淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑3100字

1、淺析辦公室檔案管理工作效率提升途徑3100字 摘 要：由于時代的開展，辦公室管理工作也越來越先進(jìn)，檔案管理工作作為辦公室管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，也應(yīng)該不斷與時俱進(jìn)，充分發(fā)揮出檢索和查詢的作用，以進(jìn)步工作效率。就辦公室檔案管理工作的實(shí)際來說，檔案管理工作其實(shí)是一個搜集資料數(shù)據(jù)，并對其進(jìn)展整理保存的過程。實(shí)際上，檔案管理的本質(zhì)就是通過檔案管理來反映事物的開展過程，對辦公室工作具有實(shí)在的參考和借鑒作用。 畢業(yè)關(guān)鍵詞：辦公室；檔案管理；單位管理1辦公室檔案管理工作中的問題1.1管理人員的檔案管理意識缺乏在辦公室管理工作人員中，很大一局部工作人員對于檔案管理的重要性都沒有正確的認(rèn)識。多數(shù)管理工作人員都是身兼

2、管理工作，因此對自己的工作認(rèn)識不夠，管理意識也有所缺乏，不具備專業(yè)的管理程度。由于檔案管理工作人員的專業(yè)程度有限，知識也較為局限，而檔案涉及的方面又非常廣，所以很多工作人員不能及時準(zhǔn)確將各類檔案進(jìn)展分類管理，導(dǎo)致大量檔案資料出現(xiàn)了長期堆放的狀態(tài)，或者存在管理不當(dāng)現(xiàn)象。這嚴(yán)重的影響了檔案的管理和整理。1.2管理制度不健全假設(shè)想將辦公室管理工作高效的進(jìn)展下去，首先必需要健全各方面的管理制度，檔案管理也是這樣。檔案管理制度主要包括檔案分類、保管期限、介質(zhì)區(qū)分、搜集機(jī)制、歸整標(biāo)準(zhǔn)、查閱借閱規(guī)定等等。但是，單位有的指導(dǎo)人員過于繁忙，對辦公室管理工作也不重視，沒有單獨(dú)建立管理檔案的資料室，沒有相關(guān)的檔案管

3、理制度。因此，導(dǎo)致檔案管理人員懈怠了其工作，進(jìn)而影響其對檔案的處理。1.3辦公室檔案管理工作人員素質(zhì)有待進(jìn)步對于很多單位來講，辦公室檔案管理工作人員的素質(zhì)還有待進(jìn)步，在工作中往往展現(xiàn)出很多缺乏，主要表達(dá)在以下幾個方面：第一，很多辦公室檔案管理工作人員，不能純熟利用計(jì)算機(jī)進(jìn)展操作，還需要經(jīng)過較長的時間熟悉和使用計(jì)算機(jī)，使得辦公室檔案管理工作無法高效開展；第二，很多辦公室檔案管理工作人員認(rèn)為自己進(jìn)展的是打雜的工作，沒有在工作過程中承當(dāng)起自己應(yīng)盡的責(zé)任，很多工作往往都是拖到最后，極大地降低了辦公室檔案管理工作的效率。2.辦公室檔案管理工作手段較為落后。目前，很多單位仍然采用人工管理檔案的傳統(tǒng)管理手段

4、，這種管理工作手段較為落后，形成了很多不良后果，主要表達(dá)在：第一，沒有充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢，使得很多檔案管理人員雖然消耗大量的精力，但是無法更好地進(jìn)步辦公室檔案管理工作效率；第二，沒有將信息技術(shù)應(yīng)用到辦公室檔案管理工作中，很容易造成資料缺失，很多資料在整理過程中會出現(xiàn)錯誤，無法對資料進(jìn)展快速備份和恢復(fù)，為單位帶來較大損失。2促進(jìn)辦公室檔案管理工作效率提升的途徑2.1建立完善的信息管理系統(tǒng)隨著我國信息社會的不斷開展，信息科技對于人們的生活和工作都產(chǎn)生了重要的影響，極大地進(jìn)步了人們的工作效率，方便了人們的日常生活。所以，為了更好地進(jìn)步辦公室檔案管理工作的工作效率，需要建立完善的信息系統(tǒng)：首先，單

5、位應(yīng)該充分認(rèn)識到辦公室檔案管理工作的重要性，并且可以在這方面進(jìn)展一定的資金投入，從而建立完善的信息管理系統(tǒng)，使得辦公室檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工管理方式向著信息化管理方式邁進(jìn)。第二，單位不僅需要投入一定的資金，用來進(jìn)步辦公室檔案管理工作的效率，而且還需要投入一定的人力和物力，從各個方面為進(jìn)步辦公室檔案管理工作的效率創(chuàng)造條件。2.2改良檔案管理的思想觀念第一，單位的指導(dǎo)人員要將檔案管理置于工作的重要位置，加強(qiáng)單位的檔案綜合管理，在謀劃階段和施行階段都要做好檔案管理工作。第二，完善檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)考核制度、獎懲制度，增強(qiáng)對檔案管理工作的重視，進(jìn)步工作人員的工作效率，同時還要加強(qiáng)對檔案管理工作的

