行政管理培訓(xùn)

1、什么是管理？ 管理=管你？管理自己的六力管理自己的六力組織、控制、創(chuàng)新教導(dǎo)、感召、凝聚什么是行政？什么是行政？行政： 是指國家機構(gòu)中立法和司法以外的全部機構(gòu)的總稱。 “行政”指的是一定的社會組織，在其活動中所進行的各種組織、控制、協(xié)調(diào)、監(jiān)督、等活動的總稱。什么是行政管理？什么是行政管理？行政管理： 就國家而言，就是依法行使國家權(quán)力的一種管理；就機關(guān)組織或企業(yè)內(nèi)部來說，就是一般的行政事務(wù)的職能管理。企業(yè)行政管理的內(nèi)容企業(yè)行政管理的內(nèi)容 企業(yè)的行政管理工作內(nèi)容包括行政事務(wù)管理、辦公事務(wù)管理、人力資源管理。具體包括相關(guān)制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務(wù)管理、辦公物品管理、文書資料管理、檔案管理、會議

2、管理、涉外事務(wù)管理、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生管理等。所謂所謂“行政管理人員行政管理人員” 包括機關(guān)、企事業(yè)、團體等內(nèi)部負責(zé)管理、服務(wù)工作的行政人員、后勤人員、文秘人員等。行政管理范圍與特點行政管理范圍與特點 行政部門工作內(nèi)容輔助高管通訊管理公文管理日常事務(wù)管理自身建設(shè)員工保護會議管理行政管理工作具有以下六大特點：一、綜合性強二、政策性強三、時間性強四、工作內(nèi)容繁雜五、聯(lián)系廣泛六、被動性和突破性強行政工作主要管理對象行政工作主要管理對象行政管理團隊行政人事經(jīng)理行政專員人事專員行政秘書行政管理的基本原則行政管理的基本原則1法制原則2服務(wù)原則3責(zé)任原則4效率原則5透明原則討論：什么樣的人適合做行政管

3、理人員？主要從哪幾個方面考慮？主要從哪幾個方面考慮？討論：男人適合做行政文秘工作嗎？男人適合做行政文秘工作嗎？什么樣的人適合做行政管理人員？什么樣的人適合做行政管理人員？ 個人條件 個性要求 品質(zhì)要求行政管理人員應(yīng)該具備哪些品質(zhì)？l 禮貌而不居高臨下禮貌而不居高臨下l 誠實而不弄虛作假誠實而不弄虛作假l 參謀而不越權(quán)行政參謀而不越權(quán)行政l 謙虛而不傲上凌下謙虛而不傲上凌下l 謹慎而不唯唯諾諾謹慎而不唯唯諾諾l 公正而不見風(fēng)使駝公正而不見風(fēng)使駝l 敬業(yè)而不妄自尊大敬業(yè)而不妄自尊大l 敬重而不阿諛奉承敬重而不阿諛奉承l(wèi) 慎言而不論是道非慎言而不論是道非l 本份而不炫耀示人本份而不炫耀示人行政管理人

4、員需具備的能力行政管理人員需具備的能力1辦事能力2溝通能力行政人員總調(diào)度參謀和助手橋梁和樞紐代言人行政人員的角色扮演行政人員的角色扮演不一定是上司的，要為同事服務(wù)權(quán)利核心行政人員角色的扮演行政人員角色的扮演職權(quán)層次職能權(quán)力的三維概念權(quán)力的三維概念成功行政人員的成功行政人員的“七七”高高n 綜合素質(zhì)高n 權(quán)大責(zé)高n 薪水高n 說服的本領(lǐng)高n 發(fā)展愿望和前景高n 道德水平高n 成就感高如何獲取快速成長的能量？如何獲取快速成長的能量？能力能量職位能量8020一般優(yōu)秀卓越505020801：累加式：學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)：累加式：學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí)、學(xué)習(xí).2：裂變式：學(xué)習(xí)、實踐、反思：裂變式：學(xué)習(xí)、實踐、反思.能力

