文件管理控制程序.

1、編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 1 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序1.0 目的對本公司所有文件進(jìn)行控制，確保在使用處可獲得有效版本的適用文件。2.0 適用范圍適用于本公司所有的文件的控制，如管理手冊、程序文件、管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文件、標(biāo)準(zhǔn)文件、記錄表單、資料及外來文件等文件的控制。職責(zé)管理者代表：統(tǒng)籌、指導(dǎo)公司文件管理控制工作。體系辦公室：負(fù)責(zé)推行各體系運(yùn)行，協(xié)助管理者代表統(tǒng)籌、監(jiān)督、管理、落實(shí)文件管理控制工作。文控中心：文控中心隸屬體系辦公室，負(fù)責(zé)對公司所有文件的備案、發(fā)放、回收和監(jiān)察等控制管理工作。各部門

2、：負(fù)責(zé)本部門相關(guān)文件的制訂、報(bào)批、使用、修訂及換版，并保證其符合性、適用性。使用部門：負(fù)責(zé)本部門文件資料的保管與使用，保證本部門所有文件符合公司文件管理控制程序（文件編號：LH-QESP-01）的相關(guān)規(guī)定。4.0 定 義 無程序文件的分類一階文件（管理手冊）：描述公司的各體系方針、各體系的綱領(lǐng)性文件。二階文件（程序文件）：規(guī)定各體系活動的方法、要求，以及職能部門活動的文件。三階文件（管理制度、作業(yè)指導(dǎo)書、技術(shù)文件）：規(guī)定活動途徑的操作性文件。四階文件（記錄表單、資料）：為證明已達(dá)成和系統(tǒng)執(zhí)行有效的證據(jù)。外來文件：國際或國外標(biāo)準(zhǔn)、地方標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)的政策法規(guī)等文件，以及客戶提供的技術(shù)資料、

3、圖紙資料等。除四階文件外，以上所有文件的正本均由文控中心備案存檔；四階文件樣表的正本均由文控中心備案存檔。文件編制部門必須將已批準(zhǔn)的文件原件報(bào)文控中心備案、存檔，必須同時(shí)交電子版資料。以上文件的副本及記錄文件由相關(guān)部門保存、使用；除四階文件外，所有文件的副本必須加蓋紅色“受控文件”字樣，不得復(fù)印。文件的代碼、編號及標(biāo)識文件代碼規(guī)定文件類別代碼代碼字母文件內(nèi)容代碼字母文件內(nèi)容詳見 5.2.2 條款管理手冊詳見5.2.3 條款程序文件QW管理文件、作業(yè)指導(dǎo)書等QR記錄文件、資料QE外來文件編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 2 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 0

4、8 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序部門代碼部門部門代碼部門部門代碼部門部門代碼體系辦公室財(cái) 務(wù) 部 人力資源部仿古工藝部TBCW RL FB仿古分廠總經(jīng)辦采購部仿古研發(fā)部FCZJ CG FY拋光分廠稽核部品管部中 控PCJH QK ZK設(shè)備部JDPMC 部PM拋光研發(fā)工藝部YG行政辦XZ成品倉CP安全生產(chǎn)辦公室AQ原料車間YL拋光壓機(jī)PY仿古壓機(jī)FJ仿古釉線FX仿古窯爐FL拋光窯爐PL拋光線PG拋釉/磨邊線PB配件車間PJ外來文件LW備注：PMC 部含物料倉、化工倉；配件車間含水刀、切割等工序。一階文件的編號方法規(guī)定LH-QESM-01管理手冊，由公司體系辦公室組織編寫組進(jìn)行

