船代外勤操作手冊(最新版)

1、中國常熟外輪代理公司船務部外勤業(yè)務員崗位工作指導書-目錄 船務部外勤操作手冊 編 號：PCHS/WI/SD03 版本號：1305 副本號： 審核人： （質量經(jīng)理） 批準人： （總經(jīng)理）發(fā)布日期：2001年8月15日編號：PCHS/WI/SD03 版本號：1305發(fā)布日期：2001年8月15日 修訂次數(shù)：3 頁 碼: 19/19 操 作 手 冊 1.0 登輪準備工作1.1 接到外勤科科長分船通知后，從計劃調度處取出代理船舶的資料、函電，詳細閱讀單船計劃和來往函電，了解船舶規(guī)范、來港任務、引水、靠泊安排以及其它委辦事項，并填寫單船作業(yè)卡 (函電閱后仍歸回計劃調度)。并在單船計劃上簽知，不明事項詢問

2、計劃調度或值班調度。簽收由計劃調度轉來的交船方的函電、信件、郵件等。1.2 向值班調度了解船舶作業(yè)計劃安排。裝貨船舶了解備貨及通關情況。卸貨船舶了解接貨準備情況。1.3 向商務崗位了解船舶港口使費到帳情況，特別應注意正常港口使費外的其它費用到帳情況。1.4 準備辦理船舶進口手續(xù)所需的各種表格（見2.2表1），整理好轉交船方的各類函電、信件、郵件及貨物單證。1. 5 接受調度交辦的事項。2.0 船舶進口岸手續(xù)2.0 辦理船舶進口岸手續(xù)的幾種情形:2. 1.1 在檢疫錨地辦理進口岸手續(xù) 衛(wèi)檢要求在檢疫錨地實施進口岸檢疫的船舶或特殊情形需在檢疫錨地辦理進口岸手續(xù)的船舶，與衛(wèi)檢、邊檢等共同登輪，辦理船

3、舶進口岸手續(xù)。外勤應了解衛(wèi)檢對從疫區(qū)來的船舶壓艙水、生活用水及生活區(qū)檢查消毒處理情況。2. 1.2 在港內泊位辦理進口岸手續(xù) 及時掌握船舶動態(tài)，陪同衛(wèi)檢、邊檢等登輪，辦理船舶進口岸手續(xù)。2. 2 單證準備 應協(xié)助船長填寫下列單證: 表1 單 證海關邊防海事處國檢合計備 注總申報單 1 1 1 1 4貨物申報單 1 1 1 3船用物品申報單 1 1 2船員物品申報單 1 1 2船員名單 1 2 1 1 5外代至少留底一份旅客名單 1 2 1 1 5外代至少留底一份船舶概況報告單 1 1船舶噸稅申報單 1 1中國籍船舶或有效可免（外代留底一份）登陸申請書 1 1外籍船員交通工具，槍支彈藥申報表 1

4、 1在總申報單備注可免進口艙單(包括無貨) 2 2外代至少留底一份航海健康申報書 1 1從國內港口來船舶可免航次清單1113合計 10 8 67 312.3 在船舶抵港后應盡快向下列檢查單位申報：2. 3.1 海事局2.3.1.1 從境外港口(含港澳臺地區(qū)的港口)來的船舶，向海事處遞交表1海事處欄中所列單證、上港出港證及所需船舶證書。2.3.1.2從境內港口來的中國籍船舶，外勤協(xié)助船方攜帶下列單證,證件及證書到海事處簽證室辦理簽證。1) 船舶證書2) 船員適任證書3) 船舶簽證薄2.3.1.3 從境內港口來的外國籍船舶，同2.3.1.1。2. 3.2 海關2.3.2.1 外國籍船舶(1) 來自

5、境外(含港澳臺地區(qū))港口，向海關遞交表1海關欄內所列單證。(2) 來自境內，除向海關遞交表1海關欄內所列單證外，另附上港海關關封。2. 3.2.2 中國籍船舶 向海關遞交表1海關欄內所列單證，以及“船舶進出境(港)海關監(jiān)管簿”。2. 3.3 衛(wèi)檢2.3.3.1 從境外(含港澳臺地區(qū))來的船舶，通常衛(wèi)檢登輪辦理，向衛(wèi)檢遞交表1 衛(wèi)檢欄內所列單證，并遞交“壓載水清單”檢疫通過后，將衛(wèi)檢簽發(fā)“船舶入境檢疫證”交船上。2. 3.3.2 從境內來的船舶也應遞交表1衛(wèi)檢欄內所列單證。23.5 邊防2.3.5.1 從境外(含港澳臺地區(qū))來的船舶，通常邊防登輪辦理，向邊防遞交表1邊防欄內所列單證。2.3.5.

