會(huì)議溝通方式概述(PPT-50張)課件

1、第八章其他溝通方式會(huì)議溝通電話溝通網(wǎng)絡(luò)溝通經(jīng)常困惑人們的會(huì)議溝通問(wèn)題為什么會(huì)議如此重要？為什么會(huì)議會(huì)失敗？如何在會(huì)前作充分的準(zhǔn)備？如何計(jì)劃會(huì)議？影響會(huì)議成效的因素有哪些？什么是有效會(huì)議溝通的策略？第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn)討論1 某服裝公司決定加快工藝流程改造，并進(jìn)行工藝重組。但以前在進(jìn)行工藝重組時(shí)，工人的反應(yīng)非常強(qiáng)烈，對(duì)工藝的改動(dòng)持?jǐn)硨?duì)態(tài)度。為了實(shí)施計(jì)劃的改革，公司管理層采用了三種不同的策略： 策略一，與第一組工人采取溝通的方式，向他們解釋將要實(shí)行的新標(biāo)準(zhǔn)、工藝改革的目的及這么做的必要性和必然性，然后，給他們一個(gè)反饋的期限； 策略二，告訴第二組工人有關(guān)現(xiàn)在工藝流程中存在的問(wèn)題，然后進(jìn)行討論，得

2、出解決的辦法，最后派出代表來(lái)制定新的標(biāo)準(zhǔn)和流程；第一節(jié) 群體溝通的優(yōu)缺點(diǎn) 策略三，對(duì)第三組工人，要求每個(gè)人都討論并參與建立、實(shí)施新標(biāo)準(zhǔn)和新流程，每個(gè)成員全部參與，如同一個(gè)團(tuán)隊(duì)一樣。 結(jié)果令人驚奇。雖然第一組工人的任務(wù)最為簡(jiǎn)單，但結(jié)果他們的生產(chǎn)率沒有任何提高，而且對(duì)管理層的敵意越來(lái)越大，在40天內(nèi)有17的工人離職；第二組工人在14天里恢復(fù)到原來(lái)的生產(chǎn)水平，并在以后有一定程度的提高，對(duì)公司的忠誠(chéng)度也很高，沒有人離職；第三組工人在第二天就達(dá)到原來(lái)的生產(chǎn)水平，并在一個(gè)月里提高了17。對(duì)公司的忠誠(chéng)度也很高，沒有工人離職。 啟示？ 討論 2你在什么場(chǎng)合下要采取群體決策的方式，如果不采取群體決策的方式，而由

3、自己做個(gè)人決策是否可行？思考？會(huì)議是有效的溝通方式會(huì)議是一種溝通的手段會(huì)議是管理溝通的重要方式會(huì)議體現(xiàn)了團(tuán)隊(duì)溝通的能力會(huì)議是人際交往會(huì)議是一種非程序化解決方案會(huì)議溝通一、會(huì)議的概念（1）會(huì)議是人類社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物；（2）人類社會(huì)一種有組織的集體活動(dòng)形式（3）有目的的集體活動(dòng)形式（4）短時(shí)間的集體活動(dòng)形式是人類社會(huì)中普遍存在的有兩個(gè)以上的人參與的，有組織、有目的的，短時(shí)間具體的集體活動(dòng)形式。會(huì)議的意義會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示是一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的交流信息。通過(guò)會(huì)議，管理者可以將有關(guān)政策和指示傳達(dá)給下屬或員工。同時(shí)，管理者也可以從他們那里及時(shí)得到反饋及獲

4、得其他方面的有關(guān)信息。給與指導(dǎo)。企業(yè)通過(guò)把員工組織起來(lái)進(jìn)行培訓(xùn)，以提高他們某個(gè)方面或某些方面的技能。使他們更好地適應(yīng)工作環(huán)境。解決問(wèn)題。會(huì)議可以幫助澄清誤會(huì)，處理各種沖突并利用他人的知識(shí)和技巧來(lái)解決問(wèn)題。作出決策。會(huì)議可以幫助營(yíng)造民主的氣氛，給管理者提供共同參與和共同討論的機(jī)會(huì)，最終作出良好的決策。會(huì)議的類型 以目的進(jìn)行分類談判。目的是解決雙方在利益上的沖突，采用互動(dòng)的方式討論，力求達(dá)成一致的意見。報(bào)告。目的是為了傳播信息，采取單項(xiàng)的方式，一般沒有討論。解決問(wèn)題。目的是為了利用團(tuán)體的力量解決問(wèn)題。通常，要將待解決的問(wèn)題擺在桌面上，與會(huì)者應(yīng)提出解決的方法。在這類會(huì)議上，人們奪回未探求解決的方法而

