會(huì)議的融資與財(cái)務(wù)

1、會(huì)議的融資與財(cái)務(wù)管理1會(huì)議的融資與財(cái)務(wù)管理一、制定財(cái)務(wù)目標(biāo)二、制定預(yù)算三、會(huì)議融資四、會(huì)議的收支與成本控制2 財(cái)務(wù)管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的基礎(chǔ)。良好的財(cái)務(wù)管理和預(yù)算控制是籌辦會(huì)議最基本的因素之一。如果財(cái)務(wù)安排得當(dāng)，不僅將起到增加收益、提高效益的作用，而且能使管理者了解收入來源及用處，了解收入來源的比例，確定主要的收入來源、控制預(yù)算等都大有益處。 會(huì)議財(cái)務(wù)管理的內(nèi)容包括：制定財(cái)務(wù)目標(biāo)、制定預(yù)算、會(huì)議融資、會(huì)議收支與成本控制等工作。3一、制定財(cái)務(wù)目標(biāo) 財(cái)務(wù)目標(biāo)是財(cái)務(wù)管理的前提。財(cái)務(wù)目標(biāo)必須與企業(yè)和會(huì)議的總目標(biāo)相一致。有時(shí)候，企業(yè)的目標(biāo)不是為了盈利，比如宣傳性的會(huì)議，主要是為了擴(kuò)大公司的聲譽(yù)，加強(qiáng)與客戶

2、的聯(lián)系或者調(diào)研等，則該項(xiàng)目的開支由公司內(nèi)部的相關(guān)部門承擔(dān)。若會(huì)議項(xiàng)目的核心財(cái)務(wù)目標(biāo)是為了獲利，那么制定財(cái)務(wù)目標(biāo)就是必須的，而且是非常重要的工作。4 一般說來，會(huì)議項(xiàng)目的預(yù)期利潤(rùn)至少由三個(gè)因素決定： 歷史經(jīng)驗(yàn)，即去年這個(gè)項(xiàng)目的盈利情況； 流動(dòng)資金，這是項(xiàng)目預(yù)算的絕大部分； 預(yù)期利潤(rùn)率，指做預(yù)算時(shí)預(yù)期利潤(rùn)與投入資金的比率。 會(huì)議項(xiàng)目的目標(biāo)統(tǒng)稱為投資收益（ROI），或稱項(xiàng)目?jī)r(jià)值： 投資收益凈利潤(rùn)項(xiàng)目總成本51、預(yù)算的含義 預(yù)算是一種將資源分配給特定活動(dòng)的數(shù)字性計(jì)劃工具。在籌備會(huì)議的過程中，用貨幣形式表示會(huì)議的各項(xiàng)活動(dòng)是必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)，掌握了會(huì)議預(yù)算就掌握了整個(gè)會(huì)議。 預(yù)算通常由會(huì)議舉辦方的財(cái)務(wù)部

3、門負(fù)責(zé)。預(yù)算常用于為收入、支出編制計(jì)劃，用預(yù)算來改進(jìn)對(duì)時(shí)間、空間和人力物力的利用也是常見。二、制定預(yù)算62、預(yù)算的類型會(huì)議的預(yù)算大體分為： 收入預(yù)算 是指收入預(yù)測(cè)的一種特定類型，是規(guī)劃會(huì)議未來收入額的預(yù)算。 會(huì)議的收入主要來自于與會(huì)人員（團(tuán)體）的交費(fèi)、廣告收入和贊助等，同時(shí)還包括會(huì)議完畢后形成的錄像帶、出版物等在市場(chǎng)公開發(fā)售所獲得的后續(xù)收入。7 費(fèi)用預(yù)算 是指列出會(huì)議舉辦方為實(shí)現(xiàn)目標(biāo)而開展的主要活動(dòng)（項(xiàng)目），并且將費(fèi)用額度分配給各種活動(dòng)（項(xiàng)目）的行為。費(fèi)用預(yù)算又可細(xì)分為： 固定費(fèi)用預(yù)算 指不隨與會(huì)人數(shù)而變動(dòng)的那部分費(fèi)用預(yù)算，如給予承辦者的報(bào)酬、宣傳營(yíng)銷等費(fèi)用。 可變費(fèi)用預(yù)算 指根據(jù)預(yù)算期可預(yù)見

