辦公室文件管理培訓(xùn) 公司檔案管理培訓(xùn)

1、檔案管理檔案管理的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)：8個(gè) 收集、整理、鑒定、保管、檢索、統(tǒng)計(jì)、編研和提供利用。第一節(jié) 檔案收集 檔案收集 是檔案館室獲取和豐富檔案資料的主要渠道和手段。檔案收集的內(nèi)容和渠道檔案收集的內(nèi)容、渠道檔案室接收本單位需要?dú)w檔的文件材料檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值檔案檔案館接收撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)、散存社會(huì)的檔案；與圖書(shū)館等交換檔案。收集要求科學(xué)組織 制定收集工作制度、名冊(cè)、方案、方案 (歸檔制度：科學(xué)、可操作性；接收范圍、序列)信息完整 保證歸檔和進(jìn)館室檔案信息的完整性是檔案收集工作必須堅(jiān)持的核心要求。從制度上保證該歸檔、該進(jìn)館室的沒(méi)有遺漏結(jié)構(gòu)優(yōu)化 館室藏檔案門(mén)類(lèi)是否齊全、是否具有可用性；各種門(mén)類(lèi)、

2、載體檔案標(biāo)準(zhǔn)控制 制定標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)都要嚴(yán)格。接收檔案標(biāo)準(zhǔn)要科學(xué)、可操作檔案室的收集加強(qiáng)對(duì)歸檔制度的宣傳行動(dòng)先導(dǎo)，建立網(wǎng)絡(luò)對(duì)文件形成的超前控制 實(shí)施超前控制，把好文件質(zhì)量關(guān)對(duì)文件積累、歸檔的監(jiān)督和指導(dǎo)做好平時(shí)立卷、整理歸檔的檢查指導(dǎo)各中門(mén)類(lèi)、載體檔案全面檢查歸檔的質(zhì)量把好歸檔接收質(zhì)量關(guān)加強(qiáng)平時(shí)收集工作做好零散文件歸檔范圍以外文件和“帳外文件收集工作檔案館的收集接收范圍 建國(guó)前檔案；同級(jí)機(jī)關(guān)，二、三級(jí)代表性單位形成的檔案；重大活動(dòng)、重點(diǎn)建設(shè)工程檔案；已公開(kāi)現(xiàn)行文件等。9號(hào)令：法院、檢察院；各民主黨派機(jī)關(guān)；涉及民生的專(zhuān)業(yè)檔案等等接收期限 現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案進(jìn)館的期限省級(jí)、設(shè)區(qū)的市級(jí)館文件形成滿(mǎn)20年、縣

3、級(jí)館滿(mǎn)10年；提前移交或延期移交的條件、審批經(jīng)同級(jí)檔案局批準(zhǔn)規(guī)定。接收方法 逐年接收或定期接收一般間隔3年或5年接收一次接收要求和手續(xù) 1.接收要求：保持全宗的完整性，按規(guī)定分類(lèi)整理；正確劃分保管期限，具有長(zhǎng)久保存價(jià)值；全宗介紹、檢索工具，移交目錄案卷級(jí)、文件級(jí)電子目錄等，并在交接文據(jù)上簽名蓋章。 2.交接文據(jù)：檔案交接文據(jù)是在變更檔案保管者或所有者的過(guò)程中形成，并具有法律效力的文件。嘉興市檔案館檔案移交接收憑證 根據(jù)?檔案法?、?機(jī)關(guān)檔案工作條例?及?檔案館工作通那么?的有關(guān)規(guī)定，經(jīng)雙方商定，將本單位1993年至2000年在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的檔案材料，向市檔案館移交。本次移交的內(nèi)容有：組織

4、機(jī)構(gòu)名稱(chēng)嘉興市檔案局全宗號(hào)138目錄號(hào)檔案類(lèi)別所屬年代移交原因檔案數(shù)量（卷）案卷級(jí)條目（條）排架長(zhǎng)度（米）備 注永久長(zhǎng)期定期小計(jì)001文書(shū)檔案1993-2000年機(jī)構(gòu)變更2001233233231.0002照片檔案1993-2000年機(jī)構(gòu)變更151張151張數(shù)碼合計(jì)200123151張323 151張3231.0 移交檢索工具：文件級(jí)條目3500條，案卷級(jí)目錄323條。?全宗卷?材料：全宗介紹1份。大事記、檔案利用情況統(tǒng)計(jì)、檔案信息化情況等等 該移交憑證一式二份，交接雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交依據(jù)，并歸入檔案?全宗卷?。 移交單位： 接收單位： 嘉興市檔案館 移交人： 接收人： 移交日期: 年

