淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端2600字

1、淺談檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢與弊端2600字 摘 要：信息時代的到來，目前，檔案管理工作也不斷應用這項技術，大大降低了管理人員的勞動強度，進步了工作效率，實現(xiàn)了很多傳統(tǒng)管理無法比較的優(yōu)點，本文就這些優(yōu)點進展重點分析，同時對其存在的問題也進展了深化地分析，同時提出了有針對的建議和措施，從而實現(xiàn)檔案管理工作的進一步提升。 畢業(yè)關鍵詞：數(shù)字；檔案；管理人員1 引言現(xiàn)代信息化技術的開展，不斷推動著數(shù)字化技術的應用，檔案管理工作是一個系統(tǒng)性很強的任務，需要大量的人力資源消耗。隨著數(shù)字技術、信息技術不斷應用到這個領域之中，檔案管理工作不斷降低工作人員的勞動強度，進步了工作效率，實現(xiàn)了檔案管理的無紙化、集約化的

2、方式。但是這種數(shù)字化的檔案管理形式還是存在一定的問題，下面就針對其主要優(yōu)勢和問題進一步討論分析。2 優(yōu)勢一立卷方式更加到位單位的主要業(yè)務科室在檔案立卷問題上在過去的條件下一直存在很多問題，例如立卷不及時、很多的檔案材料提供不夠系統(tǒng)，不夠完好，但是隨著現(xiàn)代數(shù)字化檔案的建立，各個業(yè)務科室可以將有關的材料進展分類處理之后進一步通過網(wǎng)絡傳給檔案管理人員，檔案管理人員在根據(jù)提交方的初步分類，整理材料，實現(xiàn)對各類檔案立卷的有效性，在檔案材料的完好性、系統(tǒng)性方面有了更加堅實的技術保障。二工作效率更加進步在以前的檔案管理中，業(yè)務科室提交檔案需要在上班時間去檔案室提交。很多時候多個部門都去檔案室，但是檔案室的管

3、理人員人數(shù)畢竟還是有限的，不能同時承受多個部門的檔案提交工作，因此，需要一個一個來，整體的檔案提交的工作效率大大降低，隨著現(xiàn)代信息技術的開展，檔案資料的提交只需要通過網(wǎng)絡系統(tǒng)便可以完成，大大進步了檔案提交的工作效率。各個業(yè)務科室在提交材料的時間上也沒有了詳細的限制，隨時隨地便可以提交材料，方便了相應的工作需要。同時這種網(wǎng)絡提交的檔案管理系統(tǒng)將進一步實現(xiàn)了業(yè)務科室對材料的初步處理，這種初步處理將大大進步檔案室工作人員的工作效率，他們在后期的整理工作中將正確、及時地處理這些材料信息。三查閱檢索根據(jù)方便隨著這種數(shù)字信息化的檔案管理工作，檔案材料進入電腦之中，實現(xiàn)的電子化、無紙化的管理方式，這些也進一

4、步降低了檔案查閱工作的方便程度，在查閱相應檔案的時候只要有查閱權限，在自己的權限范圍下，進展有效檢索，只要輕松敲擊鼠標便可以實現(xiàn)，大大降低了傳統(tǒng)查閱檔案的繁瑣，降低的檔案室管理人員的工作強度，他們只有對整個檢索系統(tǒng)進展有效維護便可以輕松實現(xiàn)查閱管理工作。3 存在的問題這種數(shù)字信息化的檔案管理方式有著非常便利、快捷的優(yōu)勢，在工作效率、時間安排方面存在很多方便之處，但是由于這種管理方式還處在開展階段，很多技術也是不夠穩(wěn)定，很多的管理還存在問題，影響其開展的進度。一檔案材料網(wǎng)絡傳輸?shù)牟黄桨残匀缃竦木W(wǎng)絡時候，存在很多的電腦高手，他們經(jīng)常性地對自己感興趣的資料進展網(wǎng)絡攻擊，獲取其中有價值的信息，各個單位

5、的檔案一旦通過網(wǎng)絡進展傳遞之后，就給這些電腦黑客帶來很多時機，造成單位的業(yè)務材料的流失，這種材料流失將直接影響企業(yè)單位的經(jīng)濟利益。目前，數(shù)字信息化的檔案系統(tǒng)在信息保密工作中還是存在很多破綻，信息傳送的平安性不能得到保障。二存儲空間有限將直接影響檔案管理的有序性傳統(tǒng)的檔案管理需要有房間存儲那些紙質的檔案材料，數(shù)字信息化的檔案管理需要的電腦內存和空間，但是畢竟我們在電子檔案的管理中，檔案資料是逐年增多的，存儲空間畢竟也存在有限性，這也是影響檔案管理的有序開展，目前出現(xiàn)了基于網(wǎng)絡空間的云空間技術，但是對于一些單位的核心檔案、機密檔案在云空間的儲存還是存在很多風險的。存儲電腦一旦出現(xiàn)問題，與傳統(tǒng)的檔案

6、管理方式不同的，也是致命的就是當存儲電腦出現(xiàn)問題，不能翻開之后，造成一些數(shù)據(jù)信息的喪失，這樣將降低這種數(shù)字信息檔案的可靠性。三電子化、紙質化的兩重保障，將進一步降低工作效率基于數(shù)字信息管理存在一定問不可靠性，很多單位在進展電子化檔案管理的同時，還在同步實行傳統(tǒng)的紙質化的檔案管理工作，這種兩重管理一方面保證了檔案信息的平安可靠管理，另一方面大大降低了檔案管理的工作效率，管理人員的工作量不但沒有降低，反而增加了。4 改良建議在數(shù)字信息化的檔案管理工作中，需要從軟硬兩個方面進展有效管理，下面提出一系列的有針對性的建議：一硬件方面首先在存在空間方面需要有針對性的加強，不斷擴展單位的電子化的存儲空間，增

7、加儲存空間的可靠性和平安性，不斷加強平安密鑰的管理，實現(xiàn)定期進展網(wǎng)絡查毒，及時補上電腦中的平安破綻等。對檔案室的建立不斷投入資金，在各種硬件方面不斷加大投資力度，增強硬件設施的可靠性，這樣才能進一步防止整個電腦儲存空間存在一定的問題。二軟件方面數(shù)字信息化檔案管理工作的軟件就是人員的管理。加強人員的技術培訓需要進一步加強，這是此項工作的主要軟件建立，檔案室的工作人員存在人員老化、知識構造單一，缺乏信息數(shù)字化的技術培訓，因此，開展有針對技術培訓工作是提升該項工作的主要方式之一。在培訓內容不僅需要有專業(yè)的技術方面，還要有相應保密意識的教育，同時，也要對檔案管理的責任心、仔細程度進展有效管理。同時，不斷進步管理人員的工作積極性，在物質和精神兩個層面進展有效管理，不斷鼓勵管理人員的工作熱情，這種工作態(tài)度將直接影響他們從事工作的效率。5 結語隨著信息技術不斷應用到檔案管理工作之中，在工作的便利程度等方存在很多優(yōu)勢，同時還有一定的問題，這種問題的解決需要在軟硬件上不斷加強管理，實現(xiàn)數(shù)字信息化的檔案管理工作的有效開展。參考文獻1.張弓，霍曉衛(wèi)，張杰，等.基于挪動GIS平臺的歷史文化名城、鎮(zhèn)、村、街區(qū)傳統(tǒng)建筑信息數(shù)字化采集系統(tǒng)D.轉型與重構2022中國城市規(guī)劃年會論文集，2022，09：112-113.2.宋揚文，田瑞，陳進，劉寶杰