關(guān)于施工企業(yè)檔案信息化管理工作的思考

1、關(guān)于施工企業(yè)檔案信息化管理工作的思考 文/張 黎企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)信息化管理工作的重要組成局部，是企業(yè)信息化工作的根底，是保證企業(yè)各項(xiàng)工作順利進(jìn) 行的重要依據(jù)。同時(shí)企業(yè)檔案信息化管理是反映企業(yè)自身形象 的直接依據(jù)和載體。企業(yè)信息化檔案產(chǎn)生于生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)回 款的全過程，涉及企業(yè)各項(xiàng)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)等工作及其組織管理的各 個(gè)方面，真實(shí)反映了企業(yè)的開展軌跡，是企業(yè)重要的信息資源。二、施工企業(yè)檔案信息化管理存在的問題一企業(yè)檔案信息化管理意識(shí)不夠進(jìn)入科學(xué)快速開展的21世紀(jì)以后，檔案信息技術(shù)也進(jìn)入 了迅猛開展的新時(shí)代，而企業(yè)各級(jí)管理人員的檔案意識(shí)還沒 有進(jìn)行根本上的轉(zhuǎn)變，還仍然停留在紙質(zhì)檔案載體時(shí)代，還

2、 沒有養(yǎng)成現(xiàn)代檔案信息化管理思維方式。工作方式也有待于 進(jìn)行新的改善。二企業(yè)檔案人員的各項(xiàng)素質(zhì)不能適應(yīng)檔案信息 化管理的要求一方面，由于企業(yè)檔案人員崗位更迭速度快，檔案人員中 新人較多，檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)也各不相同。而企業(yè)檔案管理 工作中業(yè)務(wù)根底建設(shè)是做好企業(yè)檔案信息化工作的前提，是對(duì) 企業(yè)檔案人員最根本的業(yè)務(wù)要求。另一方面，企業(yè)檔案人員運(yùn) 用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段和工具的水平不能適應(yīng)企業(yè)信息 化工作的實(shí)際需要。許多企業(yè)檔案人員長(zhǎng)期從事紙質(zhì)檔案的管 理，所掌握的計(jì)算機(jī)知識(shí)僅僅是檔案數(shù)據(jù)的簡(jiǎn)單錄入等淺薄操 作。這些都成為企業(yè)檔案信息化工作能否順利進(jìn)行的關(guān)鍵。一、施工企業(yè)檔案信息化管理工作的特點(diǎn)

3、在施工企業(yè)，檔案信息化管理有別于紙質(zhì)檔案管理的一 個(gè)最顯著的特點(diǎn)就是：企業(yè)檔案信息化管理是企業(yè)各項(xiàng)管理 工作的綜合反映，企業(yè)信息化管理軟件是由企業(yè)各部門人員 立足自己的崗位共同操作來完成的。由于企業(yè)檔案涉及了企業(yè) 合同、工程、技術(shù)、財(cái)務(wù)等方方面面，既有合同檔案、商務(wù)標(biāo) 檔案、質(zhì)量信息檔案，又有工程檔案，這就決定了企業(yè)的各個(gè) 部門在檔案信息化收集、整理、錄入、利用等方面只有通力合 作，才能共同完成企業(yè)檔案信息化管理工作。同時(shí)，企業(yè)檔案 信息化管理不是靠單獨(dú)一個(gè)部門就能完成，應(yīng)采取各類檔案形 成部門、企業(yè)檔案部門、計(jì)算機(jī)與信息化管理部門三方面結(jié)合 的方式來進(jìn)行。各類檔案形成部門熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程，了

4、解本 類檔案的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承當(dāng)歸檔工作的重要責(zé) 任者。檔案部門掌握各類檔案的歸檔原那么、方法，又了解全局 情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用。計(jì)算機(jī)與信息化管理部門既 是信息化檔案的形成部門，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng) 絡(luò)、管理信息的專業(yè)技術(shù)部門。三方面在企業(yè)檔案信息化管理 過程中應(yīng)揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，形成一體，共同完成企業(yè)三、加強(qiáng)檔案信息化管理的對(duì)策一加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)管理1.成立和由各類檔案信息形成部門領(lǐng)導(dǎo)、計(jì)算機(jī)與信息化 管理部門領(lǐng)導(dǎo)和檔案部門領(lǐng)導(dǎo)共同參加的信息化領(lǐng)導(dǎo)小組， 作為這項(xiàng)工作的核心機(jī)構(gòu)。在制定、下發(fā)的有關(guān)制度和管理 方法統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)下，從實(shí)際出發(fā)，由各部門領(lǐng)導(dǎo)親自帶隊(duì)對(duì)

