文書學(xué)-第二章-文件體式-精選課件

1、文 書 學(xué)黑龍江大學(xué)倪麗娟2019.8第二章 文件的體式 第一節(jié) 文件的文體 第二節(jié) 文件寫作的要求與步驟 第三節(jié) 文件的格式 第四節(jié) 文件的稿本 第一節(jié) 文件的文體 一、文件的表達(dá)方式 文件是一種特殊的應(yīng)用文，兼有說明文、記敘文、議論文三種體裁的寫作特點(diǎn)。 二、文件的語言特點(diǎn)與要求 （一）嚴(yán)謹(jǐn)、莊重 （二）準(zhǔn)確 （三）樸實(shí)得體 （四）簡明生動(dòng)第二節(jié) 文件寫作的要求與步驟 一、文件寫作的要求 1.符合黨和國家的方針、政策、法律、法規(guī) 2.實(shí)事求是 3.講究科學(xué) 4.注意載體、字跡材料的選用 第二節(jié) 文件寫作的要求與步驟 二、 文件寫作的步驟 （一）明確與確定主題 （二）調(diào)查研究、挑選材料 （三

2、）正確選擇文件的表達(dá)方式 （四）精心布局 （五）列出提綱 （六）草擬文稿 （七）審核修改 第三節(jié) 文件的格式 一、文件用紙 （一）文件用紙規(guī)格 1幅面尺寸 格式規(guī)定：文件用紙采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型，其成品幅面尺寸為：210mm297mm。 2頁邊與版心尺寸 頁邊，即文件紙四周所留部分。一般來說，文件每頁四邊應(yīng)留出適當(dāng)余地。文件用紙?zhí)祛^（上白邊）為：37mm1mm；地腳（下白邊）為：35 mm1mm；訂口（左白邊）為：28 mm1mm；翻口（右白邊）為：26 mm1mm。樣式如圖所示： 3版心規(guī)格 版心即圖文區(qū)，書寫文件的區(qū)域。國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙版心尺寸為225mm156mm（長寬）。 第三節(jié) 文件的

3、格式第三節(jié) 文件的格式 （二）文件用紙主要技術(shù)指標(biāo) 文件用紙一般使用紙張定量為60g/m2-80g/m2的膠版印刷紙或復(fù)印紙。紙張白度為85%-90%，橫向耐折度15次，紙張不透明度85%，PH值為7.5-9.5。第三節(jié) 文件的格式 二、文件的格式 格式將組成文件的各要素劃分為眉首、主體、版記三部分。 （一）眉首部分 眉首位于文件首頁紅色反線（界欄線）以上，具體包括公文份數(shù)序號(hào)、秘密等級(jí)和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人。第三節(jié) 文件的格式 1公文份數(shù)序號(hào) 公文份數(shù)序號(hào)是指將同一文稿印制若干份時(shí)每份公文的順序編號(hào)。適用于機(jī)密、絕密文件。 文件如需標(biāo)識(shí)公文份數(shù)序號(hào)，如使用下行文

4、格式，用阿拉伯?dāng)?shù)碼頂格標(biāo)識(shí)于文件首頁版心左上角第一行；如使用上行文格式，則用阿拉伯?dāng)?shù)碼于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)向上兩行，版心左邊緣頂格標(biāo)識(shí)。具體寫作：028。 第三節(jié) 文件的格式 2秘密等級(jí)和保密期限 秘密文件分為絕密、機(jī)密、秘密三種。 文件如需標(biāo)注秘密等級(jí)，用3號(hào)黑體字，兩字之間空1字。如需同時(shí)標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)和保密期限，秘密等級(jí)和保密期限之間用“”隔開，秘密等級(jí)兩個(gè)字之間不留空位。文件凡未標(biāo)明保密期限的，其保密期限按照絕密級(jí)事項(xiàng)三十年、機(jī)密級(jí)事項(xiàng)二十年、秘密級(jí)事項(xiàng)十年認(rèn)定。其位置依使用的公文格式不同而有區(qū)別, 具體標(biāo)注位置如下： 使用下行文格式，頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角第一行的位置。 使用上行文格式

5、，頂格標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)向上兩行版心右邊緣的位置。 使用信函式格式，頂格標(biāo)注于武文線下一行版心左邊緣的位置。如需標(biāo)注份號(hào)，則第一行為份號(hào)，第二行為密級(jí)。第三節(jié) 文件的格式 3緊急程度 緊急公文分為特急、急件兩種；緊急電報(bào)分為特提、特急、加急、平急。 文件如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用3號(hào)黑體字，兩字之間空一字。其位置依使用的公文格式不同而有區(qū)別。 使用下行文格式，頂格標(biāo)注于公文首頁版心右上角第一行的位置。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與緊急程度，則第一行為秘密等級(jí)，第二行為緊急程度，即“上密下急”。 使用上行文格式，頂格標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)向上兩行版心右邊緣的位置。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與緊急程度，則“上密下急”。

