公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則檔案分類管理辦法

1、本文格式為Word版，下載可任意編輯 公司檔案管理辦法及實(shí)施細(xì)則檔案分類管理辦法 檔 案 管 理 辦 法 及 實(shí) 施 細(xì) 那么 為進(jìn)一步完善公司的管理體系，建立有效的守信鼓舞與失信懲戒機(jī)制，模范公司的經(jīng)營行為，養(yǎng)護(hù)公民的合法權(quán)益，促進(jìn)全公司的持續(xù)健康進(jìn)展，依據(jù)有關(guān)法律、法規(guī)及政策規(guī)定，結(jié)合實(shí)際，制定本手段。 一、 總那么 第一條 根據(jù)企業(yè)管理和改善檔案工作的要求，為進(jìn)一步加強(qiáng)公司檔案工作，更好地為公司提高經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)，特制定本規(guī)定。 其次條 公司的檔案是公司在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和。其構(gòu)成是以科學(xué)技術(shù)型檔案為主體，包括公司章程、股東名簿、組織規(guī)程及辦事細(xì)那么、董事會及股東會記錄、行政類

2、文件、政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件、工程設(shè)計(jì)圖、工程預(yù)算決算書、籌劃統(tǒng)計(jì)、經(jīng)營銷售、物資供給、財(cái)務(wù)管理、勞出工資、各類合同和其他工作等方面檔案。 第三條 公司檔案工作是企業(yè)管理根基工作的組成片面，是維護(hù)公司經(jīng)濟(jì)利益、合法權(quán)益和歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)工作。 第四條 公司檔案管理工作要堅(jiān)持集中統(tǒng)一的管理原那么。 二、 文件材料的形成與歸檔 第五條 公司要根據(jù)相應(yīng)法規(guī)和有關(guān)部門的規(guī)定，制定文件材料形成、積累、整理和歸檔的制度。文件材料的運(yùn)轉(zhuǎn)要遵循籌劃、公司的進(jìn)展、工程的舉行（施工）、技術(shù)、經(jīng)營等項(xiàng)工作和文書處理的程序。 第六條 公司生產(chǎn)（施工）活動中形成的辦公用品及文件等材料由工程工程負(fù)責(zé)人指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整

3、理后歸檔。 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，然后交給公司檔案管理人員。 1、公司指定特意的部門及專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。按照各部門的工作，此類型工作由行政部門統(tǒng)一管理、分類、存檔檔案。 2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理，交總經(jīng)理審閱后歸檔。 3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參與辦理的，在工作中形成的文件材料，由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。 第七條 公司文件材料歸檔的根本要求 1、歸檔的文件材料務(wù)必完整。 2、歸檔的文件材料務(wù)必切實(shí)地反映公司生產(chǎn)、基建和經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程。 3、歸檔的文件

4、材料務(wù)必層次清晰，符合其形成規(guī)律。 第八條公司務(wù)必編制文件材料的歸檔范圍。 企業(yè)文件材料的歸檔范圍主要有以下幾個(gè)方面： 1、 經(jīng)營銷售方面：有公司經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟(jì)信息，廣告宣傳和用戶服務(wù)工作中形成的文件材料等。 2、 財(cái)務(wù)管理方面：有財(cái)務(wù)管理中的各種帳冊、報(bào)表、憑證和文件等。 3、 工程創(chuàng)辦方面，涉及到的有關(guān)工程資料、工程合同、工程圖紙等。 4、 籌劃統(tǒng)計(jì)方面。有各種籌劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表和籌劃管理、統(tǒng)計(jì)分析活動中形成的各種文件材料。 5、 勞出工資方面。有定額、定員和勞動調(diào)配以及勞出工資、勞動養(yǎng)護(hù)等工作中形成的各種文件材料。 6、 物資供給方面。有物