5、能量獲得模式：釋放知識結(jié)構(gòu)與管理知識結(jié)構(gòu)與管理角色定位與行政管理角色定位與行政管理我們了解自己嗎？開放我 盲目我隱藏我 未知我他人知道他人未知自己知道 自己未知 自己 別人 知道 不知道知道 開放區(qū) 盲目區(qū)盲目區(qū) 不知道 隱藏區(qū) 未知區(qū)未知區(qū)相互尊重互相交流虛心聽取認真回應(yīng)開誠布公實話實話相互尊重共同探討怎樣利用了解之窗？美國著名社會心理學(xué)家約瑟夫和哈瑞對如何提高人際交往成功的效率，提出典了一個名為“約哈瑞窗戶約哈瑞窗戶”的理論測試題如下：測試題如下： 一個記事本和一支鋼筆的總價格是1.1元。記事本比鋼筆貴1元，請問鋼筆多少錢？研究人員發(fā)現(xiàn)，三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答研究人員發(fā)現(xiàn)，

6、三分之一的人答對。那些答錯的人給出的答案是案是“1角錢角錢”。研究人員把答對者歸類為研究人員把答對者歸類為“思考型思考型”。這類人用左腦思考，思。這類人用左腦思考，思維深入，細膩且有邏輯，理財意識強，能力強。維深入，細膩且有邏輯，理財意識強，能力強。答錯者則屬于答錯者則屬于“直覺型直覺型”。他們通常用右腦思考，易沖動。信。他們通常用右腦思考，易沖動。信用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關(guān)心也不擅長理財。用卡經(jīng)常欠賬，較少能存錢，不關(guān)心也不擅長理財。正確答案：鋼筆5分錢，筆記本1元5分錢。123我上司同事下屬“三位一體三位一體”作為下屬的四項職業(yè)準(zhǔn)則是上級的執(zhí)行者和推動者完成目標(biāo)同時實現(xiàn)自身的發(fā)展和提

7、升是上級的窗口和橋梁是上級的輔助者和補充者下屬下屬同事同事上司上司下屬下屬是配合者是同事下屬同事同事上司內(nèi)部客戶是競爭者下屬上司下屬作為上司時的六大角色下屬計劃者執(zhí)行者教練員團隊領(lǐng)袖溝通者業(yè)務(wù)骨干不同層次人員的工作重點不同層次人員的工作重點你屬于什么樣的人才？S（技能）人才A（態(tài)度）人才（態(tài)度）人才行政人員的日常工作行政人員的日常工作1輔助政策工作2文書工作3文書立卷和檔案管理工作4行政事務(wù)工作5會務(wù)工作6查辦工作7上司交辦的其他工作行政人員的日常工作行政人員的日常工作行政人員的日常工作行政人員的日常工作辦公室事務(wù)辦公室事務(wù)辦公室布置辦公室管理辦公室管理 良好辦公環(huán)境五大標(biāo)準(zhǔn) 辦公室布置的環(huán)境

8、要求實用、方便和諧便利環(huán)境健康氣派個性舒適美觀綠化環(huán)境光線環(huán)境顏色環(huán)境空氣環(huán)境設(shè)備環(huán)境安全環(huán)境聲音環(huán)境行政管理人員日常工作的三大特點行政管理人員日常工作的三大特點1日常工作的時效性2計劃性與針對性3利益的誘導(dǎo)性創(chuàng)造滿意的工作場所創(chuàng)造滿意的工作場所1不準(zhǔn)錯誤使用2不準(zhǔn)不懂亂修3不準(zhǔn)破壞設(shè)備整潔4不準(zhǔn)無理同亂拿 5不準(zhǔn)長期占用問題：關(guān)于辦公設(shè)備使用方面，你能說出哪些不準(zhǔn)？辦公用品的選購原則辦公用品的選購原則1滿足工作要求2提高工作效率3節(jié)約人工費用4樹立企業(yè)公眾形象公文的含義？公文的含義？我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文件我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文件v我國現(xiàn)行黨和各級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)使用的文件有14個： 決議、決定

9、、指示、意見、通知、通報、公報、報告、決議、決定、指示、意見、通知、通報、公報、報告、請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。請示、批復(fù)、條例、規(guī)定、函、會議紀(jì)要。v國家行政機關(guān)使用的公文種類有13個： 命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要。我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文件我國現(xiàn)行黨政機關(guān)使用的文件v上述文件共27個，其中9個是相同的，即：決定、意見、決定、意見、通知、通報、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要通知、通報、請示、批復(fù)、函、會議紀(jì)要；v不同的有9個，其中屬黨的機關(guān)的有5

