企業(yè)集團有限公司工作分析與崗位說明書

1、江西泓泰企業(yè)集團有限公司工作分析與崗位說明書北大縱橫管理咨詢公司二零零四年五月1工作分析是什么？對某特定的工作、崗位作出明確規(guī)定，并確定完成這一工作所需要的知識技能等資格條件的過程。也即獲取與工作有關的詳細信息的過程著眼于崗位及崗位要求從崗位活動中提煉出那些對崗位來說是必要的和有效的條件對崗位的系統(tǒng)概括并不針對目前崗位上的人基本要求概念2工作分析中的術語工作要素：工作中不能再繼續(xù)分解的最小動作單位任務：在完成工作的過程中明確的工作活動職位：即崗位。是組織要求個體完成的一項或多項責任，以及為此賦予個體的權力的總和。簡言之就是一定的人員所經(jīng)常擔任的工作職務及責任。職位三要素：職務：是規(guī)定擔任的工作

2、或為實現(xiàn)某一目的而從事的明確的工作行為。職責：組織要求在特定崗位上需要完成的任務，通常包括幾項任務職權：依法賦予的完成特定任務所需要的權力職業(yè)：由不同時間內不同組織中的相似工作組成職級：將工作內容、難易程度、責任大小、所需資格皆較相似的職位劃為同一職級，實行同樣的管理使用與報酬。3工作分析的目的及意義（一）明晰工作職責及崗位劃分確定工作要求員工錄用與上崗的最低條件以建立適當?shù)闹笇c培訓內容為制定考核程序及方法提供依據(jù)，以利于管理人員執(zhí)行監(jiān)督職能及員工進行自我控制確定工作之間的相互關系，以利于合理的晉升、調動與指派對工作的直接指導意義4工作分析的目的及意義（二）獲得有關工作與環(huán)境的實際情況，利于

3、發(fā)現(xiàn)導致員工不滿、工作效率下降的原因為改進工作方法積累必要的資料，為組織的變革提供依據(jù)促使工作的名稱與含義在整個組織中表示特定而一致的意義，實現(xiàn)工作用語的標準化為確定組織的人力資源需求、制定人力資源計劃提供依據(jù)對企業(yè)長遠的意義5工作分析所獲得信息的應用工作分析培訓要求工作評價以及工資和資金決定（報酬）工作績獎懲評價招聘選拔決策工作說明書工作規(guī)范6工作分析是崗位評估的基礎工作工作分析崗位評估薪酬體系崗位評估的作用對工作進行科學定量測評，以量值表現(xiàn)崗位特征。使性質相同或相近的崗位有統(tǒng)一的評判和估價標準，便于比較崗位間價值的高低。為企業(yè)崗位歸級列等奠定基礎。為建立公平合理的工資和獎勵制度提供科學的依

4、據(jù)。工作分析是現(xiàn)代企業(yè)科學管理的基礎工作以崗位評價為依據(jù)，建立起一種公平合理的薪酬結構崗位評價結果是薪酬體系重要因素之一7工作分析方法 觀察法會議法訪談法綜合法調查表法 典型事例法工作日志法 方 法8工作分析程序準備階段調查階段分析階段明確工作分析的意義、目的、方法、步驟；向有關人員宣傳、解釋；跟作為合作對象的員工建立良好的人際關系，并使他們做好心理準備；按精簡、高效的原則組成工作小組；確定調查、分析對象的樣本，同時考慮樣本的代表性；制定工作計劃，確定工作的基本難度。編制調查提綱，確定調查內容和調查方法；廣泛收集有關資料、數(shù)據(jù)；對重點內容做重點、細致調查；要求被調查員工對各種工作特征和工作人員

5、特征的重要性和發(fā)生頻率等作出等級評定仔細審核收集到的信息創(chuàng)造性地分析、發(fā)現(xiàn)有關工作和工作人員的關鍵成分歸納、總結出工作分析的必需材料和要素9工作分析的工具職務說明書概念工作分析的書面表達形式，其核心是工作分析工作分析是人力資源管理體系中的基礎系統(tǒng)在此基礎上人事管理劃分為招聘、培訓、考核和薪酬四大環(huán)節(jié)，而這四個環(huán)節(jié)無一不與工作分析密切相關因此對職務說明書進行科學化、標準化和規(guī)范化管理是十分重要的10職務說明書的作用（一） 招聘依據(jù)：如果某崗位缺人，該崗位所屬部門就可以依該崗職務說明書到招聘部去要人 招聘人員并不是憑自己的好惡來招人，而是依據(jù)該崗位職務說明書中的“任職資格” 以及“技能”要求等進行

