《行政事務(wù)管理手冊(cè)》word版

1、 湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司 行政事務(wù)管理制度PAGE 2 PAGE 12 湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司 行政事務(wù)管理制度 PAGE 0行政事務(wù)管理制度目 錄1工作證管理制度22、辦公用品管理制度33、電話使用管理制度44、空調(diào)使用管理制度55、印章管理制度66、衛(wèi)生管理制度77、會(huì)議管理制度8一、 工作證管理制度1、適用范圍 除總經(jīng)理、顧問外，所有員工上班一律需佩戴工作證。2、實(shí)施細(xì)則： 2.1 員工工作證只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人，因轉(zhuǎn)借他人給公 司造成不良后果的視情節(jié)輕重進(jìn)行處罰。 2.2 工作證由人力資源部統(tǒng)一管理、發(fā)放、回收，設(shè)計(jì)部制作。 2.3 佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，正

2、面朝前可供識(shí)別， 2.4 工作證遺失或損毀，應(yīng)及時(shí)向人力資源部補(bǔ)辦（以舊證換新 證），人為損壞需交工本費(fèi)10元。 2.5 員工離職工作證需及時(shí)收回。工作證的辦理只限在職的內(nèi)部員工。本制度經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施,修改時(shí)亦同。二、 辦公用品管理制度1、 目的 為規(guī)范辦公用品的管理，特制訂本制度。2、辦公用品種類2.1 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、 橡皮筋、筆記本、復(fù)寫紙、卷宗、標(biāo)簽、便條紙、信紙、橡皮 擦、夾子、打印油、原子筆、書釘、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液等。2.2 管理消耗品：電池、打印機(jī)碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印紙 等。2.3 管理品：剪刀、美工刀、釘書機(jī)、

3、打孔機(jī)、大型削筆器、打碼 機(jī)、姓名章、日期戳、計(jì)算機(jī)、計(jì)算器、印泥。2.4 設(shè)計(jì)部專用辦公用具：攝/照像機(jī)、投影儀、圈尺、鋼尺、米尺 等。3、辦公用品的管理辦法3.1 辦公用品分為個(gè)人領(lǐng)用與部門領(lǐng)用兩種?！皞€(gè)人領(lǐng)用”系個(gè)人使 用保管用品，如圓珠筆、橡皮等消耗品；“部門領(lǐng)用”系本部門 共同使用用品如打孔機(jī)、大型釘書機(jī)、打碼機(jī)及設(shè)計(jì)部專用辦公 用品。 3.2 領(lǐng)用管理基準(zhǔn)，消耗品文具必須以舊換新。3.3 各單位、各部門要合理、節(jié)約使用辦公用品。打印文件，除外報(bào) 資料(不得用廢紙打?。┮?guī)定單面打印外，通常情況實(shí)行雙面打印， 內(nèi)部文件打印要加強(qiáng)廢紙循環(huán)利用，避免浪費(fèi)。3.4 投影儀、攝像機(jī)由設(shè)計(jì)員負(fù)責(zé)

4、保管、日常維護(hù)，確保電子設(shè)備處 于常態(tài)使用，避免故障或電池不足等狀況影響正常使用。3.5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)修，因正常 損耗需重新購置由部門填寫辦公用品需求計(jì)劃表，遺失應(yīng)由個(gè)人或 部門按原價(jià)賠償。3. 5 嚴(yán)禁將辦公用品外帶回家私用。3. 6 辦公室根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)消耗品、管理消耗品備適當(dāng)庫存，管 理品采購需填報(bào)物品需求申購單。3. 7 辦公用品的采購統(tǒng)一由綜合部購置。三、電話使用管理制度為合理有效的利用公司通訊資源，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的正常開展，提高辦公效率，節(jié)約辦公費(fèi)用，特制定本管理規(guī)定。一、固定電話公司的電話是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務(wù)之用。嚴(yán)禁打私人電話，聊