10、個，即：公報、指示、公報、指示、決議、條例、規(guī)定決議、條例、規(guī)定；屬國家行政機關(guān)有4個，即：命令（令）議案、通告、公告。由于這18個文件是黨和國家在公文管理法規(guī)中明確規(guī)定的，一般稱為法定文種。公文的種類公文的種類按其行文方向，可分為上行文、下行文、平行文。2按其時限要求，可分為特急公文、急辦公文、常規(guī)公文。3按其密級要求、可分為絕密公文、機密公文、秘密公文、普通公文11簡明2準(zhǔn)確3樸實4莊嚴5規(guī)范寫作特點寫作特點分清寫作文類v指揮性指揮性v報請性報請性v記錄性記錄性v規(guī)范性規(guī)范性v通知性通知性v報道性報道性寫作程序擬稿簽發(fā)歸檔公文的作用公文的作用1領(lǐng)導(dǎo)和指揮作用2行為規(guī)范作用3宣傳教育作用4聯(lián)

11、系與知照作用5依據(jù)與憑證作用A會議性通知B任免通知C指示性通知通知會議性通知v會議通知的時效性強，應(yīng)提前發(fā)文，估計有足夠的時間收文，以便與會人員做好準(zhǔn)備，按時到會。v會議原因?qū)懙煤喍?，會議內(nèi)容、安排、要求要寫得具體。通知通知*（發(fā)文機關(guān)名稱）關(guān)于召開（發(fā)文機關(guān)名稱）關(guān)于召開*的通知的通知銷售部員工： 鑒于銷售部員工目前對業(yè)務(wù)還不熟練，決定星期四下午2：00進行培訓(xùn)，詳情請見下表：其他事項：提供午餐 與會過程中不得大聲喧嘩，不得無故遲到早退，需做好筆記。特此通知！銷售部（蓋章）2017年4月18日任免通知任免通知任免根據(jù)任免日期被任免人員的姓名和職務(wù)通通 知知 經(jīng)董事會決定，王某某在其任職期間內(nèi)

12、，貪污公款，情節(jié)嚴重，從2017年4月12日起，罷免其銷售部經(jīng)理職務(wù)。*公司董事會（簽章） 2014年4月12日指示性通知指示性通知通知的依據(jù)：為什么發(fā)此通知，然后一句話作過渡語，如“現(xiàn)通知如下”，轉(zhuǎn)入主題內(nèi)容。主題內(nèi)容：具體事項結(jié)尾部分：一般寫執(zhí)行要求“以上事項，望認真執(zhí)行！通通 知知 由于近來公司員工不太注意形象，為優(yōu)化公司形象，現(xiàn)通知如下： 周一至周四，所有員工按員工手冊上的要求著裝，周五可穿休閑一些的服裝上班，但不得濃裝艷抹，望認真執(zhí)行！ *公司行政部（公章） 2017年4月12日公文寫作注意事項公文寫作注意事項名稱數(shù)字規(guī)范計量單位的規(guī)范練練 習(xí)習(xí)v請找出下列哪一個成文日期標(biāo)注的是正確

13、的？二零零九年六月十二日二00九年一月拾二日0九年八月二十日二00九年.伍月.十二日12/9/09應(yīng)用公文寫作中的數(shù)字表述下列哪個是正確的？應(yīng)用公文寫作中的數(shù)字表述下列哪個是正確的？5萬6千人97年12月出席十人，缺席6人56000人下行、平行公文首頁格式下行、平行公文首頁格式00001 機密一年 特 急 XXXXX文件 XXX20171號 關(guān)于XXXXX的通知XXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX石家莊市發(fā)改委文件文件石家莊市發(fā)改委文件文件上報公文

14、首面版式上報公文首面版式 秘密 特級 XXXXX文件XXX20171號 簽發(fā)人：XXX 關(guān)于XXXXX的請示XXXXX： XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXX公文處理方法和程序公文處理方法和程序擬搞審核簽發(fā)登記繕印用印分發(fā)簽收登記分辦擬辦批辦承辦催辦督辦辦復(fù)制定立卷類目表歸卷調(diào)用立卷歸檔銷毀什么是檔案管理？檔案的作用及種類檔案的管理部門檔案的分類及點收檔案的保存期檔案的歸檔要求及借閱 文檔的歸檔原則：一、是在本企業(yè)活動中直接形成的；二、是在當(dāng)前或一定時期內(nèi)具有依據(jù)憑證作用的；三、是對企業(yè)具有長遠的歷史查考