5、資、原材料購買、庫存保管、供給和工具管理中形成的各種文件材料。 7、 宣傳方面：有組織、宣傳、通知、人事、保衛(wèi)工作中的各種文件材料，公司行政工作、共青團(tuán)工作和董事會工作中的各種文件材料等。 8、 其他方面。 第九條 檔案級別的劃分： 檔案等級的劃分標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案文件的性質(zhì)、重要性、檔案類型、及常用程度劃分為四個(gè)等級。 等級的劃分：一級為絕密文件 二級為機(jī)要文件 三級為機(jī)密文件 四級為普遍文件 1、 重要的會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等屬于普遍文件，劃分等級為四級。 2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。此類型文書屬機(jī)要文件，劃分等級為二級。 3、本公司的

6、各種工作籌劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào)。屬公司內(nèi)部重要文件，為機(jī)密文件，劃分等級為三級。 4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。屬分外重要的文件，此類型文件為絕密文件，其等級劃分為一級。 5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。屬于人事方面的檔案，為絕密文件，其劃分級別為一級。 6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。屬于機(jī)要文件，其等級為三級。 文件等級 文件類型 歸檔管理及期限 調(diào)閱管理 一級 絕密文件 公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。 在材料、合同形成確立一個(gè)月內(nèi)舉行

7、歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。 原那么上不成調(diào)閱，但因特殊處境要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn) 二級 機(jī)要文件 公司對外的正式的發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書 在材料、合同形成確立一個(gè)月內(nèi)舉行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件。 原那么上不成調(diào)閱，但因特殊處境要經(jīng)過總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn) 三級 機(jī)密文件 各種工作籌劃、總結(jié)、報(bào)告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡報(bào) 公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等 形成文件的半個(gè)月內(nèi)舉行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔 要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行

8、政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn) 四級 普遍文件 會議材料，包括會議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄 形成文件的一個(gè)星期內(nèi)舉行歸檔，歸檔為一式一份，原件及掃描件或電子文檔 要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級簽字確認(rèn)。 附表格如下： 第十條 歸檔時(shí)間 1、 基建工程或其他技術(shù)工程，在任務(wù)完成后或告一段落時(shí)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由工程負(fù)責(zé)人審定后，向檔案管理部歸檔。 2、 各項(xiàng)管理工作中形成的文件材料，在一個(gè)月內(nèi)，要將應(yīng)歸檔的文件材料組成保管單位，由各職能部門負(fù)責(zé)人審定后，向檔案部門歸檔。 第十一條 公司各類文件材料一般歸檔一式一份原件及掃描件，對比重

9、要的和利用頻繁的文件材料要適當(dāng)增加歸檔份數(shù)。 第十二條 公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作要列入基建、經(jīng)營等各項(xiàng)管理程序； 列入基建和經(jīng)營等各項(xiàng)活動的工作籌劃；列入公司有關(guān)部門的職責(zé)范圍和有關(guān)人員崗位責(zé)任制。 第十三條 公司檔案管理要對公司文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作舉行指導(dǎo)、監(jiān)視、檢查。 a）檔案管理 歸檔要求： 1、 檔案質(zhì)量總的要求是：遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，識別不同的價(jià)值，便于保管和利用。 2、 歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。 3、 在歸檔的文件材料中，應(yīng)將每份文件的正件（原件）與附件（復(fù)印件、掃描件）分別立在一起，不得

10、分開，文電應(yīng)合一歸檔。 4、 不同年度的文件一般不得放在一起立卷； 跨年度的總結(jié)放在針對的結(jié)果一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年。 5、 檔案文件材料應(yīng)識別不可憐況舉行排列，密不成分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的緊密聯(lián)系并舉行系統(tǒng)的排列。 6、案卷封面，應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫，字跡要工整、明顯。 第十四條 公司要建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，列入公司的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制體系，并制定嚴(yán)格的獎(jiǎng)懲處法。 第十五條 各部門保管文件的檔案范圍及相關(guān)規(guī)定 1、 各部門的檔案管理務(wù)必按規(guī)定的等級分級、分類存

