時(shí)間管理學(xué)員版

1、工作規(guī)劃與時(shí)間管理工作規(guī)劃與時(shí)間管理A-1 郭藹欣郭藹欣Apr 12, 2011 隊(duì)名隊(duì)名 LOGO 組名組名 隊(duì)長(zhǎng)隊(duì)長(zhǎng) 參加參加工作規(guī)劃與時(shí)間管理工作規(guī)劃與時(shí)間管理課程的課程的 目的目的 派組員分享派組員分享建立學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)建立學(xué)習(xí)團(tuán)隊(duì)職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力的重要組成職業(yè)心態(tài)職業(yè)心態(tài)職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力溝通技巧溝通技巧個(gè)人效能個(gè)人效能團(tuán)隊(duì)合作團(tuán)隊(duì)合作演講技巧演講技巧商務(wù)禮儀商務(wù)禮儀成人能力成人能力ASKASK模型模型Attitude態(tài)度態(tài)度Skills技能技能Knowledge知識(shí)知識(shí)培訓(xùn)目標(biāo)培訓(xùn)目標(biāo) 樹立積極的時(shí)間管理的心態(tài)樹立積極的時(shí)間管理的心態(tài) 找出與控制影響我們時(shí)間管理的找出與控

2、制影響我們時(shí)間管理的主要因素主要因素 采取專業(yè)的方法來管理時(shí)間采取專業(yè)的方法來管理時(shí)間 提高個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的工作效能提高個(gè)人及團(tuán)隊(duì)的工作效能第一部分第一部分 正確的時(shí)間管理心態(tài)正確的時(shí)間管理心態(tài)第二部分第二部分 訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生第三部分第三部分 時(shí)間管理方法及技巧時(shí)間管理方法及技巧第四部分第四部分 個(gè)人效率管理個(gè)人效率管理 目錄目錄第一部分第一部分 正確的時(shí)間管理心態(tài)正確的時(shí)間管理心態(tài)第二部分第二部分 訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生第三部分第三部分 時(shí)間管理方法及技巧時(shí)間管理方法及技巧第四部分第四部分 個(gè)人效率管理個(gè)人效率管理目錄目錄有效地管理時(shí)間最終的含義是：有效地管理

3、時(shí)間最終的含義是：持續(xù)地，有系統(tǒng)地下決心持續(xù)地，有系統(tǒng)地下決心去獲得和運(yùn)用這些增強(qiáng)我們能力的技巧，才是一個(gè)良好的時(shí)間管理者最基本的品質(zhì)，也是一種潛在于我們每個(gè)人身上的品質(zhì)。我們?cè)绞歉嬖V自己我們不具備管理時(shí)間所必須的“那種心態(tài)”，我們就越會(huì)相信自己不能管理好時(shí)間。正確的動(dòng)機(jī)正確的動(dòng)機(jī) + 正確的心態(tài)正確的心態(tài) + 正確的技巧正確的技巧 = 好的時(shí)間管理好的時(shí)間管理72歲壽命的人一生的時(shí)間分配歲壽命的人一生的時(shí)間分配: 睡覺 21年 工作 14年 個(gè)人衛(wèi)生7年 吃飯 6年 在交通旅程中 6年 排隊(duì) 5年 學(xué)習(xí) 4年 開會(huì) 3年 打電話 2年 找東西 1年 其他 3年 您達(dá)至人生成功的時(shí)間僅占人生的

4、五分之一！您達(dá)至人生成功的時(shí)間僅占人生的五分之一！ 影響圈影響圈制定計(jì)劃制定計(jì)劃擴(kuò)大可控圈擴(kuò)大可控圈關(guān)注圈關(guān)注圈同其它同事一樣,我也感到時(shí)間緊迫,工作負(fù)擔(dān)過重01我總有緊張感,許多事情經(jīng)常要在同一時(shí)間處理.高度的責(zé)任感,巨大的工作量,繁重的任務(wù),突如其來的約會(huì),還有他人對(duì)我工作的期待,所有這一切都令我倍感緊張01我通常不是主動(dòng)的工作,而是被動(dòng)的工作,所以我無法深思熟慮的采取行動(dòng),而只能被動(dòng)的作出反應(yīng).客戶,上司,同事,打不完的電話,紛繁的工作,整天圍著我轉(zhuǎn),好像”陀螺”一樣.01我的份內(nèi)工作通常是在下班后完成的,我整天都無法集中精力,因?yàn)橛刑嗟母蓴_因素和許多瑣事分散我的注意力.01我的工作時(shí)

