企業(yè)采購管理ppt課件

1、企業(yè)之採購管理投影片大綱認識企業(yè)採購目的與流程明暸企業(yè)採購流程中的主要活動了解企業(yè)採購部門與其他部門之聯(lián)繫明暸ERP系統(tǒng)中之採購流程企業(yè)採購目的短期目標適時地從最恰當?shù)墓讨刑峁┱_數(shù)量且符合要求的產(chǎn)品運送到正確的地點給組織內(nèi)的顧客中期目標協(xié)助組織達成其營運目標，有效管理採購部門、與其他部門維持親密聯(lián)繫長期目標發(fā)展企業(yè)整合性之採購戰(zhàn)略以協(xié)助企業(yè)整體營運戰(zhàn)略及終極目標之實現(xiàn)採購對企業(yè)之重要性本錢降低原物料運送改善週期包含產(chǎn)品發(fā)展週期縮短品質改善傳統(tǒng)採購流程點對點採購流程企業(yè)採購內(nèi)部活動壹採購流程與主要活動貳庫存追蹤與控管參交通工具分析與評估肆以物付款合約之管理伍內(nèi)製/外購之決策分析陸採購研討/

2、物料需求預測壹企業(yè)採購採購流程與主要活動一、原物料需求辨認(1/2)原物料需求來源自動補貨系統(tǒng)根據(jù)預定之參數(shù)，如平安庫存量、需求預測、交貨所需時間、系統(tǒng)自動計算出應補貨時間點及應補貨數(shù)量倉庫盤點定期盤點存貨時，一旦發(fā)現(xiàn)低於平安庫存量，便須補貨跨部門小組研發(fā)新產(chǎn)品時在產(chǎn)品設計及雛型建構，提供原物料需求資訊部門請購一原物料需求辨認(2/2)電子化採購方式的益處大幅降低文件處理的數(shù)量、時間、人力大幅降低採購文件傳送及接納所需時間提昇企業(yè)內(nèi)部與外部供應商之溝通時效與溝通品質降低買賣雙方文書來往能夠之錯誤率降低採購原物料所需的行政費用採購流程產(chǎn)生之相關文件(1/2)包含請購單、詢價單、採購單、定期採購單

3、、採購貨物清單、到貨清單請購單(Purchase Requisition)包含貨品描畫、數(shù)量、請購單位、交貨處、聯(lián)絡人、單價、建議供應商、以及能否可有替代品等詢報價單(Request for quotation, RFQ)包含貨品描畫、數(shù)量、交貨日期、交貨處、聯(lián)絡人、單價、以及能否可有替代品等資訊。普通而言，至少需有三家報價單採購單(Purchase order, PO)一旦確定供應商後，採購單便產(chǎn)生。內(nèi)容所載包括採購單號、採購品明確規(guī)格、數(shù)量、品質需求、價格、交貨日期、交貨方式、以及交貨地點等資訊，假設無採購系統(tǒng)，通常需七至九份副本一式，分送各單位。採購單有其法律上效能，簽署時應留意用詞。採

4、購流程產(chǎn)生之相關文件(2/2)定期採購單(Blanket purchase order)在一定期限內(nèi)1年需重複採購物品可省去每次採購均需下採購單的繁瑣流程買賣雙方已談妥採購價格與數(shù)量等已廣為企業(yè)採用裝箱單(Material packing slip)由供應商準備，隨實際運送交貨的貨物清單提貨單(Bill of lading, 載貨證券)隨配送貨物的工具，在送抵時交付企業(yè)簽收請購單資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management詢價單資料來源： Monczka, Trent, a

5、nd Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management採購單資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management定期採購單資料來源： Monczka, Trent, and Handfield (2002). “Purchasing and supply chain management採購類型(1/3)原料類採購需求再加工成為可販售的產(chǎn)品例：石油、煤、鋼礦砂、木材原料的價格與供應情況會有較大的波動例：石油易受全球政

