高效會(huì)議主持--ppt課件

1、高效會(huì)議主持1 主 講：簡湘暉 背 景2 會(huì)議的主要目的就是解決問題，但由于開會(huì)技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會(huì)議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時(shí)間在無效率的會(huì)議上，不僅浪費(fèi)公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會(huì)議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會(huì)議管理技巧”的中心議題。 3高效會(huì)議管理4第一講 會(huì)議的意義、目的、種類第二講 了解會(huì)議效率不高的原因第三講 掌握有效為會(huì)議準(zhǔn)備的要領(lǐng)第四講 會(huì)議進(jìn)程控制（重點(diǎn)）第五講 主持人的會(huì)議管理技巧（重點(diǎn)）第六講 參會(huì)者的守則和責(zé)任第七講 會(huì)議記錄第八講 會(huì)后跟進(jìn)5 第一講 會(huì)議的意義、目的、種類6

2、1 固定的部門會(huì)議；2 全體會(huì)議，如員工大會(huì)；3 處理突發(fā)事件的會(huì)議；4 一對(duì)一會(huì)議。會(huì)議的種類7會(huì)議的分類形式目的特點(diǎn)政策宣講、經(jīng)驗(yàn)分享、工作匯報(bào)等樹立導(dǎo)向；分享信息；督促進(jìn)展；以單向傳遞為主；強(qiáng)調(diào)受眾理解；頭腦風(fēng)暴挖掘點(diǎn)子；強(qiáng)調(diào)平等；不同領(lǐng)域不同背景的人更佳；數(shù)量比質(zhì)量更有價(jià)值；不做評(píng)斷；鼓勵(lì)狂熱和夸張；鼓勵(lì)搭便車，在別人的想法上更進(jìn)一步；群策群力發(fā)現(xiàn)并解決問題；做出決策；強(qiáng)調(diào)自下而上；來自同一部門的最了解工作的一線員工；提出最需要改進(jìn)的程序或制度；需要一個(gè)部門外的督導(dǎo)員，督導(dǎo)員引導(dǎo)大家針對(duì)每個(gè)問題提出解決方案；經(jīng)理在討論結(jié)束后，決定是否采納；專題研討形成最佳方案；制訂計(jì)劃；分配任務(wù)針對(duì)某

3、一專題，分組討論幾個(gè)預(yù)選方案；主持人引導(dǎo)大家比較每個(gè)方案的優(yōu)劣，并形成最佳方案，制定行動(dòng)計(jì)劃。對(duì)主持人要求較高，最好由專家或負(fù)責(zé)人擔(dān)任主持人81 會(huì)議的時(shí)間成本；2 直接的會(huì)議成本；3 效率損失成本。 會(huì)議的成本9會(huì)議的目的會(huì)議目的就是召開會(huì)議的理由，也就是WHY。召開會(huì)議前，請(qǐng)先考慮以下幾個(gè)問題：為什么要召集這個(gè)會(huì)議？一定要通過開會(huì)才能達(dá)到這個(gè)目的嗎？是否有其它的替代辦法？10會(huì)議的目的-解決問題會(huì)議目的樹立導(dǎo)向制定計(jì)劃解決問題達(dá)成決策分享信息收集點(diǎn)子分配任務(wù)監(jiān)控進(jìn)展11高效會(huì)議能帶來。高效會(huì)議提高決策效率降低運(yùn)作成本增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力提高團(tuán)隊(duì)凝聚力促進(jìn)組織氛圍建設(shè)構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織12 第二講 了

4、解會(huì)議效率不高的原因13頭兒，我們每天開會(huì)，許多實(shí)際工作都沒時(shí)間做是啊，這樣下去怎么得了，得開個(gè)會(huì)研究一下現(xiàn)象：會(huì)議過于頻繁14現(xiàn)象：開會(huì)就是 ？15會(huì)議常見的問題會(huì)議沒有意義，沒有必要召開；會(huì)議與我無關(guān)，不了解為什么要我參加；會(huì)上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒有形成結(jié)論，不能達(dá)成決策；會(huì)議決策沒有執(zhí)行，不了了之；會(huì)議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會(huì)議紀(jì)律散漫，遲到、早退、玩手機(jī)現(xiàn)象較嚴(yán)重等。16多數(shù)會(huì)議效率不高的原因項(xiàng) 次原因具體表現(xiàn)1時(shí)間會(huì)議安排在即將就餐前，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。2地點(diǎn)會(huì)議地點(diǎn)設(shè)在經(jīng)理辦公室，會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。3開會(huì)對(duì)象的選擇必須出席會(huì)議

