文書檔案整理高效培訓-文書檔案整理高效培訓

1、文書檔案整理高效培訓-文書檔案整理高效培訓什么是檔案檔案，是指各機關、團體、企事業(yè)單位和經(jīng)濟組織及個人在工作活動過程中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、不同載體的歷史記錄。檔案管理工作是一個單位全局工作的重要組成局部，全體工作人員都應重視和支持檔案管理工作，切實注意檔案材料的形成和積累，并按照工作職責，認真做好機關檔案的管理工作。檔案管理部門的職責一貫徹執(zhí)行?檔案法?等有關法律、法規(guī)和方針政策，制定文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關規(guī)章制度；二負責制定和實施檔案工作開展規(guī)劃和年度工作方案；三指導和催促各部門做好各類文件材料的收集、整理、立卷和歸檔工作；四負

2、責檔案材料的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用工作； 五集中統(tǒng)一管理各種門類和載體的檔案和資料；六嚴格執(zhí)行保密法律法規(guī)和有關制度規(guī)定，保護檔案的完整與平安；七按規(guī)定定期向地方檔案館移交進館檔案。檔案室的管理 1. 檔案室應集中布置，自成一區(qū)，不可挪做其他用房，室內(nèi)的平面布局應簡單緊湊。2. 檔案室要定期檢查，通風換氣，保持室內(nèi)清潔，溫濕度適宜溫度1424，濕度45%60%，如有異常，應及時采取措施。3. 檔案室內(nèi)應有“八防措施：即防盜、防火、防蛀、防塵、防光、防潮、防鼠、防高溫。4. 檔案室為二級防火區(qū)域，嚴格執(zhí)行“六不準，即不準吸煙、不準未經(jīng)批準使用明火、不準用非防爆燈具、不準亂接電源、

3、不準易燃易爆物品混存、不準閑雜人員進入。5. 檔案閱后歸還要正確放入檔案盒內(nèi)，使檔案室內(nèi)裝具和案卷擺放整齊有序、科學有序、整潔美觀。6. 檔案室由檔案管理員專職管理，鑰匙不準隨意交于他人，進出檔案室隨手關鎖門窗，確保平安。檔案的分類文書檔案人事檔案會計檔案專門檔案業(yè)務檔案專門檔案科技基建檔案和設備檔案、科研檔案檔案聲像檔案照片、電子檔案等實物檔案 獎狀、獎牌、獎杯、書畫文書檔案文書檔案是指在單位工作活動過程中形成的各種門類和載體的，具有利用、保存價值，屬于歸檔范圍的全部文件材料。 根據(jù)?檔案法?相關規(guī)定，各部門負責應歸檔文件材料的收集和整理，并定期向檔案管理部門移交歸檔，實行集中管理。當年形成

4、的文件材料，應在文件辦理完畢后的次年上半年歸檔。任何部門和個人不得將應歸檔的材料據(jù)為已有，私自保存。文件材料歸檔范圍 一 反映單位主要職能活動和根本歷史面貌的，對本單位、行業(yè)工作，國家建設及歷史研究具有利用價值的文件材料；二 單位工作活動中形成的在維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料；三 需要貫徹執(zhí)行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；四 其他對工作具有查考價值的文件材料。一上級機關的文件材料上級機關召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料；上級機關頒發(fā)的屬于本機關主管業(yè)務并要執(zhí)行的文件，以及普發(fā)的、非本機關主管業(yè)務但需要貫徹執(zhí)行的法規(guī)性文件；上級領導視察

5、、檢查本機關工作時的重要指示、講話等材料；上級機關草擬并被采用的文件印本。二本機關的文件材料本機關黨組、行政領導會議文件材料，本機關召開的工作會議、專業(yè)會議材料；本機關印發(fā)的包括轉發(fā)及與其他機關聯(lián)合印發(fā)的各種正式文件和簽發(fā)表單；本機關的請示與上級機關的批復文件，下級機關的請示與本機關的批復文件；本機關及其內(nèi)部職能部門活動形成的工作方案、總結、報告；反映本機關業(yè)務活動專業(yè)文件材料；本機關檢查下級機關工作，調查研究形成的重要文件材料；本機關或本機關匯總的統(tǒng)計報表和統(tǒng)計分析資料；本機關形成的財審方面的預算、方案、制度等文件材料；本機關黨團工會和內(nèi)部組織機構在工作活動中形成的重要文件材料；內(nèi)容重要的人