6、2 從境內來的船舶 外國籍船舶，交邊防表1邊防欄內所列單證及上港邊防站的邊封。3.0 登輪 外勤應在每日的調度會上認真聽取有關船舶的動態(tài)及貨主或收貨人對貨物的要求，并通報所負責船舶的修理或裝卸等情況，根據(jù)實際情況安排登輪。3.1 首次登輪3.1.1 外勤在首次登輪時，除辦理船舶進口岸手續(xù)外，還應轉交船方函電及郵件，在單船作業(yè)卡上作記錄，重要函電，信件及郵件需船長簽收；告知船長與代理聯(lián)系辦法；交船長港口注意事項。3.1.2 詢問或核對船舶下列事項，但不限于此，并在單船作業(yè)卡上作記錄： 1)船名、國籍、航次、船舶總噸、凈噸、載重噸、船長、船寬、呼號等； 2)來港、去港； 3)本港裝卸貨物名稱、數(shù)量

7、、重量、體積； 4)抵港時間、吃水、剩油水；5) 噸稅有效期或噸稅執(zhí)照申請；6) 船舶證書是否有效，如船舶證書過期，則應督促辦理；7) 是否需在本港排放壓艙水。8) 是否需在本港添加燃料、淡水、物料。9) 是否需在本港換船員。3.1.3 外勤登輪后，應在聯(lián)檢結束后二小時內將船舶到港情況通報值班調度，內容至少為：抵靠時間、吃水、剩油水、預計開/完工時間和離港時間，船舶夜間靠泊除外。3.1.4 若船方申請排放壓艙水，則由船方填寫一式三份的“壓艙水清單”，分別向衛(wèi)檢、海事處申報，經(jīng)會簽同意排放后通知船方。如衛(wèi)檢、海事處需登輪檢查處理，應確定他們登輪的時間后通知船方。3.2 船舶在港期間登輪1) 船舶

8、到港后，外勤應向船方了解以下事項(視船舶實際情況)：抵長江口下錨時間, 海引水登輪時間，離長江口起錨時間，抵寶山錨地時間，江引水登輪時間，途中拋起錨時間，抵港時間(靠泊，錨泊)，船舶通過檢疫或聯(lián)檢時間等。 2)船舶靠泊或錨地作業(yè)時，每天至少登輪二次，錨泊船舶每天定時用VHF CHANNEL 20或其它通訊工具聯(lián)系，必要時登輪掌握作業(yè)進度，核對船舶作業(yè)時間記錄，了解影響作業(yè)的各種情況，督促港口作業(yè)部門，加快裝卸作業(yè)進度，并在單船作業(yè)卡上作記錄。 3)港方要求船舶移動或因裝卸需要移泊時，應向值班調度了解移泊的安排情況，通知船方提前作好準備，并在單船作業(yè)卡上作記錄。3.3 應及時向計劃調度報告以下事

9、項，但不限于此：a）船員遣返、接班情況；b）借支；c）備件上船日期、備件出運情況；d）重大事件，如船員住院動手術、傷亡事故等；e）供油；f) 其它委辦事項。4.0 船舶裝卸業(yè)務4.1 卸貨船舶4. 1.1 進口單證的核查 認真核查船方或委托方或有關方提供的艙單記載內容是否完整、正確，包括裝貨港、卸貨港、船舶航次號、提單號、貨物名稱、重量、數(shù)量等，若發(fā)現(xiàn)有錯誤或不符處，應請船長更正，簽字蓋章后，將艙單兩份交海關。4.1.2 船方有隨船單證轉交收貨人時，應帶回轉交計劃調度并與計劃調度簽收。委托方或船長堅持要求憑正本提單卸貨時，應立即通知計劃調度聯(lián)系收貨人或其代理人。取得正本提單后立即交船長確認，再