4、的不同業(yè)務(wù)量水平，分別確定相應(yīng)的預(yù)算額，以反映不同業(yè)務(wù)量水平下所應(yīng)開支的費(fèi)用水平。83、預(yù)算的相關(guān)部門 會(huì)議預(yù)算通常由主辦方和承辦方共同負(fù)責(zé)。其中主辦方制定預(yù)算，承辦方負(fù)責(zé)預(yù)算控制。 主辦方負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)議收入及各方面的費(fèi)用支出進(jìn)行全面的估計(jì)和預(yù)測(cè)，擬出計(jì)劃，該計(jì)劃反映主辦方對(duì)會(huì)議活動(dòng)的整體安排。承辦方參與商討預(yù)算的制定，針對(duì)會(huì)議可能面臨的變動(dòng)情況對(duì)主辦方的預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行補(bǔ)充。9 如果需要的話，還可以下設(shè)專門的預(yù)算管理辦公室，部門人員由主辦方和承辦方的財(cái)務(wù)人員共同組成。 下圖是預(yù)算的相關(guān)部門關(guān)系圖。其中直線框?yàn)轭A(yù)算的直接相關(guān)部門；虛線框?yàn)轭A(yù)算的間接相關(guān)部門。10會(huì)議策劃委員會(huì)預(yù)算管理辦公室主辦方承辦方

5、辦公室財(cái)務(wù)部門營(yíng)銷公關(guān)部門秘書處食宿、娛樂、交通等部門114、預(yù)算部門的職責(zé) 預(yù)算既可以自下而上制定，也可以自上而下制定。 自上而下制定預(yù)算 是指預(yù)算管理辦公室根據(jù)以往承辦會(huì)議的經(jīng)驗(yàn)和本次會(huì)議的承辦目標(biāo)，制定出預(yù)算計(jì)劃，然后將預(yù)算計(jì)劃交給協(xié)助部門考察其現(xiàn)實(shí)性和可行性，再根據(jù)協(xié)助部門的建議對(duì)預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行修改整理，最后交會(huì)議策劃委員會(huì)審批。12 自下而上制定預(yù)算 是指各協(xié)助部門根據(jù)以往經(jīng)驗(yàn)和本次會(huì)議的承辦目標(biāo)，分別制定本部門內(nèi)部的預(yù)算計(jì)劃，交到預(yù)算管理辦公室；預(yù)算管理辦公室對(duì)各部門提供的預(yù)算計(jì)劃進(jìn)行必要的初步審查、協(xié)調(diào)與綜合平衡，匯總編制成總預(yù)算計(jì)劃，最后報(bào)會(huì)議策劃委員會(huì)審核。13 受會(huì)議策劃委員

6、會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的預(yù)算管理辦公室主要是以利潤(rùn)為導(dǎo)向，通常由公司的財(cái)務(wù)主管擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)，由各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人如營(yíng)銷公關(guān)的主管、秘書處的主管等協(xié)助。 預(yù)算管理辦公室的主要職責(zé)在于組織有關(guān)人員預(yù)測(cè)、研究、協(xié)調(diào)、審核各種預(yù)算事項(xiàng)，具體如下： 組織有關(guān)部門或聘請(qǐng)有關(guān)專家對(duì)收入預(yù)算進(jìn)行預(yù)測(cè)； 審議、確定收入的項(xiàng)目及其金額，提出預(yù)算編制的方針和程序；14 在預(yù)算編制、執(zhí)行過程中發(fā)現(xiàn)部門間有彼此抵觸現(xiàn)象時(shí)，予以必要的協(xié)調(diào)； 將初步成形的預(yù)算提交會(huì)議策劃委員會(huì)審核，通過后下達(dá)正式預(yù)算； 接受預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行情況比較的分析報(bào)告，在予以認(rèn)真研究的基礎(chǔ)上提出改善的建議； 根據(jù)需要，就預(yù)算的修正加以審議并作出相關(guān)決定。155、預(yù)算的原則

7、 樹立全局觀念，搞好綜合平衡； 先進(jìn)、經(jīng)濟(jì)、合理； 量入為出； 分清輕重緩急，精打細(xì)算。166、預(yù)算的方法編制預(yù)算的主要依據(jù)是： 主辦方和承辦方的利潤(rùn)目標(biāo)； 上一年同類會(huì)議的預(yù)算情況及會(huì)議評(píng)估報(bào)告； 最近的會(huì)議市場(chǎng)情況及預(yù)期情況； 公司在會(huì)議方面的政策和策略（如促銷策略、廣告投入等）；17 公司外部環(huán)境的變化（如不同的季節(jié)、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手的變化、供求關(guān)系的平衡、政府部門的政策和規(guī)定、整個(gè)行業(yè)的發(fā)展波動(dòng)以及其他影響因素）。 對(duì)于費(fèi)用預(yù)算，要在分析研究各項(xiàng)預(yù)算支出的必要性和可能性的基礎(chǔ)上，來確定其開支數(shù)額的大小。具體可分三個(gè)層次： 第一，要求各部門根據(jù)預(yù)算期間的總目標(biāo)和具體目標(biāo)，以零為基礎(chǔ)，詳細(xì)討論預(yù)算

