公文制作與處理要領(lǐng)

1、公文製作與處理要領(lǐng) 靜宜大學(xué) 楊正寬民國(guó)98年9月1日1壹、前言貳、公文定義參、公文要件肆、公文要求伍、公文類(lèi)別陸、公文結(jié)構(gòu)與作法柒、公文用語(yǔ)捌、簽與函稿玖、公文製作要領(lǐng)拾、結(jié)語(yǔ) 2壹、前言 有關(guān)公文製作之書(shū)寫(xiě)格式，行政院業(yè)於93年6月29日以院臺(tái)密字第0930086517函知各單位據(jù)為辦理，其修正事務(wù)管理手冊(cè)文書(shū)處理局部規(guī)定，並自中華民國(guó)94年1月1日起開(kāi)始使用，依該函文第二項(xiàng)文書(shū)製作應(yīng)採(cǎi)由左至右之橫行格式規(guī)定書(shū)寫(xiě)，因公文乃是機(jī)關(guān)相互間，或個(gè)人與機(jī)關(guān)相互間，為針對(duì)特定事件之特定目的所製作，具有特定格式之文書(shū)。 3廣義:公文程式條例第一條稱(chēng)公文者，謂處理公務(wù)之文書(shū)。 狹義:刑法第十條稱(chēng)公文書(shū)者

2、，謂公務(wù)員職務(wù)上製作之文書(shū)。貳、公文定義4一、公文效力要件，其須具備： 一實(shí)質(zhì)要件：必須有具體之主張或一定目的，否則易滋對(duì)方疑義或置之不理，重視信、達(dá)、雅。二形式要件：公文負(fù)責(zé)人必須有負(fù)責(zé)之表示， 如其無(wú)負(fù)責(zé)之表示，即為不完備 ，或不發(fā)生效力，重視用語(yǔ)、格式、文書(shū)管理。二、公文內(nèi)涵要件，其須具備： 一必須是處理公務(wù)之文書(shū)。 二必須有一方是機(jī)關(guān)。 三必須符合一定程式。 四必須注重行文系統(tǒng)。 參、公文要件5行文系統(tǒng)校長(zhǎng)教務(wù)處學(xué)務(wù)處總務(wù)處實(shí)習(xí)處教官室輔導(dǎo)室圖書(shū)館人事室會(huì)計(jì)室教學(xué)組試務(wù)組註冊(cè)組實(shí)驗(yàn)組設(shè)備組特教組6一、簡(jiǎn) 化繁為簡(jiǎn)、整齊劃一，使公文結(jié)構(gòu)、程式、文字皆趨於簡(jiǎn)單明瞭，以求撰擬、 繕印、閱讀均

3、可節(jié)省時(shí)間及精力。二、淺 用語(yǔ)通達(dá)、不用奇字，以求淺顯易懂， 使公文所表達(dá)之意思，能為一般社會(huì)大 眾普遍瞭解。三、明 敘事清晰，不用隱語(yǔ)、誇張、諷刺語(yǔ)句，以求條理清楚，澈底擺脫陳舊落伍之程式用語(yǔ)，使公文充分發(fā)揮意見(jiàn)溝通，達(dá)成處理公務(wù)之功能。四、確 主旨明確、語(yǔ)氣肯定、敘述時(shí)間、空間、數(shù)字精確，不模稜兩可、似是而非，以建立處理公務(wù)之責(zé)任觀念，進(jìn)而提升有效率化之行政效能。 肆、公文要求7公文程式條例第2條：令、呈、咨、函、公告、其他公文其他公文如書(shū)函、開(kāi)會(huì)通知、公務(wù)電話紀(jì)錄、手令或手諭、簽、報(bào)告、箋函或便箋、證書(shū)或執(zhí)照等伍、公文類(lèi)別8一、令：公布法律、發(fā)布法規(guī)命令、解釋性規(guī)定與裁量 基準(zhǔn)之行政規(guī)則

