文書檔案歸檔及整理規(guī)范PPT幻燈片課件

1、文書檔案歸檔及整理規(guī)范站質(zhì)管辦 2018年7月一、整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。參照歸檔文件整理規(guī)則（DA/T22-2015）22022/7/19二、歸檔文件的范圍會議文件材料職能業(yè)務文件材料機構(gòu)編制、干部人事、黨、團、紀檢、工會工作文件材料行政、財務 、基建、住房工作文件材料32022/7/19三、分類年度問題分類法把文件材料先按年度分開，每個年度的文件材料再按問題分類，如： 黨務類 2018年 行政類 人事類42022/7/19四、保管期限按文件的保管利用價值等因素來判斷可分為：永久（通知、意見及批復；領(lǐng)導的重要講話、會議紀

2、要、會議總結(jié)、公報、文件匯編；機構(gòu)設(shè)置、人事任免、表彰決定；年度財務報告、審計報告等。）定期30年（重要的）（規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、調(diào)研報告、大事記；會議相關(guān)文件材料；會計憑證、會計賬簿、預、決算報告及執(zhí)行情況等。）52022/7/19四、保管期限定期10年（一般的）（培訓相關(guān)文件材料、宣傳材料、雜志報道；月度、季度、半年度財務會計報告、銀行對賬單、納稅申報表等。）62022/7/19五、文件分件以“件”為單位進行整理，一般每份文件為一件。 正文、附件為一件；文件正本與定稿（包括歷次修改稿）為一件；文件處理單（閱辦單）放在最前面并統(tǒng)計頁碼；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復印件為一件；7

3、2022/7/19五、文件分件簡報、周報等材料一期為一件；會議記錄一次會議為一件，會議記錄一年一本，一本為一件；來文與復文（如請示與批復、報告與批示、函與復函等）獨立成件，也可兩者合為一件；82022/7/19六、排列（一）每“件”不同稿本的排列正文在前、附件在后；正本在前，定稿在后；轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后；原件在前，復印件在后；來文與復文作為一件時，復文在前，來文在后；有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前，收文在后；正文在前，發(fā)文稿紙、定稿在后。92022/7/19六、排列（二）“件”與“件”之間的排列 前提：同類別同年度相同的保管期限成套性的文件集中排列；同一事由的一組文件材料，一般

4、按照成文時間（或形成時間）的先后順序進行排列；信息、簡報類的，可按其已有的期數(shù)編號進行排列。102022/7/19七、擬寫題名三要素：責任者、文件內(nèi)容、文種責任者制發(fā)文件的組織或個人,發(fā)文機關(guān)或署名者（3個以內(nèi)，一一標明,且兩個責任者間用頓號相隔；3個以上，標出主要三個，后邊加 等 字）文件內(nèi)容對文件具體內(nèi)容的概況（一般文件的標題都會注明清楚）文種指文件類型如：XX的通知、講話、方案、文件、材料等112022/7/19七、擬寫題名注意要點：第一，沒有提名的文件應擬寫題名；第二，有題名但無實質(zhì)內(nèi)容的應重新填寫；第三，有選擇地對文件題名進行適當更改和簡化；第四，會議記錄應擬寫提要式題名；第五，凡未

5、照抄原文標題的，應在自擬內(nèi)容的前后加上“ ”,以表明該題名是重擬或經(jīng)過更改和簡化。122022/7/19七、擬寫題名例子：XX市人民政府、XX縣人民政府關(guān)于防汛、抗洪救災工作的通知XX單位二O一八年工作總結(jié)張三、李四、王五等領(lǐng)導同志在XX會議上的講話XX單位第一屆黨員代表大會文件132022/7/19八、編號（一）編頁號文件材料中，凡是有圖形和文字的頁面都必須編寫頁號；文件材料有連續(xù)頁碼時，則無需重復編寫；無頁碼或無連續(xù)頁碼時，需要編流水頁號；空白頁不編號；編寫位置：正頁面右上角，反頁面左上角空白處；請用黑色鉛筆編寫；142022/7/19八、編號（二）編件號按照件與件之間的排列順序，將文件排

6、列好后，逐件編寫件號，以固定每一件在年度中的位置；件號從“0001”開始，使用阿拉伯數(shù)字編流水件號；編寫位置：文件封面的左上角空白處；請用黑色鉛筆編寫152022/7/19九、歸檔文件目錄（式樣）序號 文號責任者題名日期頁數(shù)備注文號：文件的發(fā)文號，若沒有，不用標識；日期：文件材料的形成時間，如：20180408；日期不全的，且考證不出來的，用“0”填充，如：20180000；頁數(shù)：填寫每件文件的總頁數(shù)；備注：填寫需要說明的事項。162022/7/19十、備考表備考表置于盒內(nèi)文件之后，項目包括盒內(nèi)文件情況說明、整理人、整理日期、檢查人、檢查日期盒內(nèi)文件情況說明：填寫盒內(nèi)文件缺損、修改、補充、移出、銷毀