采購倉存流程優(yōu)化管理研討

1、流程優(yōu)化管理咨詢報告采購倉存部分討論稿1制定采購戰(zhàn)略2制定采購戰(zhàn)略說明輸入流程K200產(chǎn)品市場預(yù)測 輸出流程L-010制定物流戰(zhàn)略L-020制定物料管理策略P-020實(shí)施采購戰(zhàn)略 P-030采購政策管理 P-100管理代管存貨 P-170管理物料需求訂單目的制定所有采購活動的中長期戰(zhàn)略規(guī)劃內(nèi)容說明確定所需物料的管理流程和規(guī)劃，確定短期和長期的采購戰(zhàn)略，完善和改進(jìn)與供應(yīng)商的關(guān)系，確定采購的操作技術(shù)。采購戰(zhàn)略主要包括：組織、人員、質(zhì)量、技術(shù)、風(fēng)險、市場、行業(yè)趨勢、價格變化等等。參與部門采購部 生產(chǎn)部市場部主要文檔說明主要文檔：公司戰(zhàn)略計劃：公司長期發(fā)展的規(guī)劃，主要包括在未來的5到10年內(nèi)公司主要的

2、發(fā)展方向戰(zhàn)略成本分析：從中長期的發(fā)展來看，公司的成本構(gòu)成情況和變化趨勢物料接收政策：作為公司統(tǒng)一的物料管理指導(dǎo)性文件，其中應(yīng)該集中描述：存儲設(shè)備的自建要求、租賃設(shè)備的程序和辦法、第三方加工的程序和管理辦法、物料返工、返回和報廢處理的原則、危險物品的管理辦法、收貨質(zhì)量檢驗(yàn)的方法、收貨差異的處理方法、質(zhì)量問題的解決方法等等。采購調(diào)查分析：采購調(diào)查主要包括的項(xiàng)目有物料的價值分析、大宗采購商品調(diào)查、供應(yīng)商調(diào)查、采購過程調(diào)查。質(zhì)量管理手冊：這里需要確定采購過程中的質(zhì)量控制程序和檢驗(yàn)方法，主要包括：原材料和設(shè)備的合格標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)程序、質(zhì)量評級辦法。中長期采購戰(zhàn)略：這是本流程形成的最終文件，作為對整個采購活動

3、的綱要，應(yīng)該主要包括的內(nèi)容有：采購的目標(biāo)要求、質(zhì)量（質(zhì)量與成本）、數(shù)量、采購方式（集中式或者分散式、長期的或者短期的、主動或者被動）、采購的人員與組織、采購時機(jī)的確定原則、采購價格的原則、采購的區(qū)域和供應(yīng)商選擇等等。3制定采購戰(zhàn)略主要活動描述主要活動：確定長期客戶需求：根據(jù)公司中長期的戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、戰(zhàn)略成本分析和市場預(yù)測，確定公司產(chǎn)品的長期市場需求和發(fā)展變化的趨勢。制定物料接收政策：主要制定物料接收的原則和政策，包括：自有或者租用存儲設(shè)備、采用第三方供應(yīng)商、檢驗(yàn)流程、再加工原則、返回和報廢原則、危險物品的處理、數(shù)量差異情況的處理辦法等等。進(jìn)行采購預(yù)測：確定供應(yīng)服務(wù)和生產(chǎn)、存儲設(shè)備的能力，

4、主要包括：數(shù)量、質(zhì)量、成本和其他屬性。這個活動還要將經(jīng)營預(yù)測轉(zhuǎn)換為對采購和供應(yīng)的要求，例如對化工原材料和生產(chǎn)設(shè)備的需求，對存儲設(shè)備的技術(shù)要求，對存儲能力的要求等等。進(jìn)行供應(yīng)市場分析：供應(yīng)市場分析是制定供應(yīng)戰(zhàn)略的重要步驟，主要基于采購調(diào)查的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。 的老流程的新流程缺少從供應(yīng)戰(zhàn)略方面的流程，采購工作的戰(zhàn)略工作依賴于個人的經(jīng)驗(yàn)。通過中長期采購戰(zhàn)略和計劃的制定和實(shí)施，能夠更好地組織采購活動，并且有利于形成和供應(yīng)商的戰(zhàn)略關(guān)系。公司應(yīng)該制定3到5年的中長期采購規(guī)劃來指導(dǎo)采購工作。這個規(guī)劃并不是一成不變的，它要根據(jù)市場、內(nèi)部環(huán)境等各種因素進(jìn)行調(diào)整。這種調(diào)整通常每半年到一年進(jìn)行一次，每兩到三年進(jìn)行一次比較

