如何開好周例會,學(xué)會管理會議

1、如何開好部門例會華孚會議管理原則課程收益課程收益1.掌握高效會議的流程2.掌握華孚會議管理的原則 二、高效會議的流程 三、華孚會議管理的原則課程目錄課程目錄一、為什么要開會？解決工作問題解決工作問題行動方案決策行動方案決策狀況信息溝通狀況信息溝通討論：為什么要開會？討論：為什么要開會？ 會議是指兩個或兩個以上的人會議是指兩個或兩個以上的人(其中一個為主持人其中一個為主持人)，為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通。為發(fā)揮特定功能而進(jìn)行的一種面對面的多向溝通。其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某其特定功能，即指下列五項(xiàng)功能中的某一項(xiàng)或某幾項(xiàng)：幾項(xiàng)： n提供信息n匯集信息n解決問題n宣傳

2、政策n培育訓(xùn)練 會議會議這種這種群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠群體溝通的方式，是一個集思廣益的渠道，通過開會可以達(dá)到道，通過開會可以達(dá)到如下目的如下目的： n開展有效的溝通n傳達(dá)資訊n監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾n達(dá)成協(xié)議與解決問題n資源共享n開發(fā)創(chuàng)意n激勵士氣n鞏固經(jīng)理人的地位一、為什么要開會？ 二、高效會議的流程 三、華孚會議管理的原則課程目錄課程目錄高效會議的流程高效會議的流程Plan會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃會議議程策劃會議議程 篩選參會人員篩選參會人員 會議行政安排會議行政安排 發(fā)送會議通知發(fā)送會議通知Do會中控制會中控制 宣布會議規(guī)則宣布會議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議

3、程進(jìn)度 推動達(dá)成決議推動達(dá)成決議Review會后跟進(jìn)會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估迅速總結(jié)評估 發(fā)送會議紀(jì)要發(fā)送會議紀(jì)要 立即行動跟進(jìn)立即行動跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會議持續(xù)改進(jìn)會議Agenda議議 程程目標(biāo)目標(biāo)期望成果期望成果利益關(guān)注點(diǎn)利益關(guān)注點(diǎn)后續(xù)行動后續(xù)行動回顧期望值回顧期望值目標(biāo)目標(biāo)明確會議要達(dá)到的目標(biāo)期望期望成果成果讓與會者可提前了解對會議的觀點(diǎn)；鼓勵與會者提出他們會議期望值，必要時調(diào)整議程利益利益與與關(guān)注關(guān)注了解團(tuán)隊(duì)目前的狀態(tài)形勢設(shè)法增加有效的工作方法與流程有助于理解溝通或是清除障礙提升傾聽與相互理解水平將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)化為實(shí)際的行動確保會議技能的提高后續(xù)后續(xù)行動行動在會議開始前就考慮行動方案確保大家關(guān)注

4、行動與產(chǎn)出而不是問題強(qiáng)調(diào)個人行動的責(zé)任增強(qiáng)改善的意愿設(shè)定行動節(jié)奏重復(fù)上述步驟，堅(jiān)持重復(fù)上述步驟，堅(jiān)持Plan-Do-ReviewPlan-Do-Review流程流程重復(fù)重復(fù)PDRPDR會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備策劃議程的幾點(diǎn)建議策劃議程的幾點(diǎn)建議高效會議的流程高效會議的流程Plan會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃會議議程策劃會議議程 篩選參會人員篩選參會人員 會議行政安排會議行政安排 發(fā)送會議通知發(fā)送會議通知Do會中控制會中控制 宣布會議規(guī)則宣布會議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度 推動達(dá)成決議推動達(dá)成決議Review會后跟進(jìn)會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估迅速總結(jié)評估 發(fā)送會議紀(jì)要發(fā)送會議紀(jì)要 立

