【MBA教學(xué)案例】以技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS）項(xiàng)目

1、【MBA 教學(xué)案例】以技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS）項(xiàng)目摘要：為了提高企業(yè)的管理水平和動(dòng)作效率，拜耳（四川）動(dòng)物保健公司決定，建立以技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)為核心的管理信息系統(tǒng)（TOMS），包括企業(yè)的計(jì)劃、銷售、生產(chǎn)、供應(yīng)、庫(kù)房等，即產(chǎn)、供、銷、物一體化信息系統(tǒng)。一、BSAH 公司簡(jiǎn)介拜耳（四川）動(dòng)物保健有限公司（BSAH）是一家生產(chǎn)、銷售動(dòng)物保健產(chǎn)品的中德合資企業(yè)，坐落于四川省成都市西南航空港經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)內(nèi)，占地面積 28000 平方米。BSAH 的業(yè)務(wù)范圍包括飼料添加劑、預(yù)混料、動(dòng)物保健品及公共衛(wèi)生產(chǎn)品的生產(chǎn)、銷售及提供售后服務(wù)。目前，BSAH 有佛山、上海、北京和成都四個(gè)銷售分公司，營(yíng)銷

2、網(wǎng)絡(luò)遍及全國(guó)。BSAH 以科學(xué)研究為主導(dǎo)，以“環(huán)保、安全、質(zhì)量和效率”為目標(biāo)，堅(jiān)定不移地致力于“責(zé)任與關(guān)懷”理念的建立，最大限度地保證消費(fèi)者、客戶和員工的安全。BSAH 全球通行的拜耳公司準(zhǔn)則要求全球所有拜耳公司都要遵守本國(guó)的各種規(guī)定、國(guó)際法規(guī)及拜耳內(nèi)部的準(zhǔn)則。BSAH 擁有完善的質(zhì)保系統(tǒng)，并執(zhí)行嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)操作程序，以向客戶提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品，并已通過國(guó)際 GMP（質(zhì)量管理規(guī)范）認(rèn)證。BSAH 有技術(shù)運(yùn)作、財(cái)務(wù)、市場(chǎng)、銷售和人力資源五個(gè)主要部門，其組織結(jié)構(gòu)如圖 1 所示。其中：技術(shù)運(yùn)作部的業(yè)務(wù)內(nèi)容十分廣泛，負(fù)責(zé)整個(gè)公司生產(chǎn)、計(jì)劃、供應(yīng)和物流管理，下屬質(zhì)檢、生產(chǎn)、后勤、采購(gòu)、計(jì)劃、倉(cāng)庫(kù)、調(diào)度等部門，

3、與 TOMS 系統(tǒng)密切相關(guān)。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)監(jiān)控企業(yè)的資金流，進(jìn)行客戶信用等級(jí)的評(píng)估。市場(chǎng)部負(fù)責(zé)調(diào)研行業(yè)及市場(chǎng)動(dòng)向，同時(shí)負(fù)責(zé)產(chǎn)品配方管理。銷售部下屬佛山、上海、北京和成都四個(gè)銷售分公司，負(fù)責(zé)整個(gè)公司的營(yíng)銷網(wǎng)絡(luò)，并向生產(chǎn)計(jì)劃提供需求滾動(dòng)預(yù)測(cè)。人力資源部負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的人事管理。二、BSAH 公司面臨的困難隨著全球信息化的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)與網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的新興企業(yè)都面臨著新的挑戰(zhàn) 和機(jī)遇，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)工具和現(xiàn)代化管理思想，構(gòu)建強(qiáng)有力的技術(shù)運(yùn)作管理系統(tǒng)是 企業(yè)發(fā)展中須首要解決的問題。為了提高企業(yè)的管理水平和運(yùn)作效率，BSAH 公司決定，建立以技術(shù)運(yùn)用系統(tǒng)為核心的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱為 TOMS 系

