房地產(chǎn)公司的檔案管理制度

1、. 檔案管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作效勞，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本方法。第二條凡公司各部門、子公司在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定定期向總公司機(jī)要檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。第二章檔案管理體制第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級保管，分級查閱的原則。其中：一級管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專兼職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。第四條公司檔案管

2、理的分散與集中。、與公司財(cái)務(wù)有關(guān)的資料由財(cái)務(wù)部保管。經(jīng)總經(jīng)理許可，綜合部可視情況保存財(cái)務(wù)管理方面的文件資料復(fù)印件。、有關(guān)人事方面的資料，由綜合部人事專員保管。、屬工程工程方面的資料，由工程部保管，并于每季度末將檔案清單交到綜合部檔案管理員備案留底；其中，屬于政府或?qū)I(yè)主管部門審批的圖紙、批文或批件一律交由綜合部歸檔保管，本部門可視情況保存復(fù)印件。在工程工程竣工檔案備案后半個(gè)月，把所有檔案移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管。、設(shè)計(jì)部負(fù)責(zé)工程圖紙資料的臨時(shí)保管，并在每月初第一個(gè)工作日向綜合部檔案室移交上個(gè)月已辦結(jié)的資料，但屬級以上的資料應(yīng)當(dāng)在辦結(jié)后立即移交。設(shè)計(jì)圖紙的原稿制作份數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請

3、分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。、營銷中心對外簽定的廣告、籌劃合同，應(yīng)當(dāng)在簽署完畢時(shí)，即向綜合部檔案管理員移交，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每月初向綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場調(diào)查報(bào)告，工程籌劃與廣告，和銷售籌劃方案方面的資料。、銷售合同的檔案管理：銷售人員在合同簽署完畢后的第一時(shí)間即向綜合部檔案管理員移交一份售樓合同，永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章后，當(dāng)日即移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對應(yīng)原合同永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將對應(yīng)的蓋有備案章的售樓合同移交給客戶效勞中心辦理

4、產(chǎn)權(quán)證，并最終將此合同移交給房管局。、招標(biāo)中心在第一時(shí)間將簽署完畢的對外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門可視情況保存復(fù)印件。并在每一合同執(zhí)行完畢后，將相關(guān)的簽證單移交到財(cái)務(wù)部保存。、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原則上公司應(yīng)保存兩份原件，財(cái)務(wù)處和綜合部各保存一份。特殊情況只有一份原件時(shí)，由財(cái)務(wù)部保存原件，綜合部保存復(fù)印件售樓合同除外。、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔圍外的請示、報(bào)告、方案、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。、各子公司及事業(yè)部負(fù)責(zé)本單位的檔案管理，屬級以上檔案應(yīng)在事件辦理完畢后個(gè)工作

5、日移交到綜合部檔案室統(tǒng)一保管，本單位可視情況保存復(fù)印件。第五條各部門、單位形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對二級檔案管理工作進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)，并且每年對二級檔案管理進(jìn)展一次檢查驗(yàn)收。第六條各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相對穩(wěn)定，人員變動(dòng)應(yīng)及時(shí)通知綜合部檔案室，因工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚，才能離職。第三章檔案的歸檔圍第七條但凡反映公司工作活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的公文、圖紙、合同、技術(shù)資料、簿冊、圖表、報(bào)表、憑證、聲像、電腦盤片、榮譽(yù)實(shí)物等各種門類和各種載體檔案均屬歸檔圍。、部門含部門以上的各種

6、方案、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種重要通知、通報(bào)，及各種公文、會(huì)議紀(jì)要、大事記。、各種工程圖紙、簽證單、聯(lián)絡(luò)函、設(shè)計(jì)變更通知書等工程資料。、各類工程檢測、鑒定報(bào)告。、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。、公司年初財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告及年終財(cái)務(wù)報(bào)告，各種財(cái)會(huì)報(bào)表及原始憑證、帳冊及其管理方面的文件材料。、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評估報(bào)告。、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營銷籌劃廣告的照片、錄

