采購(gòu)管理制度(草)(1)

1、采購(gòu)物資管理制度1流程示意圖11目的22適用范圍33職責(zé)44工作程序55材料管理66材料出入庫(kù)77采購(gòu)報(bào)賬管理88相關(guān)文件記錄9目錄CONTENTS2流程示意圖9.按合同付款方式付款8.發(fā)票、入庫(kù)單交驗(yàn)7.貨物接收6.采購(gòu)訂單5.采購(gòu)合同4.詢/報(bào)價(jià)與貨源確定3.采購(gòu)申請(qǐng)2.采購(gòu)計(jì)劃編 制1.工程項(xiàng)目施工清標(biāo)整理341目的1.1為了規(guī)范公司工程項(xiàng)目采購(gòu)程序及審核流程；1.2為公司儲(chǔ)備、選擇合適的供應(yīng)商；1.3最終目的：保證所有材料采購(gòu)的品種、數(shù)量、質(zhì)量都能滿足項(xiàng)目施工的要求。52適用范圍2.1適用于公司工程項(xiàng)目原輔材料、設(shè)施設(shè)備、量測(cè)儀器等材料物資采購(gòu)；2.2適用于項(xiàng)目施工過(guò)程中，加工定制件產(chǎn)

2、品的采購(gòu)（金額超1000元以上）。2.3 適用于公司軟裝項(xiàng)目家具、飾品等材料物資采購(gòu)。63職責(zé)全面負(fù)責(zé)公司經(jīng)營(yíng)所需的原輔材料，設(shè)施設(shè)備以及消耗品的采購(gòu)，保證公司的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，力求降低庫(kù)存、降低成本。3.1工程部負(fù)責(zé)工程原輔材料、設(shè)施設(shè)備、量測(cè)儀器、器具等物資的采購(gòu)管理工作；3.2軟裝部負(fù)責(zé)工程軟裝項(xiàng)目家具、飾品等物資的采購(gòu)管理工作。3.3工程部、軟裝部負(fù)責(zé)選擇、評(píng)審、確認(rèn)可選供應(yīng)商（包括業(yè)主指定的供應(yīng)商）。3.4工程部、軟裝部負(fù)責(zé)監(jiān)督材料的入庫(kù)及使用情況，定期對(duì)保管物資的檢查。3.5經(jīng)常與項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)施工管理人員聯(lián)系，及時(shí)供應(yīng)材料，確保施工進(jìn)度；74工作程序4.1 供貨商的挑選1尋求與公司合作的供應(yīng)

3、商家須提交自身相關(guān)資質(zhì)證明材料、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目類別、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)，以申請(qǐng)供貨備選。2 工程部、軟裝部材料主管負(fù)責(zé)核實(shí)供應(yīng)商所提交的資料，在供貨商家相關(guān)資料上寫明意見，經(jīng)分管副總經(jīng)理審批，列入被認(rèn)可供應(yīng)商合作伙伴行列。3 為公司長(zhǎng)期發(fā)展和建立合作關(guān)系考慮、工程部、軟裝部材料主管應(yīng)負(fù)責(zé)將有價(jià)值供應(yīng)商家信息分類存檔，并輸入電腦供隨時(shí)查閱和選用。同時(shí)每月提供一份三家以上商家相同規(guī)格材料的價(jià)格，供公司參考決策。84.2 采購(gòu)1 采購(gòu)權(quán)限工程部統(tǒng)一實(shí)施對(duì)工程項(xiàng)目施工所需物資【包含但不限于主材、輔材、零星采購(gòu)、設(shè)施設(shè)備等】的采購(gòu)、實(shí)施對(duì)施工過(guò)程中加工件的定制；軟裝部對(duì)工程項(xiàng)目施工所需軟裝飾品【包含但不限于家具、飾品】