5、各力爭(zhēng)收到實(shí)效。2.檔案部門統(tǒng)一指揮、統(tǒng)一調(diào)度 首先，組織檔案人員積極參加上級(jí)舉辦的各種檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，提高檔案人員的檔案業(yè)務(wù)根底知識(shí)，抓好企業(yè)檔案信息 化工作的業(yè)務(wù)根底建設(shè)，為企業(yè)檔案信息化工作提供充足的知 識(shí)儲(chǔ)藏、人才儲(chǔ)藏，這是做好企業(yè)檔案信息化工作的前提，也 是在做好企業(yè)信息化的根部工作。其次，加強(qiáng)與方案、質(zhì)量、工程、技術(shù)等檔案信息材料形 成部門的協(xié)調(diào)與配合，合理劃分、編制各類檔案信息材料的歸 檔范圍和歸檔目錄，并及時(shí)下發(fā)、指導(dǎo)，加強(qiáng)對(duì)各類檔案信息 化工作效率與質(zhì)量的跟蹤，對(duì)一些工作不及時(shí)的基層單位進(jìn)行 督辦，保證全公司檔案信息化工作的順利進(jìn)行。再次，由企業(yè)檔案部門負(fù)責(zé)組織牽頭，有各類檔

6、案信息形 成部門和負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)管理和維護(hù)的網(wǎng)絡(luò)中心人員參加，三方面 人員坐在一起對(duì)工作中出現(xiàn)的不一致的地方及時(shí)進(jìn)行溝通，各 自從自己的專業(yè)角度出發(fā)，互相取長(zhǎng)補(bǔ)短以求達(dá)成一致，指導(dǎo) 實(shí)際工作。特別是請(qǐng)計(jì)算機(jī)管理和維護(hù)方面的專業(yè)人員對(duì)檔案 人員在計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息化技術(shù)等方面的知識(shí)進(jìn)行 講解和培訓(xùn)，為工作的順利進(jìn)行打下堅(jiān)實(shí)的根底。第四，會(huì)同計(jì)算機(jī)管理和維護(hù)中心專業(yè)人員在充分利用 企業(yè)檔案信息化平臺(tái)根底上，對(duì)各類檔案信息資源進(jìn)行進(jìn)一 步挖掘和整理，編制完善的各類檔案目錄，建立公共數(shù)據(jù)庫， 開通各有關(guān)單位和部門的利用、借閱權(quán)限，在保證企業(yè)各類檔 案平安與保密的前提下，為企業(yè)的開展提供最可靠、最全

7、面、 最準(zhǔn)確的檔案信息。二加強(qiáng)檔案信息化隊(duì)伍建設(shè)既然在企業(yè)信息化管理過程中，檔案管理信息化處在一個(gè) 十分重要的位置，那么企業(yè)檔案人員就是重中之重。企業(yè)檔案 人員既是管理的組織領(lǐng)導(dǎo)者，又是具體的實(shí)際操作者。企業(yè)檔 案人員應(yīng)具備以下兩方面工作能力。熟 練 掌 握 本 企 業(yè) 所 屬 各 類 檔 案 的 收 集 、 整 理 、 鑒 定 、 保 管 、 利 用 、 統(tǒng) 計(jì) 等 各 項(xiàng) 業(yè) 務(wù) 流 程 ， 做 好 企 業(yè) 檔 案 管 理 的各 項(xiàng) 基 礎(chǔ) 業(yè) 務(wù) 工 作 。 因 為 良 好 、 扎 實(shí) 的 業(yè) 務(wù) 基 礎(chǔ) 建 設(shè) 是 企業(yè)檔案信息化建設(shè)的前提。這是對(duì)企業(yè)檔案人員最根本的業(yè) 務(wù)要求。對(duì)于施

8、工企業(yè)，工程檔案施工檔案是一項(xiàng)重要 的檔案管理內(nèi)容。企業(yè)所從事的主要是國(guó)內(nèi)外工業(yè)與民用新 建、擴(kuò)建、改建、技術(shù)改造及改造性大、年修等工程施工任 務(wù)。等工程竣工工程實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)必須將所負(fù)責(zé)收集 整理的施工檔案在完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性標(biāo)準(zhǔn)下向工程使 用單位通常被稱為甲方移交。按照這個(gè)順序流程，做為 企業(yè)的一名檔案人員必須要知道企業(yè)所負(fù)責(zé)收集整理的施工 檔案材料內(nèi)容大概有：開工報(bào)告、工程技術(shù)要求、施工組織 設(shè)計(jì)、方案及報(bào)批文件、施工工藝文件、原材料及構(gòu)件出廠 證明、質(zhì)量鑒定、建材實(shí)驗(yàn)報(bào)告、設(shè)計(jì)變更通知、技術(shù)核定 單、隱蔽工程驗(yàn)收記、工程質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定、竣工報(bào)告、竣工 驗(yàn)收證明等等。只有對(duì)上述流程