7、音、錄像、電子文件等聲像信息資料。、公司開展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。、國家有關(guān)行業(yè)開展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等。、其他需要?dú)w檔的重要文件。第四章檔案的歸檔與立卷第八條檔案在形成過程中，經(jīng)辦人員應(yīng)及時(shí)對有關(guān)文字材料和圖樣進(jìn)展系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不喪失，確保全部資料能夠真實(shí)、完整、齊全地向檔案室移交歸檔。一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員負(fù)責(zé)收集。第九條歸檔材料的文字須是鉛印、膠印、油印或用藍(lán)黑墨水、碳素墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、泡沫筆、紅色墨水及純藍(lán)墨水和復(fù)寫紙書寫。一般不得用復(fù)印件代替原件存檔。第十

8、條凡屬歸檔圍的文件，經(jīng)辦部門資料員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間將原件及時(shí)歸檔，任何單位和個(gè)人不得私自留存；經(jīng)辦部門視實(shí)際需要留存復(fù)印件。如特殊案件因業(yè)務(wù)處理需要，原稿須由經(jīng)辦部門保管者，應(yīng)經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人同意后妥為保存，綜合部以復(fù)印件歸檔，經(jīng)辦部門在原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。第十一條各種實(shí)物檔案獎(jiǎng)品、獎(jiǎng)杯、錦旗、獎(jiǎng)?wù)?、證書、牌匾、饋贈(zèng)品等歸檔必須有原件，并保持其完好無損。聲像檔案必須詳細(xì)記錄事由、時(shí)間、 地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。第十二條為防止歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案管理員要認(rèn)真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔

9、案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。第十三條立卷應(yīng)以部門為主，結(jié)合其他特征的方法組卷，把有密切聯(lián)系的文件組合在一起，請示和批復(fù)、印本和底稿、正文和附件必須立在一起，文件上視情況加蓋印鑒，按保管期限和文件年限分開立卷。第十四條立卷時(shí)應(yīng)編制好案卷目錄，把文件的標(biāo)題、日期、單位、部門等工程填寫清楚，概括而簡潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷容表達(dá)出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整齊、結(jié)實(shí)，無任何金屬物。第五章檔案的分類與第十五條檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔圍對歸檔文件進(jìn)展分類整理、電腦登記、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作的順利進(jìn)展。第十六條

10、檔案分類與規(guī)則，見附表。第六章檔案的保管工作第十七條公司本部及各子公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防鼠害、防高溫、防強(qiáng)光等平安條件，門窗應(yīng)結(jié)實(shí)結(jié)實(shí)。各部門根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜。第十八條歸檔資料要進(jìn)展登記，編制歸檔目錄，完善檢索工具，以便提供利用。根據(jù)公司檔案的分類規(guī)則對檔案進(jìn)展科學(xué)的分類，分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次清楚，存放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。第十九條檔案管理員要隨時(shí)檢查檔案、卷宗的容，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)綜合部負(fù)責(zé)人，重要問題應(yīng)及時(shí)上報(bào)總經(jīng)理。要熟悉所負(fù)責(zé)的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。要經(jīng)常清理檔案柜

11、衛(wèi)生，做到不堆放、不雜亂，整潔有序，醒目易找。第二十條檔案管理員要做好檔案流失的防護(hù)工作，妥善保管，謹(jǐn)防喪失，不得隨意轉(zhuǎn)借，或替當(dāng)事人涂改容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。要嚴(yán)格遵守檔案平安制度，對檔案的容，要做到守口如瓶，嚴(yán)守職責(zé)，不得傳播或泄露容。第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或喪失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進(jìn)展處分。第七章檔案的保管期限與第二十二條根據(jù)檔案的容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值，確定其保管期限和。第二十三條保管期限文件保存期限除政府有關(guān)法令或本公司其他規(guī)章特定者外，依以下規(guī)定