10、帶回交計劃調度。如船長要求 保留正本提單，應立即與計劃調度聯(lián)系并確認，則請船長在正本提單的復印件上注明已收到正本提單日期，并簽字加蓋船章，將復印件帶回交計劃調度并簽收。4.1.3 卸危險貨物、液體化工品時，取得“準卸單”后通知船方/港方卸貨。4.1.4 船舶卸重大件貨物或設備時，向裝卸作業(yè)公司了解卸貨安 排，作好記錄，并通知船方作好相應準備，掌握卸貨情況,轉達港方、船方、收貨方對卸貨的要求。4.1.5 卸貨過程中發(fā)生貨損、貨差，應立即通知委托方或部門經(jīng)理，根據(jù)委托方或部門經(jīng)理的指示辦理，并作好記錄。4.1.6 卸貨中，若發(fā)生混票、困難作業(yè)、熏蒸等特殊情況增加費用時，如需船方付費，則請船長寫出委

11、托，報告部門經(jīng)理及值班調度，并計算出額外費用，通知計劃調度追索費用，作好記錄。4. 1.7 “理貨單”，“貨物殘損單”和“貨物溢短卸單” 如卸貨時有理貨公司理貨，卸貨結束后，應向理貨公司索取“理貨單”和“貨物殘損單”、“貨物溢短卸單”各一份報委托方后留底。4.2 裝貨船舶4.2.1 從調度處取得裝船單證（包括裝貨單、艙單等），重大件、危險品應單獨列出，在辦妥進口手續(xù)后交船方（船長或大副），并請船方估計裝完貨后的吃水，報值班調度。裝貨結束后，向船方要回簽好的艙單（至少三份）、大副收據(jù)一聯(lián)，配載圖一份。4.2.2 船方申請安排鋪墊、加固、綁扎、分隔物料等，應通知計劃調度和值班調度，作好記錄。4.

12、2.3 水尺計算4.2.3.1 船舶到港后，如船方申請安排水尺計量(公估)、容量計重、貨物損壞檢驗鑒定、貨艙封艙或開艙、取樣、船艙清潔檢驗、干艙檢驗等項目時，應由委托方或船方出具書面申請，通知計劃調度，在費用落實后通知檢驗單位檢驗。4.2.3.2 檢驗結束后，應在開航前向檢驗部門索取證書交船長，并請船長簽收。如在船舶開航前不能取得證書,應在取得證書后郵寄委托方或其指定的地址。4.2.4 船舶裝動植物產(chǎn)品、法定檢驗貨物時，應向檢驗單位了解檢驗結果。如動植檢認為需對船艙進行熏蒸等特殊處理時，應通知船長作相應準備和安排，并報告部門經(jīng)理、值班調度,在單船作業(yè)卡上記錄。4.2.5 裝危險貨物、液體化工品

13、時，應先聯(lián)系值班調度，取得“準裝單”后通知船方/港方裝貨；如海事處要登輪檢查，應請值班調度催促海事處盡早登輪檢查，簽發(fā)“準裝單”。4.2.6 向船方索取空白提單，若需使用外代無抬頭提單，應由船長/委托方的書面申請。將船方提供的空白提單或外代無抬頭提單轉交發(fā)貨人或其代理人。4.2.7 積載圖 船舶裝大宗散、雜貨時，向理貨公司索取完貨后的積載圖。4.2.8 提單 向發(fā)貨人或其代理人索取提單副本或正本提單復印件，交船方或郵寄/傳真委托方，一份留存。4.2.9 船長/委托方委托外代簽發(fā)提單，應征得部門經(jīng)理同意后才能接受，將委托書交計劃調度并留底一份，作好記錄。5.0 委辦事項及其安排 外勤應對委辦事項

14、及其辦理結果在單船作業(yè)卡上作記錄。另外，證書的交接須船長簽收，有關船方重要的“申請書”留底一份。對于船方委辦事項產(chǎn)生的額外費用，應通知計劃調度追索費用，會簽計劃調度的追索電(船長付現(xiàn)金的除外)。委辦事項如由供方完成，應及時聯(lián)系供方完成。5.1 船舶噸稅申請5.1.1 協(xié)助船方填寫“船舶噸稅申報單”,噸稅有效期一般申請三十天，如船方申請九十天，則需征得計劃調度確認。5.1.2 持“船舶噸稅申報單”到海關辦理船舶噸稅申請手續(xù)，領取船舶噸稅執(zhí)照交船方簽收。將噸稅稅單交航次結算員。5.1.3 船方持有效噸稅執(zhí)照，如為修理船，且船方要求，可在修理結束后，到海關延期。5.2 淡水供應 根據(jù)船方申請，通知值

