秘書專業(yè)知識(shí)

1、第一節(jié)秘書工作的內(nèi)容和作用由于機(jī)關(guān)級(jí)別和類型不同，秘書工作內(nèi)容也不盡相同。級(jí)別層次高的機(jī)關(guān)，秘書工作內(nèi)容廣泛，分工細(xì)致，各項(xiàng)工作的專門化特色比較明顯;而在基層單位，秘書工作任務(wù)繁重，但是人員編制少，分工不細(xì)致，因此，秘書人員又具有“多面手”的特點(diǎn)。本節(jié)將全方位介紹我國黨政機(jī)關(guān)秘書工作的基本內(nèi)容和作用。一、秘書工作的內(nèi)容(一)秘書工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者的工作內(nèi)容1.機(jī)關(guān)辦公廳(室)的基本任務(wù)辦公廳(室)屬于秘書工作部門，是機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的樞紐。它的出現(xiàn)是秘書工作發(fā)展的必然結(jié)果。中外領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)或高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人都設(shè)置辦公廳或辦公室。它的主要任務(wù)是協(xié)助它所直屬的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)完成各項(xiàng)領(lǐng)導(dǎo)工作，尤其是為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)制

2、定和實(shí)施決策服務(wù)。辦公廳(室)的任務(wù)主要分為兩大部分：一是政務(wù)服務(wù)，包括辦文、辦會(huì)、文檔管理、代擬文稿、綜合協(xié)調(diào)等，這就是人們通常所說的秘書工作;二是事務(wù)服務(wù)，主要是后勤服務(wù)保障工作。2.秘書長、辦公廳(室)主任的基本任務(wù)秘書長和辦公廳(室)主任兼有秘書工作領(lǐng)導(dǎo)人和秘書人員的雙重身份。根據(jù)1951年中央人民政府批準(zhǔn)頒發(fā)的政務(wù)院關(guān)于各級(jí)政府秘書長和不設(shè)秘書長的辦公廳主任的工作任務(wù)和秘書工作機(jī)構(gòu)的決定，各級(jí)政府機(jī)關(guān)的秘書長或辦公廳主任主要承擔(dān)以下任務(wù)：第一，協(xié)助首長綜合情況、研究政策、推行工作;第二，協(xié)助首長密切各方面的工作關(guān)系;第三，協(xié)助首長掌管機(jī)關(guān)內(nèi)部的統(tǒng)一戰(zhàn)線工作;第四，協(xié)助首長掌管保密工作

3、;第五，協(xié)助首長掌管機(jī)要工作;第六，主持日常行政事務(wù)(包括公文處理、會(huì)議組織、檢查和督促政府決議的執(zhí)行等事項(xiàng));第七，掌管機(jī)關(guān)事務(wù)工作。因此，秘書長和辦公廳主任的工作任務(wù)，可以總結(jié)為“既要參與政務(wù)，又要掌管政務(wù)”兩個(gè)方面。而其中第一至第五項(xiàng)工作是需要協(xié)助首長完成的，具有明顯的參與政務(wù)性質(zhì);而第六、七項(xiàng)工作則主要是掌管機(jī)關(guān)日常事務(wù)，具有明顯的事務(wù)性特色。政務(wù)院的這些規(guī)定，雖然是針對(duì)我國秘書工作高層領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)而言的，但是卻為全國秘書部門應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的主要工作內(nèi)容確定了基本格局。(二)秘書工作的主要內(nèi)容1.擬定、辦理公文擬定公文是指根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者意圖和領(lǐng)導(dǎo)班子的決定精神起草公文或在領(lǐng)導(dǎo)者主持、指導(dǎo)之下

4、，起草領(lǐng)導(dǎo)講話稿。擬定公文是秘書工作的傳統(tǒng)職能?，F(xiàn)代社會(huì)，擬定公文更成為秘書工作的一項(xiàng)極其重要的日常工作。因?yàn)楣木哂邪l(fā)布政令、傳達(dá)意圖、溝通情況、憑證記載等重要功能，因此，擬定公文是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，秘書人員應(yīng)該以高度的責(zé)任心對(duì)待。辦理公文簡稱辦文，是圍繞公文的形成、處理、管理所進(jìn)行的全部工作，反映了公文在機(jī)關(guān)內(nèi)部處理的全過程。辦理公文是秘書工作中一項(xiàng)最基本的工作內(nèi)容，大致可以分為發(fā)文處理和收文處理兩類。其中，發(fā)文過程包括擬制、核簽、繕印、審核、簽發(fā)、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié);收文過程包括簽收、分送、擬辦、批辦、承辦、催辦、注辦、立卷、歸檔等主要環(huán)節(jié)。在日常工作的發(fā)文和收文過程中，秘書人員都要

5、按照黨和政府頒布的公文處理?xiàng)l例、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)辦理，做到分工合理、責(zé)任明確，確保公文處理過程的嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、優(yōu)質(zhì)、高效，為公文發(fā)揮應(yīng)有的效能創(chuàng)造條件。2.辦理組織會(huì)務(wù)辦理組織會(huì)務(wù)簡稱辦會(huì)，是指機(jī)關(guān)秘書部門或臨時(shí)設(shè)立的會(huì)議秘書機(jī)構(gòu)辦理與會(huì)議有關(guān)的各類具體事務(wù)，目的是為領(lǐng)導(dǎo)人開好會(huì)議做會(huì)前、會(huì)中和會(huì)后的各種綜合輔助性服務(wù)。辦會(huì)過程中應(yīng)主要做好以下工作：一是會(huì)議議題的協(xié)調(diào)與安排，應(yīng)與各方面協(xié)調(diào)聯(lián)系，將會(huì)上討論決定的事項(xiàng)預(yù)先整理形成文件形式后，再將其中已經(jīng)立題的成熟文件交給主管領(lǐng)導(dǎo)，決定是否提交會(huì)議討論;二是會(huì)議的統(tǒng)籌安排，即從整體上安排好會(huì)議的各項(xiàng)方面事宜，如會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、參加人員、會(huì)場布置等;三

6、是會(huì)議文件材料的印發(fā)、傳遞、清退、立卷、歸檔等;四是會(huì)議期間的各項(xiàng)服務(wù);五是會(huì)議善后工作，如整理會(huì)議記錄、編寫簡報(bào)和會(huì)議紀(jì)要、督促檢查會(huì)議決策的落實(shí)等。3.調(diào)查研究工作調(diào)查研究工作是指圍繞中心工作，針對(duì)當(dāng)前領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心和急需解決的有關(guān)問題，調(diào)查了解相關(guān)情況，并進(jìn)行分析研究，寫出調(diào)查報(bào)告呈交給領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。這是發(fā)揮秘書工作的參謀、助手職能，直接為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)的一項(xiàng)重要工作。每一項(xiàng)調(diào)查研究均應(yīng)做好調(diào)查準(zhǔn)備、調(diào)查實(shí)施和調(diào)查總結(jié)收尾這三個(gè)階段的工作。其中，準(zhǔn)備階段應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的需求確定調(diào)查題目，擬制提綱;實(shí)施階段要注意選準(zhǔn)調(diào)查研究對(duì)象，采用多種方式，廣泛搜集、認(rèn)真整理、深入研究調(diào)查得來的材料;總結(jié)收

7、尾階段就是對(duì)調(diào)查研究工作進(jìn)行整體分析，在以前階段工作的基礎(chǔ)上，寫出調(diào)查報(bào)告。4.信息處理工作秘書信息處理工作是指按照黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)工作的要求，采集與處理信息，為領(lǐng)導(dǎo)正確決策和實(shí)施決策服務(wù)的一項(xiàng)工作。凡是領(lǐng)導(dǎo)工作中要掌握的各種動(dòng)態(tài)、情況以及實(shí)際工作領(lǐng)域中帶有苗頭性、傾向性的問題，都需要收集并及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)部門。開展信息處理工作首先要建立和健全信息網(wǎng)絡(luò)，這是搞好信息處理工作的基礎(chǔ);其次要建立一支德才兼?zhèn)洹⑺悸烽_闊、反應(yīng)敏捷，具有較強(qiáng)的觀察和分析問題能力的信息員隊(duì)伍;最后要實(shí)現(xiàn)信息處理工作手段的現(xiàn)代化，以便快速傳遞和處理信息。開展信息處理工作應(yīng)確保信息的收集、加工、存儲(chǔ)、輸出、反饋等基本環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量