12、辦理：、永久保存：(1)公司章程；(2)股東名簿；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)則；(4)董事會(huì)及股東會(huì)紀(jì)錄；(5)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)狀及其他債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖；(9) 規(guī)章制度；(10) 其他經(jīng)核定須永久保存的文書。、10年保存：(1)預(yù)算、決算書類；(2)會(huì)計(jì)憑證；(3)事業(yè)方案資料；(4)其他經(jīng)核定須保存10年的文書。、5年保存：(1)期滿或解除之合約；(2)其他經(jīng)核定保存5年的文書。、1年保存：結(jié)案后無長期保存必要者。第二十四條檔案公司檔案文書分絕密、密、普通四個(gè)等級，按檔案性質(zhì)、容不同劃分不同，并據(jù)此界定檔案調(diào)閱權(quán)限。、絕密文書含：相關(guān)政府批文、會(huì)計(jì)

13、憑證、財(cái)務(wù)報(bào)表、資金合同、相關(guān)財(cái)務(wù)往來文件、與其他經(jīng)濟(jì)組織的合作合同及其他經(jīng)核定為絕密的文書。、文書含：公司各類經(jīng)濟(jì)合同、人事檔案、客戶檔案、設(shè)計(jì)方案及圖紙、預(yù)決算書、公司章程、股東會(huì)及董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要決議、不動(dòng)產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證、重要工作方案、重要會(huì)議紀(jì)要。、密文件含：公司有效證件、各項(xiàng)辦理資料、單位往來函件。、普通文件含：部門工作聯(lián)系單、公司部發(fā)文、公司宣傳資料、各部門在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有參考價(jià)值的文件、材料。第八章檔案的借閱管理方法第二十五條凡需借閱公司檔案者，均須填寫檔案調(diào)閱單，依據(jù)調(diào)閱權(quán)限和檔案，經(jīng)各級領(lǐng)導(dǎo)簽批前方能調(diào)閱。第二十六條借閱的檔案與領(lǐng)導(dǎo)簽批公司各部門因工作需要，借閱本

14、部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，級以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方可借閱。借閱公司人事、財(cái)務(wù)檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可借閱。第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)檔案調(diào)閱審批單，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)保護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)展檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。第二十八條公司檔案只供本公司

15、員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出檔案室，如有特殊情況，在綜合部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可以短期外借，普通檔案借閱期為七天，檔案為三天；級以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)視下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方可查閱無檔案。第二十九條借閱檔案須妥善保管，假設(shè)有遺失，將根據(jù)檔案的價(jià)值和數(shù)量報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司，絕不能將檔案資料容外泄；由于泄漏而給公司造成損失者，將按規(guī)定對其進(jìn)展處分直至追究其法律責(zé)任。在職人員調(diào)離本公司時(shí)，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，退還所借檔案，經(jīng)檔案室審查無誤

16、簽字后，才能調(diào)離。第九章檔案的銷毀第三十條綜合部檔案室每年對公司檔案進(jìn)展一次清理，去除不必要保存的資料，對破損和褪色的資料進(jìn)展修補(bǔ)和復(fù)制。第三十一條對已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)展登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。第三十二條銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或燃燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。第十章罰 則第三十三條有以下行為之一，視情節(jié)輕重，給予100元5000元罰款處理，假設(shè)構(gòu)成犯罪依法追究刑事責(zé)任： 、毀損、喪失或擅自銷毀公司檔案。 、擅自向外界提供、

17、抄摘公司檔案。 、涂改、偽造檔案。 、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。 、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級查閱者(檔案管理者同罰)。、泄露公司檔案者。第十一章 附 則第三十四條本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。第三十五條各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制訂具體實(shí)施細(xì)則。檔案分類與規(guī)則表類 別細(xì)目名稱子 目 名 稱檔 案 編 號經(jīng)營決策決策、目標(biāo)方案SMDC-J.JC-20086規(guī)劃、方案、統(tǒng)計(jì)分析SMDC-J.JH-20086行政管理規(guī)章制度SMDC-*.GZ-20086行政事務(wù)通知SMDC-*TZ-20086會(huì)議紀(jì)要SMDC-*JY-20086文秘、機(jī)要工作