5、間和業(yè)余時(shí)間永遠(yuǎn)存在著沖突,由于工作加班,我經(jīng)常很晚見到家人.01時(shí)間管理的自我診斷時(shí)間管理的自我診斷第一部分第一部分 正確的時(shí)間管理心態(tài)正確的時(shí)間管理心態(tài)第二部分第二部分 訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生第三部分第三部分 時(shí)間管理方法及技巧時(shí)間管理方法及技巧第四部分第四部分 個(gè)人效率管理個(gè)人效率管理目錄目錄供給毫無彈性供給毫無彈性無法蓄積無法蓄積無法替代無法替代無法失而復(fù)得無法失而復(fù)得 時(shí)間的特性時(shí)間的特性人生最重要的是確定最重要的是最重要的！人生最重要的是確定最重要的是最重要的！“Themostimportantthinginlifeistofindoutwhatthemostimpo

6、rtantthingisthemostimportantthing.”“不能管理時(shí)間，便什么也不能管理不能管理時(shí)間，便什么也不能管理” 美國(guó)管理大師杜拉克美國(guó)管理大師杜拉克人生管理人生管理人生使命（人生法）人生長(zhǎng)期目標(biāo)（10年）人生短期目標(biāo)（1年）策略計(jì)劃（寫下來）行動(dòng)（持續(xù)、不放棄）夢(mèng)想成真不斷調(diào)整鎖定工作的目標(biāo)鎖定工作的目標(biāo)剝洋蔥法剝洋蔥法長(zhǎng)期目標(biāo)長(zhǎng)期目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)大目標(biāo)大目標(biāo)中期目標(biāo)中期目標(biāo)大目標(biāo)大目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)即時(shí)目標(biāo)更小目標(biāo)更小目標(biāo)小目標(biāo)小目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)目標(biāo)SMART原則原則目標(biāo)要盡量具體化，明細(xì)化目標(biāo)要盡量具體化，明細(xì)化目標(biāo)必須可以衡量，讓執(zhí)行者與評(píng)估者目標(biāo)必

7、須可以衡量，讓執(zhí)行者與評(píng)估者都清楚知道衡量的標(biāo)準(zhǔn)都清楚知道衡量的標(biāo)準(zhǔn)目標(biāo)要具有挑戰(zhàn)性目標(biāo)要具有挑戰(zhàn)性, ,要高于現(xiàn)在的實(shí)際要高于現(xiàn)在的實(shí)際狀況狀況明確的明確的 SpecificSpecific可衡量的可衡量的 MeasurableMeasurable具有挑戰(zhàn)性具有挑戰(zhàn)性 AmbitiousAmbitious有時(shí)間限制的有時(shí)間限制的 Time-bondTime-bond任何目標(biāo)都必須受時(shí)間限制；以及資源任何目標(biāo)都必須受時(shí)間限制；以及資源投入的限制投入的限制現(xiàn)實(shí)的現(xiàn)實(shí)的 RealisticRealistic但目標(biāo)也不是越高越好，要結(jié)合現(xiàn)實(shí)生但目標(biāo)也不是越高越好，要結(jié)合現(xiàn)實(shí)生產(chǎn)力，需要在現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上