8、。5.溝通協(xié)調(diào)工作對(duì)秘書工作而言，溝通協(xié)調(diào)工作的內(nèi)容極為廣泛，依據(jù)協(xié)調(diào)對(duì)象劃分，有對(duì)上的協(xié)調(diào)(即對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者之間和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)之間的協(xié)調(diào))、對(duì)下的協(xié)調(diào)、同級(jí)之間的協(xié)調(diào)、上下級(jí)雙方的協(xié)調(diào)、同屬部門的協(xié)調(diào)、業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)等，而其中最常見的是業(yè)務(wù)工作的協(xié)調(diào)，如會(huì)議協(xié)調(diào)、公文活動(dòng)協(xié)調(diào)、事項(xiàng)協(xié)調(diào)等?？傊?，凡是與領(lǐng)導(dǎo)決策和指導(dǎo)工作有關(guān)事項(xiàng)的協(xié)調(diào)，均屬于秘書工作的業(yè)務(wù)范圍。開展秘書協(xié)調(diào)工作時(shí)，可以利用的方式有電話協(xié)調(diào)、送文上門協(xié)調(diào)、請(qǐng)人進(jìn)門協(xié)調(diào)、登門拜訪協(xié)調(diào)、召開會(huì)議協(xié)調(diào)等。6.信訪接待工作信訪接待工作是處理群眾來信和接待群眾來訪工作的總稱，是各級(jí)黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的秘書工作的一項(xiàng)經(jīng)常性的重要工作。收到

9、群眾來信，要及時(shí)拆封，認(rèn)真閱讀，做好摘記，準(zhǔn)確交辦，按“分級(jí)負(fù)責(zé)，歸口辦理”的原則妥善處理或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。有群眾來訪時(shí)，要熱情接待，認(rèn)真聽記，恰當(dāng)處理。7.監(jiān)督檢查工作監(jiān)督檢查工作的主要內(nèi)容分為三個(gè)方面，即對(duì)黨的路線、方針、政策和黨政機(jī)關(guān)工作部署落實(shí)情況的督促檢查;對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人批辦事件承辦情況的督促檢查;對(duì)文件和會(huì)議事項(xiàng)的督促辦理。監(jiān)督檢查工作的具體做法主要包括催辦檢查、實(shí)地調(diào)研、日常查辦、綜合反饋等工作形式，其工作的最基本的方式就是向下了解情況，向上反映情況。8.公務(wù)接洽工作公務(wù)接洽工作是指辦理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、平行單位、下級(jí)組織與本機(jī)關(guān)聯(lián)系公務(wù)事宜的接洽工作。這是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體均不

10、可缺少的一項(xiàng)工作，是作為機(jī)關(guān)“窗口”的秘書工作經(jīng)常性的重要工作內(nèi)容，主要包括：承辦處理各機(jī)關(guān)單位直接派人或通過電話形式來本機(jī)關(guān)商洽或聯(lián)系的公文事宜，有協(xié)助聯(lián)絡(luò)公務(wù)，安排領(lǐng)導(dǎo)人接見，答復(fù)詢問，落實(shí)承辦單位，解決來訪者食宿、交通等事項(xiàng)。為確保公務(wù)接洽工作的順利進(jìn)行，秘書人員應(yīng)做到忠于職守、認(rèn)真執(zhí)行交接班制度和請(qǐng)示報(bào)告制度，做好值班日記和電話記錄。同時(shí)，還應(yīng)熟悉領(lǐng)導(dǎo)者情況，與有關(guān)部門保持密切聯(lián)系。此外，還應(yīng)善于處理人際關(guān)系。除上述之外，秘書工作還包括管理日常事務(wù)、機(jī)要保密、文書立卷與歸檔、領(lǐng)導(dǎo)公務(wù)活動(dòng)安排、領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦事項(xiàng)等。在日常工作中，秘書工作人員均應(yīng)以認(rèn)真負(fù)責(zé)的態(tài)度，保質(zhì)保量，切實(shí)做好領(lǐng)導(dǎo)交辦

11、的各項(xiàng)工作和任務(wù)。二、秘書工作的作用秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和機(jī)關(guān)工作中，只有負(fù)責(zé)管理日常事務(wù)的責(zé)任和義務(wù)，沒有決定權(quán)和指揮權(quán)。但是，由于其所處的特殊地位及其所承擔(dān)的重要工作，決定了其具有下述作用：(一)建議參謀作用這方面的作用主要表現(xiàn)在領(lǐng)導(dǎo)決策的過程中。首先，秘書工作人員需要在決策的準(zhǔn)備階段做好調(diào)查研究工作，整理相關(guān)信息和資料，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供科學(xué)可靠的依據(jù);其次，在進(jìn)行實(shí)施方案的選擇過程中，秘書人員可以根據(jù)所掌握的信息和資料進(jìn)行分析研究，并憑借自己的經(jīng)驗(yàn)，為領(lǐng)導(dǎo)者提供有參考價(jià)值的材料、建議或方案;最后，在領(lǐng)導(dǎo)制定決策后，對(duì)于如何實(shí)施決策以及決策實(shí)施過程中產(chǎn)生的一系列新情況、新問題應(yīng)如何處理，秘書人

12、員也可提供參考意見或反饋信息。除了為領(lǐng)導(dǎo)者的決策發(fā)揮建議參謀的作用之外，秘書人員在擬寫文件、提供辦事和辦會(huì)預(yù)案、提供辦事的建議、綜合處理信息等工作中，也需要充分運(yùn)用自己的聰明才智，努力發(fā)揮為領(lǐng)導(dǎo)者提供建議和參謀的作用。(二)事務(wù)助手作用秘書人員所起的事務(wù)助手作用更多的是指秘書人員輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策工作以外的具體事務(wù)性工作，使領(lǐng)導(dǎo)者有更多的時(shí)間和精力主抓大政方針問題，做好科學(xué)決策事項(xiàng)。秘書工作的助手作用主要體現(xiàn)在下列各方面的工作：一是做好日常的文書處理、會(huì)務(wù)和檔案管理工作;二是做好文件信息的加工篩選工作;三是做好領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的工作;四是做好公務(wù)接洽、信訪接待和領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)安排工作;五是做好領(lǐng)導(dǎo)人某些必

13、要的生活服務(wù)工作等。此外，秘書人員還應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮主動(dòng)性，積極做好各方面的服務(wù)工作，爭取成為領(lǐng)導(dǎo)的得力助手。(三)中心樞紐作用每一個(gè)機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位都擁有一套指揮管理系統(tǒng)。而秘書工作部門則正處于這套系統(tǒng)的中樞位置，發(fā)揮著其他職能部門不可替代的中心樞紐作用。領(lǐng)導(dǎo)集體或者領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的決策、指示，都要通過秘書工作傳遞給實(shí)施單位。因此，秘書工作是否健全完善，其工作是否運(yùn)轉(zhuǎn)自如，直接關(guān)系到機(jī)關(guān)工作能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)。因此，必須充分發(fā)揮好秘書工作部門的中心樞紐作用，真正做到“上情下達(dá)，下情上達(dá)”。(四)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)作用統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工作是秘書工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也是秘書工作的一項(xiàng)重要職能，主要體現(xiàn)在三個(gè)方面：第一，

14、在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮協(xié)調(diào)作用。決策前，領(lǐng)導(dǎo)者大都責(zé)成秘書人員對(duì)于要決策的問題組織或協(xié)同有關(guān)部門進(jìn)行調(diào)研論證;決策后，秘書人員還要協(xié)同相關(guān)部門做好信息反饋工作，調(diào)查各有關(guān)實(shí)施單位對(duì)于決策的具體落實(shí)情況，保持工作運(yùn)行的暢通。第二，對(duì)于日常工作中難以解決的重要問題，秘書人員還要秉承領(lǐng)導(dǎo)思想同時(shí)協(xié)調(diào)各方力量，抓緊解決和落實(shí)。第三，在日常辦文、辦會(huì)、辦事過程中，哪些環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，一般均需要秘書人員按照領(lǐng)導(dǎo)的指示同各方協(xié)調(diào)關(guān)系，促進(jìn)決策的落實(shí)。(五)形象窗口作用在日常工作和各種交往中，秘書人員需要經(jīng)常代表機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人出面，例如內(nèi)外聯(lián)系、洽商公務(wù)、群眾信訪、迎來送往等事宜均需要由秘書出面完成。而對(duì)外行文、組織會(huì)

