時間管理-員工層（個人精心制作）2011.05.03版

1、Time Management 管理部內(nèi)部提升系列教材（一）課程目的認識時間管理的重要性識別導(dǎo)致時間浪費的因素掌握時間管理的原則與步驟為什么需要時間管理為什么時間總會在不經(jīng)意間溜走時間管理的原則時間管理的步驟課程大綱一、為什么需要時間管理?自己的許多思想、宏圖大志等都只有在夢中實現(xiàn)；沒有時間與家人多處一會兒；沒有時間多讀書；沒有時間嘗試新的事物；沒有業(yè)余愛好的時間?？傊?，沒有在有限的時間里做自己應(yīng)該做的事情，每一天都忙卻忙的不是地方。 人生需要規(guī)劃，時間需要管理有人講，幸福，就是能夠做自己想做的事情，成功，就是達到了自己預(yù)定的目標。而上述所列舉的現(xiàn)象，顯然是不幸的！為了改變這種“沒有時間去做自

2、己想要做的事情、不能在既定時間內(nèi)完成既定目標”的現(xiàn)狀，因此，我們需要時間管理！ 您是否需要時間管理？1. 不安，很多要做的事情沒有做。2. 如釋重負，又挨過了一天。3. 擔心未來，走一步，算一步。4. 滿足，有成功感。5. 充滿自信，一切盡在掌握之中。6. 心境開朗，可以安心睡眠。如果您的答案是前三者，那表示您可能需要更妥善地運用您的時間。善用時間可以讓您過上更自信和充實的生活。一天下來，您覺得測測您的時間安排是否合理下面用最簡單的辦法測試你是否能掌握時間，你只需回答“Yes” Or “ No”.1 你通常工作很長時間嗎？2 你通常把工作帶回家嗎？3 你感到很少花時間去做你想做的事嗎？4 如果

3、沒有完成你所希望做的工作，你是否有負罪感？5 即使沒有出現(xiàn)嚴重問題或危機，你也經(jīng)常感到工作有很多壓力？6 你的案頭有許多并不重要但長時間未處理的文件？7 你經(jīng)常在做重要工作時被打斷嗎？8 你經(jīng)常占用用餐時間工作嗎？9 在上個月里，你是否忘記一些重要的約會？10 你時常把工作推到最后一分鐘，然后很努力的去做完它們？11 你覺得找借口推延你不喜歡做的事容易嗎？12 你總是感到需要做一些事情而保持繁忙嗎？13 當你長休了一段時間，你是否有負罪感？14 你常無暇閱讀與工作有關(guān)的書籍？15 你是否太忙于一些瑣碎的事而沒有去做與目標一致的大事？16 你是否有沉醉于過去的成功或失敗之中而沒有著眼于未來？ 總

4、結(jié)您的時間掌控1216 “yes”救命！你在時間管理上需改進812“yes”當心！你需要重新審視你的時間行動指南48 “yes”可以！方向正確，但需要提高沖勁04“yes”恭喜！堅持并保留你的方法二、為什么時間總會在不經(jīng)意間溜走？ 讓我們來看看任經(jīng)理的一天的活動：8：30上司打電話讓任經(jīng)理去談話，談了一會兒有關(guān)公司人力資源規(guī)劃的問題，中間總經(jīng)理接聽電話、有客人來訪等，使他們的談話一直延續(xù)到10：00。10：00準備布置下屬工作，又有電話打來詢問有關(guān)新入職人員薪資的問題，解釋到10：20。10：20找來下屬布置招聘工作，中間不斷有其他下屬進來請示工作，任經(jīng)理的思路和時間被分割和耽誤，布置工作一直

5、延續(xù)到11：00。11：00對秘書報上來的文件等進行批示、處理；閱讀文件、各類的報告、建議書等，到12：00，還有一部分沒有過目。12：00匆匆吃過飯，看了一會兒報紙、與同事聊了一會兒天，猛然想起總經(jīng)理交待的關(guān)于人力資源的規(guī)劃報告還沒有完成，明天就要上交的，于是趕緊沖進辦公室。 二、為什么時間總會在不經(jīng)意間溜走？14：00與銷售經(jīng)理約好討論招聘營銷人員的事宜，由于對招聘主管的工作不放心，本應(yīng)是下屬的職責，任經(jīng)理卻又全包了下來，包括招聘計劃、招聘人員資格的具體要求等，都由任經(jīng)理自己確定，此項工作又占去時間2個小時。 16：00剛要寫自己明天提交給總經(jīng)理的公司人力資源規(guī)劃報告，一個下屬又進來請示和