4、的采購(gòu)，任何未經(jīng)許可的部門和個(gè)人不得擅自采買項(xiàng)目所需物資和定制所需物件。2 采購(gòu)申請(qǐng)工程項(xiàng)目施工合同一經(jīng)簽訂，各部門應(yīng)及時(shí)作出應(yīng)對(duì)、安排工程相關(guān)造價(jià)人員、材料主管人員對(duì)施工項(xiàng)目進(jìn)行清標(biāo)，列出項(xiàng)目所需主要材料物資清單，項(xiàng)目部經(jīng)理根據(jù)清單列表，按施工所需時(shí)間先后順序編制采購(gòu)計(jì)劃并提出材料申請(qǐng)表，上報(bào)工程部、軟裝部材料主管。(有一些工程項(xiàng)目因?yàn)閼?yīng)急、回頭客、關(guān)系呀等等的原因也存在先做工程后簽合同或不簽合同的,但采買的程序也應(yīng)一樣適用）93 材料采購(gòu)計(jì)劃材料采購(gòu)計(jì)劃各項(xiàng)目部應(yīng)該提前3天提出 ，寫清楚材料數(shù)量、規(guī)格、品牌質(zhì)量要求、標(biāo)注使用地，交工程部采購(gòu)。開列采購(gòu)單上未注明相關(guān)參數(shù)（如品名、規(guī)格型號(hào)、使

5、用要求等）造成采購(gòu)員無(wú)法判別的，采購(gòu)員有權(quán)拒絕采購(gòu)，但應(yīng)及時(shí)通知項(xiàng)目部，由此產(chǎn)生的費(fèi)用及損失由項(xiàng)目經(jīng)理承擔(dān)（包括通知時(shí)的電話費(fèi)、二次采購(gòu)的交通費(fèi)、采購(gòu)人員的工資、誤工損失等間接費(fèi)用）。4 計(jì)劃的變更A采購(gòu)材料申請(qǐng)表一經(jīng)上報(bào)原則上不允許變更。（要求盡量真實(shí)、清晰）B特殊情況（諸如場(chǎng)地、設(shè)計(jì)環(huán)境改變）如需變更應(yīng)及時(shí)書面通知工程部材料主管說(shuō)明原因，報(bào)分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)104.3詢價(jià)根據(jù)材料申請(qǐng)表，材料主管向可選供應(yīng)商家發(fā)出詢價(jià)邀請(qǐng)函進(jìn)行詢價(jià)。A詢價(jià)過(guò)程的同時(shí)也要根據(jù)商家距離問(wèn)詢運(yùn)輸方式和成本，包送貨還是不包送？這也是一筆不可小視的費(fèi)用 B現(xiàn)有配送貨物方式：A專車送貨、B快遞送貨、C火車發(fā)運(yùn)、D空運(yùn)。

6、C價(jià)格含稅與否？建筑業(yè)稅制改革“營(yíng)改增”以后的對(duì)材料、勞務(wù)等獲取發(fā)票的要求越來(lái)越多，稅收比例從3%17%不等，價(jià)格含稅不？也是要先于定價(jià)前落實(shí)。我國(guó)在推行增值稅的過(guò)程中，商品逐步從含稅演變?yōu)椴缓?，采?gòu)在詢價(jià)，議價(jià)時(shí)一定要知曉報(bào)價(jià)中是否含稅？114.4 議價(jià)材料主管綜合分析供應(yīng)商家的報(bào)價(jià), 選擇條件優(yōu)惠的、合適的供應(yīng)家商進(jìn)行議價(jià)。（多作比較）124.5 評(píng)審決議材料主管根據(jù)議價(jià)結(jié)果，選擇至少 3 家適合的商家報(bào)價(jià)制定物資采購(gòu)會(huì)審表上報(bào)給分管經(jīng)理，提交公司領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)議評(píng)審，選定供應(yīng)商。134.6 合同制定與簽訂1 合同制訂材料主管會(huì)同財(cái)務(wù)部相關(guān)人員負(fù)責(zé)擬定物資采購(gòu)合同,報(bào)分管副總經(jīng)理審核。2 合

