商務(wù)會議禮儀

1、商務(wù)會議禮儀商務(wù)會議禮儀公司會議的工作安排公司會議的工作安排 工作會議的會前工作工作會議的會前工作工作會議的會中工作工作會議的會中工作工作會的會后工作工作會的會后工作 會務(wù)工作（會前）會務(wù)工作（會前）1. 確定會議主題與議題確定會議主題與議題2. 確定會議名稱確定會議名稱 3. 確定會議規(guī)模與規(guī)確定會議規(guī)模與規(guī) 格格4. 明確會議組織機構(gòu)明確會議組織機構(gòu) 5. 明確會議所需設(shè)備和工具明確會議所需設(shè)備和工具6. 確定會議時間與會期確定會議時間與會期7. 確定與會者名單確定與會者名單8. 選擇會議地點選擇會議地點9. 安排會議議程和日程安排會議議程和日程10. 制發(fā)會議通知制發(fā)會議通知11. 制作

2、會議證件制作會議證件 12. 準(zhǔn)備會議文件材料準(zhǔn)備會議文件材料13. 安排食住行安排食住行14. 制定會議經(jīng)費預(yù)算方案制定會議經(jīng)費預(yù)算方案 15. 布置會場布置會場 16. 會場檢查會場檢查會務(wù)工作（會中）會務(wù)工作（會中）做好會議記錄做好會議記錄組織簽到組織簽到會議值班保衛(wèi)工作會議值班保衛(wèi)工作 報到及接待工作報到及接待工作 做好后勤保障工作做好后勤保障工作 編寫會議簡報編寫會議簡報做好會議保密工作做好會議保密工作 會議信息工作會議信息工作會務(wù)工作（會后）會務(wù)工作（會后）撰寫會議紀(jì)要撰寫會議紀(jì)要 催辦與反饋工催辦與反饋工 作作 安排與會人員離會安排與會人員離會 會議總會議總 結(jié)結(jié)會議文書的立卷歸

3、會議文書的立卷歸 檔檔會議的宣傳報道會議的宣傳報道 2 2、確定會議名稱、確定會議名稱 會議名稱一般由會議名稱一般由“單位單位+ +內(nèi)容內(nèi)容+ +類型類型” 構(gòu)成構(gòu)成, ,應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題應(yīng)根據(jù)會議的議題或主題 來確定。來確定。 會前準(zhǔn)備工作會前準(zhǔn)備工作1、 確定會議主題與議題確定會議主題與議題 要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的要有切實的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的 實際；要實際；要 有明確的目的。有明確的目的。4 4、確定會議時間、會期、確定會議時間、會期 會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席，會議的最佳時間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席， 確定會期的長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。確定會期的

4、長短應(yīng)與會議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會議規(guī)模與規(guī)格、確定會議規(guī)模與規(guī)格l 本著精簡效能的原則本著精簡效能的原則l 會議的規(guī)模有大型、中型、小型。會議的規(guī)模有大型、中型、小型。l 會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。會議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。5、 確定會議所需用品和設(shè)備確定會議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會議都需要的用品）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，）特殊用品是指一些特殊類型的會

5、議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。的特殊用品和設(shè)備。6、建立會議組織機構(gòu)、建立會議組織機構(gòu) 會務(wù)組、宣傳組、會務(wù)組、宣傳組、 秘書組、文件組、秘書組、文件組、 接待組、保衛(wèi)組。接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會人員名單、確定與會人員名單 出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的出席會議和列席會議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會議的 性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。性質(zhì)、議題、任務(wù)來確定與會人員。9、安排會議議程與日程、安排會議議程與日程 會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排， 對會議所要通過的文件、所要解

6、決的問對會議所要通過的文件、所要解決的問 題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來。8、確定會議地點、確定會議地點 要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。要根據(jù)會議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來確定。 有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。有時也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。10、制發(fā)會議通知、制發(fā)會議通知 會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、會議通知的內(nèi)容包括名稱、時間、地點、與會人員、 議題及要求等。議題及要求等。 會議通知的種類有書信式和柬帖式。會議通知的種類有書信式和柬帖式。 會議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。會議通知的發(fā)送形式

7、有正式通知和非正式通知。 會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。會議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 11、制作會議證件、制作會議證件 代表證代表證 出席證出席證 會議正式證件會議正式證件 列席證列席證 來賓證來賓證 會議證件會議證件 旁聽證旁聽證 工作證工作證 會議工作證件會議工作證件 記者證記者證 出入證出入證 會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。會議證件的內(nèi)容有會議名稱、與會者單位、姓名、職務(wù)、證件號碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。 1212、準(zhǔn)備會議文件資料、準(zhǔn)備會議文件資料 主要有議程表和日程表、主要有