5、即行動跟進(jìn)立即行動跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會議持續(xù)改進(jìn)會議會中控制會中控制高效會議的行為規(guī)則高效會議的行為規(guī)則應(yīng)應(yīng) 當(dāng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng)不應(yīng)當(dāng) 關(guān)閉或不攜帶手機(jī)，至少應(yīng)放置在靜音狀態(tài) 按時開始結(jié)束，尤其是在中間短暫休息以后 事先聲明約束性條件 就如何處理爭議達(dá)成共識 尊重相互之間發(fā)表觀點(diǎn)的權(quán)利 突出重點(diǎn)，如果較復(fù)雜就先解釋再總結(jié) 聚焦議程內(nèi)的問題，非議程內(nèi)的記錄下來，不討論 開小會 同時1個以上的討論對話 長時間的1對1討論 扔“手榴彈”，比如與會議無關(guān)的個人觀點(diǎn) 討論臨時想到的話題，除非對會議原目標(biāo)有直接產(chǎn)出 直接評論特別是批評別人提出的觀點(diǎn) 沒有人對每個內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)并確定行動方案恰當(dāng)扮演自己的角色領(lǐng)導(dǎo)者恰當(dāng)扮

6、演自己的角色領(lǐng)導(dǎo)者參與者參與者推動者推動者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者負(fù)責(zé)整個會議，設(shè)定會議內(nèi)容與產(chǎn)出負(fù)責(zé)整個會議，設(shè)定會議內(nèi)容與產(chǎn)出確認(rèn)與會者名單；確認(rèn)與會者名單；提供支持、信息和資源；提供支持、信息和資源；營造氛圍；營造氛圍；鼓勵創(chuàng)意；鼓勵創(chuàng)意；作出決定；作出決定；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會議；需要認(rèn)真充分的準(zhǔn)備、參與并影響會議；為會議設(shè)定合理的較高期望值；為會議設(shè)定合理的較高期望值；在會議中多使用在會議中多使用“我們我們”而非而非“我我”；提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性。提醒團(tuán)隊(duì)任務(wù)的重要性。恰當(dāng)扮演自己的角色推動者恰當(dāng)扮演自己的角色推動者參與者參與者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者推動者推動者負(fù)責(zé)控制會議的程序與進(jìn)度負(fù)責(zé)控制

7、會議的程序與進(jìn)度堅(jiān)持實(shí)施會議的議程；堅(jiān)持實(shí)施會議的議程；適當(dāng)適當(dāng)“管理管理”與會者的行為與會者的行為確保與會者處在確保與會者處在“安全安全”狀態(tài)；狀態(tài)；記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議；記錄團(tuán)隊(duì)的建議與決議；時間控制；時間控制；必要時把大家?guī)Щ卣}；必要時把大家?guī)Щ卣}；協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn)；協(xié)助歸納和澄清觀點(diǎn)；協(xié)助達(dá)成會議成效；協(xié)助達(dá)成會議成效；提供反饋。提供反饋。恰當(dāng)扮演自己的角色參與者恰當(dāng)扮演自己的角色參與者推動者推動者領(lǐng)導(dǎo)者領(lǐng)導(dǎo)者參與者參與者負(fù)責(zé)積極的為會議貢獻(xiàn)負(fù)責(zé)積極的為會議貢獻(xiàn)“輸入輸入”事先了解會議議程與目標(biāo)；事先了解會議議程與目標(biāo)；了解會議背景，搜集有用的信息；了解會議背景，搜集有用的信息；

8、積極傾聽；積極傾聽；積極提供觀點(diǎn)與建議；積極提供觀點(diǎn)與建議；遵守會議議程與規(guī)則；遵守會議議程與規(guī)則；恰當(dāng)?shù)呐c會恰當(dāng)?shù)呐c會“行為行為”；承諾并履行安排的任務(wù)。承諾并履行安排的任務(wù)。會中控制會中控制控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度嚴(yán)格按議程嚴(yán)格按議程控制進(jìn)程控制進(jìn)程TIPSTIPS：用好會議白板：用好會議白板 幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦幫助團(tuán)隊(duì)討論聚焦 即時記錄會議內(nèi)容與要點(diǎn)即時記錄會議內(nèi)容與要點(diǎn) 鼓勵參與鼓勵參與 “共有共有”觀點(diǎn)觀點(diǎn) 增進(jìn)成就感增進(jìn)成就感會中控制會中控制會議主持人規(guī)則會議主持人規(guī)則 高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制，會議主持人高效的會議離不開優(yōu)秀的會議主持人的會中控制，會議主持人的的1