5、 月 日撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)檔案的接收原那么、方法1.撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)：由撤銷(xiāo)機(jī)關(guān)負(fù)責(zé)整理和鑒定，移交有關(guān)檔案館或主管機(jī)關(guān)代管；2.一個(gè)機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)劃歸幾個(gè)機(jī)關(guān)：由其中一個(gè)機(jī)關(guān)代管或交有關(guān)檔案館；3.一個(gè)或幾個(gè)機(jī)關(guān)并入另一個(gè)機(jī)關(guān)：由合并后的新機(jī)關(guān)代管或移交有關(guān)檔案館；4.一個(gè)機(jī)關(guān)內(nèi)一局部業(yè)務(wù)或一個(gè)部門(mén)劃歸另一個(gè)機(jī)關(guān)：檔案不得抽走，可以借閱或復(fù)制；5.機(jī)關(guān)撤銷(xiāo)或合并時(shí)：未處理完畢的文件材料，可移交新機(jī)關(guān)繼續(xù)辦理，并作為新機(jī)關(guān)檔案整理和保存。重大活動(dòng)檔案的接收 重大活動(dòng)檔案：是指在重大活動(dòng)過(guò)程中直接形成的具有保存價(jià)值的文字、聲像、電子文件、標(biāo)志性實(shí)物等不同形式的歷史記錄。 范圍和內(nèi)容：領(lǐng)導(dǎo)人、重大影響的活動(dòng)、事件、自然災(zāi)

6、害、事故等。 時(shí)間和方法：組織承辦單位承擔(dān)組織、承辦主要工作的單位結(jié)束4個(gè)月內(nèi)，移交同級(jí)國(guó)家檔案館。社會(huì)散存檔案的征集征集的主要方法 接受捐贈(zèng)、有償征集、國(guó)家收購(gòu)和征購(gòu)、交換。存放、代保管、復(fù)制征集的主要途徑1有關(guān)機(jī)關(guān)團(tuán)體、企事業(yè)單位 ； 2有關(guān)地區(qū)包括國(guó)內(nèi)外) ； 3有關(guān)個(gè)人；4圖書(shū)館、文化館、博物館、紀(jì)念館等。第二節(jié) 檔案整理全宗及其構(gòu)成全宗 是一個(gè)國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的檔案整體。通俗地說(shuō)，全宗是一個(gè)機(jī)關(guān)的全部檔案。全宗構(gòu)成者即立檔單位需要具備怎樣的條件1.可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文；2.是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，獨(dú)立編制預(yù)算；3.設(shè)有管理人事

7、的機(jī)構(gòu)或人員，有一定的人事任免權(quán)。 有發(fā)文權(quán)、經(jīng)濟(jì)獨(dú)立、有任免權(quán)立檔單位變化全宗如何處理？ 1.新成立單位(建立新全宗)2.撤銷(xiāo)單位自然終止3.合并或兼并后形成新的單位 A- B 合并兼并-D C-4.原單位分立成假設(shè)干個(gè)單位A -B -C5.內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)獨(dú)立或并入(前后分開(kāi)歸檔)一個(gè)單位的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)，獨(dú)立為一個(gè)新的立檔單位，其獨(dú)立前形成的檔案 ，仍為原立檔單位全宗的一局部 檔案整理內(nèi)容系統(tǒng)化工作區(qū)分全宗、全宗內(nèi)檔案分類(lèi)、立卷組卷或組件、卷內(nèi)文件排列、案卷件排列等。檔案編目卷內(nèi)文件編號(hào)頁(yè)號(hào)、卷內(nèi)文件目錄編制和備考表的編制、案卷封面填寫(xiě)、檔號(hào)和案卷目錄的編制或件號(hào)、歸檔文件目錄的編制等。檔案整理步驟