5、編寫，報(bào)管理者代表審核，呈報(bào)公司最高管理者批準(zhǔn)，然后組織培訓(xùn)、實(shí)施。二階文件的編號方法規(guī)定程序文件編制責(zé)任部門為公司相應(yīng)的職能部門。比如，質(zhì)量管理體系 要求文件“7.4 采購”條款對實(shí)施 ISO9001 質(zhì)量管理體系的組織的采購管理流程中“7.4.1 采購過程”、“7.4.2 采購信息”、“7.4.3 采購產(chǎn)品的驗(yàn)證”等進(jìn)行了相應(yīng)的描述，則由采購部負(fù)責(zé)起草采購控制程序報(bào)公司批準(zhǔn)。公司所有部門長必須認(rèn)真學(xué)習(xí)各管理體系及使用指南、管理手冊和公司下發(fā)的其它體系類文件，及時(shí)組織編制必須的程序文件，指導(dǎo)公司相關(guān)作業(yè)按程序文件受控管理。程序文件批準(zhǔn)流程：責(zé)任部門起草體系辦公室審核管理者代表審批。二階文件的

6、編號格式LH-QESP-文件序號（用 2 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從 01 起編）二級文件的編號規(guī)定a) 公司相關(guān)部門起草程序文件時(shí)必須在程序文件報(bào)批完成前向體系辦公室文控中心申請文件編號。b）文控中心按 5.2.3.3 條款格式規(guī)定，依據(jù)相關(guān)制度和程序文件編制、起草流水號進(jìn)行編號排序。三階文件的編號方法規(guī)定編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 3 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序a) 公司相關(guān)部門起草程序文件時(shí)必須在程序文件報(bào)批完成前向體系辦公室文控中心申請文件編號。文控中心按 5.2.3.3 條款格式規(guī)定，依

7、據(jù)相關(guān)制度和程序文件編制、起草流水號進(jìn)行編號排序。三階文件的編號方法規(guī)定三階文件編制責(zé)任部門為事務(wù)管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門，或者體系辦公室，是公司為滿足一階文件、二階文件和各類管理目的規(guī)范實(shí)施的管理行為。三階文件的編號格式QW文件序號（用 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從 0 0 01起編）三級文件類別編碼（詳見 5.2.4.3 條款）文件類別代碼文件編制部門的代碼（用 2 個(gè)大寫字母表示，詳見 5.2.1.2 條款）代碼類別代碼01崗位職責(zé)02組織架構(gòu)、部0405門目標(biāo)/指標(biāo)類別代碼管理制度03作業(yè)指導(dǎo)書、作06業(yè)規(guī)程類 別 崗位說明書內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)、崗位作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等標(biāo)準(zhǔn)性文件三階文件的編號方法規(guī)定a) 由文

8、件起草部門向體系辦公室申報(bào)文件編制信息，信息包括編制部門、文件類別、依據(jù)文件、起草文件作用、發(fā)放范圍等。文控中心“5.2.1.2 部門代碼”、“5.2.4.3 文件類別代碼”、起草部門的起草流水號等規(guī)則進(jìn)行編號排序。起草部門按文件審批流程予以批準(zhǔn)、受控：起草部門業(yè)務(wù)人員或部門長編制起草部門長或業(yè)務(wù)主管部門長審核基地副總經(jīng)理（管理者代表）審批。四階文件的編號方法規(guī)定四階文件編制責(zé)任部門為事務(wù)管理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、體系辦公室或制度執(zhí)行部門，是公司為滿足一階文件、二階文件、三階文件和各類管理目的規(guī)范實(shí)施的管理行為。四階文件的編號格式QR -文件序號（用 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從 0 0 01 起編

9、）表單編制部門代碼（用2 個(gè)大寫字母表示，詳見5.2.1.2 條款）編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 4 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序四階文件的編號方法規(guī)定a) 由表單起草部門向體系辦公室申報(bào)文件編制信息，信息包括編制部門、依據(jù)文件、表單作用、發(fā)放范圍等。文控中心按照“5.2.1.2 部門代碼”、起草部門的起草流水號等規(guī)則進(jìn)行編號排序。起草部門按表單審批流程予以批準(zhǔn)、受控：起草部門業(yè)務(wù)人員或部門長編制起草部門長或業(yè)務(wù)主管部門長審核基地副總經(jīng)理（管理者代表）審批。外來文件外來文件收集的責(zé)任部門為事務(wù)管

