工程技術(shù)檔案資料工作指引

1、工程技術(shù)檔案資料工作指引為進(jìn)一步加強(qiáng)工程部檔案資料的標(biāo)準(zhǔn)化管理，明確工程技術(shù)檔案資料歸檔范圍及歸檔流程，做到工程檔案資料完整、準(zhǔn)確，更好的進(jìn)展工程檔案資料管理工作，特制定本指引。一、工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分 1、工程準(zhǔn)備資料(包括開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)資料等)，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔。2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔。工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料。已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料，由委托監(jiān)理單位形成、編制、保管，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對(duì)監(jiān)理資料的形成進(jìn)展監(jiān)視和檢查

2、。3、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)視控制，施工單位進(jìn)展具體編制、收集、整理，并在每項(xiàng)分部工程完成后，一個(gè)月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。4、工程竣工驗(yàn)收資料，由工程部組織，施工單位進(jìn)展驗(yàn)收資料編制、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總，由工程部牽頭，施工單位配合報(bào)送城建檔案館。5、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團(tuán)公司工程結(jié)算目錄進(jìn)展收集整理，經(jīng)工程部審核，報(bào)工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋工程部公章，提交給預(yù)決算部，由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。二、工程部資料員日常保管的資料1、監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)那么及旁站方案：工程開工后，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋監(jiān)理公司公章，10天內(nèi)交工程部

3、資料室存檔。2、工程開工報(bào)告及開工令：在工程開工3日內(nèi)，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。3、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建立單位、監(jiān)理單位、主體施工單位、設(shè)計(jì)單位、勘察單位、材料檢測單位、樁根底施工單位、裝修單位包含鋁合金門窗、防水施工單位、電梯施工單位、消防施工單位等。4、監(jiān)理日志：原那么上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔。 5、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部或監(jiān)理單位工程負(fù)責(zé)人審批后蓋章，向工程部或監(jiān)理單位資料員移交存檔，資料員需檢查監(jiān)理

4、月報(bào)是否標(biāo)準(zhǔn)及符合要求。工程完工后，由工程經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié)，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管或監(jiān)理單位領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章，10天內(nèi)向工程部或監(jiān)理單位資料員移交存檔。6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)：施工單位來文，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理工程師審查后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位。同時(shí)工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔。7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā)，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開，分別編制序號(hào)后當(dāng)天存檔。8、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔。9、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報(bào)資料室存檔，測量記錄必須有

5、建立、施工、監(jiān)理、設(shè)計(jì)等單位簽字并加蓋公章。10、簽證、委托、進(jìn)度申請(qǐng)：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證、委托經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；進(jìn)度申請(qǐng)經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位，同時(shí)工程部資料室存檔1份。11、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必須保證存檔1份施工圖紙。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可。12、檢測報(bào)告、勘察報(bào)告：相關(guān)工程檢測完畢由相關(guān)單位在1個(gè)月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進(jìn)展分類歸檔。13、

6、合同、施工許可證、規(guī)劃證等工程證照復(fù)印件：施工現(xiàn)場保存復(fù)印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜，任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門。14、結(jié)算資料：施工單位報(bào)送的結(jié)算資料，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過，工程經(jīng)理、工程部負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，由相關(guān)單位給預(yù)決算部報(bào)一份，由工程部資料員給施工單位一份，同時(shí)，資料室存檔1份。15、材料報(bào)驗(yàn)：施工單位上報(bào)的材料報(bào)驗(yàn)資料，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔。廠家合格證及檢驗(yàn)報(bào)告不是原件的要加蓋材料商的公章，并注明原件存放處。16、施工報(bào)驗(yàn)資料包括各種施工記錄：

7、施工單位上報(bào)的隱蔽驗(yàn)收記錄、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報(bào)驗(yàn)資料臺(tái)帳上審批，報(bào)驗(yàn)資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位，并由工程部資料員按照單位工程進(jìn)展分類存檔。17、圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更：圖紙會(huì)審及設(shè)計(jì)變更要按照單位工程進(jìn)展分類歸檔，設(shè)計(jì)院下發(fā)的設(shè)計(jì)變更要首先交給工程部資料員，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收，簽收日期準(zhǔn)確到時(shí)分。工程部資料室同時(shí)保存1份存檔。18、施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案：施工單位上報(bào)的?施工組織設(shè)計(jì)?經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔。?施工組織設(shè)計(jì)?中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章，總監(jiān)要簽

8、名并加蓋總監(jiān)注冊(cè)章?！熬幹迫撕汀皩徟说葯趦?nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人。不對(duì)外報(bào)送的工程?施工組織設(shè)計(jì)?中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理工程章，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理。三、工程部須移交檔案部門歸檔的資料工程竣工后，工程部必須向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交竣工資料，并同時(shí)應(yīng)向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料包含工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖外，還需要將該工程工程建立過程性管理資料移交保管。具體移交內(nèi)容及對(duì)象如下：1、監(jiān)理日志城建檔案館、監(jiān)察分室2、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)等城建檔案館、監(jiān)察分室3、工程開工令、進(jìn)場通知、延期批復(fù)(監(jiān)察分室)4、監(jiān)

