高效會議主持--ppt課件

1、高效會議主持1 主 講：簡湘暉 背 景2 會議的主要目的就是解決問題，但由于開會技巧不佳或過于頻繁，不但無益于解決問題，反而使問題愈趨復(fù)雜。頻繁的會議與主管層的隨意決策，常常是員工的夢魘；員工花太多時間在無效率的會議上，不僅浪費公司成本，也造成工作效率低下。如何能在會議中高效率且有效果地解決問題，是“高效會議管理技巧”的中心議題。 3高效會議管理4第一講 會議的意義、目的、種類第二講 了解會議效率不高的原因第三講 掌握有效為會議準(zhǔn)備的要領(lǐng)第四講 會議進(jìn)程控制（重點）第五講 主持人的會議管理技巧（重點）第六講 參會者的守則和責(zé)任第七講 會議記錄第八講 會后跟進(jìn)5 第一講 會議的意義、目的、種類6

2、1 固定的部門會議；2 全體會議，如員工大會；3 處理突發(fā)事件的會議；4 一對一會議。會議的種類7會議的分類形式目的特點政策宣講、經(jīng)驗分享、工作匯報等樹立導(dǎo)向；分享信息；督促進(jìn)展；以單向傳遞為主；強(qiáng)調(diào)受眾理解；頭腦風(fēng)暴挖掘點子；強(qiáng)調(diào)平等；不同領(lǐng)域不同背景的人更佳；數(shù)量比質(zhì)量更有價值；不做評斷；鼓勵狂熱和夸張；鼓勵搭便車，在別人的想法上更進(jìn)一步；群策群力發(fā)現(xiàn)并解決問題；做出決策；強(qiáng)調(diào)自下而上；來自同一部門的最了解工作的一線員工；提出最需要改進(jìn)的程序或制度；需要一個部門外的督導(dǎo)員，督導(dǎo)員引導(dǎo)大家針對每個問題提出解決方案；經(jīng)理在討論結(jié)束后，決定是否采納；專題研討形成最佳方案；制訂計劃；分配任務(wù)針對某

3、一專題，分組討論幾個預(yù)選方案；主持人引導(dǎo)大家比較每個方案的優(yōu)劣，并形成最佳方案，制定行動計劃。對主持人要求較高，最好由專家或負(fù)責(zé)人擔(dān)任主持人81 會議的時間成本；2 直接的會議成本；3 效率損失成本。 會議的成本9會議的目的會議目的就是召開會議的理由，也就是WHY。召開會議前，請先考慮以下幾個問題：為什么要召集這個會議？一定要通過開會才能達(dá)到這個目的嗎？是否有其它的替代辦法？10會議的目的-解決問題會議目的樹立導(dǎo)向制定計劃解決問題達(dá)成決策分享信息收集點子分配任務(wù)監(jiān)控進(jìn)展11高效會議能帶來。高效會議提高決策效率降低運作成本增強(qiáng)團(tuán)隊執(zhí)行力提高團(tuán)隊凝聚力促進(jìn)組織氛圍建設(shè)構(gòu)建學(xué)習(xí)型組織12 第二講 了

4、解會議效率不高的原因13頭兒，我們每天開會，許多實際工作都沒時間做是啊，這樣下去怎么得了，得開個會研究一下現(xiàn)象：會議過于頻繁14現(xiàn)象：開會就是 ？15會議常見的問題會議沒有意義，沒有必要召開；會議與我無關(guān)，不了解為什么要我參加；會上漫談，不能聚焦議題，總是拖堂；容易扯皮，沒有形成結(jié)論，不能達(dá)成決策；會議決策沒有執(zhí)行，不了了之；會議一言堂，其他人都不發(fā)言，氣氛沉悶；會議紀(jì)律散漫，遲到、早退、玩手機(jī)現(xiàn)象較嚴(yán)重等。16多數(shù)會議效率不高的原因項 次原因具體表現(xiàn)1時間會議安排在即將就餐前，每個人都饑腸轆轆，無心開會。2地點會議地點設(shè)在經(jīng)理辦公室，會議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行。3開會對象的選擇必須出席會議

5、的人未到，通知來的是一些可有可無的參加者。4主持人的技能會議主持人缺乏影響力、說服力，被參會者牽著鼻子跑，無法達(dá)到會議意圖。5參會者的技能參會者發(fā)言混亂，既不知如何表意，又不知如何引退，致使會議失敗。6會議的準(zhǔn)備工作開會前沒有通知與會者相關(guān)事宜，致使會議拖沓而無成效。7開會的原因、目的和結(jié)果開會的原因、目的和結(jié)果在會議進(jìn)行中忽然發(fā)現(xiàn)皆不明確，致使會議毫無意義、宣告失敗。17 第三講 掌握有效為會議準(zhǔn)備的要領(lǐng)18會議前準(zhǔn)備在正式召開會議之前，將高效會議的8大特征一一列出，并隨時檢驗，充分做好預(yù)防性管理，使即將召開的會議能夠成為真正意義上的高效會議。19會議前的準(zhǔn)備1.了解會議的目的2.是否一定要