10、理部門、相關(guān)業(yè)務(wù)部門、體系辦公室或制度執(zhí)行部門，是公司為滿足一階文件、二階文件、三階文件和各類管理目的規(guī)范實(shí)施的管理行為。外來文件的編號格式QE-文件序號（用 4 位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從 0 0 01 起編）外來文件收集部門獲得相關(guān)文件后，第一時(shí)間報(bào)文控中心進(jìn)行編號受控。文件序號按該類別外來文件受控流水號執(zhí)行。外來文件可采用紙質(zhì)版、電子版等多種形式予以受控，若外來文件有相關(guān)編號的， 則直接引用該文件編號進(jìn)入外來文件清單進(jìn)行受控。文件版本的規(guī)定版本號用英文大寫字母順序標(biāo)識，即“A 版”、“ B 版”、“ C 版”等順序編制。文件的換版由文控中心按規(guī)定統(tǒng)一執(zhí)行。頁碼編制的規(guī)定頁碼編制分為該頁頁次和該

11、文件總頁數(shù)兩部門組成。頁次和總頁數(shù)之間用“，”分隔開，例：“第 1 頁，共 3 頁”。修訂、日期的規(guī)定修訂次數(shù)按實(shí)際修訂順序確定，以阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，例：“第 1 次修訂”。新頒布文件標(biāo)識為“第 0 次修訂”。文件修訂需要書面?zhèn)浒浮Ｈ掌跈诎丛撐募?shí)際草擬報(bào)批日期標(biāo)識，年位四位數(shù)、月位兩位數(shù)、日位兩位數(shù)， 例：“2016 年 08 月 27 日”。文件的編制所有文件必須備注齊全表頭內(nèi)容編號、版本、頁碼等內(nèi)容；表頭左上第一欄應(yīng)當(dāng)根據(jù)文件層階注明文件性質(zhì)，例如本制度為二階文件的“程序文件”，如果編制文件為三階文件編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 5 頁，共 8 頁第 1 次

12、修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序的管理制度，則變更為“管理制度”。標(biāo)題欄應(yīng)當(dāng)注明所制訂文件的詳細(xì)名稱，標(biāo)題應(yīng)當(dāng)盡量簡明扼要，突出所編制文件的重點(diǎn)內(nèi)容。所有文件正文必須包含“目的”、“適用范圍”、“職責(zé)”、“定義”、“程序”/“內(nèi)容” 、“生效時(shí)間”、“相關(guān)文件”、“相關(guān)表單”等八大要素?！澳康摹?，是對所頒布執(zhí)行文件的目標(biāo)做相應(yīng)陳述，突出該文件的編制、頒布、執(zhí)行的預(yù)期效果或管理方向，行文中為 1.0 條款?！斑m用范圍”，是對所頒布文件執(zhí)行范圍/范疇做陳述，行文中為 2.0 條款。“職責(zé)”，是對所頒布文件在編制、執(zhí)行及修訂過程中，相關(guān)責(zé)任部門的權(quán)力、責(zé)任、義

13、務(wù)等事項(xiàng)做規(guī)定及陳述，行文中為 3.0 條款?！岸x”，是對所頒布文件內(nèi)關(guān)鍵素語進(jìn)行解釋性陳述，包括“突顯、強(qiáng)調(diào)常用關(guān)鍵素語的強(qiáng)調(diào)，以期相關(guān)部門/人員進(jìn)一步重視”、“對生僻素語、簡稱素語等的解釋，以期達(dá)到相關(guān)部門/人員了解、認(rèn)識、方便配合執(zhí)行”等多種作用，行為中為 4.0 條款?！俺绦颉?“內(nèi)容”，是對所頒布文件所規(guī)定事項(xiàng)的詳細(xì)內(nèi)容作規(guī)定及陳述，行文中為 5.0 條款?！吧r(shí)間”，是對所頒布文件的執(zhí)行時(shí)間的陳述，行文中為 6.0 條款。“相關(guān)文件”，是對所頒布文件與之相關(guān)聯(lián)的現(xiàn)行文件的文件名（含文件編號）的陳述，行文中為 7.0 條款?！跋嚓P(guān)表單”，是對所頒布文件所涉及的記錄表單名（含表單編