9、理規(guī)劃、細(xì)那么城建檔案館、監(jiān)察分室5、施工組織設(shè)計(jì)、各分部工程施工方案(城建檔案館、監(jiān)察分室)6、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)(監(jiān)察分室)7、往來函件(監(jiān)察分室)8、旁站記錄(監(jiān)察分室)9、材料設(shè)備進(jìn)場報(bào)驗(yàn)(監(jiān)察分室);城建檔案館僅檢測報(bào)驗(yàn)、分包資質(zhì)進(jìn)場報(bào)驗(yàn)責(zé)任主體單位等城建檔案館、監(jiān)察分室10、與相關(guān)單位尤其是施工單位向我司發(fā)出的索賠相關(guān)函件的往來函件(監(jiān)察分室、城建檔案館:質(zhì)量、進(jìn)度等方面的重要函件11、一套完整的竣工資料城建檔案館、監(jiān)察分室12、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄(監(jiān)察分室)13、施工過程中形成的聲像資料城建檔案館、監(jiān)察分室14、施工過程中產(chǎn)生的相關(guān)記錄資料及質(zhì)保資料15、工程總結(jié)16、施工過程中形

10、成的其他重要資料(監(jiān)察分室)四、工程資料歸檔質(zhì)量的根本要求1、歸檔的工程文件原那么上為原件。如保存幾份需復(fù)印時(shí)，應(yīng)注明原件的存放位置。2、工程文件應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、字跡清楚、圖樣清晰、圖表整潔、簽字蓋章手續(xù)完備。3、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，不符合標(biāo)準(zhǔn)的原始資料要通過折疊和粘貼的方式到達(dá)A4幅面(297mm210mm)規(guī)格，圖標(biāo)欄露在外面。由政府及專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)編制的裝訂成冊(cè)的文件材料如勘察報(bào)告除外。4、工程資料盡量使用計(jì)算機(jī)打印簽名和日期除外，不得使用涂改液修改；簽字和蓋章程序要完備，不得使用圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料。5、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張。圖紙

11、一般采用藍(lán)曬圖，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用二底圖。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。6、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計(jì)出圖專用章?？⒐D的折疊方式要符合檔案館的要求?？⒐D章的根本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖字樣、施工單位、編制人、審核人、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章應(yīng)使用不褪色的紅印泥，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。7、凡施工圖構(gòu)造、工藝、平面布置等有重大改變，或變更局部超過圖面1/3的，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖，并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù)。8、制作竣工圖只能以圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、工程洽商單三種為修改依據(jù)。 五、工程資料分類原那么原那么：按照各單位工程工

12、程先分大類，再分小類。1、根據(jù)工程工程的大小，預(yù)先分配一定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間；2、把預(yù)留的鐵皮柜分配到這個(gè)工程的每個(gè)單位工程，工程中的每個(gè)單位工程至少有一個(gè)鐵皮柜，根據(jù)工程進(jìn)度及工程規(guī)模進(jìn)展合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量；3、把每個(gè)單位工程的資料進(jìn)展分類，立卷原那么如下：1監(jiān)理日志；2監(jiān)理日?qǐng)?bào)、月報(bào)、總結(jié)等；3工程開工令、延期批；4監(jiān)理規(guī)劃、細(xì)那么；5施工組織設(shè)計(jì)、各分部工程施工方案；6監(jiān)理工程師聯(lián)系單及批復(fù)；7監(jiān)理工作聯(lián)系單；8旁站記錄；9材料進(jìn)場報(bào)驗(yàn)；10分包資質(zhì)進(jìn)場報(bào)驗(yàn)等；11與相關(guān)單位的往來函件；12一套完整的竣工資料含工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理資料、施工過程資料、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖；13檢

13、驗(yàn)批驗(yàn)收記錄；14施工過程形成的聲像資料。六、考前須知1、工程部資料必須由工程部資料員統(tǒng)一集中管理，任何資料不得散落在工程師手中。工程師在收到資料后，必須在規(guī)定時(shí)間內(nèi)審批完畢，并及時(shí)向工程部資料室歸檔。2、工程資料的分類要科學(xué)合理，原那么上都要按照單位工程進(jìn)展分柜分類。工程部資料員收到資料后要及時(shí)歸檔編目，不得出現(xiàn)資料堆積的情況。3、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關(guān)手續(xù)，不得隨意翻閱工程部資料室的資料。4、工程部資料室的檔案柜要隨用隨瑣。5、各種資料的收發(fā)臺(tái)帳要登記及時(shí)詳盡，重要資料的收發(fā)臺(tái)帳比方設(shè)計(jì)變更、圖紙要詳細(xì)登記到時(shí)分。6、工程資料中的工程名稱、規(guī)模、相關(guān)施工單位等信息要與施工許可證、規(guī)劃許可證及規(guī)劃驗(yàn)收證一致。7、工程資料中的簽字蓋章手續(xù)要完備，不得出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的情況。8、監(jiān)理日志的內(nèi)容要詳盡，如工程現(xiàn)狀、工程進(jìn)度、存在問題及改良措施等，每項(xiàng)工程階段性完成后及時(shí)向工程部資料室歸檔，嚴(yán)禁在監(jiān)理