8、進(jìn)行產(chǎn)力，需要在現(xiàn)實(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行進(jìn)一步提高第一季度的銷售額滿足公司發(fā)展所需的人力,加快招聘速度目標(biāo)內(nèi)容目標(biāo)內(nèi)容完成時(shí)間完成時(shí)間2011年2011年步驟一步驟一: 設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)好的例子好的例子目標(biāo)內(nèi)容目標(biāo)內(nèi)容完成時(shí)間完成時(shí)間完成第一季度銷售額200萬(wàn)2011年3月31日完成一月份招聘計(jì)劃,招聘到20個(gè)合適人選2011年1月31日步驟一步驟一: 設(shè)定目標(biāo)設(shè)定目標(biāo)根據(jù)目標(biāo)制定計(jì)劃為什么不做計(jì)劃？ 計(jì)劃趕不上變化 計(jì)劃限制了自由 緊急的事情總是先到，要先處理 我沒有時(shí)間做計(jì)劃 我的時(shí)間不由我控制 防止不肯定的情況變化防止不肯定的情況變化 把注意力集中于既定目標(biāo)把注意力集中于既定目標(biāo) 達(dá)到運(yùn)作上的經(jīng)

9、濟(jì)合理達(dá)到運(yùn)作上的經(jīng)濟(jì)合理 利于監(jiān)督與控制利于監(jiān)督與控制制定工作計(jì)劃的重要性在于：制定工作計(jì)劃的重要性在于：吃大象原理吃大象原理步步驟驟每個(gè)步驟每個(gè)步驟期望的結(jié)期望的結(jié)果果負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)人日期日期費(fèi)用費(fèi)用備注備注計(jì)劃計(jì)劃實(shí)際實(shí)際1234項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施表：項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施表：2011年年 4月月 13日日 日計(jì)劃日計(jì)劃序號(hào)工作項(xiàng)目時(shí)間排序完成情況備注1、開部門會(huì)議開部門會(huì)議9：0010：001完成完成需要跟進(jìn)需要跟進(jìn)XX事宜事宜2、制定下月工作計(jì)劃制定下月工作計(jì)劃33、調(diào)試設(shè)備調(diào)試設(shè)備2：003：004改為改為11月月17日日4、處理處理XX事情事情25、XXXXX66、XXXXX5XXXXX關(guān)注效率曲線

10、關(guān)注效率曲線工作工作第一周第一周完成情況完成情況備注備注第二周第二周1開發(fā)類開發(fā)類2降成本類降成本類3品質(zhì)整改類品質(zhì)整改類4學(xué)習(xí)研究類學(xué)習(xí)研究類完成情況完成情況備注備注月計(jì)劃分類集體的智慧集體的智慧 以小組為單位,在組長(zhǎng)的帶領(lǐng)下,來制定一個(gè)真實(shí)的計(jì)劃,可以是日計(jì)劃,周計(jì)劃,月計(jì)劃,也可以是項(xiàng)目計(jì)劃 年計(jì)劃年計(jì)劃月計(jì)劃月計(jì)劃周計(jì)劃周計(jì)劃日計(jì)劃日計(jì)劃 每天抽出時(shí)間計(jì)劃第二天的工作每天抽出時(shí)間計(jì)劃第二天的工作 留出彈性時(shí)間給突發(fā)事件留出彈性時(shí)間給突發(fā)事件 總是將日程表放在面前并不斷檢查總是將日程表放在面前并不斷檢查 每天給自己一些思考的時(shí)間每天給自己一些思考的時(shí)間制定計(jì)劃制定計(jì)劃_ _邁向目標(biāo)的每一

11、步邁向目標(biāo)的每一步第一部分第一部分 正確的時(shí)間管理心態(tài)正確的時(shí)間管理心態(tài)第二部分第二部分 訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生第三部分第三部分 時(shí)間管理方法及技巧時(shí)間管理方法及技巧第四部分第四部分 個(gè)人效率管理個(gè)人效率管理目錄目錄其實(shí)其實(shí)“時(shí)間管理時(shí)間管理”就是就是 “事件管理事件管理”案例總結(jié)案例總結(jié) 問題不是沒有時(shí)間，而是在分配、使用時(shí)問題不是沒有時(shí)間，而是在分配、使用時(shí)間上出了問題。間上出了問題。 如果你不去控制生活中的事件，你將被這如果你不去控制生活中的事件，你將被這些事件所控制。些事件所控制。 適當(dāng)?shù)乜刂剖录梢蕴岣咻^高的生產(chǎn)力并適當(dāng)?shù)乜刂剖录梢蕴岣咻^高的生產(chǎn)力并獲得內(nèi)心平靜。獲得

