XX學(xué)院檔案管理制度

1、第 PAGE12 頁 共 NUMPAGES12 頁XX學(xué)院檔案管理制度_學(xué)院 檔案管理制度目錄 第一章 檔案管理總則 第二章 檔案管理科工作職責(zé) 第三章 檔案立卷歸檔流程圖 第四章 檔案庫房管理制度第五章 檔案安全保密制度第六章 檔案利用制度第七章 檔案鑒定銷毀制度第八章 教學(xué)檔案管理實施細(xì)則 第九章 畢業(yè)生檔案管理辦法 檔案管理科 _年_月_日 第一章 檔案管理總則 為規(guī)范學(xué)院檔案管理工作，提高檔案管理水平，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)中華人民共和國檔案法及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合我院實際，特制定本辦法。一、歸檔范圍 1、凡本單位在工作活動中直接形成的，能反映本單位工作和活動的，具有一定保存價值的文字

2、、圖表、聲像等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。（詳見附件1）2、歸檔的文件材料包括紙質(zhì)材料和相應(yīng)的聲像、電子等文件材料（光盤、照片等）。聲像、電子類文件材料作為紙質(zhì)材料的副本，隨紙質(zhì)文件材料一同歸檔。3、以學(xué)院名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案。二、歸檔要求 1、各單位要切實加強(qiáng)對本單位歸檔工作的管理，兼職檔案員要切實履行職責(zé)，做好本單位歸檔材料的收集、整理與移交工作，保證歸檔文件材料完整、齊全，并按時移交，任何單位和個人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有。2、凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料。3、重要請示

3、類文件材料如已答復(fù)，須提供相關(guān)批復(fù)材料。各部門有關(guān)報表、名冊、圖冊等已裝訂并符合裝訂要求的，以冊（本）為單位移交。4、歸檔的文件材料應(yīng)是原件，復(fù)印件原則上不歸檔。凡不符合檔案歸檔要求的文件材料，必須按要求整理后方可移交。5、歸檔材料必須完整，各單位檔案員在整理過程中要逐卷（件）檢查，不缺頁、漏項。6、歸檔的聲像、實物檔案須標(biāo)明事由（事件）及時間、地點、人物；歸檔的電子檔案須標(biāo)明與紙質(zhì)檔案相符的標(biāo)題及時間，并刻錄光盤（一式3份）。三、歸檔程序 1、歸檔驗收。檔案移交時,交接雙方當(dāng)面檢查，檔案室工作人員按立卷歸檔要求進(jìn)行驗收，不符合要求的請歸檔部門按要求整理合格后，辦理移交手續(xù)。2、移交手續(xù)。歸檔

4、單位移交檔案材料時必須根據(jù)移交類型填寫相應(yīng)的“檔案移交（接收）目錄表”（詳見附件2），目錄表一式2份，交接雙方簽字并加蓋所在單位印章后，歸檔單位留存1份，檔案室留存1份備查。3、歸檔時間。學(xué)院、各單位在每年3月中旬、10月中旬將上學(xué)期產(chǎn)生的文件材料歸檔。四、檔案管理 1.檔案管理員收到檔案后，先予以分類，按日期先后逐件排列。2.檔案管理員將收到的檔案按時間順序編寫目錄，作為檔案扉頁，以便查閱。3.檔案管理員每學(xué)期歸檔工作結(jié)束后，統(tǒng)計現(xiàn)存檔案情況、數(shù)量，報主管院領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案調(diào)閱制度1、檔案資料屬于學(xué)院內(nèi)部限級文件，未經(jīng)許可不得調(diào)閱、外借、外傳。2、本院各單位因工作需要調(diào)閱檔案，需辦理“_職

5、業(yè)學(xué)院檔案調(diào)（查）閱申請單”（詳見附件3）。3、借閱檔案者，不得在文件上圈劃、涂改或增刪內(nèi)容，只允許借閱本單位存檔材料。4、借閱檔案期限不得超過3天，到期歸還；如需再借，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5、檔案管理人員，對歸還的檔案應(yīng)詳細(xì)檢查，核對無誤后，辦理注銷。如發(fā)現(xiàn)有損壞，丟失等情況，應(yīng)立即追查，并報有關(guān)部門及時查處。六、其他 1、根據(jù)國家法規(guī)和行業(yè)規(guī)章，檔案都具有一定保管期限，超過保管期限的檔案實體可予以銷毀。電子檔案，超過保管期限的，可予以刪除。2、檔案實體銷毀、電子檔案刪除據(jù)需由檔案管理人員填寫“_職業(yè)學(xué)院超期檔案銷毀申請單”（詳見附件4）,經(jīng)由立卷部門領(lǐng)導(dǎo)簽字、院長辦公室主任審核、院長批準(zhǔn)后方可