8、議程表和日程表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、會場座位分區(qū)表和主席臺及會場座次表、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、主題報告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、 開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。開幕詞和閉幕詞、其他會議材料等。主方談判的接待準(zhǔn)備主方談判的接待準(zhǔn)備 （1）主座談判的接待準(zhǔn)備）主座談判的接待準(zhǔn)備 主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判主座談判，作為東道主一方出面安排各項談判事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座事宜時，一定要在迎送、款待、場地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和客便，主應(yīng)

9、客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。尊重。 成立接待小組成立接待小組 成員由后勤保障成員由后勤保障(食宿方面食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。有翻譯。 了解客方基本情況，收集有關(guān)信息了解客方基本情況，收集有關(guān)信息 可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。職務(wù)、級別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。 掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排掌握客方抵離的具體時間、地點、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)

10、訂、預(yù)購返程車船票或飛機票。迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購返程車船票或飛機票。擬訂接待方案擬訂接待方案 根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實際，擬訂出接待 計劃和日程安排表。計劃和日程安排表。 日程安排還要注意時間上緊湊日程安排還要注意時間上緊湊. . 日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見， 待客方無異議確定以后，即可打印。待客方無異議確定以后，即可打印。 如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將安排表可在客方抵達(dá)后交由

11、客方副領(lǐng)隊分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。其放在客方成員住房的桌上。 主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、主座談判時，東道主可根據(jù)實際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間慶祝簽約的宴會或招待會，客方談判代表在談判期間的費用通常都是由其自理的。的費用通常都是由其自理的。 迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職迎接的客人較多的時候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問位的高低順序列隊迎接，雙方人員互相握手致意，問候寒暄。候寒暄。 如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請客

12、方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過。車，避免從客人座前穿過。（3 3）談判室的布置與座次安排）談判室的布置與座次安排 小規(guī)模談判還可在會客室，小規(guī)模談判還可在會客室， 有條件的話最好安排二三有條件的話最好安排二三 個房間，一間作為主要談個房間，一間作為主要談 判室外，另一間作為雙方判室外，另一間作為雙方 進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室，進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個休息室。再配一個休息室。談判室布置以高雅、談判室布置以高雅、寧靜、和諧為宜，環(huán)寧靜、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充

13、足，電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡潔、實用、美觀。簡潔、實用、美觀。 （4）客座談判的禮儀）客座談判的禮儀 “入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”， 對一些非原則性問題采對一些非原則性問題采 取寬容的態(tài)度，以保證取寬容的態(tài)度，以保證 談判的順利進(jìn)行。談判的順利進(jìn)行。 明確告訴主方自己代表明確告訴主方自己代表 團(tuán)的來意目的、成員人團(tuán)的來意目的、成員人 數(shù)、成員組成、抵離的數(shù)、成員組成、抵離的 具體時間、航班車次、具體時間、航班車次、 食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便 主方的接待安排。主方的接待安排。可與主方協(xié)商提出可與主方協(xié)商提出自己的參觀訪問、自己的參觀訪

14、問、游覽觀光等活動要游覽觀光等活動要求，但應(yīng)尊重主方求，但應(yīng)尊重主方安排。安排。 談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加，談判期間，對主方安排的各項活動要準(zhǔn)時參加， 通常應(yīng)在約定時間的通常應(yīng)在約定時間的5分鐘之前到達(dá)約定地點。分鐘之前到達(dá)約定地點。 到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問要先預(yù)約。 對主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎緦χ鞣降慕哟?，在適當(dāng)?shù)臅r間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎?感謝。感謝。 客座談判有時也可視雙方的情況，客座談判有時也可視雙方的情況， 除談判的日程外，自行安排食宿、除談判的日程外，自行安排食宿、 交通、訪問、游覽等活動。交通、訪問、游

15、覽等活動。2. 2. 出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求出席商務(wù)談判的儀表儀態(tài)要求（1）整潔的儀容）整潔的儀容 儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、儀容是指一個人的身體不著裝的部位，主要是頭發(fā)、面部和手部。面部和手部。 商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。商界人士儀容的要求是干凈整齊，端莊大方。男性男性 頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)，頭發(fā)：發(fā)型簡單大方，長短適當(dāng)， 干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型，干凈整齊，不準(zhǔn)留新潮、怪異的發(fā)型， 不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。不準(zhǔn)蓬頭亂發(fā)，亦不準(zhǔn)染發(fā)，最好也不要燙發(fā)。 手：談判時，握手問候、交換名片和遞送文件等都會手：談判時，握手問候、交

16、換名片和遞送文件等都會將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈將手展示于人，因此，及時修剪指甲，保持手的干凈整齊也是必要的。整齊也是必要的。 面部：保持干凈清爽，面部：保持干凈清爽， 養(yǎng)成每天上班前必剃養(yǎng)成每天上班前必剃 須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子，須的習(xí)慣，不準(zhǔn)留胡子， 也不能留大鬢角。也不能留大鬢角。談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、談判前，不要進(jìn)食大蒜、蔥、韭菜、洋蔥、腐乳之類的食物，洋蔥、腐乳之類的食物，保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。保持牙齒清潔，沒有食品殘留物，也沒有異味。 女性女性 出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇出席商務(wù)談判的女性，應(yīng)選擇端莊大方的發(fā)型，過于時髦、端莊大方的發(fā)