14、號）的陳述，行文中為 8.0 條款。文件的所有條款需要展開陳述的，其下階條款項(xiàng)格式為“.”加阿拉伯?dāng)?shù)字，到第五階后格式為小寫英文字母加“）”，以 3.0 條款為例，分別為：“3.0”、“3.1”、“3.1.1”、“3.1.1.1”、 “a）”，以此類推。若行文規(guī)定條款中無內(nèi)容者，應(yīng)當(dāng)用“無”標(biāo)識，例：本文的 4.0 條款。印章的使用公司用于文件受控的印章分為“受控文件”、“作廢文件”兩枚。體系辦公室文控中心存檔的所有經(jīng)過批準(zhǔn)的受控文件應(yīng)當(dāng)為原件，為了保證文控中心復(fù)印、發(fā)放工作，則不需要加蓋印章?！笆芸匚募庇≌掠糜诩由w審批完成的受控文件，并按照發(fā)放范圍登記、分發(fā)或獨(dú)立存檔管控，并保證收回?！白?/p>

15、廢文件”印章用于加蓋作廢但還有保留參考價(jià)值的受控文件，并由文控中心進(jìn)行建檔、管控。編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 6 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序已經(jīng)作廢且無保留參考價(jià)值的受控文件，由文控中心進(jìn)行銷毀并登記。“受控文件”、“作廢文件”印章加蓋必須是紅色字樣，嚴(yán)禁所有部門私自復(fù)印相關(guān)文件，若私自復(fù)印則對責(zé)任人樂捐稽核分 3 分/張，按私自復(fù)印受控文件張數(shù)合計(jì)執(zhí)行。文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放權(quán)限表文件類別質(zhì)量手冊程序文件管理制度/作業(yè)指導(dǎo)書等三階文件記錄表單等四階文件文件的發(fā)放編制公司組織權(quán)責(zé)部門權(quán)

16、責(zé)部門權(quán)責(zé)部門審核 管理者代表體系辦公室部門長/業(yè)務(wù)主管部門長部門長/業(yè)務(wù)主管部門長批準(zhǔn)總經(jīng)理管理者代表管理者代表管理者代表發(fā)行、管制文控中心 文控中心文控中心文控中心文件起草部門應(yīng)當(dāng)填寫文件備案/發(fā)放申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后交文控中心進(jìn)行文件的備案和文件發(fā)放。文件的發(fā)放要由文件領(lǐng)用人填寫文件發(fā)放登記表簽收。文件的發(fā)放權(quán)限各部門長以及內(nèi)審員必須領(lǐng)取一階、二階文件，并視需要可領(lǐng)取三階、四階文件以及外來文件。所有受控文件只得由主管級以上人員領(lǐng)取，并保證其適用性和有效性；保證公司機(jī)密性文件不得隨意外泄；在工作需要的情況下，部門長領(lǐng)取文件后應(yīng)當(dāng)通過會議或培訓(xùn)形式向部屬宣貫相關(guān)文件的內(nèi)容。主管級以下人員不得領(lǐng)取

17、受控文件；若因工作需要領(lǐng)取受控文件或外來文件的， 必須有經(jīng)總經(jīng)理或基地生產(chǎn)副總經(jīng)理（管理者代表）批準(zhǔn)的書面申請。所有文件領(lǐng)用人只得領(lǐng)取與工作有關(guān)的文件或發(fā)文部門在文件備案 /發(fā)放申請表指定需要領(lǐng)取的文件。需要領(lǐng)取其它受控文件的，則必須填寫文件補(bǔ)領(lǐng)申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后予以發(fā)放。新入職的主管級以上人員，文控中心應(yīng)當(dāng)在一星期內(nèi)通知領(lǐng)取相關(guān)受控文件。文件的更改文件的修訂文件需要更改時(shí)，申請人應(yīng)向發(fā)文部門提出申請更改。文件更改的審核、審批，應(yīng)由該文件的原審核、審批部門進(jìn)行。文件更改審批完成后，必須交文控中心備案，文控中心按本文的相關(guān)流程辦理原編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 7