15、價值的。1、按問題組卷2、按名稱組卷3、按地區(qū)組卷4、按時間組卷5、按收發(fā)文機關(guān)組卷6、按作者組卷7、按工作階段組卷8、按專業(yè)組卷9、按結(jié)構(gòu)組卷一、上級機關(guān)文件在前、本企業(yè)和下屬單位形成的文件在后；一、上級機關(guān)文件在前、本企業(yè)和下屬單位形成的文件在后；二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后二、來文和復(fù)文，復(fù)文在前、來文在后三、正文和附件，正文在前、附件在后；三、正文和附件，正文在前、附件在后；四、正文和原稿，正文在前，原稿在后；四、正文和原稿，正文在前，原稿在后；五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性，過程性文件在后五、成果性、結(jié)論性文件在前，原始性，過程性文件在后會議的種類？會議的種類？低投入 高收

16、入高能效 高效能A B低收入 高投入低效能 低效能C D效能投入應(yīng)當(dāng)開什么樣會議？如何提升會議價值 情感收益情感收益 會議收益會議收益 認識收益認識收益 任務(wù)收益任務(wù)收益會議價值會議價值= 人力成本人力成本 會議成本會議成本 物料成本物料成本 機會成本機會成本會議弊端與防治會議弊端與防治l 參加人員過多l(xiāng) 會議目的不明確l 簡單問題復(fù)雜化l 議題討論失控l 控制會議規(guī)模l 簡化會議程序l 縮短會議時間l 提升會議水準(zhǔn)會議問題會議控制會議的籌劃與管理會前的準(zhǔn)備工作1會間的組織與服務(wù)2會后的善后處理3會前的準(zhǔn)備工作明確參會人員 選擇開會地點1選擇會議時間 制定會議議事日程2會議現(xiàn)場布置 會議的通知

17、3會前的審核 會議的經(jīng)費4會中事務(wù)會議簽到1會議服務(wù)2會議記錄3會后工作會議簡報1會務(wù)總結(jié)2會議紀(jì)要3會議文件資料的收起4會后的檢查催辦5面對面就座面對面就座面對面就座當(dāng)你在討論問題或試圖作出決定時，安排持相反觀點的兩派成員坐在長桌的相對的兩邊顯示等級顯示等級顯示等級如果你希望顯示等級，讓領(lǐng)導(dǎo)坐在長方桌子的頂端，其他與會者座位按資歷遞降順序就坐自由討論如果坦誠的討論比與會者的地位更值得關(guān)注，在會議中用一張圓桌自由討論自由討論l 有效能集思廣益，達成目標(biāo)l 和諧信任、認同、暢所欲言l 參與參與的人全神貫注l 效率參在預(yù)定的時間內(nèi)達成會議的目的l 學(xué)習(xí)參與者有更好的學(xué)習(xí)機會成功會議的要準(zhǔn)行政管理的

18、三大功能行政管理的三大功能1管理，以管理為主2協(xié)調(diào)，以協(xié)調(diào)為核心3服務(wù)，以服務(wù)為根本從從“管理管理”方面來說行政方面來說行政 行政管理部門不能僅僅只滿足于做好行政的后勤工作，也不能只滿足于在日常事務(wù)的層次上做好領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在公司的經(jīng)營理念、管理策略、企業(yè)精神、企業(yè)文化、用人政策等重大問題上有自己的想法和思考，而且高屋建翎地在實際工作中加以貫徹落實，成為領(lǐng)導(dǎo)不可缺少的“高參和臂膀”。 這就要求行政部門的領(lǐng)導(dǎo)者不能滿足于做一個后勤事務(wù)工作而是要做一個有思想、敢創(chuàng)新、有沖力的領(lǐng)導(dǎo)者； 換句話說，我們不能僅僅要做好一個戰(zhàn)術(shù)家，還要努力做好一個戰(zhàn)略家。從從“協(xié)調(diào)協(xié)調(diào)”方面來說，方面來說， 行政管理者不能簡單地以傳達領(lǐng)導(dǎo)的命令，完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)為滿足； 也不能憑借自己在企業(yè)的獨特地位對各個部門頤指氣使，以權(quán)壓人。 行政部門應(yīng)主動做好上與下，左與右，里與外的溝通，在充