15、議、安排領(lǐng)導(dǎo)人的公務(wù)活動(dòng)，更是秘書形象窗口作用在工作上的反映。因此，一個(gè)機(jī)關(guān)的形象及其工作面貌、工作作風(fēng)、領(lǐng)導(dǎo)者的形象等都與秘書工作的形象窗口作用有著非常密切的聯(lián)系，秘書人員在日常工作和生活中要堅(jiān)決抵制“門難進(jìn)、臉難看、話難聽、事難辦”的官僚主義作風(fēng)和習(xí)氣。秘書工作的性質(zhì)和地位決定了秘書工作是機(jī)關(guān)工作中各種信息的主要集散地，因此，秘書工作成為方便領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的“信息庫”和“資料庫”，隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)者提供信息咨詢和服務(wù)。因此，秘書人員常常需要主動(dòng)進(jìn)行調(diào)查研究工作，及時(shí)地采集和收錄各種有用信息，向領(lǐng)導(dǎo)提供需要了解和掌握的各種動(dòng)態(tài)信息，做好領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)輔助和服務(wù)工作。第二節(jié)秘書工作的性質(zhì)和職能一、秘

16、書工作的性質(zhì)秘書工作是因領(lǐng)導(dǎo)工作的需要而存在的，屬于機(jī)關(guān)工作的一部分。要想準(zhǔn)確理解秘書工作的性質(zhì)，需要將其放在領(lǐng)導(dǎo)工作和機(jī)關(guān)工作的領(lǐng)域來觀察和認(rèn)識(shí)。(一)秘書工作的輔助性秘書工作的輔助性是指秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中所具有的輔助性。秘書工作的產(chǎn)生具有必然性，它是由于統(tǒng)治階級(jí)和領(lǐng)導(dǎo)群體為了滿足其自身工作運(yùn)轉(zhuǎn)需求而產(chǎn)生的。這就決定了秘書人員在處理解決任何問題的時(shí)候，都需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖和需求來做，而不是代替領(lǐng)導(dǎo)者作出決定。即使秘書人員對(duì)某些問題提出了解決方案，這些方案也需要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)權(quán)衡確定后才能執(zhí)行。秘書工作機(jī)構(gòu)或秘書人員只能站在輔助的位置上行使職能，既不能缺位，也不能錯(cuò)位，更不能越位。秘書工作人

17、員需要對(duì)自身進(jìn)行準(zhǔn)確定位，努力發(fā)揮好秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)工作中的參謀輔助作用。(二)秘書工作的樞紐性秘書工作的樞紐性是指秘書工作在機(jī)關(guān)工作中具有樞紐性作用。由于秘書工作部門是整個(gè)機(jī)關(guān)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的必要條件和組織保障，因此只有秘書工作井然有序，高質(zhì)量、高效率地運(yùn)轉(zhuǎn)，才能夠?qū)崿F(xiàn)整個(gè)機(jī)關(guān)工作的各項(xiàng)職能，做到上情下達(dá)、下情上達(dá)、左右協(xié)調(diào)、步調(diào)統(tǒng)一，并帶動(dòng)職能部門同步運(yùn)轉(zhuǎn)。這種樞紐與核心地位決定了秘書工作的重要性。(三)秘書工作的機(jī)要性秘書工作是一項(xiàng)機(jī)要性很強(qiáng)的工作，這點(diǎn)主要是針對(duì)秘書工作的具體內(nèi)容而言的。漢語中“秘書”一詞，包含有“秘密”的意思，而英語中的“secretary”(秘書)一詞中的詞干“secr

18、et”，意思也是“秘密”。因此，單從“秘書”一詞的字面意思就可以反映出秘書工作的機(jī)要性。由于秘書工作是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作的，而各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞都是機(jī)密核心。秘書部門是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)中樞的綜合辦事機(jī)關(guān)，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，必然要接觸到各種機(jī)密。特別是重要部門領(lǐng)導(dǎo)人的秘書，由于掌握更多的重要情況，其機(jī)要性更強(qiáng)。(四)秘書工作的政治性秘書工作的政治性是針對(duì)秘書工作人員本身而格外強(qiáng)調(diào)的。這是因?yàn)槊貢块T處于核心要害部門，秘書人員在領(lǐng)導(dǎo)身邊工作，接觸到工作中的機(jī)密核心文件也會(huì)很多。這就需要在對(duì)秘書工作人員的選拔和任用上要格外慎重，要求其能夠做到政治上絕對(duì)忠實(shí)可靠，有高度的保密觀念，嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，嚴(yán)守各種機(jī)密。此

19、外，我們黨和國家對(duì)秘書人員的選用條件還專門制定頒發(fā)了機(jī)要秘書工作的規(guī)定，其中，任用前要進(jìn)行政治審查，任用后要經(jīng)常進(jìn)行保密教育，都是出于秘書工作的客觀現(xiàn)實(shí)需要。二、秘書工作的職能(一)事務(wù)性助手職能協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種事務(wù)秘書部門的一個(gè)重要職責(zé)就是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理各種日常事務(wù)，保證領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)能夠高效運(yùn)轉(zhuǎn)。事務(wù)性工作是任何機(jī)關(guān)都無法回避的。比如公務(wù)往來或會(huì)議上使用的大量文稿需要有人撰寫和處理;工作中的許多問題需要通過采集信息和調(diào)查研究才能解決;推進(jìn)工作的過程中有許多環(huán)節(jié)出現(xiàn)矛盾，需要有人進(jìn)行協(xié)調(diào)處理;還有接待信訪、機(jī)要、交通、接聽電話、值班等工作，這些工作均需要耗用大量的時(shí)間和精力，但是這又屬于秘

20、書部門的基礎(chǔ)性工作，也是秘書部門最頻繁的工作內(nèi)容，因此，秘書部門要為領(lǐng)導(dǎo)辦好這些工作，使其可以從瑣碎的日常辦公事務(wù)中脫身，集中更多的時(shí)間和精力處理全局工作或者研究解決重大政策性問題。(二)智能性參謀職能幫助領(lǐng)導(dǎo)制定正確決策在新時(shí)期下，秘書工作除了要做好日常各項(xiàng)事務(wù)性工作外，更要大力加強(qiáng)和發(fā)揮好參謀作用，加強(qiáng)信息調(diào)研和監(jiān)督檢查工作的力度，為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)化提供有效的服務(wù)。秘書工作的參謀職能是在辦理包括各類事務(wù)性工作的過程中體現(xiàn)出來的，尤其是在調(diào)查研究、信息處理、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)等工作過程中，秘書人員需要根據(jù)了解和掌握的有關(guān)情況，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)提出工作建議，提供決策的參考信息和依據(jù)，或者回答領(lǐng)導(dǎo)提出

21、的相關(guān)問題，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的決策活動(dòng)提供信息服務(wù)。秘書工作的參謀和助手職能是從秘書工作的整體性而言的，滲透并體現(xiàn)在秘書人員為領(lǐng)導(dǎo)辦文、辦會(huì)、辦事這“三辦”的大量具體事務(wù)性的工作過程中。脫離具體的工作，秘書工作的參謀和助手職能也就成為“空中樓閣”。因此，秘書工作需要切實(shí)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手，腳踏實(shí)地地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。第三節(jié)秘書工作的特征與規(guī)律一、秘書工作的特征(一)秘書工作的本質(zhì)特征秘書工作與其他工作的本質(zhì)區(qū)別在于秘書工作從屬于一定的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)者，并為領(lǐng)導(dǎo)工作提供綜合輔助性服務(wù)。因此，綜合輔助性服務(wù)是秘書工作的本質(zhì)屬性。其具體體現(xiàn)為：(1)所有秘書工作都要圍繞領(lǐng)導(dǎo)工作展開。領(lǐng)導(dǎo)工作涉及哪里，

22、其工作范圍就要擴(kuò)展或延伸到哪里。(2)能夠參加領(lǐng)導(dǎo)班子的各種會(huì)議并共同研究問題，并提出各種解決問題的方案，但是只有發(fā)言權(quán)而無表決權(quán)，更無決定權(quán)。(3)秘書人員在處理任何問題時(shí)，一般只能根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖和指示的精神辦理，不能超越職權(quán)范圍自作主張。(二)秘書工作的一般特征秘書工作除了具有綜合輔助性服務(wù)這一本質(zhì)屬性外，還具有政治性、被動(dòng)性、綜合性、全面性、事務(wù)性、靈活性的特點(diǎn)，這些特征是由其本質(zhì)特征所決定的、為各類秘書工作所共有的特征，具體體現(xiàn)為：(1)政治性。由于我國的秘書工作是為人民政權(quán)服務(wù)的，與黨和國家的根本利益密切相關(guān)，因此，秘書工作具有強(qiáng)烈的政治色彩。(2)被動(dòng)性。主要體現(xiàn)為兩點(diǎn)：一是秘書的

