秘書職業(yè)資格培訓實操一

1、秘書職業(yè)資格培訓秘書職業(yè)資格培訓-實際操作實際操作主講人：賈俊花主講人：賈俊花第一章第一章 會議管理會議管理第一節(jié)第一節(jié) 會前籌備會前籌備會議籌備會議籌備擬訂會議籌備方案、檢查會務籌備擬訂會議籌備方案、檢查會務籌備情況、審核會議文件、與領(lǐng)導溝通情況、審核會議文件、與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜，擬訂會議的應急會議的有關(guān)事宜，擬訂會議的應急方案方案會議的概念會議的概念 會議是人類群體有組織地會晤、議事的行會議是人類群體有組織地會晤、議事的行為或過程。它需要三人以上共同參與，以為或過程。它需要三人以上共同參與，以一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，一定的方式聚合在一起，目的是為了議事，解決各種問題，而

2、且這種行為和過程是有解決各種問題，而且這種行為和過程是有組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導組織、有目標、有規(guī)則、有秩序、有領(lǐng)導的。的。一、會議籌備方案的擬訂一、會議籌備方案的擬訂三、會議的分類三、會議的分類（一）按規(guī)模大?。海ㄒ唬┌匆?guī)模大小：特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)特大型（萬人以上）、大型（上千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）、特小型（十百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）、特小型（十人以下會議）人以下會議）（二）按與會者相互關(guān)系分：橫躺關(guān)系會議；縱向（二）按與會者相互關(guān)系分：橫躺關(guān)系會議；縱向關(guān)系會議。關(guān)系會議。（三）按與會者是否具有代表性身份劃分：代表性（三

3、）按與會者是否具有代表性身份劃分：代表性會議和非代表性會議。會議和非代表性會議。組織類型：內(nèi)部會議和外部會議；正式會議和非正組織類型：內(nèi)部會議和外部會議；正式會議和非正式會議式會議（四）按時間分：定期和不定期（四）按時間分：定期和不定期一、會議籌備方案的擬訂一、會議籌備方案的擬訂（五）按與會者的來源或代表的地區(qū)范圍分：國內(nèi)會議、國（五）按與會者的來源或代表的地區(qū)范圍分：國內(nèi)會議、國際會議、區(qū)域性會議、單位性會議。際會議、區(qū)域性會議、單位性會議。（六）按會議采用的方式手段：常規(guī)（普通）會、廣播會、（六）按會議采用的方式手段：常規(guī)（普通）會、廣播會、電話會、電視會、網(wǎng)絡會議、現(xiàn)場會議等。電話會、電

4、視會、網(wǎng)絡會議、現(xiàn)場會議等。（七）按會議的公開程度劃分：公開性會議；半公開會議；（七）按會議的公開程度劃分：公開性會議；半公開會議；保密性會議；內(nèi)部性會議。保密性會議；內(nèi)部性會議。（八）按會議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分：法定代表會；領(lǐng)導辦公會；（八）按會議的內(nèi)容和性質(zhì)劃分：法定代表會；領(lǐng)導辦公會；審批鑒定會；咨詢論證會；學術(shù)討論會；總結(jié)交流會；傳達審批鑒定會；咨詢論證會；學術(shù)討論會；總結(jié)交流會；傳達布置會；溝通協(xié)調(diào)會；宣傳教育會；調(diào)查聽證會；談判商洽布置會；溝通協(xié)調(diào)會；宣傳教育會；調(diào)查聽證會；談判商洽會；信息發(fā)布會；典禮儀式會。會；信息發(fā)布會；典禮儀式會。（九）按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等。（九