6、篩選，招到最合適的人選 這樣可以較好地避免由于主觀人為因素而造成的不規(guī)范，而使招聘來的人員并不能勝任該崗也一定程度上杜絕招聘中的舞弊行為，做到“因崗設人，因職設人”，從而大大提高工作效率招聘角度11職務說明書的作用（二） 從工作分配的角度說： 崗位職務說明書應該是上級安排工作的主要依據(jù)。 管理層首先應對部門職責有較清楚的認識其次對每個員工所從事的崗位有充分的認識什么崗位負責什么工作并不是完全憑管理層主觀的想法，而是依據(jù)該崗位的職務說明書進行合情合理的分配工作任務 工作分配12職務說明書的作用（三） 從考核的角度來說： 崗位職務說明書是確定員工考核范圍的主要依據(jù) 從職務說明書的工作內容、工作職責

7、和要求對每位員工進行考核，考核范圍應僅限于職務說明書中所列的工作內容和職責，對其所在崗位應做的工作中所表現(xiàn)的德、能、勤、績進行考核 對于不屬于本崗位職責的事情，由于其他原因本人做了這件事，也不應列入對其業(yè)績的考核范圍。否則會造成“種了他人的田，荒了自己的地”，這并不是企業(yè)所追求的目標考核13職務說明書的作用（四） 從薪資、福利角度來說： 崗位職務說明書應是員工薪資標準的基礎 確定一個包括崗位工資在內的薪酬結構每一崗位確定一個基本崗位工資，在此崗位的員工基本崗位工資應是相同的，不同的是他們的基礎工資、工齡工資、津貼以及與個人能力業(yè)績相關的獎金等其他部分 確定這一標準應依據(jù)職務說明書中所反映的工作

8、內容，通過職位評定專家小組進行評定，確定這個標準 有助于同工同酬、同崗同酬目標實現(xiàn)薪資福利14職務說明書的作用（五）從員工個人角度來說： 職務說明書規(guī)定了員工的主要工作內容，什么是我該做，什么是我負責的，什么是我協(xié)助的？ 我應具有什么樣的特殊能力？我要在那些方面提高？需要哪些培訓？我還應具體什么樣的知識？等等 員工會自覺的向公司所要求的方向努力員工工作規(guī)范15職務說明書的作用（六）從員工職業(yè)發(fā)展規(guī)劃來說： 職務說明書還具有給出員工未來職業(yè)發(fā)展方向 比如員工可以認識到目前所在的崗位，上級崗位是什么，這一方向最高能做到什么，需要什么任職資格自身還欠缺什么、我有什么優(yōu)勢，我如何通過努力獲得提升等等員

9、工職業(yè)發(fā)展16職務說明書的內容基本資料一、基本資料（1）職務名稱（2）所屬部門（3）直接上級職位（4）所轄人員（5）工資等級（6）工資水平（7）定員人數(shù)17職務說明書的內容工作描述二、工作描述工作職責工作活動內容：活動內容；時間百分比；權限等工作結果工作關系：受誰監(jiān)督；監(jiān)督誰；與哪些職位有聯(lián)系工作人員運用設備和信息說明18職務說明書任職資格與工作環(huán)境三、任職資格說明 最低學歷 所需培訓的時間和科目 從事本職工作和其他相關工作的年限和經(jīng)驗 一般能力 興趣愛好 個性特征 性別、年齡特征 體能要求： 工作姿勢 對視覺、聽覺、嗅覺有何特殊要求 精神緊張程度 體力消耗大小四、工作環(huán)境 工作場所 工作環(huán)境

10、的危險性 職業(yè)病 工作時間特征 工作的均衡性 工作環(huán)境的舒服程度19如何填寫我們的職務說明書魯能積成電子股份有限公司職位說明書 編號：職位名稱：技術服務人員所在部門： 客服中心 部直接上級（職位）： 部 部長工資等級： 所轄人員： 分析日期：2001/4/16 別 名：部門編號：定 員： 2 人工資水平： /年分 析 人： 批 準 人：工作職責與具體內容：（完成各項職責時間分配比例）職責1： 現(xiàn)場演示基本系統(tǒng) 占工作時間的百分比：50%具體內容： 頻率（1）解釋硬件系統(tǒng) 日常 （2）現(xiàn)場演示軟件如何安裝 日常 （3）為客戶提供有關信息 日常職責2： 維修系統(tǒng) 占工作時間的百分比：40%具體內容