5、努力，不會(huì)停留在過(guò)去狀態(tài)中。決策。目的是為了在不同的方案中權(quán)衡利弊作出抉擇。與會(huì)者不僅會(huì)討論和決策，而且還要遵守會(huì)議的決議。交流。目的是在于集思廣益，常采用“頭腦風(fēng)暴”法討論。參考會(huì)議規(guī)模其它會(huì)議分類1.根據(jù)參會(huì)的人數(shù)多少，可分成：大型會(huì)議、中型會(huì)議和小型會(huì)議。2.根據(jù)與會(huì)人員的來(lái)源可分為：外部會(huì)議和內(nèi)部會(huì)議。3.根據(jù)會(huì)議的時(shí)間規(guī)律可分為：例行會(huì)議和臨時(shí)性會(huì)議4.根據(jù)與會(huì)者的職級(jí)層次來(lái)可分為高層會(huì)議、中層會(huì)議以及基層會(huì)議會(huì)議溝通效果的影響因素發(fā)起者：誰(shuí)在發(fā)起行動(dòng)，為什么要信任他？聽眾：確定你面對(duì)的聽眾。目標(biāo)：所尋求的結(jié)果背景：會(huì)議發(fā)生的具體環(huán)境消息：針對(duì)特定的聽眾，可實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)消息是什么？媒體

6、：將你的消息最有效的傳遞到每一個(gè)重要聽眾的媒體是什么？反饋：會(huì)議是一個(gè)過(guò)程，應(yīng)該給聽眾對(duì)消息進(jìn)行回應(yīng)的機(jī)會(huì)會(huì)前準(zhǔn)備1、明確會(huì)議的必要性2、確定會(huì)議議題3、擬定會(huì)議議程4、確定會(huì)議成員5、安排會(huì)議時(shí)間6、選擇會(huì)議地點(diǎn)7、準(zhǔn)備會(huì)議資料 會(huì)議議程 “議程”一詞來(lái)源于拉丁文，意為“必須做的事”，一般也就把會(huì)議議程定義為“在會(huì)議上要考慮的事務(wù)” 會(huì)議時(shí)間(開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間)和地點(diǎn) 會(huì)議目的 會(huì)議議題的順序 會(huì)議議程實(shí)例 M計(jì)算機(jī)公司 一號(hào)項(xiàng)目檢查會(huì)議 日期：2001年12月4日，星期五時(shí)間：下午2：303：45地點(diǎn)：B大廈第二會(huì)議室會(huì)議目的：研究一號(hào)項(xiàng)目進(jìn)展情況 議程 1公司第四季度銷售情況； 2上次

7、會(huì)議記錄；3上次會(huì)議記錄中提出的問(wèn)題； 4關(guān)于CPU進(jìn)展報(bào)告；5關(guān)于Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告； 6關(guān)于軟件進(jìn)展報(bào)告；7下次會(huì)議日期、時(shí)間、地點(diǎn)。 附件1軟件進(jìn)展報(bào)告，第7號(hào)；2Case設(shè)計(jì)進(jìn)展報(bào)告，第2號(hào)； 3關(guān)于軟件問(wèn)題的短文。 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)前）確定會(huì)議主題與議題確定會(huì)議名稱 確定會(huì)議時(shí)間與會(huì)期明確會(huì)議所需設(shè)備和工具選擇會(huì)議地點(diǎn)安排會(huì)議議程和日程制發(fā)會(huì)議通知確定會(huì)議規(guī)模與規(guī) 格布置會(huì)場(chǎng) 準(zhǔn)備會(huì)議文件材料安排食住行制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算方案 制作會(huì)議證件 會(huì)場(chǎng)檢查明確會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 確定與會(huì)者名單2、確定會(huì)議名稱 會(huì)議名稱一般由“單位+內(nèi)容+類型” 構(gòu)成,應(yīng)根據(jù)會(huì)議的議題或主題 來(lái)確定。 會(huì)前準(zhǔn)備工