12、內(nèi)心平靜。 無計(jì)劃 執(zhí)行不力 沒目標(biāo) 資料混亂 拖延 不授權(quán)/亂授權(quán) 不分輕重 責(zé)權(quán)不明 干擾 不會(huì)說No影響工作成效的常見原因（主觀）影響工作成效的常見原因（主觀）第第4章章給你的工作吃給你的工作吃“高效丹高效丹”癥狀：工作越來越?jīng)]效率；癥狀：工作越來越?jīng)]效率； 總是疲于應(yīng)付突發(fā)的事情；總是疲于應(yīng)付突發(fā)的事情； 每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半；每天的預(yù)定目標(biāo)只完成了一半； 下班時(shí)發(fā)現(xiàn)很多重要的事情都沒干。下班時(shí)發(fā)現(xiàn)很多重要的事情都沒干。病因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律；病因：無目標(biāo)、無計(jì)劃，工作無規(guī)律； 做事拖拉，時(shí)常抱著做事拖拉，時(shí)常抱著“還有明天還有明天”的想法；的想法； 時(shí)間管理不善，做事

13、不分先后、主次。時(shí)間管理不善，做事不分先后、主次。 第一劑：立即行動(dòng)不要拖拉第一劑：立即行動(dòng)不要拖拉 不要把難事往后拖不要把難事往后拖不要把不喜歡的事往后推不要把不喜歡的事往后推不要把喜歡的事做過了頭不要把喜歡的事做過了頭提醒你注意：提醒你注意：有時(shí)候你最好能立刻著手解決問題，決不拖延半點(diǎn)時(shí)間；有時(shí)候你最好能立刻著手解決問題，決不拖延半點(diǎn)時(shí)間；間間,但有時(shí)候，解決問題的時(shí)機(jī)并不成熟，如果這時(shí)候你就立但有時(shí)候，解決問題的時(shí)機(jī)并不成熟，如果這時(shí)候你就立即行動(dòng)，往往只會(huì)弄巧成拙。這時(shí)候最好能把事情緩一緩，即行動(dòng)，往往只會(huì)弄巧成拙。這時(shí)候最好能把事情緩一緩，另外選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)機(jī)。另外選擇一個(gè)適當(dāng)?shù)臅r(shí)

14、機(jī)。 第二劑：第二劑：ABC法則法則 把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：把你的工作按照以下標(biāo)準(zhǔn)分成三種類型：A型：今天必須做型：今天必須做重要并且緊急的任務(wù)。重要并且緊急的任務(wù)。B型：今天應(yīng)該做型：今天應(yīng)該做重要或緊急，但不是既重重要或緊急，但不是既重要又緊急的任務(wù)。要又緊急的任務(wù)。C型：今天可以做型：今天可以做既不重要也不緊急的日常既不重要也不緊急的日常任務(wù)。任務(wù)?？紤]一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度考慮一項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先程度這項(xiàng)任務(wù)是否既重這項(xiàng)任務(wù)是否既重要又緊迫？否要又緊迫？否是是這項(xiàng)任務(wù)是否必要？這項(xiàng)任務(wù)是否必要？否否是是這項(xiàng)任務(wù)能否助你更這項(xiàng)任務(wù)能否助你更有效地工作？有效地工作？否否是是這項(xiàng)任務(wù)是否