11、：（1）現(xiàn)場診斷問題 （2）在現(xiàn)場或在公司維修 （3）安裝臨時的替代系統(tǒng) 一周一次或根據(jù)需要而定20任職資格要求： 受教育水平：大學?？乒ぷ鹘?jīng)歷：理想資格條件：有維修工作經(jīng)驗，專門培訓：必須接受計算機操作系統(tǒng)培訓，有關技術培訓專業(yè)技能、證書與其他能力：體能要求：健康所用工具及設備：計算機硬件，軟件，計算機維修的專門工具工作環(huán)境特征：工作時間特征：正常工作時間，對于緊急維修任務，隨叫隨到有密切關系的其他崗位和人員： 與銷售代表密切配合，以滿足客戶對新系統(tǒng)的需求。與其他技術服務人員密切配合，進行診斷和維修工作，與客戶直接交流所需記錄文檔及傳送部門、人員：維修記錄，工作完成結果及建議考核標準：1，確

12、保每一個新客戶對系統(tǒng)有初步了解，為他們提供有關技術培訓信息2，及時處理客戶的問題，為其提供現(xiàn)場幫助，令其滿意，備注： 21填寫職務說明書注意事項對事不對人盡可能具體，可操作剔除廢話表述準確任職資格與崗位責任對應22大家要做的工作掌握職務說明書的重要性及填寫方法明晰部門崗位分工指導各崗位正確填寫完整，無漏項，用語規(guī)范準時回收17日下午17：30以前交至409室Tel：2451、245323謝謝大家的協(xié)助24今日議題職務說明書的意義職務分析方法職務分析問卷系統(tǒng)介紹職務說明書編寫注意事項25職務說明書有助于解決泓泰公司長期以來權責界定不清的問題舉例一：計劃部經(jīng)理泓泰公司現(xiàn)狀處理建議現(xiàn)XX經(jīng)理精通AA

13、，主要負責BB，其職務說明書誤將YY主管職能混入界定經(jīng)理與主管的工作內容，明確YY主管工作內容及權責，本情況處理為XX經(jīng)理（兼YY主管），對其考核參考經(jīng)理和主管二份說明書舉例二：財務協(xié)理財務協(xié)理職位設置考慮的因素有二：一是任職人員的軟硬指標尚未達到經(jīng)理標準；二是為可能合適的人選留下空缺。屬于因人設崗明確財務經(jīng)理工作內容與權責，現(xiàn)財務協(xié)理代行經(jīng)理職責，待遇不變。設立主管職位，明確權限。根據(jù)北大縱橫訪談記錄26職務說明書有助于解決泓泰公司高速成長中的梯隊建設力度不夠的問題晉升崗位輪換高速成長類公司的人力資源來源于公司外部和內部。內部人才的梯隊建設將對公司的繁榮穩(wěn)定起重要作用內部崗位輪換制度及晉升制

14、度是梯隊建設的必要支持職務說明書明確了員工可輪換及晉升的職位。27職務說明書有助于節(jié)省泓泰公司新進員工、其上級主管、培訓專員的時間及精力挑選范圍過寬候選人不理解工作內容面試周期長 員工招聘 員工入職培訓 員工在職訓練缺乏職務說明書擁有職務說明書新員工困惑較多導師指導時間長培訓專員受抱怨次數(shù)多挑選范圍適度候選人誤投次數(shù)減少面試周期短新員工經(jīng)常詢問該做什么上級指導時間長新員工工作錯誤較多新員工困惑較少導師指導時間短培訓專員受抱怨次數(shù)少新員工詢問怎么做，而不是做什么上級指導時間短新員工工作錯誤較少根據(jù)北大縱橫訪談記錄28今日議題職務說明書的意義職務分析方法職務分析問卷系統(tǒng)介紹職務說明書編寫注意事項2

15、9職務分析七種方法典型事例法工作日志法工作實踐法觀察法面談法問卷法資料分析法30方法一：典型事例法（關鍵事件法）方法描述：對特別有效和特別無效的的工作者行為進行描述，加以歸納。優(yōu)點：可揭示工作的動態(tài)缺點：耗費大量時間收集、歸納信息方法二：工作日志法方法描述：員工填寫工作日志，在日志基礎上加以分析優(yōu)點：信息可靠性高，成本低缺點：使用范圍較狹窄，歸納起來較煩瑣31方法三：工作實踐法方法描述：親身實踐具體工作優(yōu)點：可真實了解該職務工作情況缺點：需大量訓練才能掌握的工作不適用，危險性工作不適用方法四：觀察法方法描述：通過一段時間對工作的觀察，歸納觀察到的工作優(yōu)點：客觀、正確缺點：不適用于腦力勞動或較長

16、周期的工作，不易觀察到緊急 情況處理32方法五：面談法方法描述：訪問工作人員本人或其主管人員，以了解工作說明中原來填寫的 各項目的正確性，或對原填寫事項有所疑問，以面談方式加以澄清的方法優(yōu)點：資料獲取較充分缺點：有信息失真的可能性面談方式：個人面談、集體面談、管理人員面談 面談內容： 工作目標，組織為什么設立這一職務，根據(jù)什么確定對職務的報酬。 工作內容，任職者在組織中有多大的作用，其行動對組織產生的后果有多大。 工作的性質和范圍，是面談的核心。主要了解該工作在組織中的關系、其上下屬職能的關系、所需的一般技術知識、管理知識、人際關系知識、需要解決問題的性質以及自主權。 所負責任，涉及組織、戰(zhàn)略