6、民來信、來訪材料，領導的指示和本機關處理人民來信、來訪形成的記錄、調查處理報告、統(tǒng)計分析材料等；機關領導在公務活動形成的重要信件、電報、 記錄、從外機關帶回與本機關有關，但未經(jīng)文書處理登記的文件材料；本機關購置大中型設備的文件材料；本機關成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織簡那么、人員編制等文件材料；本機關制訂的工作條例、章程、制度等文件材料；本機關的組織沿革、大事記、年鑒、反映本機關本行業(yè)重大活動事件的簡報等文件材料。本機關財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；本機關編印的簡報、匯編等刊物定稿和印本；本機關與有關單位簽訂的各種合同、協(xié)議書等文件材料；本機關外事活動中形成的請示、報告、方

7、案、考察總結、重要簡報、會議紀要、記錄等有參考價值的資料；各種普查工作中形成的文件材料。三同級機關和非隸屬機關的文件材料同級機關和非隸屬機關頒發(fā)的非本機關主管業(yè)務但需要執(zhí)行的法規(guī)性文件;有關業(yè)務機關對本機關工作檢查形成的重要文件;同級機關和非隸屬機關與本機關聯(lián)系、協(xié)商工作的重要來往文件;四下級機關的文件材料下級機關報送的重要工作方案、報告、總結、典型材料、統(tǒng)計報告、財務預算、決算等文件;下級機關報送的法規(guī)性備案文件 文件材料不歸檔范圍 一 上級機關的文件材料中，普發(fā)性不需辦理的文件材料，任免、獎懲非本單位工作人員的文件材料，僅供工作參考的抄件等；二 文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性

8、、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信件，不需辦理的一般性來信、 記錄，內(nèi)部互相抄送的文件材料，有關工作參考的文件材料；三 同級機關的文件材料中，不需貫徹執(zhí)行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；四下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。一上級機關的文件材料上級機關普發(fā)供參閱、不需辦理的文件材料；上級機關征求意見未定稿的文件；二本機關的文件材料重份文件；無查考利用價值的事務性、臨時性文件；從正式文件、電報上摘錄的供工作參閱的非證明材料；無特殊保存價值的信件，一般性表態(tài)、詢問一般性問題，提出一般性建議或意見的人民來信；機關內(nèi)部互相抄送的

9、文件材料，不應履行公文的行文、介紹信等；為參考目的，從各方面收集的文件材料。 三同級機關和非隸屬機關的文件材料參加非主管機關召開的會議不需要貫徹執(zhí)行和無查考價值的文件材料；非隸屬機關抄送的不需要辦理的文件材料；四下級機關的文件材料下級單位送來參閱的簡報、情況反映、不應抄報或不必備案的文件材料；越級抄送的一般性、不需辦理的文件材料；下級單位抄報備案的一般性文件材料；檔案的整理文書檔案的整理原那么：遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。文書檔案的整理單位：“件是歸檔文件的整理單位。一般以每份文件為一件，文件正本與定稿為一件，正文與附件為一件，原件與復印件為一件，

10、轉發(fā)文與被轉發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊等一冊本為一件，來文與復文為一件。 文書檔案整理的質量要求一、歸檔文件應齊全完整。已破損的文件應予以修整，字跡模糊或者易退變的、不宜永久、長期保存的應復制；二、整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應符合檔案保護要求；書寫材料：禁止使用紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等易褪色的書寫材料書寫或繪制；紙張：紙張大于A4標準的應該按A4標準酌情進行折疊。文書檔案的整理方法整理歸檔文件的有序化過程為：裝訂、編寫頁號、分類、鑒定、排列編號、填蓋歸檔章、目錄編制、裝盒。一、裝訂1、準備工作 技術加工：檢查文件材料是否齊全完整，如有缺張少頁或附件等不齊