5、）按議題性質(zhì)：專業(yè)性、專題性、綜合性等。 一、會議籌備方案的擬訂一、會議籌備方案的擬訂（十）按會議的不同目的、主持者和與會者的不同作用（十）按會議的不同目的、主持者和與會者的不同作用和要求分為以下四種類型：和要求分為以下四種類型：1 1、周知性會議：目的是傳達上級領(lǐng)導機關(guān)的方針、政策、周知性會議：目的是傳達上級領(lǐng)導機關(guān)的方針、政策和指示精神，或生產(chǎn)、工作、學習的任務。在這類會議和指示精神，或生產(chǎn)、工作、學習的任務。在這類會議中，由會議的主持負責傳達或布置，主要作用；與會者中，由會議的主持負責傳達或布置，主要作用；與會者主要是聽取、理解和會后去貫徹執(zhí)行。主要是聽取、理解和會后去貫徹執(zhí)行。2 2、

6、顯示性會議：目的是向與會者先進人物的先進思想、顯示性會議：目的是向與會者先進人物的先進思想、先進事跡或歷史意義；或者向社會顯示某種觀念、情緒先進事跡或歷史意義；或者向社會顯示某種觀念、情緒和力量。在這種會議中，由會議的主持中組織活動，起和力量。在這種會議中，由會議的主持中組織活動，起主要作用；與會者主要是聽取或通過行為、口號來顯示主要作用；與會者主要是聽取或通過行為、口號來顯示自己的傾向和情緒，起次要作用。如各種表彰會，慶祝自己的傾向和情緒，起次要作用。如各種表彰會，慶祝會、慶功會、紀念會、滸示威集會等。會、慶功會、紀念會、滸示威集會等。 一、會議籌備方案的擬訂一、會議籌備方案的擬訂一、會議籌

7、備方案的擬訂 會議管理分為三個階段： 會前籌備、會中服務、會后落實(評估與總結(jié))會議籌備方案的內(nèi)容補充：注意事項補充：注意事項a.a.確定會議主題與議題確定會議主題與議題 圍繞了解到的議題，秘書要準備有關(guān)的圍繞了解到的議題，秘書要準備有關(guān)的上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)上級文件、本機關(guān)文書材料，有關(guān)的制度規(guī)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調(diào)章，有關(guān)的數(shù)據(jù)圖表等。有的要先做會前調(diào)查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有查，以掌握有關(guān)的統(tǒng)計數(shù)字、群眾反映和有關(guān)的能夠充分說明問題的資料。關(guān)的能夠充分說明問題的資料。 質(zhì)量高的工作質(zhì)量高的工作會議，應當不討論會議，應當不討論事先無準備的議題，

8、事先無準備的議題，這是秘書會務工作這是秘書會務工作的第一條原則。秘的第一條原則。秘書應該做好兩方面書應該做好兩方面準備。準備。準備參加會議討論的人，應當事先知道議題，并為自己在會上討論的發(fā)言做好充分準備秘書要為議題的最后議決準備好必要的材料，也就是秘書要為會上討論的問題準備好充分的材料要求秘書在可能的情況下，例會前將有關(guān)材料發(fā)到與會人員手中 秘書所能做的，秘書所能做的，是盡量充分地準備好是盡量充分地準備好會上要討論的問題的會上要討論的問題的材料，一方面，為領(lǐng)材料，一方面，為領(lǐng)導個人的討論發(fā)言提導個人的討論發(fā)言提供準備，提供依據(jù)；供準備，提供依據(jù)；另一方面，為會議的另一方面，為會議的討論提供方向

9、性資料，討論提供方向性資料，促使會議促使會議“有議必有議必決決”。 b.b.確定會議名稱：確定會議名稱：c.安排會議議程安排會議議程 因為會上要討論的問題不只一個，所以，因為會上要討論的問題不只一個，所以，秘書要根據(jù)事務的輕重緩急，安排好議程。秘書要根據(jù)事務的輕重緩急，安排好議程?？茖W地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書會務工作科學地統(tǒng)籌安排會議議程是秘書會務工作的第二個原則。的第二個原則。放在會前放在后面放在會期兩頭d. 確定會議時間地點一、會議籌備方案的擬訂第二、應考慮交通便利會場位置必須讓領(lǐng)導和第二、應考慮交通便利會場位置必須讓領(lǐng)導和與會者方便前往。一般應選擇在距領(lǐng)導和與會與會者方便前往。一般應選擇