5、大的評價和調(diào)整。新舊業(yè)務(wù)流程對比分析4實(shí)施采購戰(zhàn)略流程5實(shí)施采購戰(zhàn)略說明輸入流程P-010制定采購戰(zhàn)略輸出流程P-130到貨質(zhì)檢 P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-050采購合同及詢價管理（主要物料）P-060采購合同及詢價管理（非主要物料）M-060制定生產(chǎn)計劃目的為實(shí)施長期采購戰(zhàn)略確定組織結(jié)構(gòu)，以滿足采購的要求。通過制定半年、一年或者兩年的采購計劃來實(shí)現(xiàn)采購戰(zhàn)略中的目標(biāo)。內(nèi)容說明建立公司采購政策和購買流程，并且建立最佳的組織完成采購工作，管理控制主要供應(yīng)商的選擇和庫存的目標(biāo)，制定中短期的采購計劃，并且通過采購預(yù)算提供給公司管理層。參與部門采購部 生產(chǎn)部研發(fā)部主要文檔說明主要文檔：供應(yīng)商名單：供

6、應(yīng)商名單至少應(yīng)該包括的信息有：供應(yīng)商名稱、聯(lián)系方法、供應(yīng)商能力和設(shè)備的評估情況、供應(yīng)商的交貨情況、供應(yīng)商的優(yōu)先順序等等新產(chǎn)品研發(fā)物料需求：在新產(chǎn)品設(shè)計和開發(fā)的初期，應(yīng)該制定比較詳細(xì)的物料需求計劃，這個計劃將指導(dǎo)采購活動的具體實(shí)施，例如決定購買還是自己制造、購買物料的技術(shù)要求和價值情況。物料目標(biāo)庫存管理辦法：應(yīng)該根據(jù)公司的要求對物料進(jìn)行必要的分類，針對不同的物料分別設(shè)定其庫存水平，并且確定庫存補(bǔ)充的方法和周期。采購組織結(jié)構(gòu)和崗位職責(zé)：建立和調(diào)整崗位職責(zé)時應(yīng)該著重考慮采購的組織形式、人員的崗位設(shè)置、崗位的職責(zé)描述、與其他部門協(xié)調(diào)工作的方法和程序以及關(guān)鍵的業(yè)績考核指標(biāo)等等。采購計劃：采購計劃應(yīng)該確定

7、在一定時期內(nèi)（半年或者一個季度）應(yīng)該采購的數(shù)量、價格范圍、供應(yīng)商和侯選供應(yīng)商、交貨要求等等。采購計劃是一個中短期采購活動指導(dǎo)書，應(yīng)該每年或者半年進(jìn)行一次，并且通過半年、季度和月度的評價進(jìn)行及時更新和修訂。6實(shí)施采購戰(zhàn)略主要活動說明主要活動：確定采購計劃：基于公司的采購戰(zhàn)略制定采購計劃用以完成采購的戰(zhàn)略目標(biāo)要求。采購計劃制定應(yīng)該包括：對不同類型物料的計劃、市場變化對采購物料的影響、采購的優(yōu)先級、選擇供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)和確定長期的供應(yīng)商名單等活動。進(jìn)行采購可行性分析：根據(jù)初步的采購計劃，確定物料采購的可行性和一些具體的實(shí)施方法，主要包括：確定供應(yīng)商的供應(yīng)能力、調(diào)查外包情況、采購區(qū)域的劃分、能否通過自己制

8、造完成等等。確定供應(yīng)商名錄：根據(jù)公司產(chǎn)品市場、生產(chǎn)技術(shù)、需求數(shù)量等方面的需求考察所有可能的供應(yīng)商，并且根據(jù)一定的規(guī)則進(jìn)行排序，產(chǎn)生供應(yīng)商名單。確定經(jīng)濟(jì)采購量：根據(jù)不同物料和選定的供應(yīng)商，確定最經(jīng)濟(jì)的采購批量，使采購物料的成本和價值相匹配。確定關(guān)鍵件的備選計劃：首先確定哪些原材料和備件是生產(chǎn)過程中最重要的，然后確定其首選供應(yīng)商和備選供應(yīng)商。對于關(guān)鍵件的備選供應(yīng)商，同樣應(yīng)該嚴(yán)格滿足對物料的各種要求。確定物料庫存目標(biāo)：根據(jù)不同物料的需求情況和公司庫存對資金占用等的要求，確定每種物料的安全目標(biāo)庫存，并制定目標(biāo)庫存的管理原則和方法。確定物料接收的檢驗(yàn)程序：根據(jù)公司整體的質(zhì)量管理手冊，確定物料檢驗(yàn)的程序和

9、檢驗(yàn)的內(nèi)容。確定合適的采購組織：根據(jù)公司發(fā)展戰(zhàn)略和采購目標(biāo)的要求，確定適合的采購組織完成采購活動。在確定采購組織過程中應(yīng)該重點(diǎn)關(guān)注：采購組織的形式（集中式或者非集中式的）、采購組織的崗位設(shè)置、每個崗位的職責(zé)說明、業(yè)績考核的主要指標(biāo)。 7新老業(yè)務(wù)流程的對比的老流程的新流程的采購計劃是根據(jù)生產(chǎn)能力和安排制定的采購數(shù)量計劃，缺少對采購價格、采購周期、采購時間等的計劃和預(yù)測。通過本流程形成的采購計劃來實(shí)施的采購戰(zhàn)略。在實(shí)施過程中，應(yīng)該通過采購年度預(yù)算進(jìn)行控制和考核，確保采購計劃的有效性。8制定采購政策流程9制定采購政策輸入流程P- 010制定采購戰(zhàn)略輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-050采購合同