15、日常性這項(xiàng)任務(wù)是否日常性的？的？否否是是是否今天就需要完成？是否今天就需要完成？否否是是這項(xiàng)任務(wù)是否有最后這項(xiàng)任務(wù)是否有最后期限？期限？否否是是這項(xiàng)任務(wù)是否重要但這項(xiàng)任務(wù)是否重要但不緊迫，或緊迫但不不緊迫，或緊迫但不重要？重要？否否是是不必做，取消它不必做，取消它留待有空時(shí)再做留待有空時(shí)再做分出時(shí)間來完成分出時(shí)間來完成制訂可行的期限制訂可行的期限留出時(shí)間完成留出時(shí)間完成立即行動(dòng)立即行動(dòng)A型型任務(wù)任務(wù)C型型任務(wù)任務(wù)B型型任務(wù)任務(wù)否否否否否否否否否否否否否否是是是是是是是是是是是是是是平衡日常工作任務(wù)平衡日常工作任務(wù)A型：型：你應(yīng)該嘗試每天完你應(yīng)該嘗試每天完成幾項(xiàng)緊急和重要成幾項(xiàng)緊急和重要的任務(wù)。

16、的任務(wù)。B型：型：你的工作主要由這你的工作主要由這部分任務(wù)構(gòu)成，這部分任務(wù)構(gòu)成，這些任務(wù)應(yīng)占去大部些任務(wù)應(yīng)占去大部分工作時(shí)間。分工作時(shí)間。C型：型：這些不緊急的事這些不緊急的事情應(yīng)待有時(shí)間再情應(yīng)待有時(shí)間再做。做。一個(gè)工作日一個(gè)工作日提醒你注意：提醒你注意：任何工作日，都應(yīng)任何工作日，都應(yīng)該是該是A型、型、B型、型、C型任務(wù)的混合。型任務(wù)的混合。你應(yīng)該把這三種類你應(yīng)該把這三種類型的工作任務(wù)均勻型的工作任務(wù)均勻分布于全天，而不分布于全天，而不是按順序干完是按順序干完A型型任務(wù)，再干任務(wù)，再干B型任型任務(wù)，等等，注意三務(wù)，等等，注意三者的平衡。者的平衡。 第二劑：第二劑：ABC法則法則提醒你注意：提

17、醒你注意：世事變幻無窮，沒有任何事是處在一成不變的環(huán)境中世事變幻無窮，沒有任何事是處在一成不變的環(huán)境中的。同樣，你的工作順序也總是不斷變化，因?yàn)槲覀兊闹艿?。同樣，你的工作順序也總是不斷變化，因?yàn)槲覀兊闹車h(huán)境總在不斷變化。往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任圍環(huán)境總在不斷變化。往往一則新的信息就可能將一項(xiàng)任務(wù)的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會(huì)議延遲務(wù)的重要性或緊急性完全改變。如果明天召開的會(huì)議延遲三天后舉行，你還認(rèn)為它是三天后舉行，你還認(rèn)為它是A型的任務(wù)嗎？一旦得知任何影型的任務(wù)嗎？一旦得知任何影響你工作優(yōu)先順序的新信息，你就應(yīng)該重新評(píng)估你工作的響你工作優(yōu)先順序的新信息，你就應(yīng)該重新評(píng)估你工

18、作的優(yōu)先順序。優(yōu)先順序。 80%的利潤(rùn)來自于20%的客戶 80%的財(cái)富為20%的人所擁有 80%的結(jié)果來自于20%的投入 80%的問題來自于20%的起因第三劑：第三劑：80:20定律定律 第三劑：第三劑：80:20定律定律 80：20定律主張：以一個(gè)小的誘因、投入定律主張：以一個(gè)小的誘因、投入或努力，通?？梢援a(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞?；蚺Γǔ？梢援a(chǎn)生大的結(jié)果、產(chǎn)出或酬勞。就字面意義來看，這法則是說，你完成的工作里就字面意義來看，這法則是說，你完成的工作里80%成果，來自于你所付出的成果，來自于你所付出的20%。因此，你只。因此，你只要集中精力處理工作中比較重要的要集中精力處理工作中比較重要

