《行政事務管理手冊》word版

1、 湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司 行政事務管理制度PAGE 2 PAGE 12 湖南省南岳云霧茶業(yè)有限公司 行政事務管理制度 PAGE 0行政事務管理制度目 錄1工作證管理制度22、辦公用品管理制度33、電話使用管理制度44、空調(diào)使用管理制度55、印章管理制度66、衛(wèi)生管理制度77、會議管理制度8一、 工作證管理制度1、適用范圍 除總經(jīng)理、顧問外，所有員工上班一律需佩戴工作證。2、實施細則： 2.1 員工工作證只限本人使用，不得轉(zhuǎn)借他人，因轉(zhuǎn)借他人給公 司造成不良后果的視情節(jié)輕重進行處罰。 2.2 工作證由人力資源部統(tǒng)一管理、發(fā)放、回收，設計部制作。 2.3 佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明顯的地方，正

2、面朝前可供識別， 2.4 工作證遺失或損毀，應及時向人力資源部補辦（以舊證換新 證），人為損壞需交工本費10元。 2.5 員工離職工作證需及時收回。工作證的辦理只限在職的內(nèi)部員工。本制度經(jīng)總經(jīng)理核準后公布實施,修改時亦同。二、 辦公用品管理制度1、 目的 為規(guī)范辦公用品的管理，特制訂本制度。2、辦公用品種類2.1 消耗品：鉛筆、刀片、膠水、膠帶、大頭針、圖釘、曲別針、 橡皮筋、筆記本、復寫紙、卷宗、標簽、便條紙、信紙、橡皮 擦、夾子、打印油、原子筆、書釘、簽字筆、白板筆、熒光筆、涂改液等。2.2 管理消耗品：電池、打印機碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印紙 等。2.3 管理品：剪刀、美工刀、釘書機、

3、打孔機、大型削筆器、打碼 機、姓名章、日期戳、計算機、計算器、印泥。2.4 設計部專用辦公用具：攝/照像機、投影儀、圈尺、鋼尺、米尺 等。3、辦公用品的管理辦法3.1 辦公用品分為個人領用與部門領用兩種?！皞€人領用”系個人使 用保管用品，如圓珠筆、橡皮等消耗品；“部門領用”系本部門 共同使用用品如打孔機、大型釘書機、打碼機及設計部專用辦公 用品。 3.2 領用管理基準，消耗品文具必須以舊換新。3.3 各單位、各部門要合理、節(jié)約使用辦公用品。打印文件，除外報 資料(不得用廢紙打?。┮?guī)定單面打印外，通常情況實行雙面打印， 內(nèi)部文件打印要加強廢紙循環(huán)利用，避免浪費。3.4 投影儀、攝像機由設計員負責

4、保管、日常維護，確保電子設備處 于常態(tài)使用，避免故障或電池不足等狀況影響正常使用。3.5管理性辦公用品列入移交，如有故障或損壞，應及時報修，因正常 損耗需重新購置由部門填寫辦公用品需求計劃表，遺失應由個人或 部門按原價賠償。3. 5 嚴禁將辦公用品外帶回家私用。3. 6 辦公室根據(jù)實際情況，對消耗品、管理消耗品備適當庫存，管 理品采購需填報物品需求申購單。3. 7 辦公用品的采購統(tǒng)一由綜合部購置。三、電話使用管理制度為合理有效的利用公司通訊資源，促進公司業(yè)務的正常開展，提高辦公效率，節(jié)約辦公費用，特制定本管理規(guī)定。一、固定電話公司的電話是作為方便與外界溝通、方便開展業(yè)務之用。嚴禁打私人電話，聊

5、與工作無關的事情。員工因工作需要撥打電話，用語應盡量簡潔、明確，以減少通話時間， 一般控制在3分鐘以內(nèi)。接聽電話應使用標準用語，電話鈴響3聲之內(nèi)必須接聽電話。接聽外線“您好！南岳云霧茶業(yè)xxxxxx”,對方講述時留心聽并記下要點，未聽清時，及時告訴對方。隨后根據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標準回話。 A.聯(lián)系業(yè)務：與本公司關聯(lián)的業(yè)務則轉(zhuǎn)接相關部門相關人員；無關聯(lián)業(yè) 務，則直接回答：先生(小姐)，公司暫無這方面需求，謝謝您的來電！ B.找人：確定是否有聯(lián)系或預約，再確定轉(zhuǎn)接。轉(zhuǎn)拔分機時“請稍等，正 在為您轉(zhuǎn)接”C.不指明的電話，判斷自己不能處理時，可坦白告訴對方，并馬上把電話轉(zhuǎn)給能

6、處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地告訴接話人； D.轉(zhuǎn)接電話至分機時，如分機占線或無人接聽，在對方許可的情況下，應問清對方姓名、電話、簡單事由，以方便轉(zhuǎn)告公司同事盡快回電。通話簡明扼要，不應長時間占線。結(jié)束時應說“謝謝！”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。5、如本部門同事不在座位時有來電，其他員工應主動幫助接聽，在可能 的情況下，應記錄對方姓名、電話、簡要事由，以方便轉(zhuǎn)告。移動電話 管理人員應24小時保持手機暢通，確保手機不欠費停機，如因需要更換手機號要及時告知綜合部。四、空調(diào)使用管理制度本著正確使用、安全管理、節(jié)約能耗的原則，根據(jù)季節(jié)氣溫的變化，對空調(diào)的啟用、管理作如下規(guī)