10、在距領(lǐng)導和與會者的工作地點均較近的地方。者的工作地點均較近的地方。 第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來第三、會場的大小應與會議規(guī)模相符。一般來說，每人平均應有說，每人平均應有2 23 3平方米的活動空間比較平方米的活動空間比較適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的適宜。同時應考慮會議時間的長短，時間長的會議，場地不妨大些。會議，場地不妨大些。 第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、第四、場地要有良好的設(shè)備配置。桌椅家具、通風設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要通風設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、音像設(shè)備要盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無盡量齊全。同時應該根據(jù)會議的需要檢查有無需要租

11、用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、需要租用的特殊設(shè)備，如演示板、電子白板、放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機、投影儀、計算放映設(shè)備、音像設(shè)備、錄音機、投影儀、計算機、麥克風等。機、麥克風等。 第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市第五、場地應不受外界干擾。應盡量避開鬧市區(qū)。同時，區(qū)。同時，“外界干擾外界干擾”還包括室外的各種噪還包括室外的各種噪音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因音，打進會場的電話，以及來訪和參觀等。因此在場外應掛起此在場外應掛起“會議正在進行中，謝絕參觀會議正在進行中，謝絕參觀”的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機。會場內(nèi)部也的牌子，并要求關(guān)閉所有的手機。會場內(nèi)部也應具有良好的隔音設(shè)備

12、，以保證會議能在安靜應具有良好的隔音設(shè)備，以保證會議能在安靜的環(huán)境中順利進行。的環(huán)境中順利進行。 第六、應考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。第六、應考慮有無停車場所和安全設(shè)施問題。 第七、場地租借的費用必須合理。第七、場地租借的費用必須合理。 哪些單位；什么職務和級別；每一個對象；與會者是否具有哪些單位；什么職務和級別；每一個對象；與會者是否具有代表性；總?cè)藬?shù)。代表性；總?cè)藬?shù)。文件組；聯(lián)絡組；提案組；宣傳組；后勤接待組；保衛(wèi)組。文件組；聯(lián)絡組；提案組；宣傳組；后勤接待組；保衛(wèi)組。秘書工作收集和初加工以及信息反饋深加工和信息發(fā)布一部分是進會，參加或召集小范圍座談討論會，了解與會人員的會議反映，了解

13、會議情況，保證會議議程、日程的正常進行一部分秘書人員要負責編發(fā)會議簡報，及時報道會議情況，適時下發(fā)會議材料按既定日程和議程組織會議及會間活動做好大、小會議調(diào)度工作，堅持候會制度簽到方法提醒注意簽到方法提醒注意簽到方法 結(jié)合會議要求組織各種形式的宣傳工作，結(jié)合會議要求組織各種形式的宣傳工作，聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及聯(lián)系并協(xié)助新聞單位做好報道，保證信息的及時發(fā)布與交流。時發(fā)布與交流。 杜絕各種不安全隱患，必要時與有關(guān)交通管杜絕各種不安全隱患，必要時與有關(guān)交通管理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進行。理和治安管理部門協(xié)調(diào)，保證會議順利進行。補充編組：按與會者所在單位編組；按與會者所編

14、組：按與會者所在單位編組；按與會者所在的待業(yè)或系統(tǒng)編組；按與會者所在的地區(qū)在的待業(yè)或系統(tǒng)編組；按與會者所在的地區(qū)編組；按議題編組。編組；按議題編組。制作會議證件：出席證；列席證；旁聽證；制作會議證件：出席證；列席證；旁聽證；來賓證；記者證；工作證；電子簽到證。來賓證；記者證；工作證；電子簽到證。一、會議籌備方案的擬訂2.會議籌備方案的作用確保會議的周密組織確保會議服務質(zhì)量和溝通協(xié)調(diào)到位確保領(lǐng)導的意圖得以貫徹執(zhí)行一、會議籌備方案的擬訂3.電話會議及視頻會議的知識電話會議特點：方便靈活，準備時間短，回復迅速，花費最少；缺少身體語言，難以進行互動交流，缺少文本，難以傳達細節(jié)信息；可搭配傳真、電郵等其