18、頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序文件的作廢、新文件的備案和發(fā)放等手續(xù)。文件的更改方式可分為：劃改、換頁、換版。文件的換版受控文件經(jīng)多次修改或大幅度修訂時(shí)，如換頁或者內(nèi)容修訂達(dá)到 30%以上，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行換版。體系文件換版、公司業(yè)務(wù)關(guān)系統(tǒng)一組織各文件換版等特殊情況情況的，不受5.7.2.1 條款約束。5.7.2.3 換版后原版次文件作廢，由文控中心換發(fā)新文件。文件的領(lǐng)用文件的使用者或使用部門，應(yīng)當(dāng)在文件發(fā)放登記表上簽名領(lǐng)用，使用部門的領(lǐng)用人為主管級以上管理人員（含大班長、生產(chǎn)類技術(shù)員、開發(fā)部/工藝部高級以上技術(shù)員）。受控文件需要張貼在作

19、業(yè)現(xiàn)場的，由部門主管級以上人員領(lǐng)取、過塑、張貼，部門現(xiàn)場員工均有義務(wù)保管好張貼的受控文件。受控文件若出現(xiàn)破損、模糊等情況的領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)及時(shí)填寫文件補(bǔ)領(lǐng)申請單申請補(bǔ)發(fā)或更換。領(lǐng)用人不及時(shí)換領(lǐng)，導(dǎo)致現(xiàn)場、部門文件管理處或文件使用處無法辨識、引用、體系審核等作業(yè)的，對責(zé)任人樂捐稽核分 2 分/張，按受控文件張數(shù)合計(jì)執(zhí)行。受控文件的遺失個(gè)人領(lǐng)用的受控文件遺失的，領(lǐng)用人應(yīng)當(dāng)填寫文件補(bǔ)領(lǐng)申請單，經(jīng)批準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)。若為人為故意造成的，對責(zé)任人樂捐稽核分 3 分/張，按受控文件張數(shù)合計(jì)執(zhí)行。部門領(lǐng)用并張貼在工作現(xiàn)場的受控文件，應(yīng)當(dāng)在領(lǐng)取申明、備注，并在實(shí)際工作中盡到充分注意義務(wù)。文件的保存所有受控文件都必須分類存放

20、在干燥、通風(fēng)、安全的地方，受控文件必須保存于領(lǐng)用人的工作場所。任何人不得在受控文件上擅自涂改，任何人不得擅自撕毀、銷毀受控文件，并確保文件的清晰、易于識別和檢索。在受控文件上人為劃改、涂畫的，則對責(zé)任人樂捐稽核分 3 分/張，按受控文件張數(shù)合計(jì)執(zhí)行。任何人不得擅自復(fù)印受控文件，嚴(yán)禁復(fù)印蓋有紅色“受控文件”字樣的受控文件， 嚴(yán)禁使用或張貼非紅色“受控文件”字樣的受控文件。任何人不得擅自出借受控文件，不得擅自帶離出工作場所，嚴(yán)禁帶離出廠；否則對責(zé)任人樂捐稽核分 4 分/張，按受控文件張數(shù)合計(jì)執(zhí)行。編制:審核:審批:編號：LH-QESP-01版本：A頁碼：第 8 頁，共 8 頁第 1 次修訂2016 年 08 月 27 日程 序 文 件標(biāo)題：文件管理控制程序文件的回收作廢的受控文件，由領(lǐng)用人歸還文控中心。受控文件領(lǐng)用人因崗位變動導(dǎo)致無權(quán)限使用相關(guān)受控文件或?qū)е虏辉诒净毓ぷ鞯?，由領(lǐng)用人歸還文控中心。受控文件領(lǐng)用人因辭職，應(yīng)當(dāng)歸還所有受控文件。文件領(lǐng)用人對受