10、及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） P-080采購物料和服務(wù)目的確定和更新采購政策，用以執(zhí)行采購活動，指導(dǎo)供應(yīng)商選擇和評價活動。內(nèi)容說明采購政策管理包括：確定采購決策、采用組合采購策略、確定流程和政策（例如采購訂單批準(zhǔn)、供應(yīng)商選擇和評價等等）、建立采購總成本的模型等等參與部門采購部 主要文檔說明主要文檔：采購授權(quán)管理制度：根據(jù)不同物料、訂單性質(zhì)、采購數(shù)量和金額等不同因素，劃分不同的權(quán)限，然后共過正式文件的型式授予不同的采購人員。完成以后將是一個授權(quán)表。例外采購管理制度：針對例外采購管理制度，應(yīng)該著重描述例外采購的界定方法，審批的流程和審批的權(quán)限。相關(guān)法律問題和服

11、務(wù)：在制定標(biāo)準(zhǔn)采購合同規(guī)范的時侯，應(yīng)該聘用法律服務(wù)機(jī)構(gòu)并參照必要的法律文件。費(fèi)用歸結(jié)和分配表：根據(jù)總成本和計算模型，編制費(fèi)用歸結(jié)和分配表。采購管理政策：經(jīng)過采購政策的制定過程，應(yīng)該形成采購政策和工作程序手冊。該手冊能夠?qū)π聠T工進(jìn)行培訓(xùn)，能夠使其快速熟悉并進(jìn)入崗位。采購政策是一個公司在一定時期內(nèi)的采購教科書和指導(dǎo)文件。在采購實(shí)施過程中應(yīng)該嚴(yán)格按照各種管理規(guī)定執(zhí)行，同時應(yīng)該根據(jù)采購環(huán)境的變化定期修訂采購政策。10制定采購政策流程說明主要活動：確定主要物料的分類管理政策：首先列出本公司所有需要采購的物料，然后根據(jù)物料的不同性質(zhì)進(jìn)行分類，我們建議將生產(chǎn)中使用的物料劃分成化工原材料和技術(shù)物料?；ぴ牧?/p>

12、是指化工主料和輔料，技術(shù)物料是指備品備件、機(jī)電儀表、閥門等生產(chǎn)設(shè)備中使用的物料。然后針對不同類別的物料，制定符合其特點(diǎn)的管理政策。確定采購訂單管理政策：無論供應(yīng)商是否需要采購訂單，公司都應(yīng)該采用訂單管理的方法進(jìn)行采購的規(guī)范管理。因此在制定采購訂單管理政策時要充分考慮的因素有：如何區(qū)分訂單的緊急程度、如何劃分訂單的優(yōu)先級、如何針對不同的訂單進(jìn)行跟蹤和審計控制等等制定爭端解決流程：采購活動中的爭端不可避免，主要來自于交貨日期的延遲、質(zhì)量問題、數(shù)量差異等等。公司應(yīng)該制定標(biāo)準(zhǔn)的工作流程來解決出現(xiàn)的爭端。制定報價評審制度：針對供應(yīng)商的報價，公司應(yīng)該針對不同的物料制定不同的評審制度，確保能夠采購質(zhì)優(yōu)價廉的

13、產(chǎn)品。建立標(biāo)準(zhǔn)采購訂單批準(zhǔn)制度：應(yīng)該根據(jù)訂單的性質(zhì)采用不同的授權(quán)管理審批制度。這樣做的好處在于可以提高采購審批的效率，使審批權(quán)限能夠適當(dāng)?shù)姆稚?，降低人為因素的風(fēng)險。建立例外采購管理制度：在公司運(yùn)營過程中經(jīng)常會出現(xiàn)緊急和特殊的情況，針對這種情況發(fā)生的采購，應(yīng)該具有應(yīng)急的辦法，參照這種辦法能夠盡快滿足生產(chǎn)和運(yùn)營的需要。確定定額采購政策：對于有些物料，供應(yīng)商能夠給予一定的額度并按照一定時間進(jìn)行結(jié)算。對于這些采購，公司應(yīng)該制定相應(yīng)的政策進(jìn)行管理。制定供應(yīng)商資質(zhì)評估和審查制度：以制度化的形式對供應(yīng)商的評估和審查進(jìn)行規(guī)范管理，確保供應(yīng)的效率。確定總成本的計算模型：與財務(wù)部門一起確定采購的總成本，并且按照一