15、班調度供水數(shù)量、供應時間等，由值班調度安排。5.3 伙食、船用物料的供應 船方或委托方申請我司安排伙食、船用物料，由部門經(jīng)理指定供方，外勤負責具體實施。5.4 燃油供應 船方需供應燃油，通知值班調度，由其具體負責落實。協(xié)助船方填寫 “加油申請表” 一式二份。到海事局辦理手續(xù)。協(xié)助船方填寫“上下物料申請單”一式二份到海關辦理手續(xù)，得到批準后通知船方。5.5 郵件、信件及函電轉發(fā)5.5.1 船方若申請我司發(fā)送郵件, 應由船長簽署郵寄申請單(PCHS/SDF/029)，明確郵資承擔方，將郵件寄出并作記錄，將郵寄申請單交結算員。5.5.2 若有電傳、電報、傳真需轉發(fā)，則應及時發(fā)送，并在單船作業(yè)卡（PC

16、HS/SDF/009）上記錄。如船方需要發(fā)送結果，則將發(fā)送憑證交船長。5.6 船舶航修 委托方申請我司安排船舶航修或臨時修理，外勤應從調度處了解修理范圍及項目，并負責落實。5.7 船舶備件5.7.1 接到計劃調度轉來的船舶備件及資料后，若需要則先辦理海關、邊防手續(xù)，再送上船，與船方作好交接記錄。將船方簽收的回執(zhí)（若需要）交海關查驗后一份交計劃調度，一份留底。5.7.2 船方或委托方要求將備件轉運國外或國內其它港口或其它船舶，應請船長出具書面申請，并提供發(fā)票和裝箱單等，單證齊全且核對無誤后交計劃調度，由其辦理海關轉關手續(xù)。5.8 污油水的處理船方申請?zhí)幚砦塾退?，外勤通知值班調度，并負責落實。5.

17、9 綁扎、加固、掃艙 本港裝卸結束后若需要綁扎、加固、掃艙，應提前落實費用，并根據(jù)船長的書面申請進行安排。5.10 明火作業(yè)申請 外勤協(xié)助船方填寫“船舶明火作業(yè)申請書”一式兩份，交海事局，批準后，交船方一份。若不批準，將原因通知船方。若船方需在機艙、油艙及油氣或爆炸性氣體聚集處進行明火作業(yè)，必須由海事局認可的部門進行測爆，海事處核準后通知船方。5.11 檢修主機 船方申請主機等的吊缸檢修，外勤應了解恢復動力時間，在征得港方同意后，向海事局申報, 海事局核準后通知港方、值班調度、船方。5.12 船員就醫(yī)5.12.1 船方要求安排船員就醫(yī)，船長應提交船方申請或填寫就醫(yī)申請一式兩份，一份交航次結算員

18、，一份存檔，并陪同就醫(yī)(指定的供方)，將醫(yī)生診斷書交船方。5.12.2 船員因病需特殊治療或住院治療，外勤應通知船長、值班調度，經(jīng)船方同意并落實費用后安排（特殊情況經(jīng)部門經(jīng)理同意），并辦理相應的邊防手續(xù)，住院期間每星期至少探視一次或電話與醫(yī)院聯(lián)系，并將住院情況報告船方。5.12.3 船員需要接受手術治療時，應通知船長/委托方。手術前醫(yī)院要求簽字，應由病人本人或船長簽字。5.12.4 船舶抵港前或尚未辦妥進口檢疫手續(xù)時，如船上有病員需搶救，應經(jīng)衛(wèi)檢和邊防同意，方可接病員離船。5.12.5 病員病情影響船舶開航，應報告船長和委托方，同時報告部門經(jīng)理。5.13 船員死亡及善后處理5.13.1 接到委

19、托方/船長發(fā)來的船舶在來港途中或在港口發(fā)生船員死亡的通知后，立即報告部門經(jīng)理，向船方索取死亡原因(病死、意外死亡)的書面報告，并通知衛(wèi)檢，意外死亡應通知邊防、公安局。根據(jù)有關當局要求或船長/委托方申請，安排法醫(yī)鑒定死亡原因。船員死亡的情況，都應報告其國家的駐華使/領館，以及外代總公司船務部。5.13.2 根據(jù)委托方的指示和有關當局規(guī)定，安排死亡船員遺體火化或運回故國，注意尊重死者國家的民族習慣。5.13.3 遺體的轉運回國與骨灰的郵寄 a)遺體轉運，一般委托分承包方辦理，需備妥下列文件: 1)法醫(yī)鑒定證明書； 2)公證書或使/領館證明； 3)衛(wèi)檢出具的靈柩轉運證明； 4)海關關封(異地轉運出境

