物資編碼方式專業(yè)培訓(xùn)教程,物資編碼原則和具體操作步驟

1、物資編碼方式專業(yè)培訓(xùn)教程,物資編碼原則和具體操作步驟內(nèi)容大綱一丶物資編碼的意義二丶物資編碼存在的主要問題三丶常用物資編碼的原那么四丶電算化物資編碼的原那么五丶物資編碼方法六丶物資編碼操作步驟一丶物資編碼的意義物資編碼是以簡短的數(shù)字丶文字或符號來代表物料丶品名丶規(guī)格或?qū)傩约捌渌嘘P(guān)事頊的一種管理工具。在物料極為單純丶品種極少的企業(yè)或許沒有物資編碼都不要緊，但在物資多到數(shù)百種或上千丶上萬種以上的企業(yè)，物資編碼就顯格外重要了。為了提高物資管理質(zhì)量和管理效率，藉著對物資進(jìn)行分類編碼，使物資傳遞迅速丶意見溝通容易，資料一目了然且不會漏記。有利于提供正確的物資資料由于物資要經(jīng)過請購丶訂購丶驗(yàn)收丶入庫丶領(lǐng)發(fā)

2、丶退庫丶記錄等多個環(huán)節(jié)，再加之種類繁多，容易造成一物多名或物名錯亂的現(xiàn)象，造成采購丶驗(yàn)收丶領(lǐng)發(fā)和記錄不便。對物資統(tǒng)一編碼后，每一種物資對應(yīng)一種編碼，即任何一種物資無論名稱如何稱呼，編碼只有一種；同時也能克服由于手工作業(yè)而造成的物資漏記現(xiàn)象。有利于計(jì)算機(jī)管理有了良好的物資編碼，再配合計(jì)算機(jī)的使用，對物資進(jìn)行記錄丶統(tǒng)計(jì)丶核算等能大大提高工作效率，這樣才能有更多的時間讓物資管理人員在物資數(shù)量和現(xiàn)場整理方面下功夫，使物資數(shù)量更加準(zhǔn)確；如果不使用計(jì)算機(jī)管理，靠手工對物資進(jìn)行記錄丶統(tǒng)計(jì)丶核算，會做許多重復(fù)工作，同時也會占據(jù)物資管理人員大局部工作時間，這樣會使物資管理人員沒有時間決對物資的數(shù)量和現(xiàn)場進(jìn)行更好

3、的管理。有利于防止物資舞弊事件發(fā)生物資統(tǒng)一編碼，并采用計(jì)算機(jī)管理后，對物資管理流程就必須作出嚴(yán)格的控制，即規(guī)定原始單據(jù)的填制丶審核，計(jì)算機(jī)資料的記錄丶審核和修改，應(yīng)分別由不同人員按規(guī)定的程序進(jìn)行管理。這樣經(jīng)過嚴(yán)格的程序控制后，可以減少舞弊事件的發(fā)生。有利于壓縮物資的品種丶規(guī)格在對物資進(jìn)行編碼時，可以對某些性能相近或相同的物資進(jìn)行必要的統(tǒng)一丶合并和簡化，合理壓縮物資的品種丶規(guī)格，用盡可能少的品種丶規(guī)格在保證產(chǎn)品質(zhì)量的前提下滿足生產(chǎn)各種不同的需要，以到達(dá)節(jié)約物資丶防止浪費(fèi)丶提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。二丶物資編碼存在的主要問題有無正確的編碼原那么有無統(tǒng)一的編碼管理子母公司編碼統(tǒng)一否有無正確的編碼原那么有無

4、正確的編碼原那么，是企業(yè)能否成功編碼的關(guān)鍵。有于缺乏正確的編碼原那么，許多企業(yè)的物資編碼存在許多不合理之處或編碼工作半途而廢。有無統(tǒng)一的編碼管理有無統(tǒng)一的編碼管理，是企業(yè)能否科學(xué)合理編碼的重要因素。因缺乏物資編碼的統(tǒng)一管理，各部門均按各自的需要在編碼，由于各自的思維方式不一樣，致使編出的編碼錯誤丶重復(fù)較多。久而久之，位整套編碼破洞百出。子母公司編碼統(tǒng)一否子丶母公司編碼原那么不統(tǒng)一，是整個企業(yè)編碼不統(tǒng)一的原因所在。由于在編碼時，未考慮子丶母公司使用同一套編碼手冊，因而造成子丶母公司按各自的編碼原那么編碼，致使同一種物資在子丶母公司出現(xiàn)不同的編碼。這樣不便于子丶母公司之間的物資調(diào)度作業(yè)。三丶常見物