8、二者關(guān)系系統(tǒng)化是編目工作的根底，編目是系統(tǒng)化的表達(dá)，用以穩(wěn)固系統(tǒng)化成果。復(fù)式分類(lèi)法全宗是一個(gè)復(fù)雜的檔案整體，全宗內(nèi)檔案的分類(lèi)往往需要兩種以上分類(lèi)法的結(jié)合使用，即采用復(fù)式分類(lèi)法。 年度組織機(jī)構(gòu)分類(lèi)法 年度問(wèn)題分類(lèi)法 組織機(jī)構(gòu)年度分類(lèi)法 問(wèn)題年度分類(lèi)法 常用的分類(lèi)方法新立卷1年度保管期限2年度組織機(jī)構(gòu)問(wèn)題保管期限 分類(lèi)方案的編制 應(yīng)以本單位職能活動(dòng)中形成的各種門(mén)類(lèi)和載體的全部檔案為對(duì)象，依據(jù)工作職能、結(jié)合檔案內(nèi)容和載體形式特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)。機(jī)關(guān)分類(lèi)方案表一級(jí)類(lèi)目二級(jí)類(lèi)目三級(jí)類(lèi)目文書(shū)類(lèi)按年度按組織機(jī)構(gòu)分（可根據(jù)情況取舍）如：保管期限件號(hào)業(yè)務(wù)類(lèi)按業(yè)務(wù)類(lèi)型分如：教學(xué)檔案科技類(lèi)基建類(lèi)按項(xiàng)目分設(shè)備類(lèi)按型號(hào)

9、分科研類(lèi)按課題分會(huì)計(jì)類(lèi)按年度分會(huì)計(jì)憑證類(lèi) 如：各類(lèi)報(bào)銷(xiāo)發(fā)票會(huì)計(jì)賬簿類(lèi) 如：銀行賬簿財(cái)務(wù)報(bào)告類(lèi) 如：年度財(cái)務(wù)報(bào)告其他類(lèi)特殊載體類(lèi)照片類(lèi)如：紙質(zhì)、數(shù)碼照片錄音錄像類(lèi)如：錄音帶、錄像帶光盤(pán)（磁盤(pán)）類(lèi)如：光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)實(shí)物類(lèi)如：獎(jiǎng)杯、印章、錦旗、檔號(hào)的編制檔號(hào) 是檔案館室在整理和管理檔案的過(guò)程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號(hào)是存取檔案的標(biāo)記，并具有統(tǒng)計(jì)監(jiān)督作用。傳統(tǒng)方式： 全宗號(hào)-目錄號(hào)-案卷號(hào)-頁(yè)號(hào)。 例： 125-002-010-006新立卷方式：全宗號(hào)-年度-保管期限-件號(hào)。 例： 008-1997-永久-00025檔號(hào)的編制應(yīng)遵循以下原那么 1. 唯一性原那么不能有重號(hào) 2. 合理性原那

10、么與分類(lèi)整理相適應(yīng) 3. 穩(wěn)定性原那么不能隨意改動(dòng) 4. 擴(kuò)充性原那么遞增容量 5. 簡(jiǎn)單性原那么簡(jiǎn)短明了件號(hào)的編制方法 五位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)。按照?歸檔文件整理規(guī)那么?整理的檔案，同一個(gè)類(lèi)目下的文件按排列次序流水編號(hào)。不應(yīng)有空號(hào)。注： 1.如果在分類(lèi)整理時(shí)，不設(shè)機(jī)構(gòu)問(wèn)題 這一級(jí)類(lèi)目，機(jī)構(gòu)代號(hào)可省略。 2.列入檔案館接收單位的，要求檔案室編制盒號(hào)。 012199100008永久2、歸檔章格式全宗號(hào)年度室編件號(hào)機(jī)構(gòu)或問(wèn)題保管期限館編件號(hào)目錄的編制立卷：案卷目錄組件：歸檔文件目錄 歸檔文件目錄的編制格式已在文件材料管理中介紹 具體的錄入要點(diǎn)在檢索章節(jié)中介紹第三節(jié) 檔案鑒定檔案鑒定 是判定檔案真?zhèn)魏蛢r(jià)