7、同簽訂物資采購(gòu)合同經(jīng)總經(jīng)理審批簽署正式生效,原件交財(cái)務(wù)部進(jìn)行登記存檔管理。144.7 合同執(zhí)行與變更1 合同自生效日起開始執(zhí)行。材料主管負(fù)責(zé)與供應(yīng)商聯(lián)系發(fā)貨，通知項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)材料的驗(yàn)收及入庫(kù)工作。2 履行材料采購(gòu)合同過(guò)程中，若有變更需求，就變更內(nèi)容與供應(yīng)商重新簽訂補(bǔ)充合同。補(bǔ)充合同與原合同同樣具有法律效應(yīng)，是原合同的一部分。155材料管理5.1現(xiàn)場(chǎng)材料管理1、施工所需各類材料，自進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)保管、使用后直至工程竣工余料清退出現(xiàn)場(chǎng)前均屬于施工現(xiàn)場(chǎng)材料管理的范疇；2、在施工平面圖中應(yīng)標(biāo)明各種料具存放的位置；3、項(xiàng)目部材料員必須按施工用料計(jì)劃嚴(yán)格進(jìn)行驗(yàn)收，并做好驗(yàn)收記錄，有關(guān)資料必須齊全；4、現(xiàn)場(chǎng)的庫(kù)存

8、材料應(yīng)賬物相符，定期進(jìn)行材料盤點(diǎn)；5、施工用料發(fā)放規(guī)定：a施工現(xiàn)場(chǎng)必須建立限額發(fā)料辦法和履行出入庫(kù)手續(xù)；b在施工用料中的主要材料和大宗材料必須建立臺(tái)帳；c凡超限額用料必須查清原因，及時(shí)進(jìn)行材料核算。165.2進(jìn)場(chǎng)材料質(zhì)量驗(yàn)收1、對(duì)進(jìn)場(chǎng)材料的規(guī)格、外觀、性能、數(shù)量要認(rèn)真驗(yàn)收把關(guān)；2、建立健全物資進(jìn)場(chǎng)驗(yàn)收辦法，確保材料達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)要求，滿足工程要求；3、對(duì)進(jìn)入現(xiàn)場(chǎng)的各種材料、成品、半成品要索取產(chǎn)品質(zhì)量合格證，建立合格登記臺(tái)帳；4、對(duì)合格材料的保管要根據(jù)其性質(zhì)做好防護(hù)措施，保證材料在保管過(guò)程中不發(fā)生質(zhì)量問(wèn)題；5、對(duì)不合格質(zhì)量、規(guī)格、數(shù)量要求的材料設(shè)備有權(quán)拒絕驗(yàn)收，并報(bào)有關(guān)負(fù)責(zé)人。175.3限額領(lǐng)退料1、

9、嚴(yán)格執(zhí)行限額領(lǐng)料辦法，做到領(lǐng)料有手續(xù)；2、健全班組領(lǐng)料臺(tái)帳，完善制度；3、領(lǐng)料額度應(yīng)根據(jù)施工預(yù)算及實(shí)際需要由工長(zhǎng)、材料組長(zhǎng)共同研究提出意見，項(xiàng)目經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；4、材料員每月一次統(tǒng)計(jì)結(jié)算；5、材料領(lǐng)出后，由班組負(fù)責(zé)使用和保管，材料員必須按保管和使用要求對(duì)班組進(jìn)行跟蹤檢查、監(jiān)督（克服管供不管用的現(xiàn)象）；6、在領(lǐng)、發(fā)（或退）料過(guò)程中，雙方必須辦理相關(guān)手續(xù)，注明用料單位工程和班組材料名稱、規(guī)格、數(shù)量及領(lǐng)用日期、批準(zhǔn)人等，雙方需簽字認(rèn)可；7、搞好限額領(lǐng)料考評(píng)，節(jié)約有獎(jiǎng)、超用有罰。185.4庫(kù)房管理1、健全倉(cāng)庫(kù)管理辦法，嚴(yán)格遵守進(jìn)、發(fā)料辦法，做到進(jìn)料按規(guī)定驗(yàn)收，發(fā)料按發(fā)料單；2、科學(xué)管理，按規(guī)格品種分別堆

