設(shè)備檔案整理方式課件

1、設(shè)備檔案整理方式課件一、歸檔范圍及保管期限 1、機關(guān)、事業(yè)單位：辦公設(shè)備、電梯、車輛等采購申請與批復(fù)、協(xié)議書、合同來往函電或招標、中標方面的材料；開箱的隨機文件材料包括說明書、圖冊、合格證、裝箱單、安裝規(guī)程、發(fā)票復(fù)印件等。一、歸檔范圍及保管期限 2、企業(yè)： 自制設(shè)備的歸檔材料包括設(shè)備的設(shè)計、研制、試驗和制造過程中形成的文件材料，以及該項設(shè)備在安裝、使用、維護檢修、改造過程中形成的文件材料。 購置設(shè)備的歸檔材料包括購置申請報告、批復(fù)、訂購協(xié)議、合同等購置文件、開箱隨機文件、線路安裝、保養(yǎng)、維修及使用后形成的文件材料。一、歸檔范圍及保管期限3、保管期限： 以辦公設(shè)備和交通設(shè)備為主的單位如機關(guān)、團體

2、、街道、管理性的企業(yè)和事業(yè)單位等，這些設(shè)備檔案的保管期限一般以“短期為主； 機關(guān)保管期限 序號類目名稱 保管期限1申請報告、計劃、請示與復(fù)。 短期 2上級或主管領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)和準購批示。 短期 3進口設(shè)備過程中有關(guān)的技術(shù)商務(wù)文件。 長期 4開箱記錄及裝箱單。 短期 5安裝、調(diào)試記錄和雙方簽字移交文件保單。 短期 6驗收、報告及材料。 短期 7索賠來往函件及結(jié)果文件。 長期 8設(shè)備說明書及全套隨機文件材料。 短期 9使用、檢修、故障事故記錄（設(shè)備履書） 短期 10重大事故的調(diào)查分析及處理意見。 短期 11技術(shù)改造和開發(fā)過程形成的技術(shù)文件材料。 長期 國有企業(yè)保管期限序號 類目名稱 保管期限 1自制設(shè)備

3、、儀器的申請報告、計劃、批復(fù)和任務(wù)書；設(shè)計方案、設(shè)計說明書、設(shè)計圖、設(shè)計中的計算數(shù)據(jù)等。 長期 2引進設(shè)備的申請報告及批復(fù)、合同、協(xié)議等談判資料、來往信函、圖紙或招標材料等： 重要的 長期 一般的 短期 國有企業(yè)保管期限序號 類目名稱 保管期限 3引進設(shè)備的隨機資料清單、裝箱單、出廠合格證、驗收單；地基安裝圖、原理圖、附件圖；磁盤和光盤（另存）；使用維護說明書等。 長期 4安裝調(diào)試運行記錄和檢測報告 長期 5設(shè)備操作規(guī)程和履歷表 長期 6大、中修記錄，故障分析處理文件 長期 7報廢申請、鑒定材料、批復(fù)（或處理結(jié)果） 短期 二、歸檔時間1、外購設(shè)備在投入使用之后，將開箱隨機文件材料交給本單位檔案

4、員歸檔立卷。2、自制設(shè)備在設(shè)備鑒定驗收并交付使用后一個月內(nèi)由主管部門系統(tǒng)整理后歸檔；3、維修方面的文件材料，維修結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔。 三、歸檔要求歸檔的設(shè)備文件材料,必須完整，系統(tǒng)地反映設(shè)備從設(shè)計制造或申購到改造的全過程，文字及圖樣的表述與設(shè)備實體一致。相同型號的設(shè)備，只歸檔一套即可。四、整理方法1、組卷及卷內(nèi)文件排列按設(shè)備的臺套為單位進行組卷。一臺套設(shè)備可組成一卷或假設(shè)干卷。每一個案卷均由案卷封面、卷內(nèi)文件目錄、卷內(nèi)文件材料、卷內(nèi)備考表組成。文字材料按問題、時間或重要程度來排列。批復(fù)在前、請示在后；正文在前、底稿在后。有譯文的外文資料譯文在前，原文在后。圖紙與文字材料組成一卷的，文字在前，圖