8、期內(nèi)需要發(fā)生哪些費(fèi)用、各項(xiàng)費(fèi)用數(shù)額多少、未來效果會(huì)如何。18 第二，將各部門提出的費(fèi)用項(xiàng)目分為必須全額保證的費(fèi)用和可適當(dāng)增減的費(fèi)用。對(duì)可適當(dāng)增減的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行成本效益分析，將所用與所得作對(duì)比，在權(quán)衡各個(gè)項(xiàng)目的輕重緩急的基礎(chǔ)上，將其分為若干層次，排出先后順序。 第三，按上一步驟所定的費(fèi)用開支層次和順序，結(jié)合預(yù)算期內(nèi)可動(dòng)用的資金來源，分配資金，落實(shí)預(yù)算。197、預(yù)算方案的制定 會(huì)議預(yù)算總表項(xiàng)目金額（元）收入 與會(huì)者交費(fèi) 聯(lián)合主辦者交費(fèi) 公司分配 廣告 贊助 其他收入項(xiàng)目項(xiàng)目金額（元）費(fèi)用固定費(fèi)用 承辦者的報(bào)酬和開銷 會(huì)議策劃委員會(huì)的營(yíng)銷支出（包括宣傳、廣告、郵寄等費(fèi)用） 辦公室開銷 提前支付的開銷

9、 可償還開銷（押金、謝禮）可變費(fèi)用 購(gòu)租設(shè)備（如視聽設(shè)備、計(jì)算機(jī)等）20項(xiàng)目金額（元）項(xiàng)目金額（元） 娛樂、旅行費(fèi)用 交通、運(yùn)輸成本 人員酬勞（包括翻譯人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等） 食宿費(fèi)、租用會(huì)場(chǎng)費(fèi) 發(fā)言人的報(bào)酬、旅費(fèi) 與會(huì)者手冊(cè)、名卡等制作費(fèi) 秘書處、保安、公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi)獎(jiǎng)品和紀(jì)念品費(fèi)用 印刷和復(fù)制費(fèi)用 指導(dǎo)委員會(huì)的開銷 評(píng)估和后繼工作活動(dòng)經(jīng)費(fèi)其他費(fèi)用項(xiàng)目21三、會(huì)議融資 會(huì)議的性質(zhì)、類型不同，經(jīng)費(fèi)來源的渠道也不同。一般說來，會(huì)議經(jīng)費(fèi)的融資有以下幾種渠道和辦法： 行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥 主辦者分擔(dān) 與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用 社會(huì)贊助 轉(zhuǎn)讓無形資產(chǎn)使用權(quán)22四、會(huì)議的收支與成本控制1、會(huì)議的收入 與會(huì)者交費(fèi)

10、 聯(lián)合主辦者交費(fèi) 廣告、贊助和捐助 公司分配 其他收入項(xiàng)目 音像制品和出版物 旅行、餐飲服務(wù)232、會(huì)議的支出 固定費(fèi)用 承辦者的報(bào)酬和開銷 會(huì)議策劃委員會(huì)的支出 營(yíng)銷支出（包括宣傳、廣告、郵寄等費(fèi)用） 辦公室開銷 提前支付的開銷24 可變費(fèi)用 購(gòu)租設(shè)備（如視聽設(shè)備、計(jì)算機(jī)等）費(fèi)用 娛樂、旅行費(fèi)用 交通、運(yùn)輸成本 人員酬勞（包括翻譯人員、現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)人員等） 食宿費(fèi)、會(huì)場(chǎng)費(fèi) 發(fā)言人的報(bào)酬、旅費(fèi) 與會(huì)者手冊(cè)、名卡等的制作費(fèi)25 秘書處、保安、公共關(guān)系活動(dòng)經(jīng)費(fèi) 獎(jiǎng)品和紀(jì)念品費(fèi)用 印刷和復(fù)制費(fèi)用 指導(dǎo)委員會(huì)的開銷 評(píng)估和后繼工作活動(dòng)經(jīng)費(fèi)263、會(huì)議的成本控制 成本控制的部門 會(huì)議策劃委員會(huì) 會(huì)議策劃委員