14、定的模型計算各個部分的費(fèi)用。 11新老業(yè)務(wù)流程對比的老流程的新流程目前的采購政策管理尚未形成一個標(biāo)準(zhǔn)的流程。通過定期的制定和更新采購政策，能夠形成更適合發(fā)展需要的采購管理方式，相應(yīng)的授權(quán)制度和采購手冊。12供應(yīng)商資質(zhì)管理(P-040)13管理供應(yīng)商資質(zhì)說明輸入流程P-020實(shí)施采購戰(zhàn)略/P-030采購政策管理 /P-050 采購合同及詢價管理（主要物料）P-130到貨檢驗(yàn)輸出流程P-120收到原材料 P-050采購合同及詢價管理（主要物料）目的用于確定和管理供應(yīng)商的資質(zhì)內(nèi)容說明 資質(zhì)管理程序提供一種結(jié)構(gòu)化的方法來評價供應(yīng)商，包括：初始的資質(zhì)調(diào)查、采購過程中的審計、確定資質(zhì)管理的流程和政策、供應(yīng)

15、商供貨表現(xiàn)、產(chǎn)品質(zhì)量、成本等等。供應(yīng)商資質(zhì)管理還包括確定資質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)、確定衡量業(yè)績的方法、與供應(yīng)商的溝通等等。供應(yīng)商選擇和評價管理應(yīng)該針對不同的物料分別進(jìn)行。其中化工原材料屬于程序性、重復(fù)性的標(biāo)準(zhǔn)采購，因此供應(yīng)商的選擇和評價可以定期進(jìn)行，一般是半年到一年進(jìn)行一次。而在評價過程中出現(xiàn)的嚴(yán)重問題，可以采用緊急方式進(jìn)行。對于研發(fā)和技改以及生產(chǎn)中使用的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等則可以根據(jù)一定的金額標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行本流程進(jìn)行規(guī)范采購管理。參與部門采購部生產(chǎn)部 主要文檔說明主要文檔：供應(yīng)商信息：用于記錄供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方法、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量規(guī)格、交付周期、價格范圍、折扣折讓等信息，作為評審的標(biāo)準(zhǔn)。供應(yīng)商評審標(biāo)準(zhǔn)：用于數(shù)量

16、化評價供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)性文件，其中規(guī)定了供應(yīng)商評價的指標(biāo)體系、評分標(biāo)準(zhǔn)和計算方法。供應(yīng)商評價表：用于填寫供應(yīng)商評價信息的表格。供應(yīng)商名單：記錄所有的供應(yīng)商的基本資料，包括供應(yīng)商的地點(diǎn)、聯(lián)系方式等等。特別重要的是名單是按照評價的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序的，名單中應(yīng)該注明供應(yīng)商是首選供應(yīng)商還是備選供應(yīng)商。問題應(yīng)對方案：可能存在問題的類型、原因、重要程度和解決辦法，并且應(yīng)該規(guī)定如何確定這些問題。14管理供應(yīng)商資質(zhì)流程關(guān)鍵活動描述進(jìn)行供應(yīng)商評價：根據(jù)評分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評分，并且按照一定的權(quán)重進(jìn)行計算，最后按照綜合得分進(jìn)行供應(yīng)商排序。通知供應(yīng)商：以書面形式通知供應(yīng)商。更新供應(yīng)商名單：將評審確定的供應(yīng)商加入供應(yīng)商名單中。商訂詳

17、細(xì)條款：根據(jù)法律條文和法律顧問的意見和供應(yīng)商商訂詳細(xì)的供應(yīng)合同條款。供應(yīng)商履約情況監(jiān)督：通過與供應(yīng)商的不斷溝通和從生產(chǎn)、質(zhì)檢、財務(wù)和倉儲部門收集的信息監(jiān)督供應(yīng)商的履情況。執(zhí)行階段性的供應(yīng)商評定分級： 根據(jù)供應(yīng)商的履約情況和交付貨物的情況以及供應(yīng)商的歷史記錄，進(jìn)行階段性的分級評定。制定針對有問題供應(yīng)商的應(yīng)對方案：存在問題的供應(yīng)商應(yīng)該加倍關(guān)注并且嚴(yán)格管理，為了減少問題的出現(xiàn)并且在出現(xiàn)問題時能夠快速解決，可以根據(jù)問題的情況制定不同的標(biāo)準(zhǔn)解決方案，在出現(xiàn)問題時參照執(zhí)行。將供應(yīng)商從侯選名單中去除：更新整個供應(yīng)商名單，將不合格的供應(yīng)商從名單中去除。應(yīng)該注意不能簡單地去掉供應(yīng)商的資料，而是應(yīng)該將淘汰的供應(yīng)商

18、資料進(jìn)行單獨(dú)的保存，以備在以后的工作中能夠作為參考。 的老流程的新流程供應(yīng)商的管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程，沒有指標(biāo)化的供應(yīng)商評審方法。采用新的供應(yīng)商資質(zhì)管理辦法能夠建立標(biāo)準(zhǔn)的供應(yīng)商挑選和評價程序，能夠形成供應(yīng)商的評價的數(shù)量化方法和標(biāo)準(zhǔn)，能夠形成完整的供應(yīng)商檔案。新舊流程對比15合同和詢價管理(主要物料)（）16合同及詢價管理(主要物料)流程說明輸入流程P-020實(shí)施采購戰(zhàn)略P-030采購政策管理 P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-070采購需求的生成和保存 P-090采購合同的監(jiān)控管理輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 P-070采購需求的生成和保存 P-080采購物料和服務(wù)目的確定短期和長期的物料和服務(wù)