6、開會3.確定會議的形式4.安排會議的議程5.決定會議的時間6.確定會議的主持人7.決定會議的地點8.研究會場如何布置9.確定出席人數(shù)10.安排出席者座位11.是否準(zhǔn)備會議名簽12.是否安排交通工具13.是否安排與會者住宿14.是否發(fā)出了會議通知15.確定視聽材料16.確定輔助教材17.準(zhǔn)備會場周邊位置圖18.是否要求與會者準(zhǔn)備資料19.確定相關(guān)資料20.是否安排會后娛樂項目并做好事先通知20前期準(zhǔn)備-會前會讓與會人員了解會議目的；了解關(guān)鍵人物對會議材料的看法；了解關(guān)鍵人物對問題的看法；提醒與會者應(yīng)做的準(zhǔn)備。針對會議目的及形式，設(shè)計合理的步驟及流程；結(jié)合會議內(nèi)容，準(zhǔn)備會議材料；進(jìn)行會前溝通：21

7、 第四講 會議進(jìn)程控制（重點）超時就是失??！22超時就是失??！時間成本參加會議的人數(shù)（與會者的準(zhǔn)備時間與會者的旅行時間會議秘書工作會議服務(wù)人員工作時間）金錢成本開會的時間成本與會人員平均每小時的工資直接成本會議設(shè)施租用費會議場地費旅費、食宿費文件準(zhǔn)備費不定損失成本23會議進(jìn)行的5個基本步驟有效開場OPEN 澄清觀點CLARIFY展開討論DEVELOP形成決策FACILITATE總結(jié)跟進(jìn)CLOSE24高效會議的特征有效開場澄清觀點展開討論形成決策營造會議氣氛陳述會議目的明確會議規(guī)則講述會議議程分配會議角色征詢意見收集點子權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)歸納共識感謝參與發(fā)掘可行方案 共識決策闡述議題背景展示相

8、關(guān)資料和信息對關(guān)鍵點進(jìn)行澄清總結(jié)遺留問題明確分工計劃總結(jié)跟進(jìn)五個會議步驟25一個中心（1）一個中心一個中心是指整個會議的議程。一個中心包括： 會議的開始，具體包括：致歡迎詞；闡明會議目的；交流會議議程；介紹時間安排、相關(guān)規(guī)章制度；指定會議記錄人。 進(jìn)行會議討論，可以分為不同的議程，比如議程一、議程二、議程三等。具體包括：分享話題和目標(biāo)；交流信息；產(chǎn)生主意、做決定、確認(rèn)行動；總結(jié)。 結(jié)束會議，具體包括：總結(jié)；安排下次會議。26兩個基本點（2）兩個基本點兩個基本點是指會議的一頭一尾，即會議開始前的準(zhǔn)備和會議結(jié)束后的跟蹤，這兩個基本點是最容易被忽視的。但是，它們卻是保證會議成敗的關(guān)鍵。所以，一個規(guī)范

9、的會議流程必須包含會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作。會前的準(zhǔn)備工作與會后的跟蹤工作具體包括寫、發(fā)備忘錄，制定跟蹤計劃，以及安排下次做匯報的人選等。27 第五講 主持人的會議管理技巧（重點）28責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論的內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋令人困惑的發(fā)言幫助與會者理清不假思索的想法尊重別人，避免出現(xiàn)會中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度29決議是否形成清晰決議？ 用足夠多的時間檢視困難所在，并使與會者達(dá)成共識列舉或圖示各提案并開始討論之客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計各提案之獲益率評估有無采集更多資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會者對各提案

10、之認(rèn)同單位對提案做適當(dāng)?shù)男拚c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督彼得 德魯克決議法30介紹 彼得 德魯克31應(yīng)對不同與會人員的風(fēng)格蟬的癥狀：講與主題無關(guān)的故事講得模糊而不具體明確拒絕傾聽別人的主要觀點主持人對策：采用非語言性暗示探詢、總結(jié)、測試其理解成度善意提醒關(guān)于程序及時間限制帶入別人發(fā)言32應(yīng)對不同與會人員的風(fēng)格鯊魚的癥狀：有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見主持人對策：理解對方的想法或情緒重申會議中無論什么意見都可以提但正面的建議會更受歡迎采用非語言性方式打斷33應(yīng)對不同與會人員的風(fēng)格螃蟹的癥狀：開會時還在做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時常接電話打瞌睡，走神主持人對策：對開小會

11、者，主持人停止說話或者示意發(fā)言者暫停，使會議短暫沉默問他們是不是覺得應(yīng)該先分組討論，然后集中討論對打瞌睡者，可中間休息5分鐘，并加快會議議程34特殊問題處理-借口 當(dāng)談及一項本應(yīng)為完成的工作時，與會者會找借口，如“我忘了”、“這不是我的責(zé)任”。 作為主持人，你可以在這位與會者的同事們面前提醒他，希望他以后完成此項工作，或者將任務(wù)轉(zhuǎn)給其他人做。 35特殊問題處理-設(shè)伏 有的與會者會試圖暗中破壞會議，所以會議未能達(dá)到規(guī)定的目標(biāo)。身為主持人，你可以通過揭露她的策略來制止她。如果與會者繼續(xù)試圖阻撓會議，就休會。在極端的情況下，你還可以將發(fā)難者逐出會議。 36特殊問題處理-對坑有的與會者對會議中所提出的