4、及人事命令時(shí)使用。二、呈：對(duì)總統(tǒng)有所呈請(qǐng)或報(bào)告時(shí)使用。三、咨：總統(tǒng)與立法院、監(jiān)察院公文往復(fù)時(shí)使用。四、函：各機(jī)關(guān)處理公務(wù)有以下情形之一時(shí)使用： 一上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)所屬下級(jí)機(jī)關(guān)有所指示、交 辦、批復(fù)時(shí)。 二下級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)有所請(qǐng)求或報(bào)告時(shí)。 三同級(jí)機(jī)關(guān)或不相隸屬機(jī)關(guān)間行文時(shí)。 四民眾與機(jī)關(guān)間之申請(qǐng)或答復(fù)時(shí)。 9五、公告：各機(jī)關(guān)就主管業(yè)務(wù)或依據(jù)法令規(guī)定，向公眾或特定之對(duì)象宣布周知時(shí)使用。其方式得張貼在機(jī)關(guān)之公布欄、電子公布欄，或利用報(bào)刊等大眾傳播工具廣為宣布。如要他機(jī)關(guān)處理者，得另行檢送。 10六、其他公文：其他因辦理公務(wù)需要之文書(shū)，例如：一書(shū)函：1.於公務(wù)未決階段需要磋商、徵詢(xún)意見(jiàn)或通報(bào)時(shí)使用。 2

5、.代替以往便函、備忘錄、簡(jiǎn)便行文表，其適用範(fàn)圍較函為廣泛，舉凡答復(fù)簡(jiǎn)單案情，寄送普通文件、書(shū)刊，或?yàn)榱⑵渌模浩渌蜣k理公務(wù)需要之文書(shū)，例如：一書(shū)函：1.於公務(wù)未決階段需要磋商、徵詢(xún)意見(jiàn)或通報(bào)時(shí)使用。 2.代替以往便函、備忘錄、簡(jiǎn)便行文表，其適用範(fàn)圍較函為廣泛，舉凡答復(fù)簡(jiǎn)單案情，寄送普通文件、書(shū)刊，或?yàn)橐话懵?lián)繫、查詢(xún)等事項(xiàng)行文時(shí)均可使用，其性質(zhì)不如函之正式性。二開(kāi)會(huì)通知單：召集會(huì)議時(shí)使用。三公務(wù)電話紀(jì)錄：凡公務(wù)上聯(lián)繫、洽詢(xún)、通知等可以電話簡(jiǎn)單正確說(shuō)明之事項(xiàng)，經(jīng)通話後，發(fā)話人如認(rèn)有必要，可將通話紀(jì)錄作成二份 ，並經(jīng)發(fā)話人簽章，以一份送達(dá)受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 一般聯(lián)繫、查詢(xún)等事項(xiàng)行

6、文時(shí)均可使用，其性質(zhì)不如函之正式性。二開(kāi)會(huì)通知單：召集會(huì)議時(shí)使用。三公務(wù)電話紀(jì)錄：凡公務(wù)上聯(lián)繫、洽詢(xún)、通知等可以電話簡(jiǎn)單正確說(shuō)明之事項(xiàng)，經(jīng)通話後，發(fā)話人如認(rèn)有必要，可將通話紀(jì)錄作成二份 ，並經(jīng)發(fā)話人簽章，以一份送達(dá)受話人簽收，雙方附卷，以供查考。 11四手令或手諭：機(jī)關(guān)長(zhǎng)官對(duì)所屬有所指示或交辦時(shí)使用。五簽：承辦人員就職掌事項(xiàng)，或下級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)有所陳述、請(qǐng)示、請(qǐng)求、 建議時(shí)使用。六報(bào)告：公務(wù)用報(bào)告如調(diào)查報(bào)告、研究報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等，或機(jī)關(guān)所屬人員就個(gè)人事務(wù) 有所陳請(qǐng)時(shí)使用。七箋函或便箋：以個(gè)人或單位名義於洽商或回復(fù)公務(wù)時(shí)使用。八聘書(shū)：聘用人員時(shí)使用。九證明書(shū)：對(duì)人、事、物之證明時(shí)使用。