19、的需求，并進(jìn)行招標(biāo)管理。內(nèi)容說明與符合要求的供應(yīng)商建立關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同。對于生產(chǎn)中需要的主要化工原材料、儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)管理流程。對于化工原材料，可以采用每年集中招標(biāo)的方式進(jìn)行，可以在招標(biāo)完成后簽訂靈活的供貨合同。對于氧化鋁無法招標(biāo)采購的,則應(yīng)執(zhí)行其他非招標(biāo)環(huán)節(jié).對于一次性采購，應(yīng)該嚴(yán)格執(zhí)行本流程中的環(huán)節(jié)。參與部門采購部 主要文檔說明物料檔案：在采購活動的初期就應(yīng)該建立物料檔案對物料進(jìn)行集中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，物料檔案應(yīng)該包括：物料的名稱、所屬的物料大類、質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、侯選供應(yīng)商等等信息。物料招標(biāo)書：標(biāo)準(zhǔn)化的標(biāo)書文件，用于公司所有采購中的

20、招標(biāo)活動。特殊采購合同：針對的情況，在一般的標(biāo)準(zhǔn)合同文本中加入特殊的時間、進(jìn)度、服務(wù)等條款。在一次性采購中，尤其要形成這樣的合同。17流程關(guān)鍵活動描述主要活動描述確定招標(biāo)需求：在確定招標(biāo)需求時，需要綜合考慮每次招標(biāo)活動需要完成的目標(biāo)，統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量，初步確定標(biāo)書的發(fā)放范圍等等。確定物料要求：針對一次招標(biāo)中的所有物料，應(yīng)該明確其質(zhì)量要求、數(shù)量規(guī)格、交付時間等等。建立物料檔案：在確定物料要求以后，針對不同的物料，采用統(tǒng)一格式建立物料檔案。物料檔案中應(yīng)該包括全面的物料信息和物料的規(guī)格說明。尋找潛在的供應(yīng)商：針對非標(biāo)準(zhǔn)化的儀器儀表、機(jī)電設(shè)備等應(yīng)該確定能夠提供產(chǎn)品的潛在廠商，而對于標(biāo)準(zhǔn)

21、的重復(fù)性的采購應(yīng)該從侯選供應(yīng)商中選擇可能的供應(yīng)商。管理招標(biāo)過程：從編制標(biāo)書到評標(biāo)、開標(biāo)是一個非常程序化的過程，可以結(jié)合本身的情況采取自己管理和聘用專門的招投標(biāo)公司進(jìn)行管理。與供應(yīng)商初步協(xié)商：在正式確定供應(yīng)商以前，應(yīng)該和供應(yīng)商進(jìn)行一定的接觸，確定標(biāo)書中的一些關(guān)鍵要求，并且協(xié)商特殊要求的解決方法。確定供應(yīng)商：經(jīng)過考察，最終確定供應(yīng)商。簽訂特殊條款：針對非標(biāo)準(zhǔn)的物料，需要考慮簽訂進(jìn)度、服務(wù)、賠償、退貨和換貨的特殊條款，并且根據(jù)特殊條款產(chǎn)生物料需求。如果是標(biāo)準(zhǔn)化的物料，可以采用無特殊和附加條款的合同。制定合同： 合同應(yīng)該采取標(biāo)準(zhǔn)合同， 應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下共同制定18合同及詢價管理（主要物料）新舊對

22、比的老流程的新流程具有采購招標(biāo)管理辦法和規(guī)定，但是規(guī)定和流程缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。采用標(biāo)準(zhǔn)的招標(biāo)流程對化工原材料和技術(shù)采購進(jìn)行集中管理，有利于降低采購成本，增強(qiáng)與供應(yīng)商的關(guān)系。19合同及詢價管理（非主要物料）P-06020合同及詢價管理（非主要物料）流程說明輸入流程P-020實(shí)施采購戰(zhàn)略 P-030采購政策管理 P-070采購需求的生成和保存 P-090采購合同的監(jiān)控管理 M-090 生產(chǎn)計劃組織安排輸出流程P-080采購物料和服務(wù) P-070采購需求的生成和保存目的確定用于支持生產(chǎn)用的非主要物料的合同和詢價管理內(nèi)容說明建立與供應(yīng)商的關(guān)系，管理供應(yīng)商的投標(biāo)過程并且和供應(yīng)商簽訂合同，確定采購物品的需求。本

