2018合同檔案管理辦法參考

1、2018合同檔案管理辦法2018合同檔案管理辦法4/42018合同檔案管理辦法合 同 管 理 辦 法為進一步加強合同檔案管理工作，提高合同管理水平，保證檔案完整性和保密性，逐步實現(xiàn)公司合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學化，并能準確地反映公司各項工作，結(jié)合公司實際，特制定本辦法。一、分類管理文件類型管理部門備注原件復印件及掃描件銷售合同財務部商務助理合同必須一式兩份以上，商務助理保留一份采購合同財務部商務助理行政資料/合同行政部人事資料行政部行政部管理原件，辦公室主任負責建立臺賬、存檔其他行政部相關負責人合同必須一式兩份以上，相關負責人保留一份注：各類支出款項1萬元及以上必須簽訂相關合同，若未簽

2、訂，財務部有權不予支付此筆費用。二、管理原則1、各類合同經(jīng)領導審批簽訂后，合同管理負責人對合同進行復印，銷售合同及采購合同由商務助理負責管理及建立臺賬，行政合同、人事檔案及其他由行政部辦公室主任負責管理及建立臺賬。2、合同原件由財務部保管，按合同等級分級、分類存檔，重要合同應存放進保險柜。合同查詢先從合同管理負責人處進行查詢，如無法查詢，再到財務部進行，查詢當事人需填寫合同借閱申請單，財務部憑領導審批同意簽字的合同借閱申請單方可給予查閱，公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱。3、檔案管理負責人需對檔案分類編號，對合同檔案文件分類、整理、編寫編號、建立臺賬、保存、歸檔、調(diào)閱使用。分類編號要遵循文件材

3、料的形成規(guī)律，要便于保管和提供調(diào)閱查詢。4、合同管理負責人因辭職或異動，需由總經(jīng)理另指定專人進行合同管理交接（包括：紙檔、電子檔），交接時需列合同交接清單；辭職或異動手續(xù)辦理時，行政部需審核是否有附有合同交接清單。三、合同簽訂1、合同草擬合同由商務助理協(xié)助銷售人員起草，合同除約定交易的主要條款外，還需明確各自應盡的責任和義務，合同條款中需明確特別是違約應承擔的責任。以買賣合同為例：供貨方需及時提供保質(zhì)保量的貨物，提供使用指導、售后服務、維修、配件、保修，定質(zhì)、定量、定時、預付、交付、驗收等。分析可能出現(xiàn)的問題如：質(zhì)量瑕疵、供量不足、交付遲延，從而設置合同解除權及違約金條款、賠償責任條款及保證條

4、款。合同條款表述的要求：措辭準確，無歧義，無矛盾，明確標的、價款、履行期限、交貨地點及方式（運輸費用承擔方）、違約責任、解決爭議的方法等；簡潔、明確，前后用詞一致，強調(diào)的術語可以加雙引號；寫清楚雙方名稱，如果是個人，要寫清姓名及其他身份信息；合同草擬好后核對段落序號及上下文的注解。 2、合同定稿合同定稿后，打印整個合同要用相同的紙張打印裝訂，合同加蓋單位公章及經(jīng)辦人簽字需同時具備，合同需附對方公司營業(yè)執(zhí)照復印件、開戶許可證復印件、資質(zhì)證明復印件、法人身份證復印件、授權委托書加蓋公章作為合同附件，有技術參數(shù)的，需提供加蓋公章的技術參數(shù)表。（合同執(zhí)行完畢后，還需將領導簽字確認的采購單、貨物運輸信息

5、單、入庫單作為合同存檔最后部分）另針對銷售合同：合同執(zhí)行完畢后，還需后附：生產(chǎn)任務單、發(fā)貨通知單、出庫單、貨物運輸信息單、客戶簽字確認收貨單（出庫單）、業(yè)務招待情況（招待審批表、差旅費等該項目支出費用）四、檔案存檔1、合同檔案必須認真驗收，存放檔案必須有專用柜、架，做到目錄、文檔相符，制合同統(tǒng)計清單，并根據(jù)實際需要科學編制合同檔案臺帳，從而能夠有效地開展合同文檔的查詢，查詢后按照歸檔范圍、要求，將文件材料按時歸檔。2、檔案的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。3、公司領導、行政部負責人可查閱所有員工的人事檔案；各部門負責人在經(jīng)過總經(jīng)理審批后可查閱其本部門內(nèi)的員工檔案；員工沒有查閱其本人及他人人事檔案的權利；4、借閱人不得涂改、偽造、撕毀檔案材料，違者視情節(jié)予以處罰。5、借閱當事人需經(jīng)總經(jīng)理批準方可借閱；借閱涉及公司經(jīng)營項目的合同，查詢當事人需填寫合同借閱申請單經(jīng)總經(jīng)理審批后方可借閱。6、用畢按時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)，調(diào)閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告領導。5、同文檔的密級為機密，任何人不得擅自將合同對外公開，違者依據(jù)公司保密管理制度進行處罰，檔案管理員要嚴守機密，不得隨意摘抄、傳播密級檔案內(nèi)容，不準私自進行復印。涉及到保密檔案的管理，由相關