時間管理的培訓手冊

1、課程目標這個課程給大家最重要的訊息是。不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休。我的問題所在？我需要作出怎樣的決定?我可以做些什么和要做些什麼?目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)什么是時間管理時間管理是有效地運用時間，降低變動性。 時間管理的目的：決定什么事該做，什么事不該做。 時間管理最重要的功能：是透過事先的規(guī)劃，作為一種提醒與指引時間管理的錯誤觀念什么是時間殺手人最容易掉進的時間陷阱認識時間障礙時間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時間管理應(yīng)該還不錯我在壓力下表現(xiàn)較好， 時間管理會令我失去我的優(yōu)勢我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？時間管理的錯誤觀念什么是時間殺手無形

2、的不自覺 有形自覺的接聽 打 會議打攪官僚作風溝通缺乏辦公室政治資源缺乏閱讀文件及郵件交通堵塞欠缺周詳方案不懂分辨輕重緩急過分注重細節(jié)猶豫不決不懂得說不拖延善忘不懂授權(quán)欠缺組織健康欠佳工作欠目標， 優(yōu)先次序不明確危機管理能力薄弱多項工作須同時進行自我組織問題外界騷擾無力拒絕要求不能有效授權(quán)拖延工作會議人最容易掉進的時間陷阱時間管理小故事課上，教授在桌子上放了一個玻璃罐子，然后從桌子下面拿出一些正好可以從罐口放進罐子里的鵝卵石。教授把石塊放完后問他的學生：“你們說這個罐子是不是滿的?，“是。所有的學生異口同聲地答復(fù)。教授笑著從桌底下拿出一袋碎石子，把它們從罐口倒下去，搖一搖，問：“現(xiàn)在罐子是不是

3、滿了?大家都有些不敢答復(fù)，一位學生怯生生地細聲答復(fù)：“也許沒滿。教授不語，又從桌下拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子里，然后又問學生：“現(xiàn)在呢?“沒有滿!全班學生很有信心地答復(fù)說。是的，教授又從桌子底下拿出一大瓶水，緩緩倒進看起來已經(jīng)被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的玻璃罐。 一個平常的玻璃罐就這樣裝下了這么多東西，但如果不先把最大的鵝卵石放進罐子，也許以后永遠沒時機把它們再放進去了。生活中那么多事情，其實都可以像往這個玻璃罐里放東西那樣，先進行時間級別分類，按照“事分輕重緩急進行組合，確定先后順序，做到不遺不漏。如： A級別：時間緊、具有一定的挑戰(zhàn)性、非常重要的事情。如即將到來的考試必須多花時間進行準備。

4、要注意的是：很多人懼怕A級別的事情，覺得太復(fù)雜，要消耗太多的精力，同時因為怕困難完不成或者完成得不完美而采取逃避的態(tài)度。 B級別：很重要、但在時間上沒有特別要求。這一級別的事情當前不需要馬上交差，但又非做不可，容易在不急的心理中被人遺忘，在最后關(guān)鍵時刻演變成A級別事件，如兩周前上級布置的任務(wù)。C級別：時間上緊迫、但并不是很重要的、可以請別人代勞的事情，如取快件，可以請同學順便去取。 D級別：時間上不緊迫也不是很重要的事情，有些可以請別人做；有的可以降低標準；有的必須要做那么放在零碎時間中進行完成；有的對生活沒有益處的事件那么建議選擇放棄，如毫無意義的閑逛。 目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)要

5、管理好自己嗎? 要懂得管理自己，首先要認識自己。拋棄惡習, 引進新的工作方式和生活習慣為什么需要目標？目標是行動的導航燈!成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。 美國潛能大師伯恩崔西語為什么需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標成為社會各界的頂尖人士成為各行業(yè)的專業(yè)人士社會的中下層面安穩(wěn)地生活與工作社會的最底層，抱怨整個世界3有清晰且長期的目標 10有清晰但較短期的目標 60%目標模糊27%沒有目標25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：短期目標分解目標剝洋蔥法多杈樹

6、法長期目標個人目標：健康、休閑和營養(yǎng)方面的目標事業(yè)目標：自我職業(yè)規(guī)劃工程方案例如推行新系統(tǒng)日常運作方案編寫每月生產(chǎn)報告每周的行事安排每日需要完成的工作短期的目標應(yīng)該是現(xiàn)實的！長期的目標應(yīng)該是可以鼓勵自己和推動自己！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標訂立方案以掌握時間以目標, 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為根底, 想好一天的方案搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效的工作時間,勾勒出“ 理想工作時間表根據(jù)目標的輕重, 安排優(yōu)先次序訂好長期目標, 以及的短期目標運用企劃的概念- 擬定方案分解目標長期目標TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單每天做每天同一時間做將優(yōu)先次序

7、寫下由最重要的事情寫下分解目標長期目標TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單分解目標長期目標理想的工作時間表1/ 要有正面的工作態(tài)度2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線3/ 預(yù)留自己安靜的時間4./利用工作日志分解目標長期目標看看你的工作日志, 然后問自己:幾點開始目標? 能不能早點開始? 有沒有任何讓你分心,以致無法完成目標的事情?, 能不能早點開始? 你完全不受干擾的最長時段有多久? ( 不要把午飯也放進去)你最有效率和最沒有效率是什么時候? 你將當天的主要目標完成到什么程度? 你會照著優(yōu)先次序的書面方案做事嗎? 你在適當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠?你在怎么處理不應(yīng)該做的事? 可不可以授權(quán)? 手邊的工作要如何