23、流程主要適用于那些標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)的、重復(fù)性物料的采購活動。參與部門采購部 生產(chǎn)部主要文檔說明合同需求書：合同需求書中規(guī)定了合同需求中的主要條款，包括：物料的種類、物料的質(zhì)量要求、物料的數(shù)量規(guī)格等信息。應(yīng)該在法律部門的協(xié)助下，制定標(biāo)準(zhǔn)的采購合同供應(yīng)商詢價單：供應(yīng)商詢價單是管理供應(yīng)商報價的重要文件，其中應(yīng)該包括詢價和供應(yīng)商報價的信息，使用這些信息能夠?qū)?yīng)商的反饋進(jìn)行處理，并基于這些信息與供應(yīng)商談判，最終簽訂供應(yīng)合同。21關(guān)鍵活動描述匯總需求：在采購各種標(biāo)準(zhǔn)化物料的時侯，應(yīng)該統(tǒng)籌考慮需要采購的物料種類和數(shù)量。通過各種途徑把需求進(jìn)行匯總集中，根據(jù)采購策略確定采購的經(jīng)濟(jì)批量和采購的最佳時間。確定合同需求

24、：確定每次采購合同中采購物料的數(shù)量和種類。制作供應(yīng)商詢價單：根據(jù)需要采購的物料種類和數(shù)量，制作詢價單。與供應(yīng)商談判：與供應(yīng)商商談價格、數(shù)量、質(zhì)量、交付時間等條件，解決雙方存在的分歧，并且提出解決的方法。簽訂特殊條款：根據(jù)物料的特性和要求，需要簽訂進(jìn)度協(xié)議、服務(wù)協(xié)議等附加的條款。 的老流程的新流程可以集中進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的、常規(guī)物料的采購，確定經(jīng)濟(jì)采購批量和最佳的采購時間。新舊流程對比22采購需求的生成和保存（P-070）23采購需求產(chǎn)生和采購計劃（P-070）輸入流程M-060生產(chǎn)計劃制定M-090生產(chǎn)計劃組織安排 P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料）

25、L-020制定物料管理策略 O-020獲取訂單流程輸出流程P-080采購物料和服務(wù) P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管理（非主要物料）目的通過內(nèi)部溝通確定采購物料的需求內(nèi)容說明通過計算機(jī)系統(tǒng)（例如MRP-系統(tǒng)、庫存補(bǔ)充系統(tǒng)）或者手工系統(tǒng)確定物料的需求并且建立物料需求書。本過程包括確定采購需求書中的具體內(nèi)容。該采購需求書用于指導(dǎo)以后的采購活動。參與部門采購部 、生產(chǎn)部、客戶服務(wù)部、物流部主要文檔說明采購審批申請程序： 這是一個根據(jù)公司采購組織而制定的采購管理程序。通過這個程序確定分級的審批過程和權(quán)限。采購申請書：是標(biāo)準(zhǔn)的采購申請文件

26、，其中包括采購物料的品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、供應(yīng)商等等要素，同時采購申請書中應(yīng)該有相應(yīng)的審批控制環(huán)節(jié)（例如各級領(lǐng)導(dǎo)的審核簽字）。采購需求書：經(jīng)過審批后確定的采購需求，可以據(jù)此制作采購訂單。通知書：當(dāng)采購申請沒有被批準(zhǔn)時，應(yīng)該采用書面的形式通知有關(guān)部門，并且告知原因24采購需求及采購計劃確定物料需求：確定物料需求一般有兩種方式，一種是通過系統(tǒng)（例如MRP-II系統(tǒng)）自動生成的，一種是通過手工進(jìn)行集中。采購申請：將需要采購的物料進(jìn)行匯總，并且形成采購申請書。執(zhí)行申請審批程序： 針對不同的采購申請，公司應(yīng)該具有分級授權(quán)管理辦法。根據(jù)管理辦法的規(guī)定，執(zhí)行相應(yīng)的程序進(jìn)行逐級審批過程。的老流程的新流程存在

27、二各個車間的二級庫存各個車間需要自行平衡庫存，提出采購申請現(xiàn)在無法控制二級庫存，會造成各個分廠庫存冗余，占用過多庫存資金對采購需求的產(chǎn)生可以通過這個程序標(biāo)準(zhǔn)化，并且采購審批過程比較明確。新業(yè)務(wù)流程當(dāng)中二級庫存取消，由倉儲部門統(tǒng)一集中管理新流程中各個車間根據(jù)生產(chǎn)計劃提出用料計劃，由倉儲部門統(tǒng)一平衡庫存，確定采購數(shù)量新業(yè)務(wù)流程不僅采用了ERP系統(tǒng)的支持提高了效率和準(zhǔn)確性，而且集中管理庫存可以最大化，減少庫存資金的占用新舊流程對比25采購物料（P-080）26采購物料流程說明輸入流程P-030采購政策管理 P-060采購合同及詢價管理（非主要物料） P-050采購合同及詢價管理（主要物料）P-070

28、采購需求的生成和保存 輸出流程P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-120 收到原材料P-150支付貨款目的用于指導(dǎo)實(shí)際采購過程中的所有相關(guān)活動內(nèi)容說明手工或者自動（通過計算機(jī)系統(tǒng)）檢查采購訂單并且傳送給供應(yīng)商、將采購需求轉(zhuǎn)化為采購訂單、確定適合的供應(yīng)商滿足采購的要求等等。參與部門采購部 主要文檔說明采購訂單：用于指導(dǎo)和跟蹤供應(yīng)商的執(zhí)行情況。確認(rèn)函：用于確認(rèn)收到和處理問題的文件。27流程主要活動描述將訂單發(fā)送給供應(yīng)商：將制作完成的訂單發(fā)送給供應(yīng)商，以備訂單的確認(rèn)，防止發(fā)生誤解和問題。監(jiān)督訂單執(zhí)行情況：在訂單執(zhí)行過程中，采購人員應(yīng)該經(jīng)常和供應(yīng)商保持聯(lián)絡(luò)，確認(rèn)訂單完成的情況，及時解決出現(xiàn)的問題。使用采