5、與工作無關(guān)的事情。員工因工作需要撥打電話，用語應(yīng)盡量簡(jiǎn)潔、明確，以減少通話時(shí)間， 一般控制在3分鐘以內(nèi)。接聽電話應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)用語，電話鈴響3聲之內(nèi)必須接聽電話。接聽外線“您好！南岳云霧茶業(yè)xxxxxx”,對(duì)方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對(duì)方。隨后根據(jù)對(duì)方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。 A.聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián)業(yè) 務(wù)，則直接回答：先生(小姐)，公司暫無這方面需求，謝謝您的來電！ B.找人：確定是否有聯(lián)系或預(yù)約，再確定轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)拔分機(jī)時(shí)“請(qǐng)稍等，正 在為您轉(zhuǎn)接”C.不指明的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對(duì)方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能

6、處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對(duì)方所談內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要地告訴接話人； D.轉(zhuǎn)接電話至分機(jī)時(shí)，如分機(jī)占線或無人接聽，在對(duì)方許可的情況下，應(yīng)問清對(duì)方姓名、電話、簡(jiǎn)單事由，以方便轉(zhuǎn)告公司同事盡快回電。通話簡(jiǎn)明扼要，不應(yīng)長(zhǎng)時(shí)間占線。結(jié)束時(shí)應(yīng)說“謝謝！”，禮貌道別，待對(duì)方切斷電話，再放下聽筒。5、如本部門同事不在座位時(shí)有來電，其他員工應(yīng)主動(dòng)幫助接聽，在可能 的情況下，應(yīng)記錄對(duì)方姓名、電話、簡(jiǎn)要事由，以方便轉(zhuǎn)告。移動(dòng)電話 管理人員應(yīng)24小時(shí)保持手機(jī)暢通，確保手機(jī)不欠費(fèi)停機(jī)，如因需要更換手機(jī)號(hào)要及時(shí)告知綜合部。四、空調(diào)使用管理制度本著正確使用、安全管理、節(jié)約能耗的原則，根據(jù)季節(jié)氣溫的變化，對(duì)空調(diào)的啟用、管理作如下規(guī)

7、定：一、空調(diào)的啟用1、空調(diào)的啟動(dòng)要嚴(yán)格按照操作規(guī)程開啟，嚴(yán)禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，避免使用不當(dāng)對(duì)壓縮機(jī)造成嚴(yán)重?fù)p壞，影響其正常使用壽命。 2、空調(diào)開放規(guī)定：夏季室內(nèi)溫度超過33攝氏度，冬季溫度低于8攝氏 度時(shí)方可開放空調(diào)。 3、空調(diào)開啟后，設(shè)置的溫度要適中：制冷設(shè)置在26-28攝氏度；制熱設(shè)置在2024攝氏度之間。二、空調(diào)的使用與責(zé)任管理1、空調(diào)開啟時(shí)應(yīng)及時(shí)將門窗關(guān)上，各部門指定專人為空調(diào)使用管理責(zé)任人。 2、室內(nèi)無人時(shí)，最后離開者負(fù)責(zé)關(guān)閉空調(diào)。空調(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，照價(jià)賠償。 3、由于空調(diào)的使用開啟不當(dāng)，造成空調(diào)損壞或不能正常運(yùn)行，應(yīng)追 究其使用者責(zé)任。注意用電安

8、全，發(fā)現(xiàn)電路或空調(diào)故障要及時(shí)停 止使用并報(bào)修，不得強(qiáng)行使用。 4、長(zhǎng)時(shí)間不用空調(diào)，應(yīng)將插頭拔下，將遙控器內(nèi)電池取出，同時(shí)做 好室內(nèi)和室外機(jī)的保潔工作。 5、倉庫負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)冷庫、成品倉庫空調(diào)的管理，發(fā)現(xiàn)異常及時(shí)匯報(bào)。6、本辦法即日起實(shí)施。五、 印章管理制度本制度就公司印章的改正與廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。本規(guī)定中所指印章是指在公司發(fā)行名稱或有關(guān)部門名義證明其權(quán)威作用而使用的印章。公司印章的制定、改記與廢止的方案由綜合部提出，除財(cái)務(wù)專用章、 公司公章外，其他印章由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)管理。公司印章散失、損毀、被盜時(shí)，各管理者應(yīng)迅速向公司遞交書面報(bào)告 ，綜合部根據(jù)情況辦理相關(guān)手續(xù)。綜合部負(fù)責(zé)公司所有印

