Excle應(yīng)用培訓(xùn)資料ppt課件

1、財務(wù)部Excel操作培訓(xùn)Excel操作培訓(xùn)培訓(xùn)目錄一、前期預(yù)備標題欄選項卡快速訪問工具欄編輯區(qū)列標任務(wù)表區(qū)稱號框全選按鈕列標一、前期預(yù)備1、Excel界面規(guī)劃滾動按鈕任務(wù)表標簽Office按鈕一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄 為了提升任務(wù)效率，防止尋覓所需工具破費大量時間，建議根據(jù)個人業(yè)務(wù)需求設(shè)置快速訪問工具欄如以下圖，設(shè)置步驟如下：一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄添加前添加后一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄一、前期預(yù)備2、自定義“快速訪問工具欄2、設(shè)置自動保管 為了防止因停電、電腦死機等要素呵斥表格異常封鎖、導(dǎo)致數(shù)據(jù)喪失，不得不返工重做的情況發(fā)生，建議啟用自動保管功能。一、

2、前期預(yù)備二、根本操作1、選定操作區(qū)域二、根本操作. 假設(shè)要選擇一些延續(xù)的單元格，就是在要選擇區(qū)域的開場的單元格按下左鍵，拖動鼠標拖到最終的單元格就可以了。在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中延續(xù)的單元格(行、列)。 在Excel中，要想在任務(wù)簿中快速選定某塊區(qū)域，只需單擊想選定的區(qū)域一個角上的單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區(qū)域的對角單元格即可。在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不延續(xù)的單元格(行、列)。 按下組合鍵“Shift+F8，激活“添加選定方式，此時任務(wù)簿下方的形狀欄中會顯示出“添加字樣，以后分別單擊不延續(xù)的單元格或單元格區(qū)域即可選

3、定，而不用按住Ctrl鍵。2、調(diào)整列寬二、根本操作. 有些單元格的內(nèi)容是“#，這是由于單元格寬度不夠、顯示不全，我們可以把這一列變寬一些：把鼠標放到列標行上相鄰兩列中間的豎線上，鼠標就變成了一個左右?guī)в袃蓚€箭頭的拖動標志，按下左鍵向右拖動鼠標，就可以把此列拉寬，看寬度夠了就松開左鍵，內(nèi)容就可以完全顯示出來了。 也可雙擊相鄰兩列中間的豎線，Excel會根據(jù)內(nèi)容自動調(diào)整。3、插入和刪除二、根本操作 對任務(wù)表的構(gòu)造進展調(diào)整，可以插入行，列，單元格。 右鍵單擊左邊的行標選中一行，從右鍵菜單中選擇“插入命令單擊，即可在選中的行前面插入一行。 右鍵單擊左邊的列標選中一列，從右鍵菜單中選擇“插入命令單擊，即

4、可在選中的列前面插入一列。 還可以插入一個單元格，右鍵單擊一個單元格，從翻開的菜單中選擇“插入命令，翻開“插入對話框，選擇“活動單元格下移，單擊“確定按鈕，就可以在當(dāng)前位置插入一個單元格，而原來的數(shù)據(jù)都向下挪動了一行。 盡量插入整行、整列，防止公式出現(xiàn)過失。 刪除同理，右鍵點擊想要刪除的行、列，從右鍵菜單中選擇“刪除即可。4、查找和交換二、根本操作. 例如我們做統(tǒng)計時想把一些無用的反復(fù)字段刪除，這時可運用交換功能。翻開“開場選項卡，單擊“查找和選擇，翻開“交換對話框，在上面的“查找內(nèi)容文本框中輸入擬去除的內(nèi)容，在下面的“交換為輸入框中輸入擬交換內(nèi)容，或者為空，然后單擊“查找下一個按鈕，Exce

5、l就會自動找到第一個，假設(shè)需求交換，就單擊“交換按鈕。假設(shè)直接單擊“全部交換按鈕，就可以把這里全部的符合條件的字符交換掉了。5、隱藏行和列二、根本操作. 有時表內(nèi)的內(nèi)容很多，顯示的行數(shù)和列數(shù)非常多，看起來很不方便。這時我們就可以隱藏某些不需求的行和列，讓Excel只顯示我們想要顯示的，使界面變的簡約。6、凍結(jié)窗口二、根本操作. 在查看表格時還會經(jīng)常遇到這種情況：在拖動滾動條查看任務(wù)表后面的內(nèi)容時看不到行標題和列標題,給我們的查閱帶來很大的不便，此時可運用凍結(jié)窗口功能。 將單元格定位到行標題與列標題交叉處，單擊“視圖選項卡，單擊“凍結(jié)窗格按鈕,選擇“凍結(jié)拆分窗格，此時出現(xiàn)兩條較粗的黑線，如今單擊