15、他通信方式進行傳輸與交流；適用于分公司不遠，規(guī)模不大的企業(yè)。電話會議信息工作的要求：準確發(fā)出開會信息；認真分發(fā)會議書面信息材料；合理安排會場信息傳輸設(shè)備；按時接通電話；互相通報出席情況；做好會議記錄。一、會議籌備方案的擬訂視頻會議的特點聲音和圖像同時傳送；打破了空間的限制；節(jié)省時間費用；交流效果較好；局限于準備時間長，投入成本較高，不能互動，交流不廣泛。視頻會議信息的要求發(fā)出開會信息；分發(fā)文件信息資料；布置會場；設(shè)置與檢查會場信息傳輸設(shè)備；做好會議信息準備；采用行集中后分散的形式；匯總情況信息。一、會議籌備方案的擬訂4.遠程會議籌備方案的特點遠程會議籌備方案的特點節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構(gòu)

16、商定使用錄音帶節(jié)省時間和金錢、與電話服務機構(gòu)商定使用錄音帶的形式做永久記錄、交流直接與簡短；的形式做永久記錄、交流直接與簡短；應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，提應預先了解提供電信會議服務公司的服務業(yè)務，提前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的前一周與電信會議服務公司預約，明確提出自己的要求，將會議日期、起止時間、參會人數(shù)、與會人要求，將會議日期、起止時間、參會人數(shù)、與會人員的電話號碼、主持人姓名等告訴電信部門。員的電話號碼、主持人姓名等告訴電信部門。會議程序、議程及其他材料必須盡量寄給與會人員，會議程序、議程及其他材料必須盡量寄給與會人員，以便提前準備討論；以便提前準備討論；專

17、人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放專人負責檢查遠程會議設(shè)備是否齊全和正常，擺放是否符合要求。是否符合要求。一、會議籌備方案的擬訂5.會務工機構(gòu)的分工要求根據(jù)會議的規(guī)模和類型組織會務機構(gòu)要分工明確責任到人加強協(xié)調(diào)，定期溝通。建立會務工作系統(tǒng)：文件組；聯(lián)絡組；提案建立會務工作系統(tǒng)：文件組；聯(lián)絡組；提案組；宣傳組；后勤接待組；保衛(wèi)組等。組；宣傳組；后勤接待組；保衛(wèi)組等。示例見書p.7一、會議籌備方案的擬訂工作程序：工作程序：會議籌備方案制定程序：組建會議籌備委員會會議籌備方案制定程序：組建會議籌備委員會-分成籌備小分成籌備小組組-劃分籌備機構(gòu)各小組，定下負責人劃分籌備機構(gòu)各小組，定下負責人-

18、確定籌備方案確定籌備方案-領(lǐng)領(lǐng)導審核方案導審核方案注意事項：注意事項：電話會議語言使用的注意事項：準備充分，講話集中，時間電話會議語言使用的注意事項：準備充分，講話集中，時間洽當，簡明易懂。洽當，簡明易懂。安排座位注意事項：安排座位注意事項：中大型會議貼標志，被表彰人前排就座，報告人與負責人相中大型會議貼標志，被表彰人前排就座，報告人與負責人相間，分清上下座，中小型會議的經(jīng)費和布置從略精簡，會議間，分清上下座，中小型會議的經(jīng)費和布置從略精簡，會議方案擬出后交上司審核，再行部署。方案擬出后交上司審核，再行部署?；I備工作的要求：充分、周密、安全?；I備工作的要求：充分、周密、安全。一、會議籌備方案的