5、樣在后。四、整理方法2、編目編頁碼：設(shè)備檔案的卷內(nèi)文件頁碼的編制有三種情況： 卷內(nèi)材料多數(shù)是單頁或幾頁組成案卷的，用號碼機將頁碼打在文件材料正面的右下角、反面的左下角，頁號從“1開始。 幾本為一卷，每本有統(tǒng)一頁號的案卷，可以不用打頁碼，將每一份材料起止頁號填在卷內(nèi)文件目錄各份材料的頁號欄。 單份獨立材料為一卷說明書、圖冊等，每份有統(tǒng)一頁號的可以不用另外打頁碼。 頁號更改時“劃改或“蓋改，不要用涂改液。 四、整理方法卷內(nèi)目錄和編制將歸檔的案卷內(nèi)文件材料填寫卷內(nèi)目錄。 卷內(nèi)目錄 檔號：C1 序號 科技文件材料題名 責任者 文件日期 文件編號 頁次 備注 1SAMSUNG20用戶指南三星電子公司20

6、03.07.230012四、整理方法 卷內(nèi)文件目錄必須用森藍文檔管理軟件進行著錄管理，并打印一式二份，一份隨卷內(nèi)文件材料一同裝訂組卷，一份與科技檔案分類目錄一起裝訂成檢索目錄。四、整理方法分類與編號機關(guān)設(shè)備檔案代號：“C 檔號的 機關(guān)設(shè)備檔案可不設(shè)二級類目，直接在一級類目下每臺設(shè)備編號歸檔，如： C1n 案卷順序號 設(shè)備檔案代號 每臺設(shè)備案卷號按時間順序編一個流水號,滿三位數(shù)斷號。四、整理方法 企業(yè)設(shè)備檔案代號：“1 檔號的 相對來講，企業(yè)的設(shè)備檔案復(fù)雜一些，需要按照設(shè)備的“性質(zhì)分一級屬類，每個一級屬類再按照設(shè)備型號分二級屬類，二級屬類下按階段材料組卷，如 ：1.1專用設(shè)備1.1.1 CXXX

7、X車床1.1.2 XXXXXXXX1.2通用設(shè)備1.2.1 XXXXXXXX11.2.2 XXXXXXXX2四、整理方法案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制 案卷封面的編制案卷題名 要求簡明、準確揭示卷內(nèi)科技文件材料的內(nèi)容。 結(jié)構(gòu)：案卷題名 = 工程名稱 + 內(nèi)容特征 + 文件名稱 例：SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書立卷單位 填寫負責科技文件材料組卷的部門或工程負責部門。 四、整理方法案卷封面、卷內(nèi)備考表的編制案卷封面的編制起止日期 可只填寫起止年月 如：2000年3月至2000年8月或 2000.32000.8保管期限、密級卷內(nèi)備考表編制 案卷封面模式C-1SAMSUNG牌06S

8、T筆記本電腦用戶指南、修證書荔灣區(qū)檔案局長期 卷內(nèi)備考表模式張三四、整理方法3、裝訂入盒設(shè)備文件材料可分為裝訂和不裝訂兩種: 但凡幾份文件材料組合成案卷的一般都要裝訂，采用“三孔一線方法裝訂，裝訂前要除掉材料上的金屬物，按A4規(guī)格裝訂。如是小冊子、卡片形式的材料可自制紙袋裝好，并在材料右上角蓋上檔號章。 模式:全宗號檔 號 55C-1四、整理方法 凡單本材料為一卷，材料本身有頁碼的可以不用裝訂，只在材料右上角上蓋上檔號章。 將裝訂好的案卷以檔號排列順序入盒，盒面不需要填寫。只填寫脊背的內(nèi)容。 C-1四、整理方法4、科技檔案分類目錄及目錄號編制 科技分類目錄：按目錄格式照實抄錄，用森藍文檔管理軟件進行著錄，打印一份與相應(yīng)的卷內(nèi)目錄一起裝訂成檢索目錄。 科技檔案分類目錄類別：C檔案號總登記號案卷題名頁數(shù)份數(shù)立卷單位起止時間保管期限密級變更情況C-1SAMSUNG牌06ST筆記本電腦的用戶指南、修證書999荔灣區(qū)檔案局2004.3.31長期四、整理方法 目錄號 將已裝訂好的檢索目錄冊編號，每冊目錄編一個目錄號：C1n機關(guān)