6、這個垂直滾動條改動的只是下面的部分，改動程度滾動條的位置，可以看到改動的只是右邊的部分。7、自動填充二、根本操作. 自動填充功能有著極為重要的作用，可以方便我們對數(shù)據(jù)的操作，提升任務(wù)效率，同時也可防止手工輸入所帶來的錯誤。 選中待填充的公式或單元格，將鼠標挪動到單格的右側(cè)，此時鼠標變成“+字光標 接下來在“+字光標處，雙擊即可實現(xiàn)自動填充功能注：只需相鄰左側(cè)單元格內(nèi)容延續(xù)時才可運用此功能，或拖動“+字光標手動填充。填充公式填充日期8、格式的復(fù)制和刪除二、根本操作. 有些單元格設(shè)置了多種格式，如字體、字號、邊框、底紋、數(shù)字格式等，假設(shè)參與新內(nèi)容后重新設(shè)置的話會比較費事。Excel的這些格式都是可

7、以復(fù)制和刪除的。 選中要復(fù)制格式的單元格，單擊工具欄上的“格式刷按鈕 ，然后在要復(fù)制到的單元格上單擊，鼠標變成“+ 格式刷時，就可以把格式復(fù)制至目的單元格了。 選中要刪除格式的單元格，翻開“開場選項卡，單擊“去除按鈕，選擇“去除格式命令單擊，選中的單元格就恢復(fù)為默許的格式了。9、選擇性粘貼二、根本操作. 選擇性粘貼是指把剪貼板中的內(nèi)容按照一定的規(guī)那么粘貼到任務(wù)表中。復(fù)制公式到其他單元格后，發(fā)現(xiàn)數(shù)值并沒有復(fù)制過來，這時可運用選擇性粘貼來實現(xiàn)。 選擇性粘貼另一個常用功能：轉(zhuǎn)置，簡單地了解就是把一個橫排的表變成豎排的或把一個豎排的表變成橫排的。另外一些簡單的計算也可以用選擇性粘貼來完成，還可以粘貼全

8、部格式、部分格式或只粘貼公式等。選擇性粘貼轉(zhuǎn)置10、創(chuàng)建條件格式二、根本操作. 自動填充顏色：選中單元格區(qū)域，點擊“開場選項卡，單擊“條件格式按鈕，選擇“突出顯示單元格規(guī)那么項，并從中選擇一項規(guī)那么，同理可設(shè)置多重規(guī)那么。 在翻開的“設(shè)置單元格格式窗口中，輸入數(shù)值及“自定義格式，即可自動填充溢足條件的單元格顏色。三、數(shù)據(jù)根本處置三、數(shù)據(jù)根本處置1、數(shù)據(jù)的排序三、數(shù)據(jù)根本處置. 在查閱數(shù)據(jù)的時候，我們經(jīng)常會希望表中的數(shù)據(jù)可以按一定的順序陳列，以方便查看。 排序是Excel中經(jīng)常進展的一種操作，其目的是將一組“無序的記錄序列調(diào)整為“有序的記錄序列。2、數(shù)據(jù)的挑選三、數(shù)據(jù)根本處置. Excel中的挑

9、選功能具有非常強大的作用，可實現(xiàn)信息的分類以及協(xié)助我們實現(xiàn)信息的快速分析和決策。 假設(shè)挑選條件比較多，可以運用“高級挑選來進展。運用高級挑選功能可以一次把我們想要看到的數(shù)據(jù)都找出來。3、數(shù)據(jù)有效性三、數(shù)據(jù)根本處置. 數(shù)據(jù)有效性是對單元格或單元格區(qū)域輸入的數(shù)據(jù)從內(nèi)容到數(shù)量上的限制。對于符合條件的數(shù)據(jù)，允許輸入；對于不符合條件的數(shù)據(jù)，那么制止輸入。這樣就可以依托系統(tǒng)檢查數(shù)據(jù)的正確有效性，防止錯誤的數(shù)據(jù)錄入。請假單招聘登記表四、公式與函數(shù)四、公式與函數(shù)1、Excel公式 Excel中的公式通常都是以“=開頭的一個運算式或函數(shù)式，可以將“=引導(dǎo)符看成是Excel公式的標志。例如：G5單元中有如下內(nèi)容

