行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度辦公用品采購管理制度

1、第6頁 共6頁行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度辦公用品采購管理制度行政辦公物品采購及領(lǐng)用管理制度 目的 規(guī)范行政辦公物品采購、庫存、領(lǐng)用的管理，完善入庫、出庫手續(xù)，提高行政辦公物品采購、庫存及領(lǐng)用的工作效率、質(zhì)量，保證公司各類行政辦公物品的供應(yīng)。 適用范圍 公司所屬各部門、門店 制度內(nèi)容 采購管理 第一條 采購行政辦公物品范圍 1、公司行政辦公用設(shè)備、設(shè)施； 2、日常行政辦公用品、用具等低值易耗品。 第二條 采購程序 1、 行政部根據(jù)庫存行政物品現(xiàn)況和各單位上報的行政物品需求計劃填寫行政物品采購清單并進行核算，將編制好的行政物品采購清單報請常務(wù)副總經(jīng)理審批后，方可安排采購。 2、行政部負責(zé)依據(jù)各

2、單位物品庫存或需求進行審核和安排購置計劃，以控制采購物品的數(shù)量、費用。對金額在 元以內(nèi)的行政物品，由行政部長簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上的行政物品，由常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 3、行政物品采購清單一試三份，財務(wù)部留存一份備案，另2份計劃分別交行政部和采購員。 4、行政部長按計劃安排實施采購。 5、行政管理員根據(jù)輕重緩急完成采購計劃。 第三條 臨時應(yīng)急采購 1應(yīng)急物品采購必須具備以下條件： （1）確屬應(yīng)急必須品。 （2）使用單位或部門經(jīng)理審批后，報行政部長審查通過后，報常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。 2、應(yīng)急物品采購流程： （1）需求單位或部門填寫正式報告呈報行政部長審批； （2）行政部長核實無誤，金額在 元

3、以下的，簽字批準(zhǔn)；金額在 元以上的，交常務(wù)副總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)； （3）簽字批準(zhǔn)后的行政物品采購清單交財務(wù)部備存1份，另2份分別交行政部和行政管理員。 3、行政管理員持已批準(zhǔn)的行政物品采購清單采購物品。 4、購進后的辦公物品須及時辦理入庫、建帳、建卡、報帳及交付使用等手續(xù)。 5、使用單位辦理領(lǐng)用登記手續(xù)后領(lǐng)用所需設(shè)備或物品。 第四條 非特殊情況，不得使用現(xiàn)金采購。 第五條 固定資產(chǎn)類行政辦公物品的采購 1、除日常辦公用品以外，屬于固定資產(chǎn)類的行政辦公設(shè)備物品的采購，須在經(jīng)理行政辦公會議上研究確定，并列為公司年度預(yù)算計劃。 2、屬于固定資產(chǎn)類的行政辦公設(shè)備物品的采購，行政部每年依據(jù)公司的實際使用需求

4、，在編制的年度購置計劃中列出。 第六條 說明： 1、行政辦公物品庫存 月報表。一式三份，財務(wù)部、行政部、庫管各一份存檔備查。 2、行政物品采購清單一式三份，財務(wù)部、行政部、行政管理員各一份。 庫存管理 第七條 除財務(wù)部外，行政部要對公司所有財產(chǎn)設(shè)置管理臺帳，并對全部在用設(shè)備物品分類別統(tǒng)一編碼、標(biāo)簽、設(shè)卡。 第八條 公司所屬各單位自行購置行政辦公物品的，應(yīng)嚴格按要求辦理入庫登記手續(xù)。當(dāng)日購進的辦公物品必須當(dāng)日入庫，無特殊情況不得延誤。 1、入庫單一式三聯(lián)，第一聯(lián)存根聯(lián)由庫房留存登記商品入庫并下庫存帳；第二聯(lián)由采購與財務(wù)對賬；第三聯(lián)記帳聯(lián)交公司財務(wù)部記帳。 2、填寫入庫單應(yīng)寫明物品的名稱、用途、規(guī)

5、格、單位、單價、數(shù)量等。 3、庫管必須對各類入庫物品履行入庫前的驗收，與審批后的行政物品采購清單進行核對，并對質(zhì)量、數(shù)量、規(guī)格等進行檢查、清點。對不合格的物品庫管有權(quán)拒收，數(shù)量與送貨單不符的按照實際數(shù)量入庫，在行政物品采購清單上注明原因。 4、各類物品的供應(yīng)商在結(jié)算費用時，必須出具有行政部相關(guān)責(zé)任人簽收的原始入庫單據(jù)，并提供正規(guī)的發(fā)票，按公司相關(guān)財務(wù)規(guī)定制度給予結(jié)算。 5、庫管做好入庫物品的登記，并每月統(tǒng)計匯總后出具報表。年末做出各項行政辦公物品發(fā)放的匯總、相關(guān)費用支出的匯總和物品發(fā)放、使用情況的統(tǒng)計（包括不同類別的金額）、分析p 報告。以便于指導(dǎo)新的年度計劃的制定、控制。 6、由各部門或單位

6、使用的設(shè)備物品，須按設(shè)備物品實際放置場地分別詳細登記在冊， 按原登記的設(shè)備編號、名稱、使用情況等進行登記備案。 領(lǐng)用管理 第九條 日常行政辦公物品領(lǐng)用原則和程序： 1、建立行政辦公物品領(lǐng)用登記臺帳，并由發(fā)放人員負責(zé)登記。于每月底做出各部門、各單位及門店領(lǐng)用物品的分類匯總表并附帶分析p 說明，作為下期計劃、控制各部門、單位行政辦公費用的測算依據(jù)。 2、行政部須嚴格按規(guī)定、計劃及間隔期向部門、單位（門店）和個人發(fā)放辦公物品。 3、領(lǐng)用部門、單位或個人須在辦公物品領(lǐng)用登記簿上履行登記后方可發(fā)放。 4、領(lǐng)用間隔周期為 一周。 【注】為提高辦事效率，公司規(guī)定在公司每周店長行政例會前一天下午按規(guī)定將領(lǐng)用物品計劃報行政部相關(guān)管理人員，例會當(dāng)日順便取走。 5、個人日常辦公物品的領(lǐng)用實行按部門、門店統(tǒng)一領(lǐng)取、個人自行保管、遺失不補。 6、公共辦公物品按部門統(tǒng)一領(lǐng)取。由各部門、單位（門店）經(jīng)理根據(jù)計劃指定專人統(tǒng)一領(lǐng)取，并負責(zé)管理和使用。 7、為加強行政辦公物品的使用和管理的監(jiān)管，行政部對各部門、單位（門店）的行政辦公物品的使用情況進行不定期的抽查。 8、應(yīng)急物品領(lǐng)用時，由領(lǐng)用部門或單位（門店）經(jīng)理提出申請，由行政部長或常務(wù)副總經(jīng)理批準(zhǔn)簽字后，方可辦理領(lǐng)用登記手續(xù)，領(lǐng)取申領(lǐng)物品。 9、對于易損物品實