7、十證書(shū)或執(zhí)照：對(duì)個(gè)人或團(tuán)體依法令規(guī)定取得特定資格時(shí)使用。 12十一契約書(shū)：當(dāng)事人雙方意思表示一致，成立契約關(guān)係時(shí)使用。十二提案：對(duì)會(huì)議提出報(bào)告或討論事項(xiàng)時(shí)使用。十三紀(jì) 錄：記錄會(huì)議經(jīng)過(guò)、決議或結(jié)論時(shí)使用。十四節(jié) 略：對(duì)上級(jí)人員略述事情之大要，亦稱(chēng)綱要。起首用敬陳者，末署職稱(chēng)、姓名。十五說(shuō) 帖：詳述機(jī)關(guān)掌理業(yè)務(wù)辦理情形，請(qǐng)相關(guān)機(jī)關(guān)或部門(mén)予以支持時(shí)使用。十六定型化表單。 13函的作法行政機(jī)關(guān)之一般公文以函為主，製作要領(lǐng)如下：1.文字?jǐn)⑹鰬?yīng)儘量明白曉暢，詞意清晰，以符合公 文程式條例第八條規(guī)定簡(jiǎn)、淺、明、確之要求。2.文句應(yīng)正確使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。3.文內(nèi)防止層層套敘來(lái)文，祇摘述要點(diǎn)。4.應(yīng)絕對(duì)防止使用艱

8、深費(fèi)解、無(wú)意義或模稜兩可詞句。5.應(yīng)採(cǎi)用語(yǔ)氣肯定、用詞堅(jiān)定、互相尊重語(yǔ)詞。6.函之結(jié)構(gòu)採(cǎi)用主旨、說(shuō)明、辦法三段式，案情簡(jiǎn)單可用主旨一段完成者，勿硬性分割為二段、三段；說(shuō) 明、辦法兩段段名，均可因事、因案加以活用。14主旨：全文精要說(shuō)明目的與期望；力求具體扼要。說(shuō)明：敘述事實(shí)來(lái)源經(jīng)過(guò)或理由，勿重複期望語(yǔ)，如請(qǐng)核示、請(qǐng)查照等；只摘述來(lái)文要點(diǎn)。辦法：提出具體要求或處理意見(jiàn)，勿重複期望語(yǔ)；視內(nèi)容改稱(chēng)建議、請(qǐng)求、擬辦或核示事項(xiàng)。15 各段規(guī)格： 1每段均標(biāo)明段名，段名之上不冠數(shù)字，段名之下加冒號(hào)：。 2主旨一段不分項(xiàng)，文字緊接段名冒號(hào)之下書(shū)寫(xiě)。 3說(shuō)明、辦法如無(wú)項(xiàng)次，文字緊接段名冒號(hào)之下書(shū) 寫(xiě)；如分項(xiàng)條

9、列，應(yīng)另列縮格書(shū)寫(xiě)。 4說(shuō)明、辦法中，其分項(xiàng)條列內(nèi)容過(guò)於繁雜、或含有表格型態(tài)時(shí)，應(yīng)編列為附件。 16公告作法一公告一律使用通俗，簡(jiǎn)淺易懂文字製作，絕對(duì)防止使用艱深 費(fèi)解詞彙。二公告文字必須加註標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。三公告內(nèi)容應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，非必要者如機(jī)關(guān)來(lái)文、日期、文號(hào)與會(huì)商研議過(guò)程等，不必在其內(nèi)層層套用敘述。四公告之結(jié)構(gòu)分為主旨、依據(jù)、公告事項(xiàng)或說(shuō)明三段，段名之上不冠數(shù)字，分段數(shù)應(yīng)加以活用，可用主旨一段完成者，不必勉強(qiáng)湊成二段、三段。 17五公告分段要領(lǐng) 1.主旨應(yīng)扼要敘述，公告之目的與要求，其文 字緊接段名冒號(hào)之下書(shū)寫(xiě)。 2.依據(jù)應(yīng)將公告事件之原由敘明，引據(jù)有關(guān)法規(guī) 及條文名稱(chēng)或機(jī)關(guān)來(lái)函，非必要不敘來(lái)文