4、統(tǒng)），包括企業(yè)的計(jì)劃、銷售、生產(chǎn)、供應(yīng)、庫(kù)房管理等，即產(chǎn)、供、銷、物一體化的模式，充分利用信息技術(shù)實(shí) 現(xiàn)信息資源實(shí)時(shí)共享，以使企業(yè)的決策者能夠?qū)崟r(shí)、準(zhǔn)確地掌握企業(yè)內(nèi)部信息流、物流等， 充分協(xié)調(diào)好計(jì)劃、供應(yīng)、生產(chǎn)、儲(chǔ)運(yùn)、營(yíng)銷等部門之間的關(guān)系，從而真正實(shí)現(xiàn) BSAH 科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的管理模式，以適應(yīng)未來企業(yè)的飛速發(fā)展。因此，BSAH 公司決定向社會(huì)招標(biāo)，建立高效的、基于 ERP 原理的 TOMS 系統(tǒng)。西南交通大學(xué)經(jīng)濟(jì)管理學(xué)院工業(yè)工程研究所憑借其實(shí)施 ERP 項(xiàng)目的豐富經(jīng)驗(yàn)和扎實(shí)的研究水平，在招標(biāo)中勝出。TOMS 項(xiàng)目實(shí)施小組也迅速進(jìn)入 BSAH 公司，進(jìn)行深一步的調(diào)查和了解。在調(diào)查過程中

5、，項(xiàng)目小組與 BSAH 的相關(guān)人員進(jìn)行了廣泛的交流，了解到如下情況：財(cái)務(wù)經(jīng)理抱怨說：“我們簡(jiǎn)直成了專業(yè)打字員而不是財(cái)務(wù)人員，每天要錄入大量的原始發(fā)票，由于三個(gè)不同的系統(tǒng)要使用發(fā)票數(shù)據(jù)，每張發(fā)票要錄入三次。而且有些客戶的信譽(yù)很差，到期的款項(xiàng)總要拖上幾個(gè)月，所以我們的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)真的很大，但產(chǎn)品計(jì)劃經(jīng)理仍給這樣的客戶發(fā)貨?！碑a(chǎn)品計(jì)劃經(jīng)理每天要仔細(xì)瀏覽庫(kù)房送來的一大疊成品庫(kù)存報(bào)表，以此來確定是否有足夠的訂單產(chǎn)品滿足客戶的需求。并且要根據(jù)銷售分公司的銷售訂單或庫(kù)存調(diào)整申請(qǐng)單的傳真件，錄入基本銷售合同或庫(kù)存調(diào)整申請(qǐng)單數(shù)據(jù)。他說：“不過，值得慶幸的是，我與生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)理在同一個(gè)辦公室，這樣我可以較快地了解訂單產(chǎn)

6、品的生產(chǎn)完成情況，進(jìn)而安排發(fā)貨計(jì)劃，否則真不知道事情有多糟糕。”生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)理插話說：“其實(shí)我只能將每天的生產(chǎn)計(jì)劃情況告訴他（產(chǎn)品計(jì)劃經(jīng)理）， 至于在車間，這些產(chǎn)品是否正在生產(chǎn)或生產(chǎn)了多少，我心里真是一點(diǎn)也沒底。只有當(dāng)生產(chǎn)經(jīng)理把我簽發(fā)的生產(chǎn)操作單送到我這里，我才知道這批活干完了，至于他是否是在生產(chǎn)結(jié) 束后就立即把生產(chǎn)操作單送回來，我真的沒有把握。而且，在制定周或日生產(chǎn)計(jì)劃時(shí)，我也要仔細(xì)地查看庫(kù)房送來的原材料庫(kù)存報(bào)表，并且這些信息也不是實(shí)時(shí)信息，有時(shí)對(duì)于庫(kù)房是否有足夠的原材料，我真是很擔(dān)心，我可不想因?yàn)樵牧系氖碌⒄`了交貨?！鄙a(chǎn)經(jīng)理也有一肚子的“委屈”：“我們根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)理的生產(chǎn)操作單組織安排

7、生產(chǎn)，可是去庫(kù)房領(lǐng)料的時(shí)候，庫(kù)管員經(jīng)常說已經(jīng)沒貨了，真不明白他們?yōu)槭裁催€會(huì)發(fā)出生產(chǎn)指令。”倉(cāng)庫(kù)經(jīng)理談起他的困難似乎比其他幾位經(jīng)理要平和一些，他說：“如果沒有原材料， 公司的生產(chǎn)系統(tǒng)也就處于停工狀態(tài)。采購(gòu)部，還有生產(chǎn)計(jì)劃部對(duì)我們的庫(kù)存狀況總是理解不到位，倉(cāng)庫(kù)中有的原材料已經(jīng)快用完了，但是采購(gòu)部那邊好像一點(diǎn)動(dòng)作都沒有，有時(shí)我們要打電話通知采購(gòu)部趕緊采購(gòu)。而且，我的職員每天都要統(tǒng)計(jì)庫(kù)存信息，并將一大堆打印表單送給生產(chǎn)計(jì)劃經(jīng)理和產(chǎn)品計(jì)劃經(jīng)理，但他們對(duì)我們的數(shù)據(jù)總是不太滿意，常常抱怨我們提供的信息不夠準(zhǔn)確?！辈少?gòu)經(jīng)理對(duì)大家的埋怨也有微辭：“你們現(xiàn)在知道我的處境了，一旦生產(chǎn)因原材料問 題受阻不能按時(shí)交貨，