10、=G1+G3+G4*2又如：N9單元中有如下內(nèi)容 =SUMA9:M9 這些都是Excel中簡單的公式例如。 在Excel中輸入公式需求進展地址援用時可以采用的操作方式： 1、直接輸入：直接輸入被援用對象的行列地址； 2、交互指定：即用鼠標或光標鍵直接交互式指出被援用對象的地址。四、公式與函數(shù). 公式對其他地址的援用分為三種情況： 1、相對援用：即對另一單元的地址援用是按與當(dāng)前單元的特定距來確定的，這種援用在該公式被復(fù)制時會自動調(diào)整； 2、絕對援用：即對被援用單元采用絕對的行列號來援用，公式不會自動調(diào)整； 3、混合援用：行或列之一采用絕對援用。 在Excel中輸入公式時，相對地址與絕對地址可以進

11、展轉(zhuǎn)換操作，凡行或列地址前出現(xiàn)有“$標志的，該行或列的地址即為絕對地址援用，否那么為相對地址援用，在地址輸入時，相對地址和絕對地址間可以用F4鍵進展循環(huán)轉(zhuǎn)換。2、相對援用與絕對援用四、公式與函數(shù). 在Excel中公式在本身的位置發(fā)生變化，或在其援用對象的位置發(fā)生變化時，會自動進展相應(yīng)的調(diào)整，但應(yīng)留意一些細節(jié)： 當(dāng)公式被復(fù)制到它處時，會自動調(diào)整。 當(dāng)公式被挪動到它處時，不會自動調(diào)整。 如被援用對象為一區(qū)域，那么在區(qū)域中插入或刪除行列時，需留意援用這一對象的公式調(diào)整情況 。3、公式本卷須知四、公式與函數(shù).4、創(chuàng)建公式四、公式與函數(shù) 小鍵盤中的“+代表加，“-代表減，“*代表乘，“/代表除，括號的作

12、用和平常是一樣的。創(chuàng)建公式是很容易的，關(guān)鍵在于他要想好怎樣去創(chuàng)建這個公式，以及合理的運用單元格的援用。5、編輯公式四、公式與函數(shù) 公式和普通的數(shù)據(jù)一樣可以進展編輯，編輯方式同編輯普通的數(shù)據(jù)一樣，可以進展拷貝和粘貼。先選中一個含有公式的單元格，然后單擊工具條上的復(fù)制按鈕，再選中要復(fù)制到的單元格，單擊工具條上的粘貼按鈕，這個公式復(fù)制到下面的單元格中了，可以發(fā)現(xiàn)其作用填充出來的效果是一樣的。 其它的操作如挪動、刪除等也同普通的數(shù)據(jù)是一樣的，只是要留意在有單元格援用的地方，無論運用什么方式在單元格中填入公式，都存在一個相對和絕對援用的問題。6、簡單計算四、公式與函數(shù) 利用Excel的數(shù)據(jù)計算功能計算兩

13、列數(shù)的乘積。單擊編輯欄前面的等號，即“編輯公式按鈕，單擊A1單元格，編輯欄中就出現(xiàn)了“A1，從鍵盤上輸入一個“*號，然后再用鼠標單擊B1單元格，單擊“確定按鈕，在C1單元格中就出現(xiàn)了A1單元格和B1單元格的數(shù)值的乘積。Excel中用公式進展運算時，公式中所調(diào)用的單元格稱號，都會被交換成相應(yīng)的單元格中的數(shù)值進展計算，而且即使單元格中的數(shù)據(jù)發(fā)生變化，公式也依然適用，而不用隨之調(diào)整。所以在運用公式進展計算時，普通都是直接調(diào)用單元格稱號。7、自動求和四、公式與函數(shù). 最常用的函數(shù)功能就是求和，Excel中求和功能有很多的用法，最簡單的就是自動求和功能了。 我們來看一個表格，如今我們需求把這個營業(yè)匯總表