10、日期、字號(hào)。有二項(xiàng)以上依據(jù)者，每項(xiàng)應(yīng)冠數(shù)字，並分項(xiàng)條列，另列低格書(shū)寫(xiě) 。 3. 公告事項(xiàng)或說(shuō)明應(yīng)將公告內(nèi)容分項(xiàng)條列，冠以數(shù) 字，另列低格書(shū)寫(xiě)。使層次清楚，清晰醒目。公告內(nèi)容 僅 就主旨補(bǔ)充說(shuō)明事實(shí)經(jīng)過(guò)或理由者，改用說(shuō)明為段名。公告 如另有附件、附表、簡(jiǎn)章、簡(jiǎn)則等 文件時(shí)，僅註明參閱某某文件，公告事項(xiàng)內(nèi)不必重複敘述。 18六公告登載時(shí)，得用較大字體簡(jiǎn)明標(biāo)示公告目的，不署機(jī)關(guān)首長(zhǎng)職稱(chēng)、姓名。 七一般工程招標(biāo)或標(biāo)購(gòu)物品等公告，得用定型化格式處理，免用 三段式。八公告除登載在機(jī)關(guān)電子公布欄者外，張貼在機(jī)關(guān)公布欄時(shí)， 必須蓋用機(jī)關(guān)印信，在公告兩字右側(cè)空白位置蓋印，以免字跡模糊不清。 19其他公文作法一書(shū)

11、函用在需要進(jìn)一步溝通協(xié)調(diào)或簡(jiǎn)單通知之位絕案件，其結(jié)構(gòu)及文字用語(yǔ)比照函之規(guī)定。二定型化表單之格式由各機(jī)關(guān)自行訂定，並應(yīng)遵守由左至右之橫行格式原則。 20製作公文，應(yīng)遵守以下全形、半形字形 標(biāo)準(zhǔn)之規(guī)定一分項(xiàng)標(biāo)號(hào)：應(yīng)另列縮格以全形書(shū)寫(xiě)為一、二、三、 (一)、(二)、(三) 、 ()、()、() 。二內(nèi)文： ()中文字體及併同於中文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以全形為之。 ()阿拉伯?dāng)?shù)字、外文字母以及併同於外文中使用之標(biāo)點(diǎn)符號(hào)應(yīng)以半形為之。 21一、期望及目的用語(yǔ)期望及目的用語(yǔ)：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)用：請(qǐng)鑒核、請(qǐng)鑒察、請(qǐng)核示、請(qǐng)核轉(zhuǎn)、請(qǐng)備查、請(qǐng)釋示、復(fù)請(qǐng)鑒核。對(duì)平行機(jī)關(guān)用：請(qǐng)查照、請(qǐng)查照辦理、請(qǐng)查照見(jiàn)復(fù)、請(qǐng)查照轉(zhuǎn)告、請(qǐng)同

12、意見(jiàn)復(fù)、請(qǐng)查明見(jiàn)復(fù)、請(qǐng)惠允見(jiàn)復(fù)。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)用：希查照、希查照轉(zhuǎn)告、希照辦、希查照並轉(zhuǎn)行照辦、希辦理見(jiàn)復(fù)、希轉(zhuǎn)行照辦、希依規(guī)定辦理、希切實(shí)照辦。22二、準(zhǔn)駁語(yǔ)：準(zhǔn)駁性、建議性、採(cǎi)擇性、判斷性之公文用語(yǔ)，必須明確肯定。應(yīng)予照準(zhǔn)、準(zhǔn)予照辦、準(zhǔn)予備查：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)表示同意時(shí)用。未便照準(zhǔn)、礙難照準(zhǔn)、應(yīng)無(wú)庸議、應(yīng)從緩議、應(yīng)予不準(zhǔn)、應(yīng)予駁回、所請(qǐng)不準(zhǔn)：上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)表示不同意時(shí)用。敬表同意、同意照辦：對(duì)平行機(jī)關(guān)表示同意時(shí)用。歉難同意、礙難同意、無(wú)法照辦、未便照辦：對(duì)平行機(jī)關(guān)表示不同意時(shí)用。應(yīng)予檢討、應(yīng)切實(shí)檢討、應(yīng)切實(shí)檢討改進(jìn)：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)斥責(zé)時(shí)用。 23三、 直接稱(chēng)謂用語(yǔ)：一有隸屬關(guān)係之