23、工作根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的需要來安排;二是凡是無法分解到具體部門的工作都由秘書工作來承擔(dān)。(3)綜合性。這是由于秘書部門作為綜合性服務(wù)部門的性質(zhì)所決定的。(4)事務(wù)性。這是由秘書部門所處理的工作內(nèi)容來決定的。(5)靈活性。這是因?yàn)槊貢ぷ鹘?jīng)常會(huì)遇到突發(fā)情況，要求秘書能夠具備很強(qiáng)的變通能力，從而靈活處理問題。二、秘書工作的規(guī)律(一)秘書工作的基本規(guī)律1.領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是秘書工作存在的客觀基礎(chǔ)秘書人員提供的綜合輔助性服務(wù)與領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求之間，本質(zhì)上是一種供求關(guān)系。其中，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”居于支配和主導(dǎo)地位，而秘書人員的“供給”則處于服從和次要地位。因此，領(lǐng)導(dǎo)工作的“需求”是秘書人

24、員的“供給”，即秘書工作賴以存在的客觀基礎(chǔ)。2.秘書工作高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件由于領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是嚴(yán)格限定在公務(wù)活動(dòng)的范圍之內(nèi)的，主要是指領(lǐng)導(dǎo)者在實(shí)施領(lǐng)導(dǎo)行為的過程中，需要秘書人員輔助完成的公共事務(wù)。隨著新時(shí)期的發(fā)展，領(lǐng)導(dǎo)工作所面臨的矛盾和問題漸趨復(fù)雜化，因此，秘書人員高質(zhì)量的綜合輔助性服務(wù)是領(lǐng)導(dǎo)工作正常開展的必要條件。3.不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力設(shè)立秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)工作對(duì)綜合輔助性服務(wù)的客觀需求。隨著這種需求的日漸強(qiáng)化，將會(huì)對(duì)秘書部門的服務(wù)水平提出更高的標(biāo)準(zhǔn)和更嚴(yán)的要求，這必然推動(dòng)秘書工作向新的水平邁進(jìn)和發(fā)展。所

25、以，不斷滿足領(lǐng)導(dǎo)工作的需求是推進(jìn)秘書工作的根本動(dòng)力。4.領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)于綜合輔助性服務(wù)的期望是“沒有最好，只有更好”。而從秘書工作的價(jià)值角度來看，一切活動(dòng)均是為了確保領(lǐng)導(dǎo)職能的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書人員提供服務(wù)的滿意程度越高，領(lǐng)導(dǎo)工作績效越明顯，秘書工作的價(jià)值就越大。因此，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)綜合輔助性服務(wù)的滿意程度是檢驗(yàn)秘書工作水平的主要標(biāo)志。秘書人員要深刻認(rèn)識(shí)秘書工作的普遍規(guī)律，正視秘書工作的服務(wù)水平與領(lǐng)導(dǎo)工作的服務(wù)需求之間的矛盾，明確秘書工作的重要價(jià)值，更好地為領(lǐng)導(dǎo)做好綜合輔助性服務(wù)。(二)秘書工作的具體規(guī)律秘書工作具體規(guī)律實(shí)質(zhì)上是秘書工作基本規(guī)律的

26、具體表現(xiàn)，其主要體現(xiàn)為下述三點(diǎn)：1.秘書參謀活動(dòng)的規(guī)律所謂秘書的參謀活動(dòng)是指以出謀獻(xiàn)策為手段，以輔助領(lǐng)導(dǎo)決策為目的。秘書部門在行使參謀職能時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下規(guī)律性認(rèn)識(shí)：(1)將秘書參謀職能寓于具體工作中。(2)秘書參謀方向必須與領(lǐng)導(dǎo)決策目標(biāo)保持同一性。(3)秘書參謀內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策需求相一致。(4)秘書參謀方法必須與領(lǐng)導(dǎo)決策特征相適應(yīng)。2.辦公室日常運(yùn)轉(zhuǎn)的規(guī)律辦公室作為秘書工作的主要場所，處于中樞地位。辦公室的工作既有程序性、穩(wěn)定性的一面，又有隨機(jī)性、靈活性的一面。在日常運(yùn)轉(zhuǎn)工作中，應(yīng)注意以下規(guī)律：(1)區(qū)分辦公室工作的輕重緩急。(2)增強(qiáng)辦公室工作的質(zhì)量和效率意識(shí)。(3)優(yōu)化辦公室環(huán)境氛圍，塑

27、造健康的辦公室文化，增強(qiáng)辦公室工作人員的凝聚力和向心力。3.秘書寫作活動(dòng)的規(guī)律寫作作為秘書人員的一項(xiàng)經(jīng)常性工作，體現(xiàn)了秘書人員發(fā)揮參謀和助手作用的重要職能。在秘書寫作實(shí)踐中，經(jīng)過人們逐漸總結(jié)和摸索，形成了以下一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)： (1)秘書人員的知識(shí)、能力、素質(zhì)水平，要與“以文輔政”的職能相適應(yīng)。(2)秘書人員的思想觀點(diǎn)，要與領(lǐng)導(dǎo)者的思想意圖相統(tǒng)一。(3)秘書寫作的內(nèi)容，要與領(lǐng)導(dǎo)工作的要求相合拍。(4)秘書起草文稿的風(fēng)格，要與領(lǐng)導(dǎo)者風(fēng)格、個(gè)性相協(xié)調(diào)。(5)秘書起草文稿的表達(dá)，要與領(lǐng)導(dǎo)立意相吻合。秘書的寫作行為和文稿質(zhì)量，必須以符合領(lǐng)導(dǎo)工作需求為本質(zhì)。高質(zhì)量的公文文稿，對(duì)于推動(dòng)領(lǐng)導(dǎo)工作，實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)職

28、能起著舉足輕重的作用。此外，在秘書調(diào)研、公務(wù)督查、綜合協(xié)調(diào)、會(huì)議服務(wù)、信息服務(wù)等秘書專項(xiàng)活動(dòng)中，均包含著各自的規(guī)律性。秘書人員要透過紛繁復(fù)雜的工作內(nèi)容，不斷摸索和掌握秘書工作的內(nèi)在規(guī)律，并自覺用于指導(dǎo)實(shí)踐活動(dòng)。第四節(jié)秘書工作的基本原則與要求一、秘書工作的基本原則秘書工作的基本原則是指秘書人員在工作中必須遵循的規(guī)范和準(zhǔn)則。這既是由秘書工作的特點(diǎn)決定的，也是由長期實(shí)踐積累所形成的。只有遵循秘書工作的基本原則，才能使秘書工作沿著正確的方向健康發(fā)展。(一)準(zhǔn)確周密原則準(zhǔn)確周密是對(duì)秘書工作的質(zhì)量要求。因?yàn)槊貢ぷ魇侵苯訛楦骷?jí)黨委和人民政府以及企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體的領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)的，它與領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)有著密切

29、的聯(lián)系。所以，秘書人員必須以高度負(fù)責(zé)的精神，盡最大努力高質(zhì)量地完成工作任務(wù)。要保證秘書工作質(zhì)量，最根本的就是要使秘書工作的各項(xiàng)內(nèi)容及工作過程始終保持最佳狀態(tài)，避免產(chǎn)生紊亂現(xiàn)象。比如，在撰寫文稿的過程中，起草之前應(yīng)深入進(jìn)行調(diào)研工作，準(zhǔn)備掌握第一手資料，摸清相關(guān)情況，認(rèn)真領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，把必要的準(zhǔn)備工作做得扎實(shí)細(xì)致;正式起草階段，則要準(zhǔn)確體現(xiàn)黨的方針政策、準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，準(zhǔn)確反映實(shí)際情況，準(zhǔn)確揭示問題的本質(zhì)，不與黨的方針政策和國家法律規(guī)范及領(lǐng)導(dǎo)意圖相違背、相矛盾，更不捏造事實(shí)。在行文語言方面，更要做到概念準(zhǔn)確，符合語法和邏輯準(zhǔn)則，準(zhǔn)確表達(dá)時(shí)間、空間、數(shù)字、機(jī)關(guān)名稱，規(guī)范使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等。草稿完成后，