19、的20%的那分，的那分，就可以解決全部的就可以解決全部的80%。 第三劑：第三劑：80:20定律定律應(yīng)用應(yīng)用80:2080:20定律，你必須學(xué)會(huì)：定律，你必須學(xué)會(huì)：尋求捷徑，而非全程參與；尋求捷徑，而非全程參與；練習(xí)用最少的努力去控制工作、生活；練習(xí)用最少的努力去控制工作、生活；在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現(xiàn)；在幾件工作上追求出色，不必事事都有好表現(xiàn)；完成最重要的工作，不必事必躬親；完成最重要的工作，不必事必躬親； 特別提醒：特別提醒：我們務(wù)必時(shí)時(shí)檢討自己，是否把較多的時(shí)間和精力放在關(guān)我們務(wù)必時(shí)時(shí)檢討自己，是否把較多的時(shí)間和精力放在關(guān)鍵少數(shù)事務(wù)上面，而不是浪費(fèi)在無用的多數(shù)事務(wù)上。鍵少

20、數(shù)事務(wù)上面，而不是浪費(fèi)在無用的多數(shù)事務(wù)上。第三劑：第三劑：80:20定律定律重要不緊急的事情往往只占重要不緊急的事情往往只占20%20% 第四劑：第四劑：“多管齊下多管齊下”法法“多管齊下多管齊下” 法意思有兩層：法意思有兩層：一層意思是：將一件事情所需要涉及的各個(gè)部門的工作盡量一層意思是：將一件事情所需要涉及的各個(gè)部門的工作盡量同步進(jìn)行，同步進(jìn)行， 或者有效地將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作聯(lián)系起來，不要或者有效地將各個(gè)環(huán)節(jié)的工作聯(lián)系起來，不要脫節(jié)。脫節(jié)。第二層意思是：在所有屬于自己的工作中，盡量將同類型的第二層意思是：在所有屬于自己的工作中，盡量將同類型的工作合并進(jìn)行，工作合并進(jìn)行， 避免許多重復(fù)的工作。

21、避免許多重復(fù)的工作。 第五劑：因數(shù)分解法第五劑：因數(shù)分解法 將一件困難的事情細(xì)分化成幾小件將一件困難的事情細(xì)分化成幾小件比較容易的事情的方法叫比較容易的事情的方法叫“因數(shù)分解法因數(shù)分解法”。 正確區(qū)分重要的任務(wù)與緊急的任務(wù)正確區(qū)分重要的任務(wù)與緊急的任務(wù) 把時(shí)間放在重要的任務(wù)上把時(shí)間放在重要的任務(wù)上 第六劑：設(shè)定優(yōu)先順序第六劑：設(shè)定優(yōu)先順序重要重要/不重要的事情：不重要的事情： 主動(dòng)性、積極性的工作主動(dòng)性、積極性的工作 （它可以幫助你事（它可以幫助你事先你的目標(biāo)）先你的目標(biāo)） 應(yīng)對(duì)性工作（日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的瑣碎事應(yīng)對(duì)性工作（日常工作中經(jīng)常出現(xiàn)的瑣碎事情）情）設(shè)立優(yōu)先順序設(shè)立優(yōu)先順序緊急緊急不緊

22、急不緊急不不重重要要重重要要時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖小組討論小組討論把我們工作把我們工作/ /生活中的事件放生活中的事件放入時(shí)間矩陣中入時(shí)間矩陣中緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要危機(jī)危機(jī)已到期的項(xiàng)目或任務(wù)已到期的項(xiàng)目或任務(wù)重要會(huì)議重要會(huì)議準(zhǔn)備工作準(zhǔn)備工作預(yù)防措施預(yù)防措施計(jì)劃計(jì)劃建立關(guān)系建立關(guān)系授權(quán)授權(quán)干擾，如某些電話干擾，如某些電話某些文件，報(bào)告某些文件，報(bào)告某些會(huì)議某些會(huì)議某些你喜歡做的事情某些你喜歡做的事情過于簡(jiǎn)單的事過于簡(jiǎn)單的事垃圾信件垃圾信件某些浪費(fèi)時(shí)