8、做得更有成效, 更為簡化, 并減少細節(jié)? 你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱?請記著 : 巴雷德“80/20定理分解目標長期目標以行動配合方案將目標寫下來- 是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預(yù)留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 甚么時候處理甚么事項？你是怎樣編排時間方案？一、年度方案甘特圖二、周方案執(zhí)行事項清單史蒂芬 柯維博士“與時間有約甘特圖本世紀亨利.甘特創(chuàng)造的；內(nèi)在思想簡單，根本是一條線條圖，橫軸表示時間，縱軸表示活動工程，線條表示在整個期間上方案和實際的

9、活動完成情況1.明確工程牽涉到的各項活動、工程。內(nèi)容包括工程名稱包括順序、開始時間、工期，任務(wù)類型依賴/決定性和依賴于哪一項任務(wù)。 2.創(chuàng)立甘特圖草圖。將所有的工程按照開始時間、工期標注到甘特圖上。3.確定工程活動依賴關(guān)系及時序進度。使用草圖，按照工程的類型將工程聯(lián)系起來，并安排工程進度。 此步驟將保證在未來方案有所調(diào)整的情況下，各項活動仍然能夠按照正確的時序進行。 也就是確保所有依賴性活動能并且只能在決定性活動完成之后按方案展開。 同時防止關(guān)鍵性路徑過長。關(guān)鍵性路徑是由貫穿工程始終的關(guān)鍵性任務(wù)所決定的，它既表示了工程的最長耗時， 也表示了完成工程的最短可能時間。請注意，關(guān)鍵性路徑會由于單項活

10、動進度的提前或延期而發(fā)生變化。 而且要注意不要濫用工程資源，同時，對于進度表上的不可預(yù)知事件要安排適當?shù)母辉r間Slack Time。 但是，富裕時間不適用于關(guān)鍵性任務(wù)，因為作為關(guān)鍵性路徑的一局部，它們的時序進度對整個工程至關(guān)重要。 4.計算單項活動任務(wù)的工時量。 5.確定活動任務(wù)的執(zhí)行人員及適時按需調(diào)整工時。 6.計算整個工程時間權(quán)衡輕重最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to keep the main thing the main thing at all times長期目標區(qū)分優(yōu)先工作某些事件某些 浪費時間之事不重要又不緊急改進產(chǎn)能建立人際關(guān)

11、系發(fā)新時機重要但不緊急某些 某些信件與報告某些會議不重要但緊急危機急迫的問題有期限壓力的方案重要又緊急有趣的活動防患未然規(guī)劃、休閑不速之客必要而不重要的問題受歡送的活動分解目標長期目標權(quán)利下放授權(quán)授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ? 把工作授權(quán)給下級, 應(yīng)該存在一個給下屬開展的時機 它不是用來懲罰下級 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情授權(quán)的形態(tài)主要可以分成兩種形態(tài)： 下達指令 充分信任如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其他人有時機也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做解釋所分配工作的重要性訂出需要的結(jié)果詢問下屬的意見及疑問預(yù)期的成果

12、訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定到達完成工作限期的共識訂出跟進時間表肯定成就, 提高士氣應(yīng)守的規(guī)那么自我約束 行為科學研究說明：一個人一天的行為只有5是屬于非習慣性的，而95的行為都是習慣性的。江山易改，本性難移 !羅曼羅蘭名言：性情即命運 ! 時光對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。1、給變你的習慣2、修正你的態(tài)度3、增加你的生產(chǎn)力1. 你的辦公桌你的工作環(huán)境是怎么樣? 有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環(huán)境將所有可以吸引你視線的東西全挪開將你每天必須用的文具放在上面 ( , 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)將你要用的器材放在容易找到的地方把以下可以鼓勵

13、自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方將一些你知道不會作出反響的信件拋棄 利用文件夾來將不同的文件歸檔2. 歸檔一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOW 一些你需要這個星期完成的工作 - FILE 一些你需要歸檔的文件 - FILE 有空才閱讀的書本 - READ 需要傳閱的文件 - PASS ON 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS3. 如何處理 / 電郵如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電打 之前, 要把事情重點寫下來 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件 給 對方先看, 減少詳細解釋的時間備有有關(guān)文件 自設(shè)時限4. 處理會議每次召

14、開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應(yīng)派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵發(fā)言和要求言之有 物 , 要防止發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個時限, 以方便各人安排工作5. 要懂得說不 說不應(yīng)該是有禮貌 要給對方的清晰的解釋 給對方另外的選擇和建議 6. 處理拖延心態(tài)為什么我們會拖延？不知道如何或從何入手不知道為什么要做？不喜歡去處理個人情緒及健康問題缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后7.改善拖延方法行動：每次只處理一項工作及時去做交付下屬去做把工作分成假設(shè)干局部訂出工作時間問題、文件洗牌著手工作時間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到設(shè)立目標找出與自己相關(guān)的方法- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設(shè)立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備，才會把事情做好時間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? 利用交通時間與運動同行避開繁忙時間車上觀察構(gòu)思車上看書出差外游收集情報方案設(shè)想寓工作于娛樂目 錄認識時間障礙如何運用時間總結(jié)希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習慣和工作方式 在自己所能控制的