11、值的過(guò)程。檔案鑒定的內(nèi)容表達(dá)在三個(gè)階段1. 歸檔鑒定是否屬于歸檔范圍，實(shí)質(zhì) 是否具有保存價(jià)值2. 保管期限鑒定3. 到期鑒定 一、檔案價(jià)值鑒定的原那么1.從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā) (這是鑒定工作的指導(dǎo)思想和核心原那么)2.全面的觀(guān)點(diǎn) 內(nèi)容特征為主要因素，結(jié)合來(lái)源、形成時(shí)間等因素；整體作用和個(gè)別價(jià)值相結(jié)合；多方面利用需求3.歷史的觀(guān)點(diǎn) 時(shí)代背景、歷史條件4.開(kāi)展的觀(guān)點(diǎn) 前瞻性，長(zhǎng)遠(yuǎn)的歷史作用二、檔案價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)三類(lèi) 1.自身屬性標(biāo)準(zhǔn)：是指以檔案自身所擁有的主要屬性作為價(jià)值鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，包括1職能標(biāo)準(zhǔn) 是指按立檔單位所在社會(huì)系統(tǒng)中的地位和重要程度來(lái)決定其檔案的價(jià)值。2來(lái)源標(biāo)準(zhǔn) 是要突出檔案形成者

12、在檔案鑒定中的地位，即“以我為主的標(biāo)準(zhǔn)。3內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn) 檔案內(nèi)容是決定檔案價(jià)值最重要、最本質(zhì)的因素。強(qiáng)調(diào)了檔案內(nèi)容的重要性、獨(dú)立性和時(shí)效性。4形式特征標(biāo)準(zhǔn) 是指文件的名稱(chēng)、文本、外形特征等，是判定檔案價(jià)值的參考因素。2.社會(huì)需求標(biāo)準(zhǔn) 社會(huì)對(duì)檔案的需求具有客觀(guān)性。包括需求方向，需求面、需求時(shí)間等方面。社會(huì)利用價(jià)值3.相對(duì)價(jià)值標(biāo)準(zhǔn) 是指被鑒定的檔案與其他檔案和保管費(fèi)用之間相比較而存在的價(jià)值。只有當(dāng)利用價(jià)值大于保管檔案的本錢(qián)時(shí)，才真正具有保管價(jià)值 完整程度、可替代程度、重復(fù)程度、保管費(fèi)用等因素 三、檔案保管期限表的類(lèi)型1.通用檔案保管期限表 它是由國(guó)家檔案局編制的，供全國(guó)縣以上機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位

13、鑒定檔案通用的標(biāo)準(zhǔn)和依據(jù)，是全國(guó)各級(jí)機(jī)關(guān)和單位確定一般性檔案保管期限的標(biāo)準(zhǔn)和制定其它類(lèi)型檔案保管期限表的指南。如：2006年國(guó)家檔案局第8號(hào)令頒發(fā)的?機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書(shū)檔案保管期限規(guī)定?參P622.專(zhuān)門(mén)檔案保管期限表3.同系統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案保管期限表4.同類(lèi)型機(jī)關(guān)檔案保管期限表5.機(jī)關(guān)檔案保管期限表注：1.標(biāo)準(zhǔn)的保管期限表對(duì)其他幾種保管期 限表有指導(dǎo)意義；2.機(jī)關(guān)檔案保管期限表必須以標(biāo)準(zhǔn)的和上級(jí)的各種通用保管期限表為依據(jù)；3.各種類(lèi)型的保管期限不能縮短標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的保管期限。檔案保管期限表的結(jié)構(gòu)1.順序號(hào)：一般采用層累制結(jié)構(gòu)，每類(lèi)目下流水編號(hào)。2.條款：一組文件的來(lái)源、內(nèi)容和形式。有內(nèi)在聯(lián)系，價(jià)

14、值相同3.保管期限：保存年限4.附注：對(duì)條款及其保管期限所作的必要注解和說(shuō)明。5.總的說(shuō)明：指出檔案保管期限表的適用范圍、制定依據(jù)、結(jié)構(gòu)、批準(zhǔn)施行時(shí)間，及保管期限的計(jì)算方法等其他應(yīng)說(shuō)明的事項(xiàng)。四、檔案保管期限的劃分 檔案保管期限 是指對(duì)檔案劃定的存留年限。 文書(shū)檔案的保管期限分永久和定期兩種，其中定期又可分為30年、10年。 永久保管 就是無(wú)限期地盡可能長(zhǎng)遠(yuǎn)地保存下去。如：本機(jī)關(guān)活動(dòng)中形成的重要業(yè)務(wù)文件材料，本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)演變、人事任免等文件材料。 定期保存的計(jì)算方法：一般是從文件產(chǎn)生后的第二年起計(jì)算，有些特殊文件和專(zhuān)門(mén)文件可以從其失效、結(jié)案后算起。例：文書(shū)檔案保管期限表機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議的文件材料