30、還應(yīng)認(rèn)真做好加工修改工作，確保文件的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性。同時(shí)，在文件的處理過程中，收發(fā)、登記、分文、擬辦、繕印、審核等工作，都應(yīng)該做到小心謹(jǐn)慎，避免錯(cuò)漏和失誤。秘書人員在辦理調(diào)研、信息、協(xié)調(diào)、信訪、接待、值班、電話等各項(xiàng)具體工作時(shí)，應(yīng)該秉持嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作態(tài)度和扎實(shí)細(xì)致的工作作風(fēng)，最大限度地減少差誤，保證工作質(zhì)量。要確保秘書工作質(zhì)量的全面優(yōu)化，首先要樹立預(yù)防為主的思想。重視平時(shí)協(xié)調(diào)、事先預(yù)防，注意抑制和及時(shí)消除容易造成質(zhì)量事故的因素。其次要實(shí)行全面質(zhì)量控制。從秘書部門領(lǐng)導(dǎo)至一般秘書人員，都應(yīng)注重質(zhì)量控制，對(duì)秘書工作的全過程和秘書工作各個(gè)方面要進(jìn)行全過程質(zhì)量控制，同時(shí)也應(yīng)對(duì)秘書人員的自身素質(zhì)進(jìn)行全方位

31、控制。最后要嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制，強(qiáng)化樹立秘書人員的質(zhì)量責(zé)任意識(shí)，制定并嚴(yán)格執(zhí)行秘書工作的各項(xiàng)規(guī)章制度。只有這樣才能創(chuàng)造出全面優(yōu)質(zhì)的秘書工作。(二)迅速及時(shí)原則迅速及時(shí)是對(duì)秘書工作的時(shí)效性要求。秘書人員在現(xiàn)實(shí)工作中，必須講求時(shí)效，力求以最小的投入、最少的時(shí)間，取得最好的效果。迅速及時(shí)的原則應(yīng)體現(xiàn)在秘書工作的各個(gè)方面。從公文起草工作來看，秘書人員在接到任務(wù)后，應(yīng)抓緊時(shí)間進(jìn)行承辦。如果遇到特殊緊急事項(xiàng)需要擬寫公文時(shí)，應(yīng)優(yōu)先辦理，以免耽誤工作。對(duì)于沒有明確時(shí)間要求的文件，也不應(yīng)隨意延緩，公文文件都具有現(xiàn)行效用，在優(yōu)先辦理緊急文件的前提下，對(duì)普通文件也應(yīng)該及時(shí)進(jìn)行處理，防止積壓?？傊?，辦文工作應(yīng)該統(tǒng)籌安

32、排，區(qū)別輕重緩急，盡量縮短文件在機(jī)關(guān)內(nèi)的運(yùn)轉(zhuǎn)周期。由于秘書工作處于從屬地位，其工作往往呈現(xiàn)被動(dòng)性的特點(diǎn)，因此這就需要秘書人員在解決問題或處理工作時(shí)，更要注重時(shí)效性。例如，從領(lǐng)導(dǎo)決策的要求來看，秘書人員應(yīng)在決策之前提供有關(guān)信息;待決策形成之后，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)要求立即著手公布實(shí)施，及時(shí)發(fā)揮決策的作用;若部門之間產(chǎn)生矛盾和工作掣肘現(xiàn)象時(shí)，秘書部門應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。而在實(shí)際工作中遇到突發(fā)事件時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者需要迅速作出反應(yīng)，此時(shí)則需要秘書部門及時(shí)提出處理建議，直接辦理一些具體事務(wù)，避免造成更大的損失。在工作中堅(jiān)持迅速及時(shí)的原則，需要秘書人員準(zhǔn)確掌握以下幾點(diǎn)：第一，切實(shí)全面提高政治和業(yè)務(wù)素質(zhì)，增強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感

33、，牢固樹立服務(wù)觀念，時(shí)刻以領(lǐng)導(dǎo)工作的需要為先，強(qiáng)化時(shí)效觀念，以敏捷迅速的工作作風(fēng)對(duì)待工作中的各項(xiàng)任務(wù);第二，加大科學(xué)管理力度，健全并嚴(yán)格執(zhí)行秘書工作中的規(guī)章制度，加強(qiáng)工作的條理性和計(jì)劃性，區(qū)分工作事項(xiàng)的輕重緩急，實(shí)現(xiàn)秘書工作的科學(xué)化、制度化和規(guī)范化管理;第三，加大秘書機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)體制改革力度，精簡辦公機(jī)構(gòu)，簡化辦公手續(xù)，改善辦公人員結(jié)構(gòu)，提高秘書人員素質(zhì);第四，講求科學(xué)的工作方法，努力推進(jìn)秘書工作的現(xiàn)代化、標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。(三)安全保密原則安全保密原則既是對(duì)秘書人員的工作要求，也是秘書工作必須堅(jiān)持的重要原則。我們黨和國家歷來十分重視安全保密工作。1951年中共中央關(guān)于加強(qiáng)保守黨和國家機(jī)密的補(bǔ)充決定中明

34、確指出：保守黨與國家的機(jī)密，乃是關(guān)系全黨、全軍、全國人民的重大利益問題。各級(jí)黨委必須重視保密工作，并將這項(xiàng)工作作為自己經(jīng)常注意的工作之一。1986年我國正式頒布了中華人民共和國保守國家秘密法，既從法律上嚴(yán)格規(guī)范了保密工作，也為秘書部門做好保密工作提供了法律依據(jù)。由于秘書部門屬于機(jī)關(guān)的核心要害部門，其職責(zé)范圍和工作職能決定了秘書人員涉密最頻繁、知密最廣泛、懂密最深刻。這也意味著秘書部門的人員比其他部門的工作人員更加需要重視保密工作。如果秘書人員因?yàn)樗枷胍庾R(shí)方面的疏忽導(dǎo)致重大機(jī)密泄露，勢(shì)必嚴(yán)重危害黨和國家的安全，危害人民的利益，給我國社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)造成重大損失。即使是對(duì)于單位內(nèi)部或社會(huì)生活

35、管理方面的文件、資料，秘書工作人員也不能放松思想戒備，要時(shí)刻牢記保密原則對(duì)于秘書工作的重要性和必要性。堅(jiān)持秘書工作的安全保密原則需要深刻把握以下幾點(diǎn)：第一，毫不放松對(duì)于秘書人員的保密思想教育工作，增強(qiáng)秘書人員樹立保密意識(shí)的觀念，使其在日常工作中切實(shí)做到守口如瓶，知密不泄密;第二，建立健全秘書工作中的保密措施工作。例如一切尚未公布的機(jī)密文件，經(jīng)手辦理的秘書人員，不得與無關(guān)人員談?wù)?絕密文件應(yīng)有專人負(fù)責(zé)和專門設(shè)備保管;不得擅自將秘密文件攜帶外出或帶回家庭、宿舍存放，以免造成失密泄密;此外還要保證機(jī)密信息本身的安全，不失密、不泄密。第三，應(yīng)該采取一系列有效措施，保證文件在印制、校核、傳遞等工作環(huán)節(jié)手

36、續(xù)嚴(yán)格健全，按照規(guī)章辦事，堵塞一切可能出現(xiàn)的漏洞，防止黨和國家機(jī)密受到損失。(四)實(shí)事求是原則實(shí)事求是是一切工作必須遵守的基本原則，而對(duì)于直接為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)提供決策依據(jù)的秘書工作來說，更應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格堅(jiān)守。這一原則在秘書工作中的具體體現(xiàn)就是要堅(jiān)持原則、說真話、說實(shí)話、為領(lǐng)導(dǎo)和人民辦實(shí)事，一切從實(shí)際出發(fā)，按照實(shí)事求是的思想路線來開展工作，思考和處理問題。這是因?yàn)?，我們的黨和人民政府是代表廣大人民利益，為人民服務(wù)的，而作為直接為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)的整個(gè)秘書隊(duì)伍，要通過為領(lǐng)導(dǎo)工作的順利運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)，來實(shí)現(xiàn)為人民服務(wù)的宗旨。貫徹實(shí)施秘書工作中的實(shí)事求是原則，我們需要牢記以下幾點(diǎn)：第一，簡政放權(quán)，簡化行政機(jī)