19、擬訂 會議座次安排 主要有：上下相對式；全圍式；半圍式；主要有：上下相對式；全圍式；半圍式；分散式分散式 見書上圖會場布置的形式會場布置的形式 會場形式的安排，要根據(jù)會場形式的安排，要根據(jù)會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要會議的規(guī)模、性質(zhì)和需要來確定。來確定。 不同的會場布置形式，體不同的會場布置形式，體現(xiàn)不同的意義、氣氛和效現(xiàn)不同的意義、氣氛和效果。果。 根據(jù)參會人員座次安排整根據(jù)參會人員座次安排整體上可分為：相對式、全體上可分為：相對式、全圍式、半圍式、分散式。圍式、半圍式、分散式。相對式會場相對式會場 相對式會場的主要特相對式會場的主要特征是主席臺和代表席征是主席臺和代表席采取上下面對的形式，采取上

20、下面對的形式，突出了主席臺的地位。突出了主席臺的地位。由于設(shè)立了主席臺，由于設(shè)立了主席臺，整個會場氣氛顯得比整個會場氣氛顯得比較嚴肅和莊重。但容較嚴肅和莊重。但容易給在主席臺上的發(fā)易給在主席臺上的發(fā)言者造成一種心理壓言者造成一種心理壓力。力。全圍式會場全圍式會場 全圍式會場的優(yōu)點是全圍式會場的優(yōu)點是容易形成融洽與合作容易形成融洽與合作的氣氛，體現(xiàn)平等和的氣氛，體現(xiàn)平等和相互尊重的精神，有相互尊重的精神，有助于與會者之間相互助于與會者之間相互熟悉、了解和不拘形熟悉、了解和不拘形式的發(fā)言與插話，使式的發(fā)言與插話，使與會者暢所欲言，充與會者暢所欲言，充分交流思想、溝通情分交流思想、溝通情況，同時也便

21、于會議況，同時也便于會議主持者細致觀察每位主持者細致觀察每位與會者的意向、表情，與會者的意向、表情，及時準確地把握與會及時準確地把握與會者的心理狀態(tài)，從而者的心理狀態(tài)，從而保證會議取得成果。保證會議取得成果。半圍式會場半圍式會場半圍式會場半圍式會場 半圍式會場在主席臺半圍式會場在主席臺的正面和兩側(cè)安排代的正面和兩側(cè)安排代表席，形成半圍的形表席，形成半圍的形狀，既突出了主席臺狀，既突出了主席臺的地位，又增加了融的地位，又增加了融洽的氣氛。洽的氣氛。分散式會場分散式會場分散式會場分散式會場 分散式會場就是將會分散式會場就是將會場分成若干個中心，每個場分成若干個中心，每個中心設(shè)一桌席，與會者根中心設(shè)

22、一桌席，與會者根據(jù)一定的規(guī)則安排就座，據(jù)一定的規(guī)則安排就座，其中領(lǐng)導人和會議主席就其中領(lǐng)導人和會議主席就座的桌席稱作座的桌席稱作“主桌主桌”。 分散式會場既在分散式會場既在一定程度上突出主桌的地一定程度上突出主桌的地位和作用，又給與會者提位和作用，又給與會者提供了多個談話、交流的中供了多個談話、交流的中心，是會議氣氛更為輕松、心，是會議氣氛更為輕松、和諧。和諧。會議座位安排技巧橫排法橫排法以姓氏筆畫、單位名稱筆畫、以姓氏筆畫、單位名稱筆畫、漢語拼音字母為序，從左至右橫向依次漢語拼音字母為序，從左至右橫向依次排列。排列。豎排法豎排法按既定的次序把參會的每個代按既定的次序把參會的每個代表團、小組、

23、單位的座席排成橫向的一表團、小組、單位的座席排成橫向的一行，再按團的順序從前向后依次縱向排行，再按團的順序從前向后依次縱向排列。列。左右排列法左右排列法把每個參會的代表團、小把每個參會的代表團、小組、單位的座席安排成縱向的列，再以組、單位的座席安排成縱向的列，再以會場的中心為基點，將順序在前的排在會場的中心為基點，將順序在前的排在中間位置，然后先左后右，一左一右向中間位置，然后先左后右，一左一右向兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。兩側(cè)橫向交錯擴展排列座次。座次標識法座次標識法標明會議成員座次的名簽、標明會議成員座次的名簽、指示牌或表格。指示牌或表格。會議座位安排技巧會議座位安排技巧會場環(huán)境布置會場環(huán)境