8、作1、 確定會(huì)議主題與議題 要有切實(shí)的依據(jù)；必須要結(jié)合本單位的實(shí)際；要有明確的目的。4、確定會(huì)議時(shí)間、會(huì)期 會(huì)議的最佳時(shí)間，要考慮主要領(lǐng)導(dǎo)是否能出席， 確定會(huì)期的長(zhǎng)短應(yīng)與會(huì)議內(nèi)容緊密聯(lián)系。3、確定會(huì)議規(guī)模與規(guī)格 本著精簡(jiǎn)效能的原則 會(huì)議的規(guī)模有大型、中型、小型。 會(huì)議的規(guī)格有高檔次、中檔次和低檔次。5、 確定會(huì)議所需用品和設(shè)備 （1）必備用品是指各類會(huì)議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、 桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。 （2）特殊用品是指一些特殊類型的會(huì)議，例如談判會(huì)議、慶典會(huì)議、展覽會(huì)議等所需的特殊用品和設(shè)備。6、建立會(huì)議組織機(jī)構(gòu) 會(huì)務(wù)組、宣傳組、 秘書組、文件組、

9、 接待組、保衛(wèi)組。7、確定與會(huì)人員名單 出席會(huì)議和列席會(huì)議的有關(guān)人員。應(yīng)根據(jù)會(huì)議的 性質(zhì)、議題、任務(wù)來(lái)確定與會(huì)人員。9、安排會(huì)議議程與日程 會(huì)議日程是指會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排， 對(duì)會(huì)議所要通過(guò)的文件、所要解決的問(wèn) 題的概略安排，并冠以序號(hào)將其清晰地表達(dá)出來(lái)。 8、確定會(huì)議地點(diǎn) 要根據(jù)會(huì)議的規(guī)模、規(guī)格和內(nèi)容等要求來(lái)確定。 有時(shí)也考慮政治、經(jīng)濟(jì)、環(huán)境等因素。10、制發(fā)會(huì)議通知 會(huì)議通知的內(nèi)容包括名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、與會(huì)人員、 議題及要求等。 會(huì)議通知的種類有書信式和柬帖式。 會(huì)議通知的發(fā)送形式有正式通知和非正式通知。 會(huì)議通知的方式有書面、口頭、電話、郵件。 11、制作會(huì)議證件 代表證 出席證

10、會(huì)議正式證件 列席證 來(lái)賓證 會(huì)議證件 旁聽證 工作證 會(huì)議工作證件 記者證 出入證 會(huì)議證件的內(nèi)容有會(huì)議名稱、與會(huì)者單位、姓名、職務(wù)、證件號(hào)碼等。有些重要證件還貼上本人照片，加蓋印章。 12、準(zhǔn)備會(huì)議文件資料 主要有議程表和日程表、會(huì)場(chǎng)座位分區(qū)表和主席臺(tái)及會(huì)場(chǎng)座次表、主題報(bào)告、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、其他發(fā)言材料、開幕詞和閉幕詞、其他會(huì)議材料等。公司大小型會(huì)議中尊位及位次排序方法 小型會(huì)議的兩種尊位及位次排序的方法 大型會(huì)議中主席臺(tái)排座、發(fā)言者座席、 主持人席位、群眾席安排 小型會(huì)議室 橢圓形回字形字型長(zhǎng)方形 中型會(huì)議室 半圓型、課堂型。 大型會(huì)議室 禮堂型、眾星拱月型。 群 眾 席 群 眾 席尊位發(fā)言

11、席群 眾 席 會(huì)場(chǎng)的布置 主席臺(tái) 主席臺(tái)的布置一是對(duì)稱；二是要簡(jiǎn)化。 主席臺(tái)的座次一般是職務(wù)最高的居第一排正中， 然后先左后右，由前至后的順序依次排列。 場(chǎng)內(nèi)其他人員的座次安排 橫排法。豎排法。左右排列法。 會(huì)場(chǎng)內(nèi)外的布置： 會(huì)標(biāo)、會(huì)徽、臺(tái)幕、標(biāo)語(yǔ)、桌簽、 坐簽、色調(diào)、燈光、氣味、旗幟、 花卉。 會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)中）做好會(huì)議記錄組織簽到做好會(huì)議值班保衛(wèi)工作 報(bào)到及接待工作 做好后勤保障工作 編寫會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)或快報(bào)做好會(huì)議保密工作 會(huì)議信息工作 主方談判的接待準(zhǔn)備 （1）主座談判的接待準(zhǔn)備主座談判，作為東道主一方出面安排各項(xiàng)談判事宜時(shí)，一定要在迎送、款待、場(chǎng)地布置、座次安排等各方面精心周密準(zhǔn)備，盡