6、使用信函式格式，頂格標(biāo)注于武文線下一行版心左邊緣的位置。如需同時(shí)標(biāo)注秘密等級(jí)與緊急程度，同樣采用“上密下急”的方法標(biāo)注，如需標(biāo)注份號(hào)，則份號(hào)在最上面。 也有的文件將緊急程度在公文標(biāo)題中的文種前面注明。如黑龍江省人民政府關(guān)于制止年底前突擊花錢的緊急通知。另外，凡是有緊急程度要求的文件，必須在文件的信封上加蓋特急或急件印章。第三節(jié) 文件的格式 4發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí) （1）概述 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)由發(fā)文機(jī)關(guān)全稱或規(guī)范化簡稱與文件二字組成。 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)推薦使用小標(biāo)宋體字，用紅色標(biāo)識(shí)。字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)以醒目美觀為原則酌定，但一般應(yīng)小于22mm15mm(高寬)。 行政機(jī)關(guān)聯(lián)合行文，主辦機(jī)關(guān)名稱排在前；行政機(jī)關(guān)與同級(jí)或

7、相應(yīng)的黨的機(jī)關(guān)、軍隊(duì)機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體聯(lián)合行文，發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按黨、政、軍、群的順序排列，“文件”二字置于發(fā)文機(jī)關(guān)右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機(jī)關(guān)過多，必須保證公文首頁顯示正文。 （2）特殊形式 發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)在行政公文的三種特定格式中有其特殊形式： 信函式格式只標(biāo)注發(fā)文機(jī)關(guān)名稱； 命令格式由發(fā)文機(jī)關(guān)名稱+“命令”或“令”組成； 會(huì)議紀(jì)要格式由會(huì)議名稱+“會(huì)議紀(jì)要”組成。第三節(jié) 文件的格式 （3）標(biāo)注位置 使用下行文格式，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為25mm； 使用上行文格式，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)上邊緣至版心上邊緣為80mm； 使用信函式格式，發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣距上頁邊的距離為30mm； 使用命令格式，命令

8、標(biāo)識(shí)上邊緣距版心上邊緣20mm； 使用會(huì)議紀(jì)要格式，其發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)注位置依據(jù)行文方向，同使用上行文或下行文格式。 第三節(jié) 文件的格式 5發(fā)文字號(hào) 發(fā)文號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)代字、年份和序號(hào)組成。年份一律采用公元紀(jì)年，應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號(hào)“ ”括入，如2019，不得使用10；序號(hào)為每年同一文種按發(fā)出時(shí)間順序編的流水號(hào)，序號(hào)不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。 聯(lián)合行文只標(biāo)注一個(gè)機(jī)關(guān)的發(fā)文字號(hào)。 發(fā)文字號(hào)用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注，具體標(biāo)注位置如下： 使用下行文格式，標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行居中的位置； 使用上行文格式，標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行，居左空1字的位置； 使用信函式格式，標(biāo)注于武文線下一行版心右

9、邊緣頂格的位置； 使用命令格式，標(biāo)注于命令標(biāo)識(shí)下空兩行居中的位置 第三節(jié) 文件的格式 6簽發(fā)人 （1）概述 “簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋體字，“簽發(fā)人”后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后用3號(hào)楷體字標(biāo)注簽發(fā)人姓名。簽發(fā)人標(biāo)注于發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)下空兩行居右空一格的位置。如有多個(gè)簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人姓名置于第1行，其他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文機(jī)關(guān)順序依次排列，發(fā)文字號(hào)與最后一個(gè)簽發(fā)人姓名處在同一行。 第三節(jié) 文件的格式 7界欄線 界欄線即眉首與主體的分界線。在發(fā)文字號(hào)下面4mm的位置印一條與版心等寬（即156mm寬）的紅色反線作為該區(qū)域與下一區(qū)域的分界線。第三節(jié) 文件的格式 （二）主體部分 文件

10、格式的主體部分主要包括文件標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件、成文日期、公文生效標(biāo)識(shí)、附注。第三節(jié) 文件的格式 1文件標(biāo)題 完整的文件標(biāo)題由發(fā)文機(jī)關(guān)+主題+文種三部分組成。 文件標(biāo)題位于文件首頁，界欄線下空2行，用2號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)。根據(jù)字?jǐn)?shù)多少，可將標(biāo)題分一行或多行居中排列。 第三節(jié) 文件的格式 2主送機(jī)關(guān) 主送機(jī)關(guān)即發(fā)文機(jī)關(guān)要求對(duì)公文予以辦理或答復(fù)的對(duì)方機(jī)關(guān)。 上級(jí)機(jī)關(guān)對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)的普發(fā)性文件，可主送多個(gè)機(jī)關(guān)，即凡其下屬的機(jī)關(guān)單位都是主送機(jī)關(guān)。主送機(jī)關(guān)應(yīng)標(biāo)明機(jī)關(guān)的全稱、規(guī)范化簡稱或同類型機(jī)關(guān)的統(tǒng)稱。具體可用全稱、特稱、單稱概括。 主送機(jī)關(guān)一般用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注于公文標(biāo)題下空1行、版心左邊緣頂格位置