8、我就成了大伙推卸責(zé)任的好理由，可是我只負(fù)責(zé)采購(gòu)，至于要采購(gòu) 多少，采購(gòu)什么，那全不是我的事，我可不能自作主張，買回一大堆短時(shí)期內(nèi)不用的東西， 占用過多的流動(dòng)資金。而且有些事情我們也無法控制，比如說有的供應(yīng)商答應(yīng)到期一定交 貨，但是有的卻足足延誤了兩個(gè)星期，尤其對(duì)一些原材料比較搶手的供應(yīng)商，真不敢惹他 們發(fā)火。”負(fù)責(zé)物流的總經(jīng)理對(duì)各個(gè)部門經(jīng)理的工作也不是十分滿意：“每天我都要有一份詳細(xì)、準(zhǔn)確的生產(chǎn)計(jì)劃表和生產(chǎn)進(jìn)度表，我要知道車間到底正在生產(chǎn)哪些產(chǎn)品，生產(chǎn)了多少。延 期交貨是誰(shuí)造成的，是采購(gòu)部的責(zé)任還是生產(chǎn)部的責(zé)任，或者是產(chǎn)品計(jì)劃和生產(chǎn)計(jì)劃哪里 出了亂子?？傊?，誰(shuí)沒有完成應(yīng)該完成的任務(wù)，我就要打誰(shuí)

9、的板子，哪個(gè)環(huán)節(jié)出了問題， 哪個(gè)環(huán)節(jié)的主管就要負(fù)責(zé)，否則我要這些主管干什么，可是現(xiàn)在我沒有這些信息，手中的 板子也不能亂打。而且由于無法對(duì)原材料的使用情況進(jìn)行跟蹤，我也不知道生產(chǎn)過程中是 否存在浪費(fèi)情況?！盩OMS 項(xiàng)目小組成員耐心、仔細(xì)地聽取了來自各個(gè)方面的“不滿”，了解他們的要求， 對(duì) BSAH 公司的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)狀況、組織機(jī)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等進(jìn)行深入系統(tǒng)地分析。經(jīng)過近兩個(gè)月的調(diào)查分析，項(xiàng)目小組總結(jié)出 BSAH 公司現(xiàn)行系統(tǒng)在技術(shù)運(yùn)作中的主要弊端，表現(xiàn)為：沒有實(shí)現(xiàn)應(yīng)用系統(tǒng)的一體化，造成大量的數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，增加了勞動(dòng)量，降低了工作效率。計(jì)算機(jī)基本上處于單機(jī)應(yīng)用狀態(tài)，沒有充分利用現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)達(dá)到資源共享，

10、協(xié)同工作，數(shù)據(jù)的安全性得不到充分保證。由于對(duì)物流的管理未能達(dá)到精細(xì)化，使生產(chǎn)計(jì)劃部門對(duì)物料的庫(kù)存和耗用狀況不能實(shí)時(shí)準(zhǔn)確地掌握。沒有一個(gè)規(guī)范、有效的遠(yuǎn)程聯(lián)系機(jī)制，無法及時(shí)掌握分公司的經(jīng)營(yíng)狀況。同時(shí)， 分公司由于缺少及時(shí)的“到期未付款客戶名單”信息，而增加了財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。部門之間有時(shí)采用口頭的或沒有嚴(yán)格約束力的信息交換方式，可能造成執(zhí)行、反饋、處理的不協(xié)調(diào)和不一致，最終使生產(chǎn)周期延長(zhǎng)，訂單拖期。庫(kù)房與財(cái)務(wù)的手工盤存對(duì)賬費(fèi)時(shí)費(fèi)力，效率低下，滿足不了日益增長(zhǎng)的業(yè)務(wù)需求。目前企業(yè)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，限于代替手工勞動(dòng)、計(jì)算、統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等，尚缺乏考慮用 ERP 的管理理念將企業(yè)的各項(xiàng)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃和科學(xué)調(diào)用。三、拜