24、布置主席臺布置技巧主席臺布置技巧 主席臺座次的排列主席臺座次的排列 講臺講臺 揭幕架揭幕架 會標會標 會徽會徽 天幕、臺布與花卉天幕、臺布與花卉圖為胡錦濤、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、黃菊、圖為胡錦濤、吳邦國、溫家寶、賈慶林、曾慶紅、黃菊、吳官正、李長春、羅干等在主席臺上。吳官正、李長春、羅干等在主席臺上。講臺講臺揭幕架揭幕架會標會標會標的作用會標的作用 體現(xiàn)會議的莊重性體現(xiàn)會議的莊重性 提示會議的主題和性提示會議的主題和性質(zhì)質(zhì) 激發(fā)與會者的參與感激發(fā)與會者的參與感 會標的制作技巧會標的制作技巧 格調(diào)要與會議的主題格調(diào)要與會議的主題相一致相一致 會標應當醒目，具有會標應當醒目，具有視覺沖擊

25、力視覺沖擊力 會標主要表現(xiàn)會議的會標主要表現(xiàn)會議的名稱名稱會徽 會徽是體現(xiàn)或象征會會徽是體現(xiàn)或象征會議精神的圖案標志，議精神的圖案標志，一般懸掛在主席臺的一般懸掛在主席臺的天幕中央，形成會場天幕中央，形成會場的視覺中心，具有較的視覺中心，具有較強的感染和激勵作用。強的感染和激勵作用。 會徽的來源：一種是會徽的來源：一種是本組織的徽志作為會本組織的徽志作為會徽，如黨徽、國徽、徽，如黨徽、國徽、團徽、警徽。另一種團徽、警徽。另一種是向社會公開征集，是向社會公開征集，選擇最能體現(xiàn)或象征選擇最能體現(xiàn)或象征會議精神的圖案作為會議精神的圖案作為會徽。會徽。 天幕、臺布與花卉天幕、臺布與花卉二、檢查會務的籌

26、備情況1.會務籌備情況檢查的主要內(nèi)容會議準備是否充分會議期間能否排除各種干擾環(huán)境條件與用品準備文件材料的準備情況會場布置情況的檢查會議保衛(wèi)工作的檢查其他內(nèi)容：二、檢查會務的籌備情況檢查會議用品與設(shè)施：文具用品；會場基本設(shè)施設(shè)備；視檢查會議用品與設(shè)施：文具用品；會場基本設(shè)施設(shè)備；視聽器材；通信設(shè)施。聽器材；通信設(shè)施。（1）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文）必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和具、桌椅、茶具、擴音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、）

27、特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。 檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前檢查空調(diào)設(shè)備，必要時做好開機準備，一般要在會議前兩小時開機預熱或預冷。兩小時開機預熱或預冷。 檢查好燈光、擴音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干檢查好燈光、擴音設(shè)備。檢查黑板、白板，確保已擦干凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套凈；準備好粉筆、指示棒、板擦等。安放圖架，準備好配套圖表和足夠的紙張。圖表和足夠的紙張。 二、檢查會務的籌備情況2.會務籌備情況檢查結(jié)果形式書面形式、口頭形式、協(xié)調(diào)會形式3.會務

28、籌備情況檢查的方法聽取匯報：前期調(diào)查、多提困難與問題、匯報時間洽當，及時調(diào)整。會前現(xiàn)場檢查：仔細認真落實二、檢查會務的籌備情況工作程序1.開會檢查的程序2.現(xiàn)場檢查的程序注意事項：匯報材料的認真核實對檢查問題的糾正三、審核會議文件1.會議文件的類型立項文件、籌備工作的文件、會議內(nèi)容文件、宣傳報道文件、管理與服務文件、不同載體信息資料、各種形式的文件材料2.審核內(nèi)容準確與完整；具體內(nèi)容：議題、政策、相符、會商、明確中心。3.審核方法：對校法、折校法、讀校法。程序：自審初審會審終審四、與領(lǐng)導溝通會議的有關(guān)事宜1.意義2.原則：時間性、及時性、全面性3.方法：定期書面、定期口頭、親自參加、其他4.時