6、銷毀或刪除。第二章 檔案管理科工作職責(zé) 一、認(rèn)真貫徹執(zhí)行國家檔案法及各項檔案工作規(guī)章制度，遵守工作紀(jì)律和學(xué)院規(guī)章制度。二、熱愛檔案工作，忠于職守，熱情服務(wù)，團(tuán)結(jié)協(xié)作，加強(qiáng)職業(yè)道德修養(yǎng)，樹立良好的職業(yè)形象。三、做好檔案的接收工作，嚴(yán)格履行交接手續(xù)，把好案卷質(zhì)量關(guān)，確保接收檔案的完整、準(zhǔn)確，組卷、裝訂符合要求。接收的案卷要及時做好分類、編目工作、將案卷及時上架、做好檔案的保管和保護(hù)工作，及時錄入軟件。四、嚴(yán)格履行檔案借閱制度，做好檔案借閱利用工作，掌握檔案利用情況、為全院教學(xué)和各項工作服務(wù)。五、做好對兼職檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作，監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)文件材料的形成、整理、立卷、歸檔工作。六、編輯

7、檔案參考資料，編制檢索工具，開發(fā)檔案信息資。七、執(zhí)行保密制度，遵守保密紀(jì)律，杜絕檔案泄密問題。八、做好庫房防潮、防蟲、防蟲霉、防火、防盜、防鼠、防光、防塵等“八防”工作，確保檔案安全。九、做好檔案門類的統(tǒng)計、鑒定和銷毀工作，到期檔案要提出鑒定銷毀意見。十、完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作任務(wù)。第三章 檔案立卷歸檔流程圖 兼職檔案員將歸檔文件材料按檔案管理相關(guān)規(guī)范和要求進(jìn)行排列、組卷。兼職檔案員根據(jù)學(xué)院檔案歸檔范圍和保管期限，將平時形成的文件（含電子文件）分門別類妥善保管并填寫文件封套。檔案案卷移交至機(jī)要檔案科，打印移交表（一式兩份）。雙方在移交清單上簽字，各存一份。拷貝移交表及全文電子版至機(jī)要檔案科。案

8、卷符合規(guī)范 與機(jī)要檔案科聯(lián)系歸檔業(yè)務(wù)指導(dǎo) 機(jī)要檔案科工作人員到立卷部門進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo) 填寫_學(xué)院檔案材料歸檔交接表機(jī)要檔案科工作人員提出案卷調(diào)整意見，兼職檔案人員進(jìn)行案卷調(diào)整。案卷不符合規(guī)范 第四章 檔案庫房管理制度檔案庫房是保存學(xué)院檔案的重地，應(yīng)有防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲等安全措施，以確保檔案的安全，并實行檔案庫房的科學(xué)管理，為此，特制訂本制度。1、檔案入庫必須認(rèn)真檢查案卷質(zhì)量，清點數(shù)目，并及時進(jìn)行登記、上架或入庫。2、檔案的存放要按密級和保管期限分別保管。對珍貴檔案要專門保管。3、庫房內(nèi)要安置溫濕度記錄儀，每天兩次定時測記。并根據(jù)氣候及溫濕度情況，及時通風(fēng)，或開、關(guān)去

9、濕機(jī)。庫房溫濕度應(yīng)控制在溫度14-24、相對濕度45%-60%之間。4、庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙、嚴(yán)禁明火、嚴(yán)禁和存放易燃易爆物品，定期檢查消防器材，電路和電器設(shè)備，及時消除隱患。5、在檔案柜、架置放驅(qū)蟲防霉藥劑，建立定期檢查蟲、霉制度。發(fā)現(xiàn)蟲、霉及時處理。6、庫房內(nèi)采用白熾燈照明、窗戶應(yīng)裝防光窗簾、防止強(qiáng)光照射。7、經(jīng)常進(jìn)行清掃，保持庫房內(nèi)清潔無塵。8、每學(xué)期結(jié)束前，要對案卷進(jìn)行總清點。9、嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，每學(xué)期結(jié)束前，要催回借出檔案。10、非檔案室工作人員，不得隨意進(jìn)入庫房。檔案人員進(jìn)出庫房，要隨手關(guān)好門窗、電燈。11、每天下班前，應(yīng)關(guān)閉庫房的門窗，切斷水、電、確保檔案安全。第五章 檔案安全保

10、密制度為了做好檔案的安全保密工作，根據(jù)中華人民共和國保守國家秘密法和上級有關(guān)檔案保密的規(guī)定，特制定本制度。1、嚴(yán)格執(zhí)行_學(xué)院檔案庫房管理制度，非檔案人員，不得進(jìn)入庫房和工作室。2、嚴(yán)格執(zhí)行有關(guān)檔案接收、管理和借閱制度。認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)。3、凡屬密級檔案，登記編目時，必須在登記本備注欄內(nèi)蓋上“機(jī)密”、“絕密”字樣，對密級檔案，必須單獨存放在保密室，專人管理。4、將公務(wù)活動中形成的應(yīng)歸檔的文件、資料據(jù)為己有者；損毀、丟失學(xué)校檔案者；違反規(guī)定泄密檔案內(nèi)容、并造成不良后果者，按檔案法、保密法有關(guān)條款處罰。5、閱檔在學(xué)院閱檔室，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人員不得私自將檔案攜帶出檔案室，不得隨意復(fù)印、摘抄檔案。

