2018合同檔案管理辦法參考

1、2018合同檔案管理辦法2018合同檔案管理辦法4/42018合同檔案管理辦法合 同 管 理 辦 法為進(jìn)一步加強合同檔案管理工作，提高合同管理水平，保證檔案完整性和保密性，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，并能準(zhǔn)確地反映公司各項工作，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。一、分類管理文件類型管理部門備注原件復(fù)印件及掃描件銷售合同財務(wù)部商務(wù)助理合同必須一式兩份以上，商務(wù)助理保留一份采購合同財務(wù)部商務(wù)助理行政資料/合同行政部人事資料行政部行政部管理原件，辦公室主任負(fù)責(zé)建立臺賬、存檔其他行政部相關(guān)負(fù)責(zé)人合同必須一式兩份以上，相關(guān)負(fù)責(zé)人保留一份注：各類支出款項1萬元及以上必須簽訂相關(guān)合同，若未簽

2、訂，財務(wù)部有權(quán)不予支付此筆費用。二、管理原則1、各類合同經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批簽訂后，合同管理負(fù)責(zé)人對合同進(jìn)行復(fù)印，銷售合同及采購合同由商務(wù)助理負(fù)責(zé)管理及建立臺賬，行政合同、人事檔案及其他由行政部辦公室主任負(fù)責(zé)管理及建立臺賬。2、合同原件由財務(wù)部保管，按合同等級分級、分類存檔，重要合同應(yīng)存放進(jìn)保險柜。合同查詢先從合同管理負(fù)責(zé)人處進(jìn)行查詢，如無法查詢，再到財務(wù)部進(jìn)行，查詢當(dāng)事人需填寫合同借閱申請單，財務(wù)部憑領(lǐng)導(dǎo)審批同意簽字的合同借閱申請單方可給予查閱，公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。3、檔案管理負(fù)責(zé)人需對檔案分類編號，對合同檔案文件分類、整理、編寫編號、建立臺賬、保存、歸檔、調(diào)閱使用。分類編號要遵循文件材

3、料的形成規(guī)律，要便于保管和提供調(diào)閱查詢。4、合同管理負(fù)責(zé)人因辭職或異動，需由總經(jīng)理另指定專人進(jìn)行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時需列合同交接清單；辭職或異動手續(xù)辦理時，行政部需審核是否有附有合同交接清單。三、合同簽訂1、合同草擬合同由商務(wù)助理協(xié)助銷售人員起草，合同除約定交易的主要條款外，還需明確各自應(yīng)盡的責(zé)任和義務(wù)，合同條款中需明確特別是違約應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任。以買賣合同為例：供貨方需及時提供保質(zhì)保量的貨物，提供使用指導(dǎo)、售后服務(wù)、維修、配件、保修，定質(zhì)、定量、定時、預(yù)付、交付、驗收等。分析可能出現(xiàn)的問題如：質(zhì)量瑕疵、供量不足、交付遲延，從而設(shè)置合同解除權(quán)及違約金條款、賠償責(zé)任條款及保證條

4、款。合同條款表述的要求：措辭準(zhǔn)確，無歧義，無矛盾，明確標(biāo)的、價款、履行期限、交貨地點及方式（運輸費用承擔(dān)方）、違約責(zé)任、解決爭議的方法等；簡潔、明確，前后用詞一致，強調(diào)的術(shù)語可以加雙引號；寫清楚雙方名稱，如果是個人，要寫清姓名及其他身份信息；合同草擬好后核對段落序號及上下文的注解。 2、合同定稿合同定稿后，打印整個合同要用相同的紙張打印裝訂，合同加蓋單位公章及經(jīng)辦人簽字需同時具備，合同需附對方公司營業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、開戶許可證復(fù)印件、資質(zhì)證明復(fù)印件、法人身份證復(fù)印件、授權(quán)委托書加蓋公章作為合同附件，有技術(shù)參數(shù)的，需提供加蓋公章的技術(shù)參數(shù)表。（合同執(zhí)行完畢后，還需將領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)的采購單、貨物運輸信息

5、單、入庫單作為合同存檔最后部分）另針對銷售合同：合同執(zhí)行完畢后，還需后附：生產(chǎn)任務(wù)單、發(fā)貨通知單、出庫單、貨物運輸信息單、客戶簽字確認(rèn)收貨單（出庫單）、業(yè)務(wù)招待情況（招待審批表、差旅費等該項目支出費用）四、檔案存檔1、合同檔案必須認(rèn)真驗收，存放檔案必須有專用柜、架，做到目錄、文檔相符，制合同統(tǒng)計清單，并根據(jù)實際需要科學(xué)編制合同檔案臺帳，從而能夠有效地開展合同文檔的查詢，查詢后按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。2、檔案的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。3、公司領(lǐng)導(dǎo)、行政部負(fù)責(zé)人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負(fù)責(zé)人在經(jīng)過總經(jīng)理審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權(quán)利；4、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。5、借閱當(dāng)事人需經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)方可借閱；借閱涉及公司經(jīng)營項目的合同，查詢當(dāng)事人需填寫合同借閱申請單經(jīng)總經(jīng)理審批后方可借閱。6、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)，調(diào)閱的檔案交還時，必須當(dāng)面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報告領(lǐng)導(dǎo)。5、同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者依據(jù)公司保密管理制度進(jìn)行處罰，檔案管理員要嚴(yán)守機密，不得隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容，不準(zhǔn)私自進(jìn)行復(fù)印。涉及到保密檔案的管理，由相關(guān)