9、章臺(tái)賬錄入工作，此臺(tái)賬需永久保存。6、公司印章的使用依照以下手續(xù)：6.1 公司印章原則上不得帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理或顧問批準(zhǔn)，并由申請(qǐng)用印人寫出借據(jù)并標(biāo)明借用時(shí)間，使用完后第一時(shí)間交回印章管理人。6.2 因工作需要借蓋印章時(shí)，需經(jīng)部門第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，印章管理人審核后辦理登記手續(xù)再予以蓋印。6.3 印章的使用原則上由印章管理人保管，印章管理人必須嚴(yán)格控制用印范圍。如有利用職務(wù)之便借用印章做與工作無關(guān)的情形，給公司帶來不良后果或造成損失依法追究相關(guān)責(zé)任。8、本規(guī)定從發(fā)布之日起實(shí)行。六、衛(wèi)生管理制度1、為營(yíng)造良好的工作環(huán)境，維護(hù)員工健康，特制訂本制度。2公司衛(wèi)生事宜，除補(bǔ)充規(guī)定外，皆依本

10、制度實(shí)行。3、所有員工必須養(yǎng)成清潔衛(wèi)生的好習(xí)慣。各工作場(chǎng)所內(nèi)隨時(shí)保持環(huán)境整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，嚴(yán)禁隨地吐痰。管理公司公共衛(wèi)生區(qū)域按煙霞投資管理公司月份衛(wèi)生值班表執(zhí)行， 各部門個(gè)人辦公區(qū)域衛(wèi)生每天要進(jìn)行日常清潔、清掃。各經(jīng)營(yíng)部門、生產(chǎn)部門衛(wèi)生工作由部門進(jìn)行安排，確保環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔。垃圾、廢棄物、放置于指定范圍內(nèi)。管理公司不定期對(duì)各單位、各部門衛(wèi)生情況進(jìn)行檢查，檢查不合格立 即予以整改到位。本準(zhǔn)則經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)后施行，修改時(shí)亦同。七、會(huì)議管理制度1、目的：為規(guī)范公司內(nèi)部會(huì)議管理，提高會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于公司各單位、各部門。3、管理權(quán)責(zé)：1)綜合部負(fù)責(zé)公司會(huì)議

11、的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2)會(huì)議提擬人或主辦部門負(fù)責(zé)會(huì)議的組織工作。會(huì)議分類：序號(hào)會(huì)議名稱主題類別主持參加人員召開時(shí)間1經(jīng)營(yíng)例會(huì)上月經(jīng)營(yíng)情況分析、匯報(bào)、總結(jié)經(jīng)營(yíng)會(huì)議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營(yíng)部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部次月第二個(gè)周一下午2行政例會(huì)行政事務(wù)的執(zhí)行、落實(shí)情況，工作布置行政會(huì)議總經(jīng)理/顧問資產(chǎn)部、綜合部臨時(shí)通知3季度總結(jié)會(huì)各單位、部門上季度工作總結(jié)，下季度工作計(jì)劃行政會(huì)議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營(yíng)部門負(fù)責(zé)人、資產(chǎn)部、綜合部臨時(shí)通知4部門例會(huì)部門工作安排、落實(shí)部門會(huì)議部門負(fù)責(zé)人/主管部門成員自己安排管理內(nèi)容： 1）會(huì)議通知形式一般為電話通知。會(huì)議安排的原則為：小會(huì)服從大會(huì)，局部服從整體。 2）經(jīng)營(yíng)例會(huì)、季度總結(jié)會(huì)各單位應(yīng)于會(huì)議召開前一天將會(huì)議匯報(bào)資 料交