12、量做到主隨客便，主應(yīng)客求，以獲得客方的理解、信賴和尊重。 成立接待小組成員由后勤保障(食宿方面)、交通、通訊、醫(yī)療等各環(huán)節(jié)的負(fù)責(zé)人員組成，涉外談判還應(yīng)備有翻譯。 了解客方基本情況，收集有關(guān)信息可向客方索要談判代表團(tuán)成員的名單，了解其性別、職務(wù)、級(jí)別及一行人數(shù)，以作食宿安排的依據(jù)。掌握客方抵離的具體時(shí)間、地點(diǎn)、交通方式，以安排迎送的車輛和人員及預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車船票或飛機(jī)票。擬訂接待方案根據(jù)客方的意圖、情況和主方的實(shí)際，擬訂出接待 計(jì)劃和日程安排表。日程安排還要注意時(shí)間上緊湊.日程安排表擬出后，可傳真給客方征詢意見，待客方無(wú)異議確定以后，即可打印。如涉外談判，則要將日程安排表譯成客方文字，日程安排

13、表可在客方抵達(dá)后交由客方副領(lǐng)隊(duì)分發(fā)，亦可將其放在客方成員住房的桌上。主座談判時(shí)，東道主可根據(jù)實(shí)際情況舉行接風(fēng)、送行、慶祝簽約的宴會(huì)或招待會(huì)，客方談判代表在談判期間的費(fèi)用通常都是由其自理的。（2）主座談判迎送工作主方應(yīng)確定與客方談判代表團(tuán)的身份、職位對(duì)等。準(zhǔn)確掌握對(duì)方抵離的時(shí)間，主方所有迎送人員都應(yīng)先于客方到達(dá)指定地點(diǎn)迎候。主方應(yīng)主動(dòng)到機(jī)場(chǎng)、車站、碼頭迎接，在到達(dá)前15分鐘趕到。對(duì)于客方身份特殊或尊貴的領(lǐng)導(dǎo)，還可以安排獻(xiàn)花。 迎接的客人較多的時(shí)候，主方迎接人員可以按身份職位的高低順序列隊(duì)迎接，雙方人員互相握手致意，問(wèn)候寒暄。如果主方主要領(lǐng)導(dǎo)陪同乘車，應(yīng)該請(qǐng)客方主要領(lǐng)導(dǎo)坐在其右側(cè)。最好客人從右側(cè)門

14、上車，主人從左側(cè)門上車，避免從客人座前穿過(guò)。Nice to see you!（3）談判室的布置與座次安排 談判室的選擇與布置小規(guī)模談判還可在會(huì)客室， 有條件的話最好安排二三 個(gè)房間，一間作為主要談 判室外，另一間作為雙方 進(jìn)行內(nèi)部協(xié)商的密談室， 再配一個(gè)休息室。談判室布置以高雅、寧?kù)o、和諧為宜，環(huán)境安靜，沒有外人和電話干擾，光線充足，室溫適宜，裝飾陳設(shè)簡(jiǎn)潔、實(shí)用、美觀。談判桌擺放及座次安排長(zhǎng)方形或橢圓形.若談判桌橫放，則正面對(duì) 門為上座，應(yīng)屬于客方，背 面對(duì)門為下座，屬于主方。若談判桌豎放，則應(yīng)以進(jìn)門方向?yàn)闇?zhǔn)，右側(cè)為上， 屬客方，左側(cè)為下，屬主方。雙方主談人(首席代表)各在己方一邊的中間就坐，

15、譯員安排在主談人右側(cè)，其余人員則遵循右高左低的原則，依照職位高低自近而遠(yuǎn)地分別在主談人兩側(cè)就坐。 會(huì)談桌主方人員1客方人員523445321會(huì)談桌客方人員1244213535門主方人員門 豎式 橫式圓形多邊談判一般采用圓形談判桌，國(guó)際慣例上稱為“圓桌會(huì)議”。馬蹄形小型的談判，也可不設(shè)談判桌，直接在會(huì)客室沙發(fā)上進(jìn)行，雙方主談人在中間長(zhǎng)沙發(fā)就坐，主左客右，譯員在主談人后面，雙方其余人員分坐兩邊.13576421246753譯員 主賓譯員 主人正門客方主方（4）客座談判的禮儀“入鄉(xiāng)隨俗、客隨主便”， 對(duì)一些非原則性問(wèn)題采 取寬容的態(tài)度，以保證 談判的順利進(jìn)行。明確告訴主方自己代表 團(tuán)的來(lái)意目的、成員