10、放；3、做到帳、物、卡相符合；4、不得將易燃、易爆危險(xiǎn)品與其他材料混放；5、做好季節(jié)性預(yù)防措施；6、保持庫(kù)房干凈、衛(wèi)生；7、做好庫(kù)房的防火工作。196材料出入庫(kù)為規(guī)范材料的驗(yàn)收入庫(kù)、發(fā)運(yùn)、領(lǐng)用以及退庫(kù)、退貨等環(huán)節(jié)銜接，安全、保質(zhì)、有序地供應(yīng)材料，滿足施工需要。206.1材料的驗(yàn)收入庫(kù) 采購(gòu)員購(gòu)回的材料須經(jīng)工程項(xiàng)目經(jīng)理（對(duì)質(zhì)量負(fù)責(zé)）和保管員（對(duì)數(shù)量負(fù)責(zé)）驗(yàn)收簽字后方可報(bào)銷，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)不符合采購(gòu)要求的材料（即與材料采購(gòu)計(jì)劃要求不符，以及票據(jù)清單未注明相關(guān)參數(shù)要求致使無(wú)法判別的）有權(quán)拒收，因此造成的后果，由采購(gòu)員承擔(dān)。216.2材料領(lǐng)用 工隊(duì)領(lǐng)用材料應(yīng)由項(xiàng)目材料員或指定專人開具領(lǐng)料單，注明使用部位，

11、交保管員復(fù)核無(wú)誤后發(fā)料；對(duì)當(dāng)日未用完的材料，工隊(duì)?wèi)?yīng)及時(shí)退回，不得丟棄或據(jù)為己有，否則庫(kù)管員有權(quán)按辦法給予處罰。對(duì)于有虛報(bào)虛領(lǐng)者，處以材料總價(jià)3倍的罰款。226.3材料的退庫(kù)、退貨 材料在入庫(kù)前發(fā)生退貨，未造成損失或間接費(fèi)用發(fā)生的，由采購(gòu)員協(xié)同財(cái)務(wù)部退貨（金額較小時(shí)由采購(gòu)員直接辦理）；發(fā)生損失或間接費(fèi)用的，由采購(gòu)員注明原因報(bào)公司處理；材料在入庫(kù)后發(fā)生退貨的，由保管員開具紅字退貨單，按上述程序操作。工程完工后，工地剩余材料應(yīng)先分類清理：有退貨協(xié)議的，按協(xié)議退貨；不能退貨但別的工地可以使用的，發(fā)往別的工地，但需注明原因并上報(bào)公司；對(duì)工地不需用的材料退回公司庫(kù)房。材料的退庫(kù)、退貨均應(yīng)注明原因、責(zé)任及有關(guān)損失情況，由當(dāng)事人及時(shí)向公司發(fā)回書面報(bào)告，請(qǐng)求處理，未及時(shí)報(bào)告或不報(bào)告者，將追究當(dāng)事人的責(zé)任。237采購(gòu)報(bào)賬管理7.1工程部材料主管在材料進(jìn)場(chǎng)后驗(yàn)收后，聯(lián)系供貨商家收取送貨單據(jù)（送貨單，運(yùn)單，過(guò)磅單等），查驗(yàn)送貨是否按采購(gòu)訂單所需供貨，有無(wú)漏單，查驗(yàn)進(jìn)場(chǎng)材料有無(wú)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽收，有無(wú)按要求辦理入庫(kù)手續(xù)。7.2 工程部材料主管按公司財(cái)務(wù)報(bào)銷制度的和規(guī)定，根據(jù)審核無(wú)誤的采購(gòu)訂單、商家送貨單證及開具的合法有效的發(fā)票、項(xiàng)目部和庫(kù)房保管員簽