37、構(gòu)層次，規(guī)范機(jī)關(guān)管理職能。同時(shí)加強(qiáng)法制建設(shè)，嚴(yán)格依法辦事，減少工作中的任意性;第二，倡導(dǎo)深入實(shí)際、求真務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，反對(duì)官僚主義、文牘主義作風(fēng)。第三，匯報(bào)調(diào)研結(jié)果或具體工作時(shí)，應(yīng)堅(jiān)持原則，實(shí)事求是，提供真實(shí)可靠的材料;第四，建立正確的信息觀，了解自身工作與其他機(jī)關(guān)或部門的合理信息需求，學(xué)習(xí)并掌握多種信息溝通手段，嚴(yán)格控制文件和會(huì)議的數(shù)量與質(zhì)量，努力改進(jìn)文風(fēng)、會(huì)風(fēng)，同時(shí)擴(kuò)展秘書部門的信息資源共享功能。二、秘書工作的基本要求(一)堅(jiān)持秘書工作的“三服務(wù)”指導(dǎo)思想中共十一屆三中全會(huì)之后，黨和國家工作的重心轉(zhuǎn)向改革和社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)。在全面推進(jìn)經(jīng)濟(jì)體制改革的同時(shí)，政治體制改革也提到了全黨工作的重要

38、地位。而我國秘書工作的改革與發(fā)展也隨之如火如荼地展開，其重要標(biāo)志就是1985年1月，在中共中央辦公廳召開的全國秘書長、辦公廳主任座談會(huì)(簡稱“85·1”座談會(huì))上，確立了新時(shí)期秘書工作的指導(dǎo)思想和具有重大實(shí)踐意義的改革方針。在此次座談會(huì)上，時(shí)任中共中央辦公廳主任的王兆國同志，明確指出：中央辦公廳的指導(dǎo)思想是圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好“三服務(wù)”，即為中央服務(wù)，為中央各部門和各省、自治區(qū)、直轄市服務(wù)，為人民服務(wù)。隨后，根據(jù)這一指導(dǎo)思想，我國秘書工作的指導(dǎo)思想確立為：圍繞黨的總目標(biāo)、總?cè)蝿?wù)，做好“三服務(wù)”，一是為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù);二是為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服務(wù);三是為人民服務(wù)。“

39、三服務(wù)”是對(duì)上述這種指導(dǎo)思想的簡稱。1.為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)所謂為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，是因?yàn)槲覈貢ぷ鞯念I(lǐng)導(dǎo)體制規(guī)定了各個(gè)層次的秘書部門和秘書人員都直接對(duì)本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，是本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或領(lǐng)導(dǎo)群體的直接辦事機(jī)構(gòu)和工作助手。因此，秘書部門最直接、最主要的工作就是為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)服務(wù)，這集中體現(xiàn)了秘書部門的從屬地位。比如，為直接領(lǐng)導(dǎo)撰寫講話文稿;安排領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng);根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作要求展開對(duì)內(nèi)外、上下的各種綜合協(xié)調(diào)工作等。這些方面的工作均體現(xiàn)著秘書工作為領(lǐng)導(dǎo)和領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的服務(wù)，其服務(wù)的質(zhì)量和成效直接影響著本機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者和領(lǐng)導(dǎo)群體的工作運(yùn)轉(zhuǎn)狀況。2.為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門和機(jī)關(guān)服務(wù)為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服

40、務(wù)是由秘書部門的服務(wù)對(duì)象所決定。因?yàn)槊貢块T所服務(wù)的各個(gè)機(jī)關(guān)之間分別存在著隸屬關(guān)系、業(yè)務(wù)指導(dǎo)關(guān)系、平行關(guān)系等，其之間必然存在相互溝通、交流信息、彼此協(xié)作配合的需求，秘書部門自然要承擔(dān)為與本機(jī)關(guān)相關(guān)的各個(gè)部門機(jī)關(guān)服務(wù)的職能，如貫徹落實(shí)上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)的指示、決定，及時(shí)反饋信息;為下級(jí)機(jī)關(guān)、平級(jí)機(jī)關(guān)及其領(lǐng)導(dǎo)者提供大量信息和資料方面的服務(wù)等。3.為人民服務(wù)為人民群眾服務(wù)是由我黨和各級(jí)機(jī)關(guān)的宗旨決定的。我們黨和各級(jí)機(jī)關(guān)工作的根本目標(biāo)和長遠(yuǎn)規(guī)劃都是為人民群眾謀利益，為人民服務(wù)，而為黨和各級(jí)機(jī)關(guān)工作提供服務(wù)的秘書部門自然而然要將其作為自身指導(dǎo)工作的宗旨和原則，承擔(dān)和負(fù)責(zé)直接與人民群眾具體利益息息相關(guān)的工作。如

41、耐心接待上訪群眾，傾聽群眾的呼聲;對(duì)人民群眾普遍關(guān)心的問題進(jìn)行調(diào)查研究，為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)處理這些問題提供科學(xué)依據(jù)。總之，“三服務(wù)”的指導(dǎo)思想揭示了我國社會(huì)主義新時(shí)期秘書工作，特別是黨政秘書工作的根本宗旨，體現(xiàn)了黨和國家對(duì)秘書工作的根本要求，也為我國秘書工作的改革與發(fā)展提供了根本動(dòng)力，同時(shí)也為我國秘書工作的健康發(fā)展指明了根本方向。“三服務(wù)”指導(dǎo)思想的確立，是我國秘書工作發(fā)展史上的里程碑。(二)實(shí)現(xiàn)秘書工作的“四個(gè)轉(zhuǎn)變”“85·1”座談會(huì)在確立秘書工作“三服務(wù)”指導(dǎo)思想的同時(shí)，也提出了實(shí)現(xiàn)我國秘書部門“四個(gè)轉(zhuǎn)變”的改革要求，明確了我國秘書工作加快改革發(fā)展的新方向，即“第一，從偏重辦文辦事轉(zhuǎn)變?yōu)?/p>

42、既辦文辦事，又出謀劃策。第二，從收發(fā)傳遞信息轉(zhuǎn)變?yōu)榫C合處理信息。第三，從單憑老經(jīng)驗(yàn)辦事轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)行科學(xué)化管理。第四，從被動(dòng)服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)服務(wù)?！薄八膫€(gè)轉(zhuǎn)變”的要求，著眼于新時(shí)期領(lǐng)導(dǎo)工作的實(shí)際需要，從我國秘書工作的新形勢(shì)、新任務(wù)的需要出發(fā)，具有不可低估的理論和實(shí)踐意義。“四個(gè)轉(zhuǎn)變”首先強(qiáng)化了秘書工作的參謀職能，其要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)是“出謀劃策”、“綜合處理信息”、“實(shí)行科學(xué)化管理”、“主動(dòng)服務(wù)”等，充分發(fā)揮秘書工作的參謀助手作用，以適應(yīng)新時(shí)期、新形勢(shì)、新任務(wù)的要求;其次強(qiáng)調(diào)了對(duì)秘書工作要實(shí)現(xiàn)“科學(xué)化管理”的目標(biāo)，其基本內(nèi)容體現(xiàn)在實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，使秘書工作的工作方式和方法達(dá)到最佳狀態(tài)，按照規(guī)定

43、的程序辦事?！八膫€(gè)轉(zhuǎn)變”的內(nèi)容前后相連，強(qiáng)調(diào)后者，并非否定前者，而是在前者的基礎(chǔ)上加以改革創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)新的標(biāo)準(zhǔn)的跨越。“四個(gè)轉(zhuǎn)變”有利于改變長期以來對(duì)于秘書部門和秘書人員的思想和手腳的過度束縛，有利于秘書部門和秘書人員發(fā)揮“智囊團(tuán)”、“思想庫”的作用。在新時(shí)期下，秘書部門和秘書人員要處理好繼承與創(chuàng)新的關(guān)系，既要重視以往的好經(jīng)驗(yàn)和好傳統(tǒng)，又要勇于探索，提煉新的經(jīng)驗(yàn)和做法。(三)實(shí)現(xiàn)秘書工作的“三化”秘書工作的“三化”要求是指“要形成規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的工作程序和工作方法，保證每個(gè)環(huán)節(jié)和每項(xiàng)工作都有章可循。”這是基于在改革開放的新形勢(shì)和新任務(wù)下，秘書工作所面臨的新問題和新特點(diǎn)而提出的。首先，實(shí)現(xiàn)