11、全的應設法補齊，有破損的予以修整；超大紙張適當折疊；剔除多余重份和不必要的復制件。 系統(tǒng)排列：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發(fā)件在前，被轉發(fā)件在后；批復在前，請示在后；漢文文本在前，外文文本、少數(shù)民族文字文本在后；文書處理單在相關文件前，按文件首頁對待。2、裝訂方法 10年保管的文件，可保持原貌。不再拆開重新整理裝訂； 永久、30年保管的文件，裝特制文書檔案封套，一份裝一個封套。國家規(guī)定有四種方法：一是不銹鋼夾裝訂法，即采用專門制作的訂書機和不銹鋼夾進行裝訂。為減少厚度，單號文件，不銹鋼夾卡在文件左側距離上下邊各2厘米處，雙號文件，夾卡在文件左側距離上下邊各4

12、厘米處。二是線繩裝訂法，即使用細線繩裝訂文件，要求統(tǒng)一在距離文件左側邊沿1.5厘米處，上下均勻扎三個距離8厘米的孔，穿上細線繩適當抽緊并打結。三是裝封套烏市規(guī)定使用。四是粘貼法，極不利于掃描。二、編寫頁號1、以“件為單位編寫頁號，每件均從“1開始編起，件與件之間不連續(xù)編制頁號；2、頁號編寫的位置，但凡有文字、圖表的頁面都要編寫，正面編寫在右上角，反面編寫在左上角；3、一份文件的總頁數(shù)，以該文件最后一個頁號為準。 三、分類視具體情況由三種分類方法中選其一。一保管期限機構分類法：此法適用于內(nèi)部機構多而穩(wěn)定，分工明確且文件數(shù)量較大的單位。二“保管期限問題分類法：適用于內(nèi)部機構分工不明確，文件量多的單

13、位，一般社區(qū)、企業(yè)適用。步驟為：1、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，2、把同一保管期限內(nèi)各年度的文件材料，一般按工作問題分為假設干類。如：企業(yè)文書檔案在十大類中的前四大類，分別是：1、經(jīng)營管理類、2、生產(chǎn)管理類、3、行政管理類、4、黨群管理類；如：社區(qū)文書檔案七大類包括：黨群工作類、自治工作類、效勞工作類、計生衛(wèi)生類、綜合治理工作類、文教宣傳工作類、環(huán)境工作類。三保管期限年度分類法：適用于一般單位。步驟為：1、 根據(jù)?國家檔案局第8號令?，把文書檔案的保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。2、把同一保管期限內(nèi)的文件按年度分開，其中跨年度的會議、事件、臨時性工作等類似情況形成

14、的文件材料，放在情況結束的年度。四、鑒定重中之重1、但凡反映單位職能活動和根本歷史面貌，對工作、國家建設和歷史研究有長遠利用價值的文件材料，列為永久保管，主要包括：制定的法規(guī)政策性文件，處理重要問題形成的文件材料，重要會議的文件材料，重要請示、批復、報告、總結，綜合統(tǒng)計報表、機構設置演變，領導任免的文件材料；直屬上級機關印發(fā)的需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件材料；非直屬上級機關針對本單位主要工作業(yè)務印發(fā)的需本單位貫徹執(zhí)行的重要文件材料。2、但凡反映本單位一般工作活動，在較長時間內(nèi)對各部門工作有查考利用價值的文件材料，列為定期保管30年，主要包括：一般工作問題的文件材料、一般會議的主要文件材料，人事、

15、財務管理工作形成的一般性文件材料，直屬上級機關印發(fā)的屬于本單位主要工作業(yè)務，并需要貫徹執(zhí)行的一般性文件材料，下級機關報送的重要總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。3、但凡在較短時間內(nèi)對各部門有參考利用價值的文件材料，列為定期保管10年，主要包括：一般事務性的文件材料，上級機關和同級機關印發(fā)的非本單位主要工作業(yè)務，但需要貫徹執(zhí)行的文件材料，下級機關報送的一般工作總結、報告和統(tǒng)計報表等文件材料。五、排列編號歸檔文件排列是文件整理系統(tǒng)化的一個重要環(huán)節(jié)，編寫件號是對排序成果確實認與固定，方法如下：1、按保管期限逐年度進行排列，即永久、30年、10年各排列一個順序，逐年延續(xù)，在每個年度內(nèi)按照文件形成時間的先