13、機(jī)關(guān)：上級(jí)對(duì)下級(jí)稱(chēng)貴；下級(jí)對(duì)上級(jí)稱(chēng)鈞；自稱(chēng)本。二對(duì)無(wú)隸屬關(guān)係之機(jī)關(guān)：上級(jí)稱(chēng)大；平行稱(chēng)貴；自 稱(chēng)本。三對(duì)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)間：上級(jí)對(duì)下級(jí)稱(chēng)貴；自稱(chēng)本；下級(jí) 對(duì)上級(jí)稱(chēng)鈞長(zhǎng)，自稱(chēng)本。四機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)對(duì)屬員稱(chēng)臺(tái)端。五機(jī)關(guān)對(duì)人民稱(chēng)先生、女士或通稱(chēng)君、臺(tái)端；對(duì)團(tuán)體稱(chēng)貴，自稱(chēng)本。 六行文數(shù)機(jī)關(guān)或單位時(shí)，如在文內(nèi)同時(shí)提及，可通稱(chēng)為貴機(jī)關(guān)或貴單位。 24四、 間接稱(chēng)謂用語(yǔ)：一對(duì)機(jī)關(guān)、團(tuán)體稱(chēng)全銜或簡(jiǎn)銜，如一再提及，必要時(shí)得稱(chēng)該；對(duì)職員稱(chēng)職稱(chēng)。二對(duì)個(gè)人一律稱(chēng)先生女士或君。 25五、引述語(yǔ)：奉：引敘上級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)公文時(shí)用。準(zhǔn)：引敘平行機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)公文時(shí)用。據(jù)：引敘下級(jí)機(jī)關(guān)、首長(zhǎng)、屬員或民眾公文時(shí)用。復(fù)來(lái)文機(jī)關(guān)發(fā)文年月日字號(hào)及文別函：

14、復(fù)文時(shí)用。依依據(jù)來(lái)文機(jī)關(guān)發(fā)文年月日字號(hào)及文別或有關(guān)法令辦理：告知辦理的依據(jù)時(shí)用。發(fā)文年月日字號(hào)及文別諒蒙鈞察：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文後，又去函續(xù)事時(shí)用。發(fā)文年月日字號(hào)及文別諒達(dá)計(jì)達(dá)：對(duì)平行或下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)文後，又去函續(xù)事時(shí)用。26六、經(jīng)辦語(yǔ)遵即、遵經(jīng)：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)用。茲經(jīng)、業(yè)經(jīng)、經(jīng)已、均經(jīng)、復(fù)經(jīng)、並經(jīng)、嗣經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)：普通用。27抄送語(yǔ)有副本或抄件時(shí)用之抄陳：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)用。抄送：對(duì)平行機(jī)關(guān)、單位或人員用。抄發(fā)：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)或人員用。附件語(yǔ)有附件時(shí)用附、附送、檢附、檢送：對(duì)平行及下級(jí)機(jī)關(guān)或人員用。附陳、檢陳：對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)或首長(zhǎng)用。28簽為幕僚處理公務(wù)表達(dá)意見(jiàn)，以供上級(jí)瞭解案情，並作抉擇之依據(jù)，分為以

15、下2種：機(jī)關(guān)內(nèi)部單位簽辦案件，依分層授權(quán)規(guī)定核決，簽?zāi)┎槐財(cái)⒚麝惸衬抽L(zhǎng)官。具有幕僚性質(zhì)的機(jī)關(guān)首長(zhǎng)對(duì)直屬上級(jí)機(jī)關(guān)首長(zhǎng)之簽，文末得用敬陳長(zhǎng)官字樣。29一款式： 1.先簽後稿：簽應(yīng)按主旨、說(shuō)明、擬辦三段式辦理。 1制定、訂定、修正、廢止法令案件。 2有關(guān)政策性或重大興革案件。 3牽涉較廣，會(huì)商未獲結(jié)論案件。 4擬提決策會(huì)議討論案件。 5重要人事案件。 6其他性質(zhì)重要必須先行簽請(qǐng)核定案件。302.簽稿併陳：視情形使用簽，如案情簡(jiǎn)單，可使用便條紙，不分段，以條例式簽擬。 1文稿內(nèi)容須另為說(shuō)明，或?qū)σ酝幚砬樾雾氉眉游鍪鲋讣?2依法準(zhǔn)駁，但案情特殊須加說(shuō)明之案 件。 3須限時(shí)辦發(fā)不及先行請(qǐng)示之案。3.