29、間:會議籌備階段、會中、會后5.程序：明確目標明確方法途徑確定溝通時間地點人員檢查文件資料匯報聽取指示送交記錄。注意：分配會議組織與服務應考慮全面，會議協(xié)調(diào)應及時。五、擬定會議的應急方案 內(nèi)容 作用 處理方法 工作程序 注意事項第二節(jié)會中服務提示會議按計劃進行；提示會議按計劃進行；監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；處理會中突發(fā)事件處理會中突發(fā)事件監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；監(jiān)督會議經(jīng)費的預算監(jiān)督會議經(jīng)費的預算 文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件文件資料費：包括文件資料的制作、印刷費，文件袋，證件票卡的制作、印刷費用等開支。票卡的制作、印刷費用等開支。 郵電通

30、訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、郵電通訊費用：如發(fā)會議通知，則有會議事項發(fā)電報、傳真、電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，電傳或打電話進行聯(lián)絡等費用；若召開電視、電話等遠程會議，則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。則使用有關(guān)會議設(shè)備系統(tǒng)的費用也應計算在內(nèi)。 會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。會議設(shè)備和用品費：如各種會議設(shè)備的購置和租用費。 會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會會議場所租用費：如會議室、大會會場的租金，以及其他會議活動場所的租金。議活動場所的租金。 會議辦公費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等會議辦公

31、費：如會議所需辦公用品的支出費用，會場布置等所需要的費用。所需要的費用。 會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際會議宣傳交際費：如現(xiàn)場錄像的費用，與有關(guān)協(xié)作各方交際的費用。的費用。 會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部會議住宿補貼費：一般情況下住宿費是由與會人員自理一部分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情分，由會議主辦者補貼一部分。也有主辦單位全部承擔的情況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，況。如果無住宿要求，應明確與會人員完全自理這一部分，則預算中可不列此項。則預算中可不列此項。 會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，

32、由會議伙食補貼：通常由主辦單位對會議伙食補貼一部分，由與會者承擔一部分。與會者承擔一部分。 會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦會議交通費：即參會人員交通往返的費用，如果由會議主辦單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車單位承擔，則應列入預算；會議期間的各項活動如需使用車輛等交通工具，其費用也應列入預算。輛等交通工具，其費用也應列入預算。 其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。其他開支：包括各種不可預見的臨時性開支。 監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；監(jiān)督會議經(jīng)費的使用；會議經(jīng)費的構(gòu)成會議經(jīng)費的構(gòu)成 交通費用交通費用 會議室費用會議室費用 住宿費用住宿費用 餐飲費用餐飲費用 旅

33、游費用旅游費用 設(shè)備視聽費用設(shè)備視聽費用 宴請及演出費用宴請及演出費用 培訓費及講演費培訓費及講演費 預計外支出預計外支出經(jīng)費預算示例經(jīng)費預算示例 20102010年度全國熱作信息工作會議預算年度全國熱作信息工作會議預算 住宿住宿 貴隆飯店（四星級）貴隆飯店（四星級） 標準間：標準間：280280元元/ /天天套套2020套套4 4天天2240022400元元 水果盤：水果盤：5050元元/ /套套2020套套10001000元元 會議室：會議室：15001500元（元（3 3個半天）個半天） 8 8月月1717日中、晚餐（預計中午日中、晚餐（預計中午1010人，晚餐人，晚餐3030人）：人）： 6060元元/ /人人4040人人24002400元元 8 8月月1818日中、晚餐（自助餐）：日中、晚餐（自助餐）：6060元元/ /人人6060人人360