11、檔，其一級、二級存檔的文件均為復(fù)印件及掃描件，原件交由公司檔案室存檔管理。 2、 各部門的檔案管理由各部門相應(yīng)負(fù)責(zé)人舉行管理，不設(shè)置專職崗位。需各部門的檔案管理自行安置。 a）部門存檔文件的范圍： 1 、部門例會紀(jì)要、業(yè)務(wù)函件、往來文件。 2 、客戶業(yè)務(wù)信息、資料、銷售報(bào)表。 3 、公司及各部門的規(guī)章管理細(xì)那么。 4 、原始財(cái)務(wù)資料、會計(jì)憑證、賬冊、財(cái)務(wù)報(bào)表、月度年度財(cái)務(wù)報(bào)表、薪酬發(fā)放、不動產(chǎn)全體權(quán)及其它債權(quán)憑證等涉及公司財(cái)務(wù)方面的文件檔案由財(cái)務(wù)部保管。 b）文件檔案分類整理保存 第十六條 檔案分類 行政部負(fù)責(zé)文件檔案要的分類、歸檔、整理、編寫檢索（清單）、保存、調(diào)閱使用。 1、 根據(jù)國家和有

12、關(guān)部門檔案分類編號的規(guī)定，編制公司文件檔案分類編號方法 2、 分類編號要遵循文件材料的形成規(guī)律，并且要便于保管和供給利用。 3、 常用的分類方法有：（1）按工程工程分類； （2）按專業(yè)性質(zhì)分類；（3）按組織機(jī)構(gòu)分類；（4）按時(shí)間分類?？砂次臅男再|(zhì)分類，可分為櫥窗大類別，再從大類別下分到小類別，再從小類別細(xì)分種類、年份等。 4、 文件檔案要根據(jù)內(nèi)容及重要性分為“普遍”與“加密”兩大級別。“加密”還分為絕密、機(jī)要和機(jī)密三類。不能隨意以個(gè)人名義或是部門名義查閱及調(diào)閱的文件屬于加密的文件，其重要性歸檔文件時(shí)自行確認(rèn)。 第十七條檔案編目：要編制檔案總目次、檔案分類目次。 第十八條 檔案管理人員職責(zé) 1

13、、按照 有關(guān)規(guī)定做好 文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。 2、按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時(shí)歸檔。 3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守，努力維護(hù)公司檔案的完整與安好。 第十九條檔案保管 1、 接收檔案務(wù)必專心驗(yàn)收，并辦理接交手續(xù)。 2、 存放檔案務(wù)必有專用柜、架，排架方法要科學(xué)和便于查找。 3、 要定期舉行檔案室的清理核對工作，做到目次、文檔相符，對破損或載體變質(zhì)的檔案，要實(shí)時(shí)舉行修補(bǔ)和復(fù)制，檔案室的檔案因移交，作廢、遺失等注銷時(shí)，要查明理由，保存依據(jù)。 a) 文件檔案保存期限：. 永久保存：(1)公司章程； (2)股東名冊；(3)組織規(guī)程及辦事細(xì)那么；(4)董事會及股東會紀(jì)錄；(5

14、)財(cái)務(wù)報(bào)表；(6)政府機(jī)關(guān)核準(zhǔn)文件；(7)不動產(chǎn)全體權(quán)及其它債權(quán)憑證；(8)工程設(shè)計(jì)圖、建筑檔案、設(shè)計(jì)檔案、技術(shù)圖紙；(9)其它經(jīng)核定須永久保存的文書。 . 10 年保存：(1)預(yù)算、決算書類； (2) 人事檔案、會計(jì)憑證；(3)事業(yè)籌劃資料；(4)其它經(jīng)核定須保存10 年的文書。.在目前公司文件檔案建制初期，不涉及文件檔案的清理銷毀，相關(guān)規(guī)定另行規(guī)定 其次十條 人事檔案的歸檔 一、 內(nèi)部人事根基檔案的建立 在員工入職一周內(nèi)建立統(tǒng)一的根基檔案，根基檔案包括： 1、 應(yīng)聘申請表，要求各項(xiàng)已填寫完整（含一寸免冠彩色照片） 2、 面試評價(jià)表； 3、 體檢結(jié)果或身體健康等證明； 4、 身份證查詢記錄

