的 BALANCE SHEETq）客人付于公司和公司付給訂倉公司的付款水單r）其他一些快遞底單，提單倒簽保函等相關(guān)資料注：其中一此文件在電腦系統(tǒng)中作出用WINFAX傳出，可在電腦中作儲存，不必打印出來，有一些特殊的文件順序可做特殊的調(diào)整。12、核銷單的跟蹤般貿(mào)勿報關(guān)之核銷單般在報關(guān)之后20天左右可以退出來，請注意是否有退稅聯(lián)。（買單CASE之核銷單由財務(wù)負(fù)責(zé)催收。客戶之核銷單由操作負(fù)責(zé)催收 每月操作會在系統(tǒng)中 登記，財務(wù)也參考，是否有遺漏 ）1）客戶核銷單退回之程序：退給客戶核銷單之前一定要與財務(wù)確認(rèn)是否可退后再安排。當(dāng)操作接到退回之核銷單后在FMS系統(tǒng)里注銷退回，然后將核銷單復(fù)印一張

26、，如送回給客戶請收單人在復(fù)印件上簽收， 如是用快遞寄回，請快遞公司取件人在復(fù)印件上簽收，然后將簽收件一并交給JOER，以便月末做總結(jié)。2） 單證計費(fèi)：申請金額（美金）X單價=RMB單證費(fèi)（小數(shù)點(diǎn)后數(shù)值不取） 如：申請金額 HKD18000.00 /核銷單是0.05 單證費(fèi)：（HKD18000.00 - 7.75）X0.05=RMB116（五）一些具體操作說明：1、關(guān)于業(yè)務(wù)收支一覽表1 ）業(yè)務(wù)收支一覽表的計費(fèi)：每發(fā)生一筆費(fèi)用及時填寫在業(yè)務(wù)收支一覽表中，并通知相關(guān)人員。并盡量附上對方的帳單。a ）如是海運(yùn)方面的必須附有訂倉公司的D/N.b） 如是拖車方面的請拖車行在回執(zhí)上注明并附上相關(guān)單據(jù).（從即

27、日起要求拖車行給回執(zhí)必須用公司格式填寫回傳，請操作派車時提醒拖車行）c） 如果快遞方面，請注明快遞單號及寄何文件給誰d） 如是報關(guān)方面，一定要傳報關(guān)委托單，注明報關(guān)費(fèi)核銷單計費(fèi)必須有報關(guān)行的報關(guān)底單，如 是全包CSR確認(rèn)好費(fèi)用后必在報關(guān)委托單時注明全包費(fèi)用e） 如是F/A，C/O,熏蒸證，保險等，此類文件操作時必須給到對方公司的工作號及注明費(fèi)用，并 要有正本的C操作Y件留底在FILE里.f）YT,SKU&文件渡倉庫一定要按對方的格式寫委托單并注明費(fèi)用g） 如是其他不能有書面確認(rèn)件，有額外費(fèi)用產(chǎn)生的必須在業(yè)務(wù)收支一覽中說清明細(xì)，h）如有任何取消事項，必須書面通知到對方.2）電腦系統(tǒng)中的計費(fèi)必須和

28、業(yè)務(wù)收支一覽中的計費(fèi)保持一致如有更改，兩處同時更改.而且輸入電腦計費(fèi)要及時，準(zhǔn)確3 ）業(yè)務(wù)收支一覽表的操作標(biāo)記：a）拿到S/O后在“ S/O ”欄注明S/O號b ）作柜后在“柜號”欄注明柜號C）如果已發(fā) SHIPPING ADVICE 在“代理”欄打?qū)μ?，已發(fā)文件寫“OK ”d） 如報關(guān)已放行，請在報關(guān)行欄寫“0K ”e）如已開D/N或稅票4 ）業(yè)務(wù)收支一覽表的填寫a）“黑體字”為 SALE和CSR必須填寫，如未確定請?zhí)顚憽按ā?，由操作與客戶確認(rèn)后再填寫，并通知相關(guān)人員。如未填全或不準(zhǔn)確，操作不予接單。b）由操作填寫的項目請操作認(rèn)真仔細(xì)填寫，請操作和文件互相監(jiān)督。c）如SALE和CSR外出，