14、中的銷售金額匯總一下，看看究竟有多少：選中這些單元格和下面的“總計單元格，然后單擊工具欄上的“自動求和按鈕，在“總計欄中就出現(xiàn)了上面單元格的數(shù)字的和。 這個自動求和功能可以自動在行或列中求和，對行中數(shù)據(jù)的求和同對列中數(shù)據(jù)的求和方法根本一致；8、單元格內(nèi)容合并四、公式與函數(shù). 根據(jù)需求，有時想把B列與C列的內(nèi)容進展合并，假設(shè)行數(shù)較少，可以直接用“剪切和“粘貼來完成操作，但假設(shè)有很多行，就不能這樣辦了。 處理方法是用連字符“&來合并文本，如在D1 單元格輸入“=B1&C1，D1列的內(nèi)容就是B、C兩列的合并。然后進展填充，這時先不要忙著把B列和C列刪除，先要把D列的結(jié)果復(fù)制，選擇性粘貼數(shù)值，將數(shù)據(jù)粘

15、貼到一個空列上。這時再刪掉B、C、D列的數(shù)據(jù)。9、函數(shù)的運用四、公式與函數(shù). Excel中所提的函數(shù)其實是一些預(yù)定義的公式，它們運用一些稱為參數(shù)的特定數(shù)值按特定的順序或構(gòu)造進展計算。 單擊工具欄上的“輸入公式按鈕，先在左邊的稱號框變成了一個函數(shù)的選擇列表框，單擊這個列標框的下拉箭頭，從中選擇“SUM項。 在編輯欄中就出現(xiàn)了函數(shù)SUM，單擊“SUM欄的Number1輸入框的拾取按鈕，從任務(wù)表中選擇要將數(shù)值相加的單元格，單擊輸入框中的“前往按鈕回到剛剛的對話框，單擊“確定按鈕就可以了。假設(shè)要求和單元格不延續(xù)的話，可以用Ctrl鍵來配合鼠標進展選取。9、函數(shù)的運用四、公式與函數(shù).left、right

16、、mid函數(shù)主要功能：提取字符串中的特定字符：LEFT：從一個文本字符串的第一個字符開場，截取指定數(shù)目的字符。運用格式：LEFT(text,num_chars)RIGHT：從一個文本字符串的最后一個字符開場，截取指定數(shù)目的字符。運用格式：RIGHT(text,num_chars)MID ：從一個文本字符串的指定位置開場，截取指定數(shù)目的字符。運用格式： MID(text,start_num,num_chars) 9、函數(shù)的運用四、公式與函數(shù).IF函數(shù)主要功能：根據(jù)對指定條件的邏輯判別的真假結(jié)果，前往相對應(yīng)的內(nèi)容。運用格式：=IF(Logical,Value_if_true,Value_if_fa

17、lse)參數(shù)闡明：Logical代表邏輯判別表達式；Value_if_true表示當(dāng)判別條件為邏輯“真TRUE時的顯示內(nèi)容；Value_if_false表示當(dāng)判別條件為邏輯“假FALSE時的顯示內(nèi)容。 9、函數(shù)的運用四、公式與函數(shù).VLOOKUP函數(shù)主要功能：在數(shù)據(jù)表的首列查找指定的數(shù)值，并由此前往數(shù)據(jù)表當(dāng)前行中指定列處的數(shù)值。運用格式：VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)參數(shù)闡明： Lookup_value代表需求查找的數(shù)值；Table_array代表需求在其中查找數(shù)據(jù)的單元格區(qū)域；Col_index_num

18、為在table_array區(qū)域中待前往的匹配值的列序號；Range_lookup為一邏輯值，假設(shè)為TRUE那么前往近似匹配值，假設(shè)為FALSE那么前往準確匹配值，假設(shè)找不到，那么前往錯誤值#N/A。五、其他小技巧五、其他小技巧1、分數(shù)的輸入五、其他小技巧 假設(shè)直接輸入“1/5，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月5日，處理方法是：先輸入“0，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5。2、序列“001的輸入 假設(shè)直接輸入“001，系統(tǒng)會自動判別001為數(shù)據(jù)1，處理方法是：首先輸入 (西文單引號),然后輸入“001。3、日期的輸入 假設(shè)要輸入“4月5日,直接輸入“4/5,再敲回車就行了.假設(shè)要輸入當(dāng)前日期,按一下“Ctrl+；鍵.