15、5.1 本機(jī)關(guān)為主辦的5.1.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、 講話(huà)、總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要 。永久5.1.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、簡(jiǎn)報(bào)。30年5.2 本機(jī)關(guān)為協(xié)辦的5.2.1 請(qǐng)示、批復(fù)、通知、名單、日程、報(bào)告、講話(huà)、 總結(jié)、決議、決定、紀(jì)要的復(fù)制或副本 。30年5.2.2 典型材料、代表發(fā)言材料、交流材料、 簡(jiǎn)報(bào)的復(fù)制件或副本。10年五、檔案鑒定的組織和方法檔案鑒定的根本方法 是直接鑒定法，即直接、具體地審查檔案。直接鑒定法要求 檔案鑒定人員逐卷逐件逐頁(yè)地審查檔案材料，從它的內(nèi)容、作者、題名、可靠程度等方面，全面考察分析其價(jià)值，而不是僅根據(jù)案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄和案卷

16、題名來(lái)判定檔案的價(jià)值。六、檔案銷(xiāo)毀檔案銷(xiāo)毀 是指經(jīng)過(guò)鑒定對(duì)失去價(jià)值的檔案作消滅性處置的過(guò)程。銷(xiāo)毀程序 1. 檔案鑒定人員形成銷(xiāo)毀報(bào)告、清冊(cè) 2. 由鑒定小組審核提出意見(jiàn)，登記造冊(cè)。 3. 經(jīng)機(jī)關(guān)分管負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。 4. 由二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字。 銷(xiāo)毀清冊(cè)的結(jié)構(gòu)包括 1. 檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)封面，工程有：全宗號(hào)、全宗名稱(chēng)和立檔單位名稱(chēng)、編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)單位名稱(chēng)、編制時(shí)間表； 2. 銷(xiāo)毀檔案登記表，工程有：順序號(hào)、案卷或文件題名、起止日期、號(hào)碼案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)或文件編號(hào)、數(shù)量、備注等。 檔案銷(xiāo)毀方式1送指定造紙廠(chǎng)化成紙漿；2少量涉密檔案交保密部門(mén)銷(xiāo)毀；3磁帶、磁盤(pán)和漁船等特殊載體檔案，

17、可用物理或燃燒等方式 銷(xiāo)毀；4兩人以上監(jiān)銷(xiāo)，并在銷(xiāo)毀清冊(cè)上注明“已銷(xiāo)毀和銷(xiāo)毀方式、銷(xiāo)毀日期。 經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，可“暫緩執(zhí)行，一般可保存一段時(shí)間后再抽樣復(fù)審，以防鑒定有誤。第四節(jié) 檔案保管與保護(hù)一、檔案保管的內(nèi)容和要求檔案保管的內(nèi)容 1. 檔案庫(kù)房管理整潔、有序 2. 檔案流動(dòng)過(guò)程中的保護(hù)各個(gè)環(huán)節(jié) 3. 保護(hù)檔案的專(zhuān)門(mén)措施復(fù)制、修裱檔案保管的根本要求 1. 以防為主，防治結(jié)合 2. 加強(qiáng)重點(diǎn)，照顧一般二、檔案保管的根本條件 檔案室用房 檔案室用房一般由檔案庫(kù)房、檔案閱覽用房和檔案人員辦公用房組成。做到三室分開(kāi)。檔案裝具 檔案裝具是檔案館、室必需的根本設(shè)備。目前，我國(guó)使用的檔案裝具主要有：檔案架