17、政策、控制、執(zhí)行等方面。33方法六：問卷法方法描述：設計有效問卷，選定員工在一定時間內填寫，通過問卷收集分析找到有效信息。優(yōu)點：節(jié)省時間和經(jīng)費。適用于較多職務分析的項目缺點：整理困難，如果回答者不夠耐心，會有偏差34方法七：資料分析法方法描述：根據(jù)各企業(yè)的具體情況，對崗位責任制結合企業(yè)現(xiàn)有資料添加一些必要的內容，則可形成一份完整的職務說明書。優(yōu)點：效率較高缺點：不能克服原有問題。35今日議題職務說明書的意義職務分析方法職務分析問卷系統(tǒng)介紹職務說明書編寫注意事項36職務分析問卷系統(tǒng)（PAQ）37職務分析問卷系統(tǒng)(PAQ)是編寫職務說明書的基礎六大類內容六大評價尺度信息輸入腦力勞動工作輸出與其他人

18、 的關系工作環(huán)境其他使用程度對職務的重要性時間責任適用性其他PAQ揭示了組織、工作和人三者之間的相互關系38問卷內容簡介1、 信息輸入：任職者在執(zhí)行工作時從何處、如何獲得信息。2、 腦力勞動：該職務包括哪些推理、決策、計劃和信息處理活動。3、 工作輸出：任職者執(zhí)行工作時從事哪些體力活動，使用什么樣的工具和裝置。4、 與其他人的關系：在執(zhí)行工作時需要與其他人員發(fā)生何種關系。5、 工作環(huán)境：任職者在何種物理環(huán)境和社會環(huán)境下工作。6、 其他工作特征：與職務有關的其他活動、條件和特點等。39今日議題職務說明書的意義職務分析方法職務分析問卷系統(tǒng)介紹職務說明書編寫注意事項40職務說明書樣本41填寫事項題頭

19、正文工作內容：不宜超過10項權限與責任：建議權、分配權、安排權、獎懲權、監(jiān)督權、審核權等所受上級的指導：上級職務、指導方式所予下級的指導：指導對象及方式崗位資格要求：學歷、工作經(jīng)驗崗位技能要求：技能與專業(yè)知識42題頭需填寫的信息說明職務名稱指的是任職崗位的稱謂，如信息發(fā)展部部門經(jīng)理。職務編號的格式為泓泰公司部門編號，如LN-FI-001：LN為泓泰公司的英文縮寫；FI為財務部門的英文縮寫；編號中百位數(shù)0代表部門經(jīng)理或其直接下屬（不歸屬下轄小組），1，2，3分別代表不同小組，個十位數(shù)按照各組情況從組長開始依次排序。直屬上級指的是在業(yè)務上給予直接指令的上級，如生產跟單員的直接上級是生產主管。所屬部

20、門指的是該職務員工工作關系隸屬的部門，如質檢員所屬部門為質檢部。工資級別為該職務聘用員工的工資級別范圍，如部門經(jīng)理為經(jīng)理三級一級。直接管理人數(shù)為直接向該職務匯報工作的員工人數(shù)，如信息發(fā)展部部門經(jīng)理為6，原因是6個小組組長直接向其匯報工作。崗位目的指的是設置該崗位的最重要的原因，用一句話概括。43正文需填寫事項說明工作內容填寫該職務員工80%以上工作時間從事的具體工作。權限與責任規(guī)定該員工在何類事情上有何種權限及承擔的相應責任。所受上級的指導需列明上級的職務及指導方式，指導方式可寫溝通方式或以功能區(qū)分，如接受財務部經(jīng)理口頭與書面指導的或業(yè)務指導。關鍵績效指標一欄由北大縱橫公司組織填寫。崗位資格要求一欄列明承擔該職務者需具備的學歷與工作經(jīng)驗，學歷項可注明相關專業(yè)，如大學本科以上，服裝工程相關專業(yè)。本說明書未特殊說明者均為包含關系，即大學本科以上=大學本科及以上。崗位技能要求一欄列明專業(yè)知識和能力兩類，專業(yè)知識指的是對所從事工作職能及工作內容相關的知識，能力指的是從事該工作所必需的主要能力。職業(yè)發(fā)展針對中層及中層以下員工，列明可調動或晉升的主要職位。44職務說明書是相對靜態(tài)的指導性文件，其內涵是動態(tài)發(fā)展的隨著公司的發(fā)展壯大，職務說明書中工作內容、