6、局左右、農(nóng)產(chǎn)品易受氣候左右半廢品採購採購半廢品零件生成最終產(chǎn)品例：採購輪胎、引擎、座椅最後組成汽車當今主要趨勢：與供應商組成戰(zhàn)略聯(lián)盟或是外包採購類型(2/3)維修與作業(yè)所需的採購(MRO)如辦公文具、清潔用品、機器備用零件特性：採購次數(shù)頻繁但採購數(shù)量低如何有效管理控制MRO集中採購、與供應商簽訂定期採購契約支持生產(chǎn)所需的採購援助生產(chǎn)製造所需的採購，例如裝箱所須之紙箱、捆帶、儲藏盒採購類型(3/3)服務之採購一切的企業(yè)或多或少需求其他企業(yè)提供某些服務，例如水電、空調服務資本設備之採購採購非流動性資產(chǎn)供長期經(jīng)營之用資本設備採購的特性一旦購入可長期運用採購金額通常龐大，會計作帳分年提列分攤配送安排原

7、物料購入或產(chǎn)品輸出的交通配送安排二評估原物料能夠供應來源根據(jù)過去交貨紀錄及績效，建立特定供應商表，以幫助評估選擇適當?shù)墓淘u估供應商的指標項目：交貨情況與交貨品質財務狀況供應商製造本錢與定價技術才干、配合才干管理才干、管理人員專業(yè)才干與流動率人員技藝、素質、流動率、應變才干、態(tài)度與士氣全球化採購趨勢下，應以全球能夠供應商為採購來源三選擇原物料供應來源(1/2)供應商之選擇可從競標與採購契約協(xié)議兩種方式進行競標方式利用招標方式由最低價之供應商得標適用情況採購數(shù)量大、原物料規(guī)格與樣式非常明確、有足夠的供應商可供選擇等價格是影響採購之主要要素三選擇原物料供應來源(2/2)協(xié)議方式價格非主要考量要素

8、開發(fā)新產(chǎn)品時，所需採購的原物料規(guī)格條件或原物料規(guī)格不明確等普通而言這種採購方式較費時，且採購過程較複雜四採購單下達與收貨利用網(wǎng)路傳送電子資料可大幅降低文件游覽時間，防止資料重複輸入所呵斥的時間浪費，並提高採購文件正確性從組織文化而言，可開啟採購端與供應端組織協(xié)作的機制五供應商績效評估 (1/2)評估供應商的表現(xiàn)是採購週期與流程中重要的一環(huán)供應商管理為採購部門的重要任務，趨勢為：供應商數(shù)目多寡與供應風險間的消長關係數(shù)目較少但較高競爭力的供應商群透過長期連續(xù)的評估程序，剔除競爭力較弱的供應商，稱之為：供應商群之最正確化戰(zhàn)略優(yōu)點：向最優(yōu)良的供應商採購、降低採購風險、降低供應商維護本錢、製造本錢、複雜

9、採購戰(zhàn)略實施能夠性缺點：對供應商過分依賴、缺乏競爭、供應商干擾、供應商數(shù)目過少，一旦採購需求變化，恐無法配合五供應商績效評估 (2/2)評估方式類別法：將評估項目列舉並評分，最後加總各項得分而成加權法：依各項類別之重要程度給予不同權重本錢法：績效指標 採購本錢 非績效本錢/ 採購本錢 採購部門與其他部門之聯(lián)繫採購部門與組織內(nèi)各部門之關係生產(chǎn)製造部門關係緊密，能夠為從屬關係市場行銷部門屬間接關係，行銷部門開發(fā)促銷方案前，須與生產(chǎn)製造採購部門確認存貨與生產(chǎn)產(chǎn)品量品管部門關係緊密，須提供最新資訊，以掌握現(xiàn)有供應商之供貨品質工程研發(fā)部門關係最為關鍵，在產(chǎn)品設計與原物料選擇上親密協(xié)作，以縮短產(chǎn)品開發(fā)週期

10、並降低本錢財務會計部門提供資料以計算某採購物件之本錢貳庫存追蹤與控管追蹤各地每日庫存隨著日趨複雜的電腦化採購與庫存系統(tǒng)，庫存追蹤與控管已漸漸由採購部門交由運用者部門隨著各部門績效個別評估的壓力，各部門需對本人的庫存負責，因此運用者將對於所下採購單與庫存更為謹慎追蹤供應商逾交之訂貨與供應商直接聯(lián)繫有關即將到期或已逾期的訂貨。參配送工具分析與評估運送採購品或產(chǎn)品所需之配送工具其本錢分析及選擇水運、陸運鐵路與公路、空運影響選擇配送工具的要素本錢：配送本錢與總本錢含庫存本錢、倉儲費用、關稅與報關行政費速度：從送出到收貨的所需時間，與所運送貨物特質有關可靠度：依時平安抵達的機率運能：需特殊運送設備，如化