17、型，過于時髦、怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固怪異的發(fā)型，染發(fā)和不加以固定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這定的長發(fā)，都不適合出現(xiàn)在這種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以種場合，選用的發(fā)卡、發(fā)箍以樸實素雅為佳。樸實素雅為佳。 臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝臉部應(yīng)化淡雅的日妝，保持妝容的和諧清爽，一般不宜文眉、容的和諧清爽，一般不宜文眉、文眼線，唇膏和眼影也不要過文眼線，唇膏和眼影也不要過于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)?？蛇m于濃艷，要與服飾協(xié)調(diào)。可適當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣當(dāng)使用清新的淡香水，但香氣不可過于濃烈。不可過于濃烈。 女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油女性手部除保持干凈整齊外，可適當(dāng)使用指甲油 美飾一下指甲，不宜涂

18、抹彩色美飾一下指甲，不宜涂抹彩色 指甲油。指甲油。（2）規(guī)范的服飾）規(guī)范的服飾 男性：男性： 應(yīng)穿深色應(yīng)穿深色(藍(lán)、黑、灰、棕藍(lán)、黑、灰、棕)的三件套或兩件套西裝，的三件套或兩件套西裝， 白色白色(或與西裝同色系或與西裝同色系)襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶，襯衣、打素色或條紋領(lǐng)帶， 配深色襪子和黑色皮鞋。配深色襪子和黑色皮鞋。l除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品除結(jié)婚戒指外，一般不戴其他首飾，最好能戴上一只有品味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。味的手表，既能掌握時間，又是最好的裝飾品。 在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、在商務(wù)談判場合，男性不應(yīng)穿著茄克衫、牛仔褲、T

19、恤衫、恤衫、 旅游鞋、旅游鞋、 涼鞋等休閑服裝出席。涼鞋等休閑服裝出席。 女性：女性： 端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選端莊、典雅的套裙是商界女性出席談判場合的最佳選擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或擇。以體現(xiàn)著裝者的穩(wěn)重、端莊，配上肉色的長筒或連褲絲襪和黑色的高連褲絲襪和黑色的高(中中)跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點綴跟鞋。與服飾配搭，適當(dāng)點綴一兩件首飾或胸針一兩件首飾或胸針(花花)、絲巾等。、絲巾等。 出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、出席商務(wù)談判的女性，切忌穿得太緊、太透、太花、太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運動裝，也不要佩戴太露、太短的休閑裝或牛仔裝、運動

20、裝，也不要佩戴太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。太多的首飾，否則既顯得沒有教養(yǎng)，也顯得沒有品味。（3）文明得體的言談舉止）文明得體的言談舉止 說話說話 商務(wù)談判人員要求說話表達(dá)準(zhǔn)確，商務(wù)談判人員要求說話表達(dá)準(zhǔn)確， 口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語口齒清晰，言詞有禮，要多用敬語 和謙語，盡量采用委婉的表達(dá)方式。和謙語，盡量采用委婉的表達(dá)方式。 商務(wù)談判時，還要善于傾聽對方的意商務(wù)談判時，還要善于傾聽對方的意 見，要求準(zhǔn)確把握對方的意圖。見，要求準(zhǔn)確把握對方的意圖。舉止舉止 出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體：出席談判人員的舉止要自然大方，優(yōu)雅得體：說話速度不宜太快，說話速度不宜太

21、快， 涉外談判時，涉外談判時，更應(yīng)照顧到翻譯的方更應(yīng)照顧到翻譯的方便。便。說話的態(tài)度要友好、說話的態(tài)度要友好、和善，面帶微笑，和善，面帶微笑， 以有助于促使問題以有助于促使問題的解的解 談判過程中的禮儀談判過程中的禮儀商務(wù)談判過程中，自始至終都商務(wù)談判過程中，自始至終都貫穿一定的禮儀規(guī)范貫穿一定的禮儀規(guī)范:主方準(zhǔn)時迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達(dá)談主方準(zhǔn)時迎候。主方人員應(yīng)先于客方到達(dá)談判地點，判地點， 當(dāng)客方人員到達(dá)時，主方人員在大樓門口當(dāng)客方人員到達(dá)時，主方人員在大樓門口迎候，迎候，亦可指定專人在大樓門口接引客人，亦可指定專人在大樓門口接引客人， 主方主方人員只在談判室門口迎人員只在談判室門口迎雙方由主談人介紹各自成員，互相握手、問候、致意。雙方由主談人介