16、 以稿代簽為一般案情簡(jiǎn)單，或例行承轉(zhuǎn)之案件。4.存參或案情簡(jiǎn)單者，得於原件空白處簽擬。31二撰擬要領(lǐng)： .主旨：扼要敘述，概括簽之整個(gè)目的與擬辦，不分項(xiàng)，一段完成。 .說(shuō)明：對(duì)案情之來(lái)源、經(jīng)過(guò)與有關(guān)法規(guī) 或前案，以及處理方法之分析等，作簡(jiǎn)要之?dāng)⑹觯瑏K視需要分項(xiàng)條 列。 .擬辦：為簽之重點(diǎn)所在，應(yīng)針對(duì)案情，提出具體處 理意見(jiàn)，或解決問(wèn)題之方案。意見(jiàn)較多時(shí)分項(xiàng)條列。 .簽之各段應(yīng)截然劃分，說(shuō)明一段不提 擬辦意見(jiàn)，擬辦一段不重複 32二、函槁函之正文，除按規(guī)定結(jié)構(gòu)撰擬外，並請(qǐng)注意以下事項(xiàng)： 一訂有辦理或復(fù)文期限者，請(qǐng)?jiān)谥髦?內(nèi)敘明。 二承轉(zhuǎn)公文，請(qǐng)摘敘來(lái)文要點(diǎn)，不宜在稿內(nèi)書(shū)：照錄原文，敘至某處字樣，

17、來(lái)文 過(guò)長(zhǎng)仍請(qǐng)儘量摘敘，無(wú)法摘敘時(shí)，可照規(guī)定 列為附件。 三概括之期望語(yǔ)請(qǐng)核示、請(qǐng)查照、請(qǐng)照辦等，列入主旨，不在辦 法段內(nèi)重複；至於具體詳細(xì)要求有所作為 時(shí)，請(qǐng)列入辦法段內(nèi)。 33四說(shuō)明、辦法分項(xiàng)條列時(shí)，每項(xiàng)表達(dá) 一意。五文末首長(zhǎng)簽署、敘稿時(shí)，為簡(jiǎn)化起見(jiàn)，首長(zhǎng)職銜之後可僅書(shū)姓，名字則以表示。六須以副本分行者，請(qǐng)?jiān)诟北卷?xiàng)以下明； 如要求副本收受者作為時(shí)，則請(qǐng)?jiān)谡f(shuō)明段內(nèi)列明。七如有附件，得在文內(nèi)敘述附件名稱(chēng)及份數(shù)。 34拾、公文處理要領(lǐng)定有辦理或復(fù)文期限者，請(qǐng)?jiān)谥髦純?nèi)敘明。擬辦復(fù)文或轉(zhuǎn)行之稿件，請(qǐng)將來(lái)文機(jī)關(guān)之發(fā)文日期及字號(hào)敘入，俾便查考。承轉(zhuǎn)公文如有需要，請(qǐng)摘敘來(lái)文要點(diǎn)，無(wú)法摘敘時(shí)，可照規(guī)定列為附

18、件。 概括之期望語(yǔ)請(qǐng)核示、請(qǐng)查照、請(qǐng)照辦等列入主旨。說(shuō)明、辦法分項(xiàng)條列時(shí)，每項(xiàng)表達(dá)一意。如要求副本收受者作為時(shí)，請(qǐng)?jiān)谡f(shuō)明段內(nèi)列明。文末首長(zhǎng)簽署、敘稿時(shí)，為簡(jiǎn)化起見(jiàn)，首長(zhǎng)職銜之下可僅書(shū)姓，名字則以表示。35承辦案件時(shí)，首先要清楚地瞭解案情的來(lái)龍去脈；並就人、事、時(shí)、地、物5要項(xiàng)加以考量。 公文寫(xiě)作應(yīng)考量所涉的法令，與曾經(jīng)有過(guò)的相關(guān)案例。 承辦人撰擬公文時(shí)，所代表的是本機(jī)關(guān)的立場(chǎng)與機(jī)關(guān)首長(zhǎng)的身分，故寫(xiě)作公文時(shí)，要切記遣字用句、卑亢之間上行、下行或平行準(zhǔn)確拿捏。 公文的目的在期望達(dá)成溝通宣喻效果。承辦人撰擬公文時(shí)，不能只站在自己的立場(chǎng)陳述，還應(yīng)以受文者的位置檢視成果，排解閱讀障礙。 公文陳核前，應(yīng)仔