5、資編碼的原那么唯一性原那么分類性原那么擴(kuò)展性原那么簡單性原那么完整性原那么一貫性原那么永久性原那么易記性原那么唯一性原那么物資編碼的單一性是指一個物資編碼只能代表一種物資，同一種物資只能找到一個物資編碼，而絕無一個物資有數(shù)個物資編碼，或一個物資編碼有數(shù)項(xiàng)物資，一般地，只要物資的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物資要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼。分類性原那么對于種類繁多的物資必須按一定的標(biāo)準(zhǔn)分成不同的類別，使同一類物資在某一方面具有相同或相近的性質(zhì)，這樣便于管理或查詢。擴(kuò)展性原那么對現(xiàn)有物資分類時，還必須對未來可能出現(xiàn)的物資進(jìn)行考慮，有必要在現(xiàn)有分類的根底上留有足夠的空位，便于未來穿插新增物資

6、。簡單性原那么物資編碼的目的在于將物資種類化繁為簡，便于管理。但不是越簡單越好，而是在分類和擴(kuò)展的原那么下越簡單越好。完整性原那么編碼時，必須對現(xiàn)有的所有物資都進(jìn)行分類和編碼，不能遺漏。一貫性原那么在進(jìn)行編碼時，所采用的方法要一直使用下去，中途不得更改。永久性原那么編碼具有永久性，無論材料是否已報(bào)廢，此編碼保存，而不建議另做他用。易記性原那么編碼時，最好采用一些通常使用的丶方便記憶的丶富有某一特定意義的數(shù)字或數(shù)字組合或符號，這樣便于記憶。四丶電算化物資編碼的原那么編碼應(yīng)該反響分類 編碼應(yīng)該反響順序 變動屬性不應(yīng)納入編碼 編碼愈簡短愈好 防止采用有意義編碼 防止使用英文字母 防止使用特殊符號 編

7、碼長度保持一致 編碼應(yīng)有防錯功能 編碼應(yīng)該反響分類編碼如能反響分類，那么在列印報(bào)表時，同類之資料才會被匯總于一處，將方便被比較或匯總。分類之一般原那么是大分類號在前，小分類號在后，依序排列。例如編碼時，可以第一、二碼表示大分類，第三、四、五碼表示中分類，第六、七碼表示小分類，之后那么徑行編以幾碼的流水號即可。如果擔(dān)憂日后有新增資料發(fā)生，那么可以在分類號或流水號中預(yù)留一些空號以便日后可以插入。 編碼應(yīng)該反響順序排序是電腦強(qiáng)大功能之一。資料在列印或查詢時通常會依資料編碼的大小順序由小到大(或由大到小)排列。因此如果我們需要資料在列印時按照某一種順序來排列，就應(yīng)該在編碼時對于資料編碼之大小順序事前加

8、以規(guī)劃。 變動屬性不應(yīng)納入編碼有些資料之某項(xiàng)屬性如果在未來有可能發(fā)生變動，那么絕不可將該屬性納入編碼中。否那么，一但發(fā)生變動時，是否要修改編碼將會成為十分困擾的抉擇。例如員工所屬部門就不可納入員工編碼中，因?yàn)閱T工調(diào)動部門是經(jīng)?？赡馨l(fā)生的。其它如客戶所屬之責(zé)任區(qū)，商品之分類別 (Group Code)，業(yè)務(wù)員的所屬區(qū)域.等等皆是如此。正確的方法，應(yīng)將這些屬性另設(shè)獨(dú)立的欄位表達(dá)。 編碼愈簡短愈好編碼之目的在求簡化，因此編碼位數(shù)愈少愈好。如此，可以節(jié)省閱讀、抄寫、輸入的作業(yè)時間，增加資料處理之效率。再者，由于編碼簡短，在處理的過程中出錯的機(jī)率也能夠因而降低。 防止采用有意義編碼很多人在設(shè)計(jì)編碼時都希