44、秘書工作的規(guī)范化，從根本上就是要求秘書部門和秘書人員，本著對(duì)事業(yè)負(fù)責(zé)，對(duì)人民利益負(fù)責(zé)的態(tài)度，在完成各項(xiàng)任務(wù)的過程中，實(shí)踐為人民服務(wù)的根本宗旨。這是秘書工作規(guī)范化的基本出發(fā)點(diǎn)，也是實(shí)現(xiàn)秘書工作業(yè)務(wù)規(guī)范化的根本保證。在具體的實(shí)踐工作中，則是要求秘書工作要全面提升質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，讓每項(xiàng)工作和每個(gè)環(huán)節(jié)均符合所指定的標(biāo)準(zhǔn)和操作規(guī)范，避免人為因素和不良作風(fēng)的影響。其次，實(shí)現(xiàn)秘書工作的制度化，是要使秘書工作符合黨和國家民主集中制的根本組織原則。明確黨政機(jī)關(guān)的秘書工作不是僅僅為領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人服務(wù)，而是建立在為領(lǐng)導(dǎo)集體服務(wù)的基礎(chǔ)上的;不是按照純粹的個(gè)人意志實(shí)現(xiàn)工作運(yùn)轉(zhuǎn)，而是為了保證黨內(nèi)生活秩序和國家機(jī)關(guān)正常工作秩序而實(shí)現(xiàn)

45、工作運(yùn)轉(zhuǎn)的。在具體的實(shí)踐工作中，則是要建立規(guī)范的秘書工作制度流程，實(shí)行崗位職責(zé)分工，落實(shí)責(zé)任制，做到人有專職，事有專管，嚴(yán)格按照有關(guān)制度和程序辦事。最后，實(shí)現(xiàn)秘書工作的科學(xué)化，是指秘書部門在為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的過程中，要注重認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)，按照客觀規(guī)律處理和解決實(shí)踐中發(fā)生的各種問題，善于摸索并遵循秘書工作的內(nèi)在規(guī)律性要求，運(yùn)用科學(xué)有效的工作方法促進(jìn)自身的建設(shè)和發(fā)展。實(shí)現(xiàn)秘書工作的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化，是一項(xiàng)系統(tǒng)且長期的工作，是一個(gè)不斷追求、自我完善的過程，更是一項(xiàng)需要不斷學(xué)習(xí)、積累、實(shí)踐和總結(jié)的過程。 第五節(jié)秘書工作的運(yùn)行與管理一、秘書工作的組織形式與工作方式(一)秘書工作的組織形式根據(jù)機(jī)關(guān)的性質(zhì)和

46、規(guī)模的不同，秘書工作的組織形式主要分為集中形式與分工形式兩種類型。所謂集中形式是指將秘書工作的全部內(nèi)容集中到辦公室來進(jìn)行。此種工作形式適合于規(guī)模較小的機(jī)關(guān)或基層組織。而分工形式則是將秘書工作的內(nèi)容根據(jù)工作環(huán)節(jié)和工作性質(zhì)的不同劃分為若干部分，并將其分別交給相關(guān)部門完成。此種形式適合于層次高、規(guī)模大、秘書工作任務(wù)繁重、人員編制充足、分工細(xì)致的大機(jī)關(guān)。當(dāng)然，這兩種工作形式并不是絕對(duì)獨(dú)立的，有時(shí)會(huì)根據(jù)具體的工作需要而交叉進(jìn)行。(二)秘書工作的方式常規(guī)的秘書工作方式主要分為以下四種：1.值班制所謂值班制就是把每天的時(shí)間劃分為若干個(gè)階段，將秘書人員分成若干班輪流進(jìn)行值班，確保秘書工作全天的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。通常黨

47、政機(jī)關(guān)基本采用這種工作方式。2.專項(xiàng)分工制專項(xiàng)分工制是將秘書工作根據(jù)業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同分成若干個(gè)項(xiàng)目或?qū)I(yè)，秘書人員各司其職。一般大機(jī)關(guān)采用這種方式。3.專項(xiàng)分工與值班混合制這種工作方式是將業(yè)務(wù)分工和時(shí)間分工結(jié)合起來的工作方式。因?yàn)辄h政高層領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的秘書工作任務(wù)較為繁重，因此需要按照專項(xiàng)分工，循環(huán)輪流值班，確保機(jī)關(guān)工作和諧穩(wěn)定地運(yùn)轉(zhuǎn)。通常我國縣級(jí)以上黨政機(jī)關(guān)的秘書工作基本上采用這種工作方式。4.臨時(shí)交辦制度這種工作方式是指由于突發(fā)性的工作使得領(lǐng)導(dǎo)人將秘書工作采用臨時(shí)現(xiàn)場分配的方法交給秘書人員辦理，并保證在不影響正常工作秩序的前提下，使得各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二、秘書工作的管理措施與制度要求(一)秘書工

48、作的管理措施由于秘書工作事關(guān)領(lǐng)導(dǎo)工作活動(dòng)的正常開展，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作影響很大，并且在新時(shí)期下各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)面臨著日漸繁重的工作任務(wù)，因此對(duì)秘書人員提出了更高的要求，所以機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人必須從宏觀和微觀兩方面加強(qiáng)對(duì)秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)與指導(dǎo)，確保秘書工作真正按照領(lǐng)導(dǎo)工作的目標(biāo)運(yùn)行，并采取必要的管理措施，以便秘書人員能高質(zhì)量、高效率地為領(lǐng)導(dǎo)工作服務(wù)。對(duì)秘書工作的宏觀方面的領(lǐng)導(dǎo)，首先是確保秘書人員堅(jiān)持正確的政治方向，在思想上、政治上確保其與黨中央保持高度的一致。加強(qiáng)其對(duì)馬克思主義的基本原理，黨的路線、方針和政策，文化科學(xué)和業(yè)務(wù)知識(shí)的學(xué)習(xí)，使其不斷提高自己的思想政治水平和業(yè)務(wù)能力，學(xué)會(huì)用正確的立場、觀點(diǎn)、方法，研究改革過

49、程中出現(xiàn)的新情況、新問題，努力做好領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)人的參謀和助手。其次是要嚴(yán)格要求秘書人員遵守工作紀(jì)律，全心全意為人民服務(wù)，使其做到行為端正、廉潔奉公，不假借領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的名義，徇私舞弊，謀取私利，能及時(shí)地、實(shí)事求是地為領(lǐng)導(dǎo)人提供信息和建議。最后要樹立秘書工作人員謙虛謹(jǐn)慎的優(yōu)良作風(fēng)。由于秘書工作代表著領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)的工作形象，其工作作風(fēng)能直接影響到黨的威信。所以秘書工作人員必須嚴(yán)格要求自己，做到處理問題時(shí)態(tài)度誠懇，耐心細(xì)致，和藹謙虛，講究禮貌，以優(yōu)良的思想作風(fēng)和工作作風(fēng)，保證各項(xiàng)工作的完成。對(duì)秘書工作的微觀方面的領(lǐng)導(dǎo)，首先要實(shí)行嚴(yán)格的崗位責(zé)任制。即將秘書工作任務(wù)以及完成任務(wù)的有關(guān)規(guī)定、要求和注意事

50、項(xiàng)等具體落實(shí)到每一個(gè)崗位和工作人員，做到人人有事做，事事有人管，確保激發(fā)秘書人員工作的積極性，以便于操作、監(jiān)督、考核和管理。其次要嚴(yán)格實(shí)行交接班制度。要求秘書人員做好值班日記，交接班時(shí)前一班要向后一班交代工作情況、已辦和未辦事項(xiàng)等，避免秘書工作運(yùn)轉(zhuǎn)過程中出現(xiàn)前后脫節(jié)的情況。(二)秘書工作的管理制度所謂秘書工作的管理制度，是對(duì)秘書人員應(yīng)當(dāng)遵守的所有的行為規(guī)范和工作準(zhǔn)則的統(tǒng)稱。這是確保秘書工作正常進(jìn)行不可缺少的條件。新中國成立后，隨著我國秘書工作制度的逐步規(guī)范化和科學(xué)化，我國秘書工作的管理制度可以劃分為以下幾類：(1)具有強(qiáng)制執(zhí)行性質(zhì)的法規(guī)。具體如中國共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法