19、細(xì)做最後檢視，檢視範(fàn)圍包括：錯(cuò)別字、文體、文句、形式等。 公文如有附件隨陳，應(yīng)檢齊隨文稿文稿1頁(yè)以上者請(qǐng)裝訂妥當(dāng)，並於騎縫處蓋印騎縫章或職名章，同時(shí)於每頁(yè)右下角加註頁(yè)碼或簽再陳核；附件有2種以上，應(yīng)依序分別標(biāo)示附件1、附件2。36公文書(shū)橫式書(shū)寫(xiě)橫式書(shū)寫(xiě)修正重點(diǎn)： (一)公文作業(yè)採(cǎi)直式橫書(shū) (二)簽署原則由左而右、由上而下 (三)公文信封開(kāi)窗作業(yè)採(cǎi)用中華郵政 股份讀信機(jī)規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)37阿拉伯?dāng)?shù)字中文數(shù)字 用語(yǔ)類(lèi)別 用 法 舉 例 阿拉伯?dāng)?shù)字 代號(hào)（碼）、國(guó)民身分證統(tǒng)一編號(hào)、編號(hào)、發(fā)文字號(hào) ISBN 988-133-005-1、M234567890、附表（件）1、院臺(tái)秘字第0930086517號(hào)、臺(tái)7

20、9內(nèi)字第095512號(hào) 序數(shù) 第4屆第6會(huì)期、第1階段、第1優(yōu)先、第2次、第3名、第4季、第5會(huì)議室、第6次會(huì)議紀(jì)錄、第7組 日期、時(shí)間 民國(guó)93年7月8日、93年度、21世紀(jì)、公元2000年、 7時(shí)50分、挑戰(zhàn)2008：國(guó)家發(fā)展重點(diǎn)計(jì)畫(huà)、520就職典禮、72水災(zāi)、921大地震、911恐怖事件、228事件、38婦女節(jié)、延後3週辦理 電話、傳真 （02）3356-6500 郵遞區(qū)號(hào)、門(mén)牌號(hào)碼 100臺(tái)北市中正區(qū)忠孝東路1段2號(hào)3樓304室計(jì)量單位 150公分、35公斤、30度、2萬(wàn)元、5角、35立方公尺、7.36公頃、土地1.5筆 統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)（如百分比、金額、人數(shù)、比數(shù)等） 80、3.59、6億3

21、,944萬(wàn)2,789元、639,442,789人、1：3 38阿拉伯?dāng)?shù)字中文數(shù)字 用語(yǔ)類(lèi)別 用 法 舉 例 中文數(shù)字 描述性用語(yǔ) 一律、一致性、再一次、一再?gòu)?qiáng)調(diào)、一流大學(xué)、前一年、一分子、三大面向、四大施政主軸、一次補(bǔ)助、一個(gè)多元族群的社會(huì)、每一位同仁、一支部隊(duì)、一套規(guī)範(fàn)、不二法門(mén)、三生有幸、新十大建設(shè)、國(guó)土三法、組織四法、零歲教育、核四廠、第一線上、第二專(zhuān)長(zhǎng)、第三部門(mén)、公正第三人、第一夫人、三級(jí)制政府、國(guó)小三年級(jí) 專(zhuān)有名詞（如地名、書(shū)名、人名、店名、頭銜等） 九九峰、三國(guó)演義、李四、五南書(shū)局、恩史瓦第三世 慣用語(yǔ)（如星期、比例、概數(shù)、約數(shù)） 星期一、週一、正月初五、十分之一、三讀、三軍部隊(duì)、