18、、檔案箱、檔案柜、密集架。檔案保管設(shè)備 空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、通風(fēng)機(jī)、溫濕度測(cè)量?jī)x、防盜和防火報(bào)警器、滅火器、裝訂機(jī)、復(fù)印機(jī)、縮微拍攝設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備、消毒設(shè)備、信息化設(shè)備以及檔案專(zhuān)用運(yùn)輸設(shè)備等。檔案包裝材料 無(wú)酸材料制成的卷盒、卷皮。三、檔案庫(kù)房管理檔案裝具的排列 合理布局 、避光通風(fēng) 、整齊有序 裝具應(yīng)與窗戶(hù)墻面垂直。檔案裝具的編號(hào) 一般以庫(kù)房為單位進(jìn)行，編號(hào)方法：自庫(kù)房門(mén)口起從左至右、從外向里編架柜號(hào)，每個(gè)架柜的格節(jié)也應(yīng)編號(hào)，方法是從上向下編順序號(hào)。檔案的排列存放 檔案室的檔案，一般根據(jù)檔案種類(lèi)實(shí)行分類(lèi)排列，將同一類(lèi)別的檔案集中存放在一起。存放地點(diǎn)索引年代（類(lèi)別）檔 號(hào)列號(hào)（架號(hào)、箱號(hào)）備 注2

19、001（文書(shū)）138-2001-永久001-050005檔案管理的應(yīng)急處置檔案管理的應(yīng)急處置 是指由人為或自然因素引起的突發(fā)性危及或可能危及檔案平安和嚴(yán)重干擾檔案工作秩序，需要采取應(yīng)急措施加以處置的工作。1. 檔案管理的應(yīng)急處置預(yù)案如：?檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急處置方法?2. 檔案管理的應(yīng)急處置措施 及時(shí)報(bào)警，在第一時(shí)間通知搶險(xiǎn)負(fù)責(zé)人和相關(guān)人員，通知專(zhuān)業(yè)搶險(xiǎn)救援部門(mén)等。在可能的情況下，采取行動(dòng)消除事故。四、檔案保護(hù)庫(kù)房溫、濕度控制庫(kù)房的“八防 防火、防水、防潮、防霉、防蟲(chóng)、防光、防塵、防盜。一般庫(kù)房溫濕度控制規(guī)定 相對(duì)溫度：1424相對(duì)濕度：4560聲像庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度：2025相對(duì)濕度：

20、5060磁帶庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度：1424相對(duì)濕度：4060膠片庫(kù)的溫濕度規(guī)定 相對(duì)溫度：1424相對(duì)濕度：4060檔案修復(fù)檔案修復(fù) 是指受損或退變檔案的恢復(fù)或接近原有特征，或進(jìn)行加固的一項(xiàng)搶救性保護(hù)措施。修復(fù)技術(shù)種類(lèi)：去污、去酸、加固、修裱、字跡恢復(fù)與顯示技術(shù)等。常用搶救方法 復(fù)印、拍攝、掃描。五、全宗卷全宗卷：是檔案管理活動(dòng)中形成的“檔案，是管理全宗的“檔案。全宗卷的主要內(nèi)容1.檔案收集方面的材料交接文據(jù)，接收、征集記錄，檔案來(lái)源等2.檔案整理方面的材料整理工作方案、分類(lèi)方案、檔案整理情況3.檔案鑒定方面的材料鑒定小組成員，保管期限表，鑒定、銷(xiāo)毀情況4.檔案保管方面的材料平安檢查記錄、

21、報(bào)告，檔案保護(hù)措施5.檔案統(tǒng)計(jì)方面的材料收進(jìn)移出登記，檔案根本情況和利用情況統(tǒng)計(jì)6.檔案利用方面的材料全宗指南，利用范圍說(shuō)明，利用實(shí)例7.檔案管理新技術(shù)應(yīng)用方面的材料 信息化情況，電子目錄數(shù)量全宗卷的整理 全宗卷內(nèi)文件材料，是隨全宗管理的延續(xù)而逐漸增加的，平時(shí)必須注意積累，及時(shí)進(jìn)行整理組卷，數(shù)量較多的可設(shè)分卷。卷內(nèi)文件材料按問(wèn)題時(shí)間進(jìn)行系統(tǒng)排列。排列順序 全宗指南全宗介紹、立檔單位大事記和有關(guān)檔案收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用、現(xiàn)代化管理等方面的文件材料，在此根底上編制卷內(nèi)目錄。 第五節(jié) 檔案檢索1. 檔案檢索的內(nèi)容 就是存儲(chǔ)和查找檔案信息的過(guò)程。檢索效率 是衡量檔案檢索系統(tǒng)性能以及每一個(gè)