7、定：一、空調(diào)的啟用1、空調(diào)的啟動要嚴格按照操作規(guī)程開啟，嚴禁在冬天開啟制冷或在夏天開啟制熱，避免使用不當對壓縮機造成嚴重損壞，影響其正常使用壽命。 2、空調(diào)開放規(guī)定：夏季室內(nèi)溫度超過33攝氏度，冬季溫度低于8攝氏 度時方可開放空調(diào)。 3、空調(diào)開啟后，設置的溫度要適中：制冷設置在26-28攝氏度；制熱設置在2024攝氏度之間。二、空調(diào)的使用與責任管理1、空調(diào)開啟時應及時將門窗關上，各部門指定專人為空調(diào)使用管理責任人。 2、室內(nèi)無人時，最后離開者負責關閉空調(diào)?？照{(diào)遙控器要妥善保管，造成丟失或損壞的，照價賠償。 3、由于空調(diào)的使用開啟不當，造成空調(diào)損壞或不能正常運行，應追 究其使用者責任。注意用電安

8、全，發(fā)現(xiàn)電路或空調(diào)故障要及時停 止使用并報修，不得強行使用。 4、長時間不用空調(diào)，應將插頭拔下，將遙控器內(nèi)電池取出，同時做 好室內(nèi)和室外機的保潔工作。 5、倉庫負責人負責冷庫、成品倉庫空調(diào)的管理，發(fā)現(xiàn)異常及時匯報。6、本辦法即日起實施。五、 印章管理制度本制度就公司印章的改正與廢止、管理及使用方法作出規(guī)定。本規(guī)定中所指印章是指在公司發(fā)行名稱或有關部門名義證明其權威作用而使用的印章。公司印章的制定、改記與廢止的方案由綜合部提出，除財務專用章、 公司公章外，其他印章由辦公室統(tǒng)一負責管理。公司印章散失、損毀、被盜時，各管理者應迅速向公司遞交書面報告 ，綜合部根據(jù)情況辦理相關手續(xù)。綜合部負責公司所有印

9、章臺賬錄入工作，此臺賬需永久保存。6、公司印章的使用依照以下手續(xù)：6.1 公司印章原則上不得帶出公司，如確因工作需要，經(jīng)總經(jīng)理或顧問批準，并由申請用印人寫出借據(jù)并標明借用時間，使用完后第一時間交回印章管理人。6.2 因工作需要借蓋印章時，需經(jīng)部門第一負責人批準，印章管理人審核后辦理登記手續(xù)再予以蓋印。6.3 印章的使用原則上由印章管理人保管，印章管理人必須嚴格控制用印范圍。如有利用職務之便借用印章做與工作無關的情形，給公司帶來不良后果或造成損失依法追究相關責任。8、本規(guī)定從發(fā)布之日起實行。六、衛(wèi)生管理制度1、為營造良好的工作環(huán)境，維護員工健康，特制訂本制度。2公司衛(wèi)生事宜，除補充規(guī)定外，皆依本

10、制度實行。3、所有員工必須養(yǎng)成清潔衛(wèi)生的好習慣。各工作場所內(nèi)隨時保持環(huán)境整潔，不得堆放垃圾、污垢或碎屑，嚴禁隨地吐痰。管理公司公共衛(wèi)生區(qū)域按煙霞投資管理公司月份衛(wèi)生值班表執(zhí)行， 各部門個人辦公區(qū)域衛(wèi)生每天要進行日常清潔、清掃。各經(jīng)營部門、生產(chǎn)部門衛(wèi)生工作由部門進行安排，確保環(huán)境衛(wèi)生干凈整潔。垃圾、廢棄物、放置于指定范圍內(nèi)。管理公司不定期對各單位、各部門衛(wèi)生情況進行檢查，檢查不合格立 即予以整改到位。本準則經(jīng)總經(jīng)理核準后施行，修改時亦同。七、會議管理制度1、目的：為規(guī)范公司內(nèi)部會議管理，提高會議質(zhì)量，特制定本制度。2、適用范圍：本制度適用于公司各單位、各部門。3、管理權責：1)綜合部負責公司會議

11、的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)及本制度的執(zhí)行監(jiān)督。2)會議提擬人或主辦部門負責會議的組織工作。會議分類：序號會議名稱主題類別主持參加人員召開時間1經(jīng)營例會上月經(jīng)營情況分析、匯報、總結(jié)經(jīng)營會議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營部門負責人、資產(chǎn)部次月第二個周一下午2行政例會行政事務的執(zhí)行、落實情況，工作布置行政會議總經(jīng)理/顧問資產(chǎn)部、綜合部臨時通知3季度總結(jié)會各單位、部門上季度工作總結(jié)，下季度工作計劃行政會議總經(jīng)理顧問、各經(jīng)營部門負責人、資產(chǎn)部、綜合部臨時通知4部門例會部門工作安排、落實部門會議部門負責人/主管部門成員自己安排管理內(nèi)容： 1）會議通知形式一般為電話通知。會議安排的原則為：小會服從大會，局部服從整體。 2）經(jīng)營例會、季度總結(jié)會各單位應于會議召開前一天將會議匯報資 料交