22、約三、四天、二三百架次、幾十萬(wàn)分之一、七千餘人、二百多人 39阿拉伯?dāng)?shù)字中文數(shù)字 用語(yǔ)類(lèi)別 用 法 舉 例 阿拉伯?dāng)?shù)字 法規(guī)條項(xiàng)款目、編章節(jié)款目之統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù) 事務(wù)管理規(guī)則共分15編、415條條文 法規(guī)內(nèi)容之引敘或摘述 依兒童福利法第44條規(guī)定：違反第2條第2項(xiàng)規(guī)定者，處新臺(tái)幣1千元以上3萬(wàn)元以下罰鍰。 兒童出生後10日內(nèi)，接生人如未將出生之相關(guān)資料通報(bào)戶政及衛(wèi)生主管機(jī)關(guān)備查，依兒童福利法第44條規(guī)定，可處1千元以上、3萬(wàn)元以下罰鍰。 40阿拉伯?dāng)?shù)字中文數(shù)字 用語(yǔ)類(lèi)別 用 法 舉 例 中文數(shù)字 法規(guī)制訂、修正及廢止案之法制作業(yè)公文書(shū)（如令、函、法規(guī)草案總說(shuō)明、條文對(duì)照表等） 1.行政院令：修正事務(wù)

23、管理規(guī)則第一百十一條條文。2.行政院函：修正事務(wù)管理手冊(cè)財(cái)產(chǎn)管理第五十點(diǎn)、第五十一點(diǎn)、第五十二點(diǎn)，並自中華民國(guó)九十三年二月十六日生效。 3. 法草案總說(shuō)明：爰擬具法草案，計(jì)五十一條。 4.關(guān)稅法施行細(xì)則部分條文修正草案條文對(duì)照表之說(shuō)明欄修正條文第十六條之說(shuō)明：一、關(guān)稅法第十二條第一項(xiàng)計(jì)算關(guān)稅完稅價(jià)格附加比例已減低為百分之五，本條第一項(xiàng)爰予配合修正。 41精)公文製作是精益求精、止於至善的工夫，其格式、構(gòu)造、用語(yǔ)與內(nèi)容常用心就會(huì)熟能生巧，取精用宏。誠(chéng)) 公文製作的態(tài)度要誠(chéng)懇，注重公文禮貌、認(rèn)清對(duì)象、行文系統(tǒng)及行政倫理，否則不誠(chéng)無(wú)物。博)公文內(nèi)容要具體中肯，具備豐富經(jīng)驗(yàn)與法規(guī)知識(shí)，切合實(shí)際對(duì)象，認(rèn)

24、真解決問(wèn)題。雅)公文也是語(yǔ)文，要著重信、達(dá)、雅。用詞遣字須符合格式及文字通順淺顯，迎合簡(jiǎn)、淺、明、確要求，做好文字溝通為歸趨。 拾、結(jié)語(yǔ)4243 感謝聆聽(tīng)，敬請(qǐng)指教！賜教處:44z1C4F7JaMdPhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&w)z1C4G7JaMePhSkWnZr$u*x+A2D5H8KcNfQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMe

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29、fQiUlXo#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H8KcNfRiUlXp#s%v)y0C3F6IaLdOgSjVnYq!t*w-z1D4G8JbMeQhTkWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSjVnYq$t*w-A1D4G8JbNeQhTlWoZr%u(y+B2E6H9KcOfRjUmXp!s&v)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7JaMdPhSkVnZq$u

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31、MdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmYp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5KcOfRiUmXp!s&v)z0C3F7IaMdPgSkVnYq$t*x-A1D5G8JbNeQiTlWo#r%u(y+B3E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPhSkVnZq$t*x-A2D5G8KbNeQiTlXo#r%v(y+B3E6I9LcOgRjUmYp!t&w)z1C4F7JaMePhSkWnZq$u*x-A2D5H8KbNfQiTlXo#s%v(y0B3E6I9LdOgRjVmYp!t&

32、w-z1C4G7JaMePhTkWnZr$u*x+A2E5H8KcNfQiUlXp#s%v)y0B3F6I9LdOgSjVmYq!t&w-z1D4G7JbMePhTkWoZr$u(x+A2E5H9KcNfRiUlXp#s&v)y0C3F6IaLdPgSjVnYq!t*w-A1D4G8JbMeQhTlWoZr%u(x+B2E5H9KcOfRiUmXp#s&v)z0C3F7IaLdPgSkVnYq$t*w-A1D5G8JbNeQhTlWo#r%u(y+B2E6H9LcOfRjUmXp!s&w)z0C4F7IaMdPgSkVnZq$t*x-A1D5G8KbNeQiTlWo#r%v(y+B3E6H9L

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