20、的)； 5)死亡船員海員證/護照。 b)骨灰的郵寄： 交辦公室用EMS或DHL郵寄。5.14 船員遣返及船員交接班安排5.14.1 船員遣返 接到委托方/船長關于船員遣返的申請后，索取被遣返船員護照或海員證，備妥“簽證申請書”，填妥“簽證申請表”,整理好后交值班調度（互免簽證除外）。收到辦妥簽證的護照或海員證后，到邊防辦理遣返船員入境手續(xù)。根據(jù)委托方/船長遣返的具體安排情況，由值班調度安排。5.14.2 船員交接班5.14.2.1根據(jù)委托方關于接班船員的抵達通知，仔細核對船員名單和注意事項。5.14.2.2 根據(jù)值班調度的安排，外籍船員由外勤帶領去邊防辦理出境手續(xù)，中國籍的外派船員接班，應持有

21、外派授權單位介紹信，邊防出境證明及有效證件，由外勤協(xié)助辦理邊防，海關手續(xù)，并安排上船。5.15 去美國港口的船員簽證 船方或委托方申請我司代辦去美國港口登陸的船員簽證,應取得船方提供的船員名單及申請書，委托外代總公司到美國駐北京大使館辦理，或委托上海外代到美國駐上海領事館辦理，若所需費用較大，則應通知備用金索匯員追索費用。5.16 船長借支 借支款到帳后，根據(jù)船長申請及委托方指示，通知財務部到銀行取款。外勤從財務部領取款項及借據(jù)并簽收后交船長時，請船長在一式四份的借據(jù)上簽名并加蓋船章，交船長一聯(lián)。借據(jù)一聯(lián)交財務部，一聯(lián)交航次結算員，一聯(lián)存檔。5.17 船方申辦或更新“衛(wèi)生證書”和“除鼠/免于除

22、鼠證書”，應請船長填寫“(衛(wèi)生檢疫)申請書”，簽字蓋章后交衛(wèi)檢，并與衛(wèi)檢商定登輪檢查時間，報告船長做好準備，船舶開航前去衛(wèi)檢取得證書，交船長并簽收（衛(wèi)檢現(xiàn)場簽發(fā)的除外）。5.18 船員體檢和預防接種 外勤應了解船員具體人數(shù)和接種的項目，通知調度，明確費用。及時聯(lián)系衛(wèi)檢登輪辦理或安排船員去衛(wèi)檢體檢和接種。請船長填寫“(衛(wèi)生檢疫)申請書”，簽字蓋章后交衛(wèi)檢。5.19 船舶證書的年檢或更新 一般由委托方直接通過船級社安排船檢。若委托我司辦理則在費用落實的情況下安排船檢上船檢驗，在開航前取得證書交船長簽收(船檢現(xiàn)場簽發(fā)證書的除外)。5.20 期租船的交船及還船5.20.1 根據(jù)委托方的委托，聯(lián)系安排船

23、檢上船進行測量油水或船舶狀況檢驗。5.20.2 根據(jù)船舶的檢驗報告繕制交船證書或還船證書一式六份，內容至少包括:(1)船名；(2)國籍；(3)船東名稱；(4)租船人全稱；(5)交/還船時間；(6)交/還船地點；(7)交/還船時剩油數(shù)量。如有要求，可加上船方提供的剩水數(shù)量；交/還船時的狀況。5.20.3 交船證書/還船證書應準確，清楚，無涂改，并與租船方、船長確認在長江口還是在寶山交船。檢查無誤后(代表租船方)與船長(代表船東)共同簽署,并加蓋船章，留船兩份，帶回郵寄或傳真給委托方，并留底兩份。5.21 船員旅游 外籍船員旅游，首先征求公安局、邊防意見，經(jīng)公安局、邊防同意后準備相應單證，交值班調

24、度到公安局簽證。簽證后到邊防辦理入境手續(xù)，旅游結束后再到邊防辦理出境手續(xù)。5.22 簽證延期船方或委托方申請我司辦理簽證延期，首先登輪核對簽證有效期，詢問需在境內逗留時間，確需簽證延期的，由船長提出申請，填寫“外國人簽證證件延期申請表”,連同護照/海員證復印件裝訂成兩份交值班調度辦理。5.23 機票 若船方或委托方申請購買機票，則通知值班調度，由其負責落實。5.24 電話記錄及租借移動電話 若船方要求使用我司電話機，則在其填妥長途電話計算單后, 即可使用， 通話結束后，填上通話時間。若船方要求租借移動電話，則需經(jīng)過委托方同意，且船長或機務書面申請，方可租給其使用。6.0 海事處理6.1 一旦接