15、5、 身份證復(fù)印件 6、 學(xué)歷查詢錄 7、 學(xué)位、學(xué)歷證書復(fù)印件； 8、 職稱查詢記錄； 9、 職稱證書復(fù)印件 10、 專業(yè)技術(shù)等該崗位所需要的相關(guān)證書復(fù)印件 11、 個(gè)人簡歷 12、 薪酬福利確認(rèn)書 13、 離職證明 達(dá)成上述要求的人員資料方可歸檔，建立內(nèi)部人事根基檔案，形成內(nèi)部人事檔案袋。 二、內(nèi)部人事后續(xù)檔案的歸檔 在員工的內(nèi)部根基檔案建立之后，根據(jù)個(gè)人的異動（調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等）、績效管理、培訓(xùn)、職業(yè)生涯規(guī)劃和合意度調(diào)查及獎(jiǎng)懲等分別由各專業(yè)模塊負(fù)責(zé)人建立內(nèi)部人事后續(xù)檔案，并在規(guī)定的時(shí)間集中移交給人事檔案指定管理人人事專員。（一）異動 當(dāng)調(diào)動、轉(zhuǎn)正、調(diào)薪、離職等異動發(fā)生時(shí)，人事專員

16、于各項(xiàng)手續(xù)辦理完畢的當(dāng)日把相關(guān)手續(xù)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，并做好目次的填寫。 異動檔案包括： 1、調(diào)動：員工異動審批表、異動手續(xù)匯簽表、任命通知、管理人員任命試用期轉(zhuǎn)正審批表、管理人員任命試用期考核評定表； 2、轉(zhuǎn)正：轉(zhuǎn)正申請書、管理人員試用期考核評定表、管理人員轉(zhuǎn)正審批表、員工試用期考核評定表、員工轉(zhuǎn)正審批表、面談記錄； 3、調(diào)薪：員工薪酬調(diào)整審批表； 4、離職：離職申請表、面談記錄、工作交接記錄、離職手續(xù)匯簽表。 （二）績效管理 依據(jù)公司的績效管理制度，目前的績效考核周期為周度、月度、季度和年度。因此，人力資源部績效管理負(fù)責(zé)人應(yīng)按照月度、季度和年度實(shí)時(shí)收集各部門員工的績效考核評價(jià)表，

17、并結(jié)合人力資源的相關(guān)分析和總結(jié)一起歸檔，形勞績效管理檔案。并于年末集中移交給人事專員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工的績效管理檔案。 績效管理檔案包括： 1、 周度、月度、季度、年度績效考核評定表 2、 其他 （三）培訓(xùn) 外訓(xùn)及內(nèi)部的公司級培訓(xùn)、行業(yè)線培訓(xùn)和跨部門培訓(xùn)由人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)收集、整理培訓(xùn)記錄及相關(guān)總結(jié)，形成公司培訓(xùn)檔案并于年末集中移交給人事專員，其中員工培訓(xùn)記錄（包括培訓(xùn)工程、培訓(xùn)學(xué)時(shí)、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)協(xié)議等記錄）裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工培訓(xùn)檔案。 部門內(nèi)的培訓(xùn)由部門培訓(xùn)接口人負(fù)責(zé)收集整理和歸檔，形成部門培訓(xùn)檔案，并于年末集中移交給人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人由其移交給

18、人事專員。人力資源部培訓(xùn)負(fù)責(zé)人定期稽核檢查部門培訓(xùn)檔案。 其次十一條 公司培訓(xùn)檔案包括： 1、培訓(xùn)簽到表； 2、員工培訓(xùn)課前調(diào)查表； 3、培訓(xùn)效果調(diào)查問卷； 4、培訓(xùn)總結(jié)； 5、部門培訓(xùn)檔案管理工作稽核檢查記錄； 6、內(nèi)部講師推舉表； 7、內(nèi)部講師資格評審表； 8、內(nèi)部講師半年考核表。 部門培訓(xùn)檔案包括： 1、培訓(xùn)簽到表； 2、培訓(xùn)效果調(diào)查問卷； 3、培訓(xùn)總結(jié)。 員工培訓(xùn)檔案包括： 1、員工培訓(xùn)記錄； 3、 培訓(xùn)協(xié)議。 （四）職業(yè)生涯規(guī)劃和合意度調(diào)查 公司年度由總經(jīng)理率領(lǐng)人力資源部做管理職業(yè)生涯規(guī)劃及合意度訪談，訪談記錄由人力資源部相關(guān)人員整理后，即時(shí)移交給人事專員，分別裝入員工內(nèi)部人事檔案袋