23、間的事某些浪費(fèi)時(shí)間的事時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先不負(fù)責(zé)任不負(fù)責(zé)任工作無計(jì)劃工作無計(jì)劃依賴別人來完成基依賴別人來完成基本的事情本的事情時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先注重短期效應(yīng)注重短期效應(yīng)工作中充滿危機(jī)工作中充滿危機(jī)以善變著稱以善變著稱感覺自己受到委屈，感覺自己受到委屈，事情在自己控制以外事情在自己控制以外時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)

24、優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先工作壓力大工作壓力大精疲力竭精疲力竭工作中充滿危機(jī)工作中充滿危機(jī)總是在到處救火總是在到處救火時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先目標(biāo)與方向明確目標(biāo)與方向明確平衡平衡自制與紀(jì)律自制與紀(jì)律狀況在控制之下狀況在控制之下較少的危機(jī)較少的危機(jī)時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先25%-30%25%-30%15%15%50%-60%50%-60%2%-3%2%-3%時(shí)間矩

25、陣圖時(shí)間矩陣圖緊急緊急不緊急不緊急不不重重要要重重要要1 1級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先2 2級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先3 3級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先4 4級(jí)優(yōu)先級(jí)優(yōu)先20%-25%20%-25%65%-80%65%-80%15%15%1%1%時(shí)間矩陣圖時(shí)間矩陣圖第一部分第一部分 正確的時(shí)間管理心態(tài)正確的時(shí)間管理心態(tài)第二部分第二部分 訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生訂立目標(biāo)與規(guī)劃人生第三部分第三部分 時(shí)間管理方法及技巧時(shí)間管理方法及技巧第四部分第四部分 個(gè)人效率管理個(gè)人效率管理目錄目錄建立有效文件管理系統(tǒng)建立有效文件管理系統(tǒng) 文件歸類文件歸類 合理放置合理放置 4Ds4Ds原則處理文件原則處理文件 日清日畢日清日畢 辦公室的辦公室的5S運(yùn)動(dòng)：運(yùn)動(dòng)：

26、 5S起源于日本，就是整理（起源于日本，就是整理（SEIRI）、整頓（）、整頓（SEITON）、）、清掃（清掃（SEISO）、清潔（）、清潔（SETKETSU）、素養(yǎng)（）、素養(yǎng)（SHITSUKE）五個(gè)項(xiàng)目，因日語(yǔ)的羅馬拼音均以五個(gè)項(xiàng)目，因日語(yǔ)的羅馬拼音均以“S”開頭，簡(jiǎn)稱為開頭，簡(jiǎn)稱為5S。 5S運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡(jiǎn)單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、運(yùn)動(dòng)提出的目標(biāo)簡(jiǎn)單而明確，就是要為員工創(chuàng)造一個(gè)干凈、整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境。整潔、舒適、合理的工作場(chǎng)所和空間環(huán)境。5S的倡導(dǎo)者相信，保的倡導(dǎo)者相信，保持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放有條不紊，一目了然，能最大持工作環(huán)境的干凈整潔，物品擺放

27、有條不紊，一目了然，能最大程度地提高工作效率。程度地提高工作效率。如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。如果你的辦公室、辦公桌都井然有序，那你的工作效率一定不低。開始系統(tǒng)化你的工作開始系統(tǒng)化你的工作提醒：提醒： 在我們?cè)囍淖児ぷ鞯倪^程中，常常會(huì)陷入這樣的困境：在我們?cè)囍淖児ぷ鞯倪^程中，常常會(huì)陷入這樣的困境：試著解決復(fù)雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是試著解決復(fù)雜的問題而忽略了基本的問題。而基本的問題卻是任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電任何一位工作者每天都要處理的，包括他的辦公桌、椅子、電腦、訂書機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東腦、訂書機(jī)、文件夾、檔案夾、電腦磁盤、還有更多的其他東西。西。開始系統(tǒng)化你的工作開