25、到船方、港方、海事局和調度等船舶發(fā)生海事的信息，應查明下列情況。(1) 海事發(fā)生的地點；(2) 是否有人員傷亡；(3) 是否因碰撞而使船舶擱淺或觸礁出現(xiàn)油污染；(4) 是否因碰撞而使船舶、碼頭、貨物損壞及其大致情況；(5) 是否需要修理人員登輪搶修。6.2 將查明的情況向部門經(jīng)理直至總經(jīng)理匯報，并報告委托方。如有人員傷亡，應立即組織有關方搶救。6.3 接受船長遞交的救助委托和海事處理報告。6.4 若有關方要求提供現(xiàn)金/銀行/信用擔保時，則立即報告委托方，并協(xié)助處理擔保事宜。6.5 應委托方的書面要求，參與事故有關方的協(xié)商和海事處主持的調解，并將協(xié)商情況和調解結果告船長和委托方。6.6 海事處理

26、的全過程應在單船作業(yè)卡上作好詳細記錄。6.7 以上事項由部門經(jīng)理協(xié)調處理。7.0 海事申明，延伸海事申明與海事報告7.1 應提醒船長海事申明或海事報告應在船舶抵港后的24小時內或裝卸貨以前通過外代遞交海事處。7.2 海事申明或海事報告應一式三份，內容至少包括事故發(fā)生的時間、地點、詳細經(jīng)過、原因和損壞情況、兩名以上現(xiàn)場船員的證明資料等。遞交時，還須附上航海日志和機艙日志摘抄等有關資料。7.3 海事申明或海事報告應在海事處加蓋準予備查章、海事簽證章和騎縫章后退還船方，如有可能可留一份副本存檔。7.4 海事申明，延伸海事申明與海事報告的全過程應在單船作業(yè)卡上作好詳細記錄。8.0 法院扣船8.1 應取

27、得海事法院協(xié)助執(zhí)行令，并將此事傳真或電傳給委托方，說明船舶被扣的時間、地點、原因、并要求委托方告之其態(tài)度。8.2 立即報告部門經(jīng)理，并會同備用金索匯員框算已收到的港口使費和已發(fā)生及保證裝/卸貨結束所需費用是否足夠，不足部分應通知備用金索匯員即刻發(fā)電向委托方索匯。8.3 對委托方匯款把握不大或金額較大的，應匯報部門經(jīng)理,可考慮采取停止作業(yè)以防拖欠費用擴大，不主動安排引水和拖輪為船舶移泊等，除非獲得法院書面的費用承諾。8.4 書面通知各查驗單位和為委托方/船方提供服務的各單位，包括港方、供油/供水公司、外輪供應公司、拖輪公司等，說明該船已進入扣船階段，有關費用可能進入法院的清算程序。8.5 立即與

28、海事法院經(jīng)辦人員聯(lián)系，若船東不再匯款給我司,由其明確維持船舶正常狀況和船員的生活所需加油、加水、伙食、交通、通訊等費用的支付方，在未明確費用支付方之前，一般不予安排和支付。在獲得海事法院書面承諾，確保我司墊付的資金能被全部償還，并經(jīng)公司經(jīng)理批準，方可安排和支付費用。8.6 在船東未棄船和委托人仍然支付相關費用時，按收到的費用辦理船方所需辦的事項。8.7 在扣船期間，應與船方保持密切聯(lián)系，在可能的范圍內,盡量安排好船員的生活。若發(fā)現(xiàn)船方和船員有異常情況，應立即匯報部門經(jīng)理，根據(jù)指令進行工作。8.8 得到法院扣船的信息后，應立即與海事處聯(lián)系。確定法院已扣船后立即通知各查驗單位、各有關方及部門經(jīng)理。