18、SMDC-*WM-20086其它綜合性行政事務(wù)SMDC-*ZH-20086法律事務(wù)公司證照批文SMDC-*FZP-20086行政辦公合同SMDC-*F*Z-20086工程批文批件SMDC-*FPW-GYGC086設(shè)計(jì)類合同SMDC-*FSJ-GYGC086工程類合同SMDC-*FGC-GYGC086營銷類合同SMDC-*FY*-GYGC086銷售合同SMDC-*F*S-GYGC086.16工程其它合同SMDC-*FQT-GYGC086人事管理人員管理SMDC-*RRY-20086教育培訓(xùn)SMDC-*RJY-20086勞動(dòng)調(diào)配，勞資、勞保SMDC-*RLD-20086檔案和信息管理SMDC-*.

19、*-20086后勤福利SMDC-*.FL-20086外聯(lián)工作SMDC-*.WL-20086設(shè)備儀器SMDC-*.SB-20086財(cái)務(wù)管理會(huì)計(jì)憑證SMDC-C.PZ-*-*會(huì)計(jì)帳簿SMDC-C.ZB-*-*會(huì)計(jì)報(bào)表SMDC-C.BB-*-*其它會(huì)計(jì)核算資料SMDC-C.QT-*-*營銷管理調(diào)查分析SMDC-Y.DC-20086籌劃、廣告SMDC-Y.CH-20086銷售管理SMDC-Y.*S-20086工程管理工程管理圖紙資料施工圖土建SMDC-GTSG-GYGC08TJ6施工圖構(gòu)造SMDC-GTSG-GYGC08JG6施工圖水電SMDC-GTSG-GYGC08SD6施工圖暖通SMDC-GTSG

20、-GYGC08NT6施工圖景觀SMDC-GTSG-GYGC08JG6施工圖裝修SMDC-GTSG-GYGC08Z*6施工圖綜合管線SMDC-GTSG-GYGC08G*6施工圖其它SMDC-GTSG-GYGC08QT6規(guī)劃圖及相關(guān)工程圖紙資料SMDC-GTGH-GYGC08TZ6規(guī)劃圖及相關(guān)工程文字資料SMDC-GTGH-GYGC08WD6勘探測繪資料SMDC-GTCH-GYGC086竣工圖SMDC-GTJG-GYGC086.05建立資料勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件SMDC-GJCH-GYGC086招投標(biāo)文件SMDC-GJZB-GYGC086財(cái)務(wù)文件SMDC-GJCW-GYGC086建立、施工、監(jiān)理機(jī)構(gòu)

21、及負(fù)責(zé)人SMDC-GJZZ-GYGC086工程聯(lián)系單SMDC-GJL*-GYGC086通知SMDC-GJTZ-GYGC086工程會(huì)議紀(jì)要SMDC-GJJY-GYGC086設(shè)計(jì)工程變更單SMDC-GG-GYGC086.11審圖意見SMDC-GJST-GYGC086經(jīng)濟(jì)簽證SMDC-GJQZ-GYGC086技術(shù)洽商單SMDC-GJJS-GYGC086質(zhì)監(jiān)站監(jiān)視意見書SMDC-GJZJ-GYGC086部文件簽報(bào)單SMDC-GJQB-GYGC086建立主管部門下發(fā)文件SMDC-GJZG-GYGC086招標(biāo)中心來文SMDC-GJZL-GYGC086設(shè)計(jì)部來文SMDC-GJSL-GYGC086其他SMDC-GJQT-GYGC086施工資料樁基工程SMDC-GSZJ-GYGC086主體工程SMDC-GSZT-GYGC086門窗工程SMDC-GSMC-GYGC086電梯工程SMDC-GSDT-GYGC086消防工程SMDC-GS*F-GYGC086外墻保溫SMDC-GSBW-GYGC086外墻面磚SMDC-GSMZ-GYGC086外墻涂料SMDC-GSTL-GYGC086幕墻工程SMDC-GSMQ-GYGC086電氣工程SMDC-G