11、6、借閱密級檔案，必須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后在保密室閱讀。檔案人員不得私自摘抄和傳播具有內(nèi)部和保密性的檔案內(nèi)容。7、需要銷毀檔案材料，必須經(jīng)過鑒定，不準(zhǔn)隨意銷毀檔案。8、節(jié)假日要加強(qiáng)檔案的安全保密工作檢查，并及時催回借出的檔案材料。未上架入庫的檔案材料須放入箱柜內(nèi)。9、任何檔案的處理和銷毀，必須經(jīng)過鑒定，并報校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按_學(xué)院檔案鑒定銷毀制度進(jìn)行辦理。第六章 檔案利用制度為了更好地發(fā)揮學(xué)院檔案在教學(xué)、科研和各項管理工作中的作用，提高檔案利用率，保證檔案的安全和保密，特制定本制度。1、本校各二級單位因工作需要可利用學(xué)院各類檔案，利用密級檔案需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2、本校師生員工持本人有效證件可利用開放檔案

12、，利用非開放檔案，需經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3、外單位組織持單位介紹信，辦理有關(guān)手續(xù)，可利用開放檔案；學(xué)院校友等個人持有效證件，辦理有關(guān)手續(xù)，可利用開放檔案。檔案一律不外借。4、利用檔案可通過辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行，也可直接到檔案室。必須按要求申請、填寫登記表，注明利用目的和要求。如確因工作需要必須借出者，檔案借出時間一般不得超過一星期，過期尚需繼續(xù)使用者，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5、檔案室人員應(yīng)及時催還借出的檔案，同時檢查歸還的檔案是否完整。6、利用者必須確保檔案的安全、保密和完整，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、撕頁、增刪和遺失，如發(fā)現(xiàn)上述情況，將依據(jù)檔案法有關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。第七章 檔案鑒定銷毀制度檔案鑒定是檔案管理的一項

13、重要工作，做好檔案鑒定工作能夠保證檔案室藏的優(yōu)化，保證向利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為了使檔案鑒定工作正常進(jìn)行，特制定本制度。1、檔案鑒定銷毀工作由學(xué)院綜合檔案室負(fù)責(zé)組織，綜合檔案室應(yīng)在調(diào)查研究基礎(chǔ)上制訂檔案鑒定計劃。各大類檔案每35年進(jìn)行一次檔案價值鑒定，并相應(yīng)修改歸檔范圍和保管期限。2、對已滿保管期限的檔案要及時組織鑒定，編制銷毀檔案清冊，由學(xué)院鑒定小組負(fù)責(zé)鑒定的具體工作。3、檔案鑒定小組由分管院長、保密委員會、審計處、檔案內(nèi)容所涉及的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)鑒定的具體工作。4、檔案鑒定小組采用逐卷逐件審查的直接鑒定法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料為基礎(chǔ)，按照分工，進(jìn)行個人初鑒，集體審查，對到期的檔案提

14、出鑒定銷毀意見。對保管期限已滿，經(jīng)鑒定尚需保留的檔案，要填寫延長保管期限的鑒定，并重新確定新的保管期限。5、確定銷毀的檔案，要逐卷逐件編制檔案銷毀清冊，一式兩份，并撰寫鑒定報告，鑒定小組成員均須在鑒定銷毀意見上簽字，然后上報主管院領(lǐng)導(dǎo)審批。6、凡經(jīng)主管院領(lǐng)導(dǎo)審批同意銷毀的檔案，在檔案剔除后，要在賬上注明“已銷毀”，并標(biāo)明清單的編號和銷毀時間。7、銷毀檔案時，由綜合檔案室和審計處共同派員送造紙廠進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字。銷毀記錄及有關(guān)文件材料存檔（放入全宗卷）備查。8、鑒定工作結(jié)束后，檔案部門應(yīng)及時做好檔案整理、檢索工具調(diào)整等善后處理工作。第八章 教學(xué)檔案管理實施細(xì)則 為了進(jìn)一步加強(qiáng)本、專科教學(xué)檔案的管理，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在學(xué)校教學(xué)活動、教學(xué)管理、教學(xué)研究等各項工作中的作用，提高教學(xué)檔案的質(zhì)量和科學(xué)管理水平，逐步實現(xiàn)教學(xué)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，結(jié)合我院實際，特制定本辦法。一、教學(xué)檔案管理的基本原則 1凡在教