6、審批，同時聊了一會兒個人的私事和公司最近的傳聞。 16：30召集下屬開會，因為下屬反映部門內(nèi)部不團結(jié)已經(jīng)影響到了工作，任經(jīng)理必須就此事同下屬強調(diào)一下。但會議不僅沒有達到任經(jīng)理的預(yù)期目的，還拖延了時間，一直持續(xù)到17：00。 17：00 下屬走后，任經(jīng)理一看已經(jīng)過了下班時間，已經(jīng)沒有時間來完成報告，只好挾著自己未寫完的報告和要處理的文件回到家中，看樣子今晚上又得加班到午夜了。二、為什么時間總會在不經(jīng)意間溜走？ 我們仔細分析一下，任經(jīng)理的時間為什么不夠用？電話干擾對公司員工解釋有關(guān)薪酬問題，這本不屬于任經(jīng)理的事，有薪酬主管嗎？會議安排沒有計劃，會議拖延，主題不明確，對會議沒有實行有效控制。上司不定

7、期的召見，使中層經(jīng)理的時間具有很大的隨意性。喜歡下屬事事請示和匯報的官僚作風(fēng)，下屬的不斷請示和匯報，使自己成為下屬任務(wù)的執(zhí)行者，大大浪費了自己的時間。對下屬工作不放心，替下屬做工作，結(jié)果整天被埋在事務(wù)性的工作里。凡事事必躬親，有許多不需要看和處理的文件等耽誤時間。二、為什么時間總會在不經(jīng)意間溜走？ 這些“時間殺手”是否就在您的身邊？沒有目標或缺乏計劃沒有設(shè)定時限本末倒置，沒有輕重緩急不會統(tǒng)籌安排大包大攬，事必躬親磨嘰拖拉，磨洋工等待有求必應(yīng)，來者不拒冗長而又無效的會議官僚作風(fēng)、文牘主義溝通不良，做無用功追求完美莫名發(fā)呆干擾（電話、短信）三、時間管理的原則原則一：制定計劃原則二：目標ABC原則三

8、：原則原則四：今日事今日畢原則五：養(yǎng)成習(xí)慣三、時間管理的原則原則一：制定計劃必須事先對工作做出計劃必須按照計劃去執(zhí)行、去實施必須留出處理不可預(yù)計事物的時間時間管理的重點：待辦單、日計劃、周計劃、月計劃表99%的管理活動的失敗都與事先沒有計劃或計劃錯誤有關(guān)。美國管理學(xué)家德魯克三、時間管理的原則原則二：目標ABC在最有價值的那些項目旁邊，標上大寫的A 字，在稍低價值的項目旁邊標上大寫的B字，在價值最低的項目旁邊標上C 字。A必須做的B應(yīng)該做的C不值得做的三、時間管理的原則原則三：80/20 原則80/20原則：假如工作項目是以某價值序列排定的，則80%的價值來自于20%的項目，而剩下的價值則來自于

9、80%的項目。簡單地說：20%的工作占整個工作80%的價值集中80%的精力要做20%的工作投入20%的精力做另外80%的工作三、時間管理的原則原則四：今日事今日畢拖延決定或行事緩慢是非常危險的習(xí)慣。應(yīng)付拖延的招數(shù)：1）訂定完成期限2）建立回饋制度3）安排人監(jiān)督你4）趁早解決5）把工作劃分為幾個小部分6）現(xiàn)在就去做三、時間管理的原則原則五：養(yǎng)成習(xí)慣你要知道什么是好的時間管理習(xí)慣壞習(xí)慣是可以并且是必須要改變的好的習(xí)慣是可以養(yǎng)成并且是必須要養(yǎng)成的時間管理是一種可以改變的習(xí)慣，不良的習(xí)慣是無意中形成的，良好的習(xí)慣可以在有意中形成四、時間管理的步驟設(shè)定目標優(yōu)先排序統(tǒng)籌安排每晚回顧沒有目標就無法管理目標必

10、須明確具體寫下目標先按重要性再按急迫性決定順序時間/利益之比較80/20法則一天內(nèi)2-3件要項提高時間的利用率增加生命的寬度檢視自己的時間管理狀況如不滿意，可檢討自己的時間管理方法發(fā)現(xiàn)問題后，及時進行調(diào)整四、時間管理的步驟以“目標導(dǎo)向”而不是以“機會導(dǎo)向”來安排你的工作。設(shè)定目標沒有目標的箭！永遠射不到靶心！四、時間管理的步驟優(yōu)先排序重要緊急 危機（看病、救火） 急迫的問題 有期限壓力的計劃 規(guī)劃 防患未然（鍛煉、防火） 技能提升、創(chuàng)新 建立人際關(guān)系 發(fā)掘新機會 無謂的交際應(yīng)酬 某些電話、信件 個人嗜好的沉迷 拖延（看電視、上網(wǎng)） 不速之客 臨時會議、邀約 某些電話、郵件 下屬請示與報告無用人無聊人壓力人從容人馬上就做定出時間待會做別做了/打發(fā)時間、休閑授權(quán)別人做我們根據(jù)事情的重要和緊急程度的不同，將事情劃分成為四種類型（分別隸屬于圖示中坐標系上的每一個象限），并排定優(yōu)先，以給予我們做事順序的指導(dǎo)。 依工作的輕重緩急來安排優(yōu)先順序。先做緊迫而重要的事，再做不緊迫而重要的事，其次才是緊迫而不重要的事，不緊迫而不重要的事擺在最后