5、的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人的技能會(huì)議主持人缺乏影響力、說服力，被參會(huì)者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會(huì)議意圖。5參會(huì)者的技能參會(huì)者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會(huì)議失敗。6會(huì)議的準(zhǔn)備工作開會(huì)前沒有通知與會(huì)者相關(guān)事宜，致使會(huì)議拖沓而無成效。7開會(huì)的原因、目的和結(jié)果開會(huì)的原因、目的和結(jié)果在會(huì)議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會(huì)議毫無意義、宣告失敗。17 第三講 掌握有效為會(huì)議準(zhǔn)備的要領(lǐng)18會(huì)議前準(zhǔn)備在正式召開會(huì)議之前，將高效會(huì)議的8大特征一一列出，并隨時(shí)檢驗(yàn)，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會(huì)議能夠成為真正意義上的高效會(huì)議。19會(huì)議前的準(zhǔn)備1.了解會(huì)議的目的2.是否一定要

6、開會(huì)3.確定會(huì)議的形式4.安排會(huì)議的議程5.決定會(huì)議的時(shí)間6.確定會(huì)議的主持人7.決定會(huì)議的地點(diǎn)8.研究會(huì)場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會(huì)者住宿14.是否發(fā)出了會(huì)議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知20前期準(zhǔn)備-會(huì)前會(huì)讓與會(huì)人員了解會(huì)議目的；了解關(guān)鍵人物對(duì)會(huì)議材料的看法；了解關(guān)鍵人物對(duì)問題的看法；提醒與會(huì)者應(yīng)做的準(zhǔn)備。針對(duì)會(huì)議目的及形式，設(shè)計(jì)合理的步驟及流程；結(jié)合會(huì)議內(nèi)容，準(zhǔn)備會(huì)議材料；進(jìn)行會(huì)前溝通：21

7、 第四講 會(huì)議進(jìn)程控制（重點(diǎn)）超時(shí)就是失?。?2超時(shí)就是失?。r(shí)間成本參加會(huì)議的人數(shù)（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間與會(huì)者的旅行時(shí)間會(huì)議秘書工作會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間）金錢成本開會(huì)的時(shí)間成本與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資直接成本會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議場地費(fèi)旅費(fèi)、食宿費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)不定損失成本23會(huì)議進(jìn)行的5個(gè)基本步驟有效開場OPEN 澄清觀點(diǎn)CLARIFY展開討論DEVELOP形成決策FACILITATE總結(jié)跟進(jìn)CLOSE24高效會(huì)議的特征有效開場澄清觀點(diǎn)展開討論形成決策營造會(huì)議氣氛陳述會(huì)議目的明確會(huì)議規(guī)則講述會(huì)議議程分配會(huì)議角色征詢意見收集點(diǎn)子權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)歸納共識(shí)感謝參與發(fā)掘可行方案 共識(shí)決策闡述議題背景展示相

8、關(guān)資料和信息對(duì)關(guān)鍵點(diǎn)進(jìn)行澄清總結(jié)遺留問題明確分工計(jì)劃總結(jié)跟進(jìn)五個(gè)會(huì)議步驟25一個(gè)中心（1）一個(gè)中心一個(gè)中心是指整個(gè)會(huì)議的議程。一個(gè)中心包括： 會(huì)議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會(huì)議目的；交流會(huì)議議程；介紹時(shí)間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會(huì)議記錄人。 進(jìn)行會(huì)議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動(dòng)；總結(jié)。 結(jié)束會(huì)議，具體包括：總結(jié)；安排下次會(huì)議。26兩個(gè)基本點(diǎn)（2）兩個(gè)基本點(diǎn)兩個(gè)基本點(diǎn)是指會(huì)議的一頭一尾，即會(huì)議開始前的準(zhǔn)備和會(huì)議結(jié)束后的跟蹤，這兩個(gè)基本點(diǎn)是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會(huì)議成敗的關(guān)鍵。所以，一個(gè)規(guī)范

9、的會(huì)議流程必須包含會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作。會(huì)前的準(zhǔn)備工作與會(huì)后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計(jì)劃，以及安排下次做匯報(bào)的人選等。27 第五講 主持人的會(huì)議管理技巧（重點(diǎn)）28責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度29決議是否形成清晰決議？ 用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益率評(píng)估有無采集更多資料的需要征求反對(duì)意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對(duì)各提案

10、之認(rèn)同單位對(duì)提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督彼得 德魯克決議法30介紹 彼得 德魯克31應(yīng)對(duì)不同與會(huì)人員的風(fēng)格蟬的癥狀：講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)主持人對(duì)策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時(shí)間限制帶入別人發(fā)言32應(yīng)對(duì)不同與會(huì)人員的風(fēng)格鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對(duì)策：理解對(duì)方的想法或情緒重申會(huì)議中無論什么意見都可以提但正面的建議會(huì)更受歡迎采用非語言性方式打斷33應(yīng)對(duì)不同與會(huì)人員的風(fēng)格螃蟹的癥狀：開會(huì)時(shí)還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話打瞌睡，走神主持人對(duì)策：對(duì)開小會(huì)