22、檢索過(guò)程質(zhì)量的最根本的指標(biāo)。2. 檔案著錄 是對(duì)檔案內(nèi)容和形式特征等進(jìn)行分析、選擇和記錄的過(guò)程。3. 檔案檢索工具 是用于存儲(chǔ)、查找和報(bào)道檔案信息的系統(tǒng)化文字描述工具，是目錄、索引、指南等的統(tǒng)稱(chēng)。常用檔案檢索工具的編制最常用、最根底的檔案檢索工具： 案卷目錄和歸檔文件目錄。1.案卷文件目錄全引目錄 現(xiàn)已被文件級(jí)電子目錄所取代?；驓w檔文件目錄取代2.專(zhuān)題目錄 按照特定專(zhuān)題以一定次序編排而成的一種檔案目錄。如：民生檔案專(zhuān)題庫(kù) 歸檔文件目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)新方法全宗號(hào)年度保管期限件號(hào)正題名文件編號(hào)成文日期責(zé)任者文件頁(yè)數(shù)密級(jí)開(kāi)放情況室編盒號(hào)備注0022003永久00456嘉興市檔案局黨組會(huì)議記錄人事任

23、免嘉檔20035號(hào)20030513嘉興市檔案局60限制進(jìn)館單位編制全宗號(hào)目錄號(hào)案卷號(hào)頁(yè)號(hào)正題名文件編號(hào)成文日期責(zé)任者保管期限密級(jí)開(kāi)放情況備注002001456025關(guān)于ZZZ等同志任職的通知 XXX、KKK嘉檔19965號(hào)20020513嘉興市檔案局永久限制文件級(jí)目錄關(guān)鍵字段著錄要點(diǎn)傳統(tǒng)方法3.全宗指南全宗介紹 是介紹和報(bào)道立檔單位及其所形成檔案情況的一種檔案檢索工具。編制要求 客觀(guān)、準(zhǔn)確、真實(shí)，語(yǔ)言簡(jiǎn)練、文字表達(dá)清楚。全宗指南由封頁(yè)、正文、備注三局部組成 。 正文局部的編寫(xiě)有以下三方面： 1全宗構(gòu)成者沿革簡(jiǎn)介。組織沿革 2全宗內(nèi)檔案情況簡(jiǎn)介。檔案數(shù)量、保管期限、完整程度，整理、鑒定、檢索工具

24、、利用等情況 3檔案內(nèi)容與成分介紹。分類(lèi)介紹 例： 嘉興市縣人民政府19491983全宗號(hào)16 一、機(jī)構(gòu)沿革 嘉興縣人民政府成立于1949年5月嘉興解放之時(shí)，隸屬嘉興專(zhuān)署領(lǐng)導(dǎo)。1955年12月，縣人民政府改稱(chēng)為市人民政府。.1983年8月3日，浙江省人民政府浙政198355號(hào)通知，根據(jù)國(guó)務(wù)院1983年7月21日批復(fù)：撤銷(xiāo)嘉興地區(qū)行政專(zhuān)署，設(shè)立省轄的嘉興市和湖州市。至此，縣級(jí)嘉興市人民政府職能行使中止。工作職能 歷任市縣長(zhǎng)有：鄭寄民、張澄秋、馬吉德、劉慎言、樊家禧、蔡學(xué)忠、沈如淙、吳根生、周平臣、朱孔宇、李佃杰。 二、檔案情況及主要內(nèi)容 該全宗于1983年底由原嘉興市人民政府辦公室移交本館，文書(shū)

25、檔案編有三個(gè)目錄共計(jì)1338卷，其中永久925卷，長(zhǎng)期309卷。另外還有會(huì)計(jì)檔案2174卷，照片222張，錄音帶6盒，光盤(pán)10片。排架長(zhǎng)度19.3M。按規(guī)定現(xiàn)已鑒定檔案1101 卷，開(kāi)放條目9066 條。 該全宗按年度問(wèn)題立卷，分類(lèi)清楚。材料比較完整。該全宗利用率高，特別是組織史、市志編寫(xiě)中發(fā)揮了重要的憑證參考作用。由于頻繁利用，局部案卷發(fā)生機(jī)械磨損、酸化和字跡褪變，需通過(guò)裱糊、字跡顯示、無(wú)酸處理等措施加以彌補(bǔ)。 該全宗檢索工具主要有紙質(zhì)：案卷目錄、全引目錄等；電子：案卷級(jí)條目1338條，文書(shū)文件級(jí)19569 條，專(zhuān)題庫(kù)條目3441條。全文掃描：3274 件。 三、檔案內(nèi)容與成分介紹 1、文件