9、0大規(guī)則如下：大規(guī)則如下：1.準(zhǔn)時到場，按時開始。2.正確開場并引入日程表。3.制定規(guī)則。4.確保發(fā)言全面。5.保持討論不離題。6.看表，提醒人們注意時間。7.通常要時不時地進(jìn)行清楚簡要的總結(jié)。8.確保決定正確地做出，并得到同意。9.應(yīng)付擾亂、感情激動性事件。10. 總結(jié)并確定后續(xù)行動。開場開場白白澄清澄清觀點(diǎn)觀點(diǎn)展開展開討論討論推動推動決策決策總結(jié)總結(jié)行動行動會中控制會中控制會議主持人控場技巧會議主持人控場技巧高效會議的流程高效會議的流程Plan會前準(zhǔn)備會前準(zhǔn)備 策劃會議議程策劃會議議程 篩選參會人員篩選參會人員 會議行政安排會議行政安排 發(fā)送會議通知發(fā)送會議通知Do會中控制會中控制 宣布會

10、議規(guī)則宣布會議規(guī)則 恰當(dāng)扮演角色恰當(dāng)扮演角色 控制議程進(jìn)度控制議程進(jìn)度 推動達(dá)成決議推動達(dá)成決議Review會后跟進(jìn)會后跟進(jìn) 迅速總結(jié)評估迅速總結(jié)評估 發(fā)送會議紀(jì)要發(fā)送會議紀(jì)要 立即行動跟進(jìn)立即行動跟進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)會議持續(xù)改進(jìn)會議會后跟進(jìn)會后跟進(jìn)會議紀(jì)要的書寫規(guī)范會議紀(jì)要的書寫規(guī)范n會議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。會議紀(jì)要格式：要求使用公司統(tǒng)一格式。（詳見：華孚會詳見：華孚會議管理程序議管理程序）n會議紀(jì)要正文：會議紀(jì)要正文： 要求對會議整體情況作簡明扼要的描述，會議過程只能簡單描述，與會人員發(fā)言、討論過程不必一一羅列； 對會議作出的決定決議、布置工作要進(jìn)行正確描述，明確干什么、什么時間干、

11、誰去干、誰配合、資源配套、注意事項(xiàng)等； 會議紀(jì)要語言要通俗易懂、簡明扼要，用詞要準(zhǔn)確規(guī)范、符合行業(yè)約定俗稱的要求。會后跟進(jìn)會后跟進(jìn)持續(xù)改進(jìn)會議持續(xù)改進(jìn)會議成功會議不是偶然的，必須具備成功會議不是偶然的，必須具備4大關(guān)鍵因素：大關(guān)鍵因素：n嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律嚴(yán)格執(zhí)行紀(jì)律 鼓勵積極與符合準(zhǔn)則的會議行為n有效履行角色有效履行角色 有會議主持，并且所有與會成員均有清晰的角色與職責(zé)n充分醞釀議程充分醞釀議程明確的內(nèi)容、確切的時間長度以及負(fù)責(zé)人n持續(xù)優(yōu)化循環(huán)持續(xù)優(yōu)化循環(huán) 會前準(zhǔn)備、會中控制、會后跟進(jìn)討論：討論：會議效率不高的原因？會議效率不高的原因？總結(jié)：總結(jié)：會議效率不高的原因會議效率不高的原因 會議效率不高

12、通常由以下7種原因造成。在這7種原因中，有3種原因是會議的“致命傷”，需要格外警惕。這3種原因是：主主持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作持人的技能、會議的地點(diǎn)以及會議的準(zhǔn)備工作。附表：附表： 會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)會議效率不高的原因及具體表現(xiàn)一、為什么要開會？ 二、高效會議的流程 三、華孚會議管理的原則課程目錄課程目錄華孚會議管理的原則華孚會議管理的原則 對很多人來說，管理就是開會，但開會不一定就是管理。級別越高，會議越對很多人來說，管理就是開會，但開會不一定就是管理。級別越高，會議越多。只有掌握并堅(jiān)持一些基本原則，才能充分利用開會實(shí)現(xiàn)有效管理。多。只有掌握并堅(jiān)持一些基本原則，才能充分利用開會實(shí)現(xiàn)有效管理。 n 不開沒有主持人的會議不開沒有主持人的會議。會議一定要設(shè)主持人，主持人一定要管理會議，主持人不能隨便讓別人代替，也不能形同虛設(shè)；n 不開沒有議題的會議不開沒有議題的會議。主持人會前要準(zhǔn)備好議題