12、觀點會采取一種不必要的消極態(tài)度和敵對態(tài)度，并挑起爭論。作為主持人，你可以以會議目的和達(dá)成一致的需要來提醒反對者。也可以緊扣事實，鼓勵與會者以平靜的態(tài)度進(jìn)行討論?；蛘咴诓粨p害反對者的情況下引入幽默，以緩和局面。 37特殊問題處理-沖突 若雙方的討論變的過分激烈，就要求雙方暫停，可以等雙方平靜后再議。同時，使用一種平靜的、有分寸的語調(diào)。 38特殊問題 處理-嚴(yán)重混亂 與會者開始罵人，不守規(guī)則，甚至進(jìn)行人身攻擊，將會議搞得混亂不堪。你可以要求大家遵守秩序，或者要求該與會者離開。你也可以休會，而且不確定重新集合的時間。 39對參會者的表情判斷挑釁憤怒默許40對參會者的表情判斷鼓勵密切關(guān)注41會議技巧

13、在辦公室召開會議優(yōu)點：你的全部參考資料在手邊；你的權(quán)威性可能得到加強(qiáng)缺點：可能會有電話干擾，或者有人打擾。42會議技巧 在會議室召開會議優(yōu)點：干擾相對較小缺點：會務(wù)準(zhǔn)備負(fù)擔(dān)大43會議技巧 在咖啡屋召開會議優(yōu)點：氣氛輕松，適合于簡單溝通、頭腦風(fēng)暴缺點：不適合于主題嚴(yán)肅、復(fù)雜的會議，不利于形成決議44座位安排的藝術(shù)座位安排的藝術(shù)45 第六講 參會者的守則和責(zé)任46參會者的守則 收集信息，積極準(zhǔn)備閱讀會議議程和相關(guān)資料收集發(fā)言素材，準(zhǔn)備發(fā)言提綱47參會者的技能 保持開放心態(tài)，認(rèn)真傾聽48參會者的守則 圍繞議題，積極參與 禮貌發(fā)言，尊重他人 49會議規(guī)范會議規(guī)范是指大家達(dá)成共識的會議守則。會議規(guī)范主要

14、包括條款：所有與會者將每周工作安排時間表交給會議安排人，以找出最適宜所有參會人的開會時間。超過1小時的會議應(yīng)有書面通知、議程表及相關(guān)資料。所有與會者都要準(zhǔn)備在會上發(fā)言。準(zhǔn)時開始，準(zhǔn)時結(jié)束。各業(yè)務(wù)單位負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)直接責(zé)任。所有與會者應(yīng)知道維護(hù)別人的尊嚴(yán)，不在會中羞辱別人，這條規(guī)則最重要，需特別注意。意見不同是好事，議論才能面面俱到。會議結(jié)束后當(dāng)天，所有與會者應(yīng)拿到會議記錄。所有與會者應(yīng)承擔(dān)起對會議質(zhì)量進(jìn)行反饋的職責(zé)。必要時請第三方監(jiān)控，以保證會議質(zhì)量。50 第七講 會議記錄51會議記錄的技巧重要會議要錄音，日后不用的錄音等于浪費時間主持人，不要兼任會議記錄者工作。會議記錄盡可能維持在一

15、頁紙內(nèi)會議記錄內(nèi)容應(yīng)包括：標(biāo)題、會議目標(biāo)、主席名字、缺席及出席人名單應(yīng)列在會議記錄起頭處；列出會議重點；工作分派情況及完成日期盡量當(dāng)天或者最遲第二天將會議記錄發(fā)給與會者52 第八講 會后跟進(jìn)53執(zhí)行跟蹤責(zé)任到人：任務(wù)責(zé)任到人，監(jiān)控責(zé)任到人時間限制：在規(guī)定的時間內(nèi)跟蹤任務(wù)的完成情況選擇合適的跟蹤方式閉環(huán)管理以下任務(wù)監(jiān)控人：XXX任務(wù)項責(zé)任人計劃完成時間進(jìn)展情況交付件請各任務(wù)責(zé)任人及時反饋進(jìn)展情況至監(jiān)控人！54有效反饋 監(jiān)控責(zé)任人定期將跟蹤到的遺留問題進(jìn)展情況按照合適的方式反饋給會議召集人、與會人員及其他相關(guān)人員。反饋方式：如果是例行會議，強(qiáng)烈建議在每次例會開場時回溯上次會議遺留問題進(jìn)展情況；長期任務(wù)，可通過月報反饋；短期任務(wù)，可通過周報反饋監(jiān)控責(zé)任人會議召集人，與會人員，其他相關(guān)人員任務(wù)2責(zé)任人任務(wù)1責(zé)任人任務(wù)