26、聚集。主要包括縣市歷屆人民代表大會(huì)、解放初期各界代表會(huì)議、各屆各次人代會(huì)代表發(fā)言、各次烈軍屬、殘廢、復(fù)員、退伍軍人代表會(huì)議、知識(shí)青年下鄉(xiāng)、回鄉(xiāng)代表會(huì)議、市縣長(zhǎng)辦公會(huì)議、市縣府辦公會(huì)議記錄、市縣府辦公室發(fā)文，市縣府各類(lèi)會(huì)議記錄、市縣府辦編印的情況與匯報(bào)、地區(qū)、全省及全國(guó)性的重要會(huì)議材料、嘉興地區(qū)專(zhuān)員行政公署、浙江省人民政府人民委員會(huì)、國(guó)務(wù)院文件等匯編材料。 2、重要的報(bào)告及批復(fù)、通知和決定。主要有關(guān)于職權(quán)范圍內(nèi)的組織機(jī)構(gòu)的撤建、人事干部的任免、勞開(kāi)工資調(diào)整、工業(yè)交通、農(nóng)林水利、財(cái)稅商業(yè)、物資供給、物價(jià)政策、文化教育、衛(wèi)生醫(yī)療以及民政、土管、民兵建設(shè)等各項(xiàng)工作的報(bào)告及批復(fù)，關(guān)于市縣所轄新豐區(qū)、鳳橋

27、區(qū)、新篁區(qū)、王江涇區(qū)、新塍區(qū)、王店區(qū)等地的劃分階級(jí)成份的呈報(bào)與批復(fù)、決定等，本府關(guān)于落實(shí)人民政策的批復(fù)，及對(duì)人員處理的決定。 3、財(cái)務(wù)。主要有1961年至1978年行政科所形成的會(huì)計(jì)文件材料，包括會(huì)計(jì)報(bào)表、帳冊(cè)、憑證等。 還有，嘉興市縣人民政府關(guān)于全市縣各項(xiàng)工作的重要指示和年度總結(jié)，各年度的干部統(tǒng)計(jì)年報(bào)，干部調(diào)動(dòng)介紹信存根，縣革委辦事組編印的工作簡(jiǎn)報(bào)，晉升技術(shù)職稱(chēng)的通知報(bào)告，關(guān)于方案生育，人口，檔案管理的報(bào)告與通知等文件材料。第六節(jié) 檔案統(tǒng)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì) 是對(duì)反映和說(shuō)明檔案及檔案工作現(xiàn)象的數(shù)量特征進(jìn)行搜集、整理和分析的活動(dòng)。一、檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容和要求 檔案統(tǒng)計(jì)工作的內(nèi)容：主要包括檔案的根本登記和綜合統(tǒng)計(jì)兩局部。 我國(guó)檔案工作的根本情況統(tǒng)計(jì)，根本上分為四個(gè)層次： 其一，全國(guó)檔案工作根本情況統(tǒng)計(jì)。由國(guó)家檔案局組織實(shí)施； 其二，專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)檔案工作情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各專(zhuān)業(yè)主管部門(mén)組織實(shí)施； 其三，地方包括省、市、地、縣各級(jí)檔案工作根本情況統(tǒng)計(jì)。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各級(jí)地方檔案行政管理部門(mén)組織實(shí)施； 其四，檔案館、檔案室檔案工作情況統(tǒng)計(jì) 。該項(xiàng)統(tǒng)計(jì)由各檔案館室自行組織實(shí)施。 檔案統(tǒng)計(jì)的根本要求 1準(zhǔn)確性客觀(guān)、如實(shí) 2科學(xué)性嚴(yán)密合理、科學(xué)實(shí)用、明確易行 3時(shí)效性迅速及時(shí)二、檔案登記檔案登記 是指登錄檔案和檔案管理有關(guān)數(shù)據(jù)的過(guò)程。檔案登記是檔案統(tǒng)計(jì)的根