11、學藥劑、危險物質可到達性：能否一路究竟，抑或需換不同運送工具肆抵銷貿(mào)易合約之管理國際採購案中，基於貿(mào)易平衡的考量易貨貿(mào)易(barter)最根本且最古老，買賣雙方在過程中以物易物，完全沒有牽涉到貨幣進出償付(offset)賣方贊同在規(guī)定時間內(nèi)向買方所在國家的任何產(chǎn)業(yè)之任何公司，購買當初買方採購金額之一定比例的貨品，以作為賣方對買方之償付抵銷採購 (counter-purchase)賣方贊同在買方完成採購並付清款項後，在規(guī)定時間內(nèi)向買方指定項目清單中購買指定金額的貨品 伍內(nèi)製/外購決策分析(1/2)自1973至1987美國企業(yè)其境外採購由21%-71%境外採購考慮要素及風險：本錢、品質、技術、供應

12、商配合度匯兌、關稅、航期、保險、通關、兵險影響內(nèi)製的本錢要素作業(yè)本錢工廠營運本錢整體作業(yè)本錢主管薪資福利、公共關係、法律服務費專利、機器折舊攤提、產(chǎn)品設計、間接人力、行政費等適合採購品為獨佔或控制性，可以垂直整合方式為之伍內(nèi)製/外購決策分析(2/2)內(nèi)製缺點機器、人事固定本錢偏高，須以添加產(chǎn)量之經(jīng)濟規(guī)模攤平不利現(xiàn)金週轉不適市場規(guī)模尚待開發(fā)情況影響外購的本錢要素運送、購買、儲放本錢處理採購之人事與行政作業(yè)本錢庫存本錢流動資金外購缺點易喪失對採購品之獨佔性或控制權選擇供應商時有風險須較長前置時間如何分析採購品之價值三種方法提昇物品之價值不降低物件品質前提下，降低物件本錢不添加該物件本錢前提下，提昇

13、物件功能相對於所添加之本錢，大幅增進物件之功能物件之現(xiàn)有功能與特征之必要性市場有較低價格或較高品質物件可取代物件之製造流程能否適當有無標準零件可取代現(xiàn)有客製化之零件有無較低本錢之供應來源有無較簡單之設計以方便運用、組裝、或本錢較低陸採購研討/原物料需求預測研討供應市場物料價格短中長期發(fā)展趨勢發(fā)展採購戰(zhàn)略訂定採購計畫明定採購部門任務針對重要採購案組成跨部門小組企業(yè)採購流程以ERP系統(tǒng)為例採購屬於物料管理模組(MM module)物料管理模組與其他模組關聯(lián)MM 模組的範圍(1/2)MM 模組的範圍(2/2)採購流程(1/2)請購作業(yè)採購作業(yè)採購品到貨作業(yè)發(fā)票資料處理採購流程(2/2)請購作業(yè)(1/

14、2)是指請購單(purchase requisition)位向採購部門提出需求，需求在某個日期前獲得特定數(shù)量的某項物品或某項服務請購來源可為系統(tǒng)自動產(chǎn)生或由人工輸入請購作業(yè)(2/2)採購-決定採購之供應來源 採購來源可以為內(nèi)部或外部可以用供應商來源清單或報價清單以管理更新供應商來源採購詢價與報價採購-詢價處理方式採購單結構採購採購單樣例採購契約類別價值型契約 ：契約中載明此次採購的貨物價值數(shù)量型契約 ：契約中載明此次採購的貨物或服務總數(shù)量採購品到貨作業(yè)-貨物收訖貨物收訖與採購單核對貨物收訖匯入採購單 優(yōu)點： 1. 貨物收訖之相關資料同時在採購單與供應商資料中更新 2.供應商發(fā)貨單中之到貨數(shù)量與採購單