29、8.9 了解和掌握扣船過程中當事人及海事法院的進展情況，并匯報部門經(jīng)理。9.0 單證制作9.1 裝卸準備就緒通知書 (通常一式兩份)9.1.1 裝卸準備就緒通知書可以使用船方的，如船方同意,也可以使用外代格式的通知書。外勤應堅持在船舶滿足以下條件后才能接受通知書: 1.船舶抵達契約規(guī)定的地點； 2.船舶進口檢疫已通過； 3.船舶在以下各方面具備裝卸條件；1)如由船舶設備裝卸貨物，則船舶裝卸設備狀態(tài)良好并已備妥；2)貨艙合格；3)船方負責的鋪墊、隔艙基本就緒后，方視為具備裝貨條件。 4.在契約規(guī)定的時間內。1)契約有具體時間規(guī)定時，則按契約規(guī)定辦理。2)無契約，則批注按契約規(guī)定辦理。9.1.2

30、外勤可以下列身份簽署裝卸準備就緒通知書：1) 代表港方接受(與港方簽有長期或單船速遣協(xié)議的情況下)；2) 代表買方或賣方接受(買賣合同對船期，交貨期，裝卸率有獎罰規(guī)定，其中一方又委托我司做代理或作為第二委托方，在這種情況下，通知書上不能有“按租船合同條款辦理”的字樣)；3) 代表程租船的租船人接受；4) 僅以船舶代理人的身份接受或收到。9.1.3 簽署后的裝卸準備就緒通知書交船長一份，其余帶回留底、傳真或轉寄委托方。9.1.4 特殊情況的處理9.1.4.1 發(fā)貨人/收貨人原因不能裝/卸貨，不影響裝卸準備就緒通知書的遞交接受，應在裝卸時間事實記錄(PCHS/SDF/028)上作記錄。9.1.4.

31、2 船舶在港卸完貨物后又裝貨物時，應分別辦理裝卸準備就緒通知書。裝卸多票貨物或裝卸不同發(fā)貨人/收貨人貨物時，根據(jù)委托方和船方的要求，也應分別辦理。9.1.4.3裝卸準備就緒通知書應盡量避免批注。下列批注不能接受: A)SUBJECT TO OWNERS APPROVAL B)UNDER PROTEST C)IN DISPUTE9.2 裝卸時間事實記錄9.2.1 根據(jù)委托方或其它與船舶運輸有關方的要求，按照有關契約的規(guī)定，外勤在貨物裝卸結束后繕制裝卸時間事實記錄。9.2.2 船舶在港期間(特別在裝卸作業(yè)中)，外勤應與船方、港口 作業(yè)部門、理貨等單位詳細核對,填寫單船作業(yè)記錄中的裝卸時間記錄。9.

32、2.3 裝卸時間事實記錄有如下常規(guī)內容：船名、裝卸貨物名稱、重量(卸貨以進口艙單為準)。 一般應包括下列內容(視船舶的實際情況，可以作增減):1) 船舶抵達長江口下錨時間；2) 船舶起錨離開長江口時間；3) 上海引水登輪時間 ；4) 船舶抵達寶山錨地時間；5) 長江引水登輪時間；6) 船舶從長江口到常熟途中因故下錨時間、地點及原因；7) 船舶抵港靠泊、系浮筒時間和地點及原因；8) 船舶通過檢疫或聯(lián)檢時間；9) 裝卸裝卸準備就緒通知書遞交時間和接受時間；10) 船舶移泊及前后移動時間及等侯準備時間；11) 衛(wèi)檢等單位的檢驗貨物時間及對貨物進行熏蒸處理時間；12) 等侯貨物通關時間；13) 等候信

33、用證時間；14) 等候正本提單或保函、擔保時間；15) 等候裝船時間；16) 等候貨物備妥時間；17) 等候碼頭、靠泊時間；18) 驗艙時間；19) 商檢進行水尺計量或測空距時間；20) 油輪、化工品船等船舶的接管時間和拆管掃線時間；21) 裝卸開始時間、連續(xù)作業(yè)時間、完成裝卸時間；22) 由于天氣而影響裝/卸的時間；23) 等候作業(yè)、辦公、檢驗、檢測時間。9.2.4 外勤簽署裝卸時間事實記錄的身份同裝卸準備就緒通知書,裝卸時間事實記錄由外勤和船長共同簽署。留船方一份，其余帶回傳真、或郵寄委托方及留底。9.2.5 應注意的若干問題:1) 時間記錄應連貫，中間不能間斷；2) 裝卸貨完畢后的掃地腳