29、購信用卡（零庫存管理工具之一）： 對于經(jīng)常發(fā)生的采購，可以和供應(yīng)商一起建立采購信用卡管理制度。在采購時可以使用采購信用卡，一定金額或者一定時間進(jìn)行集中支付處理。 的老流程的新流程采購訂單管理不嚴(yán)格，可能和供應(yīng)商產(chǎn)生誤解（例如到貨時間要求、數(shù)量要求等），因此需要多次溝通。通過強(qiáng)制使用采購訂單，能夠標(biāo)準(zhǔn)化管理，最小程度減少和供應(yīng)商的誤解，并且為以后ERP系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。流程主要活動描述28采購合同的監(jiān)控管理（P-090）29采購合同的監(jiān)控管理輸入流程P-080采購物料和服務(wù)P-090采購合同的監(jiān)控管理 M-060制定生產(chǎn)計劃輸出流程P-050采購合同及詢價管理（主要物料） P-060采購合同及詢價管

30、理（非主要物料） P-090采購合同的監(jiān)控管理 P-120收到原材料目的監(jiān)督供應(yīng)商的安排、技術(shù)和成本表現(xiàn)內(nèi)容說明監(jiān)督合同完成的情況和物料交付情況，與供應(yīng)商協(xié)商和解決合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題。參與部門采購部 生產(chǎn)部主要文檔說明采購問題管理規(guī)定：是針對采購過程中發(fā)生的所有問題和解決辦法的參考信息列表。其中還應(yīng)該規(guī)定問題確定的程序，參與的主要部門的人員等等。合同修正方案：用文本的方式記錄解決問題的修正方案，為了避免日后出現(xiàn)的分歧和糾紛，修正方案應(yīng)該經(jīng)過雙發(fā)簽字認(rèn)可。終止合同通知：書面通知不合格的供應(yīng)商終止執(zhí)行合同，并且明確終止合同的善后事宜。30流程主要活動描述監(jiān)督采購合同執(zhí)行：對于采購合同執(zhí)行過程

31、中的監(jiān)督（尤其是特殊采購，要求時間比較嚴(yán)格的物料）是采購活動中非常重要的工作。針對不同的物料，應(yīng)該從供應(yīng)商的表現(xiàn)、進(jìn)度情況、技術(shù)情況等多個方面進(jìn)行監(jiān)督，盡快發(fā)現(xiàn)問題并提供解決的方案。與供應(yīng)商確定問題：出現(xiàn)問題的確認(rèn)是十分重要，公司必須和供應(yīng)商一起就出現(xiàn)的問題達(dá)成共識，并且確定問題的范圍和性質(zhì)。值得強(qiáng)調(diào)的是，公司應(yīng)該針對采購合同執(zhí)行中出現(xiàn)的各種問題編制問題列表和管理辦法，以便出現(xiàn)問題時依照執(zhí)行。確定修正方案：確定修正方案主要是針對出現(xiàn)的問題提出解決的方法，主要的解決方法是：降低價格、要求供應(yīng)商給予一定的補(bǔ)償、降低質(zhì)量要求、延長交貨時間等等。修正方案的確定應(yīng)該參照問題解決管理辦法的規(guī)定進(jìn)行，并且靈

32、活結(jié)合現(xiàn)實(shí)情況。 的老流程的新流程合同的監(jiān)控管理缺乏事中控制，只是在出現(xiàn)問題后采才采取必要的措施進(jìn)行處理。通過流程化和制度化的合同執(zhí)行監(jiān)控，達(dá)到預(yù)先知道并解決問題的良好狀態(tài)，為解決問題和更換供應(yīng)商爭取時間。流程主要活動描述31管理代管存貨（ P-100）32管理代管存貨流程說明輸入流程P-010制定采購戰(zhàn)略 L-130管理代管物料輸出流程P-150支付貨款 L-130管理代管物料目的管理供應(yīng)商的代管貨物內(nèi)容說明主要管理供應(yīng)商在本地設(shè)庫、和采購代管等活動參與部門采購部 物流部主要文檔說明補(bǔ)充庫存訂單：針對不同的代管物料，設(shè)定其安全庫存水平和最低庫存水平，當(dāng)庫存水平低于最低庫存時，應(yīng)該產(chǎn)生庫存補(bǔ)充