9、望讓編碼反映某些意義，目的在使編碼容易記憶或者可以望字生義。因此往往以英文單字首幾碼或縮寫字母冠于編碼上。在編料號時那么喜歡把一些規(guī)格、尺寸等屬性直接反映于料號中?；蛟S在資料筆數(shù)少時，這種方式確實(shí)可以獲得一些方便。但在資料筆數(shù)龐大時，此一方法事實(shí)上已收不到易記性的效果，反而使分類性、順序性、彈性及唯一性等更重要的編碼原那么難以兼顧，結(jié)果只是徒增編碼工作的困擾而已。有許多公司，特別是電子電機(jī)裝配業(yè)常常就是為了要理出有意義的料號體系，而使得編碼工作變得異常艱巨、耗時，甚至編到一半就夭折而難以接續(xù)下去。再不然就是勉強(qiáng)將現(xiàn)行料件都編上了料號，結(jié)果日后有新增的料件時，卻覺察實(shí)在不易遵行原來的原那么來進(jìn)行

10、新料件的編碼工作。事實(shí)上，料號僅是料件的代碼。是在電腦化時作為使用者與電腦之間的溝通工具而已。它甚至可以不需要具備任何意義，就像我們的身份證號碼一樣。如果能體認(rèn)這一觀點(diǎn)，那么即使有上萬筆的料件，也可以在短短兩、三周內(nèi)就完成整個編碼工作。在國外，甚至有許多公司干脆就用亂數(shù)法那么直接賦予料件編碼，而絲毫不會影響電腦作業(yè)的進(jìn)行。因?yàn)樵诹霞P數(shù)龐大的電腦化作業(yè)中我們不需要也不可能去記憶一個料號所代表的料件。我們要知道的只是料件的品名規(guī)格Description，而所有的資料在列印或顯示時，品名規(guī)格都會伴隨著料號出現(xiàn)。 防止使用英文字母亦就是說最好全部用阿拉伯?dāng)?shù)字來編碼。一那么可使鍵入編碼的作業(yè)效率提至最

11、高，一那么可防止數(shù)字與某些英文字母因?yàn)樾蜗蠡蜃x音雷同而產(chǎn)生混淆的情形。如果非用英文字母的話，那么英文字母最好排在編碼之前幾碼，且位數(shù)必需一致。千萬要防止英文字母與數(shù)字混雜使用。防止因字義或形象雷同造成混淆不清,假設(shè)要使用盡量排在前幾碼,千萬不要與數(shù)字混雜(I與1,O與0，Q與9，Z與2)容易輸入錯誤防止使用特殊符號有人為了使編碼段落清楚而在編碼中使用-符號，或者在編碼中夾雜*./等特殊符號。這些符號之使用將影響輸入之效率，而在口述編碼時亦會造成不便，因此最好防止采用。其實(shí)編碼在使用一段時間后自然會適應(yīng)，不必刻意去使用一些特殊符號讓段落清楚。如果非用這些符號不可，那么應(yīng)該讓符號出現(xiàn)之位置加以固定

12、，否那么反而易生困擾。編碼長度保持一致編碼長度一致可使閱讀或輸入時一眼即可發(fā)現(xiàn)異常錯誤。再者，一致之長度在我們附加檢查號碼時也將方便許多。如果在實(shí)際編碼時很難求取編碼位數(shù)之一致，那么至少要求同一類者位數(shù)一致。譬如在編碼時，成品和原料的料號就可能長短差距很大，但我們可以讓成品編碼與原料編料號個別有其一致之長度。另外一種方式即將編碼短之位數(shù)以0來補(bǔ)齊。 編碼應(yīng)有防錯功能當(dāng)編碼位數(shù)愈長時，我們在閱覽、口述、騰寫及輸入一串阿拉伯?dāng)?shù)字構(gòu)成的編碼時，發(fā)生錯誤、漏字、次序顛倒、重復(fù)等錯誤的機(jī)率就愈為頻繁。有時這種錯誤會導(dǎo)致資料張冠李戴之嚴(yán)重后果。如果編碼長度超過十二碼以上者，才要考慮在編碼后加上一位檢查號碼