11、者，主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會(huì)議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對(duì)打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會(huì)議議程34特殊問題處理-借口 當(dāng)談及一項(xiàng)本應(yīng)為完成的工作時(shí)，與會(huì)者會(huì)找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。 作為主持人，你可以在這位與會(huì)者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項(xiàng)工作，或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。 35特殊問題處理-設(shè)伏 有的與會(huì)者會(huì)試圖暗中破壞會(huì)議，所以會(huì)議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主持人，你可以通過揭露她的策略來制止她。如果與會(huì)者繼續(xù)試圖阻撓會(huì)議，就休會(huì)。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會(huì)議。 36特殊問題處理-對(duì)坑有的與會(huì)者對(duì)會(huì)議中所提出的

12、觀點(diǎn)會(huì)采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對(duì)態(tài)度，并挑起爭論。作為主持人，你可以以會(huì)議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對(duì)者。也可以緊扣事實(shí)，鼓勵(lì)與會(huì)者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論。或者在不損害反對(duì)者的情況下引入幽默，以緩和局面。 37特殊問題處理-沖突 若雙方的討論變的過分激烈，就要求雙方暫停，可以等雙方平靜后再議。同時(shí)，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。 38特殊問題 處理-嚴(yán)重混亂 與會(huì)者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會(huì)議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會(huì)者離開。你也可以休會(huì)，而且不確定重新集合的時(shí)間。 39對(duì)參會(huì)者的表情判斷挑釁憤怒默許40對(duì)參會(huì)者的表情判斷鼓勵(lì)密切關(guān)注41會(huì)議技巧

13、在辦公室召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)缺點(diǎn)：可能會(huì)有電話干擾，或者有人打擾。42會(huì)議技巧 在會(huì)議室召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：干擾相對(duì)較小缺點(diǎn)：會(huì)務(wù)準(zhǔn)備負(fù)擔(dān)大43會(huì)議技巧 在咖啡屋召開會(huì)議優(yōu)點(diǎn)：氣氛輕松，適合于簡單溝通、頭腦風(fēng)暴缺點(diǎn)：不適合于主題嚴(yán)肅、復(fù)雜的會(huì)議，不利于形成決議44座位安排的藝術(shù)座位安排的藝術(shù)45 第六講 參會(huì)者的守則和責(zé)任46參會(huì)者的守則 收集信息，積極準(zhǔn)備閱讀會(huì)議議程和相關(guān)資料收集發(fā)言素材，準(zhǔn)備發(fā)言提綱47參會(huì)者的技能 保持開放心態(tài)，認(rèn)真傾聽48參會(huì)者的守則 圍繞議題，積極參與 禮貌發(fā)言，尊重他人 49會(huì)議規(guī)范會(huì)議規(guī)范是指大家達(dá)成共識(shí)的會(huì)議守則。會(huì)議規(guī)范主要

14、包括條款：所有與會(huì)者將每周工作安排時(shí)間表交給會(huì)議安排人，以找出最適宜所有參會(huì)人的開會(huì)時(shí)間。超過1小時(shí)的會(huì)議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會(huì)者都要準(zhǔn)備在會(huì)上發(fā)言。準(zhǔn)時(shí)開始，準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對(duì)決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會(huì)者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會(huì)中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到。會(huì)議結(jié)束后當(dāng)天，所有與會(huì)者應(yīng)拿到會(huì)議記錄。所有與會(huì)者應(yīng)承擔(dān)起對(duì)會(huì)議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時(shí)請(qǐng)第三方監(jiān)控，以保證會(huì)議質(zhì)量。50 第七講 會(huì)議記錄51會(huì)議記錄的技巧重要會(huì)議要錄音，日后不用的錄音等于浪費(fèi)時(shí)間主持人，不要兼任會(huì)議記錄者工作。會(huì)議記錄盡可能維持在一

15、頁紙內(nèi)會(huì)議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會(huì)議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會(huì)議記錄起頭處；列出會(huì)議重點(diǎn)；工作分派情況及完成日期盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會(huì)議記錄發(fā)給與會(huì)者52 第八講 會(huì)后跟進(jìn)53執(zhí)行跟蹤責(zé)任到人：任務(wù)責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時(shí)間限制：在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)跟蹤任務(wù)的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理以下任務(wù)監(jiān)控人：XXX任務(wù)項(xiàng)責(zé)任人計(jì)劃完成時(shí)間進(jìn)展情況交付件請(qǐng)各任務(wù)責(zé)任人及時(shí)反饋進(jìn)展情況至監(jiān)控人！54有效反饋 監(jiān)控責(zé)任人定期將跟蹤到的遺留問題進(jìn)展情況按照合適的方式反饋給會(huì)議召集人、與會(huì)人員及其他相關(guān)人員。反饋方式：如果是例行會(huì)議，強(qiáng)烈建議在每次例會(huì)開場時(shí)回溯上次會(huì)議遺留問題進(jìn)展情況；長期任務(wù)，可通過月報(bào)反饋；短期任務(wù)，可通過周報(bào)反饋監(jiān)控責(zé)任人會(huì)議召集人，與會(huì)人員，其他相關(guān)人員任務(wù)2責(zé)任人任務(wù)1責(zé)任人任務(wù)