16、后順序進行排列；2、同一保管期限、年度的同一機構的文件材料，一般按照文件形成的時間或文號順序進行排列；3、同一事由、事件或問題的文件材料，按照形成的時間順序或重要程度進行排列；4、不同事由、事件或問題的文件材料，按照事由、事件或問題結束的時間順序進行排列；5、會議文件、同一類統(tǒng)計報表等成套性的文件材料，應集中進行排列；6、所有文件材料排列完畢后，按照排列順序編寫件號，件號編寫在歸檔章“室編件號欄內(nèi)；7、編寫的件號應始終保持永久、30年、10年三個序列；六、填蓋歸檔章1、歸檔章加蓋在每份文件的首頁右上角，如有其他標記或文字時，可酌情向左或向下適當移動。2、歸檔章的規(guī)格：長15mm3，寬8mm2，

17、樣式如下：全宗號年度室編件號問題保管期限館編件號填寫方法：全宗號：應填寫地方檔案館給各單位的檔案全宗確定的代號，因未進管尚不確定，暫不填寫；年度：用四位阿拉伯數(shù)字填寫文件形成的完整的公元紀年，如2021；室編件號：填寫每一份文件的排列序號編號；問題：按問題分類的填寫文件所歸入的“問題類別名稱，如“黨群工作類；如按年度分類的，那么不填寫；保管期限：填寫“永久、“30年、“10年；館編件號：由地方檔案館自行填寫或進館時填寫。七、目錄編制1、年度分類法：相同保管期限的文件混年編制目錄，不同年度的文件件號不連續(xù)編。2、年度機構分類法：相同保管期限、同一機構的文件混年編制目錄，不同期限、不同機構、不同年

18、的檔案件號不連續(xù)。3、問題分類法：相同保管期限、同一問題的文件混年編制目錄，不同期限、不同問題的文件件號不連續(xù)。歸檔文件目錄樣式如下：件號責任人文號題 名日期頁數(shù)備注1烏魯木齊市檔案局烏檔發(fā)20121號關于加強檔案管理工作的通知20120210122中共烏魯木齊市委組織部烏黨組干字201220號干部任免通知張XX、李XX2012022021、填寫方法：件號：按“室編件號填寫。責任人：A、填寫制發(fā)文件機關的名稱或個人的姓名，一般以文件的蓋章或署名為準；B、機關應填寫其全稱或通用簡稱；C、兩個或兩個以上機關的聯(lián)合發(fā)文，一般只填寫主辦單位名稱，也就是編發(fā)文字號的單位；D、合同、協(xié)議應填寫甲方、乙方兩

19、個單位的名稱；E、個人作者填寫其姓名，必要時加填職務或身份；文號：填寫發(fā)文字號，不得省略；無文號的此項不填。題名：A、一般照錄文件原題名，不得自行縮減或修改；B、無題名或題名不能揭示文件內(nèi)容的文件，應根據(jù)文件內(nèi)容自擬題名加“ 填寫；C、有正題名、副題名的文件，正副題名均如實填寫；D、外文或少數(shù)民族文字的文件題名，除原文照抄外，應將漢文譯文加“ 附在其后。日期：A、填寫文件的形成時間，一般以落款時間、會議通過時間或發(fā)布時間為準；B、用8位阿拉伯數(shù)字標準年、月、日，不能省略。如“2021年6月17日標準為“20210617或2021 0617C、時間不詳或無時間的文件資料，應進行必要的考證。頁數(shù)：

20、填寫每份文件的總頁數(shù)，總頁數(shù)以文件材料的最后一個頁號為準。備注：必要時簡要注明需要說明的特殊情況或問題，如果說明文字比較多，應填寫在備考表內(nèi)。2、目錄的裝訂 永久、30年、10年目錄分開裝訂，厚度不超過2厘米。同一種保管期限可幾年合訂； 每本目錄均從“1開始統(tǒng)一編寫頁碼，以便于檢索； 裝訂目錄時使用統(tǒng)一規(guī)定的目錄。樣式如下： 歸 檔 文 件 目 錄 全宗名稱： 年 度： 保管期限： 問 題： 目錄填寫要求：全宗名稱：填寫產(chǎn)生檔案全宗的機關單位的全稱或通用簡稱年度：填寫目錄所反映文件的年度，如：2021；或20032021；保管期限：填寫目錄所載文件的保管期限，即“永久、“30年、“10年；問題：