33、訂單。訂單的內(nèi)容主要包括：物料的種類、物料的數(shù)量、到達(dá)的時間要求、質(zhì)量等級要求。33管理代管存貨主要活動說明確定供應(yīng)商物料代管的數(shù)據(jù)：針對代管的每種物料、相應(yīng)的供應(yīng)商和工廠等確定代管的數(shù)據(jù)，例如價格、價格的變動處理等等。簽訂代管物料合同：與代管物料的供應(yīng)商簽訂合同，確定代管物料的管理方式、使用方式、產(chǎn)權(quán)轉(zhuǎn)移方式、結(jié)算方式等。建立補(bǔ)充庫存訂單：由生產(chǎn)商或者供應(yīng)商產(chǎn)生補(bǔ)充庫存訂單，補(bǔ)充庫存水平。使用代管物料時標(biāo)明供應(yīng)商：由于代管物料可能有多種，而每種物料可能有多個供應(yīng)商提供，因此在使用物料時應(yīng)該標(biāo)明供應(yīng)商。為支付貨款計算代管物料的使用量：定期進(jìn)行使用情況匯總并通知供應(yīng)商，以便進(jìn)行貨款結(jié)算工作。 的

34、老流程的新流程沒有代管物料的情況。通過采購代管物料管理，可以有效地節(jié)省采購資金，并且能夠滿足生產(chǎn)的時間要求。管理代管存貨主要活動說明34收到原材料（P-120） 35收到原材料流程說明輸入流程L-030管理運(yùn)輸 P-090采購合同的監(jiān)控管理L-020制定物料管理政策 L-080 管理工廠之間運(yùn)送貨物P-080 采購物料和服務(wù)P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理輸出流程L-030管理運(yùn)輸 P-150支付貨款 L-090管理物料報廢和處置 P-130到貨質(zhì)檢 L-060管理庫存存儲移送 P-140差異材料處理 目的管理和控制收到物料和服務(wù)的過程內(nèi)容說明管理采購實(shí)物的收到過程，如果需要質(zhì)檢則進(jìn)行質(zhì)檢，否則將物料

35、放置在庫房和相應(yīng)的存儲地點(diǎn)。參與部門采購部 物流部主要文檔說明貨物提單：由供應(yīng)商提供，采購部門應(yīng)該有專門的人員進(jìn)行保存和處理，并且在需要的時侯進(jìn)行匯總和查詢。入庫單：記錄收到貨物的憑證。36受到原材料主要活動描述核對收到貨物和提單：核對收到的貨物和提單中的數(shù)量規(guī)格是否一致。接收貨物：接收貨物過程中需要根據(jù)貨物的來源進(jìn)行必要的處理工作。應(yīng)該明確貨物的接收方式：按照貨運(yùn)通知單、按照分廠之間的轉(zhuǎn)移單、按照訂單、按照合同等不同的方式。根據(jù)不同的方式確定不同的倉庫和帳務(wù)處理方式。按照實(shí)際數(shù)量收貨：在采購過程中經(jīng)常發(fā)生數(shù)量差異的現(xiàn)象，尤其是化工原材料，其實(shí)際收到的數(shù)量和訂單或者提貨單中的數(shù)量往往不一致，應(yīng)

36、該針對此種情況制定可以接受的數(shù)量差異范圍。 37到貨質(zhì)檢（P-130 ）38到貨質(zhì)檢流程說明輸入流程P-020實(shí)施采購戰(zhàn)略 L-040收到產(chǎn)品 P-120收到原材料 P-140差異材料處理輸出流程P-040供應(yīng)商資質(zhì)管理 L-060 管理庫存存儲移送P-140差異材料的處理目的用于管理與收到樣品、檢驗(yàn)和測試物料的所有活動。內(nèi)容說明確定收到的物料是否符合供應(yīng)合同中的質(zhì)量要求，質(zhì)量檢驗(yàn)人員通過標(biāo)準(zhǔn)的操作流程進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)。參與部門采購部 物流部主要文檔說明初步檢驗(yàn)單：記錄初步檢驗(yàn)的結(jié)果，例如物料的外觀、包裝的損壞情況等等。檢驗(yàn)記錄單：記錄檢驗(yàn)的結(jié)果，如果必要應(yīng)該注明質(zhì)量檢驗(yàn)部門的意見和建議。付款計劃：根據(jù)調(diào)整的結(jié)果更改付款的計劃。付款計劃中應(yīng)該注明每個供應(yīng)商和每筆付款的時間、金額等等39流程主要活動說明確定質(zhì)量檢驗(yàn)要求：根據(jù)公司的質(zhì)量管理手冊的要求確定質(zhì)量檢驗(yàn)的各種技術(shù)指標(biāo)。樣本批號記錄：為了準(zhǔn)確跟蹤物料的檢驗(yàn)，應(yīng)該對樣本進(jìn)行編號，并且將批號作為樣本的唯一標(biāo)識進(jìn)行記錄。分配測試優(yōu)先級：質(zhì)量檢驗(yàn)往往需要進(jìn)行多項(xiàng)測試，而質(zhì)量檢驗(yàn)部門的人員和設(shè)備還同時承擔(dān)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量檢驗(yàn)任務(wù)，因此應(yīng)該根據(jù)