11、耳公司 TOMS 系統(tǒng)流程改進(jìn)和再造在分析結(jié)論得到 BSAH 公司各部門經(jīng)理的認(rèn)同后，項(xiàng)目小組著手對(duì)現(xiàn)行系統(tǒng)的弊端進(jìn)行改進(jìn)，初步提出了解決這些問題的建議：管理的各環(huán)節(jié)應(yīng)實(shí)現(xiàn)全面的計(jì)算機(jī)控制。應(yīng)建立生產(chǎn)、計(jì)劃、供應(yīng)、物流、質(zhì)檢等管理功能一體化的 TOMS 系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)資源共享和協(xié)同工作。努力做到物流管理的精細(xì)化，使采購(gòu)、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確地掌握各種物料的庫(kù)存和耗用情況。加強(qiáng)各部門的統(tǒng)計(jì)分析以輔助生產(chǎn)計(jì)劃和決策。隨后，提出了建立新的 TOMS 系統(tǒng)的目標(biāo)，即以提高企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益、應(yīng)變能力和企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力為目的，以 ERP 基本原理為基礎(chǔ)，以管理為先導(dǎo)，采用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

12、，實(shí)現(xiàn)企業(yè)技術(shù)運(yùn)作在計(jì)劃、生產(chǎn)、供應(yīng)、銷售、財(cái)務(wù)等方面的數(shù)據(jù)采集、傳送、處理、統(tǒng)計(jì)和查詢的自動(dòng)化，滿足企業(yè)技術(shù)運(yùn)作管理對(duì)信息的要求。拜耳 TOMS 系統(tǒng)的特點(diǎn)高效的信息處理對(duì)所需數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)采集、處理與管理；向相關(guān)各部門及時(shí)提供準(zhǔn)確、完整、客觀的信息和統(tǒng)計(jì)資料。有效的技術(shù)運(yùn)作管理技術(shù)運(yùn)作相關(guān)各部門業(yè)務(wù)功能，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)化管理；在計(jì)算機(jī)高效信息處理的基礎(chǔ)上，建立有效的技術(shù)運(yùn)作管理系統(tǒng)。建立一套高效、順暢的業(yè)務(wù)處理流程在業(yè)務(wù)信息處理過程中，借助計(jì)算機(jī)的使用，制定嚴(yán)格科學(xué)的數(shù)據(jù)操作制度，在內(nèi)部搭建一條虛擬業(yè)務(wù)“流水線”，運(yùn)用過程化管理和過程化控制的思想，強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)具體操作的規(guī)范化和信息處理的及時(shí)化，把

13、物料流動(dòng)與信息流動(dòng)緊密結(jié)合起來，實(shí)現(xiàn)“物流”與 “信息流”的同步。在此基礎(chǔ)上建立一個(gè)高效、及時(shí)的信息反饋體系，從而有效利用實(shí)際業(yè)務(wù)信息，提高管理水平和效率。拜耳 TOMS 系統(tǒng)簡(jiǎn)介新系統(tǒng)采用一體化的管理信息系統(tǒng)，用 ERP 的管理理念將技術(shù)運(yùn)作部的各項(xiàng)資源進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、整合以及科學(xué)配置，管理的各環(huán)節(jié)實(shí)現(xiàn)全面計(jì)算機(jī)控制，建立了集產(chǎn)品計(jì)劃、生產(chǎn)計(jì)劃、車間生產(chǎn)、采購(gòu)、質(zhì)檢、庫(kù)存、財(cái)務(wù)查詢等管理功能為一體的拜耳 ERP 系統(tǒng)， 實(shí)現(xiàn)了技術(shù)運(yùn)作部的信息資源共享和協(xié)同工作，如圖 2 所示。托盤管理物流管理采用托盤管理，做到了物料管理的精細(xì)化，使采購(gòu)部、生產(chǎn)計(jì)劃、產(chǎn)品計(jì)劃、財(cái)務(wù)等部門能夠?qū)崟r(shí)準(zhǔn)確地掌握各種原

14、輔料、成品的庫(kù)存信息和原輔料的耗用情況，制定 合理的發(fā)貨計(jì)劃與生產(chǎn)計(jì)劃，生成正確的生產(chǎn)操作單；便于了解原輔料和成品的確切存放 位置，避免了在領(lǐng)、發(fā)料中產(chǎn)生的批號(hào)、數(shù)量錯(cuò)誤；同時(shí)可追蹤生成產(chǎn)品的原輔料批號(hào)和 來源。產(chǎn)品計(jì)劃由于實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸功能，所以銷售訂單由分公司直接錄入，產(chǎn)品計(jì)劃避免了數(shù)據(jù)二次錄入，保證了信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。產(chǎn)品計(jì)劃經(jīng)理在發(fā)出送貨單前，能夠及時(shí)查看成品庫(kù)存信息，向倉(cāng)庫(kù)發(fā)送出庫(kù)產(chǎn)品的托盤卡片清單，保證了發(fā)貨的準(zhǔn)確性。通過信息共享可以及時(shí)了解產(chǎn)品的生產(chǎn)制造計(jì)劃安排和生產(chǎn)完成信息，制定可靠的發(fā)送貨計(jì)劃，提高了對(duì)客戶需求的反應(yīng)速度。生產(chǎn)計(jì)劃可及時(shí)查看原料的庫(kù)存情況，系統(tǒng)可進(jìn)行庫(kù)