16、人 數(shù)、成員組成、抵離的 具體時(shí)間、航班車次、 食宿標(biāo)準(zhǔn)等等，以方便 主方的接待安排?？膳c主方協(xié)商提出自己的參觀訪問(wèn)、游覽觀光等活動(dòng)要求，但應(yīng)尊重主方安排。談判期間，對(duì)主方安排的各項(xiàng)活動(dòng)要準(zhǔn)時(shí)參加， 通常應(yīng)在約定時(shí)間的5分鐘之前到達(dá)約定地點(diǎn)。到主方公司做公務(wù)拜訪或有私人訪問(wèn)要先預(yù)約。對(duì)主方的接待，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間以適當(dāng)?shù)姆绞奖硎?感謝。客座談判有時(shí)也可視雙方的情況， 除談判的日程外，自行安排食宿、 交通、訪問(wèn)、游覽等活動(dòng)。會(huì)務(wù)工作流程圖（會(huì)后）撰寫會(huì)議紀(jì)要 催辦與反饋工 作 安排與會(huì)人員離會(huì) 會(huì)議總 結(jié)會(huì)議文書的立卷歸 檔會(huì)議的宣傳報(bào)道 會(huì)議記錄形式實(shí)例 M計(jì)算機(jī)公司 一號(hào)項(xiàng)目第6次檢查會(huì)議紀(jì)錄時(shí)

17、間、地點(diǎn)：會(huì)議于2001年12月4日(星期五)在B大廈第二會(huì)議室舉行，下午2：30開始。 出席情況：出席會(huì)議者包括：鐘楚義，周亦梅，周敏，唐婉，莊子期(主席)，無(wú)故缺席者有：李杰，張明，吳倩發(fā)來(lái)了請(qǐng)假條。 上次會(huì)議記錄：與會(huì)者都同意，認(rèn)為這是上次會(huì)議的準(zhǔn)確記錄。上次會(huì)議記錄中提出的問(wèn)題：周亦梅報(bào)告說(shuō)，有關(guān)客戶仍在度假，所以她沒能邀請(qǐng)到他們來(lái)參加會(huì)議。 同意的行動(dòng)：目亦梅在有關(guān)客戶度6歸來(lái)后邀他們參加會(huì)議。 完成的時(shí)限：下次會(huì)議前。進(jìn)展報(bào)告實(shí)例：周敏報(bào)告說(shuō)，軟件發(fā)展已在目標(biāo)之列，可望在三月底前完成第二版。然而，仍存在吳倩對(duì)制圖程序可行性不予協(xié)作的問(wèn)題。 同意的行動(dòng)：周敏與吳倩會(huì)談，由唐婉解決問(wèn)題

18、。 完成的時(shí)限：2001年12月21日下次會(huì)議的時(shí)間，地點(diǎn)：下次會(huì)議：2001年12月25日，星期五，下午2：30在B大廈第二會(huì)議室舉行。激勵(lì)學(xué)生學(xué)習(xí)的名言格言220、每一個(gè)成功者都有一個(gè)開始。勇于開始，才能找到成功的路。221、世界會(huì)向那些有目標(biāo)和遠(yuǎn)見的人讓路（馮兩努香港著名推銷商）222、絆腳石乃是進(jìn)身之階。223、銷售世界上第一號(hào)的產(chǎn)品不是汽車，而是自己。在你成功地把自己推銷給別人之前，你必須百分之百的把自己推銷給自己。224、即使爬到最高的山上，一次也只能腳踏實(shí)地地邁一步。225、積極思考造成積極人生，消極思考造成消極人生。226、人之所以有一張嘴，而有兩只耳朵，原因是聽的要比說(shuō)的多一倍。227、別想一下造出大海，必須先由小河川開始。228、有事者，事竟成；破釜沉舟，百二秦關(guān)終歸楚；苦心人，天不負(fù)；臥薪嘗膽，三千越甲可吞吳。229、以