13、，而視為編碼的一部份。如此我們即可用電腦來判斷并警告資料輸入時發(fā)生的錯誤。通常會用在條型碼上，一般電腦無此必要。五丶物資編碼方法數(shù)字法英文字母法暗示法混合法數(shù)字法數(shù)字法是指將某項(xiàng)物資用特定的一個數(shù)字或一組數(shù)字來表示的方法?？刹捎玫臄?shù)字有10個：0 9，這對一般企業(yè)來說己綽綽有余。第一類第二類第三類1 原料料1 無機(jī)化工1 酸類2 堿類3 鹽類2 有機(jī)化工3 化學(xué)試劑2 五金類3 電子類英文字母法英文字母法是指將某項(xiàng)物資用特定的一個字母或一組字母來表示的方法。國際通用的字母有26個，也就是說可以將物資分成26個大類，這對一般企業(yè)來說已足夠使用。第一類第二類第三類A 原料料A 無機(jī)化工A 酸類B

14、堿類C 鹽類B 有機(jī)化工C 化學(xué)試劑B 五金類C 電子類暗示法暗示法，是指根據(jù)物資的特性，采用特定的數(shù)字成符號使之能代表物資特性的方法。暗示法，又可分為數(shù)字暗示和符號暗示法。電阻值編碼一編碼二0.10100011 10001010 101100100 1021011000 103102混合法混合法就是指將英文字母和數(shù)字結(jié)合起來使用的方法。品種編碼金屬物料M螺栓丶螺絲及帽MB帶帽螺栓MBI六角鐵制帶帽螺栓MBI-60 六角鐵制帶帽螺栓MBI-606-6“ 1六角鐵制帶帽螺栓MBI-606-8“ 1六角鐵制帶帽螺栓MBI-608-8六丶物資編碼操作步驟成立編碼小組搜集現(xiàn)有物資的所有種類及規(guī)格型號將

15、搜集的物資種類進(jìn)行整理分類確定大類丶中類的位數(shù)及代號確定小類的位數(shù)及編碼方法制定出科學(xué)合理的編碼原那么對現(xiàn)有物資進(jìn)行全部編碼制定物資編碼管理方法成立編碼小組根據(jù)編碼工作需要，可以從公司各部門各抽出一人組成編碼小組；并指定編碼小組組長，其職責(zé)是負(fù)責(zé)整個編碼工作。涉及編碼的部門有：信息部丶技術(shù)部丶質(zhì)量部丶生產(chǎn)部丶財(cái)務(wù)部、文控部等。搜集現(xiàn)有物資的所有種類及規(guī)格型號現(xiàn)有物資編碼原那么現(xiàn)有產(chǎn)品結(jié)構(gòu)表加工程序說明公司產(chǎn)品目錄存貨帳套將搜集的物資種類進(jìn)行整理分類將搜集的物資種類進(jìn)行整理分類，確定出大丶中丶小類；并預(yù)測未來可能出現(xiàn)的新類別，需留一定的空位以便未來穿插。確定大類丶中類的位數(shù)及代號大類：通?？蓞^(qū)分為產(chǎn)成品丶半成品丶原料丶材料(包材)丶機(jī)物料丶用品等。中類：確定大類后，再依序?qū)⒋箢愊蛳路纸?。如原料可再分解成化工原料丶注塑原料丶金屬原料等。確定小類的位數(shù)及編碼方法物資編碼大丶中分類后還要再加以細(xì)分，如采用數(shù)字法，那么每級最多可有十個細(xì)分之工程，采用英文字母法那么有26個細(xì)分工程。然而細(xì)分工程太多，那么處理不易，而細(xì)分工程太少那么分類展開太慢，分類細(xì)目通常以五到九個為佳。需視實(shí)際狀況而定。制定出科學(xué)合理的編碼原那么將已完成的大丶中丶小