15、存報(bào)警，幫助計(jì)劃人員生成原料需求清單。根據(jù)生產(chǎn)操作單產(chǎn)生所需原材料的托盤卡片清單，保證了倉(cāng)庫(kù)送料的準(zhǔn)確性，并且可以及 時(shí)返回產(chǎn)品的生產(chǎn)完成信息，有利于調(diào)整生產(chǎn)計(jì)劃。車間生產(chǎn)采用托盤管理后，車間領(lǐng)料變?yōu)閭}(cāng)庫(kù)送料，車間生產(chǎn)由拉式管理轉(zhuǎn)變?yōu)橥剖焦芾怼?duì)物料消耗進(jìn)行及時(shí)的信息統(tǒng)計(jì)，使其他部門能及時(shí)了解車間庫(kù)存和在制品的準(zhǔn)確信息。采購(gòu)建立了供應(yīng)商信息庫(kù)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理。建立了采購(gòu)合同信息庫(kù)，可以生成采購(gòu)統(tǒng)計(jì)報(bào)表，查看原輔料、包裝材料的價(jià)格波動(dòng)曲線。通過系統(tǒng)及時(shí)向倉(cāng)庫(kù)發(fā)送收貨通知， 同時(shí)可及時(shí)收到物料入庫(kù)信息和質(zhì)檢信息。庫(kù)房采用托盤管理，實(shí)現(xiàn)了物料管理的精細(xì)化，提高了庫(kù)存管理的水平。技術(shù)運(yùn)作生產(chǎn)成本管

16、理子系統(tǒng)技術(shù)運(yùn)作生產(chǎn)成本管理子系統(tǒng)加強(qiáng)了各部門的統(tǒng)計(jì)分析，使統(tǒng)計(jì)分析結(jié)論用于制定生產(chǎn)計(jì)劃和生產(chǎn)決策。它能夠計(jì)算出包括原輔料消耗、工時(shí)、人工費(fèi)、設(shè)備和廠房折舊及能源消耗在內(nèi)的各產(chǎn)品制造成本，以便管理人員作出決策，確定生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)成本和產(chǎn)品的銷售價(jià)格。財(cái)務(wù)查詢子系統(tǒng)財(cái)務(wù)查詢子系統(tǒng)能夠查詢系統(tǒng)中的生產(chǎn)、計(jì)劃、庫(kù)房、質(zhì)檢和采購(gòu)部門錄入的相關(guān)信息，能夠利用銷售訂單和送貨單的數(shù)據(jù)打印發(fā)票，減少了大量的重復(fù)錄入工作。同時(shí)結(jié)合客戶付款情況的錄入，可產(chǎn)生到期未付款客戶名單，以便銷售人員控制應(yīng)收款風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)質(zhì)量檢驗(yàn)管理子系統(tǒng)將原輔料、半成品和成品的質(zhì)量檢驗(yàn)以及質(zhì)量投訴處理報(bào)告和留樣觀察報(bào)告納入系統(tǒng)進(jìn)行管理，進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，保證了企業(yè)的產(chǎn)品質(zhì)量，并能生成相關(guān)的報(bào)告與報(bào)表，以便其他部門和管理者充分掌握原料、成品/半成品的質(zhì)量狀況。項(xiàng)目小組提出的新系統(tǒng)流程改進(jìn)方案得到了 BSAH 公司各部門經(jīng)理的肯定，基本解決了原系統(tǒng)中存在的或潛在的問題，同時(shí)新系統(tǒng)借助于共享、共同的 TOMS 管理系統(tǒng)簡(jiǎn)化了業(yè)務(wù)處理，優(yōu)化了流程，各部門都能以“透明”的方式了解其所需要的數(shù)據(jù)，提高了物流管理的精細(xì)水平，明確了各部門的職責(zé)和義務(wù)，規(guī)范了部門間的銜