6、監(jiān)視，激發(fā)管理工作人員的工作積極性，開展檔案管理教育和培訓(xùn)。2.3培養(yǎng)檔案管理專業(yè)人才當(dāng)前，單位中的檔案管理工作人員才能和素質(zhì)不統(tǒng)一，互相之間缺乏良好的配合，團(tuán)隊(duì)缺乏協(xié)作力，嚴(yán)重影響了工作效率。因此，第一要加強(qiáng)對高素質(zhì)人才的引進(jìn)和對專業(yè)人員的訓(xùn)練，完善單位檔案管理工作的人力資源力量。第二，定期開展檔案管理工作人員的教育培訓(xùn)，通過參加國家檔案管理綜合管理部門的調(diào)訓(xùn)，獲取檔案管理資格，提升自身的管理才能。2.4進(jìn)一步完善單位的檔案管理制度由于一些單位自身的規(guī)章制度體系以及內(nèi)容還存在很多欠缺的地方，尤其是那些辦學(xué)時間較短的學(xué)校而言，其將大多數(shù)精力都投入到了教學(xué)管理當(dāng)中，而無視了辦公室檔案管理工作的重

7、要性，因此，并沒有在規(guī)章制度中執(zhí)行詳細(xì)的工作標(biāo)準(zhǔn)。但是，辦公室檔案管理工作尤為重要，為了更好地進(jìn)步辦公室檔案管理工作的效率，必須進(jìn)一步完善檔案管理工作的規(guī)章制度：第一，充分爭取辦公室檔案管理工作人員的意見，在完善規(guī)章制度的過程中集思廣益，使相關(guān)的規(guī)章制度可以更加完好和合理。第二，在?際工作中，需要根據(jù)辦公室檔案管理工作的實(shí)際情況，不斷修復(fù)和完善規(guī)章制度中的相關(guān)章節(jié)，從而使規(guī)章制度可以更好地指導(dǎo)辦公室檔案管理工作，不斷進(jìn)步辦公室檔案管理工作的工作效率。2.5建立辦公室檔案管理工作的反應(yīng)機(jī)制對于很多單位來講，都需要及時匯報職工的工作，從而使得單位指導(dǎo)者可以理解職工的工作內(nèi)容，并且對將來的工作內(nèi)容進(jìn)

8、展合理規(guī)劃。因此，在進(jìn)步辦公室檔案管理工作效率的過程中，可以建立辦公室檔案管理工作的反應(yīng)機(jī)制，為此，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，鼓勵職工積極反映和反應(yīng)工作中的問題，反應(yīng)意見的搜集人員可以對意見進(jìn)展整理和匯總，使得單位管理者可以充分參考這些意見，對現(xiàn)有的辦公室檔案管理工作進(jìn)展改革；第二，辦公室檔案管理工作可以根據(jù)不同的部門對資料的重視程度等進(jìn)展分門別類地整理，這不僅僅有利于資料的保存和檢索，也可以使辦公室檔案管理工作人員及時理解資料用處，為不同資料分配不同的整理資源。2.6加大辦公室檔案管理的資金力度辦公室檔案管理工作對保障辦公室穩(wěn)定工作、進(jìn)步工作效率都具有非常重要的作用。辦公室檔案資料在辦公室工

9、作中有著重要的指導(dǎo)作用，因此通過對大量雜亂檔案資料進(jìn)展管理，可以方便辦公室工作人員對資料文件進(jìn)展查閱借鑒。由于辦公室的資料文件都比擬量大雜亂，對于大量的檔案進(jìn)展管理也是一項(xiàng)非常繁瑣的工作，所以想要進(jìn)步辦公室檔案管理的工作效率，不僅需要大量的時間，也需要大量的資金支持。單位可以加大資金支持力度，完善檔案管理信息系統(tǒng)，通過資金支持建立科學(xué)的檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化，才可以減少在檔案管理中消耗的時間和人力，也可以進(jìn)步辦公室檔案管理的工作效率。完畢語辦公室各項(xiàng)工作的開展都和辦公室檔案管理工作有直接的聯(lián)絡(luò)，只有進(jìn)步了辦公室檔案管理的工作效率，才能為辦公室各項(xiàng)工作提供數(shù)據(jù)資料的查詢便利，推進(jìn)辦公室工作的順利開展。辦公室檔案管理也應(yīng)該采取一系列管理措施，通過加強(qiáng)管理人員的專業(yè)知識，利用計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，單位各部門互相配合合作等措施，才能進(jìn)一步進(jìn)步辦公室檔案管理工作效率。參考文獻(xiàn)1杜慧玲.討論如何進(jìn)步辦公室檔案管理工作效率的考慮J.辦公室業(yè)務(wù)