公司資料管理辦法

1、公司文檔資料管理辦法公司檔案管理制度為規(guī)范公司文檔資料管理，加強文檔資料的收集、歸檔和使用，有效地保護和利用文檔資料，為公司各項工作提供便利，提高公司文檔的實用性和有效性，結合公司的實際情況，制定本管理辦法。公司文檔范圍確定為：文書文檔、電子文檔、聲像文檔技術部、市場部、辦公室、財務室項目負責人完成的各種文檔，除個人備份外，要主動交辦公室存檔備份，并填寫文件交割清單，交接人雙方簽字確認（財務室除外），如因不履行文檔交割存檔制度造成的重要文件丟失，公司要實施問責。文書文檔分為：基礎文檔、技術文檔、市場文檔、項目發(fā)展文檔一、主要存檔范圍：（一）基礎文檔：.公司設立、變更的申請、審批、登記等方面的文

2、件材料；.公司股東會、董事會形成的文件材料；.公司管理制度、流程；.財務、會計及其管理方面的文件材料；.勞動工資、人事、法律事務管理方面的文件材料；.教育培訓方面的文件材料；.公司資質(zhì).知識產(chǎn)權、商標保護文件.獎勵決定、媒體宣傳文件（二）技術文檔：.設計文件；工藝文件；.技術研發(fā)資料、調(diào)研資料、技術圖紙、技術文檔、技術合作合同等；.合作單位資質(zhì)、產(chǎn)品檢測報告等證明材料；.產(chǎn)品生產(chǎn)、能源消耗、安全生產(chǎn)方面的文件材料；.儀器儀表、機器設備方面的文件材料；.施工日志、檢測數(shù)據(jù)、不同施工階段垃圾樣品及照片、工藝視頻資料。.各種總結報告；.對外技術合作文件（三）市場文檔1.市場營銷方面的文件材料包含PP

3、T等；2、技術設計服務方案.市場信息、調(diào)研情報方面的材料；.技術宣傳方案（四）項目發(fā)展文檔.區(qū)、市、國家對口單位的項目咨詢、明細文件.上報項目呈文稿件.項目跟蹤以及立項文件.各項政策、規(guī)定、法律、法規(guī)等文件。二、文書文檔管理辦法：公司辦公室在主管副總的領導下，具體負責文書文檔管理、協(xié)調(diào)。（一）負責公司文件和有關資料的收集、匯總、整理、分類、保管、保護、統(tǒng)計等工作，貫徹執(zhí)行公司各項規(guī)章制度，嚴格做好文件資料保密工作；.協(xié)助做好公司各種宣傳活動的開展工作，收集整理展覽會資料、廣告彩頁、裝訂成冊；.公司內(nèi)部產(chǎn)品圖紙、工藝文件、技術數(shù)據(jù)、質(zhì)量保證體系文件及更改單的正本存檔、建檔、保管；.管理公司重要資

4、質(zhì)證件，收集建檔外部文件；.管理公司非技術資料、公司文件、公司制度的歸檔，公司員工人事檔案的保存；.公司培訓、教育文檔，負責公司宣傳網(wǎng)站內(nèi)容的定期更新；.對其他部門文件、資料工作進行監(jiān)督、指導和檢查，組織業(yè)務學習與培訓，發(fā)揮文件資料的信息源作用；.對遺缺不全的文件資料，采取不同措施，積極收集齊全；（十）.文檔分類：依據(jù)文件資料來源、時間、題目、內(nèi)容、字母順序分成若干層次和類別。分類除按大類（企業(yè)管理文件、人事、體系文件、技術類文件、外來標準、國際標準、國標、行業(yè)標準等）外，同時按部門、是否保密、保密程度來分。建立的檔案目錄、編號方法。（十一）.公司存檔文件調(diào)閱權限由副總經(jīng)理以上領導掌握，部門需

5、要調(diào)閱文件時要經(jīng)副總經(jīng)理批準。（十二）.借閱文件資料者應愛護資料，確保資料的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀；注意安全保密，嚴禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失。借閱文件資料交還時，須當面查看清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應及時設法補救，超過一天的借閱應填寫文件交割清單簽字確認。（十三）.公司內(nèi)文件資料利用的方式有：1）提供文件資料原件；2）提供文件資料復印件；3）提供文獻索引、目錄資料；4）提供相關的電子文檔。（十四）、公司技術部文檔包括工地施工日志、技術數(shù)據(jù)記錄、圖紙、工藝文件等相關文字材料要做到分類清楚、日清日結，及時錄入微機存電子檔。每周主動交由辦公室存檔。三、技術資料歸檔管理辦

6、法公司的儀器設備檔案是公司重要的技術儲備，為充分發(fā)揮儀器設備檔案在T程實施、科研中的作用，規(guī)范公司儀器設備資料的歸檔管理工作，結合公司實際，特制定本規(guī)范。（一）、儀器設備資料歸檔范圍1、作為公司固定資產(chǎn)的儀器設備，凡價值在500元以上的購置計劃、審批文件、購貨合同、隨機技術資料等均屬歸檔范圍。2、價值在5000元以上的儀器設備，還應包括儀器設備驗收報告，價值在10萬元以上的儀器設備（包括大精設備和進口設備），還應包括可行性論證報告。進口設備應包括在洽談和引進過程中形成的技術商務文件。3、有關設備管理文件，未生效的合同、協(xié)議書，儀器設備廣告宣傳品、說明書等資料。4、固定資產(chǎn)設備在運行、維修方面應

7、予歸檔的資料有:大精設備和進口設備的使用記錄；保養(yǎng)記錄、故障維修記錄；如需要將出具周期檢測證書。5、儀器設備報損、報失、報廢的有關申報、審批文件。6、固定資產(chǎn)設備在異動、調(diào)劑、報損、報失和報廢等設備處置方面應予歸檔的資料有：報廢、報損、報失的儀器設備，必須將處置申請報告、報廢報告單、資產(chǎn)處置申請表、資產(chǎn)價值憑證（固資卡片）歸檔。調(diào)撥和異動的儀器設備，必須將調(diào)撥報告、批復、設備異動報告單歸檔。（二）、儀器設備資料歸檔步驟1、固定資產(chǎn)到貨后，設備采購和驗收人員應及時對隨機技術資料進行清點,做好驗收登記工作。2、設備采購責任人，必須將該設備的有關歸檔資料一并移交檔案員簽收登記，移交清楚設備資料收集、

8、移交手續(xù)。3、檔案員對收集的設備資料，應按要求分類登記、整理，作好保管或移交工作。4、價值10萬元以上的貴重設備，歸檔資料整理完畢后及時存檔。（三）、儀器設備資料歸檔要求1、各設備接收部門，在辦理設備出入庫手續(xù)時，必須首先完備資料歸檔手續(xù)。2、設備運行、維修、處置資料，應在第一時間歸檔。3、公司設備接收部門負責儀器設備資料的收集、整理和歸檔移交工作，設備占有使用部門，必須將應歸檔的設備資料原始件歸檔。4、儀器設備文件材料，必須使用藍黑墨水書寫，嚴禁使用圓珠筆或鉛筆。字跡要工整，圖樣要清晰，文面要整潔，不得涂改。5、對不合歸檔要求的儀器設備資料，應采取措施及時補齊后，方予辦理出入庫手續(xù)。6、批量同型號設備技術資料，可只上交其中一套，其余資料隨機由使用部門保存。7、設備技術檔案存檔交原始件，復印件由使用部門、負責人保存。查閱技術資料按公司檔案管理辦法的規(guī)定執(zhí)行四、電子、聲像文檔管理辦法電子文檔是公司辦公文檔的重