11、會(huì)作為領(lǐng)導(dǎo)和審核部門，不僅能控制成本和收入，而且能控制占用資金的部門。也就是說，在以利潤(rùn)為導(dǎo)向的預(yù)算管理中，它要對(duì)成本、收入、利潤(rùn)的預(yù)算全面負(fù)責(zé)。 27 委員會(huì)需要對(duì)預(yù)算草案的每個(gè)項(xiàng)目進(jìn)行分析，決定金額的分配是否合理；在會(huì)議進(jìn)行的過程中，監(jiān)督預(yù)算管理辦公室收集預(yù)算執(zhí)行的信息，檢查執(zhí)行情況；在會(huì)議結(jié)束后，研究預(yù)算評(píng)估匯總報(bào)告，為以后的會(huì)議預(yù)算積累經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)根據(jù)具體情況調(diào)整今后舉辦會(huì)議的方針政策。28 預(yù)算管理辦公室 預(yù)算管理辦公室需要對(duì)固定成本和可變成本兩方面進(jìn)行控制。一般對(duì)于固定成本部分，預(yù)算與實(shí)際執(zhí)行的情況相差不大，預(yù)算管理辦公室無須過多干預(yù)?？勺兂杀九c與會(huì)人數(shù)、舉辦會(huì)議的目標(biāo)等因素相關(guān)，在

12、與會(huì)人員全部抵達(dá)會(huì)場(chǎng)后，預(yù)算管理辦公室需要根據(jù)統(tǒng)計(jì)，重新調(diào)整原預(yù)算。在會(huì)議進(jìn)行的過程中，預(yù)算管理辦公室要監(jiān)督各協(xié)助部門的預(yù)算變動(dòng)，收集執(zhí)行預(yù)算與原預(yù)算的差異資料，即時(shí)調(diào)整預(yù)算。會(huì)后，預(yù)算管理辦公室需要將與會(huì)議預(yù)算相關(guān)的統(tǒng)計(jì)資料和數(shù)據(jù)進(jìn)行整理分析，將預(yù)算偏差寫成書面報(bào)告，呈送會(huì)議策劃委員會(huì)。29 協(xié)助部門 各部門要有專人負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)會(huì)議期間的各項(xiàng)收支，及時(shí)登記，每日總結(jié)，并主動(dòng)與財(cái)務(wù)對(duì)賬，做到日清日結(jié)。要求按預(yù)算的具體項(xiàng)目詳細(xì)記錄預(yù)算數(shù)量和金額、實(shí)際發(fā)生數(shù)、差異數(shù)、累計(jì)預(yù)算數(shù)、累計(jì)實(shí)際發(fā)生數(shù)、累計(jì)差異、差異說明等。30 成本控制的類型 前饋控制 是指會(huì)議主辦者為了避免預(yù)期出現(xiàn)的問題而在實(shí)際工作之前采

13、取方法進(jìn)行補(bǔ)救的一種未來導(dǎo)向型的控制方式。 同期控制 是指發(fā)生在會(huì)議過程之中的控制。它的優(yōu)勢(shì)在于，通過直接觀察、及時(shí)收集分析預(yù)算的執(zhí)行情況，可以監(jiān)督成本的支出是否符合預(yù)算計(jì)劃，同時(shí)可以在發(fā)生問題時(shí)馬上進(jìn)行糾正。31 反饋控制 這種控制方式為管理者提供了預(yù)算效果究竟如何的真實(shí)信息，反映了目標(biāo)與現(xiàn)實(shí)之間的偏差。32 常用財(cái)務(wù)指標(biāo) 收入利潤(rùn)率 公式：收入利潤(rùn)率=稅后凈利潤(rùn) / 收入 含義：說明舉辦會(huì)議帶來的利潤(rùn) 成本收益率 公式：成本收益率=稅后凈利潤(rùn) / 總成本 含義：度量投入的成本創(chuàng)造利潤(rùn)的效率33 成本控制的方法 提交報(bào)告和召開例會(huì) 由具體的會(huì)議操作部門向預(yù)算管理辦公室提交預(yù)算執(zhí)行報(bào)告；會(huì)議策劃委員會(huì)在會(huì)議期間定時(shí)召開預(yù)算控制例會(huì)，對(duì)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析。 授權(quán)與自我控制 成本控制權(quán)從會(huì)議策劃委員會(huì)自上往下層層下放，并實(shí)施層層監(jiān)督，會(huì)議的具體操作部門則按照演算進(jìn)行自我控制、自我監(jiān)督。34 控制會(huì)議質(zhì)量 要檢查酒店、飲食、會(huì)議室（場(chǎng)地）的結(jié)構(gòu)和布置、配套設(shè)施、接待服務(wù)、房間安排、會(huì)議資料發(fā)放、VIP客人的接待、會(huì)間考察線路的安排、返程交通等諸多細(xì)節(jié)是否按原訂計(jì)劃執(zhí)行，以保證會(huì)議的質(zhì)量。 使用損益平衡表 比較各項(xiàng)成本的預(yù)算和實(shí)際值，在損益預(yù)算結(jié)算表中計(jì)算出二者的差額，并對(duì)該差額進(jìn)行說明。 比率分析