9、和歸檔內(nèi)容有大概的了解， 企業(yè)檔案人員才能在檔案信息化具體工作中做到心中有數(shù)。 因?yàn)槠髽I(yè)檔案信息化管理中工程檔案的收集、錄入、上傳等 工作所遵循的管理原那么之一就是與工程工程同步的原那么，即 工程文件的收集、整理、歸檔、和案的移交應(yīng)與工程立項(xiàng)、 建設(shè)和竣工驗(yàn)收同時(shí)進(jìn)行。如果不做好施工企業(yè)工程檔案的 業(yè)務(wù)根底工作，那么在檔案信息化具體工作中就會(huì)眉毛胡子 一把抓，給工作造成很大的被動(dòng)。在積極做好企業(yè)檔案管理的各項(xiàng)根底業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，盡 快提高企業(yè)檔案人員運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代信息技術(shù)手段和工具的 水平。因?yàn)樵谄髽I(yè)檔案信息化的具體工作中，要經(jīng)常遇到如照 像、掃描、壓縮數(shù)據(jù)包、截屏、數(shù)據(jù)上傳等等信息錄入手段

10、。 這些都應(yīng)引起企業(yè)和檔案人員的足夠重視，要舍得投入，對(duì)檔 案人員進(jìn)行培訓(xùn)，盡快培養(yǎng)出一支既熟悉檔案業(yè)務(wù)又懂計(jì)算機(jī) 知識(shí)的現(xiàn)代企業(yè)檔案人才隊(duì)伍。企業(yè)的檔案信息化管理工作是一項(xiàng)頗具規(guī)模的系統(tǒng)工程， 這項(xiàng)工作需要企業(yè)內(nèi)部各部門以及各部門人員在統(tǒng)一指揮、統(tǒng) 一號(hào)令下互相配合才能完成。作者單位：鞍鋼建設(shè)集團(tuán)公司“東方飛揚(yáng)戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)暨十周年慶典在京舉行2021年7月2日，“東方飛揚(yáng)戰(zhàn)略發(fā)布會(huì)暨十周年慶典在北京日航新世紀(jì)酒店隆重舉行。北京市檔案局有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理 領(lǐng)導(dǎo)的專家、用戶代表近500人參加了此次慶典。慶典上，“東方飛揚(yáng)與大家一起共話檔案信息化普及的開展與未來?！皷|方飛揚(yáng)總裁在致辭中表示：“實(shí)體

11、文檔電子化是未來適應(yīng)高效檔案管理的大勢(shì)所趨，作為中國(guó)檔案信息化領(lǐng)域的領(lǐng)導(dǎo) 者，東方飛揚(yáng)將全心投入到推動(dòng)檔案信息化普及這項(xiàng)事業(yè)中去，為企業(yè)提供國(guó)內(nèi)最領(lǐng)先的檔案管理產(chǎn)品、解決方案和效勞。據(jù)悉，“東方飛揚(yáng)成立于2000年7月4日，總部位于北京?！皷|方飛揚(yáng)的產(chǎn)品和解決方案涵蓋管理系統(tǒng)研發(fā)、實(shí)體檔案數(shù)字化 加工、信息化咨詢、工程監(jiān)理等多個(gè)領(lǐng)域。經(jīng)過十年的開展，“東方飛揚(yáng)已從創(chuàng)業(yè)時(shí)的5個(gè)人開展到了現(xiàn)在的300多人。如今，“東 方飛揚(yáng)擁有40多家中央企業(yè)客戶和幾十家部委客戶?！皷|方飛揚(yáng)的目標(biāo)是做檔案行業(yè)的全線產(chǎn)品公司，即：從上游的檔案整理與 數(shù)據(jù)加工，到中游的檔案軟件產(chǎn)品和系統(tǒng)開發(fā)，再到下游的檔案資源的互聯(lián)網(wǎng)應(yīng)用。file:/D|/我的資料/Desktop/新建文本文檔.txtAppliance Error (configuration_error)Your request could not be