19、，形成員工的職業(yè)生涯規(guī)劃和合意度調(diào)查檔案。 （五）其他 除上述記錄之外的和員工個(gè)人相關(guān)的獎(jiǎng)懲、其他需要?dú)w檔的記錄等也將由人力資源部人事專員即時(shí)歸檔，裝入員工內(nèi)部人事檔案袋，形成員工檔案的一片面。 其次十二條 內(nèi)部檔案分類及編號 內(nèi)部檔案分類及編號手段： 一、 建立檔案案卷目次： 序號 案卷題名 案卷號 件數(shù) 頁數(shù) 備注 1 公司文件 工程文件 公司文件 其它 2 人事管理文件 制度 人事檔案 請示、報(bào)告 考勤相關(guān)記錄 勞動仲裁文件和記錄 社保檔案 其他文件 3 績效管理文件 制度 請示、報(bào)告 績效管理記錄 其他文件 4 薪酬管理文件 制度 請示報(bào)告 相關(guān)記錄 其他文件 5 雇用管理文件 制度

20、人才庫 相關(guān)記錄 其他文件 6 培訓(xùn)管理文件 制度 培訓(xùn)工程 相關(guān)活動記錄 其他文件 7 合同文件 雇用類 薪酬類 培訓(xùn)類 其他文件 8 其他文件 相關(guān)部門備案文件 其他 文件檔案調(diào)閱管理 其次十三條 公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。調(diào)閱文件檔案要履行調(diào)閱手續(xù)。填寫檔案調(diào)閱單，而后交給部門主管或是部門經(jīng)理及總經(jīng)辦領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)簽字才能舉行調(diào)閱。調(diào)閱之前要填寫檔案調(diào)閱記錄方可進(jìn)入檔案室查閱或調(diào)閱資料。 1. 普遍文件檔案：要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管、檔案負(fù)責(zé)人兩級簽字確認(rèn)。 2. 調(diào)閱“加密”的文件檔案，要辦理調(diào)閱手續(xù)，并由行政部主管及部門經(jīng)理、公司領(lǐng)導(dǎo)三級簽字確認(rèn)。 3.人事的檔案的調(diào)閱管理：

21、 查閱權(quán)限：公司領(lǐng)導(dǎo)、人力資源部負(fù)責(zé)人、人事業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人可查閱全體員工的人事檔案； 各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)過分管領(lǐng)導(dǎo)和人力資源部審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利； 原那么上不得摘抄或者復(fù)印員工人事檔案。如由于工作理由確需摘抄或者復(fù)印的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門經(jīng)理和人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，交由檔案管理人員復(fù)印。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)對復(fù)印或者摘抄的處境照實(shí)做好登記； 員工人事檔案不得借出查閱。如務(wù)必借出查閱時(shí)，應(yīng)提交申請，由主管領(lǐng)導(dǎo)及人力資源部審批后面可執(zhí)行，并嚴(yán)格履行登記手續(xù)； 借閱人事檔案務(wù)必嚴(yán)格遵守保密制度，并嚴(yán)禁涂改、抽取和撤換檔案。 調(diào)閱自己的相關(guān)資料需要三級以上簽字確認(rèn)方可調(diào)閱。 4.調(diào)閱檔案的人員務(wù)必保護(hù)檔案，保持感激，要養(yǎng)護(hù)檔案的安好與保密，不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借的檔案，不得在文件上圈點(diǎn)、畫線和涂改，未經(jīng)批準(zhǔn)不得復(fù)印檔案。 5.一、二級類型的檔案的調(diào)閱只可在公司檔案管理部門調(diào)閱復(fù)印件及掃描件，且其