電子表格的使用方

1、電子表格的使用方法（九）1巧妙輸入常用數(shù)據(jù) 有時我們需要輸入一些數(shù)據(jù)，如單位職工名單，有的職工姓名中生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好“職工姓名序列”，以后輸入就快多了。具體方法如下:將職工姓名輸入連續(xù)的單元格中，并選中它們，單擊“工具選項”命令打開“選項”對話框，選“自定義序列”標(biāo)簽（），先后按“導(dǎo)入”、“確定”按鈕。以后在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第一位職工的姓名），用“填充柄”即可將該職工后面的職工姓名快速填入后續(xù)的單元格中。 2快速輸入特殊符號 有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文本，特別是要多次輸入一些特殊符號（如），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這

2、時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷。先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X，注意:不能是表格中需要的字母），等表格制作完成后，單擊“編輯替換”命令，打開“替換”對話框（），在“查找內(nèi)容”下面的方框中輸入代替的字母“X”，在“替換為”下面的方框中輸入“”，將“單元格匹配”前面的鉤去掉（否則會無法替換），然后按“替換”按鈕一個一個替換，也可以按“全部替換”按鈕，一次性全部替換完畢。 3快速輸入相同文本 有時后面需要輸入的文本前面已經(jīng)輸入過了，可以采取快速復(fù)制（不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”）的方法來完成輸入: 1.如果需要在一些連續(xù)的單元格中

3、輸入同一文本（如“有限公司”），我們先在第一個單元格中輸入該文本，然后用“填充柄”將其復(fù)制到后續(xù)的單元格中。 42.如果需要輸入的文本在同一列中前面已經(jīng)輸入過，當(dāng)你輸入該文本前面幾個字符時，系統(tǒng)會提示你，你只要直接按下Enter鍵就可以把后續(xù)文本輸入。 3.如果需要輸入的文本和上一個單元格的文本相同，直接按下“CtrlD（或R）”鍵就可以完成輸入，其中“Ctrl+D”是向下填充，“Ctrl+R”是向右填充。 54.如果多個單元格需要輸入同樣的文本，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用鼠標(biāo)點(diǎn)擊需要輸入同樣文本的所有單元格，然后輸入該文本，再按下“Ctrl+Enter”鍵即可。 6快速給數(shù)字加上單位

4、 有時我們需要給輸入的數(shù)值加上單位（如“立方米”等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們用下面的方法來實(shí)現(xiàn)單位的自動輸入:先將數(shù)值輸入相應(yīng)的單元格中（注意:僅限于數(shù)值），然后在按住Ctrl鍵的同時，選取需要加同一單位的單元格， 7單擊“格式單元格”命令，打開“單元格格式”對話框（），在“數(shù)字”標(biāo)簽中，選中“分類”下面的“自定義”選項，再在“類型”下面的方框中輸入“#”“立”“方”“米”，按下確定鍵后，單位（立方米）即一次性加到相應(yīng)數(shù)值的后面。 8巧妙輸入位數(shù)較多的數(shù)字 大家知道，如果向Excel中輸入位數(shù)比較多的數(shù)值（如身份證號碼），則系統(tǒng)會將其轉(zhuǎn)為科學(xué)計數(shù)的

5、格式，與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數(shù)值設(shè)置成“文本”格式。如果用命令的方法直接去設(shè)置，也可以實(shí)現(xiàn)，但操作很慢。其實(shí)我們在輸入這些數(shù)值時，只要在數(shù)值的前面加上一個小“”就可以了（注意:必須是在英文狀態(tài)下輸入）。 9將WPS/Word表格轉(zhuǎn)換為Excel工作表 有時需要將WPSWord編輯過的表格轉(zhuǎn)換成 Excel工作表，可利用Excel的數(shù)據(jù)庫操作、宏操作等功能進(jìn)行分析、處理，轉(zhuǎn)換方法非常簡單: 1.啟動WPSWord，打開WPSWord文檔，拖動鼠標(biāo)，選擇整個表格，再在“編輯”菜單中選擇“復(fù)制”命令; 2.啟動Excel，打開Excel工作表，單擊目標(biāo)表格位置的左上角單元格，再在“編輯”菜單中選