11、，名稱后加全角冒號(hào)。若有多個(gè)主送機(jī)關(guān)，各主送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)或頓號(hào)標(biāo)明，一般是同級(jí)同類機(jī)關(guān)之間用頓號(hào)，同級(jí)不同類機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)，最后用全角冒號(hào)。如：各市、地、縣檔案局，?。ㄖ校┲备鲉挝?，在哈大專院校：第三節(jié) 文件的格式 3正文 正文位于文件標(biāo)題或主送機(jī)關(guān)下1行，每自然段首行左空兩個(gè)字，回行時(shí)頂格書寫。數(shù)字、年份不能回行。第三節(jié) 文件的格式 4附件 附件是附屬于文件正件的文件材料，作為正文的補(bǔ)充說明或參考材料。附件本身不是一個(gè)完整的文件，一般是示意圖、表格、目錄、簡介等。 文件如有附件，在正文下空1行左空2字用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，如“附件

12、：1.”。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第三節(jié) 文件的格式 5成文日期 （1）成文日期確定的原則 成文日期就是形成文件的確切時(shí)間，也就是文件開始生效的時(shí)間。 確定成文日期的原則是： 一般情況下，成文日期以領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 經(jīng)會(huì)議討論通過的文件，以通過日期為準(zhǔn)； 法規(guī)性文件以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)； 聯(lián)合發(fā)文，以最后簽發(fā)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)； 電報(bào)，以發(fā)出日期為準(zhǔn)。 第三節(jié) 文件的格式 （2）標(biāo)注位置與要求 成文日期的標(biāo)注位置因文種和蓋章個(gè)數(shù)不同有所不同： 一般情況下，經(jīng)會(huì)議討論通過的文件，成文日期以題注形式標(biāo)注在公文標(biāo)題之下； 單一機(jī)關(guān)發(fā)文，成文日期標(biāo)注在正文或附件右下方，距版心右邊緣4字距離； 兩個(gè)

13、機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，成文日期標(biāo)注在正文或附件正下方，距版心左右各7字距離； 多個(gè)機(jī)關(guān)聯(lián)合發(fā)文，成文日期標(biāo)注在最后一排印章之下，距版心右邊緣2字距離； 使用命令格式，成文日期標(biāo)注在簽名章下一行，距版心右邊緣2字距離。第三節(jié) 文件的格式 6公文生效標(biāo)識(shí) （1）用印要求 蓋章方式有兩種：一種是下套方式：當(dāng)印章下弧無文字時(shí)，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；一種是中套方式：當(dāng)印章下弧有文字時(shí)，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上。 具體用印要求如下： 單一發(fā)文印章：單一機(jī)關(guān)制發(fā)的文件在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識(shí)成文日期。成文日期右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文1行之內(nèi)，端正、居中，下壓成文日期，印

14、章用紅色。第三節(jié) 文件的格式 聯(lián)合行文印章：當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章采用同種蓋章方式均壓成文日期，印章用紅色。兩個(gè)印章間互不相交或相切，相距不超過3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位置，并使印章加蓋或套印在其上。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱可以使用簡稱。印章排列時(shí)要求主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余1個(gè)或2個(gè)印章，均居中排布，各印章之間不能相交或相切。在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文日期。 公布令需加蓋簽發(fā)人的簽名章，簽名章位于正文下空1行右空

15、4字的位置。第三節(jié) 文件的格式 （2）特殊情況說明 當(dāng)文件排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r(shí)，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得使生效標(biāo)識(shí)與正文脫節(jié)。第三節(jié) 文件的格式 7附注 附注，主要用以注明文件中在其他區(qū)域不便說明的各種事項(xiàng)，如文件的傳達(dá)范圍、使用方法和“請(qǐng)示”文種發(fā)文機(jī)關(guān)聯(lián)系人的聯(lián)系方式等。 文件如有附注，用3號(hào)仿宋體字，加圓括號(hào)標(biāo)注在成文日期下1行居左空2字的位置。第三節(jié) 文件的格式 （三）版記部分 版記即文件的文尾格式，主要有主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等。 第三節(jié) 文件的格式 1主題詞 主題詞是指將自然語言中的名詞術(shù)語，經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，