29、可由同事代寫，操作先操作，但回司后必須在第一時間由操作請SALE/CSR將內(nèi)容補(bǔ)全并簽字確認(rèn)。2、關(guān)于收付款事項1）收款a）DEBIT NOTE/稅票：（見第九項收款中一些費(fèi)用單的解釋）b）帳號（附帳號使用說明）c）收款水單：d）FMS系統(tǒng)計費(fèi)：對于應(yīng)收計費(fèi)原則是：D/N與系統(tǒng)計費(fèi)中幣種與金額完全一致，實(shí)付金額只要按公司最低匯率折算總金額一致即可。2）付款a）DEBIT NOTE/ 稅票。b）帳號（首次合作由操作提供所有帳號，之后由財務(wù)統(tǒng)一整理）c）付款水單：接到財務(wù)給的水單后，每一時間傳真給訂倉公司，請對方放貨或放單。d） FMS系統(tǒng)計費(fèi)：應(yīng)付計費(fèi)原則是：D/N與系統(tǒng)計費(fèi)幣種與金額完全一致即

30、可，不管財務(wù) 如何付款計費(fèi)都不需更改，除非財務(wù)特殊要求。3）付款申請單（見第九項收款中一些費(fèi)用單的解釋）4）放貨通知單5）費(fèi)用結(jié)算單：只要費(fèi)用變動就重打費(fèi)用結(jié)算單。6）計費(fèi)的轉(zhuǎn)移（包括虧損、已鎖定計費(fèi)不能更改）3、虧損 CASE計費(fèi)1）因客戶或業(yè)務(wù)員原因而導(dǎo)致虧損由業(yè)務(wù)員寫“虧損報告”。2） 除因客戶和業(yè)務(wù)員原因以外，而因操作原因或其它外界客觀原因而導(dǎo)致此票CASE虧損，無需業(yè)務(wù)員寫“虧損報告”，虧損費(fèi)用也不計入此票CASE之中，而是單獨(dú)成立一新CASE，由KEVIN簽字，編號為KEIVN，虧損費(fèi)用輸入此新 CASE當(dāng)中。煩請操作和SALES據(jù)此操作，也要求操作認(rèn)真操作每一票CASE，避免因各

31、種原因?qū)е绿潛p。4、操作部門所需完成之報表1） Daily Report 2 ）業(yè)務(wù)編號 3）拖車參考運(yùn)價 UP-DATE （每月）4）每月業(yè)務(wù)量統(tǒng)計表5 ）操作各種通訊錄的整理6 ）操作失誤分析表5、一個 CASE 女M可做 CANCEL1） 接客人或業(yè)務(wù)員通知此票貨取消后，在電腦系統(tǒng)中將發(fā)貨人改為CANCEL ,并將相關(guān)資 料刪除，如有訂倉將 S/O回傳給訂倉公司并告知取消。2） 將FILE裝訂在業(yè)務(wù)收支一覽表中蓋CANCEL章后交給JOER，告知此票取消。6、文件派送一是用快遞，如路途很近或客人指定派人收取/送文件，可派外勤或其他人。如很急，路途較遠(yuǎn)可申請用摩托車派送。派外勤取件統(tǒng)一安排

32、，請操作提前一天填寫取/送件申請表，注明：取何文件，地址，聯(lián)系 人，電話，最晚取回件要求。如有臨時要派人取件或送件也要統(tǒng)一安排。一、如何將快遞登記1 ）公司有固定的合作的快遞公司將文件和快遞單填好后放于SKY處，注明工作號，并在 CASE上登記好快遞單號。15號以上的計入CASE成本。2）如有客人指定就用客人指定的快遞公司3 ）合作快遞公司不能郵寄目的地可選擇其它快遞公司二、申請用摩托車送文件1）如特需，請先寫摩托車申請單，請相應(yīng)主管批準(zhǔn)后，再叫摩托車。2）FMS系統(tǒng)里輸入計費(fèi)，然后將申請單交于財務(wù)。7、如何做保險具體操作：a） 在船開之前寫“貨運(yùn)申報單”（存放于LINDA/D/操作 DOC/格式/AIU INSURANCEPOLICY/貨運(yùn)申報單）蓋章給保險公司，接到回執(zhí)后即為保險成立。如有取消必須書面通知保險公司。b）待與客人對提單 OK后，即可根據(jù)提單做保單。與客人核對，如遇到不清楚地方一定先向保險公司請示。2 ）保險金額為發(fā)票金額的 110%。3）保險費(fèi)計算方法：公司與美亞為投保金額的千分之一。保險費(fèi)計費(fèi)取四舍五入。人保為萬分之八，按人民幣8.3計費(fèi).&如何做C/O, F/A,薰蒸證1）解釋及區(qū)別a） C/O，F(xiàn)/A當(dāng)中的內(nèi)容都要有客人提供，先用公司的格式與客人核對，無誤后再傳給做 證人（公司合作人：