51、中華人民共和國檔案法等以及信訪、印章管理方面的規(guī)章制度。(2)崗位責(zé)任制度。如：秘書處處長職責(zé)保密室工作守則等。(3)工作標(biāo)準(zhǔn)類的規(guī)章制度。如：打字員工作標(biāo)準(zhǔn)等。(4)工作程序性質(zhì)的規(guī)章制度。如：打字員工作程序等。(5)工作環(huán)節(jié)操作規(guī)范。如：收發(fā)文登記制度文件校對(duì)制度傳閱登記制度等。(6)獎(jiǎng)懲類的制度。如：省委辦公廳的機(jī)要通信人員獎(jiǎng)懲制度等。秘書工作的管理規(guī)章制度是確保秘書工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)和科學(xué)化管理的前提條件，有助于提高秘書工作質(zhì)量的效率，減少工作的隨意性和盲目性。總之，秘書工作的組織與領(lǐng)導(dǎo)決定了秘書工作自身的運(yùn)轉(zhuǎn)機(jī)制，關(guān)系到秘書工作的穩(wěn)定運(yùn)行。因此，必須從系統(tǒng)科學(xué)的角度加強(qiáng)對(duì)秘書工作的領(lǐng)導(dǎo)和管

52、理，不斷改進(jìn)和完善秘書工作系統(tǒng)，最大限度地發(fā)揮秘書工作在領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中的輔助服務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)秘書工作的價(jià)值。第一節(jié)秘書人員的基本素質(zhì)一、秘書人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)秘書工作的綜合性決定了秘書人員既要具有廣闊的知識(shí)面又要有深厚的專業(yè)知識(shí)。(一)基礎(chǔ)知識(shí)秘書應(yīng)具備的基礎(chǔ)知識(shí)可以分為兩個(gè)方面：一方面是社會(huì)科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)，包括語文、歷史、地理、外語等;另一方面是自然科學(xué)知識(shí)，包括物理、化學(xué)、生物等知識(shí)。這些知識(shí)對(duì)其秘書工作起著直接或間接的作用。(二)專業(yè)知識(shí)專業(yè)知識(shí)是指秘書人員應(yīng)該具備的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)，包括應(yīng)用文寫作、文書制作和文書檔案管理、檔案保管、辦公室管理、調(diào)查研究、會(huì)議組織、信訪工作、信息科學(xué)和公共關(guān)系知識(shí)等。由

53、于秘書崗位所在的部門屬于樞紐部門，與領(lǐng)導(dǎo)聯(lián)系最為緊密，因此秘書在輔助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策管理過程中發(fā)揮著重要作用，所以，具備基本的秘書業(yè)務(wù)知識(shí)和一定的管理學(xué)知識(shí)，對(duì)于提高秘書工作效率，實(shí)現(xiàn)秘書工作的現(xiàn)代化、科學(xué)化意義重大。(三)行業(yè)知識(shí)行業(yè)知識(shí)是指秘書人員所在行業(yè)、系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)，如在政府機(jī)關(guān)工作的秘書人員必須具備行政管理知識(shí)，在工商企業(yè)工作的秘書人員必須具備企業(yè)管理知識(shí)、市場營銷知識(shí)，而處于教育、軍事、外事、科學(xué)、文藝、體育、醫(yī)療等行業(yè)系統(tǒng)的秘書人員也應(yīng)具備各自的行業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，秘書在日常工作中必然會(huì)大量接觸行業(yè)領(lǐng)域的專業(yè)知識(shí)，如果不了解這些知識(shí)就有可能對(duì)所處理事務(wù)的輕重緩急不甚清楚，進(jìn)而有可能造

54、成失誤或損失。(四)相關(guān)知識(shí)所謂相關(guān)知識(shí)是指秘書人員為適應(yīng)新形勢(shì)下的工作需要而應(yīng)該加以進(jìn)修的知識(shí)，屬于秘書人員知識(shí)結(jié)構(gòu)中的較高層次，主要涉及經(jīng)濟(jì)學(xué)、法學(xué)、社會(huì)學(xué)、心理學(xué)、傳播學(xué)、領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)、統(tǒng)計(jì)學(xué)等。通過這些專業(yè)的學(xué)習(xí)，秘書人員可以更加拓寬自己的工作領(lǐng)域。在當(dāng)前市場經(jīng)濟(jì)條件下，隨著我國各項(xiàng)改革措施的不斷深化，有些專業(yè)領(lǐng)域的知識(shí)可以使秘書人員從更深的角度去認(rèn)識(shí)秘書工作和秘書活動(dòng)。比如社會(huì)學(xué)、心理學(xué)，有助于秘書人員更好地認(rèn)識(shí)自己的社會(huì)地位和社會(huì)價(jià)值，調(diào)整自己的心理狀態(tài)，運(yùn)用科學(xué)的方法更自覺地、更有效地適應(yīng)秘書工作和秘書活動(dòng)，還有些知識(shí)可以幫助秘書人員從更好更先進(jìn)的角度去考慮和從事秘書工作，比如領(lǐng)導(dǎo)科

55、學(xué)、信息傳播學(xué)等等。秘書人員應(yīng)根據(jù)崗位的需要和自我的要求，有針對(duì)性地、有目的性地建構(gòu)合理的知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)。而隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，“終身學(xué)習(xí)”的理念正在逐步深入人心，日益成為對(duì)各行各業(yè)從業(yè)人員的共同要求。秘書從業(yè)人員也應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際狀況有意識(shí)地?cái)U(kuò)大知識(shí)面，不斷加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)與行業(yè)知識(shí)的廣度和深度。二、秘書人員的能力要求秘書工作的復(fù)雜性、多樣性和秘書活動(dòng)的豐富性、廣泛性，要求秘書人員必須具備下述基本能力要求：(一)表達(dá)能力秘書工作的表達(dá)能力包括語言表達(dá)能力和文字表達(dá)能力，“能說會(huì)寫”是對(duì)秘書工作的基本能力要求，也是秘書人員給人的第一印象。1.語言表達(dá)能力秘書雖然很少有機(jī)會(huì)親自走上

56、發(fā)言臺(tái)，但是上傳下達(dá)、匯報(bào)情況、接待來訪、接打電話等這些基本的日常辦公工作卻是無時(shí)無刻不在考驗(yàn)著秘書人員的語言表達(dá)能力。因此語言表達(dá)能力作為秘書人員必備的基本能力，就要求秘書人員在日常辦公工作中要做到：一要反應(yīng)敏捷，應(yīng)對(duì)自如;二要表達(dá)準(zhǔn)確，分寸適當(dāng);三要口齒清楚，流暢清晰;四要態(tài)度從容，表達(dá)圓滿;五要針對(duì)不同對(duì)象，選用不同語言，講究說話的藝術(shù)性。2.文字表達(dá)能力所謂秘書人員的文字表達(dá)能力，簡單地說就是以書面形式表達(dá)思想意圖，輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)的能力。這是秘書人員“以文輔政”的必然要求。較強(qiáng)的文字表達(dá)能力集中體現(xiàn)在以準(zhǔn)確、簡潔、得體、莊重、樸實(shí)的書面語言，撰寫符合規(guī)范的公文文稿。秘書人員要寫好公文

57、和應(yīng)用文，應(yīng)具備語法、邏輯、修辭等方面的知識(shí)，掌握豐富的詞匯和不同的句式，具備公文和應(yīng)用文文體知識(shí)，掌握常用漢字和簡化字，掌握標(biāo)點(diǎn)符號(hào)用法，并通過長期的實(shí)踐積累將這些知識(shí)綜合起來轉(zhuǎn)化為寫作能力。應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，寫作能力并不僅僅是文字表達(dá)能力，還反映了一個(gè)人的思維能力、觀察能力和語言組織能力，是需要加以鍛煉、培養(yǎng)才能提高的。(二)辦事能力秘書活動(dòng)具有鮮明的事務(wù)性特征，辦事是秘書基礎(chǔ)性和經(jīng)常性的工作。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)者來說，每天要忙于抓具有全局性的大事，而具體的事務(wù)性工作則主要是由秘書來承擔(dān)的。對(duì)于各職能部門來說，每一個(gè)職能部門都有自己分管的專門業(yè)務(wù)和職責(zé)范圍，因此，凡是別的部門不管的事和領(lǐng)導(dǎo)交辦的事，秘書部門都要管?？傊?，辦事能力是秘書工作的一項(xiàng)最基本、最重要的能力，也是一種綜合能力，它主要包括下述幾個(gè)方面：1.理解領(lǐng)會(huì)能力理解領(lǐng)會(huì)能力是高效辦事的前提?？谡Z信號(hào)的表達(dá)往往同一定的情境有關(guān)，也常因不同的表達(dá)風(fēng)格而使同樣的話具有不同的含義。秘書人員要善于從領(lǐng)導(dǎo)或別人的發(fā)言中抓住要點(diǎn)、判斷其真實(shí)