34、時間、公估時間，不屬作業(yè)時間,船方不要求可以不記錄；3) 船方原因造成的停工應記錄,若只是個別艙或時間短可作備注說明；4) 困難作業(yè)和特殊平艙、綁扎、加固或拆加固等應作記錄；5) 卸貨完成后裝貨的船舶，多票貨物不同發(fā)貨人或收貨人的情況,裝卸時間事實記錄可以按不同的貨物或不同的發(fā)貨人/收貨人分別繕制。情況復雜的可請示部門經(jīng)理以后繕制；6) 完成裝卸后，如因熏蒸、等港口使費、處理海事等情況，應委托方等要求，可以單獨制作裝卸時間事實記錄；7) 船方簽署了我方的裝卸時間事實記錄后，又要求外勤簽署船方的“裝卸時間事實記錄”，原則上如果記錄內容、時間等與我方的記錄一致或基本一致，則可以按AS AGENT

35、ONLY簽署；如果記錄內容、時間等與我方記錄有矛盾、或有不符合事實的則不應簽署。9.2.6 船方批注的處理 裝卸時間事實記錄應盡量避免批注。但由于船長在簽署時，對某些記錄提出異議或船東、租船人另有指示，船長則可能進行批注。外勤應根據(jù)批注內容，依照9.2.2-9.2.5所列原則處理，如與船長看法不一致，報告部門經(jīng)理作出處理。1) ALL TERMS ,CONDITIONS AND EXCEPTIONS AS PER C/P.對結算無甚影響,可接受，但在買賣合同項下應考慮補充上:AND/OR RELEVANT CONTRACT；2) SUBJECT TO OWNERS AND CHARTERERS

36、 APPROVAL如船方堅持，或外代只作為船舶代理人而不代表承、租任何一方，則考慮接受；3) 有些批注會影響裝卸時間事實記錄的作用,則不可接受,如:UNDER PROTEST;IN DISPUTE;SUBJECT TO OWNERS APPROVAL 外勤應向船長講清事實和道理，如船長仍堅持加批注，則應報告部門經(jīng)理作出處理。10.0 船舶出口岸手續(xù)及船舶開航10.1 向船方、港口作業(yè)部門了解掌握船舶預計裝卸或修理完畢時間，通知調度。10.2 在船舶開航前，外勤應核查船方各項委辦事項是否辦妥，尚未辦妥的應加緊督促有關方辦理，特別是加油水、伙食供應、船舶修理等影響船舶開航的事項。10.3 船舶開航

37、前，檢查是否有船方電傳、傳真及郵件等尚未轉交。10.4 出口單證的準備 協(xié)助船長填寫下列單證: 表2單 證海關邊防海事處衛(wèi)檢合計備 注總申報單11114貨物申報單1113船用物品申報單船員名單12115無變動僅給邊防2份旅客名單12115無變動可免出口載貨艙單22僅為裝貨船（留底）出口無貨艙單22裝貨船可免船舶出境健康申報表11到國內港口去可免合計754521 10.5辦妥海關、衛(wèi)檢、動植檢、邊防手續(xù)后應讓他們簽署“船舶出口岸手續(xù)聯(lián)系單”。10.5.1 海關10.5.1.1 到境外(含港澳臺地區(qū))港口去的外國籍船舶交海關表2海關欄單證；到境外(含港澳臺地區(qū))港口去的中國籍船舶交海關表2海關欄單

38、證，持船方填寫好的船長已簽名并加蓋船名章的“船舶進出境(港)海關監(jiān)管簿”交海關查驗并簽署蓋章，并將海關的“出境日期證明”帶交船方。10.5.1.2到境內港口去的外國籍船舶交海關表2 海關欄單證，其中總申報單和貨物申報單各一份，領取海關關封；到境內港口去的中國籍船舶交海關表2 海關欄單證，持船方填寫好的船長已簽名并加蓋船名章的“船舶進出境(港)海關監(jiān)管簿”交海關查驗并簽署蓋章。10.5.1.3 對在常熟裝貨的船舶，外勤應及時送交海關出口載貨運費清單,若在船舶開航前出口載貨運費清單無法送交海關時，經(jīng)海關同意，可在24小時內補交。10.5.2 衛(wèi)檢10.5.2.1 到境外(含港澳臺地區(qū))去的船舶，交衛(wèi)檢表2衛(wèi)檢欄內單證，和船長已簽署并加蓋船名章“船舶衛(wèi)生檢疫簽證收費通知書”。衛(wèi)檢簽署“船舶出境檢疫證”，若衛(wèi)檢出口不登輪，則由外勤帶交船長。10.5.2.2