16、在標(biāo)引和檢索時(shí)用以表達(dá)各種概念的詞。 （1）標(biāo)注要求 一是掌握選詞原則。 二是注意主題詞之間的排列順序。文件主題詞一般為35個(gè)，標(biāo)引順序是先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)，先標(biāo)反映文件內(nèi)容的詞，后標(biāo)反映文件形式的詞。 三是正確使用主題詞表。 四是“主題詞”三個(gè)字用3號(hào)黑體字居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)全角冒號(hào)；詞目用3號(hào)小標(biāo)宋體字標(biāo)識(shí)在冒號(hào)之后；詞目之間空1字，不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。第三節(jié) 文件的格式 （2）標(biāo)注位置 文件主題詞標(biāo)注在附注或公文生效標(biāo)識(shí)之下，抄送機(jī)關(guān)或印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期之上，中間以一條黑色細(xì)實(shí)線隔開。第三節(jié) 文件的格式 2抄送機(jī)關(guān) 抄送機(jī)關(guān)是指需要了解文件內(nèi)容的機(jī)關(guān)。 文件如有抄送機(jī)關(guān)，在主

17、題詞下1行，左右各空1字，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注“抄送”，后標(biāo)全角冒號(hào)，冒號(hào)后面標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)名稱，各抄送機(jī)關(guān)之間用逗號(hào)隔開，回行時(shí)與冒號(hào)后的抄送機(jī)關(guān)對(duì)齊，在最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)后標(biāo)句號(hào)。如主送機(jī)關(guān)被移至主題詞之下，先標(biāo)主送機(jī)關(guān)，后標(biāo)抄送機(jī)關(guān)，標(biāo)識(shí)方法同抄送機(jī)關(guān)。第三節(jié) 文件的格式 抄送機(jī)關(guān)名稱的排列順序?yàn)椋翰煌?jí)別的機(jī)關(guān)依上級(jí)機(jī)關(guān)、平行機(jī)關(guān)、下級(jí)機(jī)關(guān)次序標(biāo)注抄送機(jī)關(guān)的全稱或規(guī)范化簡稱；同一層次的抄送機(jī)關(guān)依黨、政、軍、群順序排列；人大、政協(xié)、法院、檢察院另起一行列于政府機(jī)關(guān)等抄送機(jī)關(guān)之后；如文件抄送給各民主黨派的相應(yīng)機(jī)關(guān)，則應(yīng)另起一行列于抄送機(jī)關(guān)的最后。第三節(jié) 文件的格式 3印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期 印發(fā)機(jī)關(guān)

18、是指公文的印制主管部門，一般都是發(fā)文機(jī)關(guān)的綜合辦公部門。印發(fā)機(jī)關(guān)可用全稱或規(guī)范化簡稱。 印發(fā)日期以文件付印日期為準(zhǔn)，用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，且必須寫全年月日。如“2009年2月18日印發(fā)”。 印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期位于抄送機(jī)關(guān)或主題詞之下，占1行位置，用3號(hào)仿宋體字標(biāo)注。印發(fā)機(jī)關(guān)居左空1字，印發(fā)日期居右空1字。 第三節(jié) 文件的格式 4版記線 版記線即版記中各要素之下的黑色反線。版記線為2或3條與版心等寬的黑色反線。 版記應(yīng)置于文件最后一頁，版記的最后一個(gè)要素置于版心最后一行。第三節(jié) 文件的格式 5.頁碼 頁碼用于標(biāo)識(shí)文件頁面的順序編號(hào)。用4號(hào)半角白體阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)注，置于版心下邊緣1行，數(shù)碼左右各放一條4

19、號(hào)一字線，一字線距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻醉撘院蟮捻摬粯?biāo)注頁碼。下行文首頁樣式上行文首頁樣式單一印章末頁樣式兩個(gè)印章末頁樣式多個(gè)印章末頁樣式第三節(jié) 文件的格式 五、特定格式 （一）信函式格式 格式中規(guī)定：信函式格式的發(fā)文機(jī)關(guān)上邊緣距上頁邊的距離為30mm，推薦用小標(biāo)宋體字，字號(hào)由發(fā)文機(jī)關(guān)酌定；發(fā)文機(jī)關(guān)全稱下4mm處為一條武文線（上粗下細(xì)），距下頁邊20mm處為一條文武線（上細(xì)下粗），兩條線長均為170mm。每行居中排28個(gè)字。首頁不顯示頁碼。發(fā)文機(jī)關(guān)名稱及雙線均印紅色。發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí)。發(fā)文字號(hào)下空1行標(biāo)識(shí)公文標(biāo)題。如需標(biāo)識(shí)秘密等級(jí)或緊急